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Estudo de caso sobre Business Intelligence como instrumento de apoio á tomada de decisão.

Luana Ribeiro Melo1, William Roberto Pelissari1

1Faculdade Cidade Verde (FCV) Maringá – PR – Brasil

[email protected], [email protected]

RESUMO. Com o significativo aumento da competitividade no mercado de trabalho, se faz necessário que o acesso às informações gerenciais aconteça de forma cada vez mais acessível para que a tomada de decisão seja assertiva. A concorrência no mercado exige que as empresas atuem em nível de alta eficiência para manterem-se no topo dos seus negócios. Baseado neste contexto, o presente trabalho propôs realizar uma revisão bibliográfica sobre Business Intelligence e uma melhor compreensão do uso do BI para o planejamento estratégico. A partir dessas análises, foram demonstrados relatos de como eram os indicadores estratégicos antes de depois da implementação de uma ferramenta de Business Intelligence.

1. Introdução

Diversas pesquisas apontam a competitividade entre as universidades quando se tratam de Educação a distância, o mundo dos negócios vive em constante mudanças, cada vez mais, torna-se complexo o processo de captação de propects, pessoas com potencial para se tornarem futuros alunos. Partindo desse pressuposto, notou-se a necessidade de uma inteligência de negócios que auxilie na gestão estratégica.

A gestão estratégica é fundamental e indispensável, não apenas para as instituições de ensino, mas para todos os seguimentos. É ela que assegura o sucesso da corporação no momento atual, e em sua ascensão futura. A gestão estratégica tem três etapas: planejamento estratégico; execução e controle. O planejamento estratégico tem por finalidade identificar os ricos e propor planos para evita-los, e até mesmo prevê-los. Os dados e as informações devem auxiliar a corporação a compreender e executar suas estratégias, definidas no planejamento.

Diretores e gerentes necessitam de informação de boa qualidade e de conhecimento em tempo hábil, para que possam tomar decisões que não conduza ao erro, e sim ao crescimento da instituição. Devido às exigências das informações de qualidade, é necessário recursos e sistemas, que auxiliem os tomadores de decisão.

Essa necessidade fez com que surgisse o termo Business Intelligence (BI), o termo BI ainda é uma grande novidade no setor educacional, ele é um sistema que manipula diversas informações, ele pode combinar dados de qualquer fonte de dados, com alto desempenho, seu foco é desenvolvimento de indicadores, que acompanhado de

XI Ciclo de Estudos da Faculdade Cidade Verde“Ciência, Tecnologia e Inovação”

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uma gestão estratégica, permite acompanhamento, planejamento, e execução de melhorias.

O projeto tem como objetivo cunho exploratório, sendo executado através de um estudo de caso, e implementação de um sistema de Businesse Intelligence, demonstrando os indicadores estratégicos da instituição, antes e depois da ferramenta de BI.

2. Metodologia

O desenvolvimento do trabalho é realizado através de uma revisão bibliográfica com cunho exploratório utilizando livros, artigos e sites da internet. Após a etapa de revisão, é efetuada uma demonstração dos indicadores estratégicos da instituição exemplificando o antes e depois da implantação do sistema de Business Intelligence, demonstrando assim a efetividade da ferramenta de B.I.

3. Desenvolvimento

3.1. Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que pode contribuir com o desenvolvimento econômico de uma organização. Para Chiavenato e Sapiro [2004, p.39], o planejamento estratégico é um processo de formulação de estratégicas organizacionais, o mesmo está relacionado aos objetivos estratégicos de médio e longo prazo da empresa.

O planejamento deve elevar os resultados, e reduzir as deficiências, utilizando princípios de maior eficiência, eficácia e efetividade.

Figura 1 - Princípios de eficiência, eficácia e efetividade.Fonte: Adaptado de Chiavenato e Sapiro [2004, p.40]

O planejamento estratégico geralmente parte de cima para baixo, ele trata a empresa como um todo, ele deve ser analisado, quando a empresa pretende estudar as estratégias desenhadas, afim de que gere vantagens competitivas.

Considerando Chiavenato e Sapiro [2004, p. 259], o planejamento pode ser dividido em três grandes níveis hierárquicos: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. Esses três níveis relacionam-se aos níveis de decisão, como mostra a figura abaixo:


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Figura 2: Níveis Organizacionais e tipos de planejamento.Fonte: Chiavenato e Sapiro [2004, p. 259]

A compreensão dos níveis possibilita a efetividade das decisões e ações dentro das corporações. Na tabela abaixo, podemos ver de forma simplificada a divisão dos níveis da tomada de decisão.

