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UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE

Campus Avançado Professora Maria Elisa de Albuquerque Maia

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Coordenação de Estágio Supervisionado

Disciplina Estágio Supervisionado II

Semestre letivo 2017.1

TRABALHO TÉCNICO

Realinhamento dos cargos e capacitação dos servidores da Secretaria de Administração,

Finanças, Planejamento e Orçamento - SAFIM.

Organização campo de estágio: Prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa-RN

Aluna estagiária: Natália Isabel Chaves

Supervisora acadêmica: Ms. Sidnéia Maia de Oliveira Rego

Supervisor de campo: Adi Helder Alves de Souza

PAU DOS FERROS - RN

2017

APRESENTAÇÃO

O presente trabalho é um documento fruto de observações feitas durante o Estágio

Supervisionado Obrigatório I, realizado na Secretaria de Administração, Finanças,

Planejamento e Orçamento (SAFIM) da Prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa/RN,

ocorrido no período de 24 de abril a 31 de maio de 2017.

Durante o estágio, puderam-se encontrar dificuldades nas divisões dos setores internos

da secretaria, bem como na delegação das atividades, o que ocasiona uma sobrecarga de

tarefas para o secretário, acumulando funções do nível operacional ao estratégico. Surgiu,

então, a possibilidade de elaboração de um Trabalho Técnico para a SAFIM, como atividade a

ser desenvolvida durante o Estágio Supervisionado Obrigatório II.

O objetivo desta proposta é um realinhamento dos cargos da SAFIM, afim de uma

melhor distribuição das atividades, alinhando a estrutura organizacional em conformidade

com o art. 7 da Lei Municipal nº 42/2009, bem como com os perfis de cada cargo e quando

necessário capacitar os servidores que não estiverem em conformidade com o perfil da sua

colocação, visando assim melhorias à instituição, a fim de garantir melhor eficiência e

eficácia em seu funcionamento.

Dessa forma, o trabalho é composto das seguintes partes: na primeira, apresentam-se a

justificativa, os pontos que deram embasamento para o trabalho e a sua importância para a

instituição; na segunda parte, tem-se a descrição da proposta, onde será apresentado como

será o realinhamento das atribuições dos cargos; na terceira, são apresentados os

agradecimentos a todos que, de forma direta ou indireta, contribuíram para a construção

deste trabalho. Por fim, serão elencadas as bibliografias consultadas para a realização do

referido trabalho e como apêndices, o Trabalho Técnico e o Plano de Ação elaborada com o

auxílio da ferramenta 5W2H1 como uma sugestão de apresentação da proposta aos servidores

do Campo de Estágio.

1 A técnica 5W2H é uma ferramenta prática que permite, a qualquer momento, identificar dados e rotinas mais

importantes de um projeto ou de uma unidade de produção (SEBRAE, 2008). Enfim, a 5W2H é compreendida

como uma técnica administrativa, a qual é usada em todas as organizações, a fim de apontar, de modo

organizado e planejado, como serão efetuadas as ações, assim como, por quem, quando, onde, por que, como e

quanto irá custar à empresa.

JUSTIFICATIVA

A sociedade contemporânea vive constantes mudanças e transformações que acabam

refletindo no ambiente interno das organizações. Na Administração Pública, não é diferente,

pois as crises políticas e econômicas que afetam o cenário atual acabam gerando modificações

na esfera pública, como a diminuição em investimentos. Tais mudanças podem gerar

impactos que acarretaram sérios problemas às entidades, também podendo causar a

desatualização das organizações, refletindo, assim, em suas estratégias e estruturas

organizacionais.

Considerando que as organizações públicas são burocráticas por natureza, o processo

de efetivação dos cargos, e atribuições para suprir as demandas das entidades, por vezes,

torna-se algo complexo, motivo pelo qual instituições precisam periodicamente reavaliar sua

estrutura organizacional e promover ajustes, quando necessário, para garantir melhor

desempenho. Nesse sentido, o Trabalho Técnico de realinhamento dos cargos da SAFIM foi

elaborado a partir das necessidades encontradas no diagnóstico realizado durante o Estágio

Supervisionado I, com relação à Lei Municipal nº 42/2009, a qual dispõe sobre a organização

administrativa da Prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa-RN.

É importante considerar o posicionamento de Cury (2005) ao afirmar que a estrutura

organizacional é composta das diversas unidades que compõem a empresa, tais como

departamentos, seções, pessoas e compreende todo o organismo da empresa, como deveres,

responsabilidades, os sistemas de autoridades e de comunicação formais. Nesse sentido, a

estrutura pode ser refletida no organograma da organização, que é uma forma de representa-la

graficamente, porém, seu suporte deve ser dinâmico e flexível, no intuito de atender aos

objetivos da organização.

Diante da análise feita no diagnóstico, ficou perceptível a discrepância na divisão dos

setores da referida secretaria, uma vez que, na prática, não foi possível observar os cargos

sendo efetivados como estão no art. 7 da Lei Municipal nº 42/2009. Assim, compreende-se

que as inconsistências na estrutura é uma situação que gera contratempos em toda esfera

organizacional. Em razão disso, é importante que qualquer organização, seja ela pública ou

privada, analise sua estrutura, reavalie seu quadro de funcionários e, se possível, fomente o

remanejamento dos servidores e treinamentos básicos aos que não estiverem em

conformidade com as atribuições do seu cargo, a fim de garantir maior efetividade e eficácia

no desenvolvimento das organizações.

Para Denhardt (2015, p. 85):

Os problemas das organizações públicas são vistos como se fossem, essencialmente, os mesmos das organizações privadas; consequentemente, a

solução também seria muito parecida: a criação de estruturas hierárquicas de

autoridade, sobreposta a uma cuidadosa divisão do trabalho e coordenadas

por uma única autoridade dirigente.

Ainda que se atribua a Gestão Pública questões bem mais complexas do ponto de

vista da prestação do serviço ao cidadão, não se pode negligenciar que as atividades

operacionais guardam muitas semelhanças com as atividades empresariais. Desse modo,

sugere-se uma proposta de realinhamento dos cargos da SAFIM através da realização do

remanejamento dos servidores, a fim de adequar a sua estrutura de forma a otimizar os

trabalhos da secretaria. Além disso, caso seja necessário, é preciso propor capacitação básica

aos servidores que não estiverem de acordo com o cargo que exercem, a fim de suprir as

carências encontradas. Sendo assim, a estrutura da secretaria precisa ser projetada para

atender aos objetivos da entidade. Entretanto, quando esta realidade não condiz com a

estrutura proposta, é fundamental buscar meios para adequá-la a sua função.

