TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Y LA COMUNICACIÓN (TIC´S)

NIVEL INTERMEDIOPARTE II

PROF. EDWIN RAYMUNDO DELGADO

DOCENTE TICSFUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

USO DE LISTAS Y BASES DE DATOS

FUNCIÓN =BUSCAR()

La función BUSCAR, busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. Utilice esta forma de la función BUSCAR cuando necesite especificar el rango que contiene los valores que desea hacer coincidir.

=BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Cuando se habla de un vector, nos referimos a un grupo de celdas (rango) el cual nos servirá de base para la búsqueda. Los vectores por lo general tienen un subíndice que es un número que hace relación a una casilla del vector.

CASO DE APLICACIÓN Y EXPLICACION No. 4

La empresa VECESA desea en una tabla de Excel, permitir que al introducir un número de color se pueda buscar en un rango de colores, el color que un cliente desea para pintar el marco de tu bicicleta. Recuerda lo importante es aplicar correctamente la función =Buscar( ).

Valor buscado

Vector de comparación

Vector Resultado

Ejercicio 3 (Valor 10 puntos)

Este ejercicio tiene por objetivo integrar los temas hasta ahora vistos, así que a continuación deberá realizar los cálculos y aplicar las funciones correctas de

acuerdo a lo que se le solicita.

Una empresa de venta de automóviles desea determinar la cotización de un cliente al momento de solicitar el precio para la compra de un automóvil al crédito, para ello cuentas con los datos siguientes:

COTIZACIONCODIGO 200503MARCA FORDESTILO PICKUPPRECIO 32000SEGURO DEL 5% 1600NO. DE CUOTAS 60ENGANCHE 6400INTERES ANUAL 3200CUOTA MENSUAL 826.6666667PRECIO TOTAL 43200

Aplica la función =buscar para que al introducir el Código automáticamente muestre el dato al cual esta relacionado en la tabla de listado de precios.

LISTADO DE PRECIOSCODIGO MARCA ESTILO PRECIO

200501 TOYOTA SEDAN 4 PUERTAS 35500200502 NISSAN SEDAN 2 PUERTAS 45800200503 FORD PICKUP 32000200504 CHEVROLET MINI VAN 46000200505 KIA PICKUP 35000200506 SEAT SEDAN 2 PUERTAS 46700200507 FIAT CAMIONETILLA 52350200508 HONDA HATCHBACK 37000200509 HYUNDAI PICKUP 25000200510 IZUSU PICKUP 38000

Deberás aplicarle formato de moneda a los precios y un color diferente a cada fila.

CUOTAS DE CREDITOCUOTAS INTERES ANUAL ENGANCHE

1 0% 0%30 5% 15%60 10% 20%90 15% 25%

Deberás aplicarle color por columna.

1. Realice el cálculo del seguro sobre el precio del automóvil.

2. El calculo del enganche se hará con la función =SI de acuerdo al No de Cuotas y el % de

Enganche. Visite la siguiente pagina web: http://usuarios.lycos.es/danielestb/excel2.htm

3. El cálculo del interés anual se hará con la función =SI de acuerdo al No de Cuotas y el %

de interés anual. Visite la siguiente página web: http://www.mailxmail.com/curso-

funciones-excel/si, para repasar y aplicar sus conocimientos.

4. La cuota mensual a pagar será:

=(PRECIO / NO CUOTAS)+(SEGURO / NOCUOTAS)+(INTERES ANUAL / 12)

5. El precio total será =(NO CUOTAS * CUOTA MENSUAL) - ENGANCHE

6. Aplique formato de moneda donde sea necesario.

7. Aplique formato condicional con cambio de color a la celda No. De Cuotas (30 color

verde, 60 color azul, 90 color rojo) y a la celda de cuota mensual si esta es mayor o igual

a 1200 será de color azul de lo contrario de color verde.

Ejercicio 4 (Valor 10 puntos)

Nuestra empresa, dedicada la distribución y venta de bebidas refrescantes, ha decidido (como método de promoción y vía de investigación de mercado)

premiar a aquellos consumidores que envíen las etiquetas de los refrescos de dos litros a un determinado apartado de correos.

