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EXIGÊNCIAS E RECOMENDAÇÕES

ESPACIAIS E FUNCIONAIS

DA DIRECÇÃO-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO INTERNA

Fevereiro, 2010

Preâmbulo

Ao iniciar funções, a 4 de Janeiro de 2010, a actual Direcção assumiu um compromisso muito sério

com todos os funcionários da Direcção-Geral de Administração Interna: o de tudo fazer para lhes

proporcionar melhores condições de trabalho e reunir as três Áreas (Planeamento Estratégico e

Política Legislativa, Relações Internacionais e Administração Eleitoral) num só edifício.

O estudo solicitado aos autores deste precioso documento inscreve-se no percurso que há a fazer

para atingir esse objectivo. Não seria possível encontrar as soluções necessárias para

proporcionar um melhor ambiente de trabalho, sem que se procedesse a um exaustivo

levantamento da situação actual, quer no edifício da Praça do Comércio, quer na Av. D. Carlos I.

Por outro lado, mudar para uma “casa comum” não pode ser feito a qualquer preço, e daí a

necessidade de se perceber quais as dimensões standard para cada uma das várias funções

existentes na DGAI, quais as articulações que optimizam percursos e promovem coerência

funcional-espacial e a coesão das Áreas. Finalmente, mudar para um novo espaço DGAI exige

compreender qual o esforço exigido aos funcionários, atentos os principais percursos casa-

trabalho.

A enorme quantidade de informação recolhida e processada ao longo do mês de Janeiro foi

indispensável para o exercício de interpretação das necessidades e de concepção das soluções

que o Frederico e a Madalena nos apresentam. Sem a colaboração de cada um dos funcionários

da DGAI teria sido um trabalho virtualmente impossível.

A DGAI possui agora um instrumento útil que permite à Direcção explorar as várias alternativas

para assumir uma nova localização, e para melhor organizar o espaço de trabalho de cada um de

nós, em nome do bem-estar de todos.

Pela colaboração prestada todos os funcionários são destinatários dos meus sinceros

agradecimentos, extensivos ao Frederico e à Madalena, pela sua persistência e entusiasmo.

Lisboa, 27 de Fevereiro de 2010

O Director-Geral

Paulo Machado

Autoria

Frederico Moura

Elaborado para a DGAI entre 11 de

Janeiro e 24 de Fevereiro de 2010

Madalena Tavares

4

Acrónimos e Abreviaturas

AO – Assistente Operacional

CN – Chefe de Núcleo

CT – Coordenador Técnico

DA – Director de Área

DAE – Direcção de Serviços de Assuntos Europeus

DEE – Direcção de Estudos Jurídicos e de Estudos Eleitorais

DG – Director Geral

DGAI – Direcção-Geral de Administração Interna

DPE – Direcção de Serviços de Planeamento Estratégico

DPL – Direcção de Serviços de Política Legislativa e Assuntos Jurídicos

DS – Director de Serviço

I.s. – Instalação sanitária

MAI – Ministério da Administração Interna

NAA – Núcleo de Apoio Administrativo

NAE – Núcleo de Assuntos Europeus

NEAPSI – Núcleo de Estudos e Análise Prospectiva de Segurança Interna

NJE – Núcleo Jurídico e de Estudos Eleitorais

NOMI – Núcleo de Organização e Missões Internacionais

NPAO – Núcleo de Planeamento e Avaliação Organizacional

NSI – Núcleo de Sistemas de Informação Eleitorais

OTSH – Observatório para o Tráfico de Seres Humanos

RIC – Direcção de Serviços de Relações Internacionais e Cooperação

RPE – Direcção de Serviços de Apoio ao Recenseamento e Processo Eleitoral

T – Técnico

5

Índice

Introdução 7

1. Objectivos, Disposições Gerais de Funcionamento e Dados do Programa 9

1.1 Objectivos de Funcionamento 9

1.2 Caracterização da situação actual 11

1.3 Caracterização dos Funcionários 15

1.3.1 Caracterização por Função 16

1.3.2 Caracterização por Departamento 17

1.4 Funções e Actividades 19

1.5 Direcção das Instalações e Horário de Funcionamento 21

2. Programa de Espaços, Mobiliário e Equipamentos 22

2.1 Áreas de Trabalho 23

2.1.1 Áreas de Trabalho: Director Geral (DG) 23

2.1.2 Área de Trabalho: Director de Área (DA) 25

2.1.3 Área de Trabalho: Director de Serviço (DS) 27

2.1.4 Área de Trabalho: Chefe Núcleo (CN) 29

2.1.5 Área de trabalho: Técnico (T) 31

2.1.6 Área de trabalho: Assistente Técnico - Secretariado (ATS) 33

2.1.7 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo (NAA) 36

2.1.8 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo – 1 (NAA-1) 36

2.1.9 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo – 2 (NAA-2) 39

2.1.10 Área de Trabalho: Assistente Operacional (AO) 40

2.1.11 Área de Trabalho: Operador de Central Telefónica 41

2.1.12 Área de Trabalho: Segurança 43

2.1.13 Cofre – Direcção 44

2.2 Espaços Comuns 45

2.2.1 Espaço para Equipamentos 45

2.2.2 Sala de Reuniões – Direcção 46

2.2.3 Sala de Reuniões Comum 47

6

2.2.4 Sala para Formação 48

2.2.5 Sala Polivalente 49

2.2.6 Sala de Bastidores e Servidores 50

2.2.7 Sala de Apoio Informático 52

2.2.8 Copa 52

2.2.9 Espaço de Refeições 53

2.2.10 Sala de Estar 54

2.2.11 Vestiários 56

2.2.12 Instalações Sanitárias 57

2.2.13 Economato 58

3. Áreas 59

3.1 Levantamento das Áreas Actuais 59

3.2 Programa de Áreas Recomendadas 62

4. Articulação de espaços 65

4.1 Direcção 65

4.2 Direcção para a área do Planeamento Estratégico e Política Legislativa 67

4.3 Direcção para área das Relações Internacionais 68

4.4 Direcção para a área da Administração Eleitoral 68

4.5 Outros Espaços 69

5. Adaptabilidade 77

6. Localização e Acessibilidade 78

7. Recomendações Complementares 79

Bibliografia 83

Anexo 85

7

Introdução

No âmbito do compromisso assumido pela actual Direcção da DGAI de tudo fazer para melhorar

as condições de trabalho dos funcionários, surge a solicitação de elaboração do presente

relatório. Desta forma, o documento dispõe as considerações necessárias sobre as características

dos espaços de trabalho dos funcionários, assim como noções de articulação entre

departamentos, com o objectivo de ajudar à formulação de medidas que visem a optimização do

trabalho realizado pela DGAI.

A produtividade dos funcionários está directamente relacionada com o conforto proporcionado

pelo ambiente onde o trabalho é desenvolvido, sendo que, uma boa organização do espaço deve

oferecer a melhor utilização possível e a redução dos movimentos dos utilizadores e do acesso

aos materiais. Essa organização não trata apenas da disposição racional dos equipamentos e

mobiliário, mas também do dimensionamento adequado do espaço, assim como de um ambiente

físico mais apropriado. Os espaços de trabalho e espaços comuns devem ser proporcionais ao

número de funcionários que os utilizam e equacionados numa lógica de adaptação às actividades

neles realizadas.

Tendo em conta essa correlação, o presente relatório destina-se a apresentar as recomendações

no que respeita à organização espacial e funcional da Direcção-Geral de Administração Interna.