Nessa perspectiva, segundo Carreira (2009), o envolvimento das pessoas é essencial

nos processos de mudança, principalmente nos processos relacionados à implementação

organizacional. Partindo deste princípio, foi necessário analisar a visão do secretário em

relação à proposta do Trabalho Técnico. Desse modo, considera-se ser mais viável tal

proposta, visto que, a mesma visa contribuir para a adequada distribuição dos cargos, e, assim,

colaborar para que se tenha um melhor funcionamento deste órgão. O trabalho irá oportunizar

o maior envolvimento do pessoal nas propostas elaboradas, trazendo como contribuição maior

motivação para o trabalho a partir da abrangência dos papéis da organização, de seus

integrantes e comprometimento com os objetivos da secretaria.

Assim, a proposta torna-se exequível, tendo em vista que tal providência está inserida

entre as medidas que buscam promover o fortalecimento da capacidade institucional, através

de uma estrutura que esteja voltada para o atendimento das demandas dos órgãos, o que

deverá ocasionar o aumento da eficiência e da eficácia nos resultados da secretaria. Além

disso, ocorrerá a racionalização de níveis hierárquicos e o aumento da amplitude de comando.

Portanto, tais ações visam melhorar o desenvolvimento do trabalho dos servidores, bem como

o alinhamento da proposta apresentada com as competências da organização, gerando, assim,

maior efetividade para o funcionamento da SAFIM.

DESCRIÇÃO DA PROPOSTA DE TRABALHO TÉCNICO

A proposta de realinhamento dos cargos da SAFIM tem como objetivo contribuir

com a melhor distribuição dos cargos, alinhando a estrutura organizacional em conformidade

com a Lei Municipal nº 42/2009, sugerindo para isso, uma realocação dos servidores no

intuito de efetivar os cargos dispostos na legislação que a rege, procurando sempre aproveitar

o potencial humano existente na secretaria.

Este Trabalho Técnico visa contribuir para o funcionamento da secretaria e,

principalmente, resolver o problema de sobrecarga de atividades do secretário. Assim, tal

proposta tem como pressuposto a efetivação dos cargos dispostos na legislação que rege a

SAFIM, buscando redistribuir atividades e funções para deixar um diretor em cada

departamento vinculado à Secretaria (Administração Geral, Administração Tributária e

Administração Financeira), pois se observa que o secretário exerce diretamente a direção de

dois departamentos, o que gera sobrecarga de tarefas. Infere-se, que a distribuição e a

delegação correta das atividades, são fatores importantes para garantir a eficácia e a

efetividade no funcionamento de qualquer organização.

Na primeira parte do trabalho será realizada a descrição das atribuições de cada

departamento da SAFIM, com suas divisões, serviços e unidades, como também a

distribuição das atividades básicas, o perfil desejado dos servidores para execução dessas

atividades e os recursos necessários, essas informações serão apresentadas nos quadros 1, 2 e

3 de acordo com cada departamento, onde contém as seguintes colunas:

Na primeira coluna são descritas as atribuições de cada departamento e dos seus

órgãos subordinados, para apresentar, com clareza, as atribuições apresentadas na estrutura

organizacional da secretaria de acordo com a Lei municipal nº 42/2009;

Na segunda coluna elencam-se as atividades básicas que cada departamento e

órgãos subordinados teriam que desempenhar de acordo com as atribuições designadas na

estrutura organizacional;

Na terceira coluna apresenta-se o perfil desejado dos servidores de todos os

departamentos e seus órgãos subordinados devem ter para atender às atividades que a eles

competem;

Na quarta coluna abordam-se os recursos necessários quanto à estrutura física da

secretaria e matérias de expedientes que os servidores precisam para desenvolver suas

atividades.

Na segunda parte, será apresentado o quadro 4 com um comparativo dos cargos

descritos na lei em relação à situação atual da SAFIM. Já no quadro 5, será exposto o

levantamento das informações básicas dos servidores que ocupam atualmente os cargos da

SAFIM com suas respectivas funções, atribuições e proposta de remanejamento. Em seguida,

o quadro 6 mostra uma proposta de distribuição dos servidores para ocupação dos cargos que

estão descritos na legislação, bem como a avaliação dos perfis que não estão em consonância

com a ocupação dos cargos, propondo uma capacitação para estes sujeitos. Por fim, será

traçado, no quadro 7, cursos de aperfeiçoamento aos servidores que não estão em

conformidade com o perfil do seu cargo.

AGRADECIMENTOS

Primeiramente a Deus, por ter me dado saúde e força para superar as dificuldades, por

manter sempre firme a minha fé e os meus sonhos.

A meu pai, José Inácio Chaves por me auxiliar nesta caminhada, em que sempre me

apoiou na medida do possível e pela educação que me concedeu. Em especial a minha heroína

e amada mãe, Josefa Isabel Chaves (in memoriam) por tudo que me ensinou, mesmo não

estando presente fisicamente, mas tenho certeza que suas preces e incentivos foram enviados

diariamente para que alcance e tenha sucesso nesta nova jornada. A meus irmãos (as) que

mesmo distantes me apoiaram em todos os momentos de minha vida.

A esta universidade e todo o corpo docente do curso de Administração, pelos

conhecimentos compartilhados durante a graduação. Em especial a minha professora e

Orientadora Mestra Sidnéia Maia de Oliveira Rego, pela paciência e sua generosidade ao ter

aceitado ser minha orientadora, mesmo com seu tempo limitado, suas palavras de incentivo

nos momentos de angustias e indecisões, o seu apoio e sabedoria me mantiveram confiante e

certa de que no final tudo se tornaria tão pequeno, cada ensinamento durante as orientações

foi fundamental para a qualidade e conclusão deste trabalho.

Ao coordenador de estágio, o professor Ms. Alexandre Wállace Ramos Pereira, pelo

apoio e ensinamentos durante a realização deste trabalho.

A prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa, pela realização do estágio e pela

disponibilidade de informações, de maneira especial, agradeço ao secretário Adi Helder Alves

de Souza e ao gestor Antônio Lopes Filho.

A todos meus colegas que compõem a turma de Administração 2012.2 que apesar de

todos os desafios, juntos conseguimos chegar nessa reta final unidos. Enfim, sou grata a todos

que de maneira direta ou indireta, contribuíram para a realização deste trabalho e pelas

palavras de incentivos durante a jornada acadêmica.

BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS

ACEVEDO, C. R.; NOHARA, J. J. Monografia no curso de administração: Guia completo

de conteúdo e forma. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

ARAUJO, L. C. Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão

organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

BRASIL. Lei Municipal n° 42, de 26 de agosto de 2009. Dispõe sobre a organização

administrativa da prefeitura. Coronel João Pessoa. V. 39, p. 10-13. Gabinete do prefeito.