Abre un nuevo Libro de Excel y llámalo Premios.

La tabla de correspondencia de premios, que copiarás en el rango A9:B13 de la Hoja 1, es la siguiente:

Nº de puntos Premio500 Una camiseta y una bolsa deportiva1000 Un walkman con auriculares2000 Una torre de música4000 Un ordenador de sobremesa

Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los puntos obtenidos por cada uno y el premio que les corresponde. Esta lista, antes de introducir los premios conseguidos por los ganadores, presenta la siguiente apariencia:

Ganador Nº de puntos

Premio

Antonio Buesa Fernández 600Catalina Lago Herrera 1200Roberto Suárez Vega 900Luis Ferrer Mas 2100Ana Sánchez Torres 500José Alonso Parra Oliver 4050

Se trata de confeccionar dicha lista, en el rango A1:C7 de la Hoja 1, de modo que el premio conseguido por cada ganador aparezca automáticamente en la tercera columna sólo con introducir el nº de puntos obtenido.PROCEDIMIENTO:

Para esto será necesario recurrir a la función BUSCAR. Esta función busca la correspondencia con el valor de una tabla en otra tabla distinta. Es útil siempre que en la segunda tabla sólo haya una correspondencia para cada valor; en nuestro caso, a cada nº de puntos corresponde un solo premio.

Una vez copiadas las tablas indicadas más arriba, sitúate en la celda C2. Activa el asistente para funciones y selecciona, en Categorías de funciones, Búsqueda y referencia, y en “Nombre de la función”, la función BUSCAR. En el cuadro de diálogo "Seleccionar argumentos" selecciona los argumentos "valor_buscado;matriz".

En el argumento "valor_buscado", selecciona la celda B2 (que contiene el nº de puntos obtenido por el ganador).

En el argumento "matriz", selecciona el rango de celdas A10:B13 (donde se establecen las correspondencias de nº de puntos con premios.

Pulsa INTRO y en la celda C2 aparecerá el premio correspondiente. Cuando la función no encuentra en la matriz seleccionada ningún valor coincidente con el que hemos introducido, selecciona el que más se le aproxima por abajo (p.ej, considerará que lo más aproximado a 900 es 500).

Para poder copiar esta fórmula a las celdas C3 a C7 es necesario convertir la referencia a la matriz en una referencia absoluta; por tanto, deberás modificar la fórmula para que quede así: =BUSCAR(C2;$A$10:$B$13). También funcionaría con referencias mixtas: =BUSCAR(C2;A$10:B$13).

Una vez modificada la fórmula, cópiala a las celdas C3 a C7.

Ahora, introduce los datos "nombre y apellidos" y "nº de puntos" en el rango A2:B7 y observa cómo se introducen automáticamente los premios correspondientes.

OBSERVACION: Ingrese a Internet, en el sitio www.youtube.com encontrará el siguiente video que pueden apoyarle para mejorar su aprendizaje en el tema de funciones para base de datos, específicamente con la función =Buscar().

BUSCAR, BUSCARV Y BUSCARHhttp://www.youtube.com/watch?v=ei3leq4ZLNI&feature=related

Funciones BUSCARV y BUSCARH

Estas funciones son necesarias en aquellos casos en que la matriz en la que realizamos la búsqueda tiene más de 2 columnas (o filas). En tales casos, se ha de indicar en qué columna (BUSCARV) o fila (BUSCARH) se ha de buscar la correspondencia que queremos1.

Función BUSCARV

CASO DE APLICACIÓN Y EXPLICACION No. 5

Supongamos que en el ejercicio anterior, en la tabla de correspondencias se incluyen los datos relativos a tres promociones diferentes:

Nº de puntos

Premios prom. 1 Premios prom. 2 Premios prom. 3

500 Una camiseta y una bolsa deportiva

Una entrada para el cine Una suscripción a la revista "Pronto"

1000 Un walkman con auriculares

Una entrada para el teatro

El libro "Mil recetas de cocina"

2000 Una torre de música Una entrada para el fútbol

Una vajilla completa

4000 Un ordenador de sobremesa

Una entrada para la ópera

Un viaje a París para dos personas

Aprovechando los nombres de antes y el nº de puntos, supondremos que, en lugar de participar en la promoción 1 lo han hecho en la promoción 2. Cambia a la Hoja 2 del Libro activo, haciendo clic sobre la pestaña correspondiente a la Hoja 2.

