etapa: prÉ-ged temporalidade e classificaÇÃo .consultar a assessoria juridica . ... com...
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ETAPA: PR-GED TEMPORALIDADE E CLASSIFICAO
19
Apresentar:
Etapas e Fases na Implantao de Projetos de GED.
Estudos de caso em Gesto de Projetos de GED.
Ganhos na implantao de um Projeto de GED
ETAPA:
GED AUTOMAO
ETAPA:
ROI Retorno
sobre
Investimento
ETAPA:
PR-GED TRATAMENTO
2
Ofi
cin
a d
e G
ED
O que devo fazer para que o Projeto
de GED / ECM ou BPM tenham
sucesso?
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
No se gerencia o que no se mede, no
se mede o que no se define, no se define
o que no se entende, ou seja, no h
sucesso no que no se gerencia.
Adaptado de W. Edwards Deming
Ofi
cin
a d
e G
ED
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
1 - Sempre fars um diagnostico e um
Planejamento.
2 - Definirs a Poltica e Diretrizes em
primeiro lugar
3 - Aplicars a Tabela de Temporalidade
antes de qualquer automao,
4 - Sempre constituirs uma Equipe
multidisciplinar.
5 - Nunca desprezars a legislao local,
nacional e ou internacional
Ofi
cin
a d
e G
ED
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
6 - Jamais permitirs a seduo por qualquer
tecnologia sem estudo ou prova de conceito.
7 - Nunca em hiptese alguma chamars o Arquivo
de Morto.
8 - No permitirs a confuso entre conceitos
como organizao com arrumao ou mesmo
ERP GED ECM BPM BI Colaborao com
SIGAD
9 - Nunca comears um Projeto sem conhecer as
necessidades do usurio e a cultura
da empresa ou instituio
10 - Sempre amars o que faz e sempre fars o que
ama!!!!!
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Ciclo de Vida dos Documentos Tabela
de Temporalidade
Metodologia de anlise e definio do
tempo de permanncia
do documento e da informao na
corporao
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
7
Passos para Elaborao da Tabela Documental
Primeiro
Segundo
Terceiro Quarto Quinto
Sexto
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
Age sobre o acervo documental evitando seu
crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE
Observao: quando do prazo para descarte,
retornar a rea produtora da informao para
verificar se os documentos podem ser
eliminados e colher assinatura para descarte.
CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Verificao de processos na justia;
Verificao junto a Entidades de Classe e
Regulamentao:
CRM Medicina; CREA Engenharia, CRC
Contabilidade etc;
ANVISA Medicamento, Anatel Telefonia,
Aneel Energia etc;
Bancen Instituies Financeiras.
Educao rgos Educacionais, Municipais
etc.
Empresas de capital estrangeiro
Tabela de Temporalidade - Consulta
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Tabela de Temporalidade - Expurgo
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
TTDTTD
TVDTVD TRDTRD
TAD
TMS
Matriz de Temporalidade Documental
Tecnologia + Metodologia
Tipos de
Tabelas de
Temporalidade.
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
TTDTTD
Tabela que controla o acervo
com fundamentao jurdica.
Tabela de Temporalidade Documental
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
TVDTVD
Tabela de Validao Documental
Tabela que controla o acervo
sem fundamentao jurdica.
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
TAD
TMS
Tabela de Atualizao Digital
Tabela de Mdia e Suporte
Tabela que controla o acervo
digital e mantm a atualizao
do Hardware e do software.
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
TRDTRD
Tabela de Responsabilidade Documental
Tabela que controla o
responsvel por uma espcie
documental.
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
Mdia :
Digital, Analgico
Temporalidade :
TTD, TVD, TRD
Funcionalidade :
Comunicao, registro,
Deciso (parecer e verso ).
Escalabilidade :
Operacional, Corporativo, Estratgico
Armazenamento :
Operacional,
Setorial e Inativo
Workflow :
Estruturado, No Estruturado
Acessibilidade :
Administrativo, Tcnico e Normativo
Indexao :
Gnero, Espcie
Matriz de Classificao Documental
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
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0
10
20
30
40
50
60
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80
90
100
0 1 2 3 4 5
Ciclo de Arquivamento
Arquivo Operacional
Arquivo Setorial
Compartilhado
Arquivo Central
Quando a informao gerada tende a 100 % de utilizao.
Q uando a informao arquivada no Arquivo Central o acesso tende a diminuir.
DOCUMENTO
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DOCUMENTO
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DOCUMENTO
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