CARREIRA, D. Organização, sistemas e métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas

de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.

CARVALHO, T. Delegação de tarefas de forma eficaz. Administradores. 2012.

Disponível em: < http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/delegacao-de-tarefas-

de-forma-eficaz/64098/>. Acesso em 29 ago. 2017.

CURY, A. Organizações e métodos: uma visão holística. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2005.

DENHARDT, R. B. Teorias da administração pública. São Paulo: Cengage Learning,

2015.

GUIA DE MODELAGEM DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS.

Disponível em: < http://www.gestaopublica.sp.gov.br/conteudo/guia/guia_modelagem.pdf/>.

Acesso em 28 jul. 2017.

PLANILHA PLANO DE AÇÃO 5W2H – MODELO PRONTO. Disponível em:

<http://excelsolucao.com.br/planilha-excel-download-gratis/planilha-plano-de-acao-5w2h-

modelo-pronto-excel/>. Acesso em 28 ago. 2017.

PEREIRA, A. M.; ABREU, A. Processo de reestruturação organizacional: Um estudo de

caso em uma organização hospitalar. In: Simpósio de Administração da Produção, Logística

e Operações Internacionais. 16, 2013, Anais. São Paulo. Disponível em:

<https://www.researchgate.net/publication/281652878_processo_de_reestruturacao_organizac

ional_um_estudo_de_caso_em_uma_organizacao_hospitalar/>. Acesso em 10 jul. 2017.

http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/delegacao-de-tarefas-de-forma-eficaz/64098/

http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/delegacao-de-tarefas-de-forma-eficaz/64098/

http://www.gestaopublica.sp.gov.br/conteudo/guia/guia_modelagem.pdf/

http://excelsolucao.com.br/planilha-excel-download-gratis/planilha-plano-de-acao-5w2h-modelo-pronto-excel/

http://excelsolucao.com.br/planilha-excel-download-gratis/planilha-plano-de-acao-5w2h-modelo-pronto-excel/

APÊNDICES

Apêndice A– Realinhamento dos cargos e capacitação de servidores da Secretaria de

Administração, Finanças, Planejamento e Orçamento – SAFIM

Apêndice B– Plano de Ação (5W2H)

Apêndice C– Organograma 1: Estrutura organizacional atual da SAFIM

Apêndice D– Organograma 2: Estrutura organizacional da SAFIM de acordo com a Lei

Municipal nº 42/2009.

Realinhamento dos cargos e capacitação

dos servidores da Secretaria de

Administração, Finanças, Planejamento e

Orçamento - SAFIM

2

APRESENTAÇÃO

presente trabalho é um documento fruto de observações feitas durante o Estágio

Supervisionado Obrigatório I, realizado na Secretaria de Administração, Finanças,

Planejamento e Orçamento (SAFIM) da Prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa/RN,

ocorrido no período de 24 de abril a 31 de maio de 2017.

Durante o estágio, constataram-se dificuldades nas divisões dos setores internos da

secretaria, bem como na delegação das atividades, o que ocasiona uma sobrecarga de tarefas

para o secretário, acumulando funções do nível operacional ao estratégico.

A referida proposta visa otimizar o atendimento dos objetivos da SAFIM,

apresentando, de maneira clara, as atividades que cada cargo precisa desenvolver na

secretaria, além de propor o perfil desejável a sua ocupação, apresentando ainda uma sugestão

de capacitação aos servidores que não estão em consonância com o perfil desejado no cargo

que ocupa.

Logo, de acordo com o art. 7 da Lei Municipal nº 42/2009, os objetivos da SAFIM

são os seguintes:

Implantar, desenvolver políticas de modernização institucional e métodos de

trabalho, no intuito de gerenciar o desenvolvimento e aperfeiçoamento dos

recursos humanos quanto ao recrutamento, seleção, treinamento, pagamento,

controle funcional, financeiro do pessoal, buscando a racionalização do uso de bens, equipamentos, controle de material permanente e de consumo,

assim como a conservar os bens móveis e imóveis, além da manutenção do

transporte oficial, assim como organizar os arquivos, documentação e telefonia; por fim, elaborar, gerir e executar as políticas financeiras e

tributárias, bem como controlar e avaliar os orçamentos do município.

Na primeira parte do trabalho será realizada a descrição das atribuições de cada

departamento da SAFIM, com suas divisões, serviços e unidades, como também a

distribuição das atividades básicas, o perfil desejado dos servidores para execução dessas

atividades e os recursos necessários, essas informações serão apresentadas nos quadros 1, 2 e

3 de acordo com cada departamento.

Na segunda parte, será apresentado o quadro 4 com um comparativo dos cargos

descritos na Lei em relação à situação atual da SAFIM. Já no quadro 5 será exposto o

levantamento das informações básicas dos servidores que ocupam atualmente os cargos da

SAFIM com suas respectivas funções, atribuições e proposta de remanejamento. Em seguida,

o quadro 6 mostra uma proposta de distribuição dos servidores para ocupação dos cargos que

3

estão descritos na legislação, bem como a avaliação dos perfis que não estão em consonância

com a ocupação dos cargos, propondo uma capacitação para estes sujeitos. Por fim, será

traçado, no quadro 7, cursos de aperfeiçoamento aos servidores que não estão em

conformidade com o perfil do seu cargo.

Partindo desses objetivos e das análises realizadas por meio do diagnóstico no

estágio I, na SAFIM, além de levantamentos feitos durante o estágio II, foi elaborado um

quadro com a descrição das atribuições, atividades, perfil desejado e recursos necessários que

os servidores precisam para ocupar os cargos dos departamentos existentes no art. 7 da

legislação que rege a estrutura da secretaria, de modo específico os departamentos de

Administração Geral, Administração Tributária e Administração Financeira com suas

receptivas divisões, como podem ser visualizados nos quadros 1, 2 e 3 a seguir:

4

Quadro 1: Descrição das atribuições, atividades, perfil e recursos necessários do Departamento de Administração geral e órgãos subordinados.

ÓRGÃOS ATRIBUIÇÕES ATIVIDADES BÁSICAS PERFIL DESEJADO RECURSOS

NECESSÁRIOS

Departamento

de

Administração

Geral

Assessorar a gestão dos recursos financeiros e

humanos do município;

Coordenar os trabalhos de recepção e expedição de

correspondência;

Coordenar a gestão, conservação e segurança das

instalações públicas;

Gerir o patrimônio e manter atualizado o respectivo

cadastro;

Gerir arquivos gráficos e o arquivo central do

município;

Assessorar as funções de planejamento;

Acompanhar os processos de avaliação de

desempenho;

Garantir a aquisição, conservação, tratamento e

difusão de toda a documentação com interesse para o

município;

Propor anualmente o plano de formação interna e externa e assegurar a sua execução.

