finanÇas

Exemplar para análise de Marcelo Albuquerque Amorim

2 PARTE I – NA LINHA DE FRENTE

Dedico à minha esposa, companheira de sempre e

exemplo de vida...



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páginas deste livro, seja de maneira total ou parcial, de qualquer forma, ou por qualquer meio, salvo autorização por escrito do autor.

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nº 9.610/98) é crime estabelecido pelo artigo 184 do Código Penal.



SUMÁRIO

PARTE I – NA LINHA DE FRENTE 5

1.1 - O PROFISSIONAL DA LINHA DE FRENTE 6 1.2 - OPERANDO O CONTAS A PAGAR 8 1.3 - OPERANDO O CONTAS A RECEBER 16 1.4 - EFETUANDO A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 22 1.5 - CRIANDO UM FLUXO DE CAIXA 28 1.6 - O FUNDO-FIXO (CAIXINHA) 34

PARTE II – SISTEMAS INTEGRADOS 38

2.1 - EFETUANDO AS BAIXAS NO SISTEMA 39 2.2 - BAIXAS AUTOMÁTICAS 41 2.3 - SALDOS DOS BANCOS NO SISTEMA INTEGRADO 44

PARTE III – OS COMANDANTES 47

3.1 - O GESTOR DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO 48 3.2 - A ROTINA DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO 50 3.3 - GESTÃO DO CONTAS A PAGAR 57 3.4 - GESTÃO DO CONTAS A RECEBER 66 3.5 - GERENCIANDO A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 77 3.6 - GERENCIANDO E ANALISANDO O FLUXO DE CAIXA 79 3.7 - CENTROS DE CUSTOS 85 3.8 - GERENCIANDO O FUNDO-FIXO 90 3.9 - APLICANDO O DINHEIRO QUE SOBRA 93 3.10 - CONTA GARANTIDA X CHEQUE ESPECIAL 96 3.11 - FORMAS DE FINANCIAMENTO 98 3.12 - OS LIMITES DE CRÉDITO 101 3.13 - O GERENTE DE BANCO 104 3.14 - FINANCEIRO X CONTABILIDADE 106

PARTE IV – A SAÚDE DO FINANCEIRO 108



PARTE I – NA LINHA DE FRENTE



1.1 - O PROFISSIONAL DA LINHA DE FRENTE

O profissional que trabalha na linha de frente da área financeira

normalmente é visto e rotulado com vários adjetivos: Estressado,

nervoso, ansioso, chato, briguento, além de vários quase sempre

pejorativos. Infelizmente é difícil escapar desses rótulos. Mas poucas

pessoas sabem que os funcionários do Departamento Financeiro

carregam um peso enorme nos ombros.

Pense na seguinte situação: As 15h45, quando o movimento do

dia já está quase terminado, chega um funcionário do Departamento de

Pessoal com um pagamento de uma rescisão de um colaborador para

ser realizado no mesmo dia, e que se o pagamento não ocorrer, a

empresa será multada pelo Ministério do Trabalho. Pronto! Está

montado o cenário perfeito para o estresse. O funcionário do financeiro

para tudo o que está fazendo, lança o pagamento no sistema da empresa

ou no banco, corre no gestor financeiro, pede para ele autorizar o

pagamento, (e normalmente nessas horas o gestor está no telefone ou

numa reunião para aumentar ainda mais a ansiedade do nosso

profissional), pega a autorização, efetua o pagamento, imprime o

comprovante e entrega para o funcionário do Departamento de Pessoal,

que ficou no lado dele o tempo inteiro pedindo pelo amor de Deus para

que ele conseguisse fazer a tempo a operação.

Ufa!! Mais um “leão” morto. O colaborador do Departamento

de Pessoal sai feliz e satisfeito por ter conseguido resolver o seu

problema, e o nosso colega do financeiro, coloca os batimentos

cardíacos de volta ao normal, e retorna com a sua rotina para finalizar

o movimento do dia.

O exemplo citado acima é mais normal do que parece. O que

chega de urgência na área financeira é uma coisa impressionante. Não

que nas outras áreas e departamentos não ocorram a mesma coisa, mas



quando estamos falando de dinheiro, o “buraco” é um pouco mais

embaixo.

O profissional da área financeira acaba “aprendendo” a lidar

com estes imprevistos. Ou pelo menos tenta. E infelizmente não existe

ser humano no mundo que não acabe estressado quando estes “casos”,

como o citado acima, acontecem com bastante frequência (quase todos

os dias...). Mas, independentemente de todo este “movimento”, o

profissional financeiro não deve se esquecer de que os outros

profissionais também sofrem pressão, cobranças e também correm

contra o tempo. Ou seja, estamos todos no mesmo barco (ou na mesma

empresa).

Outro pensamento que algumas pessoas têm é que quem

trabalha no financeiro não deu certo em nenhuma outra área e acabou

indo para lá. Ou então que não tem formação acadêmica específica e

também acabou indo pro setor. Isto acontece? Sim e muito. Eu

particularmente acho isso um erro. No Departamento Financeiro,

assim como em todos os outros, “deveriam” trabalhar somente os

profissionais da área. Algumas empresas esquecem que o financeiro

não se restringe apenas a pagar e a receber contas. Existem uma série

de outras operações extremamente importantes que, se mal feitas,

podem acarretar em sérios problemas para as empresas. Mas como não

vivemos num mundo perfeito, acabamos “quebrando” o galho.

Diante de todo este imbróglio, tudo o que possamos fazer para

amenizar estes problemas deve ser feito. E este livro contém várias

“dicas” preciosas que poderão ser implementadas do gestor do

Departamento Financeiro ao auxiliar, e que irão ajudar a tornar o dia a

dia do setor um pouco menos pesado.

Então mãos à obra.



1.2 - OPERANDO O CONTAS A PAGAR

Antes do Pagamento

Vamos começar pelo Contas a Pagar (que eu lhe digo de

carteirinha que segundo o que algumas pessoas dizem é a única coisa

que o financeiro faz ou sabe fazer...pagar contas). É um momento que

pouca gente gosta, e normalmente o dono da empresa gosta menos

ainda, mas que deve ter uma atenção especial do responsável pelo

pagamento. Afinal, quando o dinheiro saiu da conta, para poder vê-lo

de volta pode ser difícil.

Não basta apenas pegar o boleto bancário, os dados bancários

do fornecedor, inserir o pagamento no banco ou no sistema, ou

preencher o cheque e pronto, nosso “problema” está resolvido. Estas

ações requerem atenção e alguns cuidados específicos de todos que são

responsáveis pelo pagamento.

Antes de efetuar o pagamento, é sempre necessário checar algumas informações que a princípio podem

parecer banais mas que podem fazer a diferença entre um pagamento correto e uma dor de cabeça.

Vejamos:

Confira sempre se o pagamento realmente é devido para a

sua empresa. Sim caro leitor. Erros deste tipo acontecem e não são

poucos, e alguns podem ser considerados de má fé por parte de alguma

empresa no mercado. No meio daquele monte de boletos, (e também

do funcionário do Departamento de Pessoal pedindo pelo amor de

Deus para pagar a guia de rescisão), pagar uma conta que não é de sua

empresa pode realmente acontecer. E as vezes não será nada fácil ter o

dinheiro de volta.



Depois que você verificou que o pagamento realmente é

devido, verifique se os dados cadastrais da sua empresa estão corretos.

Alguns grupos empresariais possuem mais de uma empresa no mesmo

endereço e pode acontecer que os fornecedores errem na hora do

cadastro, lançando o pagamento de uma empresa para a outra. Lembre-

se sempre que toda e qualquer movimentação financeira é

contabilizada logo, nada de uma empresa bancar a conta da outra

empresa, por mais que pertençam ao mesmo grupo.

No caso de pagamento através de cheques ou depósito

bancário, confira sempre os dados bancários do seu fornecedor. Depois

de conferido, confira novamente. E depois mais uma vez. Não custa

nada, e evita que depois você passe pelo constrangimento de avisar ao

seu chefe que fez um pagamento errado. E claro, ainda ter de ligar pro

fornecedor, pedir desculpas pelo erro e solicitar que ele devolva o

pagamento que foi indevido (se é que ele vai devolver, e se bobear

você ainda tem de pagar do seu bolso pelo erro.)

De um jeito ou de outro, o Departamento Financeiro acaba

recebendo o documento para pagamento (pelo menos deveria) ou

recebe os dados de pagamento. É muito importante que receba pelo

menos uma cópia da nota fiscal para poder conferir alguns dados

básicos do fornecedor como o CNPJ.

Organizando o Contas a Pagar

Em uma das empresas que trabalhei logo depois que me formei,

já nos primeiros dias, eu fui pedir ao meu superior que me entregasse

as contas do dia para pagamento para eu lançar no banco. Quando o vi

separando os documentos, fiquei um pouco assustado. Ele foi numa

“pilha de papel” e começou a procurar as contas que venceriam

naquele dia. Gastou uns 15 minutos. Ai depois me entregou. Em

seguida eu pensei: “Será que ele esqueceu alguma conta no meio

daquela bagunça?” Sim, ele tinha esquecido. E adivinha? Sim.



Pagamos juros no dia seguinte. Ou seja, antes de partimos para a ação,

primeiro vamos organizar o nosso contas a pagar.

A maneira mais prática e organizada é guardar todas

as contas numa “pasta sanfona”. Esta pasta possui

várias divisórias que nos ajudam a separar as contas

por dia de vencimento. Peça para comprar uma pasta

desta e separe as suas contas por dia de vencimento.

Assim, no início do dia você não perderá tempo

separando os documentos, e nem correrá o risco de deixar alguma

conta para trás (e ter de se explicar para o seu chefe). Você vai

encontrar as pastas sanfonas em qualquer papelaria.

Formas de pagamentos

Existem várias formas de pagamentos usadas pelas empresas.

1. Boleto Bancário

2. Depósito Bancário

3. Cheque

4. Dinheiro

1. Boleto Bancário - É usado desde às micro às grandes

empresas. Tem como pontos positivos a facilidade do rastreamento da

operação, fácil impressão do comprovante, dentre outros. Deve se ficar

atento aos boletos bancários no que diz respeito a cobrança de juros e

protesto. Algumas empresas colocam a opção automática de protesto

após “x” dias de vencimento. Então nada de deixar um boleto vencido

guardado na pastinha. Já os juros também podem ser automáticos.

Portanto também atenção máxima a data de vencimento.

Caso a sua empresa, por algum motivo, não efetue o pagamento

do boleto na data de vencimento correta, entre em contato com o seu

fornecedor e avise a ele o ocorrido. Caso você deseje efetuar o

pagamento, tente negociar a emissão de um novo boleto. Caso o



fornecedor lhe passe os dados bancários para um depósito em conta

corrente, não se esqueça de pedir para ele “dar baixa” no banco. Isso

evita que você seja protestado ou incorra na cobrança de juros.

O boleto bancário também pode ser usado como forma de

recebimento. Várias empresas emitem boletos para os seus clientes.

(Leia tópico - Gestão do Contas a Receber).

2. Depósito Bancário - Também é bastante utilizado como

meio de pagamento aos fornecedores. Normalmente ocorre quando

clientes e fornecedores têm uma boa relação comercial, ou quando a

data de pagamento no boleto venceu e o fornecedor, para evitar juros

ao cliente, fornece os dados bancários.

3. Cheque - É muito usado principalmente no pequeno

comércio. Mas está caindo em desuso pois possui algumas

desvantagens, principalmente para quem está recebendo (cheques sem

fundos, cheques de terceiros, dentre outros). Porém se algum

fornecedor insistir em lhe pagar através de cheques, pegue o máximo

de dados disponíveis como CNPJ, endereço comercial, telefone

comercial, referências bancárias e comerciais. Desta maneira caso

algum problema aconteça, você terá meios de procurar o fornecedor

ou mesmo de diminuir o risco ligando antes para as referências e

pedindo informações.

4. Dinheiro - Normalmente é usado para pequenas despesas.

Neste caso, apenas lembre-se de pegar ou entregar um recibo do

pagamento (ou mesmo a nota fiscal) e carimbar (ou assinar) no campo

“Recebido”. É a sua comprovação de que pagou (ou recebeu) o

dinheiro referente a transação.

http://gerenciarbem.blogspot.com/2011/01/gestao-do-contas-receber_10.html



Após os pagamentos

Feitos os pagamentos, confira no dia seguinte se o valor

realmente saiu de sua conta corrente. Faça sempre uma conciliação de

sua movimentação bancária (leia tópico – Conciliação Bancária).

Se o pagamento foi realizado através do banco, imprima um

comprovante e grampeie junto ao documento (boleto, nota fiscal, etc).

Se tiver sido feito através de depósito, anexe o comprovante do

depósito. Se for feito através de cheque ou dinheiro no momento da

compra, peça ao fornecedor para dar um “recebido” na nota fiscal para

você poder comprovar que o pagamento foi realizado.

Pagamento sem documentos

Está ai uma coisa que deveria ser proibida em todas as

empresas. Mas infelizmente não temos como erradicar este mal. Todos

os dias alguém aparece na porta do financeiro falando assim:

- “Preciso pagar este fornecedor. Ele não tem nota.”

Além desta, tem essa outra também:

- “Este fornecedor só libera com pagamento a vista. Depois ele

envia a nota!”.

Quem pede isso normalmente está pouco ligando para o que

pode acontecer ou como você vai fazer depois para pegar a nota fiscal.

São situações cotidianas e realmente nunca conseguiremos acabar com

elas. Então vamos pelo menos entender quais problemas podem gerar

este tipo de situação.

Quando se paga algum fornecedor sem nota, na contabilidade

isto é lançado no Balanço Patrimonial na conta “Adiantamento a

Fornecedor”. Esta conta deve ser rigorosamente controlada pois o

mercado pode entender que a empresa não tem controle sobre o que

está pagando, ou que paga tudo de qualquer jeito. E não é o que



queremos transparecer (até porque a culpa certamente vai cair no colo

do financeiro).

Então quando uma pessoa chegar e pedir a você que efetue um

pagamento sem nota fiscal, anote todos os dados do fornecedor e

também de quem lhe pediu o pagamento. Efetue o pagamento e depois

escreva no movimento financeiro do dia para a contabilidade que se

trata de um adiantamento ao fornecedor e coloque os dados do

fornecedor. Isto ajuda depois para entrar em contato e pedir a nota

fiscal.

Ótimo. Agora é hora de pegar a nota fiscal. Peça primeiro para

quem pediu o pagamento que entre em contato com o fornecedor.

Lembre ao “solicitante” do problema que isso pode causar. Caso ele

recuse, entre em contato você mesmo. Lembre-se que no final das

contas, o culpado poderá ser você, afinal, a rotina de contas a pagar é

responsabilidade sua.

Agora se o “solicitante” pedir para pagar um fornecedor que

não tenha nota fiscal, a princípio recuse. Lembre-se que toda e

qualquer movimentação deverá ter um documento contábil. Se a

pessoa insistir, leve o caso ao seu gestor e peça para que ele autorize o

pagamento e que o faça através de e-mail. Infelizmente em alguns

momentos temos de nos proteger (mesmo que seja do nosso próprio

chefe).

Conversando com os Fornecedores

Além das rotinas diárias do colaborador do contas a pagar

comentadas nos tópicos acima, é comum que ele seja o responsável por

“atender” aos fornecedores. E nem sempre este atendimento é a melhor

conversa do mundo. Quando o fornecedor liga, normalmente ele quer

cobrar algum pagamento, e normalmente ele está atrasado. Ou seja, o

humor do fornecedor está longe de ser o melhor.



Pense na seguinte situação: O chefe no financeiro do

fornecedor está sem dinheiro em caixa e está precisando receber dos

clientes para poder pagar suas contas. Ele provavelmente não estará

calmo. E se ele não está calmo, certamente seus funcionários

responsáveis pela cobrança também não estarão. Portanto nada de ficar

rotulando a pessoa de sem educação, chata, mal humorada, etc. Tente

entender o lado dela.

Porém, como não temos escapatória, ai vão

algumas dicas.

Atenda o fornecedor com boa vontade. Você poderá

“quebrar” o mau humor dele na hora.

Nunca, mas nunca prometa uma data de pagamento se você

não tiver certeza de que poderá ser cumprida. Quando você passa uma

data, ele vai avisar ao gerente dele e este vai lançar este valor no fluxo

de caixa. Se o pagamento não for feito, imagine quando o fornecedor

fizer a 2ª ligação cobrando o pagamento que você tinha prometido...

Falar a verdade as vezes pode ajudar. Dependendo do

fornecedor, você pode ser sincero e dizer que a empresa está em

situação financeira delicada e que está aguardando o pagamento de

algum cliente em especial. Você poderá ganhar um tempo até que as

coisas se normalizem.

Mesmo se depois de todas as alternativas acima, a situação

não se resolver e o fornecedor continuar ligando, você deve passar o

problema ao seu gestor e explicar a ele os fatos que já ocorreram.

Se o seu gestor não der bola para o assunto, dizendo estar

muito ocupado ou que não pode resolver o problema, seja pró-ativo e

tente fazer você mesmo uma negociação com o fornecedor.



Negociando com os Fornecedores

O seu fornecedor não para de ligar, o seu chefe anda super

ocupado, e você precisa resolver este problema para poder dar

continuidade ao seu trabalho. Quando o seu fornecedor liga cobrando,

as vezes uma negociação pode ser a chave para solucionar este

imbróglio. Então vamos a algumas dicas:

Seja claro com o fornecedor e diga que você não tem como

efetuar o pagamento integral da dívida.

Pergunte ao fornecedor se ele aceita negociar a dívida.

Provavelmente você terá uma resposta positiva. Afinal, dependendo da

situação é melhor receber algum valor, ou um pouco de cada vez

parcelado, do que não receber nada.

Você terá dois itens principais para negociar: Quantidade de

parcelas e valores das parcelas.

Nunca, mas nunca inicie uma negociação sendo o primeiro

a oferecer algo. Se o seu fornecedor pedir para você fazer uma proposta

de pagamento, peça para que ele diga qual a necessidade dele. As

vezes, o que ele irá pedir poderá ser melhor do que você ia oferecer.

Mesmo que o que ele esteja negociando seja bom, tente

sempre melhorar para a sua empresa. Afinal é dela que você recebe o

salário. Mas lembre-se: Nunca seja tão “ruim” para o seu fornecedor.

Você precisa ou precisará dele para comprar os produtos ou serviços

para sua empresa.

Depois de acertado os primeiros detalhes da negociação,

avise ao fornecedor que você irá passar as informações para o seu

gestor pois ele quem irá dar a palavra final. Após esta “conversa” ligue

para o seu fornecedor avisando-o da resposta. E vai uma dica: é sempre

prudente formalizar a negociação através de um e-mail. Afinal nunca

se sabe quando podemos ter um “branco” na memória.



1.3 - OPERANDO O CONTAS A RECEBER

Mais uma das funções do financeiro. Saber gerir bem o contas

a receber. E com uma questão que pode ser bem complicada: Envolve

o Departamento Comercial. Volta e meia acontece a famosa briga do

comercial querendo vender e o financeiro querendo receber. Como

essa disputa ainda vai longe vamos nos ater ao que podemos fazer para

administrar bem nossos recebimentos.

Vamos dividir a gestão do contas a receber em partes para

facilitar o nosso entendimento.

Temos então:

Emissão das cobranças para os clientes

A emissão das cobranças para os clientes é uma das partes

menos problemáticas do contas a receber. E quem dera que se

resumisse apenas a isso certo? Mas não deixa de ser uma parte

importante do processo. Nesta etapa, recebemos alguns dados que, se

enviados com informações incorretas para os clientes, poderão gerar

um enorme transtorno. Logo temos de estar atentos aos dados.

