1INDICADO PARA qualquer pessoa que precise colocar um plano em ao.

SERVE PARA a tomada de deciso sobre os principais elementos que orientaro a implementao do plano.

TIL PORQUE oferece diversos usos da tcnica 5W2H, desde as verses mais simples e objetivas at o desenvolvimento de um plano de negcio ttico e operacional.

SOBRE A FERRAMENTA: 5W2H, tambm conhecida como plano de ao, uma ferramenta to bvia e utilizada que no h uma concordncia sobre quem a desenvolveu. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminao das tcnicas de gesto da qualidade e, posteriormente, com as de gesto de projetos. Quando algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes definies:

O que (What) deve ser feito? Por que (Why) deve ser implementado? Quem (Who) o responsvel pela ao? Onde (Where) deve ser executado? Quando (When) deve ser implementado? Como (How) deve ser conduzido? Quanto (How much) vai custar a implementao?

A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar em prtica uma deciso simples na empresa, como a aquisio de um novo equipamento ou a execuo de uma atividade pontual. Nessas situaes mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulrio feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrnica j suficiente para a elaborao do plano de ao.

Mas a 5W2H muito til quando atrelada a outras ferramentas analticas ou a planos que requerem ao.

Em anlises consagradas como SWOT, BCG, 5 Foras de Porter ou PEST, aps a concluso preciso definir o que deve ser feito. No SWOT, por exemplo, analisam-se os pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaas de uma empresa, considerando aspectos internos e externos. Muitos acreditam que o processo acabou, mas preciso definir o que ser feito para melhorar os pontos fracos, aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das ameaas. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindvel, j que preciso definir as seguintes questes: O que (what) ser feito para capturar a oportunidade? Por que (why) isso ser feito desta forma? Quem (who) ser o responsvel por capturar esta oportunidade? Onde (where) sero

executadas as aes para transformar a oportunidade em resultados para a empresa? Como (how) a oportunidade se tornar realidade? Quanto (how much) ser investido na realizao da oportunidade?

Em situaes que envolvem a implementao de vrias decises de forma orquestrada, como na gesto de projetos ou em um plano de negcio, a 5W2H tambm se mostra eficaz.

Na gesto de projetos tradicional ou em mtodos geis, a ferramenta 5W2H est inserida nas etapas do grfico de Gantt ou nos sprints .

Por fim, algo que pouco mencionado na literatura, mas a 5W2H deveria ser obrigatria em cada parte do plano de negcio tradicional, pois ofereceria orientao na implementao de cada deciso mencionada no documento.

Como usar: A ferramenta 5W2H composta por sete campos em que devem constar as seguintes informaes:

1) Ao ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);

2) Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);

3) Definio de quem ser (sero) o(s) responsvel(eis) pela execuo do que foi planejado (who);

4) Informao sobre onde cada um dos procedimentos ser executado (where);

5) Cronograma sobre quando ocorrero os procedimentos (when);

6) Explicao sobre como sero executados os procedimentos para atingir os objetivos pr-estabelecidos (how);

7) Limitao de quanto custar cada procedimento e o custo total do que ser feito (how much)?

O preenchimento pode ser feito no prprio formulrio impresso ou os campos podem ser copiados para editores de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gesto de tarefas ou de projetos.

1 UNIDADE BSICA DA GESTO DE PROJETOS TRADICIONAL2 UNIDADE BSICA DA GESTO DE PROJETOS NO MTODO GIL SCRUM

FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO PARA EMPREENDEDORES ESTRATGIA E GESTO

2FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO PARA EMPREENDEDORES ESTRATGIA E GESTO

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3.:DICAS DE UTILIZAO DA FERRAMENTA

Complemento s tcnicas de anlises de negcio: Boa parte das anlises feitas em administrao de negcio termina no estudo em si quando deveriam ser tomadas aes para lidar com as questes levantadas. Uma comparao simples: quando uma pessoa faz um exame de glicemia e detecta-se que ela est com os ndices alterados, preciso fazer um plano de ao para voltar aos nveis aceitveis. Da mesma forma, quando um estudo das 5 foras de Porter indica qual estratgia competitiva deve ser seguida, tambm necessrio fazer um plano de ao para implementar a estratgia e obter o posicionamento competitivo esperado. Explicar, apenas, a natureza de cada uma das foras de Porter um exerccio meramente descritivo, que no se traduz em resultados para a empresa.