Los datos se dispondrán del mismo modo que en el ejercicio anterior.: por tanto, copia el contenido del rango A1:C7 de la Hoja 1 en el mismo rango de celdas de la Hoja 2. Haz lo mismo con el rango A9:B13. Luego, cambia (en la Hoja 2) esta última tabla hasta que tenga el aspecto de la tabla con las tres promociones.

Sitúate en la celda C2 y activa el asistente para funciones. En Categorías de funciones, selecciona Búsqueda y referencia. En Nombre de la función, selecciona BUSCARV:

En el argumento Valor_buscado, selecciona la celda B2.En el argumento Matriz_buscar_en, selecciona el rango A10:D13En el argumento Indicador_columnas, escribe 3 (es decir, la tercera columna de la matriz)En el argumento Ordenado, no es necesario que introduzcas nadaPulsa INTRO.

Una vez más, para poder copiar la fórmula a las celdas contiguas será necesario convertir la referencia a la matriz en una referencia absoluta (o mixta) del modo ya visto antes.

Función BUSCARH

1 No obstante, dado que estas funciones también pueden ser utilizadas en los casos en que la matriz de búsqueda sólo tiene 2 columnas (o filas), a partir de ahora prescindiremos de la función BUSCAR y nos centraremos en BUSCARV (principalmente) y en BUSCARH

Funciona del mismo modo y en los mismos casos que BUSCARV. La diferencia radica en que BUSCARH se utiliza cuando los datos de la matriz están dispuestos de forma horizontal.

CASO DE APLICACIÓN Y EXPLICACION No. 6

Copia la tabla de correspondencias situada en el rango A10:D13 de la Hoja 2 a la Hoja 3, de forma que los datos se dispongan en horizontal y no en vertical. Para ello, sigue los siguientes pasos:

Selecciona el rango A10:D13 de la Hoja 2 y pulsa el botón Copiar Cambia a la Hoja 3 haciendo clic en su pestaña. Sitúate en la celda A10. Selecciona Edición del menú principal; elige la opción Pegado especial En el cuadro de diálogo que aparece, activa la casilla de verificación Trasponer. Luego

pulsa Aceptar. Pulsa la tecla Esc para que desaparezca el borde intermitente alrededor de las celdas

copiadas.

En el rango de celdas A1:C7 de la Hoja 3, copia la tabla situada en estas mismas celdas de la Hoja 2.

Sitúate en la celda C2 y activa el asistente para funciones; selecciona la función BUSCARH. A continuación, opera de la misma forma que con BUSCARV salvo en cuanto a la matriz a seleccionar, que será A11:D14.

El argumento “Ordenado” en la función BUSCARV

CASO DE APLICACIÓN Y EXPLICACION No. 7

Como ya se ha visto, el cuarto argumento de la función BUSCARV es el de Ordenado. En este argumento no es necesario introducir nada siempre que la tabla de correspondencias en la que se realiza la búsqueda esté ordenada en sentido ascendente (en función del valor de la primera columna; p.ej, en la tabla de correspondencias de premios en la actividad anterior).

Hay casos, sin embargo, en que la tabla en la que se realizará la búsqueda no está ordenada de esta forma. En tales casos, es necesario introducir como cuarto argumento de la función la palabra FALSO (con lo que se indica al programa que la tabla en cuestión no está ordenada).

OBSERVACION: Ingrese a Internet, en el sitio www.youtube.com encontrará una serie de videos que pueden apoyar y mejorar el aprendizaje del tema de funciones para base de datos, como es el uso de BuscarV y BuscarH.

