FERRAMENTAS DE GESTÃO

PARA DOCUMENTAÇÃO

TÉCNICA DE ENGENHARIA

Ana Carolina Oliveira – Bibliotecária

As facilidades de tecnologia e soluções de GED devem nos servir e não o contrário. O profissional da informação, seja

o Bibliotecário ou Arquivista que é formado e capacitado para tratar a informação, não deve superestimar essas

tecnologias e permitir que sejamos dependentes delas.

O mercado brasileiro, nas diferentes áreas e segmentos, demonstra ainda um tímido investimento e reconhecimento do

papel e competência desse profissional. A realidade da enorme maioria dos Centros de Documentação e de

Informação, é não dispor de GED.

Essa apresentação não é um Case específico, mas um apanhado de recursos disponíveis (por serem gratuitos ou com

baixo custo) que foram reunidos ao longo da experiência em diversas instituições, em 15 anos, que são perfeitamente

capazes de atender as necessidades de controle e gerenciamento de Documentação.

A prova de que podemos atuar no cotidiano sem um software tradicional de mercado, é a aplicação dessas ferramentas

em um acervo complexo e volumoso de Engenharia na área de exploração e produção de petróleo.

APRESENTAÇÃO

Adendo

Problema 1Uma nutricionista tentava fazer biscoitos de

chocolate para servir em sua pousada. Mas

certo dia, o padeiro que vendia o chocolate

em pó não tinha o produto.

Ela ficaria sem a matéria prima para atender

seus clientes....

Problema 2Um pesquisador estava procurando uma

forma de desenvolver um novo adesivo mais

forte do que os já existentes.

No entanto, aconteceu o contrário: o que ele

criou era mais fraco do que o habitual.

Durante cinco anos o pesquisador divulgou

seu produto, através de seminários e

informalmente, mas não teve muito sucesso.

REALIDADE BRASILEIRA

Concursos 2010

Salário inicial para Bibliotecário

REGIÃO MAIOR MENOR

Centro-Oeste R$ 8.955, 20 R$ 2.277, 55

Nordeste R$ 6.611, 39 R$ 893, 79

Norte R$ 7.748, 03 R$ 1.000, 00

Sudeste R$ 13.264, 77 R$ 982, 91

Sul R$ 6.611, 39 R$ 1.298, 85

Dados baseados em 37 concursos públicos realizados em 2010.

Site: Biblioconcursos.com.br

MERCADO NACIONAL

Pequenas e Médias Empresas representam 20% do PIB e são responsáveis

por 60% dos empregos no Brasil (56,4 Milhões de empregos).

Dados informados pelo Governo Federal, referente ao ano de 2012.

Quantas Bibliotecas e Centros de Informação fazem parte desse grupo?

Quantos Bibliotecários e outros profissionais da informação encontram-se nesse contexto?

Quanto essas empresas estariam dispostas a investir na contratação de profissionais e

na compra de ferramentas automatizadas ?

PARADOXO

• As pessoas individualmente e enquanto Instituição, valorizam o profissional de informação;

• As empresas precisam de uma informação adequadamente tratada e organizada;

• A área de documentação é sempre a de menor prioridade (corte de gastos / contratação de pessoal / aquisição de novos equipamentos / compra de novos livros – assinaturas / compra de softwares).

FATORES ENVOLVIDOS

Características do profissional

Resiliência

Criatividade

Conhecimento Tácito

Conhecimento Teórico

Adaptabilidade

DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA

DE ENGENHARIA OFFSHORE

3 FASES DOCUMENTAIS

Fase 1 - PROJETO > Áreas

- Administrativo/Contratual;

- Engenharia;

- Suprimentos;

- Construção;

- Comissionamento;

- Qualidade;

- Certificação.

Duração média de 2 anos para

construção de uma Unidade.

Acervo médio de 180.000 arquivos

(340 Gb) – por Projeto.