Normalmente as informações mais importantes são:

Valor da venda;

Data ou Datas de Vencimento;

Forma de pagamento (Depósito Bancário, Boleto Bancário,

Pagamento em Dinheiro ou Pagamento em Cheque);

Dados bancários para pagamento (no caso de recebimento

através de Depósito Bancário ou Cheque).

Estas informações são repassadas normalmente pelo

departamento comercial ou por quem efetua a venda e devem chegar

ao cliente exatamente igual.



Então antes de enviar as cobranças, confira várias vezes para

evitar erros.

Formas de Recebimento dos clientes

Outro aspecto fundamental e que pode decidir ou pelo menos

ajudar na entrada dos créditos é a forma como recebemos de nosso

cliente. Vários aspectos influenciam nesta escolha. Então vamos

conhecer melhor estas opções.

São elas:

1. Depósito Bancário / Transferência Bancária

2. Dinheiro

3. Cheque

4. Boleto Bancário

1. Depósito Bancário / Transferência Bancária – Ainda são

muito utilizados no mercado, com bastante freqüência no comércio, e

para as transações de pequenos valores. É muito usado também quando

o seu cliente esqueceu-se de efetuar o pagamento através do boleto

bancário e pede pelo amor de Deus que possa fazer um depósito

bancário ou uma transferência bancária para a conta corrente de sua

empresa. Bom, nada de anormal. É uma situação comum que acontece

com bastante freqüência. A única coisa que você deve estar atento é se

irá cobrar ou não juros e multa deste cliente. Se for cobrar, lembre-se

de avisá-lo disto.

2. Dinheiro - Uma forma super segura. Afinal de contas,

dinheiro numa mão e entrega do produto na outra. É muito comum em

pequenos prestadores de serviços (chaveiros, reparos hidráulicos, etc.)

ou em pequenas vendas.

3. Cheque - Não é muito seguro pois temos sempre de nos

preocupar com os famosos “cheques que voltam”. Ao receber um



cheque, verifique se possui todos os dados do cliente para que em caso

de algum problema, você consiga contatá-lo.

4. Boleto Bancário - Um dos meios mais seguros de se receber

de um cliente. O boleto bancário é usado das micros às grandes

empresas. Como o próprio nome diz, têm vínculos com os bancos e

podem ter um custo. Mas é uma relação custo x benefício que vale a

pena. Converse com o seu gestor e peça a ele que façam uso boleto

bancário nas formas de recebimento.

Identificando os recebimentos dos clientes

Um dos pontos chaves de quem lida com o contas a receber é

identificar os clientes que pagaram.

Imagine a seguinte situação: sua empresa possui clientes

diferentes, que compram vários produtos, e alguns destes produtos

possuem o mesmo valor. Você começa a fazer a conciliação bancária

(leia tópico – 1.4 - Conciliação Bancária) e vê no seu extrato bancário

vários recebimentos.

Começa a identificar os valores que conhece que foram feitos

através de depósito bancário (incluímos dentro dos depósitos bancários

os pagamentos em dinheiro e cheque). Em seguida, parte para os

recebimentos ocorridos através de boletos bancários, que são mais

fáceis de serem identificados pois cada boleto possui um nº de

identificação, o famoso “número do documento”, e este número

normalmente coincide com o número da Nota Fiscal.

Dos vários recebimentos, sempre (sim, sempre) vão sobrar uns

três que você não conseguirá identificar. Liga daqui, pergunta dali,

conversa com o pessoal do comercial e nada de descobrir que são estes

três clientes. Calma, nem tudo está perdido. Temos uma solução de

simples implantação que é a salvação da lavoura. Chama-se Depósito

Identificado. Peça ao seu gestor que ligue para o gerente do banco e



solicite este serviço. Funciona da seguinte maneira: quando o seu

cliente for depositar, será obrigado a se identificar através de um

número. A melhor maneira de você identificar um cliente é através do

CNPJ dele. Então na hora em que ele for depositar, terá de digitar o

CNPJ.

(No tópico 3.4 – Gestão do Contas a Receber o seu gestor irá

aprender como solicitar este serviço)

De posse do extrato bancário, iremos visualizar o valor

recebido e o CNPJ dos clientes. E ai vai uma preciosa dica: Se você

não tiver como checar o CNPJ para saber de qual cliente é, entre no

site da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br) e siga o

caminho:

Empresa

Cadastro – CNPJ

Emissão de comprovante de inscrição e de situação cadastral

Digite o CNPJ do cliente

Digite o código de segurança que aparece na tela

E Eureka!!!! Descobrimos quem é o cliente. Legal não?

Agora podemos descobrir os 3 últimos clientes e nossa

conciliação bancária do contas a receber estará completa.

Em empresas com um volume grande de emissão de boletos e

que trabalham com sistemas integrados, os bancos possuem um serviço

que permite identificar os clientes que efetuaram os pagamentos e

ainda efetuar a baixa automática sem erros (fantástico não?). Se chama

CNAB. Calma, segure a ansiedade. Falaremos disto num tópico

específico.

http://www.receita.fazenda.gov.br/



Cobrando os clientes inadimplentes

Enviadas as informações para pagamento aos clientes, agora é

a hora boa, a hora de receber. Ou não. Estamos lá, fazendo a nossa

identificação dos recebimentos e descobrimos que não recebemos

aquele crédito previsto. Nosso gerente, que tinha chegado de bom

humor no trabalho, e que contava com aquele valor no caixa para pagar

os fornecedores do dia, já muda de feição...e certamente não é para a

melhor que ele tem.

Está mais do que clara a extrema importância de termos uma

cobrança efetiva dos nossos clientes inadimplentes. Então, já que o

estrago foi feito agora é hora de corrermos atrás do prejuízo. Vamos às

cobranças.

Negociando com os Clientes

Nada pior do que entrar numa negociação e não saber o que

dizer. É péssimo para o funcionário e soa ruim para a empresa. Então,

da mesma forma que no capítulo “1.2 - Operando do Contas a

Pagar” temos um tópico “Negociando com os Fornecedores”, nada

mais justo do que colocarmos algumas dicas também para os

“cobradores”. Algumas são as mesmas.

Veja:

Nunca, mas nunca inicie uma negociação sendo o primeiro

a oferecer algo. Se o seu cliente pedir para que você o diga como

poderá fazer o pagamento, peça para que ele faça uma proposta

primeiro. Às vezes, o que ele irá propor poderá ser melhor do que você

ia oferecer.

Mesmo o que ele esteja negociando seja bom, tente sempre

melhorar para a sua empresa. Afinal é dela que você recebe o salário.



Mas lembre-se: Nunca seja tão “ruim” com o seu cliente. Você precisa

dele para vender os seus produtos ou serviços da sua empresa.

Depois de acertado os primeiros detalhes da negociação,

avise ao cliente que você irá passar as informações via e-mail. É

fundamental e serve como registro oficial.

Em casos de uma negociação mais “turbulenta” faça uma

“Confissão de Dívida”. Neste documento, estarão todos os dados do

cliente e da sua empresa, os valores em aberto, as condições da

negociação, dentre outros detalhes. E mais importante, você poderá

pedir ao cliente que assine e reconheça a firma dos sócios da empresa.

Você pode achar um modelo na Internet e fazer as alterações que

julgue necessárias.



1.4 - EFETUANDO A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

O que é Conciliação Bancária

Você sabia que a conciliação bancária é um dos pontos mais

importantes da rotina do Departamento Financeiro? E é um dos

momentos que pode gerar um alto stress, principalmente para quem

faz a conciliação? Mas não deveria ser assim. Não é nenhum bicho de

sete cabeças (pelo menos em tese). Sabia que uma conciliação bancária

errada pode mudar completamente o resultado econômico de uma

empresa (por exemplo, o resultado do Balanço Patrimonial)? Pois é, o

estrago pode ser grande.

Das experiências que já vivi sobre o tema (em pequenas e

grandes empresas), sempre notei que era extremamente complicado

fazer a conciliação bancária corretamente e mantê-la em dia, seja numa

planilha de Excel ou em algum sistema integrado.

Então o que é a Conciliação Bancária?

A conciliação bancária consiste em identificar (conferir, bater, checar, conciliar, ticar, ou outro verbo que você

prefira usar) todas as movimentações financeiras realizadas na conta corrente da sua empresa.

Ah, e movimentações financeiras são o que mesmo? É tudo

aquilo que aconteceu na sua conta corrente. Sim, tudo. Vamos a alguns

exemplos:

Tarifas bancárias

Pagamentos de fornecedores

Recebimentos de clientes

Pagamento de empréstimos do banco



Pagamento de salários dos funcionários

Impostos

E tudo mais que acontecer.

Efetuando a Conciliação Bancária

- “Ok, legal, mas aqui na empresa não tem sistema integrado

nem planilha do Excel, e nunca ninguém fez essa conciliação

bancária.” Tudo bem, questão fácil de resolver. Vamos usar como

exemplo o programa Microsoft Excel.

Abra uma nova planilha. Na coluna A, coloque as datas da

movimentação financeira. Na coluna B, coloque tudo aquilo que você

tem programado de movimentação financeira para acontecer no dia

(lembra da listinha com os exemplos acima que você acabou de ler?).

Na coluna C, lance os valores correspondentes. Veja um simples

exemplo abaixo:

No dia seguinte, você vai tirar (imprimir) um extrato bancário

da sua conta corrente. Depois, imprima esta planilha que criamos no

Excel e coloque um lado a lado do outro.



Vamos começar pelos pagamentos. Pegue todos os boletos

bancários e outras informações de saídas de caixa que você programou.

Lembra do tópico “1.2 - Operando o Contas a Pagar”, que

aprendemos a organizar os pagamentos numa pastinha sanfona,

separados por dia?

Em seguida, nos recebimentos, pegue a listinha que veio do

Departamento Comercial, ou então a lista que você usou na hora de

enviar as cobranças para os clientes, ainda, pegue a listagem dos

clientes que ainda não pagaram para você.

De posse destas informações, vá conferindo e “ticando,

marcando, conferindo...” tudo aquilo que você conseguiu identificar

no extrato bancário e na planilha do Excel. Não se desespere se

aparecerem por exemplo, tarifas bancárias, ou outra movimentação

desconhecida, ou que não tinha sido lançado na sua planilha. Algumas

movimentações ocorrem em datas diferentes, por dependerem da data

que o banco lança no nosso extrato. Neste caso, insira uma linha na

planilha do Excel e lance, por exemplo, as tarifas.

Depois deste processo (que deve ser feito diariamente) temos

uma forma de “conferir” se a conciliação está certa. E esta “fórmula”

milagrosa é bem simples. Veja:

Some todas as entradas no seu extrato bancário e na sua

planilha de Excel.

Some todas as saídas no seu extrato bancário e na sua

planilha do Excel.

Compare uma com a outra.

Se os resultados forem iguais, YESS!!! Conciliação

Bancária certa.

Se os resultados forem diferentes...ops...algo saiu errado.

Vamos voltar e conferir novamente a conciliação?

O fundamental é que nenhuma movimentação financeira pode

passar despercebida e não ser identificada.



Outro ponto importantíssimo: As datas. As datas devem estar

obrigatoriamente iguais no extrato e no nosso controle interno. Nada

de ficar conciliando uma movimentação de um dia em outro dia.

Ótimo, já sabemos o que é a conciliação bancária.

Identificando os “não identificados”

Normalmente, as movimentações financeiras “não

identificadas” acontecem com mais frequência nos recebimentos,

quando os clientes nos pagam. No caso dos pagamentos, nós temos

algum documento (boleto bancário por exemplo) que nos ajuda a

identificar o nosso fornecedor (a não ser que você seja um daqueles

que gostam de pagar alguma coisa sem documento, sem informações,

sem contato do fornecedor. Ai meu caro...pode entregar pra Deus...)

Foquemos então a identificar os recebimentos. Vamos por

partes para facilitar nossa busca. (Se sentir necessidade, retorne ao

tópico “Identificando os Recebimentos”, dentro do Capítulo “1.3 –

Operando o Contas a Receber”).

Recebimentos de igual valor - É o ponto que eu considero

mais complicado de se conciliar, quando não se tem informação

precisa em mãos. E quando conciliados de maneira incorreta acarretam

grandes problemas. Veja por que através de um exemplo bem comum

nas empresas.

O cliente “A” fez um pagamento referente à compra de um

produto. O funcionário não conseguiu saber quem era o cliente e

acabou identificando como se fosse o cliente “B”, que também

comprou o mesmo produto do mesmo valor. Se ninguém perceber o

erro a tempo pode começar a rezar, pois os problemas vão aparecer.

Primeiro porque o cliente “A” vai aparecer como inadimplente e pode

ter o seu crédito cortado na sua empresa e não vai mais poder comprar

(ou seja, lá vem reclamação do Departamento Comercial). O cliente



“B” que não pagou (o inadimplente real) vai continuar comprando sem

problemas, afinal de contas para você ele está adimplente (o contrário

de inadimplente). Quer mais problemas? Depois de alguns dias,

finalmente cai o crédito do cliente B (inadimplente real da história). O

funcionário que está fazendo a conciliação identifica o cliente B no

extrato bancário. Quando a informação chega a contabilidade, o valor

deste crédito vai ser lançado como “adiantamento de clientes”, pois

estará em duplicidade. E de repente, essa conta do Balanço Patrimonial

vai para as alturas. Ai você pode continua a rezar porque o contador

certamente vai querer saber os motivos.

Como resolver então o problema acima? Muito simples,

identificando pelo número dos títulos (ou das notas fiscais se preferir).

Veja abaixo.

Identificando pelos números dos títulos - Da mesma

forma que temos um número no boleto bancário para identificar cada

pagamento, cada recebimento deve ser conferido de acordo com a nota

fiscal correspondente. Ou seja, se o cliente pagou a nota fiscal “02”

temos de identificá-la na conciliação como nota fiscal “02”. Não

podemos conciliar este crédito da nota fiscal “02”, como se tivéssemos

recebido a nota fiscal “04”. Quer ter uma idéia do por que isso é tão

importante termos atenção? Imagine que você tenha conciliado este

título acima como nota fiscal “04”. Passado um tempo, o cliente liga

dizendo que está pagando justamente o título “04”. Não é preciso nem

dizer o problema que isso pode causar. (e alguém certamente vai

chiar...).

Finalizando a Conciliação Bancária – Preparando o “movimento do dia

Maravilha! Tudo conciliado e identificado corretamente, sem

nenhum errinho sequer.

- “Estou liberado? Posso ir embora?”



Antes de ir embora feliz e sorridente para casa, temos que

finalizar a conciliação bancária e preparar o movimento do dia para ser

enviado a contabilidade.

Sim caro leitor, ainda tem isso. Mas é a parte menos traumática

do processo. Vamos em frente.

Depois que você conciliou toda a movimentação financeira, no

caso dos pagamentos, é necessário que você imprima os comprovantes

do banco e anexe junto aos boletos bancários. No caso de tarifas

bancárias, débitos em conta corrente como empréstimos, não temos

como imprimir nada, mas apenas identificá-los na nossa planilha de

Excel. Se você quiser ser ainda mais organizado, no caso dos

empréstimos por exemplo, temos um nº do contrato que foi assinado

entre a empresa e o banco. Coloque esse nº do contrato para identificá-

lo.

No caso dos recebimentos, apenas anexe as cópias e/ou notas

fiscais de venda ao extrato bancário. Se você já tiver enviado as notas

fiscais para a contabilidade ou elas estiverem no departamento

comercial, coloque o nº do título (ou da nota fiscal) para que todos

saibam qual nota fiscal o cliente pagou. E depois grampeie tudo junto:

Extrato bancário

Planilha do Microsoft Excel

Boletos Bancários

Comprovantes de Pagamentos do banco

Notas fiscais de Recebimento (se houver)

Outras informações que ajudem a identificar a

movimentação financeira

- “Pronto, agora você pode ir embora!”



1.5 - CRIANDO UM FLUXO DE CAIXA

Você está lá, finalizando a sua conciliação bancaria, e quando

menos espera o seu chefe lhe pede a seguinte tarefa:

- "Faça para mim um fluxo de caixa para os próximos dias.”

Pronto, está montado o cenário do caos.

Por incrível que pareça, para a grande maioria dos funcionários

do Departamento Financeiro, montar um simples fluxo de caixa parece

ser um pedido de outro mundo. Dependendo da quantidade de

variáveis que o seu chefe pedir, pode até dar um pouco mais de

trabalho, mas definitivamente não se trata de nada que tenha sido foi

feito por um E.T.

Entendendo o fluxo de caixa

Na grande maioria das empresas, no início do dia, o gerente tira

o extrato bancário, vê o saldo inicial, pega tudo que tem pra pagar,

soma as contas do que “deve” receber e ai vê se vai ter dinheiro ou não

para “passar” o dia. Só que, venhamos e convenhamos, fazer isto todos

os dias, sem tentar planejar os dias seguintes é um pouco arriscado.

Imagine se fazemos esta continha e de repente, no dia seguinte, cai um

débito enorme de um empréstimo que fizemos no banco. E nós não

estávamos esperando. La se vai a paz do escritório e se instaura a

loucura para tentar arrumar dinheiro para pagar este débito.

O fluxo de caixa nos permite antecipar essa “loucura” e nos

planejar de forma mais eficiente. Ajuda-nos a prever um provável

cenário futuro financeiro da empresa e nos deixa mais preparados para

situações inesperadas.



Então o que é o fluxo de caixa?

Falando em termos mais técnicos, o fluxo de caixa demonstra a situação de caixa da empresa durante um

período determinado. Você pode entender como “situação de caixa” o resultado da seguinte equação:

(=) Saldo inicial da sua conta corrente

(+) Entradas

(-) Saídas

(=) Saldo final da sua conta corrente.

Vamos detalhar cada campo destes.

Saldo inicial - é aquele dinheiro que temos em nossa conta

corrente no início do dia. É quando você tira o extrato bancário e vê

quanto “podemos gastar”.

Entradas - correspondem a todo o dinheiro que entra na conta

corrente. Alguns exemplos são recebimentos de vendas de clientes,

resgates de aplicação financeira, capita de giro liberado pelo banco,

etc.

Saídas - são todos os pagamentos ou valores debitados em

conta corrente. Destacamos os pagamentos a fornecedores, os débitos

de tarifas bancárias, taxas e outros serviços cobrados pelo banco, os

débitos automáticos das concessionárias (água, luz, etc.), dentre

outros.

Saldo final - é o resultado da soma do saldo inicial + entradas

– saídas



Criando um fluxo de caixa A rotina de criar um fluxo de caixa deverá ser feita por um

funcionário do Departamento Financeiro que você julgue ter mais

capacidade de análise, como o analista financeiro. Isto porque as

informações que você tira do fluxo de caixa servirão de base para uma

série de “análises” como programação de pagamentos, negociação de

dívidas, fluxo dos recebimentos dos clientes, datas de débitos

automáticos, períodos de investimentos, dentre uma série de outras.

Logo quem for criar, se não for você mesmo, deverá ter esta percepção

de que não estará apenas criando uma simples planilha mas sim uma

base de dados para tomada de decisões.

Em meu ponto de vista, devemos manter e atualizar um fluxo

de caixa diário. Lembre-se que o caixa deve ser rigorosamente

controlado para que não tenhamos problemas e surpresas financeiras.