BUSCARVhttp://www.youtube.com/watch?v=NqcHME0UMU4

http://www.youtube.com/watch?v=P8AFID--KY4&feature=PlayList&p=0A02ECE7ED005578&playnext=1&playnext_from=PL&index=3

BUSCARHhttp://www.youtube.com/watch?v=gUqfO-5ltQw&feature=related

EJEMPLO:Inserta una nueva hoja (Hoja 4) en el Libro Premios. Crea en ella el siguiente modelo de

pedido (rango A1:D15):

En la misma hoja, más abajo, crea la siguiente tabla de correspondencias:

Código destinatari

o

Destinatario

Forma envío

Forma pago

Plazo entrega

Lugar entrega

T32 Talleres Ramírez

Aéreo Al contado 24 hs. Fábrica

AK7 Mayoristas Centrales

Camión Aplazado (30 d./vta.)

3 días Almacén

N12 El dedal, SL Tren Al contado 2 días Almacén

A continuación, en las celdas del modelo de pedido correspondientes a los datos de Destinatario, Forma envío, Forma pago, Plazo entrega y Lugar entrega introduce funciones BUSCARV de forma que al escribir el código del destinatario aparezcan automáticamente los datos correspondientes a dicho código.

En este caso, dado que la tabla de correspondencias no está ordenada, deberás hacer uso del 4º argumento de la función, tal como se ha explicado más arriba.

HERMANOS LÓPEZCalzada Raul Aguilar Batres 32-24 zona 11.

Pbx. (502) -24771589

PEDIDO NºFECHA:

Cód. destinatario

Destinatario:

CONDICIONES

Forma envío Plazo entregaForma pago Lugar entrega

Cantidad Artículo Precio unit. Importe total

LA FUNCIÓN INDICE Y EL MANEJO DE LISTAS

Una lista básicamente es un conjunto de datos, con determinado títulos en las celdas, esas listas se pueden ordenar, filtras, analizar por medio de tablas dinámicas, etc. Es muy importante mencionar, que podemos obtener la información que se encuentra en otra hoja o libro de trabajo, por medio de la asignación de celdas.

El formato de una asignación es el siguiente:

Ejemplos: =’Compras’!A2*5%

=’Nombre de la hoja’!celda

=’Compras’!A2 =sumar(‘Compras’!c2..c20)

Podemos realizar las cuatro operaciones básicas con los datos que se encuentran en las celdas de otras hojas, también se pueden formular decisiones, y se pueden aplicar las funciones vistas con anterioridad.

Función INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Dentro de un rango especificado por matriz, devuelve el valor de la celda que se en-cuentre en la intersección de una fila y una columna en particular.

Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda que se encuentra en la se-gunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir A4.

A continuación se describirá un ejercicio que se debe realizar paso a paso, utilizando varias hojas y aplicando la función =INDICE(). Para el docente se recomienda que se entregue una copia del archivo con los formatos y datos establecidos para avanzar con los procedimientos.

Ejercicio 5 (Valor 15 puntos)

Nuestra empresa, es Foremost de Guatemala, S.A, dedicada la distribución y venta de productos lácteos por ruteo.

HOJA1:INSTRUCCIONES: La primera hoja se llamará “Vendedores”, la cual nos permitirá contar con el registro del equipo de ventas. Los datos a ingresar son:

1. Código del Vendedor2. Nombre del Vendedor3. Ruta4. Teléfono5. No. de Pad

HOJA No. 2

INSTRUCCIONES: Contaremos con esta segunda hoja denominada RegistroVentas, contaremos con una asignación de celdas, para obtener de la hoja Vendedores la siguiente información: Código y Nombre del Vendedor. (Una vez que se haya tecleado la asignación se procede a arrastrar utilizando el selector de selección de celdas).

Como se puede apreciar en la imagen de la izquierda, como parte del registro se debe ingresar el monto de las ventas realizadas por cada vendedor, en los meses que corresponden, siendo estos: Enero, Febrero y Marzo.

HOJA No. 3INSTRUCCIONES: La tercera hoja se utilizará para el cálculo de las comisiones (RegistroComisiones). Los montos de comisiones, se toman en cuenta en base al monto de la hoja: RegistroVentas:

Mes de Enero …… 10% de comisión en base al monto vendidoMes de Febrero …… 15% de comisiónMes de Marzo …… 20% de comisión

HOJA No. 4

INSTRUCCIONES: La cuarta hoja se utilizará para el diseño de un reporte, el cual se podrá imprimir para que puedan efectuarse los pagos de comisiones, en base al ruteo y los montos de ventas que se ingresaron.