Fase 1 - PROJETO > Disciplinas

• Acomodações

• Arquitetura Naval

• Elétrica

• Estrutura

• HVAC

• Instrumentação

• Mecânica

• Outfitting

• Perfuração

• Pintura/Corrosão

• Processo

• Sub Sea

• Telecom

• Tubulação

Fase 1 - PROJETO > Documentos

• Alteração de escopo

• Apresentações

• Arranjos

• Atas de reunião

• Cartas

• Cartas de certificação e aprovação da classificadora

• Certificação (Unidade, Equipamento)

• Comentários técnicos (Armador x Estaleiro)

• Contratos

• Cotações

• Desenhos (Engenharia, Equipamentos)

• Design

• Diagramas

• Diretrizes de Projeto

• Esquemático

• Faturas

• Filosofias

• Formulários de comentários

• Fotos

• Lista de pendência

• Manuais (Manutenção, Operação)

• Memória de cálculo

• NR-13

• P&ID

• Procedimentos (FAT, Comissionamento,

Montagem, Manutenção, Inspeção, Construção)

• Programação de Inspeção

• Registros de Prova de Mar

• Registros de Testes

• Regras

• Relatórios de Acompanhamento

• Relatórios de Inspeção (aproximadamente 30 tipos diferentes)

• Sobressalentes

• Vendor (especificações técnicas)

Fase 2 - “AS BUILT”

- Desenhos e outros documentos de Engenharia;

- Suprimentos (“As purchased”).

Navio de Guerra Imperial

Japonês – construído em 1869.

Fase 3 - OPERAÇÃO

- Atualizações de documentos já existentes (cancelamento de revisões

superadas atualização de todas as interfaces envolvidas);

- Novos documentos elaborados;

- Suprimentos (Fornecedor).

TRATAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

PRIORIDADES

• Identificação / Mapeamento do Acervo;

• Categorização / Indexação / Classificação;

• Recuperação da Informação (maior precisão no menor tempo possível);

• Disponibilização do acervo (24h por dia, se possível);

• Controle de revisão;

• Sincronismo entre o acervo da base com o acervo a bordo.

DEVE-SE CONSIDERAR

Conteúdo:

• Padrões de documentos e registros;

• Terminologia;

• Idiomas / Países;

• Empresas / Fornecedores;

• Épocas diferentes.

Suporte:

• Hard – Books;

• Hard – Formatos: A0, A1, A2, A3 e

A4;

• Soft – Formatos: Office, Acrobat,

CAD, Inventor, etc;

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Administrar o Acervo;

Classificar;

Informar/Disseminar;

Preservar.

COMPLICADORES ENVOLVIDOS

Complexidade (Tipologia, Formatos, Objetivos)

Velocidade de Atualização

Quantidade

Locais diferentes

Não faça isso!

PLANEJAMENTO

MAPEAMENTO DO ACERVO

• Política de Desenvolvimento de Coleções e Fluxo Documental

Objetivos da Unidade;

Composição do acervo;

Perspectivas de crescimento;

Serviços Prestados: - Tratamento Documental;

- Pesquisa e Difusão.

Workflow principal.

WORKFLOW

TTD – Tabela de Temporalidade Documental

Campos: Área, Valor, Item, Tipo, Descrição, Ordenação, Referências Normativas,

Temporalidade, AC – corrente / AP – permanente e Destinação.

Valor: Administrativo, Fornecedor, Histórico, Referência, Técnico.

LISTAR CONTEÚDO ELETRÔNICO

- Listas do acervo eletrônico;

- Plano de arquivo;

- Inventário.

PROCEDIMENTO DE CODIFICAÇÃO /

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

NORSOK Standards – Design Principles Coding System (z-dp-0022)

https://www.standard.no/en/sectors/energi-og-klima/petroleum/norsok-standard-categories/z-technical-info/z-dp-0022/#

Os padrões NORSOK são desenvolvidos pela indústria

petrolífera norueguesa para garantir a segurança

adequada, agregação de valor e eficácia de custo para

desenvolvimentos e operações da indústria de petróleo.