Estas recomendações têm como objectivo melhorar e adequar as condições de trabalho dos

diferentes funcionários e serviços à realidade das suas necessidades. Desta forma, o relatório

contempla não só os funcionários, considerados utentes permanentes, mas também os utentes

ocasionais (visitantes e prestadores de serviços).

Para a elaboração deste relatório foi necessário um conhecimento aprofundado da realidade e

das disfunções espaciais das actuais instalações da DGAI. Para este efeito foi realizado um

inquérito aos utentes permanentes com o objectivo de conhecer as necessidades espaciais de

cada área de trabalho, um levantamento do mobiliário e equipamentos afectos a cada funcionário

e as articulações de funcionamento dos mesmos – dentro, e entre, cada departamento1. Foram

também recolhidas as opiniões relativas a espaços comuns e aos meios de transporte utilizados

no trajecto casa – DGAI.

1 O termo departamento corresponde a “Área de atribuição” (Planeamento Estratégico e Política Legislativa, Relações Internacionais e Administração Eleitoral), tal como definido no art.º 2º do Decreto-Lei 78/ 2007, de 29 de Março.

8

Depois de analisadas as informações recolhidas, foi feita uma sistematização das recomendações

e exigências da seguinte forma:

- Caracterização da DGAI ao nível dos objectivos de funcionamento, da situação actual,

dos funcionários que a constituem e das actividades que exercem;

- Apresentação de recomendações sobre os espaços de trabalho e espaços comuns, ao

nível das suas dimensões, mobiliário e equipamentos que os compõem;

- Descrição das áreas e espaços das actuais instalações da DGAI e comparação com as

áreas recomendadas;

- Articulação entre espaços e departamentos;

- Recomendações de adaptabilidade dos espaços numa lógica de optimização de áreas

e recursos;

- Apresentação dos dados recolhidos sobre a duração e distância do trajecto dos

funcionários da DGAI para o local de trabalho;

- Recomendações complementares sobre qualidade do espaço, ambiente de trabalho

e noções gerais de sustentabilidade.

Para o efeito recorre-se a recomendações e exigências de forma a distinguir a natureza das

sugestões e das imposições. Entende-se por recomendação o enunciado que sugere uma

optimização do objecto em análise. No entanto, uma exigência, embora com o mesmo objectivo,

decorre de uma norma legislativa, adquirindo um carácter de obrigatoriedade.

No presente texto, as recomendações e exigências encontram-se destacadas a itálico e

numeradas por capítulo.

9

1. Objectivos, Disposições Gerais de Funcionamento e Dados do Programa

1.1 Objectivos de Funcionamento

A Direcção-Geral de Administração Interna (DGAI) integra-se no Ministério da Administração

Interna (MAI), dispondo de três áreas de atribuições: Planeamento Estratégico e Política

Legislativa, Relações Internacionais e Administração Eleitoral. Desta forma, tem como missão

garantir o apoio técnico à formulação de políticas, ao planeamento estratégico e operacional, à

política legislativa e às relações internacionais, bem como assegurar e coordenar tecnicamente a

administração eleitoral.

1: 1 A DGAI, na sua organização, deve atender e respeitar o significado

material e simbólico das atribuições que lhe foram acometidas, bem como

atender à sua relevância social.

1: 2 Sendo a DGAI um serviço da Administração Central, de acordo com o nº 1,

artigo 4º, do Decreto-Lei nº 150/87, de 30 de Março, a Bandeira Nacional

tem de ser hasteada.

1: 3 As instalações devem garantir o bom funcionamento dos serviços da DGAI.

1: 4 Para a concretização do objectivo anteriormente referido, as instalações

da DGAI devem dispor de:

- Espaços de trabalho adequados às necessidades dos funcionários,

entendidos como utentes permanentes;

- Espaços confortáveis e humanizados, de modo a proporcionarem

boas condições de trabalho;

- Espaços comuns, de convivência social entre colegas, que

contribuam para um bom clima organizacional e de coesão.

10

1: 5 Para o adequado funcionamento das instalações, deve ser sempre

considerada a existência de pessoal de limpeza que assegure a

manutenção da higiene e limpeza das instalações.

As funções exercidas pelos funcionários da DGAI e o teor das matérias abordadas criam a

necessidade de ligação dos equipamentos à Rede Nacional de Segurança Interna (RNSI). Assim:

1: 6 A DGAI deve garantir a infra-estruturação tecnológica das suas instalações

com a RNSI, cujas especificações técnicas caberão à UTIS.

Na perspectiva de minorar o esforço por parte dos funcionários no percurso casa-trabalho, as

instalações da DGAI:

1: 7 Devem encontrar-se servidas pela rede de transportes públicos. Devem

ainda, preferencialmente, situar-se na proximidade da rede de

metropolitano, considerada pela maioria dos funcionários como a forma

mais eficaz de deslocação. Assim, a quantidade de diferentes meios de

transportes necessários e tempo despendido são menores.

1: 8 Devem assegurar as condições de acessibilidade e utilização, de modo

autónomo, confortável e seguro ao maior número possível de pessoas,

independentemente da sua condição social, idade, estatura, grau de

mobilidade ou capacidade de percepção. Deste modo, deve ser tido em

consideração o Regulamento sobre Acessibilidade, Decreto-Lei 163/2006,

de 8 de Agosto.

11

1.2 Caracterização da situação actual

A Direcção-Geral de Administração Interna (DGAI) distribui-se actualmente por dois edifícios, um

sediado na Praça do Comércio (no edifício conhecido por MAI2) e outro na Avenida D. Carlos I,

nº134. As instalações da Praça do Comércio albergam a Área das Relações Internacionais,

apropriando-se apenas de um piso e partilhando o edifício com outros serviços do Ministério da

Administração Interna. Pelo contrário, nas instalações da Avenida D. Carlos I existe uma ocupação

integral do edifício, e nele encontram-se: a Direcção, a Área da Administração Eleitoral e a Área

do Planeamento Estratégico e Política Legislativa. Esta dupla localização cria problemas evidentes

de articulação, pois a comunicação entre a Área das Relações Internacionais e as restantes Áreas,

incluindo a própria Direcção, implica recursos elevados, quer de pessoal, quer de meios, pela

distância física entre elas.

1: 9 Em termos funcionais e de articulação, a DGAI deve concentrar todos os

serviços num mesmo espaço, o que permite uma economia de meios e

recursos assim como uma optimização do trabalho através da

cooperação.

De uma forma geral, as áreas de trabalho são insuficientes e criam situações disfuncionais. São

exemplo: a utilização dos pisos de estacionamento e algumas instalações sanitárias como espaço

de arquivo e de economato; a apropriação do arquivo do Núcleo de Apoio Administrativo, com

cacifos para actividades de vestiário; a presença de bastidores no interior de áreas de trabalho,

perturbando os funcionários e diminuindo a qualidade e conforto do espaço. De salientar também

situações de partilha não desejada de gabinetes entre Chefes de Núcleo e respectivos técnicos. De

realçar ainda o dimensionamento de alguns espaços de trabalho não corresponder às

necessidades das funções neles exercidas.

1: 10 Deve ser assegurado um dimensionamento adequado dos gabinetes de

trabalho e espaços comuns, de acordo com as recomendações espácio-

funcionais, assim como uma correcta articulação de serviços e

funcionários através das recomendações sobre a proximidade física dos

mesmos.