En este ejercicio la función =indice() mostrará los datos que se necesitan, tomando muy en cuenta el valor que contendrá la celda G2, que es donde se ingresará el código del vendedor. En Excel existe una barra de herramientas llamada “Formularios” la cual podríamos implementar, utilizando objetos como Cuadros de lista o Cuadros combinados.

Los datos que se ingresaran son: No. De comprobante, No. De Cheque, la fecha y el banco emisor. Cuando se escriba el No. que corresponde al Código del vendedor, automáticamente y gracias a la matriz de datos que se está utilizando tanto en la hoja: RegistroVentas como RegistroComisiones, Microsoft Excel buscará el numero de fila ($G$6) valor de esta celda, y devolverá el numero de columna que se establezca en la función =indice().

Para el monto de ventas c/mes: =INDICE(‘RegistroVentas’!$a$11:$E$20,$g$6,3)Para la comisión de cada mes: =INDICE(‘RegistroComisiones’!$a$11:$E$20,$g$6,3)

A B C D

Donde:

A: Es el nombre de la hoja de donde se obtendrán los datosB: Matriz de datos (formada por filas y columnas)C: No. de Fila a buscarD: No. de Columna o dato que se mostrará con el índice.

TABLAS PIVOTE o TABLAS DINÁMICAS

Con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla dinámica se justifique.

EXCEL 2003.INSTRUCCIONES: Para implementar una tabla dinámica utilizamos: Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos, y procedemos a crear la tabla, arrastrando los datos que corresponden en el área de filas, columnas y contenido.

EXCEL 2007.INSTRUCCIONES: Para implementar una tabla dinámica utilizamos la ficha: Insertar, Tabla Dinámica y procedemos a crear la tabla, arrastrando los datos que corresponden en el área de filas, columnas y contenido.

Para casos de ejemplo tomaremos como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas

Ejercicio 6 ( 15 puntos )Realice en excel la siguiente Tabla

EXCEL 2003 – TABLAS DINÁMICASLuego de ejecutar los comandos correspondientes, se podrá visualizar el siguiente asistente

1° Paso a) ¿Dónde están los datos que desea analizar?

Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel b) ¿ Que tipo de informe desea crear?

Marcar la opción: Tabla dinámica c) clic en Siguiente

2° Paso Rango de Datos a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo b) Siguiente

3° Paso Ubicación de la Tablaa) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma b) Se presiona clic en Diseño, es el momento de diseñar la tabla y su contenido.

a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna b) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Fila c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos d) Aceptar.

Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.

OBSERVACION: Ingrese a Internet, en el sitio www.youtube.com encontrará los siguientes videos que pueden apoyarle para mejorar su aprendizaje en este tema:

Tablas dinamicas en 2003http://www.youtube.com/watch?v=9kXOuqx-ku0&feature=fvw

Tablas Dinámicas en 2007http://www.youtube.com/watch?v=t92Sdu0nYhE

INFOGRAFIA RECOMENDADA POR TEMAS

1. FUNCIONES MATEMATICAS

http://office.microsoft.com/es-mx/excel/CH062528293082.aspx

2. FUNCIONES DE FECHA Y HORA

http://office.microsoft.com/es-mx/excel/HP052091973082.aspx?pid=CH062528233082

3. FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

http://www.mailxmail.com/curso-funciones-excel/buscarv-buscarh

http://iteso.mx/~luisfnc/practica%204.htm

4. Listas, asignación de celdas y aplicación de =indice()

http://support.microsoft.com/kb/324988/es

http://www.aulaclic.es/excel2003/a_4_5_2.htm

http://www.funcionesexcel.com/elegir.htm

4. Tablas Dinámicas

http://iteso.mx/~luisfnc/practica%207.htm

http://auditor2008.bligoo.com/content/view/276483/Tabla-dinamica-en-Excel.htm

http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/Lecciones/excel16.htm