Quadro 1 – Níveis de Decisão

Nível da Decisão Tempo Função Alcance Responsabilidade

Estratégico Longo Prazo Diretores Organização Decidem O QUE

fazer

Tático Médio Prazo Gerentes/Coordenadores Departamento Decidem COMO

fazerOperacional Curto Prazo Analistas/Técnicos Setor Executam ações

Fonte: <http://www.binapratica.com.br/#!os-niveis-da-decisao/xx1nv> Acesso em: 20 de fevereiro de 2016.

O planejamento estratégico, é elaborado pelo mais alto escalão hierárquico da corporação, ele é focado a longo prazo. Seu planejamento temporal pode chegar até 5 ou 10 anos, dependendo dos objetivos que se deseja alcançar, deve alcançar a organização como um todo, envolvendo todos os demais níveis organizacionais.

O planejamento tático, é geralmente elaborado, por gestores e coordenadores, ele é focado a médio prazo. É concebido para um departamento dentro da organização, trabalha decompondo objetivos definidos no planejamento estratégico, seu foco é médio prazo e tem por objetivo alcançar resultados de determinada área, e não a corporação como um todo.


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O planejamento operacional, é geralmente concebido para uma operação especifica dentro da corporação, ele é focado a curto prazo, como dias e semanas ou meses. Ele executa tudo o que foi definido no planejamento estratégico.

3.2. Business Intelligence

O termo Business intelligence surgiu pelo Gartner Group em meados da década de 1990. Contudo, o conceito se iniciou muito antes.

O conceito Business Intelligence é um termo “guarda-chuva” que inclui arquiteturas, ferramentas, bancos de dados, aplicações e metodologias. Turban et. al. [2009, p.27]. Os principais objetivos do Business intelligence, é permitir acesso às informações de forma simples e coesa e muitas vezes em tempo real, fornecendo aos gerentes e diretores, informações para análise do negócio.

Segundo Bonel [2015, p.12] é de extrema importância, para se começar definir Business Intelligence, saber a diferença entre dado e informação. O dado é uma forma bruta, que não transmite nenhuma mensagem para que os gestores consigam entender a situação da empresa, já a informação é o resultado da modelagem do dado bruto, conforme mostra a imagem abaixo.

Figura 3 – Processo de Transformação do dado. Fonte: Bonel [2015, p.14]

Para Turban et. al. [2009] o processo de BI baseia-se na transformação de dados em informações, depois em decisões e finalmente em ações.

Os gestores precisam de informação confiáveis e em um curto período de tempo, para desenvolver percepções e entendimento do seu negócio, eliminando a possibilidade de tomada de decisões que possam afetar a corporação como um todo, pois pior do que não ter informação, é tê-la de forma errada. Turban et. al.[2009], conceitua que o BI não pode apenas ser uma ferramenta técnica dentro da empresa, deve servir para mudar a


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maneira como a corporação conduz seus negócios e operações, deve ser visto como uma vantagem estratégica.

3.3. Gestão da Informação

Uma das principais funções da gestão da informação é procurar entender as necessidades de informacionais de uma empresa e disponibilizá-la para a solução de problemas, de forma clara, garantindo que ela seja eficaz [SIQUEIRA, 2005].

A gestão da Informação e do conhecimento facilita o uso da informação empresarial para a tomada de decisão, gerando conhecimento inteligente nas corporações. Ela é o combustível principal para a ascensão da empresa, garantindo assim uma boa governança para aumentar a eficiência e garantir a qualidade.

Para Valentim [2010] a gestão da informação tem como objetivo apoiar a gestão das empresas por meio de processos que tornem mais eficientes e acessíveis a informação e sua articulação em todos os âmbitos.

Para que a gestão da informação seja exercida de forma correta, é importante conhecer as fontes de informação de uma organização, sejam elas externas ou internas, estabelecer padrões de gestão para que a informação ofereça vantagem competitiva.

Temos os seguintes esclarecimentos sobre a compreensão dos processos organizacionais:

Sem uma clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação [CHOO, 2003, p.23].