Assessorar os órgãos subordinados;

Preparar minutas de atos oficiais;

Registrar e fazer publicação de atos

oficiais;

Analisar os cadastros dos fornecedores;

Revisar os contratos licitatórios;

Fazer o controle dos contratos dos

fornecedores;

Acompanhar processos administrativos;

Assessorar no planejamento;

Propor planos de formação interna e

externa.

Profissionais com curso

superior, com conhecimento em

informática, que tenha noção

em direito Administrativo;

Com treinamento ou

capacitação voltada para Administração;

Tenha habilidades em

trabalhos em equipe;

Experiência com atividades

correlatas ao departamento e

que saiba tomar decisões.

Sala

Mesa

Três cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Divisão de

Recursos

Humanos

Coordenar, manter organizado e atualizado os

processos individuais de cada funcionário,

possibilitando a atribuição dos vencimentos e outros

abonos. Instruir os processos relativos aos benefícios

sociais do pessoal e seus familiares; bem como

fornecer informações sobre estes processos.

Organizar e elaborar processos de recrutamento,

seleção e provimento de promoção, recondução,

prorrogação, exoneração, rescisão e aposentadoria dos

servidores;

Organizar e manter atualizada a pasta da legislação

e efetuar a difusão interna de diplomas e outros documentos.

Recrutar e contratar servidores;

Fazer o registro dos servidores;

Protocolar as documentações;

Controlar as documentações dos

servidores;

Elaborar métodos para motivar os

servidores;

Emitir licenças, férias e encaminhamento

de aposentadoria dos servidores;

Organizar as pastas dos servidores.

Tenha cursado, pelo menos, o

nível superior completo, com

formação em qualquer ramo do

conhecimento, com experiência

ou formação complementar

predominante nas áreas de

Administração ou Pedagogia;

Tenha conhecimento em

Informática;

Com habilidades para lidar

com pessoas, saiba desenvolver

um bom trabalho em equipe e que tenha capacidade para lidar

com problemas.

Sala

Mesa

Três cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

5

Divisão de

Material,

Patrimônio e

Serviços

gerais.

Dirigir e acompanhar a execução da política de Administração de material e patrimônio da prefeitura,

tendo sob sua subordinação os setores de compra,

almoxarifado e patrimônio;

Desenvolver e coordenar outras tarefas que digam

respeito ao seu setor.

Supervisionar as compras de materiais;

Realização de tomadas de preços;

Coordenar a Comissão Permanente de

Licitação;

Emitir, analisar e homologar pareceres;

Elaborar contratos administrativos de

compra;

Realizar cadastro dos fornecedores.

Profissionais com curso superior completo em qualquer

área de formação, com

conhecimento das políticas

municipais, legislação e normas

da licitação;


com pessoas e capacidade em

analisar senso crítico;

Sala

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Serviço de

Licitação

Planejar, coordenar e executar todos os

procedimentos de compras e licitações para a aquisição de materiais, prestação de serviços,

alienação de bens, concessões e permissões de

interesse da Administração, de acordo com as normas

e diretrizes vigentes;

Formular políticas e diretrizes relativas à gestão de

compras de bens e contratações de serviços no âmbito

da Administração Municipal;

Suprir os órgãos da Administração com materiais,

equipamentos, gêneros de consumo e demais bens

necessários ao seu funcionamento.

Realizar licitações;

Efetuar pregões;

Elaborar Edital de licitação;

Analisar mapas de preços;

Publicar avisos de processos e resultados

licitatórios;

Elaborar relatórios de julgamento de

licitações.

Profissionais com curso

superior completo em qualquer área de formação, com

conhecimento das políticas

municipais, legislação e normas

da licitação;


com pessoas e capacidade em

analisar senso crítico;

Tenha uma atenção

concentrada, pontualidade,

comprometimento com os

prazos e sigilo profissional.

Sala

Mesa para reunião

Cinco cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Arquivo tipo

fichário

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Serviço de

Almoxarifado

Chefiar, dirigir, planejar, organizar, controlar os serviços do almoxarifado;

Chefiar, dirigir, e controlar ao trabalho que lhe são

afetos, respondendo pelos encargos a ele atribuídos,

determinar a distribuição, controle, orientação e

coordenação dos serviços do almoxarifado chefiar o

controle de gastos com combustíveis, peças e

manutenção dos veículos, máquinas e caminhões,

assumir responsabilidades pelas necessidades e

fornecimentos de peças ou materiais;

Determinar e chefiar as atividades cadastrais do

almoxarifado.

Recebimento de Materiais e armazenagem;

Realizar o controle de estoque;

Distribuição de Materiais;

Cadastrar os materiais e equipamentos;

Arquivar documentos da área do

almoxarifado;

Fazer o controle dos gastos de combustível

da frota de veiculo da prefeitura;

Supervisionar a manutenção de veículos

máquinas, ônibus e caminhões do

Município.

Pessoas com conhecimentos básicos com formação de

ensino médio completo;

Com conhecimentos de

informática, domínio no Office

e tenha capacidade para lidar

com problemas;

Tenha habilidades em saber

ouvir, concentração,

desenvolver um bom trabalho

em equipe e ser responsável.

Sala

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

6

Serviço de

Documento e

Arquivos

Dirigir o trabalho de reconhecimento guarda conservação e preservação de documentos produzidos

pela prefeitura;

Chefiar, dirigir e controlar os serviços de análise,

classificação dos arquivos e exposição dos

documentos.

Organizar documentos e informações;

Arquivar os documentos dos servidores;

Fazer busca nas pastas dos servidores.

Profissionais com Ensino Médio completo que tenha

domínio de leitura e memoria

gráfica;

Que tenha uma atenção

concentrada e que seja ágil.

Sala

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Unidade de

Informática

Implantar, controlar, acompanhar as pratica de

desenvolvimento tecnológico da Administração Pública;

Definir e implementar métodos de segurança no

sistema de informática do município;

Coordenar o serviço de assistência técnica em

informática nas secretarias do município;

Desenvolver outras tarefas que diz respeito à área

de informática.

Atualizar os sistemas dos computadores;

Fazer assistência técnica nas máquinas;

Prestar suporte aos servidores;

Executar assistência técnica de informática

nas secretarias do município;

Realizar Manutenção e suporte em

informática.

Técnico em informática ou

ensino médio completo, com conhecimento de informática.

Sala

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Telefone

Materiais de

expediente

Fonte: Autoria própria, elaborado com base na Lei municipal nº 42/2009.