12

É importante realçar a insuficiência ou inexistência de espaços comuns. Estes contemplam duas

vertentes: espaços funcionais e espaços de lazer. Como referido anteriormente, a insuficiência de

espaço de arquivo é ainda uma disfunção que requer uma solução urgente. De facto, o arquivo é

um elemento imprescindível a todos os serviços da DGAI e possui grandes exigências de espaço,

pelo volume que ocupa1.

1: 11 É necessário um espaço destinado apenas ao arquivo, devendo este

concentrar-se num só local com as dimensões suficientes, ambiente

adequado e acessível a todos os departamentos.

1: 12 Desejavelmente deve existir uma sala de reuniões comum (2.2.3) a todos

os departamentos, de forma a responder às exigências de cada Serviço, e

ainda uma sala de reuniões prioritária da Direcção (2.2.2). Estes espaços

de reunião devem funcionar em articulação com outros espaços comuns,

podendo estes permitir a realização de actividades idênticas, num regime

de polivalência.

1: 13 Deve existir um espaço para refeições (2.2.9) com dimensões adequadas

ao número de funcionários e copas (2.2.8) em número suficiente,

distribuídas de forma a responder às necessidades de todos os

funcionários numa lógica de proximidade.

1: 14 Os vestiários (2.2.11) são espaços destinados primordialmente à utilização

pelos trabalhadores que usam farda e necessitam mudar de roupa. Assim,

têm de existir, no mínimo, dois espaços diferenciados por género.

1: 15 A função de Motorista obriga à existência de um espaço próprio. Assim,

deve ser considerada uma zona onde estes funcionários permaneçam

quando se encontram dentro das instalações da DGAI.

1 Esta exigência de espaço poderá vir a ser minimizada com o projecto de digitalização do arquivo, que a

Direcção prevê iniciar ainda em 2010.

13

As falhas relativas à qualidade do espaço são, principalmente, as seguintes:

- A iluminação das áreas de trabalho não é adequada ao tipo de actividades executadas,

como ler, escrever e usar o computador;

- Alguns espaços apresentam também insuficiências em termos de insonorização, o que

diminui fortemente a qualidade e o conforto desses mesmos espaços.

Um bom isolamento térmico, assim como uma boa insonorização, iluminação e mobiliário

adequado, ajudam a melhorar as condições de trabalho. Assim:

1: 16 Os espaços de trabalho devem garantir bons níveis de iluminação e

insonorização, bem como a temperatura correcta do ar, através de

iluminação adequada e de isolamento acústico e térmico adequado.

1: 17 O mobiliário deve ser estável, cómodo e seguro, ter uma resistência

adequada, cumprir normas de segurança, ser de fácil limpeza, garantindo

condições de higiene.

Na relação do edifício com o exterior, as instalações possuem apenas uma entrada. O ingresso de

pessoas e mercadorias é feito pela mesma porta, criando situações constrangedoras. Nesta óptica

não existe assim uma divisão entre o âmbito público e privado do edifício.

1: 18 As instalações devem, se possível, contemplar uma entrada para

funcionários e visitantes, que dá acesso à área privada do edifício, e uma

entrada de serviço, pública, destinada à circulação de cargas e descargas.

Em termos de segurança, ao contrário do que se verifica no edifício da Praça do Comércio, o

edifício da Avenida D. Carlos I apresenta grandes deficiências neste âmbito. A segurança implica

dois aspectos: a vigilância, através de câmaras e pessoal especializado; e o controlo das entradas.

1: 19 A DGAI tem de assegurar as condições mínimas de segurança das

instalações, ao nível da vigilância e do controlo de entradas atendendo e

respeitando o significado simbólico do edifício e das funções nele

desempenhadas.

14

Numa lógica de princípios de sustentabilidade existe uma falta de iniciativa individual e

sensibilidade geral pelas questões ambientais e de economia de recursos. Estes aspectos

verificam-se, essencialmente, na utilização inadequada dos equipamentos energéticos – como o

ar condicionado – assim como na não separação dos lixos – nomeadamente da grande

quantidade de papel utilizado e dos consumíveis inerentes às máquinas de café – e ainda, na não

reutilização de materiais – como o papel usado.

1: 20 A DGAI, através dos seus dirigentes e funcionários, numa óptica de

sustentabilidade e optimização de recursos, deve assegurar:

- A separação dos resíduos, permitindo que os mesmos possam ser

reciclados;

- Uma utilização consciente e racional dos equipamentos energéticos;

- Um sistema de reutilização de papel, através, por exemplo, do uso

de papel impresso como folhas de rascunho ou para impressão de

documentos com carácter provisório;

- A partilha de equipamentos, como impressoras, sempre que

possível, proporcionando uma economia de energia e de consumíveis

(como tinteiros);

- A existência de tomadas eléctricas com interruptor, o que permite,

com maior comodidade e eficácia, desligar todos os equipamentos da

rede eléctrica, reduzindo o consumo de energia eléctrica.

Estes procedimentos permitem uma redução no impacto ambiental

das emissões de CO2, a redução das necessidades energéticas,

diminuindo a pegada ecológica da DGAI.

15

1.3 Caracterização dos Funcionários

A DGAI, de acordo com a Portaria nº 341/2007, de 30 de Março, e com o Despacho nº 19 152/2007, publicado no Diário da República, 2ª série, nº 163, de 24 de Agosto de 2007, constitui-se da seguinte forma:

Fig. 1: Organograma da Direcção-Geral de Administração Interna

1 Nos termos do nº2 do art.º 1º do Decreto-Lei 229/ 08, de 27 de Novembro, o Observatório do Tráfico de Seres Humanos funciona junto da Direcção-Geral de Administração Interna, no âmbito do Ministério da Administração Interna.

16

1.3.1 Caracterização por Função

Cargos Sub-total1 Código2

Director-Geral 1 2.1.1

Director de Área 3 2.1.2

Director de Serviço 6 2.1.3

Chefe de Núcleo 10 2.1.4

Chefe de Equipa 13 2.1.4

Consultor 4 2.1.5

Assessor 1 2.1.5

Técnico Superior 33+4 3 2.1.5

Especialista de Informática 3 2.1.5

Técnico de Informática 4 2.1.5

Coordenador Técnico 3 2.1.4

Assistente Técnico 10 2.1.5

Assistente Técnico - Secretariado 4 2.1.6

Assistente Operacional 6 2.1.10

Operador de Central Telefónica 2 2.1.11

Sub-Total 89+5 3

Estagiário 4 2.1.5

Motorista 4 -

Segurança 3 2.1.12

Total 105

1 Baseado no Mapa de Pessoal aprovado por S. Exa. o SEAAI, a 23 de Dezembro 2009. 2 Código correspondente ao espaço onde as actividades decorrem. A correspondência encontra-se no

Capítulo 2. 3 Nos termos do nº2 do art.º 1º do Decreto-Lei 229/ 08, de 27 de Novembro, o Observatório do Tráfico de

Seres Humanos (OTSH) funciona junto da Direcção-Geral de Administração Interna, no âmbito do Ministério da Administração Interna. Assim, os funcionários na dependência do OTSH foram incluídos na contabilização.