Então, partindo das informações do tópico que acabamos de ler, vamos

criar o nosso primeiro fluxo de caixa. Sugiro usar novamente o

Microsoft Excel, no caso da sua empresa não ter um sistema integrado.

Crie um arquivo parecido com este:



Bem simples não?

Vamos a alguns detalhes importantes:

Pegue no extrato bancário o saldo inicial e lance no dia 01.

O Saldo final do dia 01, será a soma do Saldo Inicial 01 (+)

Entradas 01 (–) Saídas 01. Partindo para o 02 dia, o saldo inicial será

o saldo final do 01.

O saldo inicial do dia 06, será o saldo final do dia 03. Isto

porque nos sábados, domingos e feriados bancários, não existe

movimentação bancária. Se você tiver dúvidas quanto a estes dias,

ligue para o seu gerente do banco.

Crie fórmulas automáticas de soma para as Entradas, Saídas

e Saldo final. Isto agiliza o trabalho.

De posse do modelo acima (ou de outro de sua preferência),

vamos buscar as informações necessárias para preenchê-lo.

Comecemos pelas receitas que devem estar localizadas na parte

das ENTRADAS.

Inclua todas as entradas que sua empresa dispõe (todas

mesmo). Caso você tenha alguma outra receita que queira especificar

basta incluir uma linha e detalhar esta entrada.

Em seguida vamos para as SAÍDAS.

A inclusão das informações das saídas segue o mesmo

raciocínio das entradas. Inclua todas as saídas nas respectivas linhas.

Você também incluir ou excluir as linhas de acordo com sua

necessidade.

Ao final, o seu fluxo de caixa deverá estar mais ou menos

assim:



Fácil não?

Veja como é importante ter um fluxo de caixa. Lembra do

exemplo que demos acima, daquele valor enorme que caiu debitado

em nossa conta corrente referente ao empréstimo que fizemos no

banco? E lembra da loucura que ele causou?

Com o fluxo de caixa este problema, se não pudesse ter sido

evitado, pelo menos nos daria mais tempo para achar uma forma de

resolver o problema. Por isso é muito importante que toda e qualquer

empresa tenha uma ferramenta tão importante quanto esta.



Dificuldades na montagem do fluxo de caixa

Como em toda rotina, também existem dificuldades na hora de

montar nosso fluxo de caixa. E normalmente estão relacionadas a falta

de informação.

No caso das Saídas, as informações são mais fáceis de obter.

Estamos com os boletos bancários em nossa pastinha, todo mundo vai

no financeiro para pedir para pagar alguma coisa, e se por acaso nos

esquecemos, o nosso fornecedor liga “avisando”. Tome muito cuidado

nos casos dos débitos automáticos, como o pagamento de

concessionárias, débitos de financiamento de bancos, financiamento

de máquinas, etc. Lance sempre estes valores nas previsões das saídas.

Já no caso das Entradas às vezes a situação muda um pouco.

Principalmente quando não depende do financeiro, como no caso

quando o Departamento Comercial envia as cobranças para os clientes.

Quando você não tiver acesso fácil a estes dados, peça para o gerente

comercial ou quem tenha a informação, lhe enviar todos os dias uma

planilha atualizada. Explique à pessoa a importância do fluxo de caixa.



1.6 - O FUNDO-FIXO (CAIXINHA)

O famoso Fundo-Fixo (ou como a grande maioria chama, o

caixinha) é normalmente usado para pagamento de pequenas despesas

nas empresas. Normalmente estas pequenas despesas não ultrapassam

a quantia de R$ 100,00 (cem reais). E até por questões de segurança, é

aconselhável não ficar guardando muito dinheiro na empresa. O

Fundo-Fixo é uma conta do Balanço Patrimonial e deve ter seu

controle rigoroso. Quando verificamos valores muito altos desta conta,

percebemos logo que algo está errado. E a culpa vai cair em cima de

quem? Imagine...

Documentando a movimentação do Fundo-Fixo

É importantíssimo para a pessoa que administra o caixinha, ter

a documentação de toda movimentação financeira para comprovar as

saídas de caixa e as entradas de suprimento de caixa (quando o dinheiro

acaba e temos de repô-lo).

Um dos problemas do caixinha é que por todo mundo achar que

o valor dos gastos é pequeno, não deve ter documentação

comprovando sua movimentação. Pois quem pensa assim está

profundamente enganado.

O Fundo-Fixo funciona como o nosso banco “interno”. E da mesma forma que temos de comprovar toda movimentação bancária através de documentos

contábeis (notas fiscais, boletos bancários), o caixinha deve seguir a mesma regra.



E lembrando que quando digo “documentos contábeis” nada de

aceitar aqueles recibos escritos num papel de embrulho de pão feito

pelo padeiro. Se alguém chegar com um papel “da padaria” para

comprovar uma despesa, e você aceitar e fizer o reembolso, quando

enviar a documentação para a contabilidade, o contador não vai poder

aceitar. E vai ficar um “buraco” no seu caixa. Você vai ter mais saída

de dinheiro do que documentos comprovando. E normalmente quando

isto acontece, o responsável pelo caixinha acaba tendo de pagar do

próprio bolso (o que não é nada bom certo caro leitor?).

Sendo assim, vamos a alguns documentos aceitos pelo

caixinha:

Boletos Bancários

Notas fiscais

Cupom fiscal

Notas Série D (normalmente emitidas por restaurantes)

Se você receber outro tipo de documento e estiver em dúvidas

quanto a sua validade contábil não hesite e ligue para o seu contador e

pergunte a ele.

Criando um modelo de Fundo-Fixo

Criar um modelo para ser usado de caixinha é bem simples.

Vamos usar novamente o programa Microsoft Excel.



Veja um exemplo simples de ser feito na próxima página e que

você poderá utilizá-lo na sua empresa:

Fácil de criar não?

Lançar a sua movimentação é bem simples.

Primeiro lance o saldo inicial no campo específico. Em

seguida, vá lançando as movimentações que ocorrerem, completando

os campos de Data, Fornecedor e Histórico (este campo será usado

para você descrever a movimentação. Ex: Compra de material de

escritório).

Crie as seguintes fórmulas para agilizar o preenchimento:

Resultado = Saldo da linha anterior (que pode ser o saldo

inicial ou o Resultado da linha movimentação anterior) + Entradas –

Saídas.

No término do mês, o saldo final deste mês será o saldo inicial

do mês seguinte.

Veja um exemplo da mesma planilha já preenchida com

algumas movimentações:



Finalizando o Fundo-Fixo – Preparando o “movimento do mês”

Lembra-se que depois da Conciliação Bancária (Tópico 1.4 -

Conciliação Bancária) era necessário “preparar o movimento dia” e

anexar toda a documentação de tudo que foi realizado na conta

corrente do banco? O Fundo-Fixo segue a mesma regra, mas com uma

diferença: O caixinha deve ser encerrado todo final do mês e não

diariamente como a conciliação bancária.

Imprima a planilha do Microsoft Excel na qual você lançou as

informações, pegue todos os documentos referentes a movimentação

do caixinha, grampeie e envie para a contabilidade.

O seu Fundo-Fixo está pronto! Bom trabalho!


38 PARTE II – SISTEMAS INTEGRADOS

PARTE II – SISTEMAS INTEGRADOS



2.1 - EFETUANDO AS BAIXAS NO SISTEMA

Após muito esforço e dedicação para uma conciliação bancária

correta, as empresas que possuem sistemas integrados ainda têm outro

degrau à subir, e este é bem importante. São as “baixas” no sistema.

Se feitas incorretamente, colocam por terra toda uma central de

informações da empresa. É uma sensação horrível não poder confiar

se aquela informação de um pagamento ou recebimento está certa ou

errada.

Quando “baixamos” alguma coisa, informamos qual tipo de operação, em qual data, por qual valor, dentre

outras informações, uma movimentação financeira ocorreu.

No mesmo instante em que você “baixa” alguma

movimentação, qualquer outro usuário que tenha acesso a esta

informação irá visualizar a sua operação. Daí a importância de se fazer

esta ação corretamente. Existem atualmente vários sistemas integrados

em funcionamento nas empresas. E todos seguem um mesmo

raciocínio de funcionamento. O que pode mudar são os caminhos para

acessar os módulos de contas a receber, contas a pagar, conciliação

bancária, etc. Se julgar necessário, peça ao seu gestor um treinamento

com a empresa responsável pelo software.

Apesar de tanto espanto em relação as baixas, não é nada de tão

complicado. Lembra-se do tópico da “1.4 - Conciliação Bancária”?

As baixas seguem a mesma lógica porém são feitas dentro do sistema

integrado.

Então vamos lá, sem mais delongas.



Primeiro, imprima um extrato bancário e suponhamos que

esteja conciliando as movimentações financeiras ocorridas no dia

05.11.2011. Você então verifica que seu cliente ABC fez um

pagamento da nota fiscal 123, de $ 100,00. Dentro do seu sistema

integrado, acesse o módulo de contas a receber (ou outro local

correspondente). Ache o cliente ABC e depois identifique a nota fiscal

123. Localizado o título, confira o valor de $ 100,00, clique sobre o

título e no momento de baixá-lo, informe a data 05.11.2011. Pronto.

Baixa efetuada corretamente. Isto vale também para o contas a pagar,

e todas as outras operações. Faça isto com toda a movimentação

financeira do dia 05.11.2011.

Ao final das baixas, vale a mesma fórmula para conferir se está

tudo certo. Some as entradas e saídas do extrato bancário com as

entradas e saídas do extrato do sistema. Bateu? Ótimo. Suas baixas

estão corretas (desde que respeitados os critérios da conciliação

correta).

Bom, e se de repente alguém comentasse com você que

poderia fazer as baixas automaticamente como num passe de

mágicas? Sim, essa mágica existe. São as Baixas Automáticas.

Vamos ao próximo tópico.



2.2 - BAIXAS AUTOMÁTICAS

Caros leitores, as baixas automáticas são o sonho de qualquer

pessoa que seja responsável por fazê-las manualmente. Imagine você

sem perder tempo em ficar conferindo a movimentação financeira do

banco com a do sistema, entrando em lançamento por lançamento,

ticando, depois baixando manualmente cada um? Que sonho heim? E

felizmente este sonho existe e atende pelo nome de CNAB, que

significa “Centro Nacional de Automação Bancária”.

O CNAB é um “protocolo de comunicação” que é usado entre os bancos e os sistemas integrados e permite enviar uma “remessa” e receber um “retorno” de

informações através de arquivos.

Esta troca de dados é feita através de um sistema integrado que

possua esta funcionalidade (praticamente todos os sistemas integrados

mais conhecidos já a possuem). Cada operação possui um layout (ou

um código fonte) específico. Os pagamentos têm o seu, os

recebimentos têm o seu e assim por diante.

Bom, até agora muito interessante mas aonde esse tal de CNAB

poderá ajudar? Vamos relembrar uma rotina para entender melhor.

Normalmente quando não se usa o CNAB fazemos duas

operações. Primeiro lançamos a movimentação financeira dentro do

sistema integrado da empresa. E depois fazemos o mesmo lançamento

(sim, a mesma coisa) dentro do sistema do banco. Uma grande perda

de tempo e com chances de erro.



Usando o CNAB, isto acaba. O lançamento que fazemos é

único. Lançamos tudo no sistema uma única vez (e nada de trabalho

dobrado). Vamos explicar um pouco como isso funciona.

Remessa

A remessa acontece quando enviamos alguma operação à ser realizada para o banco, que foi criada

pelo nosso sistema integrado.

Como exemplos podemos citar o envio das cobranças dos

clientes “à receber” ou o envio dos pagamentos dos fornecedores à

efetuar. Vamos detalhar mais um pouco.

Nos recebimentos, no momento em que for gerada a nota fiscal

da venda, automaticamente (sim eu disse automaticamente) será

gerado uma cobrança dentro do sistema. Não vai ser mais preciso

digitar o código de barras no banco e depois tudo de novo no sistema.

Nos pagamentos o raciocínio é o mesmo. Teremos de lançar os códigos

de barras ou dados bancários para dentro do sistema apenas uma vez,

sem a necessidade de repetir esta rotina no banco.

Após lançadas estas movimentações no sistema, são gerados

arquivos de lotes de remessa de cobranças e pagamentos e estes

arquivos são enviados para o sistema do banco para serem

processados. E ponto final. Chega de ficar fazendo duas vezes o

mesmo trabalho.

Retorno

Depois que geramos e enviamos os arquivos de remessa,

precisamos saber quem nos pagou, e quem nós pagamos certo? Para



isso, basta importarmos os arquivos de retorno do banco para dentro

do sistema.

O retorno acontece quando recebemos a resposta de alguma operação realizada para o banco, que foi

enviada através do nosso sistema integrado.

Após feita está importação, automaticamente ele irá identificar

as operações que foram realizadas e o melhor de tudo: irá fazer as

baixas automaticamente! Excelente certo?

Depois de tanta alegria vamos ver a parte burocrática da coisa.

O primeiro passo é checar se o seu sistema integrado possui suporte ao

CNAB. Se não possuir esqueça tudo o que você leu até aqui e vá para

o próximo tópico. Agora se ele possui ótimo! Depois de descobrir isso,

ligue para a empresa que desenvolveu o sistema. Provavelmente esta

operação terá um custo pois trata-se de uma ferramenta customizada.

Em seguida entre em contato com o seu gerente de banco.

Informe a ele que você deseja implantar o CNAB em sua empresa.

Cada tipo de operação é um contrato de serviço específico e é pago.

Peça os contratos de “conciliação bancária” e o “CNAB”. O valor é

relativamente baixo e vale a pena a relação custo x benefício. Com o

contrato assinado, o suporte técnico do banco irá enviar para a sua

empresa o layout que deverá ser usado na configuração do seu sistema

integrado. Cada banco normalmente possui o seu próprio layout.

Sugiro começar pela conciliação bancária. Em seguida, passe

para o contas a receber e por último o contas a pagar. É fundamental

começar com testes de pequenos lotes de arquivos e com valores

baixos. Aos poucos, vá aumentando a quantidade e valores, na medida

em que as operações forem dando certo. Quando se sentir seguro, envie

toda sua movimentação via CNAB.



2.3 - SALDOS DOS BANCOS NO SISTEMA INTEGRADO

Aprender as baixas automáticas é muito interessante e muito

válido para diminuir o tempo destas tarefas, quando feitas

manualmente, e também para diminuir os erros dos operadores. Mas

não podemos deixar de lado uma informação importantíssima que, de

acordo com a minha experiência profissional, normalmente costuma

estar errada. São os saldos dos bancos no sistema integrado.

O que isto quer dizer exatamente? Quer dizer que quando tiramos um extrato bancário e vemos um saldo,

este valor encontrado deve ser exatamente igual quando tiramos um extrato do banco no nosso sistema.

Ai meu caro leitor, encontrar uma empresa que esteja com esta

informação correta é como encontrar uma agulha num palheiro. Mas

exceções existem. Portanto, vamos tentar fazer parte deste seleto

grupo.

Implantando o saldo inicial no sistema integrado

Antes de implementar o saldo inicial, é importante estar ciente

de uma coisa: Toda e qualquer movimentação que faça no sistema, que

esteja relacionado com movimentação bancária (pagamentos,

recebimentos, empréstimos, etc), irá aparecer quando você tirar um

extrato do banco no seu sistema. Portanto, muito cuidado nestes

momentos. Vamos continuar.

Quando optar por instalar um sistema integrado, umas das

primeiras preocupações que você deverá ter é a implantação do saldo



inicial dos bancos das contas correntes que sua empresa movimenta.

Proceda da seguinte maneira:

Escolha uma data “x” (de preferência, no 1º dia do mês). O

saldo inicial deverá ser igual ao saldo final do dia anterior (por

exemplo, do dia 31 do mês anterior). Não esqueça nunca das

aplicações financeiras ou outro tipo de valor que, no final, some e

componha o saldo total que a sua empresa possua a disposição. Neste

momento, sugiro sempre que você peça ajuda ao profissional da

empresa que está implantando o sistema integrado. Ele certamente

estará capacitado para ajudá-lo.

Ótimo, saldo inicial implantado e conferido com o saldo inicial

do banco. Mas, e a sua empresa já tiver implantado o saldo e no meio

do caminho, algumas pedras rolaram e o valor dele estiver

completamente errado? Como resolver? Vamos conversar mais sobre

o assunto.

Corrigindo o saldo dos bancos no sistema integrado

É uma situação muito comum o saldo dos bancos no sistema

integrado não bater com o saldo dos bancos. Nem sempre os

operadores têm em mente que, ao lançarem alguma movimentação

errada, ou não efetuarem uma conciliação bancária corretamente,

estarão colocando em risco uma informação importantíssima. Apenas

para termos uma ideia, alguns sistemas permitem que tiremos

relatórios de posição do caixa. E nestes relatórios costumam vir os

dados dos saldos nos bancos. Quando menos se espera o seu diretor

pede este relatório. E de repente ele resolve bater com o extrato do

banco. Já pode imaginar o monte de perguntas que ele vai fazer certo?

Portanto vamos tentar corrigir estes erros.

Eu sugiro dois caminhos: Criar uma conta transitória ou refazer

a conciliação bancária deste o início.



A reconciliação bancária seria a maneira mais correta de se

acertar os saldos. Seria necessário pegarmos toda a movimentação da

sua conta corrente nos bancos desde o início da implantação dos saldos

bancários no sistema, “bater” com a movimentação do sistema

integrado e depois corrigir reconciliando as operações erradas. O

problema é que nem sempre temos a documentação ou informação

para fazer isto, e pode demorar muito tempo.

A conta transitória é um meio termo. O funcionamento dela é

o seguinte:

Você irá lançar um valor “x” no seu sistema que seja

exatamente a diferença entre o saldo do seu banco e saldo do banco no

sistema. Assim você irá “igualar” os valores e poderá recomeçar de um

ponto com os saldos corretos.

Esta conta transitória então deverá ser aos poucos reconciliada.

Na medida em que os erros forem corrigidos, naturalmente o valor dela

irá diminuir, até que ela seja “zerada”. Mas é importante ressaltar um

ponto: Nesta data em que for imputado este valor da diferença, nada

deverá ser conciliado para datas anteriores caso contrário o saldo ficará

errado novamente. Pergunte para a empresa como você poderá efetuar

lançamentos sem movimentar este saldo.

É isto, finalizada uma pequena amostra do funcionamento dos

sistemas integrados. Agora vamos entrar em outra parte, também de

fundamental importância: Os Gestores do Departamento Financeiro!


47 PARTE III – OS COMANDANTES

PARTE III – OS COMANDANTES



3.1 - O GESTOR DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Pense num profissional que, além de dar suporte a sua equipe,

deve conhecer profundamente como anda o contas a pagar, o contas a

receber, deve ficar de olho no fluxo caixa, conferir se a conciliação

bancária está sendo feita corretamente, checar o caixinha, responder a

vários e-mails do chefe pedindo um monte de informações, atender a

várias e várias ligações telefônicas, participar de um punhado de

reuniões, receber gerentes de banco, e por ai vai. Este é o nosso gestor

do departamento financeiro. Sim, não é nada fácil, mas também nada

impossível de se ser.

O gestor financeiro normalmente costuma ter formação em

Administração de Empresas e uma especialização em Finanças. Isto

permite a ele que tenha uma visão do todo, o que é de grande

importância. Um conhecimento muito importante e que vem sendo

bastante requisitado é que ele tenha noções contábeis. Sim caro colega,

saber o que a contabilidade está dizendo é muito valorizado. Não é

incomum encontrarmos empresas em que o gerente financeiro seja

responsável pela contabilidade interna ou externa. É necessário sabe

analisar um Balanço Patrimonial, uma DRE, verificar se os

lançamentos foram feitos nas contas corretas. Imagine você

conversando com um gerente de banco e não souber responder o

porquê da sua conta “adiantamento de clientes” está tão alta.