3.4. Ferramentas de Business Intelligence

3.4.1. Qlikview

O QlikView está presente em mais de 100 Países, possuem certa de 36.000 clientes pelo mundo, e com aproximadamente 950,000 usuários. É uma ferramenta de Business Intelligence, fabricado pela empresa QlikTech, com uma tecnologia inovadora chamada Business Discovery.

Essa tecnologia é orientada ao usuário, que auxilia na tomada de decisões a partir de várias fontes de conhecimento, os usuários podem criar e compartilhar conhecimento e análises em grupos e em toda a organização. [QLIKVIEW, 2015]

Tal tecnologia diminui o tempo necessário para se chegar ás informações com resultados instantâneos, o usuário pode simplesmente solicitar dados, e recebe-los de forma simples e imediata, no tempo de um “Qlik” de mouse.

O Qlikview permite integração de dados vindo do Excel, Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Data Warehouse, Oracle, SQL Server, entre outras fontes em um único aplicativo, conforme imagem abaixo:


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Figura 4 – Estrutura de projetos Qlikview.Fonte: <https://community.qlik.com/docs/DOC-3494> Acesso em: 21 de fevereiro de 2016

Ele utiliza a tecnologia ETL, Extração, Transformação e carga. O ETL trabalha com toda a parte de extração de dados, conforme figura abaixo:

Figura 5 – Estrutura padrão de projetos Qlikview.Fonte: <http://goo.gl/zVx8l7> Acesso em: 21 de fevereiro de 2016.

O Qlik View armazena todos os dados obtidos “In-Memory”, garantindo assim uma alta performance, pois não se faz necessário a utilização de um DataWarehouse, ele possui seu próprio arquivo de dados gerado, o QlikView Data (QVD). Após a transformação, os dados já estão prontos para serem carregados para a visualização do “Dashboard”.


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3.4.2. Tableau

O Tableau possui mais de 18.000 clientes no mundo, entre eles, a NASA e o governo dos Estados Unidos. É uma ferramenta de Business Intelligence, fabricado pela empresa Norte-Americana, Tableau software. Ele permite que qualquer pessoa se conecte facilmente aos dados, sem seguida, visualize e crie “Dashoboard” interativos. Tableau Software [2015].

A tableau utiliza uma tecnologia inovadora chamada o VizQL™, permite visualização de dados apenas com a ação de arrastar e soltar. Essa linguagem realiza consultas dentro do banco de dados e devolve respostas precisas em formas gráficas. FIELDS e SHEPPARD [2013].

Assim como o Qlikview, também permite integração de dados vindo do Excel, ERP, CRM, DataWarehouse, Oracle, SQL Server, entre outras fontes em um único aplicativo, conforme imagem abaixo:

Figura 6 – Arquitetura do Tableau.Fonte: FIELDS E SHEPPARD [2013, p.9]

O Tableau armazena todos os dados obtidos “In-Memory Data”, garantindo assim um alto desempenho, pois não se faz necessário a utilização de um DataWarehouse assim como o Qlikview, ele também possui seu próprio arquivo de dados gerados, o “TBE”.

Após a transformação, os dados já estão prontos para serem carregados para a visualização do “Dashoboard”.


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3.5 Análises Comparativas

A Gartner é uma empresa conhecida pela sua qualidade de informações, ela divulga relatórios sobre o mercado de Business intelligence, mostrando a posição de cada concorrente.

Gartner divulgou o Quadrante mágico de 2016 sobre Business Intelligence, 3 fornecedores de BI permanecem no quadrante como líder de mercado, o Tableau, Qlikview e a Microsoft.

Figura 7 – Quadrante Mágico da Gartner sobre análise de plataformas de B.I.Fonte: Gartner [2016]


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Sendo assim, vamos comparar dois líderes de mercado, o Tablaeu e o Qlikview, a comparação será baseada no desenvolvimento, armazenamento, interface de usuários, e servidor de cada ferramenta, em uma escala de 1 a 5, conforme quadro abaixo:

Quadro 2 – QlikView vs. Tableau

Questionamento Atributo Tableau Pontos Qlikview Pontos

1Armazenamento dos dados para

carga Armazenamento TBE com todos os

dados 5 QVD com todos os dados 5

2 Carga direta do Banco de dados Desenvolvimento

Opção SQL personalizada, Tableau pode

apenas ter junção ou restringir dados.