17

1.3.2 Caracterização por Departamento1

Serviço/ Núcleo Cargo Sub-total

Director-Geral2 1

Director de Área2 3

Consultor5 4

Assessor 1

Direcção

Assistente Técnico - Secretariado 3

Chefe de Núcleo4 1

Coordenador Técnico 2

Assistente Técnico 4 NAA

Assistente Operacional 6

Chefe de Equipa 1

Técnico Superior 4

Assistente Técnico - Secretariado 1 OTSH6

Estagiário 2

Operador de Central Telefónica 2

Segurança 3

Dir

ecçã

o-G

eral

de

Ad

min

istr

ação

Inte

rna

Motorista 4

DPE Director de Serviço3 1

Chefe de Núcleo4 1 NEAPSI

Técnico Superior 5

Chefe de Núcleo4 1

Especialista de Informática 1

Técnico de Informática 1

Centro de Recursos

Estagiário 2

Chefe de Núcleo4 1 NPAO

Técnico Superior 2

Director de Serviço3 1

Chefe de Núcleo4 1

Áre

a d

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lan

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ento

Est

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olít

ica

Legi

slat

iva

DPL

Técnico Superior 3

18

RIC Director de Serviço3 1

Chefe de Núcleo4 1 NOMI

Técnico Superior 6

DAE Director de Serviço3 1

Chefe de Núcleo4 1

Coordenador Técnico 1 Áre

a p

ara

as R

elaç

ões

Inte

rnac

ion

ais

NAE

Técnico Superior 8

DEE Director de Serviço3 1

Chefe de Núcleo4 1

Técnico Superior 4 NJE

Assistente Técnico 4

Director de Serviço3 1 RPE

Assistente Técnico 2

Chefe de Núcleo4 1

Técnico Superior 5

Especialista de Informática 2

Áre

a d

a A

dm

inis

traç

ão E

leit

ora

l

NSI

Técnico de Informática 3

Total 105

Carros alocados à DGAI 5

1 Baseado no Mapa de Pessoal aprovado por S. Exa. o SEAAI, a 23 de Dezembro 2009.

2 Decreto-Lei nº 78/2007, de 29 de Março.

3 Portaria nº 341/2007, de 30 de Março.

4 Despacho nº 19 152/2007, de 24 de Agosto. 5 Artigo 11º do Decreto-Lei nº 78/2007, de 29 de Março. 6 Nos termos do nº2 do art.º 1º do Decreto-Lei 229/ 08, de 27 de Novembro, o Observatório do Tráfico de

Seres Humanos (OTSH) funciona junto da Direcção-Geral de Administração Interna, no âmbito do Ministério da Administração Interna. Assim, os funcionários na dependência do OTSH foram incluídos na contabilização.

19

1.4 Funções e Actividades

Código1 Cargos Actividades

2.1.1 Director-Geral

2.1.2 Director de Área

2.1.3 Director de Serviço

2.1.4 Chefe de Núcleo

2.1.4 Chefe de Equipa

- Garantir a prossecução das atribuições cometidas ao respectivo serviço, assegurando o seu bom desempenho através da optimização dos recursos humanos, financeiros e materiais e promovendo a satisfação dos destinatários da sua actividade, de acordo com a lei, as orientações contidas no Programa do Governo e as determinações recebidas do respectivo membro do Governo; - Promover uma gestão orientada para resultados, de acordo com os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação dos resultados. 2

2.1.5 Consultor

2.1.5 Assessor

2.1.5 Técnico Superior

- Funções consultivas, de estudo, planeamento, programação, avaliação e aplicação de métodos e processos de natureza técnica e ou científica, que fundamentam e preparam a decisão; - Elaboração, autonomamente ou em grupo, de pareceres e projectos, com diversos graus de complexidade, e execução de outras actividades de apoio geral ou especializado nas áreas de actuação comuns, instrumentais e operativas dos órgãos e serviços; - Funções exercidas com responsabilidade e autonomia técnica, ainda que com enquadramento superior qualificado; - Representação do órgão ou serviço em assuntos da sua especialidade, tomando opções de índole técnica, enquadradas por directivas ou orientações superiores. 3

2.1.5 Especialista de Informática

- Desempenha funções de concepção e aplicação em qualquer das seguintes áreas: a) Gestão e arquitectura de sistemas de informação; b) Infra-estruturas tecnológicas; c) Engenharia de software. 4

2.1.5 Técnico de Informática

- Desempenha funções numa das seguintes áreas funcionais: a) Infra-estruturas tecnológicas; b) Engenharia de software.4

2.1.4 Coordenador Técnico

- Funções de chefia técnica e administrativa em uma subunidade orgânica ou equipa de suporte, por cujos resultados é responsável; - Realização das actividades de programação e organização do trabalho do pessoal que coordena, segundo orientações e directivas superiores; - Execução de trabalhos de natureza técnica e administrativa de maior complexidade; - Funções exercidas com relativo grau de autonomia e responsabilidade.3

20

2.1.5 Assistente Técnico

2.1.6 Assistente Técnico - Secretariado

- Funções de natureza executiva, de aplicação de métodos e processos, com base em directivas bem definidas e instruções gerais, de grau médio de complexidade, nas áreas de actuação comuns e instrumentais e nos vários domínios de actuação dos órgãos e serviços. 3

2.1.10 Assistente Operacional

2.1.11 Operador de Central Telefónica

- Funções de natureza executiva, de carácter manual ou mecânico, enquadradas em directivas gerais bem definidas e com graus de complexidade variáveis; - Execução de tarefas de apoio elementares, indispensáveis ao funcionamento dos órgãos e serviços, podendo comportar esforço físico; - Responsabilidade pelos equipamentos sob sua guarda e pela sua correcta utilização, procedendo, quando necessário, à manutenção e reparação dos mesmos. 3

- Motorista - Conduzir as viaturas alocadas à DGAI para assegurar, nomeadamente, as deslocações em serviço do Director-Geral, dos Directores de Área e de outros dirigentes e funcionários, sempre que também se revele necessário, bem como assegurar outras deslocações no âmbito da intendência da Direcção-Geral.

2.1.12 Segurança - Controlo de entradas no edifício de utentes permanentes e visitantes; - Garantir a segurança geral do edifício.

1 Código correspondente ao espaço onde as actividades decorrem. A correspondência encontra-se no

Capítulo 2.

2 O Estatuto dos Dirigentes, está regulado na Lei nº 2/2004, de 15 de Janeiro, alterada pela Lei nº 51/2005, de 30 de Agosto.

3 As Carreiras Gerais estão reguladas pela Lei nº 12-A/2008, de 27 de Fevereiro. 4 Às Carreiras de Informática aplica-se o disposto no Decreto-Lei nº 97/2001, de 26 de Março e Portaria

nº358/2002, de 3 de Abril.

21

1.5 Direcção das Instalações e Horário de Funcionamento

A Direcção é assegurada pelo Director-Geral e, na sua ausência, pelo Director-Geral em

substituição. Na DGAI o Director-Geral delegou as competências no Director de Área para a

Administração Eleitoral.

O horário oficial de trabalho compreende em geral, os períodos das 09h às 12h30 e das 14h às

17h30. No entanto o horário de funcionamento da DGAI, em ambos os edifícios, decorre

habitualmente entre as 8h e as 20h. A ocupação das instalações inicia-se pelas 6h00m, com as

equipas de limpeza, prolongando-se, em variadíssimas ocasiões, para além das 20h.

1: 21 Têm de existir meios e equipamentos que garantam a segurança das

instalações, nomeadamente:

- presença de pelos menos um funcionário de segurança na portaria

no período entre as 8h e as 20h;

- videovigilância na portaria durante 24h e em todos os restantes

acessos;

- a existência de uma central de fogo;

- alarme.