Complemento s tcnicas de gesto de projetos: Dado que o projeto tem escopo (what), prazo (when), custo (how much) e responsvel (who), cada uma das etapas a executar para a concluso do projeto tambm precisa ter tais caractersticas, alm das demais que compem a ferramenta 5W2H.

Complemento s tcnicas de planejamento de novos negcios: Tanto tcnicas tradicionais, como a elaborao de um plano de negcio, quanto as mais recentes, como o Business Model Canvas, devem fazer uso da 5W2H para implementar as decises estratgicas ou validar as hipteses que sero testadas. No plano de negcio, ao final de cada parte, inclua uma tabela com a lgica dos 5W2H para orientar a execuo daquela parte do plano. O que deve (what) ser feito no plano de marketing e vendas, por exemplo? Qual o motivo (why) disso estar sendo feito? Quando ser feito? E assim por diante...

Inclua lies aprendidas: A ferramenta voltada para a ao. Apesar disso, h muitos aprendizados na execuo do que foi planejado. Nem sempre o escopo (what) est bem definido, nem o problema (why) a ser resolvido o previsto e o custo (how much) pode ser bem maior do que o imaginado. Por essas razes, a empresa precisa ter um controle de seus planos de ao e obter

informaes a respeito das lies aprendidas nas fases de planejamento e implementao, para melhorar a execuo dos planos de ao, evitando retrabalhos e gastos desnecessrios.

Automatize o uso da ferramenta: A ferramenta 5W2H basicamente uma tabela e pode ser feita em um editor de texto ou em uma planilha. Se for feita em editores ou planilhas disponveis online, outros envolvidos podero consult-la, acompanh-la e edit-la. Outras ferramentas online como o Trello (www.trello.com) e Evernote (www.evernote.com) podem ser usadas como ferramentas de planos de ao. H ainda aplicativos como o 5W2H, da Gold System.

Plano de ao para o desenvolvimento dos empreendedores: A ferramenta 5W2H tambm pode ser aplicada em nvel pessoal, como no caso do desenvolvimento pessoal do empreendedor e de sua relao com os scios. A ferramenta Autoconhecimento Empreendedor, do Movimento Empreenda, orienta a descoberta do perfil psicolgico, como isso influencia o comportamento ao conduzir um negcio e o que o empreendedor poderia fazer para se tornar melhor, ao elaborar uma anlise SWOT. Em seguida, a ferramenta orienta o empreendedor a descobrir qual a forma de aprendizagem mais adequada ao seu tipo de inteligncia. O passo seguinte da ferramenta sugerir um plano de ao para que o interessado fortalea suas competncias empreendedoras. De forma semelhante, a ferramenta Avaliao de Scios 4D sugere uma abordagem parecida, ao terminar com a sugesto de um plano de ao para que os scios se tornem ainda mais capacitados para desenvolver a empresa.

Material adicional recomendado:Diante da facilidade do uso, apesar de abundante, a bibliografia a respeito da ferramenta 5W2H aparece sempre de forma muito sucinta, sem que nenhuma obra se destaque.

ELABORADO POR MARCELO NAKAGAWA (PROFESSOR DE EMPREENDEDORISMO DO INSPER)

REALIZAO

COM O COMPROMETIMENTO DE

PARCEIRO EDUCACIONAL PARCEIROS INSTITUCIONAIS

FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO PARA EMPREENDEDORES ESTRATGIA E GESTO