Outra área que também é super comum do gerente financeiro

responder pela área administrativa. É o famoso gerente administrativo-

financeiro, que além das rotinas normais, engloba também a gestão

sobre o RH, compras, limpeza e manutenção da empresa, serviços

gerais, etc. Ou seja, a carga do nosso querido amigo pode se estender

bastante certo?

E completando esta carga do nosso colega, temos ainda de

pensar na gestão de equipes. É muito difícil um gestor financeiro não



ter uma equipe para liderar, mesmo que seja de uma ou de duas

pessoas. É muito comum nos Departamentos Financeiros termos um

profissional responsável pelo contas pagar, um pelo contas a receber e

as vezes um terceiro pela conciliação bancária. E o “chefe” deve saber

lidar com toda carga de tensão e nervosismo que pode consumir os

seus liderados.

Já que falamos em equipe, vou bater numa tecla que creio ser

de fundamental importância: A participação do gestor no dia a dia da

sua equipe. Eu já conheci vários “chefes” que simplesmente só sabiam

que alguma coisa errada estava acontecendo quando a bomba

estourava ou quando o incêndio já tinha tomado proporções enormes.

Este estilo normalmente não dura muito tempo porque as equipes

tendem a vê-lo como incompetente, ou que só quer saber de si mesmo,

ou que não faz nada para ajudar, e o acabam boicotando. Logo, nada

de ficar só de binóculos. Se for um gestor ou pretende ser um, mão ao

trabalho. Seja um “general” em conjunto com a sua tropa na trincheira

da guerra. Participe dos problemas, faça reuniões com todos, abra

espaço para ideias, críticas. Estes sim conseguem apoio total dos

subordinados.

É bastante informação, muita correria, muita tensão. Sim, é

tudo isto e as vezes mais um pouco. Daí outra grande importância do

líder saber ou pelo menos tentar controlar os ânimos. Se você é um

gestor saiba que um líder estressado, que não consegue saber separar

vida pessoal de profissional, que não ajuda a sua equipe, que não

conhece profundamente da área, está fadado ao fracasso.

Portanto caro leitor, por mais que você seja um gestor, bote a

mão na massa. Sem medo.



3.2 - A ROTINA DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Como em todo departamento, o financeiro deve seguir uma

rotina para que o dia a dia dos profissionais renda o suficiente para que

tudo consiga ser feito de maneira correta e dentro do prazo. Mas,

quando lembramos do nosso colega do Departamento de Pessoal

pedindo para pagar uma rescisão as 15:45h, com urgência, fica um

pouco difícil pensar nisto certo? Errado. A rotina depende primeiro e

principalmente de nós mesmos. Devemos estabelecer horários para

efetuar as tarefas, para receber documentos, pessoas, tudo. Sem uma

rotina, nossa vida vira o caos.

Quem nos dera se o nosso dia de trabalho fosse feito sem

interrupções, sem o telefone tocando, sem ninguém batendo na porta,

sem o chefe ligando, e por ai vai. Fica clara a questão acima dos

limites. Eles existem para serem colocados e cumpridos por e para

todos. Sem exceções (até mesmo o chefe).

Bom, comecemos então com uma questão básica: O

atendimento do financeiro para contatos externos e internos deverá ser

somente após 14h. Sim, e não se assuste. Várias e várias empresas que

conheço já atuam desta forma e eu garanto que faz um efeito muito

positivo no rendimento dos funcionários.

Ok, ai você fica na dúvida de como vai pedir este “intervalinho”

da manhã para o seu chefe. Simples. Explique para ele alguns dos

motivos abaixo:

Trabalhamos com pagamentos e recebimentos de valores

diversos. Se fazemos estas tarefas com o telefone tocando de 2 em 2

minutos, nossa concentração diminui e a probabilidade de errarmos

aumenta consideravelmente, e alguns destes erros podem gerar

prejuízos, como o pagamento em duplicidade ou para fornecedor

errado.



Quem deve ditar as regras internas somos nós e não os

fornecedores ou clientes. Quando você precisa ligar para um

fornecedor e fica sabendo que só funciona após o horário do almoço,

você certamente irá ligar de novo certo? O seu fornecedor fará a

mesma coisa.

Quando temos concentração durante um período maior no

trabalho, rendemos mais, erramos menos e por conseqüência teremos

mais tempo para atender as necessidades dos clientes internos e

externos.

Estas regras devem valer tanto para nossa empresa quanto

para os nossos clientes e fornecedores. De nada vai adiantar segurar as

ligações se batem a nossa porta de 5 em 5 minutos.

Acho que são pontos bastante válidos para uma conversa não?

Pode ter certeza de uma coisa. No início vai ser difícil convencer a

todos das novas regras, principalmente para os nossos colegas da

empresa. Mas, seja firme. Uma hora todo mundo se acostuma e acaba

se adaptando as necessidades de acordo com as nossas necessidades.

Apenas lembre-se que existem exceções e estas devem ser

tratadas como exceções. Caso uma aconteça, solicite para quem pediu

que esta exceção fosse aberta, que o chefe do departamento dela peça

ao nosso chefe. Assim você mostra claramente que as regras existem e

que elas deverão ser cumpridas por todos.

A rotina da Conciliação Bancária

Em primeiro lugar e sem discussão: fazer a conciliação

bancária diariamente.

- “Ok chefe mas eu preciso ver se voltou um pagamento que fiz

ontem”.

Nada disso. Primeiro a conciliação bancária.



Se existe uma coisa que não se discute quando se fala de rotina

do Departamento Financeiro é que a conciliação bancária deve ser feito

no primeiro minuto do dia, logo após darmos bom dia aos colegas.

Já conversamos nos tópicos anteriores que é através da

conciliação bancária que se pode verificar o que foi ou não realizado

na nossa conta corrente, do que havia sido “ou não” programado por

nós. E a partir dela que o contas a pagar vai verificar se ficou algum

pagamento para o dia seguinte, o contas a receber vai poder saber se o

cliente pagou ou não, o gestor vai ficar sabendo do saldo em conta

corrente, dentre outras informações.

Portanto, em primeiríssimo lugar: Conciliação Bancária.

Depois, se no departamento existirem profissionais destacados

para fazer o contas a pagar e a receber, cada um segue com suas

obrigações. Mas se tivermos apenas um colaborador responsável por

tudo, o segundo passo é o contas a pagar. Em seguida, faz-se o contas

a receber e por último envia-se o movimento do dia da conciliação

bancária para a contabilidade.

Esta próxima dica vai para as empresas que possuem sistemas

integrados e que têm interface (que “conversam”) com os bancos. A

rotina de conciliação bancária pode ser feita automaticamente através

do CNAB. Irei explicar esta rotina em um capítulo específico mais para

frente. Mas acredite, ela é fantástica e reduz em muito o tempo e os

erros destas rotinas.

A rotina do Contas a Pagar

Quem trabalha especificamente no contas a pagar, ou se for o

funcionário responsável por todas as rotinas, primeiro deve saber se

tudo o que foi programado de pagamentos no dia anterior foi realizado.

E isto só se consegue através da conciliação bancária. Se você não for

o responsável por este processo pergunte a quem o faz se algum

pagamento “voltou”, ou seja, se não foi realizado por algum motivo.

Caso isto tenha acontecido, ligue para o seu fornecedor e peça a ele um



novo boleto bancário ou então os dados bancários para um depósito

em conta corrente.

De posse dos “não realizados”, pegue então os pagamentos do

dia na nossa já conhecida pastinha. Separe todos e lance no banco ou

no seu sistema integrado. Algumas empresas fazem lotes de

pagamento para o banco. Se este é o seu caso, envie o lote para o banco

e não se esqueça de autorizá-lo.

Há algumas empresas que, antes de prepararem os pagamentos

do dia, fazem a impressão dos comprovantes dos pagamentos

realizados no dia anterior para anexar aos documentos. Eu

particularmente sugiro fazer estas impressões após terminar o

movimento do dia. O porque disto é simples. Vamos mostrar dois

exemplos para ilustrar. O primeiro é caso percebamos que algum

pagamento voltou e terá de ser refeito, teremos de em entrar em contato

com o fornecedor. Isto pode demorar certo? O outro é um pagamento

sem dados bancários. Também teremos de entrar em contato, pedir

informações, e isto também poderá demorar. Por isso sugiro que esta

parte seja feita após todo o movimento do dia em questão tenha sido

enviado ao banco. Assim corremos menos riscos no caso dos

imprevistos acontecerem. Lembre-se que o horário que o banco

“fecha” para o financeiro é as 16h.

Ufa, pagamentos enviados.

As empresas que possuem sistemas integrados devem, após o

envio e impressão dos pagamentos, darem “baixa” nos fornecedores.

Dar baixa significa informar ao sistema que efetuamos o pagamento a

determinado fornecedor e que a nota fiscal paga não está mais “aberta”

ou não estamos mais devendo. Se sua empresa não possui sistema,

envie o seu controle de fornecedores atualizado ao Departamento de

Compras ou ao responsável por tal. É importante que ele(s) saiba(m) a

situação dos mesmos.

Antes de terminarmos, vamos a outra dica preciosa que

funciona muito bem. É a programação de pagamentos feita no dia

anterior ao vencimento. Exigirá um pouco de paciência e planejamento



interno mas os resultados são muito positivos. Funciona da seguinte

maneira:

Ao invés de você enviar ao banco os pagamentos no dia de vencimento, envie-os no dia anterior.

Nada de cara de espanto. Existe alguma regra que diz que não

podemos enviar nada para o banco no dia anterior do vencimento? Já

pensou nesta ideia? Vamos detalhar um pouco mais.

Quando conseguimos programar os pagamentos com um dia de

antecedência e colocamos esta rotina para funcionar, a vida de todos

fica mais fácil e tranquila. O que chamo de programar os pagamentos

com um dia de antecedência é literalmente preparar e lançar no banco

a movimentação do contas a pagar um dia antes do vencimento, sem

mudar a data do pagamento em si. Colocando isto em prática, você

começa a trabalhar sempre com um dia de “folga”. Se os imprevistos

acontecerem, você terá um prazo maior para lidar com os mesmos e

sem ficar olhando para o relógio contando os minutos para as 16h.

Para que este processo funcione bem, antes de implementá-lo

você deverá pedir ao seu chefe que envie um comunicado interno de

que os pagamentos deverão ser entregues no Departamento Financeiro

com no mínimo 48 horas de antecedência, que será o tempo de você

organizar a pastinha das contas e de efetuar os lançamentos no banco.

Aos poucos, vá comunicando também seus fornecedores de sua nova

rotina. Depois de algum tempo, você perceberá uma melhora geral no

contas a pagar.

Esta próxima dica também vai para as empresas que possuem

sistemas integrados e que têm interface (que “conversam”) com os

bancos. As rotinas de verificar os pagamentos realizados, os

pagamentos que voltaram, dar baixas no sistema e enviar os lotes de

pagamento para o banco podem ser feitas automaticamente através do

CNAB. Irei explicar esta rotina em um capítulo específico mais para



frente. Mas acredite, ela é fantástica e reduz em muito o tempo e os

erros destas rotinas.

Agora é hora de atender os nossos clientes internos e externos,

fazer negociações de pagamentos...

A rotina do Contas a Receber

Começamos o contas a receber da mesma forma que o contas a

pagar: Conferindo quem nos pagou no dia anterior através da

conciliação bancária. As empresas que possuem sistemas integrados

devem, após verificarem a conciliação, dar “baixa” nos clientes que as

pagaram. Neste caso, dar baixa significa informar ao sistema que o

cliente efetuou o pagamento e que a nota fiscal paga não está mais

“aberta” ou o cliente não mais nos deve. Se sua empresa não possui

sistema, envie o seu controle de clientes inadimplentes atualizado ao

Departamento Comercial ou ao responsável por tal. É importante que

ele(s) saiba(m) a situação dos mesmos.

De posse destas informações, o próximo passo deve ser

conferir qual cliente está “em aberto” com a nossa empresa ou quem

ainda está inadimplente. Visto a lista, ai podemos começar as cobrar

os devedores.

Se o Departamento Financeiro aonde você trabalha é o

responsável por enviar as cobranças aos clientes, após cobrar os

devedores, separe um tempo para envio dos boletos aos clientes (ou

outra forma de recebimento). Como isto normalmente é uma rotina

rápida, dependendo do volume, em algumas horas ou menos você

consegue realizá-la.

Esta próxima dica, mais uma vez vai para as empresas que

possuem sistemas integrados e que têm interface (que “conversam”)

com os bancos. As rotinas de verificar quais clientes nos pagaram, dar

baixas no sistema e enviar os lotes de cobranças para o banco podem

ser feitas automaticamente através do CNAB. Irei explicar esta rotina

em um capítulo específico mais para frente. E continue acreditando,



esta também é fantástica e também reduz em muito o tempo e os erros

destas rotinas.

A rotina do fechamento do dia

Fizemos nossa conciliação bancária, enviamos os pagamentos

para o banco, conferimos os clientes que nos pagaram, demos baixas

nos pagamentos e recebimentos, cobramos os clientes inadimplentes,

e agora é hora de juntar toda essa informação e enviar para a

contabilidade.

Nada mais é do que o tópico “1.4 - Efetuando a Conciliação

Bancária”

De forma resumida temos:

Conciliação Bancária

Contas a Pagar

Contas a Receber

Fechamento do dia



3.3 - GESTÃO DO CONTAS A PAGAR

A gestão do contas a pagar deve ser feita de maneira bem

detalhada e criteriosa pois pode expor de maneira bastante negativa a

empresa. Apenas para citar um exemplo, quando não pagamos um

fornecedor e temos o título protestado, esta informação aparece para

todos que quiserem ver que a nossa empresa não pagou alguém. Não

ter um financiamento liberado porque que estamos com o nome “sujo”

na praça é uma imagem muito ruim, e que certamente vai cair no colo

de você gestor do financeiro.

Para seguirmos uma linha de raciocínio, eu vou seguir alguns

tópicos internos do tópico “1.2 Operando o contas a pagar” mas na

visão do líder ok. Vamos lá?

Antes do Pagamento

A nossa equipe, antes do pagamento, deve prestar atenção

máxima nas informações de quem vamos pagar, se o pagamento

realmente é devido, nos dados bancários do fornecedor, entre outras

informações importantes. Você gestor deverá estar atento num nível

maior, ou seja, se o Departamento Financeiro está recebendo boletos

vencidos, ou com falta de dados de pagamentos, boletos de outras

empresas, etc. Diante disto, faça alguns questionamentos à sua equipe

como:

Existe algum fornecedor em específico que as situações

acima estão ocorrendo?

Se sim, alguma área interna está autorizando? Por que?

O volume destas ocorrências está aumentando ou

diminuindo?

Quais ações podemos tomar para que isto não aconteça mais

ou diminua?



Diante das respostas às perguntas acima, fica mais fácil lidar

com o problema. Se o problema for algum fornecedor em específico,

entre em contato com ele e questione estes acontecimentos. Se algum

departamento ou um profissional da sua empresa estiver autorizando,

pergunte o porquê e explique as consequências desta autorização. Ou

seja, tente de todas as formas limitar que a sua equipe perca tempo

tendo de resolver os mesmos problemas todos os dias. Lembre-se, uma

das funções do líder é diminuir as pedras no caminho da sua equipe.

Organizando o Contas a Pagar

Os documentos chegam até a sua equipe de forma

desorganizada, ou durante o dia inteiro, ou você percebe uma luta para

que os boletos fiquem organizados para o pagamento? Como chefe

você deverá ser o primeiro a dar o exemplo. Quer uma amostra? Se os

seus liderados vêem a sua mesa uma bagunça, vão se sentir no direito

de “bagunçar” a casa. Portanto sirva de modelo.

Depois que sua mesa estiver organizada, comece colocando

uma ordem na chegada dos documentos no Departamento Financeiro.

É impressionante como algumas pessoas pensam que é só chegar e

largar um boleto bancário sobre a mesa do funcionário. Simples assim.

E mais uma vez: Nada disso. Quando alguém for entregar alguma

conta a pagar, verifique alguns pontos importantes, antes de passar pro

seu pessoal:

A data de pagamento já expirou? Ou seja, o título está

vencido? Se estiver, devolva. Sim, devolva. A sua equipe tem a

obrigação de efetuar a operação de pagamento e não de ligar pedindo

pelo amor de Deus a prorrogação do prazo. Comunique a quem estiver

te entregando que entre em contato com o fornecedor e peça novo

prazo. No início você verá muita cara feia, mas depois poderá andar

tranquilamente na sua empresa.



Peça uma lista com protocolo de entrega. Confira

documento por documento. Por que disto? As pessoas perdem a

memória com facilidade e não se lembram se entregaram ou não o

boleto para pagamento. E adivinha de quem será a culpa? Hummm...

Compre as pastas sanfonas para a sua equipe e exija que ela

a use. Nada de ficar aceitando documento jogado de um lado para o

outro. Lembre-se, a responsabilidade do departamento é sua, logo o

seu diretor vai brigar com você e não com o seu funcionário.

Formas de pagamentos

Tente ao máximo fazer com o que os pagamentos sejam realizados através de boletos bancários ou

transferências bancárias, ou seja, via internet banking. É muito mais fácil e rápido para sua equipe trabalhar com eles do que com dinheiro ou depósito em cheque.

Ainda existem muitas e muitas empresas que fazem

pagamentos através de cheques por simples insegurança do diretor ou

por desconhecimento dos sistemas dos bancos. E ainda os fornecedores

que só aceitam dinheiro ou cheque. Quer alguns argumentos para

convencê-los a trabalhar com os bancos?

O sistema bancário brasileiro via Internet é um dos mais

seguros do mundo. Claro que todo mundo já ouviu falar do fulano que

teve sua conta invadida. Ninguém nunca conheceu esse tal fulano mas

quando vai se averiguar o caso, normalmente o fulano entrou num site

inseguro, e digitou suas senhas. Ou seja, o problema grande parte das

vezes é na pessoa e não no banco. E se ocorreu no banco você tem seu

valor devolvido. Afinal nenhuma instituição financeira dessas quando



erra, quer propaganda negativa de insegurança divulgada mundo afora

certo?

A velocidade com que o funcionário do Financeiro lança

um boleto ou uma transferência no sistema do banco, é muito maior do

que para se preencher um cheque. Logo a probabilidade de erros

diminui bastante pois o colaborador não vai precisar trabalhar sobre

pressão para dar tempo de fazer tudo.

A comprovação do pagamento realizado também é muito

melhor. No dia seguinte, tem-se o comprovante pela impressão via

banco. Já no caso dos cheques, é preciso esperar o danado compensar.

E as vezes, o fornecedor esquece de depositar e fazemos uma previsão

por muito tempo, atrapalhando nosso fluxo de caixa.

Qual a maior quantidade você já ouviu falar: Cheques

fraudados ou contas correntes fraudadas? Qual você acha que é mais

fácil roubar, um cheque no meio do caminho ou invadir um sistema de

um banco?

Creio que já temos motivos de sobra para trabalharmos via

internet banking correto? Portanto caro gestor trate de facilidade a vida

da sua equipe. Converse com os seus superiores e fornecedores e

exponha estes motivos e tente convencê-los. Seus liderados

agradecem.

