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GESTÃO POR PROCESSOSGESTÃO POR PROCESSOS

P E D

Programa de

Estágio Docente

FÓRUM - GEPRO

26/11/201226/11/2012

Programa de Estágio DocentePrograma de Estágio Docente

COLABORADOR TÁTICOM. Regina Nucci - Informática/PRPG

GERENTE PDGClaudio Platero - ATD da CPG - IEL

M. Regina Nucci Informática/PRPG

COACHING Mônica Baggio - CCUEC - GEPRO

PATROCINADORProfa Dra Rosana BaeningerA PRPG C d d C i ã PEDAssessora PRPG – Coordenadora Comissão PED

COMISSÕES JULGADORAS LOCAL E GERAL ÊPRÊMIO PAEPE

Reconhecimento da importância deste trabalho para a comunidade acadêmica da Unicamp.p


PRPG Pagamento de Bolsas

Alunos Pós

COTAS de bolsas

de Bolsas

Documentação

Alunos Pós-GraduaçãoDAC

Documentação

PEDVCPG’sCertificados 22+CEL+VCPG s

V22 CELINOVA + COTUCA

Docente Unicamp: Professor

ResponsávelCG’s Disciplinas

GraduaçãoAlunos

Graduação

Programa de Estágio Docente


DÚVIDAS repetidas – desconhecimento do processop ppelas secretarias, estagiários e docentes;

RETRABALHOS - informações imprecisas nos documentos eprocessos das unidades Certificados e Pagamento de Bolsa;processos das unidades, Certificados e Pagamento de Bolsa;

PROCESSO BUROCRÁTICO - formulários assinaturas PROCESSO BUROCRÁTICO - formulários, assinaturas,ofícios;

ALTERAÇÕES - semestre;


Myrian LorenzettiPRPG/Bolsas

Vivien RuizATD da CPG - IA

Magali L. da SilvaDAC-4

Programa de Estágio Docente


Brainstorming com as Unidades

CALENDÁRIO DAC/PED

encontrar as CAUSAS das Alterações


encontrar as CAUSAS das Alterações

CALENDÁRIO DAC/PED – Brainstorming com as Unidades


O QUE PARA QUE COMO STATUSINFORMATIZAÇÃOINFORMATIZAÇÃOP4 - ALOCAR ESTAGIÁRIOS NAS COTAS / NÍVEIS, SUBMETER PROJETOSImplementar consistências no sistema

G Cda PRPG baseadas nas normas para os dados relacionados às disciplinas, nº matrícula do professor responsável,

RA e CPF

Reduzir o grande número de alterações logo no início do semestre.

Criar um banco de dados eletrônico no sistema da PRPG contendo os dados dos alunos

provenientes do sistema acadêmico.Realizado.

Inserir no projeto submetido campos para preenchimento da

"carga didática parcial de

Garantir a informação correta quanto à carga didática, evitando equívocos no

Criar campo texto no projeto no sistema Intranet para a unidade inserir a carga

RA e CPF

carga didática parcial de participação do PED por turma", quando assume uma disciplina com mais de uma turma. (Ex.

sistema acadêmico no momento do vínculo à disciplina de graduação e da

atribuição de carga didática ao professor responsável

didática parcial por turma, e manter o campo de carga didática total como resultado da somatória dos campos

parciais

Realizado.

(MA111 turmas A e D). professor responsável . parciais.


O QUE PARA QUE COMO STATUSP.6.1 - ACOMPANHAR ESTÁGIOSUnidades enviarem os processos dentro do prazo estabelecido no Cronograma

PED.Agilizar o envio dos processos.

Permitir que um docente responsável assine pelo titular em caso de ausência deste, justificando tal

ação no processo.

Ação realizada que atende a 2 processos, o P4 e o P61

Eliminar a etapa de conferência de Eliminar o retrabalho uma vez que a Excluir esta etapa do processo e realizá la somenteEliminar a etapa de conferência de dados bancários durante o período de

submissão dos projetos.

Eliminar o retrabalho, uma vez que a conferência deverá ser feita em momento

posterior.