3Script para

adicionar a lógica de programação

5

3Associação de

diferentes fontes de dados

DesenvolvimentoPrecisa estabelecer uma relação entre

as tabelas.4

Qlikview faz automáticas

junções entre tabelas

5

4Flexibilidade de

usar várias fontes de dados

Interface do usuário

Tableau armazena as fontes de dados retiradas do banco, em um formato de

arquivo XML armazenado com

uma extensão TBE.

5

Qlikview armazena as fontes de dados retiradas do banco em um formato de

arquivo XML armazenado com

uma extensão QVD para

executar mais rápido.

5

5 Análise de Dados em gráficos

Interface do usuário

Tableau tem características

baseadas no 'clique' e 'solta'.

5

Qlikview tem características baseadas em

análises complexas, mas

necessita de codificação.

3

6 Servidor Implantação

Tableau tem uma versão pública, que

usuários cadastrados podem baixar e publicar

seus painéis.

4

Qlikview Server é uma versão paga e

não está disponível para o

uso público.

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Fonte: < https://goo.gl/KwYzyv> Acesso em: 25 de fevereiro de 2016.


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A imagem abaixo trás os resultados totais da avaliação por categoria:

Figura 8 – Pontuação por categoria.Fonte: Autor

Após o quadro comparativo, podemos notar que o Qlikview marca bastante quando se trata de desenvolvimento e armazenamento, já o Tableau prova ser mais forte quando se trata de interface e facilidade de uso, conforme Gartner afirma em seu quadrante.

Porém, isso não determina qual ferramenta as empresas devem adotar, depende da necessidade de cada uma e do quanto querem investir, afinal, as duas ferramentas são líderes de mercado, a mais de 4 anos consecutivos.

3.6 Estudo de caso

3.6.1 A Empresa

Atuando há 26 anos no ensino superior, a Unicesumar é conhecida nacionalmente por sua qualidade de ensino, possuindo IGC4 do MEC (numa escala de 1 a 5), o que a posiciona entre 4% das melhores instituições de ensino superior do país.

A instituição está relacionada entre os 12 maiores grupos de educação do Brasil, com mais de 80.000 alunos em vários Estados. Além de dois campi presenciais, são mais de 70 polos de Educação a Distância espalhados em todo o território nacional. Atualmente, 80% dos seus professores são mestres e doutores.

A Unicesumar possui programas de intercâmbio em parceria com diversas universidades em mais de 13 países ao redor do mundo.

3.6.2 Descrição dos antigos Indicadores

A ferramenta utilizada antigamente para a extração de dados pela empresa encontrava-se descentralizada e apresentava um grau de detalhamento limitado, visto que a ferramenta não possuía uma tecnologia de associação de dados.


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Eram relatórios simples, muitas vezes feitos em planilhas dinâmicas, apenas para as necessidades pontuais. Muitas vezes os dados vinham de várias fontes diferentes, fazendo com que cada área tivesse um número distinto, sem nenhuma integridade ou confiabilidade.

Existia muita dificuldade de atualizar os indicadores mensais e semanais, pois a atualização tomava muito tempo e muito esforço, era um trabalho moroso e lento.

Embora o banco de dados existente fosse bastante completo, as informações eram dispersas e muitas vezes era necessário cruzar dados de bases diferentes, dificultando a construção do relatório.

Figura 9 – Indicadores Antigos.Fonte: Autor

Figura 10 – Indicadores Antigos.

Fonte: Autor

Diante de tais problemas reais, a empresa notou uma necessidade de melhorar sua inteligência de negócios, visto que a falta de informações em tempo hábil e de forma coesa, traria graves consequências para o futuro da organização.

3.6.3 Implementação do BI


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Visto grandes problemas na extração de informações para a tomada de decisão a empresa notou a necessidade de implementar uma ferramenta de Business Intelligence, onde houvesse agilidade e assertividade no desenvolvimento de indicadores estratégicos.

A ferramenta de BI implantada pela empresa foi a ferramenta da QlikTech, o Qlikview, a mesma já era utilizada por algumas áreas, como a controladoria, deste modo, a empresa decidiu expandir a ferramenta para outros setores, tornando a ferramenta única e centralizada.

Após a decisão da utilização do BI, foi criada uma área para elaboração de indicadores estratégicos, sua maior função esta em analisar dados e transformá-los em informação útil e aperfeiçoada, gerando qualidade nas decisões, a fim de descobrir problemas/lacunas em tempo hábil e identificar oportunidades para o negócio.