Normas NORSOK podem ser baixadas

gratuitamente.

ORGANIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DA

ESTRUTURA DE REDE

Categorizar assuntos / Sub-assuntos;

Não exceder o limite de 7 níveis para hierarquia;

Abreviar termos sempre que possível;

Renomear documentos utilizando caracter _ como espaço entre informações e – como ligação entre palavras. Ex: Ata-Reunião_002-(2014-06-08).pdf;

Priorizar arquivos, quando necessário com # ou @;

Ordenar demais arquivos cronologicamente (AAAA-MM-DD), por sequencia lógica utilizando numerais ou letras;

Validar critérios e termos estabelecidos com usuário;

Registrar padrão adotado em documento formal (Procedimento);

Implementar alterações na rede e realizar manutenção diária verificando alterações fora do padrão estabelecido.

Colorize

CONTROLE DE ENVIO/RECEBIMENTO DE

DOCUMENTOS (GRD / TRANSMITTAL)

• Fundamental para controlar as versões

disponíveis a bordo;

• Tenha controle de sequencial.

DESENVOLVIMENTO

ELABORAÇÃO DE ESTATÍSTICAS

• Composição do acervo;

• Uso do acervo;

• Entrada de novos documentos (externos);

• Emissão de novos documentos (internos);

• Crescimento do acervo eletrônico.

O importante para o bom uso das estatísticas é a veracidade das informações, constância e comparativos entre períodos, demonstrando perfil e tendências.

RELATÓRIOS MENSAIS E ANUAIS DE

ATIVIDADES

O objetivo do relatório é apresentar dados, planejamento, desenvolvimento e

resultados alcançados.

ATIVIDADES

DSI – Disseminação Seletiva da Informação

DSI (disseminação seletiva da

informação): É o serviço que leva a

informação ao usuário, ou seja,

dissemina a informação selecionada

para a pessoa que precisa/deseja

receber a informação.

CLIPPING DE NOTÍCIAS

Envio diário de alertas via email;

Pesquisa em veículos públicos na área de

interesse;

Envio de link para site público (não enviar

o texto);

Áreas de interesse:

- Mercado;

- Brasil (Economia/Política);

- Mundo (Economia/Política);

- Novas Tecnologias.

SITES ESPECIALIZADOS E AGÊNCIAS DE NOTÍCIAS

• Agência Brasil;

• Agência Estado;

• Agência Reuters;

• ANP – Agência Nacional do Petróleo;

• BBC Brasil;

• Brasil Econômico;

• CSEN – Câmara Setorial de Equipamentos Navais e de Offshore;

• Folha de SP;

• Gás Brasil;

• Jornal do Commércio;

• Macaé Offshore;

• Revista E&P;

• The Wall Street Journal;

• TN Petróleo;

• Fuel Fix.

FERRAMENTAS

BASE DE DADOS

Microsoft Access ou uma opção gratuita é o Br Office Base.

VANTAGENS:

- Relatórios;

- Pesquisas pré-

formatadas;

- Versão para consulta dos

usuários (não permitindo

alterações);

- Consolidação de diversas

listas;

- Referências cruzadas.

DISCOS VIRTUAIS

Benefícios:

• Disponibilização do acervo full time;

• Disponibilização do acervo também em dispositivos móveis;

• Relatórios de uso do acervo;

• Permissão de acesso diferentes;

• Compartilhamento de um único item ou mais do acervo com pessoa interna/externa a empresa;

• São utilizados Protocolos de Criptografia;

• Pouco armazenamento gratuito;

• Muito armazenamento baixo custo.