Excluir esta etapa do processo e realizá-la somente no momento da conferência dos dados bancários

nos processos PED.Ação realizada

Conscientizar o estagiário e as unidades Alterar o status do estagiário no sistema para "em Impedir o pagamento de bolsa ao

estagiário quando os formulários do PED e/ou o comprovante de conta

bancária do estagiário não constarem

gquanto à impotância de entregar os documentos necessários, a fim de

garantir que a PRPG receba a documentação completa dentro do prazo

g pefetivação" quando a documentação não estivar

completa no processo PED, a fim de que o sistema não inclua automaticamente seu nome na folha de

pagamento. E, adequar o procedimento informações Realizado.

no processo do PED. e que o estágio ocorra devidamente formalizado.

gerais explicitando a ação quanto à alteração do status do estagiário no sistema.

Eliminar preenchimento incorreto do período de estágio nos Anexos I e II que

Gerar eletronicamente os Anexos I e II com o preenchimento do período de

estágio.

período de estágio nos Anexos I e II que era feito manualmente pelas unidades,

reduzir o trabalho das unidades de corrigirem a informação e da

PRPG/Bolsas de conferir as correções

Gerar formulário já preenchido pelo sistema, através da informação do período de estágio que é informado

quando da submissão do projeto.Realizado.

PRPG/Bolsas de conferir as correções.


O QUE PARA QUE COMO STATUS

Eli i i ã d ó i dP.6.2 - ALTERAR PROJETOS

Eliminar a emissão de cópia dos ofícios enviados à Comissão PED para avaliação das solicitações e

emissão de Parecer.

Eliminar o gasto desnecessário de papéis.

Criar planilha de controle de entrada e saída de documentos no Excel. Realizado.

Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas a fimAgilizar o trabalho da PRPG/Bolsas a fim de eliminar a necessidade de trocar e-

mails solicitando que a ação fosse realizada, pela Informática da PRPG, demandando um tempo maior para a Permitir acesso da PRPG/Bolsas ao

Aprovar automaticamente os projetos inseridos fora de prazo.

demandando um tempo maior para a realização da atividade. Uma vez que a

inclusão fora de prazo é feita pela PRPG no sitema somente mediante aprovação

da Comissão PED, não há a necessidade

sistema intranet para aprovar o projeto PED inserido fora de prazo pela

PRPG/Bolsas.

Realizado.

da Comissão PED, não há a necessidade de somente a informática ter o acesso para aprovar o projeto no sistema após

Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas evitando ter que cancelar o projeto do C i ã i t

Realizado. A ação reduziu o tempo de alteração destes

Adequação do sistema para alteração da situação do estagiário de Voluntário para Bolsista ou vie-

cersa.

evitando ter que cancelar o projeto do estagiário no sistema como bolsista e

inserí-lo novamente como voluntário, ou vice-versa, o que gerava para as

unidades a necessidade de enviar à

Criar uma ação no sistema que possibilita pelo usuário da PRPG a

escolha da situação do estagiário, como bolsista ou voluntário, independente do

projeto submetido

tempo de alteração destes casos de 2 - 3 dias ( incluindo o tempo de solicitação e envio

do projeto em arquivo eletrônico, cancelamento e

PRPG novamente o projeto em arquivo eletrônico para nova inserção no sistema.

projeto submetido. resubmissão no sistema) para cerca de 10 minutos.


O QUE PARA QUE COMO STATUSP.6.3 –AVALIAR ESTÁGIOS (RELATÓRIOS)Definir regras sobre as implicações

para as unidades quanto aos relatórios aprovados com ressalva,

reprovados ou não enviados.

Esclarecer as dúvidas das unidades e padronizar as informações.

Validar as informações com a Comissão PED, adequar o documento

INFORMAÇÕES GERAIS e divulgar às unidades.

Realizado.

( )

reprovados ou não enviados. unidades.