Após os pagamentos

Este momento é mais voltado para a sua equipe, que é o de

conferir no dia seguinte se os pagamentos foram efetuados

corretamente, o que acaba caindo no assunto da conciliação bancária,

que falaremos mais pra frente com mais detalhes.



Pagamento sem documentos

Caro “chefe”, pagamento sem documentos é um tiro no pé.

Imagine se um fornecedor resolver ligar para o seu diretor e dizer a ele

que anda recebendo pagamento, mesmo sem enviar a nota fiscal? Ou

então se o contador apresenta o balanço e a conta contábil

“adiantamento a fornecedores” está nas alturas? Pense no tamanho do

problema que você vai ter para explicar. E é claro que vai acabar

levando bronca.

Isto é uma tarefa muito importante dos gestores, de controlar

os “pagamentos adiantados”, os “adiantamentos a fornecedores” ou

outro nome qualquer que sua empresa utilize. Sempre faça um

levantamento de quais valores estão “em aberto”, sem nota fiscal. Faça

uma planilha (ou tire um relatório no sistema integrado) e a confira

diariamente. Corra atrás dos documentos. Questione sempre sua

equipe para saber o porquê destes valores estão em aberto ou porque

estão aumentando.

Uma forma de evitar é, no momento de receber os pagamentos,

você frear solicitações destas. E não pense duas vezes antes de fazer

isso. Se caso a solicitação for importante, peça para o diretor da

empresa ou superior enviarem o motivo via e-mail para você se

resguardar.

Conversando com os Fornecedores / Negociando com os

Fornecedores

Quer ver sua equipe perder tempo? É vê-los atender

fornecedores pessoalmente ou via telefone durante o dia, sem um

horário definido ou ficar recebendo “visitas” dos outros departamentos

de hora em hora. Regras sempre. Comunique a todos por e-mail que o

Departamento Financeiro somente irá atender às solicitações de

pagamentos após um determinado horário, e de preferência após o

almoço. No tópico “3.2 A rotina do departamento financeiro” eu



deixo bem claro alguns motivos para este início de atendimento

externo. Mas isto é uma tarefa do gestor e não da equipe. Se precisar

de apoio, converse com o diretor da empresa e faça-o entender.

Estabelecido este horário, os seus funcionários podem ter de

ligar para renegociar dívidas, valores não pagos, dentre outros assuntos

com os fornecedores. Neste momento, é importante que você deixe

claro as possibilidades de negociação ou uma margem para tal. De

posse do valor da dívida e do seu fluxo de caixa, informe quanto e

como poderá pagar o valor em aberto ao fornecedor. Às vezes, o que

oferecemos não é aceito e uma contraproposta é feita. Tudo bem, sem

problemas. Analise-a, e dê logo a resposta ao seu funcionário para que

ele possa concluir a negociação e evite que o fornecedor fique ligando

perguntando como andas o processo dele.

Em algumas empresas com dificuldades financeiras, este

momento de “negociação” de valores em aberto é frequente. Você

gestor deve ficar atento a um ponto importante: toda negociação que

você fizer vai gerar uma mudança em datas e valores nas saídas no seu

fluxo de caixa. Logo, nunca se esqueça de mantê-lo atualizado. Se sua

empresa utilizar um sistema integrado, lembre à sua equipe de atualizar

as informações nos títulos ok?

Gerenciando os pagamentos em aberto

Nas empresas com dificuldades de caixa, permanecer com

fornecedores em aberto é uma situação comum. Aperta daqui, paga

alguns fornecedores, aperta dali, negocia com outros, e a vida da

empresa vai sendo tocada. Nessas horas, o gerente do financeiro deve

ter um pouco de “sangue frio” porque a pressão tende a aumentar

bastante sobre todos do departamento.

Em primeiro lugar o básico: tente ficar calmo. Estressar não vai

levar ninguém a lugar nenhum e só vai atrapalhar o clima interno dos

nossos colegas. Faça reuniões semanais com sua equipe de



pagamentos. Somente assim você saberá em detalhes o que está

acontecendo. Depois mantenha um controle rigoroso de quais

fornecedores sua empresa está devendo e o que isto representa em

valores. E atualize sempre este controle. Isto é importante primeiro

para conseguirmos gerenciar bem o fluxo de caixa e possíveis

negociações. Depois, se você precisar de um empréstimo ou aporte de

capital dos sócios saberá dizer quanto dinheiro irá precisar. Mantenha

a diretoria informada dessa situação. Nada é pior do que o seu diretor

ficar sabendo numa sexta-feira no final da tarde que a empresa dele

está com um débito alto. O final de semana não será dos mais

agradáveis portanto evite que as notícias desagradáveis tornem-se

surpresas desagradáveis.

Fluxo dos pagamentos

Eu pessoalmente acho muito importante conhecer todo o fluxo

do processo das empresas. Ajuda bastante a entender o porquê algumas

coisas acontecem. Vamos então tentar descrever como funciona o

“Fluxo de Pagamentos”.

Nas médias e grandes empresas, o fluxo do processo da compra

até chegada do documento ao financeiro para pagamento,

normalmente é o seguinte:

O setor da produção solicita uma mercadoria.

O departamento de compras realiza a compra.

Chegada da compra com a documentação fiscal.

Conferência pelo setor de almoxarifado, se tudo está de

acordo com o pedido.

A contabilidade faz o cálculo dos impostos e contabiliza a

mercadoria.

A documentação de pagamento é enviada ao financeiro.

O financeiro realiza o pagamento.

O comprovante é enviado ao fornecedor.



Estas organizações possuem uma série de funcionários para

cada uma destas tarefas e têm processos bem definidos em cada uma

das etapas. Já nas pequenas empresas a história é um pouco diferente.

Normalmente, acontece assim:

O dono da empresa ou o gerente comercial faz a compra.

O departamento financeiro (ou as vezes o comercial) recebe

a compra, os documentos fiscais e confere se tudo foi entregue dentro

do pedido.

Os documentos para pagamento são entregues para a

“pessoa” do contas a pagar do financeiro.

Esta “pessoa” faz o pagamento. E esta mesma “pessoa”

envia o comprovante para o fornecedor.

Ao final, esta “pessoa” reúne todos os documentos (fiscais

e do pagamento) e envia para a contabilidade (que normalmente é

terceirizada).

A contabilidade então contabiliza e devolve as guias de

impostos (quando houver) para pagamento.

Podemos notar que o processo de compras das micro e

pequenas empresas é um pouco diferente das médias e grandes.

Primeiro pela quantidade de pessoas envolvidas no fluxo. E depois

pelo próprio processo que, nas empresas maiores é bem desenhado e

nas menores pode ser um Deus no acuda.

Uma sugestão que pode ser seguida é a seguinte:

Quem realiza o pedido de compra confere a mercadoria.

A documentação deve ser entregue completa ao

departamento financeiro.

O financeiro realiza o pagamento e envia o comprovante

para quem realizou o pedido de compra.

Em seguida envia o documento à contabilidade



Recebe as guias de pagamento dos impostos (quando

houver).

Agora que já gerenciamos nosso contas a pagar, vamos ao

nosso contas a receber!



3.4 - GESTÃO DO CONTAS A RECEBER

Partindo de um certo ponto de vista, gerenciar o contas a

receber é mais tranquilo do que o contas a pagar. Afinal, receber é

sempre melhor do que pagar e cobrar é sempre melhor do que ser

cobrado. Pelo menos na teoria funciona assim. Mas é tão importante

quanto pois se não recebermos, não pagamos nossas contas. Saber lidar

com um “estoque” de clientes que não pagam é tarefa árdua. Gerenciar

um fluxo de caixa que não recebe aquilo que programamos pode ser

complicado. E o Departamento Comercial querendo vender a todo

custo? Hummm...

Financeira x Comercial

Está ai um dos pontos que creio ser de muita importância para

o líder ter sucesso na gestão do contas a receber. Ter um bom

relacionamento com a área comercial é fundamental. Lembre-se que a

cobrança para vender é enorme e nem sempre algumas normais

internas são respeitadas para que a meta de vendas seja batida. Mas,

como um depende do outro, nada de brigar com o gerente comercial.

Às vezes, temos certeza de que o outro sabe aquilo que estamos

“carecas de saber”. Nem sempre. O gerente comercial quer vender

certo? Mas ele sabe que se vender com um prazo de recebimento muito

grande irá prejudicar o caixa? Ele conhece os nossos prazos de

pagamento? E os dados do cliente? Alguém já disse a ele que se não

tivermos os contatos completos não poderemos cobrar os

inadimplentes? É muita coisa para ele saber certo?

Você como gestor precisa deixar claro que o Departamento

Financeiro precisa sempre das informações de cobranças emitidas pelo

Departamento Comercial e dos dados atualizados dos clientes. E o

Gerente Comercial precisa saber quais clientes estão inadimplentes



para se necessário, tomar alguma ação. Neste caso, é tarefa sua

informá-lo.

E isto caro gestor é obrigação sua sentar e conversar. Exponha

sempre as suas necessidades para a área comercial e tente sensibilizá-

la. E se precisar, converse de novo. E mais uma vez. Somente parta

para uma conversa mais “séria” caso a situação fique fora do controle.

Formas de Recebimento

Na questão de formas de recebimento, eu vou bater na mesma

tecla das formas de pagamento. Tente ao máximo fazer com o que os

recebimentos sejam realizados através de boletos bancários ou

transferências bancárias, ou seja, via internet banking. É muito mais

fácil e rápido para sua equipe trabalhar com eles do que com dinheiro

ou depósito em cheque. Vamos detalhar as formas e explicar alguns

pontos importantes:

1. Dinheiro: Apesar de simples, temos um "probleminha"

escondido. Lembre-se que outra briga comum do financeiro, além do

Departamento Comercial, é com a contabilidade certo? O nosso amigo

contador precisa sempre de tudo documentado contabilmente para

poder fechar as "contas" no final do mês (falaremos nisso em outro

tópico). E nessas pequenas vendas, as empresas ou não possuem

documento fiscal ou não o entregam, e o “nosso pessoal interno” é

mestre em não “lembrar” de pedir pelo menos um recibo demonstrando

a entrada de caixa. Portanto fique atento e lembre-se que toda e

qualquer movimentação financeira deve ser documentada, mesmo que

tenha sido em dinheiro.

2. Depósito Bancário/Transferência Bancária: Uma das

formas “menos garantidas” que temos de receber. Isto porque nada

impede que o nosso cliente simplesmente não deposite o valor da

venda ou não faça a transferência e não temos nenhuma forma de



corrermos atrás do prejuízo a não ser ficar ligando, ligando e ligando

e rezando para o cliente se sensibilizar e fazer o depósito.

Mas, por outro lado, temos bons clientes, antigos, e de

confiança, e as vezes fica meio chato de uma hora para outra

começarmos a enviar boletos bancários para eles. Então vão algumas

dicas para nos proteger e para ficarmos mais seguros de trabalhar com

depósito bancário ou transferência bancária:

Se estiver vendendo mercadorias, peça para que o seu

cliente faça o depósito e lhe envie o comprovante. Então libere a

mercadoria.

Se estiver prestando um serviço, condicione o início do

trabalho a um pagamento inicial (entrada), e depois vá recebendo o

restante a medida em que as etapas forem sendo cumpridas. Mas não

se esqueça de deixar isto bem claro no contrato de prestação de

serviços.

Se você trabalhar em uma empresa que possua vários produtos

e um volume de vendas alto, evite receber através de depósito

bancário. Lembre-se que você deverá fazer a conciliação bancária e

checar todas as entradas. Imagine fazendo isso com vários valores, e

alguns ainda iguais? Dorzinha de cabeça na certa.

3. Boletos Bancários: A meu ver, a melhor das formas de

recebimento. Têm alguns detalhes sobre formas de cobrança e custos

das mesmas. Vamos conhecer um pouco mais:

Cobranças simples e sem registro: As cobranças simples

não têm nenhum tipo de instrução, como multas e juros após o

vencimento, protesto automático, dentre outras garantias.

Normalmente são enviadas para clientes antigos e com bom histórico

de pagamento. Podem ser emitidos na própria empresa.



Cobranças com registro: As cobranças com registro

permitem incluir instruções de multas e juros, protesto automático,

dentre outras ações. Normalmente são emitidas e enviadas pelos

bancos. O ponto negativo é que têm custos mas têm um ponto positivo

importante que é de poderem ser protestados. Prefira os boletos com

registro. Por mais que tenham custos, só do cliente ter ciência de que

poderá ser protestado, pensará duas vezes antes de não pagar.

Custos: Sobre o custo, os valores variam de banco para

banco. Importante você ter em mente que quanto mais boletos você

emitir e quanto maior o valor das cobranças, menor será o custo

cobrado pelo banco. Portanto negocie com os bancos que você tem

relacionamento. Converse com seu gerente.

Prazo de recebimento: O recebimento do crédito na sua conta

corrente pode variar. O prazo pode ser de D+0 até D+2. E o que isto

quer dizer? Isto quer dizer que se o cliente paga hoje, você só vai ver

o dinheiro na sua conta em 2 dias, no caso de sua cobrança ser D+2. E

da mesma forma em 1 dia no caso do D+1 e no final do dia no caso

do D+0 (isto porque a compensação ocorre no final do dia então

somente após isso é possível saber quem nos pagou ou não). O custo

também varia em decorrência desse prazo. Recebimentos em D+0 têm

custos mais elevados. Em D+2 custam menos.

4. Cheque: Esse daí as vezes chega dar arrepios. O cheque é

um dos meios mais arriscados de receber dos clientes. Imagina o

aborrecimento e a perda de tempo que você tem para pedir ao seu

office-boy (ou as vezes até você mesmo) ir ao banco depositar o

cheque. Ai o danado volta a 1ª vez. Você liga para o cliente e ele jura

de pés juntos que você pode depositar de novo e que dessa vez vai ter

saldo em conta. Lá vai o office-boy pegar o cheque no cliente,

enfrentar a fila do banco de novo e reapresentá-lo. E adivinha? O

cheque volta outra vez (e vai pro espaço a sua projeção de entradas do

fluxo de caixa).



Brincadeiras à parte, o cheque é um meio arriscado de receber

dos clientes. Existem várias empresas que possuem cheques no

SERASA com alínea 12 (quando o cheque volta 2 vezes sem fundos),

protestados, e continuam a operar normalmente.

Então, se não tiver jeito, e os seus clientes insistirem ou já

estiverem acostumados a pagar através de cheques, tome algumas

precauções:

No caso de novos clientes, nas primeiras compras, espere o

cheque compensar para então liberar o produto ou prestar o serviço.

Assim você terá um histórico do seu cliente e verá se ele é ou não um

“bom pagador”.

Pegue todos os dados e referências comerciais e bancárias e

faça um cadastro. Ligue para todas as referências e se certifique de que

o cliente é um bom pagador. Isso é uma prática comum no mercado

portanto nada de ficar constrangido em ligar.

Se tiver acesso, faça uma consulta nos bancos de dados de

associações comerciais ou nas câmaras de dirigentes lojistas de sua

cidade. São fontes de dados nas quais você poderá consultar várias

informações dos clientes como a existência de pendências financeiras.

Normalmente este serviço é cobrado através de uma assinatura mensal.

Vale a pena o gasto.

Identificando os recebimentos

A sua equipe pode vir a ter alguns problemas na identificação

dos recebimentos, principalmente nos depósitos bancários e nas

transferências bancárias. Os recebimentos através dos boletos são

fáceis de serem identificados pelo nº do título / nota fiscal. Em dinheiro

nem precisamos comentar. Voltando então aos depósitos e

transferências, é comum aparecerem operações com o mesmo valor,

valores pagos parcialmente e que não batem os dados dos títulos,



dentre outras várias “variáveis”. Para resolver isto, existe um serviço

de baixo custo cobrado pelos bancos: O depósito identificado.

O Depósito Identificado nos permite identificar quem fez o

pagamento em nossa conta corrente, realizado através de Depósitos

Bancários e Transferências Bancárias. Você liga para o seu gerente

e diz que vai querer contratar este serviço. Ele então vai perguntar qual

a forma que os seus clientes deverão ser identificados. Eu sugiro

sempre através do CNPJ do cliente. Quando este for depositar, terá de

digitar o CNPJ dele. A sua equipe no momento da conciliação bancária

e da identificação dos recebimentos, poderá saber qual cliente

depositou, através da conferência do CNPJ. E sem mais estresse na

hora de conciliar.

Cobrando os clientes inadimplentes / Negociando com os clientes

Vou buscar algumas partes e ideias do tópico “3.3 - Gestão do

Contas a Pagar” pois também se encaixam perfeitamente aqui neste

tópico.

Um dos motivos que fazem com que as equipes percam mais

tempo é a falta de organização em fazer determinadas tarefas. Neste

caso de cobrança dos clientes inadimplentes é fazê-la sem um horário

definido ou sem um rumo. Mais uma vez, regras sempre. Comece

estabelecendo dias e horários para sua equipe. Lembre-se que quem

cobra nunca deve permanecer um dia inteiro cobrando, e nem dias

seguidos. Isto porque nem sempre se conseguem resultados positivos

e como consequência vem a frustração. E você não quer um

funcionário frustrado e desanimado certo? Eu sugiro que a cobrança

seja feita em dias alternados e horários alternados. Exemplo: segunda-

feira pela manhã, quarta-feira pela tarde e sexta-feira pela manhã. O

restante do tempo, peça ao seu funcionário para atualizar as

informações na sua planilha ou no seu sistema. Se ainda sobrar tempo,

ele pode ajudar nas tarefas do restante da equipe.



Durante as ligações, é importante que você deixe claro as

possibilidades de negociação ou uma margem para tal. De posse do

valor da dívida do seu cliente e do seu fluxo de caixa, informe quanto

e como poderá pagar o valor em aberto. Às vezes, o que oferecemos

não é aceito e uma contraproposta é feita. Tudo bem, sem problemas.

Analise-a, e dê logo a resposta ao seu funcionário para que ele possa

concluir a negociação e evite que o cliente fique ligando perguntando

como andas o processo dele.

Mais uma vez frisando, você gestor deve ficar atento a um

ponto importante: toda negociação que você fizer vai gerar uma

mudança em datas e valores, neste caso, nas entradas no seu fluxo de

caixa. Logo, nunca se esqueça de mantê-lo atualizado. Se sua empresa

utilizar um sistema integrado, lembre à sua equipe de atualizar as

informações nos títulos ok? E informe imediatamente ao gerente

comercial ou ao seu diretor, caso ele seja o responsável pela venda.

Formas de Cobrança

Existem duas modalidades mais conhecidas de cobranças que

podemos fazer:

1. Cobrança Interna

2. Cobrança externa por empresas de recuperação de

crédito

Vamos falar um pouco sobre cada uma delas.

1. Cobrança Interna - Quem dera se toda micro e pequena

empresa pudesse contratar uma empresa externa de cobrança de

recuperação de crédito. Ia ser o melhor dos mundos. Mas como este

mundo, por enquanto, ainda não aparece em nosso horizonte, vamos

nos ater a cobrança interna, feita internamente por nós.



Eu particularmente sugiro a cobrança interna para as micro e

pequenas empresas em todos os casos, e para as grandes empresas,

quando possuam uma quantidade baixa de títulos em aberto e/ou com

vencimento inferior a 180 dias e para títulos de maior valor que façam

influência no fluxo de caixa. Mas independente disto, ela deve ser

efetiva e dar resultado.