Fig. 2: Gráfico dos períodos de funcionamento e ocupação das instalações da DGAI

22

2. Programa de Espaços, Mobiliário e Equipamentos

Neste capítulo apresentam-se propostas para os diferentes espaços de trabalho e áreas comuns.

Essas propostas incluem as dimensões mínimas que devem ser consideradas, o mobiliário e

equipamentos que compõem cada espaço e, em alguns casos, a sua disposição.

Devido às diferentes necessidades de espaços que possam existir dentro da DGAI, as

recomendações espaciais dividem-se em áreas de trabalho e áreas comuns.

Pretende-se criar para cada departamento um modelo que deve ser ajustado caso a caso,

dependendo das exigências de carácter funcional impostas. Essas exigências salvaguardam os

princípios de sustentabilidade e economia de meios, sendo elas:

2: 1 Os espaços de trabalho destinados a um único funcionário devem ocorrer

apenas nos casos em que a realização das suas funções não permita o

contrário. Assim, devem encontrar-se dois funcionários por gabinete, mas

sempre que seja vantajoso para o trabalho desenvolvido essa ocupação

pode ser superior.

2: 2 Todos os equipamentos que possam ser partilhados devem sê-lo, como é o

caso da impressora, fotocopiadora ou scanner.

2: 3 Os espaços devem garantir um bom ambiente acústico, térmico e

luminoso.

2: 4 É proibido fumar em todos os espaços fechados, incluindo espaços de

trabalho e áreas comuns (Lei 37 / 2007, de 14 de Agosto).

23

2.1 Áreas de Trabalho

2.1.1 Áreas de Trabalho: Director-Geral (DG)

O Director-Geral, com a função de liderar e gerir a DGAI, assume responsabilidades que se

reflectem nas suas acções. No âmbito das mesmas, exerce uma actividade maioritariamente de

cooperação, embora necessite de um espaço individual de trabalho.

2: 5 A área de trabalho do Director-Geral deve ser um espaço individual.

2: 6 A área útil do gabinete do Director-Geral deve corresponder à importância

das funções exercidas. Como tal, esse espaço deve ter um mínimo de

26,00 m2 de forma a conciliar as tarefas de trabalho individual ou em

equipa, bem como a recepção de visitas.

2: 7 O mobiliário deve ser composto por:

- secretária em formato ‘L’ (0,80 x 2,70 x 1,00m);

- cadeira de secretária;

- arrumação pessoal em armário (0,50 x 0,50 x 1,70m);

- arrumação em dois armários em forma de ‘aparador’ com duas

prateleiras e 1,50m de largura;

- mesa de reuniões (diâmetro: 1,20m – 4 pessoas);

- quatro cadeiras;

- sofá de dois lugares;

- poltrona;

- mesa de café (apoio zona informal);

- aparador de televisão e rádio;

- caixote do lixo;

- bengaleiro.

A função de Director-Geral obriga a que se realizem reuniões formais e

informais e como tal é necessário que existam, dentro do seu gabinete,

espaços diferenciados. As reuniões com um maior número de

participantes serão feitas numa sala exterior ao gabinete. Todas as

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outras, até quatro pessoas, podem realizar-se no gabinete, utilizando uma

mesa de reuniões. A área informal, ou de estar, é composta por um sofá

de dois lugares e uma poltrona.

2: 8 Os equipamentos necessários são:

- computador;

- telefone;

- impressora;

- fax;

- televisão;

- rádio;

- cofre;

- base para hastear bandeiras (até um máximo de 3).

A recepção de documentos confidenciais e a sua guarda exige a existência

de alguns equipamentos, como o fax e cofre, no interior do gabinete.

Segundo o artigo 4º, nº 1 do decreto-lei nº 150/87 de 30 de Março, a

Bandeira Nacional é hasteada em edifícios onde funcionem serviços da

Administração Central pelo que deve igualmente existir dentro do

gabinete do Director-Geral.

25

2: 9 A área útil do gabinete poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 3: Área de trabalho – Director-Geral

2.1.2 Área de Trabalho: Director de Área (DA)

Este espaço destina-se ao trabalho do Director de Área que, no âmbito das suas funções,

exerce uma actividade essencialmente individual. No entanto, poderá necessitar de executar

as mesmas de forma colectiva e em cooperação com outros indivíduos.

2: 10 Devido à natureza das funções que exerce, um Director de Área deve estar

num gabinete individual. Como tal, não se deve observar a partilha desse

mesmo espaço com outros funcionários.

26

2: 11 A área útil do Director de Área deve corresponder à importância das

funções exercidas. Como tal, esse espaço deve ter um mínimo de 23,00 m2

de forma a conciliar as tarefas de trabalho e de reunião formal e informal.





- arrumação de pastas de arquivo em armário (1,20 x 0,45 x 1,90m);

- mesa de reuniões (diâmetro 1,20m – 4 pessoas);

- quatro cadeiras;

- sofá de dois lugares;

- poltrona;


- aparador para televisão;

- bengaleiro;

- caixote do lixo.

O seu espaço de trabalho deve corresponder à diversidade das tarefas que

executa através da criação de zonas distintas (de trabalho, reuniões

formais e informais). Assim, o mobiliário que compõe este espaço deve

acompanhar essas exigências através de uma secretária funcional, uma

mesa de reuniões e um sofá e poltrona localizados na zona de estar.


- computador;

- telefone;

- impressora;

- televisão.

Pela essência do seu trabalho e articulação com o secretariado estes

equipamentos são suficientes às actividades diárias.

27

2: 14 A área útil do gabinete poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 4: Área de trabalho – Director de Área

2.1.3 Área de Trabalho: Director de Serviço (DS)

O Director de Serviço tem um trabalho de proximidade e cooperação com os Chefes de

Núcleo e Técnicos, no entanto, necessita de um espaço que também permita um trabalho

individual.

2: 15 A área de trabalho deve ter o mínimo de 19,00 m2, área considerada

suficiente para as necessidades das suas funções, como desenvolver o seu

trabalho individual, e também reunir com os técnicos do seu serviço e

pessoas externas, como representantes de serviços homólogos e parceiros

de estudo.

28


- secretária em formato ‘L’ (0,80 x 2,45x 1,65m);



- arrumação de pastas de arquivo em armário (1,20 x 0,45 x 1,90m),


- quatro cadeiras;

- duas poltronas;


- bengaleiro.

A natureza do trabalho de proximidade e cooperação com os Chefes de

Núcleo, Técnicos e com pessoas externas à DGAI obriga à existência de

uma mesa de reuniões. Reuniões de carácter diferente, podem decorrer

na zona informal.


- computador;

- telefone;

- impressora.

A impressora, nos casos em que seja possível, deve ser partilhada com

outros funcionários de serviço, proporcionando uma economia de meios.

29

2: 18 Este espaço de trabalho poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 5: Área de trabalho – Director de Serviço

2.1.4 Área de Trabalho: Chefe Núcleo [CN]

A relação do Chefe de Núcleo com os seus técnicos é de grande proximidade. No entanto,

necessita de um espaço que permita o trabalho individual.

2: 19 O Chefe de Núcleo, não obstante a importância do trabalho em

cooperação deve ter uma área de trabalho individual.

2: 20 A área média de trabalho do Chefe de Núcleo é de 14,00 m2.