A Empresa até então seguiam a "metodologia" de tratativa e erro, com o BI (Business Intelligence) é possível agora que a empresa se antecipe aos problemas, como? Com a análise e inteligência de dados, é possível conhecer melhor a concorrência, parceiros, fornecedores e clientes e isso tudo permite que a empresa tenha autonomia no seu mercado de atuação e no ambiente competitivo como todo, o BI nos dá a diferença entre o Agir e Reagir.

Com uma visão dinâmica e em tempo real das informações o B.I permite a mudança de estratégia e tomada de ações de acordo com a análise do momento, sem a análise de dados muitas dessas informações não seriam visíveis ou só ficariam disponíveis após o encerramento de um processo ou período institucional, prolongando a reação da empresa para aquele momento que pode ser crucial para o negócio.

Os novos indicadores criados a partir do BI permitiram aos executivos realizarem uma visualização multidimensional dos dados sob a perspectiva do negócio; descobrir oportunidades e melhorias, além de maior segurança dos dados, portabilidade e custo-benefício. Abaixo segue exemplos de alguns indicadores estratégicos desenvolvidos a partir da ferramenta de Business Intelligence.


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Figura 11 - Dashboard Estratégica.

Fonte: Autor.

Figura 12 – Indicador de desempenho.

Fonte: Autor.

3.6.4 Análise de Resultado

Após a implementação do Business Intelligence e a criação de alguns indicadores estratégicos, foi feita uma pesquisa com diretores, Heads, e analistas em uma das áreas da empresa que utiliza o BI a pesquisa tem cunho investigatório para verificar como está a aceitação da ferramenta, foram realizadas cinco perguntas, segue questões abaixo.

1. Como eram os indicadores antes do Business Intelligence (BI)?


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Figura 13 – Avaliação de como eram os indicadores antes do B.I.

Fonte: Autor.

2. Como são os indicadores após a implementação de uma ferramenta de Business Intelligence?

Figura 14 – Avaliação dos indicadores após a ferramenta de B.I.

Fonte: Autor.

3. Como ficou a análise e visualização dos indicadores implementados no Business Intelligence?

Figura 15 – Avaliação de como ficou a análise e visualização dos indicadores após o B.I.

Fonte: Autor.

4. Nos dias atuais, empresas necessitam do Business Intelligence para ajudá-las na tomada de decisão. Como ficou a tomada de decisão após a implementação do BI?


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Figura 16 – Avaliação da tomada de decisão com o B.I.

Fonte: Autor.

5. Como você avalia a ferramenta de Business Intelligence utilizada pela sua empresa?

Figura 17 – Avaliação da ferramenta de B.I utilizada pela empresa.

Fonte: Autor.

Finalizada, a implementação apresentou resultados expressivos, não só na área realizada a pesquisa, como na instituição como um todo, o Qlikview revolucionou a tomada de decisão. O objetivo inicial da solução de BI era centralizar as informações a serem utilizadas nos relatórios gerenciais, tornando-os fonte única de dados da empresa, fazendo com que assim, as informações fossem confiáveis e seguras.

4. Considerações finais

As organizações buscam constantemente pela melhoria em seus resultados e no crescimento de seus negócios, sendo a informação uma das principais ferramentas para atingir este objetivo, portanto, dados avulsos não suficientes para isso, sendo necessária a transformação dos dados em informações relevantes para tomadas de decisão.

Com a análise, manipulação de dados e inteligência é possível chegar a tomadas de decisão de maneira assertiva. O grande diferencial do Business Intelligence está na facilidade de acesso às informações, que podem ocorrer nos três níveis da empresa:


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operacional (através de dashboards que indicam as informações em tempo real da operação), tático (relatórios e/ou gráficos que auxiliam o gerenciamento das equipes) e estratégico (onde é possível realizar análises baseadas no mercado e tomar medidas preventivas ou ações visando em longo prazo).

O estudo exploratório apresentado no presente trabalho mostra o grande potencial dos benefícios que o Business Intelligence pode proporcionar para a tomada de decisão, fazendo com que a empresa possa transformar dados em informação, informação em conhecimento, e conhecimento em decisões assertivas que traga resultados positivos.

5. Trabalhos Futuros

Uma sugestão de trabalhos futuro é continuar comparando ônus e bônus de outros sistemas de Business Intelligence disponíveis no mercado, observar seu comportamento e realizar análises detalhadas de seu funcionamento, a fim de analisar diversos pontos de vista, seja do desenvolvedor dos indicadores como do usuário final.

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