Para tal, sugiro a criação de um "departamento interno de

cobrança" dentro do departamento Financeiro. Isto quer dizer destacar

um funcionário (ou mais se necessário) por tempo integral, ou pelo

menos por parte do dia, ou por dias específicos da semana. Lembre-se

quanto maior necessidade de caixa, maior deverá ser a prioridade.

Um ponto importante é que a cobrança deverá ser realizada em

dias pré-determinados e/ou alternados para que o cobrador não se

canse. Imagine você o dia inteiro no telefone escutando “não posso”,

“não vou pagar” ...é cansativo e desestimulante.

Bom, definimos então nosso “cobrador”. Agora vamos dar a

ele opções de negociação para que a cobrança seja produtiva. Pois de

nada adianta jogarmos uma pessoa no mar se ela não sabe nadar.

Estou falando da Régua de Cobrança e que deverá ser

definida pelo gestor. Esta irá direcionar e ajudar o funcionário a ser

mais efetivo. Nada mais é do que as opções que o funcionário terá para

negociar com os clientes. Nela temos:

Prazo de vencimento: Toda negociação deve incluir um

prazo limite para o recebimento do crédito. Se estivermos falando de

valores pequenos, ofereça um prazo de aproximadamente 05 dias que

é bastante razoável. Lembre-se que no meio do caminho podem surgir

imprevistos que impossibilitem o nosso cliente a efetuar o pagamento

(falta de saldo em conta corrente, sem acesso a meios de pagamento,

etc). No caso de valores maiores, sugira o parcelamento da dívida mas

não deixe de incluir os prazos para recebimento das parcelas.



Parcelamento da dívida: O cliente inadimplente

normalmente pede um parcelamento da dívida. Então temos de definir

em quantas parcelas iremos receber aquele valor em aberto. É comum

que esse parcelamento seja calculado em função do montante em

aberto. Claro que estas condições da Régua de Cobrança variam de

empresa para empresa e podem e devem ser alterados em função

principalmente do caixa. Apenas sugiro que não sejam muito radicais

para não dificultarem a negociação.

Seguem algumas sugestões:

Valores até R$1.000,00 em aberto – Pagamento a vista;

Valores de R$ 1.000,00 até R$ 5.000,00 em aberto -

Divididos em até 2x, sendo 50% do valor à vista e os 50% do valor

restante em 30 dias;

Valores de R$ 5.000,00 até R$ 10.000,00 - Divididos em até

4x, sendo 50% do valor à vista, 25% do valor em 30 dias e os restantes

25% do valor em 60 dias…e por ai em diante.

Taxas de juros: Quando um cliente aceita a negociação e

pagar o título vencido, ele irá querer saber quanto de juros terá de

pagar. Assim o cobrador já deverá estar de posse destes números no

momento da cobrança. Importante ressaltar que não é prudente cobrar

juros muito altos. As empresas sabem quanto o mercado cobra em

geral. Você pode ter um bom indicador pedindo verificando quanto os

bancos estão cobrando para “descontar duplicatas”.

Normalmente as empresas fazem o seguinte cálculo:

Até 30 dias de vencido: x% de juros;

De 30 a 60 dias de vencido: x% de juros;

De 60 a 90 dias de vencido: x% de juros;

De 90 a 120 dias de vencido: x% de juros…e por ai em

diante.

2. Cobrança Externa - A cobrança externa é realizada por

empresas especializadas na recuperação de crédito e é sugerida nos

seguintes casos:



Uma quantidade alta de títulos em aberto;

Títulos com vencimento já superior a 180 dias;

Títulos de menor valor, ou que não façam tanta influência

no fluxo de caixa;

Todas as opções juntas.

Nestes casos, o esforço na recuperação destes créditos pela

cobrança interna não é interessante visto que o fluxo de caixa já

absorveu a falta da receita.

Estas empresas terceirizadas normalmente cobram da seguinte

maneira:

Através de uma porcentagem sobre o valor original do título;

Pelo valor que conseguirem cobrar de multa e juros sobre o

valor original do título;

Outra forma acertada entre as partes.

A escolha da melhor opção fica a cargo do gestor.

Algumas empresas preferem receber qualquer valor do cliente

inadimplente e com mais rapidez. Outras preferem receber um valor

maior mas com maior demora no recebimento. Enfim, a decisão é

baseada na necessidade que o fluxo de caixa apresentar naquele

momento.

Três informações são sempre solicitadas no momento da

proposta:

1) Valor do ticket médio: Nada mais é do que o valor médio

das cobranças. Ex: Se sua empresa emitiu 1 cobrança de $100,00, outra

de $200,00 e outra de $300,00, o valor do ticket médio será: $100,00

+ $200,00 + $300,00 / 3 = $200,00.



2) Quantidade de títulos em aberto ou vencidos: Quantos

títulos estão em aberto?

3) Região dos clientes inadimplentes: Onde estão

localizados estes clientes inadimplentes? Em Minas Gerais? Em qual

cidade? No estado de São Paulo? Em qual cidade? Esta pergunta é feita

pois irá influenciar nos custos de cobrança da empresa terceirizada.

Os créditos recebidos pela cobrança dos clientes inadimplentes

normalmente são depositados na conta corrente da empresa de

cobrança. E no prazo acordado entre você e a cobradora, estes créditos

são finalmente depositados em nossa conta corrente (para alegria do

nosso fluxo de caixa...e também do nosso chefe).

As empresas de cobrança normalmente possuem softwares de

gestão que mostram todo o acompanhamento da cobrança de um

determinado cliente. Podemos saber quando entraram em contato,

quem recebeu a ligação, como está o andamento da negociação, dentre

outras informações importantes para nosso acompanhamento.



3.5 - GERENCIANDO A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

A conciliação bancária é um momento muito importante para o

Departamento Financeiro. É nesta hora caro gestor que sua equipe

checa tudo aquilo que aconteceu de movimentação financeira nos

bancos e através dela podemos conhecer quais fornecedores pagamos,

quais clientes nos pagaram, quais os débitos que ocorreram, dentre

outras informações. Por isso bastante atenção no resultado desta

conciliação, não apenas para bater os valores mas também nas

informações que serão repassadas as demais áreas, as quais estes dados

também importam bastante. A área comercial certamente vai querer

saber quais clientes pagaram e quais estão inadimplentes. A área de

compras vai querer saber quais fornecedores estão em dia e quais estão

em débito.

Portanto, vão algumas dicas para gerenciar em esta situação:

Peça todos os dias (sim, todo santo dia) o extrato do banco

junto com o extrato da sua movimentação financeira (uma planilha ou

do sistema integrado). Confira se as somas das entradas e das saídas

batem exatamente iguais nos dois extratos. Faça disso uma rotina.

Atenção para as pegadinhas comuns que alguns

funcionários fazem para bater estes valores: Lançar os famosos

adiantamentos de clientes ou adiantamento de fornecedores. Isto

ocorre quando não identificam a movimentação. Crie uma regra bem

clara que diz que somente você poderá fazer uso deste artifício.

Fique atento a valores iguais para que não sejam

identificados como clientes ou notas fiscais errados. Consertar isto no

futuro pode dar uma baita dor de cabeça.

Se ninguém da sua equipe conseguir identificar o

lançamento, e nem você, aguarde alguns dias e pergunte neste intervalo



as outras áreas da empresa. As vezes algum outro funcionário saberá

te dizer e não precisará ser lançado como adiantamento.

Lugar de movimentação fechada é na contabilidade e não no

Departamento Financeiro. Nada de ficar entulhando papel. O seu setor

não é arquivo morto.



3.6 - GERENCIANDO E ANALISANDO O FLUXO DE CAIXA

Após termos aprendido a criar um fluxo de caixa no tópico “1.5

– Criando um Fluxo de Caixa”, a minha sugestão é sempre que este

seja alimentado diariamente. E esta alimentação deverá ser feita logo

após a conciliação bancária. Afinal não é na conciliação bancária que

ficamos sabendo da movimentação financeira que ocorreu na empresa?

De posse do seu fluxo de caixa, é necessário que você faça uma

análise do mesmo para que consiga tomar as decisões necessárias.

Então mãos a obra.

Vamos pensar na seguinte situação. O seu diretor lhe pede para

que envie a ele o fluxo de caixa dos próximos 30 dias. Você, já com o

trabalho pronto e cheio de orgulho, envia um e-mail contendo as

informações solicitadas.

Nem trinta segundos depois, chega a resposta:

"Favor me enviar junto uma análise do fluxo de caixa e também

um projeção para o final do ano."

Normalmente diante de um questionamento você pode pensar:

- "Ahhh neemmm.... Pra que ele quer uma análise deste fluxo

de caixa e pra que essa projeção até o final do ano? Não basta ele

apenas ver o que eu enviei pra ele?"

Já que não temos como escapar, vamos então partir para a

Análise do Fluxo de Caixa. Vamos como exemplo separar as

ENTRADAS de uma parte da planilha que criamos no tópico “1.5 –

Criando um Fluxo de Caixa”. Lembrando que esta análise poderá ser

feita em períodos diversos, como um mês inteiro, um ano, e por assim

em diante.



Lembro que este mesmo raciocínio serve também para as

SAÍDAS.

1) Clientes: Podemos perceber que nossa receita de vendas

com os clientes começou o mês com $45 no dia 1º, depois $41 no dia

2, $67 no 3º dia e por último $135 no dia 4. Se fôssemos enviar uma

análise para o nosso chefe, se excluíssemos o fator sazonalidade (ou

aquilo que acontece fora do padrão, fora do normal, como ganhar um

prêmio do nosso cliente em dinheiro), poderíamos dizer que

começamos o mês bem, até o dia 3, e depois tivemos um salto das

vendas no dia 04.

Agora vamos ver quanto em % as vendas de cada dia,

representaram sobre o total das vendas do total de dias. Somando

estes valores, encontraremos uma venda total de $166. O 1º dia

representou 16% do total das entradas. O 2ª dia, representou

aproximadamente 14%. No dia 3, saltou para 23% e no 4º dia saltou

para 47%.

Bom, agora é repetir o mesmo ritual para as SAÍDAS.



Criando as Projeções de Caixa

Depois de termos feito estas análises e verificarmos com mais

profundidade as variações, a representação em % do total, e outras

informações importantes, vamos agora partir para a 2ª parte da

solicitação do chefe: A projeção até o final do ano.

Esta projeção nada mais é do que completar a nossa planilha

com informações e dados até o final do ano, ou do período solicitado.

Como ainda não sabemos o que vai acontecer, temos de colocar

projeções. Estas projeções normalmente sai feitas baseadas no

histórico da empresa e também no planejamento a longo prazo. Vamos

detalhar isso pegando como exemplo as despesas com folha de

pessoal.

Ao longo do ano, estas despesas podem variar quando um

funcionário sai de férias (paga-se o salário + 1/3 de férias), quando

ocorre uma demissão sem justa causa (paga-se o FGTS + 40% de

multa), acordo coletivo de aumento salarial, entre outras. Veja como

ficaria uma projeção de despesas de Folha de Pessoal:

A projeção está pronta.

Não satisfeito, nosso chefe vai querer saber porque tivemos um

aumento nos meses de Julho, Agosto, Novembro e Dezembro certo?

Então vamos analisar a projeção.

Nos meses de Julho e Agosto normalmente os funcionários

saem de férias então temos um aumento das saídas pelo pagamento das



férias + 1/3 de férias. E em Novembro e Dezembro, mais funcionários

sairão de férias além do pagamento do 13º salário.

Você percebeu que em várias partes acima, eu mencionei que

“iríamos dizer” ao nosso diretor o porquê de variações certo? Estas

informações normalmente veem escritas em notas de rodapé ou em

espaços/campos pré-determinados para as observações. Coloque neste

local todas as informações que você julgar importantes e que o seu

chefe poderá lhe perguntar. Faça um trabalho completo. Afinal, é

melhor ganhar elogios do que puxão de orelha né.

Este exemplo que dei pode e deve ser usado em todas as demais

ENTRADAS E SAÍDAS. Em alguns casos, o gestor deverá ir atrás de

informações em outros departamentos. Por exemplo no caso das

entradas de receitas com vendas e serviços, deveremos consultar a

previsão de vendas com o gestor do Departamento Comercial. Nas

despesas com folha de pessoal, o gestor do Departamento de Pessoal

terá os dados que precisamos

Estas projeções e análises são muito importantes e são usadas

constantemente na tomada de decisões pela diretoria. Por isso é

fundamental que as informações contidas sejam verdadeiras e

corretas.

Além de trabalhar com as planilhas, você ainda poderá

incrementar estas análises através dos “gráficos”. Eles permitem uma

visualização bem clara dos resultados e facilitam o entendimento do

que queremos passar. Existem vários formatos diferentes que podem

ser usados. Vamos pegar os dois exemplos que demos sobre as análises

e projeções e colocá-los em formato de gráficos. Vamos usar o

programa Microsoft Excel (ou outro de sua preferência) para criá-los.

Veja como ficam:



O ideal é que você apresente as planilhas em conjunto com os gráficos.



Dificuldades de “falta de caixa”

Em algumas ocasiões, analisaremos o nosso fluxo de caixa e

iremos nos deparar com a falta de caixa, ou seja, falta de recursos para

alguns compromissos. Não espere este dia chegar para tomar decisões.

Seja rápido. Pense numa maneira de gerenciar esta falta. Mas se estiver

difícil, veja algumas dicas:

Se tiver aplicação financeira, programe um resgate no

valor necessário. Lembre-se sempre de ligar com antecedência

avisando ao seu gerente de banco para resgatar a quantia;

Caso não tenha aplicações financeiras, tente prorrogar o

pagamento de fornecedores, até que o saldo fique no “azul” de novo;

Se não conseguir, tente antecipar o recebimento dos

clientes mais próximos. Todas as empresas têm clientes que dão

“abertura” para este tipo de solicitação;

Agora caso você não consiga nenhuma das alternativas

acima, e ficar algum fornecedor sem pagar, volte no tópico “1.2.

Operando o Contas a Pagar” e mãos à obra.



3.7 - CENTROS DE CUSTOS

Todas as empresas adoram os centros de custos. É legal poder

analisar onde estão ocorrendo a maior parte dos gastos, aonde podemos

reduzir despesas, dentre outras análises tão importantes.

Os centros de custos são grupos de contas onde as empresas analisam os resultados e os comparam

dentro do resultado total de um período (mês, ano, etc.) atual da empresa e/ou com períodos anteriores.

As contas são as movimentações financeiras ocorridas na empresa. Ex. Clientes, Fornecedores, Impostos, etc.

Criando as contas e os centros de custos

Normalmente os centros de custos nas pequenas empresas são

feitos baseados no fluxo de caixa. É lá que estão todas as

movimentações financeiras. Então nada mais certo do que se basear

nestas informações correto?

Vamos explicar melhor os centros de custo relembrando o

nosso fluxo de caixa.



Agora para conta cada uma, vamos dar um número ou código

específico. Veja como fica:



Percebeu os números à esquerda na coluna cinza? Viu que as

Entradas e Saídas possuem um número inteiro? Estes são os famosos

“centros de custos” Notou que as contas embaixo possuem uma

numeração que continua esse número inteiro? Estas são as contas.

Mas espere um momento. Entrada sendo chamada como centro

de custo? Bom, o correto seria dizer centro de receita, mas no dia a

dia acaba sendo chamado de centro de custos das entradas. Fica a

critério da empresa.

Criando subcontas

O seu gestor, após ver a sua classificação, lhe pede a seguinte

informação:

- “Quais os fornecedores estão dentro da conta

Fornecedores?”

Rapidamente surge em sua mente uma baita dúvida. Mas nada

que precise acabar com sua tranquilidade. Vamos mostrar a ele as

informações que pediu através da criação de subcontas no nosso

centro de custos.

Ficará assim:



Ficou claro que a conta Fornecedores, é o resultado da soma

da subconta do Supermercado + Mat. Limpeza. E o mesmo vale para

a conta Folha de Pessoal que é a soma de Salário + Férias.

Excelente. Agora já sabemos quem são os fornecedores que

estão dentro da conta Fornecedores, e dentro do centro de custo das

Saídas. Você poderá criar quantas contas achar necessárias, e quantas

subcontas necessitar. Apenas lembre-se de tentar agrupá-las seguindo

um mesmo raciocínio como colocar todos os fornecedores dentro da

conta Fornecedores, impostos dentro da conta impostos, e por ai em

diante. Nada de lançar um fornecedor na conta de Folha de Pessoal.

Dificuldades da classificação.

Para não ser diferente do restante das tarefas do financeiro, é

necessário estar atento em alguns pontos. Temos algumas contas que



normalmente costumam dar um pouco de dor de cabeça para quem as

está classificando. São elas:

Receitas / Despesas diversas

Outras Receitas / Despesas

Estas duas contas são muito comuns de serem usadas quando o

funcionário, ou você mesmo, não sabem, ou não distinguem, como

classificar a receita ou a despesa no seu devido centro de custo.

Lembre-se que estas contas devem ser usadas em ocasiões raras e em

exceções. Literalmente apenas em último caso. Um exemplo simples

para ilustrar seria uma empresa que tem como atividade principal a

venda de autopeças. Este empresa teve um veículo de sua propriedade

envolvido em uma batida, com perda total, e irá receber o valor do

seguro. Esta entrada do seguro deverá ser classificada na conta Outras

Receitas, pois não se trata de uma receita de venda de autopeças. É

uma exceção.

Se estiver com dúvidas no momento de classificar, pergunte sempre antes de classificar. É melhor

questionar do que ao final do mês, quando for entregar a classificação, ele perceber por exemplo que 40% das

despesas estão classificadas na conta Outras Despesas. Hummm....



3.8 - GERENCIANDO O FUNDO-FIXO

Amigo gestor, praticamente todas as empresas que eu conheço

trabalham com Fundo-Fixo ou o “Caixinha”. E em quase todas elas

essa gestão não é eficiente por vários motivos. Vou listar apenas 02

deles e você verá se eles se encaixam ou não na sua realidade:

Documentação incorreta comprovando as saídas;

Falta de fechamento mensal;

Acertei pelo menos 90% dos seus problemas não acertei? Sim

caro amigo mas infelizmente esta é a triste realidade em que vivemos.

E esta realidade pode piorar um pouco se você tiver filial ou caixinhas

internos, como por exemplo, um Fundo-Fixo no Departamento de

Compras. Ai, fazer o fechamento geral, conferir os documentos de

todos, pode ser um trabalhão desgastante.

Então mais uma vez, vamos às regras!! Coloque-as para todos

que façam a gestão ou que precisem usar o dinheiro do Fundo-Fixo.

Sim, nem todo mundo quer seguir as nossas regras mas, caso uma

destas pessoas insista, peça autorização por e-mail do diretor da área.

Quando for fechar o caixinha e enviá-lo para a contabilidade, anexe

este e-mail para comprovar que você tentou fazer de tudo para estar

dentro do correto mas, uma “ordem superior” o impediu. Bom, chega

de lágrimas e vejamos estas tais regrinhas:

Valores máximos para utilização do caixinha: Eu sugiro

sempre o valor de R$ 100,00. Mais que isso, faça transferência

bancária. Se for adiantamento de viagem, peça para o viajante lhe pedir

sempre com no mínimo 02 dias de antecedência para dar tempo de

você programar o seu fluxo de caixa.

Se você possui caixinhas em filiais, solicite sempre que

enviem o fechamento até no máximo o dia 25 de cada mês. Assim você

terá hábil tempo de conferi-lo para enviá-lo a contabilidade.



Solicite sempre a reposição ou suprimento de caixa quando

o valor atingir o saldo disponível de 25% do total da reposição. Assim

você evita que o dinheiro acabe antes de chegar a reposição.