DISCOS VIRTUAIS

SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO

“Vinte anos de experiência levam-nos a crer que a indústria de Gestão de Conteúdos se alicerçou em :

• Custos Elevados — Aquisições impulsionadas pela aplicação, com um forte investimento inicial e preços por utilizador;

• Grande Complexidade — Longos ciclos de implementação e complexidade resultando em software não implementado ou não utilizado;

• Falta de Controle pelo Cliente — Controle proprietário limitando a escolha e a capacidade para mudar para outros fornecedores.” Site Alfresco

https://sites.google.com/site/alfrescopt/descritivo-do-alfresco

SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO

Softwares gratuitos podem ser utilizadas para gestão de documentação. A maior

parte é desenvolvida no exterior e condicionam o uso ao armazenamento em

suas clouds, mas existem opções de instalação na máquina, sem nenhum

vínculo com seu desenvolvedor.

Existem também versões que com o uso “full” tem baixo custo ( licença full

entre 75 e 195 euros).

SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO

Funcionalidades (Todas disponíveis em programas gratuitos):

• Workflow;

• Sinalizadores de status;

• Indexadores personalizados;

• Pesquisa no conteúdo do arquivo;

• Notificação de pendência / lembretes;

• Check in / Check out;

• Histórico de versões;

• Entre outros.

EMPRESAS E INSTITUIÇÕES

QUE UTILIZAM ESSES SERVIÇOS

OBJETIVOS ALCANÇADOS ?

Objetivos

Administrar o acervo;

Classificar;

Informar/Disseminar;

Preservar.

Descomplicando

Complexidade (Tipologia, Formatos, Objetivos)

Velocidade de Atualização

Quantidade

Locais diferentes

- Mapeamento;

- TTD;

- Planilha de dados ou

Base de dados;

- Org. e estrutura de rede;

- Procedimentos.

- GRD (Envio do Arq. Eletr.);

- Disco virtual.

- Planilha de dados ou Base de dados;

- Org. e estrutura de rede;

- Estatísticas;

- Procedimentos.

- Armazenamento em

disco virtual;

- Software gratuito.

Biscoito com gotas

de chocolate

Ruth Graves Wakefield (June 17,1903 – January 10, 1977) em vezde ficar desesperada e tentarutilizar o método habitual, elacomprou chocolate em barra e oquebrou em pequenas partes. Elaesperava que o chocolatederretesse no forno.

Mas, ele acabou por se mantendosólido e quebrou-se em partesmenores, dando origem aosbiscoitos com gotas da chocolate.

Wakefield deu vendeu a receitapara a Nestlé em troca de umsuprimento vitalício de lascas dechocolate.

Hoje em dia é o gênero debiscoitos mais comercializado nomundo.

Solução – Problema 1

Post-it

Em 1974 um amigo de Spencer, Art Fryque cantava no coro da igreja, ficoufrustrado porque suas fichas caiam comfrequência.

Foi então que Spencer Ferguson Silverconcluiu que esse adesivo criado em1968, mais fraco, poderia ser usado paracolar outros objetos, sem deixar marca.

O produto, um dos mais famosos casesde inovação, tem 40 anos.

Aos 73 anos, Spencer continua na ativa,atuando como um consultor da 3M emeventos de inovação. Ao explicar acriação do Post-it, ele afirmou que oproduto não foi um acidente, mas oresultado de uma cultura voltada àinovação que a companhia produz.

Solução – Problema 2

Conclusão

São necessárias dedicação, paciência, adaptabilidade, resiliência e muita pesquisa paradesenvolver uma estratégia de atendimento e superação das expectativas daorganização em que você colabora, quando se tem recursos limitados.

Bem controlados, utilizados e mantidos com regularidade, pode suprir muitas, senãoquase todas as necessidades de controle informacional da sua Unidade.

Entenda a sua realidade, empenhe-se ao máximo, seja criativo e dê o seu melhor!

Obrigada! Boa Sorte!

Ana Carolina Oliveira – Bibliotecária

Email: ana.oliveira@venturapetroleo.com

Skype: anacarolbibliot