- secretária em formato ‘L’ (0,80 x 2,45x 1,65m);


30

- arrumação pessoal em módulo de gavetas (0,40 x 0,50 x 0,60m) ou

em armário (0,50 x 0,50 x 1,70m);

- arrumação de pastas de arquivo em armário (1,20 x 0,45 x 1,90m),


- quatro cadeiras;

- bengaleiro;

- caixote do lixo.

As funções inerentes a este cargo criam a necessidade de existir uma zona

de reunião. Esta zona é composta por uma mesa com dimensões para

receber quatro pessoas.


- computador;

- telefone;

- impressora.

Estes equipamentos consideram-se os mais apropriados para o apoio ao

serviço realizado a esta função. No entanto, poderá haver necessidade de

outros equipamentos mais específicos, que determina a existência de uma

zona de máquinas de uso comum para todo o Núcleo.

31

2: 23 A área de trabalho poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 6: Área de trabalho – Chefe de Núcleo

2.1.5 Área de trabalho: Técnico (T)

Para caracterizar este tipo de espaço surgiu a necessidade de criar uma categoria de funcionários

que não corresponde directamente ao Mapa de Pessoal. Assim, a categoria de Técnico inclui as

seguintes funções: Consultor, Assessor, Técnico Superior, Especialista de Informática, Técnico de

Informática, Assistente Técnico (não de secretariado) e Estagiário.

A área de trabalho do Técnico destina-se à realização das suas funções individuais, como ler,

escrever ou usar o computador. Assim, todas as tarefas que obriguem à cooperação entre

funcionários são realizadas noutros espaços, como as áreas de trabalho dos Directores de Serviço

ou de Chefes de Núcleo e salas de reuniões.

2: 24 O número de Técnicos por gabinete não deve exceder, tendencialmente, os

dois ocupantes, pela natureza das actividades exercidas que obrigam a um

ambiente de concentração.

32

2.25 A área de trabalho deve ser de 12,00 m2 por técnico superior.




- cadeira extra;


em armário (0,50 x 0,50 x 1,70m);

- arrumação de pastas de arquivo em estante ou armário (1,20 x 0,45

x 1,90m),

- bengaleiro.

A secretária em ‘L’ verifica ser o melhor formato pois permite diferenciar a

zona de trabalho de uma zona de apoio. Como a recepção de pessoas

dentro do gabinete não é frequente, uma cadeira extra é a melhor opção.

A estante ou armário refere-se apenas ao material de consulta de cada

técnico, podendo o arquivo morto do departamento encontrar-se noutro

espaço.


- computador;

- telefone.

Estes equipamentos são os essenciais às actividades diárias de cada

técnico. Os equipamentos como a impressora ou outros mais específicos

devem ser preferencialmente de uso comum.

33

2. 28 A área de trabalho poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 7: Área de trabalho – Técnico

2.1.6 Área de trabalho: Assistente Técnico – Secretariado (ATS)

O espaço de trabalho do Assistente Técnico de Secretariado destina-se à gestão do expediente

relativo à Direcção. É também o local onde se manuseia a documentação oficial e restrita,

remetida ao Director-Geral ou por este expedida.

2: 29 Este espaço deve ter as dimensões necessárias para atender várias

pessoas e processar alguma quantidade de documentos.

2: 30 Algumas actividades de carácter esporádico podem ser realizadas fora do

espaço de trabalho devido à sua natureza – como numa sala comum com

equipamentos prevista para o efeito (ver recomendação 2: 33).

2: 31 A área de trabalho deve ser de 8,00 m2 por cada Assistente Técnico e será

mais vantajoso se existirem dois ocupantes por gabinete, de modo a

permitir uma complementaridade e cooperação de actividades. Na

34

situação de existir apenas um técnico na área de trabalho, esta não deve

ser inferior a 12,00 m2.





em armário (0,50 x 0,50 x 1,70m);

- arrumação de pastas de arquivo em dois armários de (1,20 x 0,45 x

2,00m);

- bengaleiro;

- caixote do lixo.

A secretária em ‘L’ verifica ter o melhor formato pois possui uma área de

trabalho que permite usar o computador e processar um grande número

de documentos. Em termos de arrumação a necessidade de proximidade

com um arquivo é essencial para desempenhar as actividades diárias,

nomeadamente o apoio aos Directores.


Juntamente com os técnicos,

- computador;

- telefone;

- telemóvel (para serviço externo);

- impressora, preferencialmente multi-funções;

- fax.

Sala das Máquinas:

- scanner;

- fotocopiadora;

- máquina de encadernação;

- máquina de destruir papel;

- guilhotina.

Estes equipamentos são os essenciais às actividades diárias de cada

técnico, embora possam estar numa sala de apoio comum para serem

35

partilhados e assim permitir uma economia de recursos. Os restantes

(computador, telefone, telemóvel, impressora e fax1) devem ser incluídos

na área de trabalho.


Fig. 8: Área de trabalho – Assistente Técnico (Secretariado)

1 É importante a proximidade do fax pela natureza dos documentos recebidos.

36

2.1.7 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo (NAA)

O Núcleo de Apoio Administrativo funciona em duas vertentes:

1) Expediente e gestão de pessoal;

2) Administração e Contabilidade.

Devido à natureza das funções que exercem, tais áreas funcionais dentro do NAA têm

necessidades diferentes e carecem de exigências de espaço próprias e de áreas de trabalho

distintas. Assim:

2:35 O Núcleo de Apoio Administrativo deve funcionar em duas áreas de

trabalho separadas tendo um Chefe de Núcleo, cujo espaço de trabalho

corresponde à área de trabalho: Chefe de Núcleo (2.1.4).

2.1.8 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo – 1 (NAA-1)

2:36 A vertente do NAA-1, do Expediente e Gestão de Pessoal, deve contemplar

três espaços de trabalho distintos: um espaço para um Coordenador

Técnico, um para funcionários e um para equipamentos de grandes

dimensões.

2:37 A área de trabalho do Coordenador Técnico do NAA-1 tem como

referência a área de trabalho: Chefe de Núcleo (2.1.4) estando incluída

no mesmo espaço de trabalho dos técnicos. Da mesma forma o mobiliário

e equipamentos são os mesmos considerados para o Chefe de Núcleo.

37

2:38 Os técnicos do NAA-1 devem funcionar numa lógica de open-space, sendo

que a área individual, correspondente a cada funcionário, deve ser de

5,00m2. A área de trabalho poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 9: Área de trabalho – Técnico (NAA)

2:39 O mobiliário e equipamento para cada técnico deve ser composto por:

- secretária em formato rectangular (1,40m x 0,80);



em armário (0,50 x 0,50 x 1,70m);

- computador;

- telefone.

2:40 Esta área de trabalho possui um grande volume de arquivo,

correspondente ao registo de entrada e saída de expediente, sendo que o

arquivo morto dos dois anos anteriores também deve ser incluído na área

de trabalho dos técnicos assim como uma área suficiente para o respectivo

economato. Este espaço, em open-space, deve incluir ainda todo o

equipamento necessário às actividades desempenhadas e deve ter

preferencialmente, uma área mínima de 40,00 m2.