7

Quadro 2: Descrição das atribuições, atividades, perfil e recursos necessários do Departamento de Administração Tributária e órgãos subordinado


ÓRGÃOS ATRIBUIÇÕES ATIVIDADES BÁSICAS PERFIL DESEJADO

RECURSOS

NECESSÁRIO

S

Departamento de

Administração

Tributária

Dirigir e manter atualizado o cadastro econômico

do município;

Coordenar os serviços de lançamentos anualmente,

por contribuinte e por competência, os tributos que

o município tem direito com base no código

tributário municipal, regulamentos e instruções

normativas;

Manter cadastro e mapas de loteamento, abrir cadastro para lançamento de imposto e manter a

planta de valores atualizada para cobrar o IPTU;

Dirigir o serviço de formalização e dos

procedimentos de cobrança administrativas;

Noticiar, apreciar e avaliar a defesa, expedir parecer,

fixar e cobrar crédito tributário;

Inscrever em dividas ativa os tributos não pagos

Administrativamente;

Extrair as certidões de divida ativa e encaminhá-las

ao departamento jurídico do município para

cobrança de IPTU, ISSQN, ITIB e outras taxas.

Assessorar a divisão

subordinada;

Emitir Certidões municipais;

Emitir alvará municipal,

declarações notas fiscais;

Fazer cadastros dos

loteamentos e lançar os

impostos;

Fazer atualização anual e

emissão do IPTU das

residências da cidade;

Arrecadar rendas ou receitas

municipais

Lançar tributos municipais,

na forma da legislação

tributária;

Registrar os imóveis sujeitos

à tributação.

Servidores com formação superior, de

preferencia nas áreas de Direito e

Administração, que tenha conhecimento

sobre a lei tributaria do município e de

informática;

Ser um profissional que preza pela ética e

honestidade;

Ter habilidades trabalhar em equipe e com experiência em atividades

correspondentes ao departamento.

Sala

Mesa

Três cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Divisão de

Rendas e

Tributos

Supervisionar as inscrições dos contribuintes, as baixas, as transferências e o lançamento de tributos,

fiscalizando o seu recolhimento;

Instruir para envio do diretor do departamento, os

recursos interpostos contra as suas decisões;

Instruir para despacho do secretário, os pedidos de

certidão dos atos da divisão.

Analisar as inscrições dos contribuintes do município;

Fiscalizar os

estabelecimentos públicos e

privados;

Controlar recolhimento do

contribuinte.

Profissional com formação em ensino médio completo ou superior que tenha

conhecimento sobre a lei tributaria do

município;

Ser um profissional que preza pela ética e

honestidade;

Servidor que tenha domínio de leitura, e

com conhecimento em informática;

Que tenha habilidades em saber ouvir,

desenvolver um bom trabalho em equipe.

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

8

Quadro 3: Descrição das atribuições, atividades, perfil e recursos necessários do Departamento de Administração Financeira e órgãos subordinados

ÓRGÃOS ATRIBUIÇÕES ATIVIDADES BÁSICAS PERFIL DESEJADO RECURSOS

NECESSÁRIOS

Departamento de

Administração

Financeira

Coordenar, controlar e executar atividades financeiras e orçamentaria;

Supervisionar as atividades contábil, fiscal e

tributária, Custos, convênios e contratos;

Assessorar o secretário na realização de

estudos e medidas que visam à

racionalização e simplificação de métodos de

trabalho;

Assegurar o cumprimento da legislação e

normas internas afetas a sua área;

Examinar empenho, cheques, notas

financeiras, e outros documentos financeiros.

Assessorar os órgãos subordinados;

Fazer o controle orçamentário;

Realizar controle contábil;

Executar o Controle de Pagamentos;

Previsão e Acompanhamento de

Pagamentos;

Examinar os documentos financeiros da

secretaria (cheques e notas financeiras).

Profissionais com formação superior em contabilidade,

Administração ou economia, com

conhecimento em contabilidade

pública e de informática;

Ser um profissional que preza pela

ética e honestidade tenha

experiência com atividades

correlatas ao departamento e

afinidade com gestão execução

orçamentária e financeira,

contabilidade Pública e áreas afins;

Ter habilidades em saber ouvir,

desenvolver um bom trabalho em

equipe, ser responsável, adaptar-se

a mudanças.

Mesa

Três cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente

Divisão de

Contabilidade

Chefiar e dirigir a divisão de contabilidade;

Responder pelo processamento contábil das

despesas, receitas e patrimônios da

prefeitura;

Supervisionar o controle de saldos bancários;

Supervisionar a execução da conciliação das

contas bancárias;

Supervisionar os registros das verbas

recebidas e distribuídas aos departamentos.

Supervisionar relatórios contáveis mensais.

Examinar os saldos bancários;

Analisar as verbas recebidas;

Elaborar planos e prestações de contas de

recursos financeiros;

Preparar relatórios informativos referentes à

situação financeira e patrimonial;

Regular lançamento de entrada e saída de

receita;

Registrar a movimentação de recursos financeiros;

Elaborar relatório contábil mensal.

Profissionais com formação

superior em contabilidade;

Ser um profissional que preza pela

ética e honestidade;

Que tenha conhecimento de

informática seja responsável e

saiba trabalhar em equipe.

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de expediente

9

Divisão de

Finanças

Organizar e promover o controle das atividades da divisão, designadamente ao

nível da arrecadação das receitas e da

realização das despesas;

Assegurar a eficiência nos métodos e

processos de trabalho, maior economia no

emprego de todos os recursos e a boa

produtividade dos recursos humanos da

divisão;

Coordenar a organização dos documentos de

prestação de contas e na elaboração e

relatório de gestão do município;

Coordenar a preparação dos documentos

provisionais do município (Orçamento,

grandes opções do plano, plano plurianual de

investimentos e planos de atividades mais

relevantes).

Acompanhar a execução financeira dos

projetos de investimento aprovados e

financiados pela Administração central e

fundos comunitários;

Coordenar o processo de consolidação de

contas do município, com as empresas municipais.

Realizar o controle de receitas e despesas;

Organizar os documentos de prestação de

contas;

Preparar pareceres referentes à

contabilidade Pública Municipal;

Acompanhar os recursos financeiros dos

projetos, que são aprovados e financiados;

Organizar os processos de consolidação de

contas do município.

Profissionais com formação superior em contabilidade;

Tenha conhecimento de

informática e capacidade de

concentração;

Saiba trabalhar em equipe;

É desejável que o servidor tenha

experiência com atividades

correlatas da unidade e afinidade

com gestão de processos/projetos,

execução orçamentária e

financeira, Contabilidade Pública e áreas afins.

