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Apresentação de case – Implantação de GED
Diego Lemos
Alguns pontos de vistas para Gestão de Documentação de Engenharia;
Conceitos que motivam a utilização de um GED;
Apresentação de um case Implantação de um GED: Motivadores; Passo a passo para a implantação; Números obtidos com o projeto; Processos implantados; Arquitetura do ambiente; Sucessos do projeto; Lições aprendidas;
Assuntos polêmicos;
Tendências.
SOLUÇÕES SIMPLES NA MEDIDA E NO TEMPO CERTO PARA O SEU NEGÓCIO!
AGENDA
Engenharia como Fornecedor: Criação de documentos; Publicação de documentos;
Engenharia como Cliente: Recebimento e controle de documentos; Processos de aprovação e distribuição;
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DOIS PONTOS DE VISTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE ENGENHARIA
Qualidade e Segurança
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CONCEITOS
Segurança
• Auditoria;
• Controle de acesso.
Rastreabilidade
• Metadados;
• Versionamento;
• Indexação.
Colaboração
• Fluxos de Trabalho;
• Publicação.
Redução de tempo do projeto;
Redução de riscos de projeto;
Rastreabilidade da informação.
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CONCEITOS
Otimização
Motivadores;
Passo a passo para a implantação;
Alguns números obtidos com o projeto;
Arquitetura do ambiente;
Sucessos do projeto;
Lições aprendidas.
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APRESENTAÇÃO DE CASE: IMPLANTAÇÃO DE UM GED
Dificuldade de interface entre a empresa e subcontratadas;
Dificuldade de compartilhamento de informações entre departamentos;
Dificuldade em garantir a integridade das informações (duplicidade dedocumentos);
Dificuldade para localização de documentos;
Dificuldade em reunir documentação com propósitos distintos oucom fontes diversas.
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MOTIVADORES PARA O PROJETO
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SOLUÇÃO UTILIZADA
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PASSO A PASSO DO PROJETO
Mapeamento de departamentos e processos macros
Desenho dos processos e
entendimento do negócio
Estabelecimento de modelo unificado
•Metadados
•Hierarquia de acessos
•Ciclo de vida da documentação
Análise de GAP (demanda x
modelo)
Ajuste geral no modelo
ImplantaçãoLições
aprendidas
Ajuste geral no modelo
Atendimento a novos departamentos
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FASES DA ENGENHARIA
Projeto Conceitual
Projeto Básico
Projeto Detalhado
Construção
Am
adu
reci
men
to
Tempo
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DESENHO MACRO DOS PROCESSOS
Empresa
Projeto
Outras
EmpresasOutros
Departamentos
Canteiro
Empreiteiro A
Empreiteiro B
Projetista
Externo
Suprimentos
FTP
GRD
Entrada
GRD Avulsa
GRD
Canteiro
GRD Empr
GRD Empr
GRD Avulsa
GRD Avulsa
GRD Prj
Ext
GRDF
GRD
Comentários
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ÁREAS ENVOLVIDAS
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NÚMEROS DO PROJETO
Departamentos Documentos Usuários
Engenharias de Implantação 1.250.000 486
Desenvolvimento Sustentável 26.000 523
Desenvolvimento Social 2.523 48
Gestão de Fornecedores 1.043 4
Logística 632 3
SSO 50 9
Information Management 1.238 27
Financeiro 10.398 476
1.291.884 979
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NÚMEROS DO PROJETO
0
20
40
60
80
100
120
140
Rítmo de crescimento em GB
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NÚMEROS DO PROJETO
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
1,4
1,6
1,8
2
Volume de documentos em TB
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ARQUITETURA DO SISTEMA
Município C
MPLS
Município D Município E
Município A Município B
Internet
Ganho de produtividade para recebimento e publicação de documentos; Ganho de produtividade para busca e gerenciamento da documentação; Gestão do conhecimento (Asbuilt em fase de manutenção); Suporte ao gerenciamento do projeto e obra para construção do projeto; Suporte ao processo de gerenciamento de contratos; Ponto único de visibilidade e controle dos documentos de todo o processo
financeiro da empresa; Redução de complexidade.
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SUCESSOS: VALOR AGREGADO AO NEGÓCIO
Esforço adicional para implantação do processo exatamente como o manual.
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LIÇÕES APRENDIDAS
GRD (Guia de remessa de documentos): quando e como utilizar;
LD (Lista de documentos): quando e como utilizar;
Matriz de distribuição de responsabilidades de documentos: quando e comoutilizar.
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ASSUNTOS POLÊMICOS
Manutenção da documentação atualizada, pós implantação;
Vincular documentos a ativos da empresa;
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TENDÊNCIAS
Numa era de popularização de empresas que utilizam soluções GED, como otimizaro processo de integração entre empresas clientes e fornecedores que já utilizamestas soluções?
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QUESTIONAMENTO
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Contatos:
Diego [email protected]+55 27 9 8138-0126
Rotello Guerra:[email protected]+55 31 9996-8866
OBRIGADO