2: 41 O mobiliário e equipamentos comuns, da área em open-space, deve ser

composto por:

- mesas tipo bancada;

38

- arrumação de pastas de arquivo vivo em armários de 2 x (1,00 x 0,45

x 2,00m);

- arrumação de economato em armários de 4 x (1,00 x 0,45 x 2,00m);

- estantes de arquivo morto 5 x (1,20 x 0,30 x 2,20)

- bengaleiro;

- caixotes do lixo;

- ecoponto para papel;

- impressora;

- scanner;

- fotocopiadora;

- máquina de encadernação;

- máquina de abrir cartas;

- máquina de enumerar e datar;

- balança.

As mesas tipo bancada destinam-se à realização de trabalhos em que seja

necessário manusear grandes quantidades de documentos. O arquivo vivo

e o arquivo morto, acima referidos, devem situar-se no mesmo espaço de

trabalho pela necessidade de consulta diária. Todos estes equipamentos

devem funcionar numa lógica de partilha e deve existir mobiliário para

apoio aos mesmos (i. e., mesas de suporte).

As funções desta vertente do NAA prevêem o processamento de um grande volume de

documentos, que exigem um determinado tipo de actividades. Estas estão associadas a

equipamentos de grandes dimensões que, quando em funcionamento no mesmo espaço,

perturbam os funcionários.

2: 42 Deve existir um espaço para os equipamentos de grandes dimensões com

uma área mínima de 15,00 m2. Este espaço deve incluir o economato

afecto às actividades desempenhadas, como consumíveis de

fotocopiadora.

2: 43 O mobiliário e os equipamentos deste espaço devem ser compostos por:


39

- fotocopiadora de grande tiragem;

- duplo;

- guilhotina;

- máquina de dobrar papel;

- máquina de destruir papel;

- balança industrial;

- carro de transporte de volumes.

2.1.9 Área de Trabalho: Núcleo de Apoio Administrativo – 2 (NAA-2)

2: 44 A vertente do NAA-2, da Administração e Contabilidade, deve funcionar

numa lógica de open-space, onde todos os funcionários e Coordenador

Técnico trabalham em conjunto de modo a facilitar a comunicação e

cooperação entre os mesmos.

2: 45 A área de trabalho do Coordenador Técnico do NAA-2 tem como

referência a área de trabalho: Chefe de Núcleo (2.1.4) estando incluída

no mesmo espaço de trabalho dos técnicos. Da mesma forma o mobiliário

e equipamentos são os mesmos considerados para o Chefe de Núcleo.

2: 46 A área de trabalho dos técnicos do NAA-2, assim como o mobiliário e

equipamentos individuais, tem como referência a dos técnicos do NAA-1

(2.1.8) funcionando igualmente em open-space.

2: 47 As funções desta vertente do NAA prevêem a consulta permanente do

arquivo vivo da facturação, pelo que este deve ser incluído no mesmo

espaço de trabalho, não compreendendo menos do que 10,00 m2.

2: 48 Assim, na área comum do NAA-2, deve existir o seguinte mobiliário e

equipamentos:

- arrumação de arquivo em estante, 7 x (1,00 x 0,30 x 2,20m);

- bengaleiro;

40

- caixotes do lixo.

- impressora;

- scanner.

2.1.10 Área de Trabalho: Assistente Operacional (AO)

A área de trabalho do Assistente Operacional é caracterizada pela especificidade da sua função

que é maioritariamente assegurar a entrega da correspondência, dar apoio às funções

administrativas, do secretariado e arquivo. Como tal, é importante que o aspecto da mobilidade

fique salientado nas características e localização do seu posto que deve encontrar-se próximo da

circulação vertical das instalações.

2: 49 De forma a combater a apropriação e funcionalismo do serviço executado

por estes funcionários deve criar-se uma única área especificamente

destinada aos seus postos de trabalho. Assim, na dependência do Chefe

do Núcleo de Apoio Administrativo, deixarão de executar tarefas de forma

isolada para passarem a trabalhar em cooperação. Este espaço comum de

trabalho deve estar equipado com computadores de forma a alargar o

âmbito das actividades que possam ser executadas pelos Assistentes

Operacionais.

2: 50 A área útil para cada Assistente Operacional deve ser de 5,00 m2, estando

incluída numa lógica de open-space. Embora o número de funcionários

possa ser superior, o espaço comum de trabalho deve estar dimensionado

para um total de 5 Assistentes Operacionais (área máxima de 25,00 m2).

2: 51 O mobiliário e equipamento de cada funcionário deve ser composto por:

- secretária em formato rectangular (0,80 x 1,20 m);


- arrumação pessoal em módulo de gavetas (0,40 x 0,50 x 0,60m);

- telefone.

41

A área comum deve contemplar mesas de apoio ao processamento de

circulares e informações. Para realizar as suas funções, um Assistente

Operacional necessita de estar em proximidade com alguns

equipamentos, tais como: fotocopiadora, agrafador ou guilhotina, no

entanto considera-se que estes poderão estar numa sala ou zona de

máquinas facilmente acessíveis e não incluidos na sua área de trabalho.


Fig. 10: Área de trabalho – Assistente Operacional

2.1.11 Área de Trabalho: Operador de Central Telefónica

A área de trabalho de um Operador de Central Telefónica destina-se apoiar a recepção e

encaminhamento de chamadas e a realização de chamadas para o exterior.

2:53 Este espaço deve ser insonorizado de forma a não prejudicar o

rendimento dos restantes funcionários.

2:54 Este posto de trabalho é destinado apenas a um funcionário existindo

actualmente dois funcionários a trabalhar por turnos. A área deve ser de

12,00 m2.

2:55 O mobiliário que compõe este espaço é:

42

- secretária em formato rectangular (0,80 x 1,20 m);


- cadeira extra;

- arrumação pessoal em módulo de gavetas (0,40 x 0,50 x 0,60m);

- arrumação em estante ou armário (1,20 x 0,45 x 1,90m);

- bengaleiro.

Relativamente à arrumação em estante esta servirá para a colocação de

algum material necessário, como por exemplo listas telefónicas.


- telefone;

- radio;

- central telefónica (0,55 x 0,50 x 0,80m).

A central telefónica deve encontrar-se dentro deste espaço e protegida

visualmente e acusticamente.


Fig. 11: Área de trabalho – Operador de Central Teleónica

43

2.1.12 Área de Trabalho: Segurança (S)

A função de Segurança carece de algumas particularidades relativamente à localização e

especificidade da sua área de trabalho. O seu local de trabalho destina-se ao controlo de

entrada e saída de pessoas e bens. Para tal, situa-se na zona de acesso principal do edifício e

por conseguinte de passagem.

2:58 Da sua zona de trabalho o Segurança deve abranger visualmente a maior

área possível da entrada principal, bem como, caso existam, controlar as

câmaras de vigilância da entrada de serviço ou garagem.

2:59 A privacidade do posto de trabalho deve ser tida em conta na escolha do

mobiliário (balcão) e na forma como este é colocado relativamente à zona

de passagem.

2:60 O espaço de trabalho correspondente à função de Segurança deve ser de

8,00m2.

2:61 O mobiliário que compõe este espaço é:

- balcão em ‘L’ (0,50 x 2,00 x 1,50);


- caixote do lixo.

O balcão de atendimento deve ser de forma rectangular, em ‘L’ ou em ‘U’

dependendo da sua localização relativamente ao espaço onde se insere. A

sua superfície não deve servir para arrumação. O balcão deve contemplar

uma zona específica para arrumação.


- telefone;

- computador;

- câmara de vigilância;

- controlo electrónico de abertura da porta principal.