Mesa

Duas cadeiras

Computador

Armário para

arquivo

Telefone

Impressora

Materiais de

expediente


10

Partindo das informações apresentadas nos quadros 1, 2 e 3, infere-se que, para os

setores funcionar de maneira eficiente, deve-se levar em consideração os fatores físicos, o

potencial humano e as divisões corretas das atividades. Desse modo, para os departamentos e

seus respectivos subordinados conseguirem trabalhar de maneira ágil e eficiente, faz-se

necessário executar as atividades elencadas nos quadros 1, 2 e 3, possuírem os recursos

necessários para a execução dessas tarefas e os perfis desejados, conforme foram elencados.

Assim, apresentam-se, no decorrer deste trabalho os possíveis servidores descritos por meio

de códigos que estariam aptos a ocupar os cargos, e os que não estiverem em consonância

com as suas atribuições, por isso, propõem-se a realização de um treinamento básico,

capacitação esta que será apresentada neste documento, uma vez que qualquer organização,

seja ela pública ou privada, requer profissionais bem capacitados para garantir melhor

desempenho nas suas tarefas e, consequentemente, melhor eficácia nos processos da

instituição.

Compreende-se, assim, que é importante organizar os processos de trabalho, a fim de

aumentar a produtividade e evitar perca de tempo, fazendo com que se atenda a demanda de

tarefas de maneira simples, com menor custo e variação possível.

No que diz respeito à realidade da secretaria, de acordo com a pesquisa feita com base

nos servidores que trabalham atualmente na SAFIM e o cargos descritos na sua legislação

municipal, o quadro 4, a seguir, apresentará o comparativo dos cargos com suas atuais

ocupações:

Quadro 4: Comparativo dos cargos da lei com a situação atual da SAFIM

CARGOS DE ACORDO COM A LEI MUNICIPAL Nº 42/2009 SITUAÇÃO

ATUAL

Sec. Administração e Finanças, Planejamento e Orçamento. Ocupado

Chefe de Unidade de Informática Vago

Diretor do Departamento de Administração Geral Vago

Chefe da Divisão de Recursos Humanos Ocupado

Chefe da Divisão de Material, Patrimônio e Serviços Gerais Vago

Chefe do Serviço de Licitação Ocupado

Chefe do Serviço de Almoxarifado Vago

Chefe do Serviço de Documentação e Arquivo Ocupado

Diretor do Departamento de Administração Tributária Ocupado

Chefe da Divisão de Rendas e Tributos Vago

Diretor do Departamento de Administração Financeira Vago

Chefe da Divisão de Contabilidade Ocupado

Chefe da Divisão de Finanças Vago

Fonte: Autoria própria (2017).

11

Como pode ser observado no quadro 4, há uma carência no preenchimento dos cargos,

onde dos 13 (treze) cargos presentes na legislação da secretaria, 06 (seis) destes cargos estão

sendo ocupados atualmente e 07 (sete) estão vagos, o que nos impulsionou a sugerir uma

proposta de remanejamento dos servidores presentes na SAFIM, para ocupar esses cargos.

Um ponto que nos surpreendeu foi cargos de relevância como o departamento de

Administração Geral e Administração Financeira estão sem diretores, isso implica na

necessidade de realocar ou contratar servidores para esses departamentos, pois as atividades

desempenhadas por eles e seus subordinados demandam responsabilidades que não devem ser

cumpridas por apenas um servidor.

Dessa forma, foi feito um levantamento de algumas informações básicas sobre os

servidores que atualmente trabalham na SAFIM, em relação ao perfil, à formação, aos cargos

que ocupam, tempo de serviços e atribuições que desempenham, a fim de sugerir na última

coluna do quadro em questão, uma proposta de realocação dos servidores, no intuito de

redistribuir os cargos para evitar a sobrecarga de tarefas, como pode ser visualizado no quadro

5, a seguir:

12

Quadro 5: Informações básicas dos servidores e proposta de remanejamento.

CÓD. GÊNERO FORMAÇÃO TEMPO DE

SERVIÇO CARGO

TIPO DE

CARGO

ATRIBUIÇÕES DO CARGO

ATUAL

SUGESTÃO DE NOVO

CARGO

S1 Masculino Ens. superior:

Contabilidade

Mais de 10

anos Secretário

Efetivo e

comissionado

Prestar auxílio ao prefeito e demais

órgãos no cumprimento das metas de

governo.

Permanece

ES1 Masculino Ens. superior:

Administração

Menos de 1

ano

Diretor de

Administração

Tributária

Comissionado Certidões municipais, alvará municipal,

declarações, emitir notas fiscais, etc... Permanece


Engenharia 1 a 5 anos Engenheiro Civil Licitação

Acompanhamento das obras e

elaboração de projetos.

Departamento de obras e

urbanismo na Secretaria de

Serviços Urbanos, Obras,

Viação e Transporte

(SEURB)

EF1 Masculino Méd. incompleto Menos de 1

ano

Fiscal de transporte e

comer. Água Comissionado

Fiscalizar as irregularidades ou

descumprimento da Lei municipal

048/20016 no transporte e

comercialização de água do município.

Chefe do Serviço de

Almoxarifado


Pedagogia

Menos de 1

ano Pregoeiro Comissionado Elaborar processos Administrativos


Licitação

EM2 Masculino Méd. completo Menos de 1

ano

Integrante da CPL-

Comissão

Permanente de

Licitação

Comissionado Auxiliar o processo licitatório da CPL-

Comissão permanente de licitação.

Integrante do Serviço de

Licitação


Contabilidade 1 a 5 anos

Presidente da CPL-

Comissão

Permanente de Licitação

Comissionado

Cumprir com o que dispõe a Lei nº

8.666/93 no que se referre às compras e

contratações, como também na elaboração e contratos.

Chefe da Divisão de

Material, Patrimônio e

Serviços Gerais

EM3 Masculino Méd. completo Menos de 1

ano Cadista Seletivo Auxiliar os engenheiros e arquitetos

Chefe da unidade de Informática

ES5 Feminino Ens. superior:

Jornalismo

Menos de 1

ano Protocolo Comissionado

Protocolar todos os documentos que

entram na prefeitura

Diretor do departamento de

Administração Geral

PG1 Feminino Pós-graduação:

Advogada

Menos de 1

ano Assessoria Jurídica Comissionado

Acompanhamento de processos

judiciais e administrativos, bem como

atividades de consultoria jurídica.