Suspeite sempre quando o volume de solicitações

aumentarem de uma hora para a outra. Lembre-se que o caixinha é uma

das válvulas de saída de dinheiro da empresa, e as vezes de forma “não-

correta”.

Faça de tempos em tempos uma auditoria nas contas do

Fundo-Fixo e veja como está sendo usado o dinheiro. As vezes

algumas operações poderão ser feitas através do banco, evitando a

movimentação em espécie.

Não é porque se trata do caixinha que as despesas não devem

ser classificadas. O Fundo-Fixo é um “banco local” logo as

movimentações devem sim passar por uma classificação.

Eu compreendo e você também deve entender que nem sempre

se podem conseguir estes “documentos contábeis”. Um exemplo

comum desta dificuldade são as pessoas que trabalham viajando para

o interior do país. Deve ser realmente difícil conseguir uma nota fiscal

num restaurante de beira de estrada. Mas estes casos são e devem ser

tratados como exceção a regra. Sugiro até um estudo mais específico

em como poderá ser feito o reembolso. Já nos outros 99% das

situações, as pessoas não conseguem porque não querem ou porque

não sabem que é necessário. Então efetuam o gasto, pegam qualquer

“recibinho”, entregam, e dizem que “esse serve”.

Se você for o administrador do caixinha não aceite de forma

alguma este “esse serve”. Exija um documento contabilmente aceito.

Lembre-se sempre que a responsabilidade é sua. Caso você “abaixe a

guarda”, de nada irá adiantar dizer que “o funcionário insistiu que você

aceitasse”. Você provavelmente será responsabilizado.



Para você ter ideia da importância de um Fundo-Fixo correto,

todas as notas do movimento são digitadas na contabilidade (ou pelo

menos deveriam ser). Então ao final do mês quando você for analisar

as despesas realizadas, poderá perceber que houve alteração de um mês

para o outro. Como bom administrador pedirá para examinar com mais

detalhes. Ai irá descobrir que em um mês, algumas notas foram

digitadas e no outro mês não. Vai na contabilidade e pergunta o porquê

desta variação. Sabe qual resposta você vai ter?

- “Algumas notinhas não eram válidas então não deu pra gente

entrar com elas no sistema...”

Olha que beleza que vai ficar sua análise e a projeção pro mês

seguinte.

Outro ponto importante e delicado. Pelo fato de o caixinha não

ser conferido em algumas empresas, ele pode ser um canal de “desvio”

de recursos financeiros. Portanto, atenção máxima para que o seu

fundo fixo não seja usado como “válvula de escape”.



3.9 - APLICANDO O DINHEIRO QUE SOBRA

Você está lá, no finalzinho do mês e quando olha para o seu

fluxo de caixa, vê a melhor coisa que um gerente pode perceber:

Sobrou dinheiro na conta! Yeeessss!!

Você percebe que todo aquela gestão do contas a pagar,

contas a receber, renegociação de dívidas, controle da

inadimplência, deram certo. E no fim, tudo azul na conta

corrente. Você então corre para o seu diretor, explica-lhe toda a

engenharia que fez durante o mês (claro, também merecemos alguns

elogios) e ele lhe pede para aplicar o dinheiro que sobrou.

De posse da ordem, liga para o seu gerente e ele pede para que

você indique qual tipo de aplicação vai ser. Renda-fixa, CDB, Fundos,

Ações, etc.

Branco total na hora da resposta.

Vamos dar um pouco de luz neste momento

Antes de aplicar é necessário saber por quanto tempo o dinheiro ficará aplicado. Algumas aplicações têm

incidência de Imposto de Renda e as alíquotas vão diminuindo ao passar do tempo.

Leia os tópicos abaixo:

Outro ponto fundamental é saber o que vai ser feito com este

dinheiro da aplicação. Você precisa saber com a direção da sua

empresa onde será usado este dinheiro que sobrou. Se tiver um destino

certo, prefira aplicações mais “seguras”. Caso contrário, se o valor



excedente não tiver destino definido, você poderá apostar em

aplicações com maior risco, ou até mesmo combinar as duas. As

aplicações mais seguras como a Poupança, rendem menos. As de maior

risco, como as ações, podem render mais.

Uma coisa é fato: Quanto maior for o valor que você irá

aplicar, melhor será a taxa que o seu gerente irá conseguir. Uma mão

lava a outra caro gestor. E algumas aplicações exigem que você

permaneça com o seu dinheiro aplicado no banco por determinado

tempo. Fique atento a este prazo pois você não poderá contar o

dinheiro.

Bancos de menor porte costumam oferecer taxas melhores

do que os bancos maiores, por não terem a mesma facilidade de captar

dinheiro no mercado. Alguns chegam a oferecer mais de 100% sobre

a taxa SELIC. Vamos falar um pouco mais sobre isso logo a frente.

Definidos a forma e o que você será feito com o dinheiro, é

hora de lutar (sim, lutar, brigar, ou outro verbo que possa significar

maiores ganhos) por taxas melhores de rentabilidade. Vamos discorrer

um pouco mais sobre essa questão de rentabilidade.

Com exceção da Poupança que tem uma regra definida de

rentabilidade, as demais aplicações variam. O valor balizador do

mercado é a taxa Selic. Você certamente já deve ter ouvido falar na

famosa reunião do Copom. É nesta reunião que se decide a taxa Selic.

E o que então quer dizer essa Selic? Podemos dizer que se trata do

custo do dinheiro no mercado, no período de um ano. É uma referência.

Outro ponto a saber é que algumas aplicações funcionam com

taxa pré-fixada ou pós-fixada, em relação a SELIC. Quando falamos

em pré-fixada, estamos dizendo que a taxa será única durante todo o

tempo da aplicação. E pós-fixada, significa dizer que a taxa poderá

mudar caso a taxa SELIC mude. Cabe a você decidir isso. Taxas pré-

fixadas dão mais garantia e menos risco. As pós-fixadas dão menos



garantia e maior risco. Mas em compensação podem dar maior retorno,

caso a taxa SELIC aumente no período.

Ótimo, então você liga para o seu gerente e pede para ele uma

aplicação no CDB. Ele então pesquisa no sistema, e lhe fala a seguinte

frase:

- “Esta aplicação de CDB vai perseguir a SELIC e dará uma

rentabilidade de 98%.”

Outro branco enorme em sua cabeça. O que o gerente quis dizer

com essa tal perseguição e o que significa estes 98%? Simples. A sua

taxa de rentabilidade da aplicação será de 98% do valor da taxa Selic,

no momento em que sua aplicação foi feita. Agora ficou fácil entender

certo?

De posse dessa resposta, fale com o seu gerente que você irá

pensar e que depois dará a resposta. Ligue para o seu outro gerente e

informe a ele as condições que tem e peça uma taxa melhor. Caso

consiga, bata o martelo e avise ao primeiro gerente. Caso contrário,

retorne a ligação ao gerente anterior e diga que precisa de pelo menos

99% da taxa SELIC. Esta é a hora de lutar. Depois do leite derramado

não adianta chorar.



3.10 - CONTA GARANTIDA x CHEQUE ESPECIAL

Existem milhares e milhares de micro e pequenas empresas no

Brasil. E infelizmente por falta de conhecimento acabam pagando mais

por simples serviços. E esta é uma das situações que eu mais vi

acontecer e uma das mais clássicas: O uso do cheque especial ao invés

da conta garantida.

Os dois são usados para o mesmo fim que é o de cobrir

quaisquer eventualidades do caixa. Em outras palavras servem para

cobrir o saldo quando não temos dinheiro suficiente em conta corrente

(ou o famoso saldo vermelho). São bem práticos e importantes pois

podem nos salvar em situações de aperto.

Olhando por este lado são muito bons para a nossa empresa.

Mas, olhando pelo outro lado...ai a coisa pode mudar um pouco de

figura por um simples e único motivo: O Custo.

Muitos e muitos gerentes de banco literalmente empurram o

cheque especial aos seus clientes pois ganham pontos internamente no

banco.

- “Mas como um gerente de banco ganha pontos por causa da

minha empresa?”

Os gerentes ganham pontos internamente de acordo com a

quantidade e tipo de produtos e serviços que vendem aos seus clientes,

como a sua empresa. Logo, quanto mais e melhor venderem, melhor

será o ranking dele dentro da instituição financeira.

Não vamos colocar o gerente de banco como o vilão da história.

Assim como a nossa área comercial, ele também tem metas a bater e

faz de tudo para que isso aconteça. É o emprego dele que está em jogo.

Mas, como o nosso diretor vai nos questionar o porquê de tantas taxas

e tarifas, e também será o nosso emprego que estará em jogo, vamos



conhecer um pouco mais destas duas modalidades de “salvadoras” em

um momento de aperto no caixa.

O cheque especial tem um custo médio mensal que pode ser

quase de 5%. Altíssimo não? E sabe quando custa em média uma conta

garantida? 2% ao mês. Sim meus caros, menos da metade e pelo

mesmo serviço. Claro que estas porcentagens variam de banco para

banco e de cliente para cliente. Quanto mais relacionamento você tiver

com o seu banco, menores serão estas taxas.

Alguns detalhes são importantes quando se fala da conta

garantida. Primeiro é que ela faz parte do seu limite de crédito (temos

um tópico que fala somente sobre este assunto “3.3 - Os Limites de

Crédito”). Ou seja, você vai ter que gerenciar bem quanto vai

disponibilizar para a conta garantida para não ficar sem limite para

outras operações. O segundo detalhe é que em alguns bancos se você

for precisar de usar a conta garantida tem que solicitar a liberação do

valor necessário (em alguns isso é automático) então tem que ficar

atento para não ficar vendido.

Outra informação importante: O cheque especial ou a conta garantida não fazem parte do dinheiro da sua empresa. Devem ser usados apenas em momentos

específicos pois são classificados como endividamento. Logo, fique atento.

Então está ai mais uma dica. Negocie sempre para usar a conta

garantida.



3.11 - FORMAS DE FINANCIAMENTO

E chega a hora de buscar um financiamento. Seja para o bem

(expansão da empresa) ou para o mal (cobrir o saldo da conta corrente),

este momento é sempre delicado. É sempre importante sentar a mesa e

fazer contas e mais contas para ver se vale a pena ou não aumentar ou

iniciar um endividamento na empresa.

Para ajudar os gestores num momento tão delicado, vamos

separar algumas formas de financiamento para podermos ser mais

claros e termos maior facilidade (e felicidade) para a melhor opção.

Sua empresa está atravessando um período excelente, com a

capacidade de produção no limite e vem perdendo espaço no mercado

pois não consegue atender a demanda que anda tão forte. Ai surge a

dúvida: “Investimos ou não no crescimento da empresa e da onde

vamos tirar dinheiro para isso?”

Ou então sua empresa está “naqueles momentos”. As vendas

vão mal, o caixa nos lembra um filme de terror, ou seja, precisamos de

dinheiro para sobreviver. O que fazer agora?

Está montado o cenário para as dúvidas.

Antes de a decisão ser tomada, é fundamental uma reunião da

diretoria para definir e traçar rumos e estratégias sejam elas para

manter o crescimento ou para tirar a empresa do “vermelho”. A partir

destas decisões é que a forma de financiamento poderá ser escolhida.

Existem atualmente várias e várias linhas de crédito e de

financiamento para as empresas para os mais diversos motivos. Muito

se fala no Brasil que não existem opções viáveis financeiramente para

se investir ou para se capitalizar. Mas eu tenho de discordar um pouco.

Às vezes o que percebo é uma certa preguiça do gestor ou do



empresário de buscar a melhor linha de financiamento para a sua

empresa, ou mesmo um desconhecimento das opções disponíveis.

Vamos então tentar ajudar um pouco.

Antes de decidir qual forma de financiamento irá optar, tenha

em mente estas informações:

O prazo de financiamento. Quanto maior o prazo, mais

você irá pagar de juros. Mas em compensação, menores serão os

valores das parcelas.

As taxas de juros. Algumas linhas possuem custo alto como

o famoso “Capital de Giro”. Outras em contrapartida possuem custo

baixo, como o FINAME.

Prefira linhas de financiamento voltadas para algum fim

específico, como compra de equipamentos, aumento da lavoura

plantada, importação de equipamentos, dentre outras, pois

normalmente o custo é menor.

Veja sempre se o seu fluxo de caixa irá “suportar”, seja o

motivo do financiamento um investimento ou um capital de giro. Se a

razão for um empréstimo para capitalizar a empresa, não se esqueça

que uma hora você irá pagá-lo.

Independente do motivo do financiamento, você estará

automaticamente gerando um Contas a Pagar. Assim que souber o

valor e a quantidade de parcelas, lance estas informações no seu fluxo

de caixa. Ao fazer a conciliação bancária, informe para a contabilidade

o nº do contrato e não se esqueça de mandar uma cópia do mesmo.

Alguns setores da economia possuem linhas de

financiamento exclusivas e com incentivo do governo federal. Procure

saber se a sua se enquadra em alguns destes setores.



A sua empresa só poderá ter alguma forma de financiamento

de acordo com o limite de crédito que possui. Leia o próximo tópico

para entender melhor o que é este tal limite de crédito.



3.12 - OS LIMITES DE CRÉDITO

Estamos lá tendo aquela conversa agradável com o nosso

gerente do banco, solicitando a ele um empréstimo para poder investir

na empresa para ampliar a capacidade produtiva. Fechados os valores

e formas de pagamento do financiamento, o gerente diminui o sorriso

no rosto e lhe fala: “Você não tem limite disponível para pegar este

valor”. Na hora sua cara de alegria vira-se imediatamente para uma

cara de “Hein????”.

Sim meu caro gestor. Assim como você possui um limite de

crédito, a sua empresa também possui um e que normalmente está

distribuído em algumas linhas de crédito.

Depois do susto inicial, vamos ao que interessa. O que é este

limite de crédito.

Limite de Crédito é o valor (ou limite como o próprio nome diz) que temos junto aos bancos dos quais somos clientes, que podemos usar de algumas maneiras. Seja

para descontar títulos, linhas de capital de giro, financiar exportações, dentre outras.

Não ajudou em nada a explicação acima afinal de contas você

continuou sem limite para fazer sua operação.

Então vamos ser mais específicos. Como então os limites de

crédito são estabelecidos pelo banco e como eles são divididos nas

mais diversas linhas?

Primeiro o seu gerente vai pedir a documentação de praxe para

que a área de crédito interna do banco faça uma análise da “capacidade



de endividamento” que a sua empresa possui. Trocando em miúdos,

seria quanto a nossa empresa consegue tomar emprestado.

As informações solicitadas mais comuns são:

Faturamento dos últimos 12 meses

Balanço Patrimonial recente

Nível de endividamento no mercado

Telefone na mão e dá-lhe conversa com o contador para que ele

lhe mande estas informações.

Os bancos verificam sempre a evolução do faturamento, se

aumentou durante o ano, se caiu, se foi constante. Uma conta rápida

que se faz é pegar 10% do faturamento anual e colocar como limite da

empresa. Ex. A sua empresa faturou $10.000.000,00 em 2010 logo seu

limite será de $1.000.000,00 ou 10% de $10.000.000,00.

Outro ponto é situação do balanço patrimonial. É verificado o

nível de endividamento da empresa ou quanto ela deve no mercado,

índice de liquidez ou a capacidade de pagamento, dentre outros.

Importante ressaltar que cada banco tem sua própria área de análise de

crédito e as suas próprias regras para empréstimos.

Enviadas as informações ao gerente, passa algum tempo e ele

faz uma visita e diz que o seu limite é de $1.000.000,00. Só que você

vai querer utilizar este valor da melhor forma possível, baseado nas

necessidades que você terá pela frente certo? Então antes de falar com

ele aonde você quer usar este limite, faça um planejamento e verifique

aonde será sua maior necessidade. Se for investir na compra de

máquinas aumente o valor disponível para este item. Se a necessidade

for de colocar dinheiro em caixa aumente o valor para capital de giro

ou desconto de duplicatas, e assim por diante.

Os limites podem ser alterados de acordo com a necessidade da

empresa. É interessante todo início de ano, com o balanço e



faturamento do ano anterior fechados, chamar seu gerente e dizer a ele

suas necessidades.

Uma dica que pode ser interessante é trabalhar com mais de um

banco. O limite de crédito é definido por banco logo você pode ter uma

linha de crédito de $1.000.000,00 em uma ou mais instituições

financeiras e dividir entre elas, o que vai usar. Por exemplo se sua

cobrança bancária está em um banco, aumente o valor de crédito para

desconto de duplicatas. Se suas operações de exportação estão em

outro banco, aumente o limite para tal. Enfim, gerencie seus limites de

melhor maneira possível.



3.13 - O GERENTE DE BANCO

Quando precisamos de linhas de crédito, enviar cobranças

bancárias, descontar títulos, obter linhas de financiamento, sempre

entramos em contato com o nosso gerente de banco. Estes profissionais

podem ser nossos melhores e piores amigos ao mesmo tempo. Vamos

falar um pouco sobre este profissional que convivemos tanto.

O gerente de banco é um dos profissionais que

normalmente mais está do nosso lado quando nossa

empresa faz negócios constantes com a instituição

financeira aonde ele trabalha. Quando temos

financiamentos a longo prazo, cobranças (banco adora

cobrança), operações internacionais, entre outras, podemos chamá-lo

até de madrugada que ele estará pronto a nos atender. E isto é fácil de

entender o porquê.

Essa profissão de gerente de banco é meio cruel para os

profissionais pois os obriga a serem “interesseiros” a ponto de procurar

sempre a melhor empresa de sua carteira. Por um lado eles estão mais

do que certos. Afinal ninguém vai querer trabalhar com um cliente que

não lhe resultado ou visibilidade nenhuma. Mas por outro lado podem

perder boas oportunidades.

Se a figura do gerente de banco age desta maneira, sempre

procurando as melhores opções, então temos mais é que nos tornar

interessantes para ele, principalmente se sua empresa faz uso constante

ou necessita constantemente de serviços e soluções bancárias.

Ai entra a tese de que ter uma conta corrente em mais de um

banco pode ser bastante interessante. É a lei da oferta e da procura. Se

o seu gerente de um banco lhe oferece uma taxa de conta garantida de

2%, ligue para o outro e peça 1,5%. Nada de aceitar qualquer tarifa ou

taxa de primeira. Ligue para o seu gerente do outro banco e peça para

que cubra sua oferta ou então que pelo menos a iguale. Jogue duro pois



todos têm uma certa gordura para queimar. Todos podem ceder um

pouco.

Algumas dicas podem ser preciosas neste momento. Veja:

Os bancos adoram ter presença no dia a dia da empresa. Então trate de negociar que os pagamentos serão realizados pela conta corrente de um banco que

você tenha bom relacionamento.

Tente não concentrar em apenas um banco. Então negocie o

recebimento de suas cobranças em outro banco para também ter

argumento nessa outra ponta.

Os bancos médios e sólidos são os que apresentam melhores

taxas de retorno para investimentos pois têm mais dificuldades de

captar recursos no mercado. Sabe aquela linha de financiamento que

você tanto precisa? Ligue para todos os seus gerentes e veja aquele que

ofereça as melhores taxas e prazos de pagamento.

Se mesmo assim o seu gerente de banco não “acordar” comece

a transferir as cobranças ou os pagamentos para o outro banco. Pare de

fechar negócios. Não se trata de boicotar mas sim de querer melhores

condições para sua empresa.

Então fica a mensagem: Você pode fazer do seu gerente de

banco seu melhor amigo. Basta negociar, negociar, negociar, e

negociar.