Adequar os formulários a fim de facilitar e agilizar o preenchimento dos mesmos

Adequar o formulário de Relatório de forma que o de PED B seja igual ao do PED C Adequar o formulário de Projeto

GERAL

Revisão do Formulário de Relatório e de Projeto

agilizar o preenchimento dos mesmos pelos alunos, professores e secretários

das CG's ou CPG's, atendendo à demanda das unidades, da PRPG e da

Comissão PED

PED C. Adequar o formulário de Projeto de forma que os campos de justificativa

do PED para o programa e para a determinada disciplina sejam os

mesmos para todos os projetos de PED

Realizado.

Comissão PED. mesmos para todos os projetos de PED B de cada unidade, assim como já é

para o PED CPropor às unidades adequarem seus procedimentos de definição de professor

Realizado.

Promover um encontro entre as unidades para trocarem

experiências sobre os seus processos

responsável, disciplina / turma da graduação que poderão ter PED no semestre seguinte a fim de reduzir o

número de alterações geradas devido à

Realizar reunião entre as unidades que mais contribuem com alteração e as que menos contribuem com alteração para

exporem suas formas de trabalho.falta de informações precisas no momento

da seleção dos estagiários.


DESENHO REDESENHO É Ó(PRÉ‐GEPRO) (PÓS‐GEPRO)

4 PROCESSOS 4 PROCESSOS

4 SUB-PROCESSOS 4 SUB-PROCESSOS

43 AÇÕES PROPOSTAS 27 AÇÕES IMPLEMENTADAS

18 DESCONEXÕES SOLUCIONADAS

32 DESCONEXÕES3 DESCONEXÕES EM ANDAMENTO

8 DESCONEXÕES NEGOCIADASPORÉM MANTIDAS

3 DESCONEXÕES QUE SERÃO3 DESCONEXÕES QUE SERÃO RESOLVIDAS NO NOVO PROCESSO

146 ETAPAS 142 ETAPAS


INSERÇÃO ELETRÔNICA DOS DADOS PARA MATRÍCULA DAC

cerca de 4080 dados : MANUAL AUTOMÁTICA

Tempo: 1 semana instantâneo

CONFIABILIDADE dos dados

d ã d 15 6 ETAPAS redução de 15 6 ETAPAS

ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO DE VOLUNTÁRIOALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO DE VOLUNTÁRIOPARA BOLSISTA OU VICE-VERSA:

Tempo : 2 - 3 dias 10 minutos


INSERÇÃO ELETRÔNICA DO PERÍODO DE ESTÁGIO NO FORMULÁRIO ANEXO I e II:

UNIDADE 1S2011 2S2011 CEL 3 0FE 2 0FEAGRI 11 0FEEC 0 0FEF 0 0FEQ 12 0FEQ 12 0IB 36 0IEL 1 0IFCH 10 0IFGW 0 0IG 3 0IMECC 0 0


NORMAS / PROCEDIMENTOS Edital de Fomento GEPRO NORMAS / PROCEDIMENTOS – Edital de Fomento GEPRO

MANUAL do PED

INFORMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS – Ofício para a Reitoria

NOVO PROCESSO


NOVO PROCESSO: Informatizado, dinâmico e padronizado


MAPA DE PROCESSO: Maior compreensão e MAPA DE PROCESSO: Maior compreensão e

conhecimento das atividades pelas áreas envolvidas

VISIBILIDADE, que despertou: VISIBILIDADE, que despertou:

• INTERESSE,

COLABORAÇÃO• COLABORAÇÃO,

• TROCA EXPERIÊNCIAS,

Ã• REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS INTERNOS

• APROXIMAÇÃO ENTRE AS UNIDADES, PRPG e DAC


DURANTE O GEPRO PÓS-GEPRO


Somos gratas pela oportunidade de aprendizado e trabalho que nos impulsiona a sempre rumar adiante!nos impulsiona a sempre rumar adiante!

"A utopia está lá no horizonte. Me aproximo dois passos, ela se afasta dois passos. Caminho dez passos e o horizonte corre dez passos. Por mais que eu caminhe jamais alcançareiPor mais que eu caminhe, jamais alcançarei. Para que serve a utopia? Serve para isso: para que eu não deixe deServe para isso: para que eu não deixe de caminhar". Fernando Birri

Diretor de cinema

Myrian C. de F. LorenzettiR. : 1-2535

[email protected]

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