Assessoria Jurídica do

Município


Pedagogia

Menos de 1

ano


Recursos Humanos Comissionado

Trabalha mantendo o controle de toda a

documentação dos servidores públicos

do município

Permanece

13

EM4 Feminino Méd. completo Mais de 10

anos

Serviço de

Documentação e

Arquivos

Comissionado Na busca de funcionários por tempo de

serviço. Permanece


Engenharia

Menos de 1

ano

Fiscal de Contratos

Administrativos Comissionado

Acompanhar, fiscalizar contratos

Administrativos em fase inicial de

execução com conexões de parecer em

contratos que faz missão à portaria.

Chefe da Divisão de Rendas

e Tributos

ES8 Masculino Ens. superior: Contabilidade

Mais de 10 anos

Chefe da Divisão de Contabilidade

Efetivo e comissionado

Responder pelo processamento contábil

das despesas, receitas e patrimônios da prefeitura. Supervisionar o controle de

saldos bancários.

Permanece

ES9 Masculino

Ensino superior

Contabilidade e

Economia.

Mais de 10

anos

Técnico em

Contabilidade Comissionado

Realização de prestação de contas de

convênios estaduais e federais, bem

como movimentações dos sistemas

integrados com o estado e união

(FNDE/SIGPC e PATERN).

Diretor do Departamento de

Administração Financeira

Fonte: Elaborado pela autora por meio de entrevista informal (2017).

14

De acordo com as informações apresentadas no quadro 5, observa-se, que há algumas

divergências nos cargos em relação aos que determina o art. 7 da Lei Municipal nº 42/2009,

nota-se que é possível adequar à estrutura de uma forma que se aperfeiçoe os processos

executados pelos servidores e, sobretudo evitar a sobrecarga de tarefas. Pois, a secretaria tem

um quadro de 15 (quinze) servidores, os quais a maioria possui ensino superior, buscamos

assim realinhar os cargos ao potencial humano existente na SAFIM.

Um fato que nos chamou atenção foi à existência de uma assessora jurídica e um

engenheiro civil na estrutura atual da SAFIM, o que se fez necessário vincular estes

servidores em órgãos que demandam mais as suas responsabilidades, deste modo, a assessora

jurídica, foi vinculada a assessorar gabinete do prefeito, pois após a efetivação dos cargos

existentes no art. 7 da Lei 42/2009 não se faz necessário à existência de uma assessora

jurídica dando suporte ao secretário e o engenheiro civil foi vinculado ao Departamento de

obras e urbanismo na Secretaria de Serviços Urbanos, Obras, Viação e Transporte (SEURB).

Para melhor interpretação da proposta de remanejamento, foi elaborado no quadro 6,

com os possíveis servidores por meio de códigos2 os quais estariam aptos a ocupar os cargos

estruturados conforme legislação específica para a estrutura da SAFIM, com base no critério

de formação e tempo de serviço, considerando ainda uma análise em relação à necessidade

de capacitação dos servidores, avaliando quais destes precisam de aperfeiçoamento básico, no

intuito de redistribuir os servidores que estão atualmente na SAFIM aos cargos que estão

presentes na legislação. Como pode ser visualizado no quadro 6, a seguir:

2 Para preservar a identidade, utilizemos uma codificação para anonimizar os sujeitos.

15

Quadro 6: Proposta de remanejamento dos servidores e avaliação quanto à capacitação


Como pode ser visualizado no quadro 6, foi necessário realizar uma proposta de

remanejamento dos servidores que ocupam atualmente os funções da SAFIM e realoca-los

para os cargos que estão dispostos na legislação que a rege, a fim de efetivá-los. Inicialmente

3 Os servidores que estão com ( * ), são os que não houve alterações.

CARGOS DE

ACORDO COM A LEI

MUNICIPAL Nº

42/2009

CRITÉRIOS UTILIZADOS

PARA INDICAÇÃO DOS

SERVIDORES

SERVIDORES

COM PERFIL

PARA OCUPAR

O CARGO

NECESSIDADE DE

CAPACITAÇÃO

Secretário de

Administração e

Finanças, Planejamento

e Orçamento.

Experiência na função, tempo

de serviço e capacidade para

resolver conflitos em equipe.

S1 (*)3

Ética no Serviço Público

Gestão por resultados

Diretor do departamento

de Administração Geral

Habilidade para trabalhar em

equipe e conhecimento de

informática.

ES5



Aperfeiçoamentos

Diretor do departamento

de Administração

Tributária

Experiência profissional,

formação em Administração,

conhecimento de informática.

ES1 (*) Ética no Serviço Público


Diretor do departamento de Administração

Financeira

Experiência profissional, formação em Contabilidade e

Economia.

ES9 Ética no Serviço Público



Recursos Humanos

Experiência profissional,

formação em Pedagogia e

habilidade de trabalhar em

equipe.

ES6 (*)




Material, Patrimônio e

Serviços Gerais.

Conhecimento das normas de

licitação, formação em

contabilidade, capacidade para

analisar senso crítico.

ES4 Ética no Serviço Público



Documentação e

Arquivo

Tempo de serviço e

experiência profissional. EM4 (*)




Almoxarifado

Agilidade e capacidade para

lidar com problemas. EF1



Aperfeiçoamentos


Licitação

Experiência profissional

Habilidades para lidar com

pessoas e capacidade em analisar senso crítico.

ES3 e EM2 (*) Ética no Serviço Público


Chefe de Unidade de

Informática

Conhecimento em

informática. EM3



Aperfeiçoamentos


Rendas e Tributos

Formação em Engenharia e

conhecimentos de informática.

ES7



Aperfeiçoamentos


Contabilidade

Formação em Contabilidade,

tempo de serviço e experiência

profissional.

ES8 (*)




Finanças

16

a secretaria possuía 15 (quinze) servidores os quais ocupam os cargos de uma forma que não

estava em conformidade com a Lei nº 42/2009. Pois, apesar de ter mais pessoas do que os

cargos legais haviam vários cargos não ocupados. A legislação da mesma é composta por 13

(treze) cargos e somente 6 (seis) destes estão presentes em sua estrutura atual, já os 7 (sete)

que não se encontram presente foram remanejados para os servidores que lá existiam, e 1

(um) cargo ficou sem funcionário por não haver servidor para ocupar a função.

Dessa forma, a redistribuição dos cargos foi feita no intuito de efetivá-los de acordo

com a lei que conduz a estrutura organizacional da SAFIM, buscando sempre aproveitar o

potencial dos seus servidores, de modo que, só 4 (quatro) dos 6 (seis) servidores remanejados

necessita de uma capacitação mais aperfeiçoada.

Assim, tal proposta evidencia a necessidade de cada departamento possuir um diretor

para executar atividades de assessoramento aos órgãos subordinados, onde se buscou

aproveitar o potencial humano que existe na SAFIM, assim como sugerir cursos de

capacitação os que não estavam de acordo com o perfil descrito para os cargos, propondo um

aperfeiçoamento básico, no intuito de habilitá-los à execução de sua função.