E depois não se esqueça de contar ao dono da empresa o que

você conseguiu.



3.14 - FINANCEIRO X CONTABILIDADE

É o Departamento Financeiro brigando com a Contabilidade e

a Contabilidade de cara feia para o Departamento Financeiro. Sim, isto

é bem comum. E para tentar encerrar, ou pelo menos apaziguar os

ânimos, vamos tentar esclarecer alguns pontos destes conflitos.

O Departamento Financeiro funciona com um filtro para a

Contabilidade. E de várias coisas importantes. Lembra-se de quando

estávamos preparando os movimentos do Contas a Pagar e do

Caixinha, para serem enviados à Contabilidade? Lembra-se de quando

estava faltando alguma nota ou ia alguma informação errada? Lembra

do contador de cara feira? Pois é, quando isto acontece, quem tem que

“se virar” para resolver o problema é o contador e sua equipe. Afinal

nada pode ficar sem ser lançado. Ai, neste momento de falta de

informações, pode ter início a famosa “marreta” no sistema. A

“marreta” é quando a Contabilidade tem de contabilizar alguma

movimentação digamos “de maneira não contabilmente correta”. Se

isto ocorre, pense em como será o resultado da empresa nos relatórios

finais. Nada muito confiável correto?

A Contabilidade por outro lado, tem que estar ciente de que o

Financeiro precisa do fechamento do mês, no início do mês seguinte

(outra famosa briga). Mas por que tanta rapidez? É necessário analisar

o resultado do mês que se encerrou, fazer ou refazer as projeções dos

meses seguintes, apresentar os dados para a diretoria, enviar dados para

bancos, clientes, acionistas, etc. Logo, é preciso que a contabilidade

feche o balanço e entregue-o ao financeiro no início do mês.

Do meu ponto de vista, as equipes do Financeiro e da

Contabilidade, têm o dever de andarem de mãos dadas. Um tem de

conhecer, mesmo que seja razoavelmente, a rotina do outro, para poder

explicar aos seus colaboradores a importância de se fazer um bom

serviço.



Imagine em uma reunião, o diretor ficar sabendo que a

Contabilidade não fechou o mês porque perdeu tempo reconciliando

lançamento incorreto do Financeiro, e o Financeiro não pôde fechar o

orçamento porque não recebeu o relatório da Contabilidade. Nada

agradável sim?

Mas infelizmente o que se vê na realidade são as equipes

fazendo o famoso jogo do empurra-empurra. Se um não fez seu serviço

ou não pôde analisar os resultados é culpa do outro departamento.

Nada disso. É hora de olharmos internamente nossos erros,

consertá-los, e ajudar o outro no que ele precisa.

Apesar deste livro ser dedicado ao Departamento Financeiro,

nada como aprender algo novo certo? E algo tão importante para a

empresa: A conciliação contábil. A Contabilidade faz a conciliação

contábil seguindo o mesmo raciocínio da conciliação bancária do

Financeiro, que é a de identificar e descriminar as operações realizadas

de forma correta. Quando ela recebe a movimentação financeira,

analisa cada operação e contabiliza ou no Balanço Patrimonial, ou na

Demonstração de Resultados do Exercício (D.R.E), ou nos dois,

dependendo do lançamento a ser feito. Quando ela recebe estas

informações erradas ou divergentes, tem de parar o que está fazendo,

liga para o Financeiro, tenta descobrir realmente o que aconteceu, e

então finaliza a conciliação contábil.

Portanto caros colegas do Financeiro e da Contabilidade, nada

de ficar um contra o outro. Quem perde nesta história são vocês e a

empresa. Se os dois brigam, os dois saem perdendo, e muito. Então

como resolver? Simples, faça cada um o dever de casa, seja você do

Departamento Financeiro ou Contabilidade.


108 PARTE IV – A SAÚDE DO FINANCEIRO

PARTE IV – A SAÚDE DO FINANCEIRO



O ESTRESSE OCUPACIONAL

Por CYNTHIA DIAS PINTO COELHO

A palavra stress ou sua forma aportuguesada, estresse, tem sido

amplamente utilizada pelas pessoas no seu dia a dia, referindo-se ao

cansaço ou ao aborrecimento relacionado a alguma situação cotidiana.

É comum ouvirmos as pessoas dizerem: “meu chefe está me

estressando ou tive uma semana do cão, estou estressado”. O estresse

representa muito mais do que isso e é preciso entendê-lo bem para

saber identificá-lo e aprender a lidar com ele quando este rondar a sua

vida ou bater a sua porta.

O conceito de estresse refere-se a uma série de reações

fisiológicas que nosso organismo produz diante de uma situação

adversa. Nos tempos das cavernas, quando o homem vivia assolado

pela insegurança de ser devorado por uma fera e tinha que abater

animais para sua alimentação, era preciso ter reações rápidas e um

preparo constante para lutar ou fugir. Para isso seu corpo produzia

hormônios que levavam a reações fisiológicas visíveis como alterações

na pupila, na circulação sanguínea, nos batimentos cardíacos, no

aparelho digestivo e respiratório. Passado o perigo, essas alterações

desapareciam e o organismo voltava ao seu funcionamento normal.

Nos dias de hoje não precisamos fugir de feras, mas

metaforicamente “matamos um leão por dia” no ambiente corporativo.

As pessoas vivem cheias de responsabilidades, prazos, metas a bater,

cobranças, excesso de trabalho, medo do desemprego e da

concorrência desleal, dentre outras coisas. Além disso, a vida nas

grandes cidades tornou-se desgastante ao extremo, com um trânsito

caótico e a insegurança causada pela violência. Ou seja, vivemos hoje

numa “selva de pedra”, com os velhos desgastes de milhares de anos

atrás, desencadeados por novos motivos.



É preciso entender que com a melhora na economia, a

globalização e a evolução tecnológica a vida se tornou cheia de

confortos e de objetos de desejo. Com isso, nosso custo de vida

aumentou significativamente e passamos a trabalhar e competir cada

vez mais para conseguirmos nos manter nessa ciranda.

O estresse, em pequenas doses, pode até ser benéfico e

estimulante, mas em constância na vida das pessoas, pode significar

um grande problema, alterando a homeostase e o equilíbrio.

Não é preciso voltar muito no tempo, buscando lembranças de

nossas infâncias, para ver como foi que isso aconteceu. Num passado

recente, há cerca de 40 ou 50 anos atrás, o sonho de consumo de uma

família de classe média era ter uma casa própria, um carro na garagem

e dar uma formação profissional aos filhos. Naquela época grande

parte das mulheres tinha pouca escolaridade e era dona de casa,

dedicando-se a cuidar dos filhos e dos afazeres do lar. Ao homem cabia

o papel de chefe de família, provedor do sustento da casa. Os bens de

consumo eram restritos e o mercado no Brasil oferecia pouca variedade

de produtos, uma vez que somente a produção nacional era

comercializada por aqui. Os produtos importados só chegaram muitos

anos depois, com o governo Collor, que permitiu a abertura às

importações.

As casas medianas contavam com apenas um ou dois

banheiros, um aparelho de televisão, um rádio, uma máquina de

costura, uma geladeira, um fogão, uma máquina de lavar, uma linha

telefônica e um carro. As crianças estudavam pelo menos parte de sua

vida acadêmica em escolas públicas, que eram de boa qualidade e

pouca gente se preocupava em falar fluentemente outra língua. Os

esportes eram praticados nas ruas, onde era possível brincar sem o

perigo dos dias de hoje e os clubes eram bastante acessíveis. Isso

parece muito pouco se comparado ao que temos hoje, mas a vida fluía

de forma mais suave e tranquila e o estresse não aparecia como o

grande vilão da medicina ocupacional e dos consultórios de psicologia.



A vida hoje oferece uma lista sedutora de objetos de desejo,

que vão desde carros ultramodernos a bolsas e relógios que podem

custar o preço de um carro popular e você pode encontrar na lojinha da

esquina produtos fabricados do outro lado do mundo, por um preço

bastante atraente. A qualificação profissional, o crescimento das

empresas e a globalização trouxeram diversas modificações nas

relações de trabalho, muitas delas responsáveis por causar o chamado

estresse ocupacional. É importante ressaltar que cada pessoa reage de

forma diferente às pressões do ambiente de trabalho, tendo maior ou

menor tolerância às cobranças e à sobrecarga de atividades. Por isso

algumas pessoas não manifestam sintomas físicos ou psíquicos

enquanto outras adoecem constantemente, trabalhando num mesmo

ambiente corporativo.

Existem diversos outros fatores que ultrapassam o ambiente de

trabalho e que também podem levar ao estresse, como por exemplo,

doenças em família, separação conjugal ou problemas de

relacionamento, morte e perdas em geral, problemas familiares,

dificuldades financeiras e outros.

Foi em função do adoecimento das pessoas e,

consequentemente, das perdas e custos com afastamentos dos

funcionários pelo setor da medicina ocupacional que surgiram, no

mundo todo, diversos estudos sobre o estresse. As grandes empresas

passaram a investir milhões na prevenção e tratamento dessa patologia.

São comuns os investimentos em qualidade de vida, em lazer, prática

de atividades físicas, convenções em hotéis de luxo (que mesclam

trabalho, lazer e turismo), acompanhamento médico e psicológico de

forma periódica e preventiva, palestras e cursos motivacionais, bônus

financeiros, premiações e participações nos lucros, dentre outras

coisas. O resultado desse investimento tem sido muito positivo, pois

com essas práticas não só se diminui o número de afastamentos como

se aumenta o crescimento e a qualidade da produção, uma vez que se

tem funcionários equilibrados, saudáveis e mais satisfeitos.



PRINCIPAIS SINTOMAS DO ESTRESSE

Agora que você já entendeu um pouco sobre as causas

e os mecanismos do estresse, saiba como reconhecer os principais

sintomas desse “monstrinho” que pode agir de forma silenciosa em sua

vida.

O adoecimento físico ou psíquico normalmente chama

a nossa atenção, pois na maioria das vezes somente quando há perda

da saúde é que o trabalhador começa a olhar para si mesmo. De acordo

com estudos em medicina psicossomática é com a perda do equilíbrio

interior que o corpo pode começar a produzir sintomas. Esses sintomas

seriam um mecanismo de defesa, um alerta vermelho de que algo não

está em harmonia e precisa de atenção. Normalmente os sintomas

surgem de forma gradativa e desaparecem após um tratamento médico

adequado. Mas é importante saber que não adianta tratar somente o

sintoma ou a doença, se não se tratar também a causa emocional, pois

neste caso, a doença reaparecerá ou surgirão novos sintomas.

Uma das características mais presentes nas pessoas

estressadas é a ansiedade. E ela é um dos maiores vilões contra o

equilíbrio emocional, capaz de desencadear a produção de uma série

de doenças e sintomas no nosso organismo. Essas pessoas sofrem por

antecipação, se preocupam demais e às vezes apresentam desesperança

e pessimismo, pois tendem a ver as coisas por um ângulo mais

negativo. Elas podem apresentar ainda baixa autoestima, alterações de

sono, irritabilidade, distúrbios alimentares, falta de concentração, etc.

Existem diversos sintomas associados ao estresse,

como a hipertensão, dores musculares, baixa resistência imunológica,

distúrbios sexuais e perda de libido, alterações do sono, cefaleias

(dores de cabeça), alterações do apetite e de peso, alergias, depressão,

síndrome do pânico, dificuldades de concentração e memória, aumento

do consumo de álcool, cigarro, drogas e psicotrópicos, numa extensa

lista de outros sintomas. Ao perceber essas ou outras alterações é

importante procurar imediatamente o médico, pois somente com o



diagnóstico correto será possível fazer um tratamento adequado e

livrar o corpo dessa produção de sintomas. Não se deixe levar por

aquela conversinha de que “isso tudo é stress, é emocional, quando as

férias chegarem tudo irá desaparecer”. Isso é um grande engano! Os

sintomas orgânicos, ainda que desencadeados por questões

emocionais, devem ser tratados tão logo se manifestem, pois somente

dessa maneira você irá prevenir o surgimento de novos sintomas, a

evolução e o agravamento de doenças já existentes.

Existem medicamentos indicados para diminuir a

ansiedade e suprimir alguns dos sintomas citados acima, mas esses

medicamentos devem ser prescritos por um médico. Nunca tome um

medicamento sugerido por um amigo ou parente que teve um sintoma

parecido com o seu, pois o uso dessa medicação deve ser avaliado caso

a caso. E às vezes, algumas pessoas que se sentem tensas ou fadigadas

ao final do dia, gostam de sair para tomar uma bebida e relaxar com os

colegas. Lembre-se de que não há nada de mal nisso, mas fique atento

para não usar o álcool como forma de diminuir as tensões e se livrar

do estresse.

DICAS PARA EVITAR O ESTRESSE

FALE: Uma das armas mais valiosas e mais simples na

prevenção do estresse e da produção de doenças é a FALA. Isso

mesmo, a fala! Falar pode aliviar dores emocionais, pode ajudar na

negociação de prazos e tarefas, na expressão de sentimentos contidos

e medos fantasiosos. Já dizia o dito popular: “É conversando que a

gente se entende” e às vezes se desentende também... Os problemas de

comunicação dentro das empresas podem levar a interpretações

equivocadas, a discussões dispensáveis, a desgastes de relacionamento

e a falta de respeito. Portanto, não tenha medo de falar: converse, peça,

negocie, reclame, e principalmente, evite fofocas. A fofoca é um

grande inimigo da paz organizacional e pode gerar ansiedade e



preocupação com falsas verdades e boatos, responsáveis por boa parte

dos conflitos relacionais dentro das empresas.

ORGANIZE-SE: Muitas vezes é a falta de organização que cria

a ansiedade no trabalho. Começar tarefas e não terminar, trabalhar

numa mesa cheia de papeis, calcular mal o tempo gasto em cada

atividade, cumprir prazos em cima da hora, não prever pequenos

imprevistos, como o atraso no trânsito, uma pane no computador ou a

falta de um material, podem gerar estresse. Por isso, ao iniciar seu

trabalho, organize-se: calcule o prazo adequado, certifique-se de que

tem o material necessário para a execução da tarefa, acrescente um

tempo para os imprevistos, saiba avaliar as competências de seus

colaboradores na hora de delegar uma tarefa, seja claro sobre o que

deseja e faça uma previsão realista dos custos. Essas atitudes poderão

ajudá-lo em muito na organização de seu dia a dia.

PARE DE PROCRASTINAR: A procrastinação (mania de

adiar a execução das tarefas a serem cumpridas) é uma grande vilã na

produção da ansiedade e do estresse, pois enquanto uma tarefa

determinada não for cumprida ela continua preocupando sua mente,

lembrando-lhe a cada momento que você tem uma tarefa em atraso

para realizar. Um grande número de tarefas em atraso gera estresse,

sensação de incapacidade e de excesso de trabalho, além de cobranças

constantes por parte de colegas, chefia e até de si mesmo.

APROVEITE SEUS MOMENTOS DE FOLGA: Não existe

nada pior do que levar trabalho para casa ou trabalhar nos finais de

semana e feriados. Ao sair da empresa deixe para trás todos os

problemas, a não ser que você esteja de sobreaviso ou faça parte do seu

contrato de trabalho ficar à disposição da empresa nos finais de

semana. Se você vai para a praia, para uma festa ou cinema e leva o

celular para ficar acessando e-mails profissionais você simplesmente

não consegue se desligar dos problemas e fica impossibilitado de curtir

seus momentos de descanso e de interação com as pessoas.



PRATIQUE ESPORTES: A prática de esportes benéfica tanto

para a saúde física quanto para a saúde mental. Além de fortalecer os

músculos, ajuda no condicionamento cardiorrespiratório, no bom

funcionamento do sistema imunológico, no controle da obesidade,

diabetes, hipertensão, ela colabora significativamente para manter o

bom humor. A prática de atividades físicas leva à produção de

endorfina, hormônio responsável pela sensação de prazer e bem estar,

tão importantes no combate ao estresse. E nada como um corpo

saudável, bonito e bem cuidado para você se sentir bem diante do

espelho e ficar em dia com sua autoestima.

UTILIZE TÉCNICAS DE RELAXAMENTO: existem alguns

exercícios de relaxamento que podem ser feitos por você em casa, no

escritório ou em qualquer lugar. O ideal é que você dê uma pausa a

cada 2 ou 3 horas de atividade. Nessa “paradinha”, ande, tome uma

água, coma alguma coisa, alongue seu corpo, vá ao banheiro, olhe pela

janela e veja o mundo lá fora. Escolha algum desses exercícios e

pratique!

• Fique de pé. Mantenha as pernas um pouco abertas e os pés

bem apoiados no chão. Agora, estique os dois braços para cima, como

se fosse encostar as mãos no teto. Alongue todo o seu corpo e depois

de senti-lo bem esticado, solte os braços para baixo. Repita esse

exercício umas três a quatro vezes.

• A região dos ombros e pescoço forma um trapézio onde

acumulamos tensões. Essa contração muscular pode gerar incômodo e

dor. Para relaxar essa região faça movimentos circulares com a cabeça.

Encoste o queixo no ombro esquerdo e vá movendo-o até chegar ao

ombro direito. Depois faça o mesmo movimento com a cabeça

pendendo para trás, para completar o círculo. Depois faça movimentos

circulares com os ombros, para frente e para trás e por fim levante-os

para cima e para baixo (lembre-se: você vai levantar somente os

ombros e não os braços).

• A respiração pode ser uma grande aliada na hora de relaxar.

Esse é um exercício simples e que pode ser feito a qualquer hora e em

qualquer lugar. Inspire, prenda a respiração enquanto conta até três e



depois solte o ar. Durante a inspiração lembre-se de que você deve

deixar o ar entrar nos pulmões e fazer com que sua “barriga” infle com

o ar e não apenas o seu peito. É que ao inspirar e expirar usamos um

músculo chamado diafragma, que fica posicionado transversalmente

entre o tórax e o abdômen. Assim, ao encher os pulmões de ar você

deverá ter a sensação de que sua barriga também se encheu de ar. Faça

três séries com três repetições cada.

UM POUCO DE CUIDADO NÃO FAZ MAL A NINGUÉM:

Cada pessoa tem um jeito de relaxar e descansar. Algumas pessoas

gostam de ir pra praia, outras de ir para o campo e fugir do barulho e

da poluição. Mas não é a todo momento que podemos dar uma

fugidinha assim. Por isso busque coisas simples e fáceis de fazer para

relaxar você. Uma simples massagem corporal, um passeio no parque,

ouvir uma boa música, bater papo com os amigos, curtir uma

romântica noite a dois, brincar com as crianças, assistir a uma comédia

que lhe arranque muitas gargalhadas, tomar um banho de banheira ou

uma sauna, receber os amigos em casa para uma partidinha de baralho,

comer uma comida gostosa e por aí vai...

Agora que você já entendeu um pouquinho sobre o estresse e

já sabe como reconhecê-lo, você tem o conhecimento suficiente para

cuidar de você mesmo e saber que deve procurar ajuda médica e/ou

psicológica, quando necessário. Entenda bem que cuidar de você

mesmo é de SUA responsabilidade e que não vale se esconder atrás de

desculpas como “não tenho tempo para cuidar de mim” ou “meu

trabalho está tão apertado que não consigo nem comer direito”. Assim

sendo, seja responsável com sua saúde, tenha uma alimentação

saudável, pratique esportes regularmente, durma bem, invista em lazer

e qualidade de vida, faça tudo o que puder para ser feliz. Invista muito

em você, pois os lucros são os melhores do mercado!

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