Portanto, caberá ao secretário realizar o controle das atividades e avaliar os servidores

quanto ao cumprimento de suas tarefas. Esse acompanhamento poderá ser feito por meio de

uma avaliação de desempenho dos funcionários, através de reuniões mensais, em que cada

responsável dos departamentos irão avaliar um ao outro, gerando, assim, um feedback sobre o

comportamento e desempenho destes. Logo, essa avaliação faz-se necessária para que sejam

analisadas as carências de cada perfil e até mesmo o apontamento daqueles que, realmente,

precisam de capacitação para melhor desempenho das suas funções.

SUGESTÃO DE CAPACITAÇÃO AOS SERVIDORES

Depois de todos os levantamentos apresentados neste documento, cabe ao secretário

da SAFIM analisar a proposta de realocação de pessoas de acordo com o perfil que foi

apresentado para ocupar os cargos, a fim de tentar solucionar os problemas de sobrecarga de

tarefas e, consequentemente, garantirá maior agilidade no funcionamento da secretaria.

A capacitação profissional é um dos requisitos básicos para manter a qualidade da

equipe e consequentemente da produtividade de uma empresa. Assim, entende-se que depois

do realinhamento dos cargos, se faz necessário propor capacitação aos servidores que não

17

estão em consonância com o perfil desejado ao cargo, como também duas palestras a todos os

funcionários, no intuito adquire melhores técnicas de ação e conhecimentos específicos para

atender as necessidades da SAFIM.

Quanto à capacitação, o primeiro treinamento poderá ser feito com todos os

servidores, através de uma palestra com o seguinte tema: Ética no serviço Público. Nesta

palestra poderão ser ministrados conteúdos sobre os valores da instituição e a conduta

humana, os princípios da Administração Pública, no intuito de apresentar aos servidores a

importância de bons modos no ambiente de trabalho, bem como um enfoque na identificação

de estratégias de comportamento que favoreçam o relacionamento interpessoal e atuação, de

modo a favorecer as tarefas em equipe.

Outro ponto que precisa ser enfatizado para o desenvolvimento da secretaria, é uma

palestra sobre a Gestão por resultados, a fim de fornecer elementos teóricos e reflexivos,

com o objetivo de proporcionar aos servidores o máximo de informações possíveis sobre a

administração pública, bem como a gestão por resultados, no que diz respeito à definição de

indicadores que permitam avaliar o desempenho dos setores.

Para os servidores que foram realocados para os cargos de Diretor do Departamento de

Administração Geral, Chefe do Serviço de Almoxarifado, Chefe da Divisão de Rendas e

Tributos, e Chefe de Unidade de Informática, necessitam de aperfeiçoamentos mais

específicos voltados para cursos de informática, ética, trabalho em equipe, noções

administrativas, comunicação oficial, direito administrativo e demais cursos descritos no

quadro 7. Sugerimos uma capacitação a esses profissionais, dando um norte das áreas que os

mesmos precisam se aperfeiçoar e cabe ao secretário, junto ao chefe do executivo, propor

parcerias com instituições, no intuito de direcioná-los para que estes passem por capacitação.

Assim, de acordo com a proposta de remanejamento, os servidores que foram

realocados para os cargos citados, necessitam de aperfeiçoamento para desenvolver melhor o

seu trabalho. Logo, o quadro 7 aponta os direcionamentos entre conhecimentos e habilidades

a serem adquiridas:

18

Quadro 7: Cursos de aperfeiçoamento

CURSOS

DIRETOR DO

DEPARTAMENTO

DE

ADMINISTRAÇÃO

GERAL

CHEFE DA

DIVISÃO DE

RENDAS E

TRIBUTOS

CHEFE DO

SERVIÇO DE

ALMOXARIFADO

CHEFE DE

UNIDADE DE

INFORMÁTICA

Ética

X X X X

Informática

X X X X

Trabalho em

equipe X X X X

Noções

administrativas X

Comunicação

oficial X X X X

Direito

administrativo X

Tributação

municipal X

Office

X X X X

Gestão de

estoques em

materiais

X

Movimentações

de materiais X

Manutenção de

redes X

Fonte: Elaborado conforme as competências dos servidores e atribuições do cargo proposto (2017).

Este quadro tem como finalidade apresentar as áreas que os servidores lotados nos

cargos de Diretor do Departamento de Administração Geral, Chefe do Serviço de

Almoxarifado, Chefe da Divisão de Rendas e Tributos, e Chefe de Unidade de Informática,

precisam aprimorar-se para desempenhar de maneira eficiente suas funções. Logo, cabe ao

secretário buscar parcerias com entidades para promover esta capacitação. Considerando que

os custos para tal são mínimos, se comparados aos transtornos da sobrecarga de tarefas, como,

por exemplo, a falta de otimização de processos.

Portanto, a efetivação dos cargos que rege a estrutura da secretaria e à capacitação é

exequível para garantir eficácia no seu funcionamento, pois irá gerar o fortalecimento da

capacidade institucional, através de uma estrutura que esteja voltada para o atendimento da

demanda organizacional, o que deverá ocasionar o aumento da eficiência e da eficácia nos

resultados da SAFIM.

19

Plano de Ação (5W2H)

Quadro 8: Reunião de apresentação da proposta de realinhamento dos cargos da SAFIM em conformidade com a Lei nº42/009


5W

What?- O que? Reunião de apresentação da proposta de Realinhamento dos cargos e capacitação aos servidores da Secretaria de

Administração, Finanças, Planejamento e Orçamento - SAFIM.

Why? - Por quê?

Tal ação visa apresentar aos servidores quais são as suas atividades, conforme a estrutura organizacional disposta na

Lei municipal nº 42/2009, assim como mostrar quais as suas competências e, propor capacitações aos servidores que

não atendem ao perfil apresentado.

Who? - Quem?

Natália Isabel Chaves, Administradora, formada no CAMEAM- UERN e o Secretário da SAFIM.

Where?- Onde?

Na prefeitura Municipal de Coronel João Pessoa – RN.

When? - Quando?

Dia 7 de fevereiro de 2018 às 9:00hs.

2H How? - Como? Através de slides, no intuito de apresentar todos os pontos da proposta.

How Much?- Quanto

Custa? Não há custos associados.

20

Organograma 1: Estrutura organizacional atual da SAFIM

Fonte: Elaborado pela autora com base na realidade da SAFIM (2017).

21

Organograma 2: Estrutura organizacional da SAFIM de acordo com a Lei Municipal nº 42/2009

Fonte: Elaborado pela autora com base na Lei Municipal nº 42/2009 que dispõe sobre organização administrativa (2017).

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