44

O computador deve servir para informar o funcionário sobre os visitantes

externos esperados em reuniões. A fiscalização das entradas pode ser

feita através do controlo electrónico da porta principal, por torniquetes ou

acesso com cartão electrónico.


Fig. 12: Área de trabalho – Segurança

2.1.13 Cofre – Direcção

O cofre destina-se ao arquivo de documentos de carácter confidencial do Director-Geral.

2: 64 O cofre deve localizar-se na área destinada à Direcção, próximo da área

de trabalho do Assistente Técnico de Secretariado do Director-Geral, e o

seu acesso tem de ser restrito e controlado.

2: 65 A área destinada ao cofre não deve ter qualquer abertura para o exterior

ou divisória interior que não seja a porta de acesso.

2: 66 A porta de acesso deve ser blindada, com tranca através de código ou

impressão digital reconhecível.

2: 67 O cofre não deve ter uma área inferior a 3,00 m2.

2: 68 O mobiliário que compõe este espaço deve integrar:

- estantes para arquivo de pastas e documentos.

45

2.2 Espaços Comuns

Os espaços comuns destinam-se a responder a necessidades básicas bem como a contribuir para

uma maior coesão entre os funcionários. Estas áreas dividem-se em dois grupos distintos. O

primeiro grupo abrange todos os espaços directamente ligados à realização de tarefas (espaço

para equipamentos, salas de reuniões, sala polivalente, sala de bastidores e servidores, sala de

apoio informático), enquanto o segundo está ligado aos espaços de lazer e higiene (copa, espaço

de refeições, sala de estar, vestiários, instalações sanitárias). Na maioria dos casos estes espaços

permitem não só a realização da sua função prioritária mas também de outras que possam surgir,

tendo assim um carácter de adaptabilidade face às diferentes necessidades.

2: 69 Na sua maioria, os espaços devem ser acessíveis a todos os indivíduos,

independentemente das funções que exercem, como é o caso da copa,

sala de refeições ou sala de estar.

2: 70 As suas áreas devem contribuir para a qualidade das actividades nelas

desenvolvidas, através do uso de mobiliário e equipamento adequado,

bem como a criação de espaços confortáveis e humanizados.

2.2.1 Espaço para Equipamentos

Salvaguardando uma lógica de economia de meios, este espaço destina-se a albergar num só

lugar os equipamentos que permitem ser partilhados pelos funcionários e que contribuem para

um melhor cumprimento das suas funções.

2: 71 O espaço para equipamentos comuns deve encontrar-se

preferencialmente numa área fechada, destinada especificamente para

esse fim e de fácil acesso a todos os funcionários.

2: 72 Este espaço deve permitir um uso seguro e confortável dos equipamentos

e ter uma área mínima de 5,00 m2.

46

2: 73 Este espaço deve ser composto pelo seguinte mobiliário:

- mesa de apoio;

- mesa de suporte de equipamentos;

- caixotes de lixo – ecoponto.

Este mobiliário deve servir apenas de suporte aos equipamentos, com

excepção de uma mesa de apoio para as actividades realizadas. Os

ecopontos devem encontrar-se num mínimo de um por área de atribuição,

incluindo a Direcção, permitindo uma proximidade dos funcionários.


- fotocopiadora;

- impressora;

- scanner.

O tipo de equipamentos que compõem este espaço varia de acordo com

as actividades desenvolvidas em cada departamento – como fotocópias e

impressões a cores ou de grande formato.

2.2.2 Sala de Reuniões – Direcção

O espaço destinado à sala reuniões da Direcção deve ter em conta que será usada conjuntamente

por todos os Directores sempre que necessário ou isoladamente, sempre que qualquer Director

precise de se reunir com outros serviços e não seja possível fazê-lo no seu gabinete.

2: 75 A sala de reuniões afecta à Direcção deve encontrar-se em proximidade

com as áreas de trabalho de todos os directores (Geral e de Área).

2: 76 Devido à importância das funções nela exercidas, as qualidades de

conforto do espaço deveram ser tidas em conta através de um bom

isolamento térmico, acústico e de uma iluminação adequada.

47

2: 77 Esta sala deve servir um mínimo de 12 pessoas em reunião e, como tal, a

sua área deve ser de 21,00 m2, com um mínimo de 3,50 m de largura.

2: 78 O mobiliário que a compõe deve ser:

- mesa de reuniões;

- cadeiras de reunião (12);

- arrumação em móvel tipo aparador;

O móvel destina-se à arrumação dos objectos necessários à realização de

reuniões, bem como de arquivo.

2: 79 Os equipamentos desta sala são:

- telefone;

- projector;

- tela projecção;

- televisão.

Estes equipamentos servem de apoio à realização de reuniões, sendo que

o telefone deve ter uma ligação independente e a televisão deve ter

ligação por cabo. A tela de projecção deve ser incorporada na sala de

forma a poder ser recolhida sempre que necessário e o projector deve

estar fixo ao tecto.

2.2.3 Sala de Reuniões Comum

Esta área destina-se à realização de reuniões de trabalho. Numa óptica de economia de espaço, é

considerada uma área comum pois funciona num sistema de partilha.

2: 80 A Sala de Reuniões Comum deve servir todos os departamentos sempre

que surja a necessidade de reunir um número superior a quatro pessoas

ou não sendo possível a reunião dentro do gabinete dos directores de

Área, Serviço ou Chefes de Núcleo.

48

2: 81 Esta área deve ter um mínimo de 15,00 m2, tendo em conta que a largura

da sala não deverá ser inferior a 3,50 m, de forma a permitir passagem

lateral à mesa de reuniões.

2: 82 O mobiliário que compõe este espaço é:

- mesa de reuniões extensível (1,20 x 2,20 m);

- cadeiras de reunião (12);

- arrumação dos equipamentos da sala em estante ou armário (1,20 x

0,45 x 1,90m).

A mesa deve ser um modelo extensível de forma a permitir que um maior

número de pessoas possa participar na reunião sempre que necessário.

2: 83 Os equipamentos que devem compor este espaço são:

- telefone;

- projector;

- tela de projecção.

Preferencialmente deve existir um projector e uma tela de projecção em

cada sala de reuniões. Caso não se verifique poderá ser utilizada a sala

polivalente sempre que necessário.

2.2.4 Sala para Formação

Este espaço destina-se ao uso comum de todos os departamentos, tendo como objectivo a

realização de formações.

2: 84 Este espaço deve ter como função prioritária a realização de formações,

no entanto deve ter um carácter de polivalência, podendo adaptar-se a

sala de reuniões.

2: 85 Esta área deve ser de 23,00 m2, sendo que a largura não deve ser inferior

a 3,50 m de modo a garantir a circulação mínima.

49

2: 86 O mobiliário e equipamentos que compõem este espaço são:

- mesas 6 x ( 1,00 x 0,80);

- cadeiras;

- portáteis;

- projector;

- tela.

As mesas devem possibilitar a criação de uma única mesa de reuniões.

2.2.5 Sala Polivalente

Este espaço destina-se a apoiar a realização de diferentes actividades, como por exemplo,

apresentações públicas, visionamento de documentários/ filmes, realização de reuniões,

encontros e celebrações. Tem também como objectivo concentrar todos os documentos com

interesse de divulgação e consulta pertencente à DGAI, contrariando a actual dispersão dos

mesmos, funcionando como Centro Documental.

2: 87 A sala polivalente tem como objectivo servir diferentes actividades, e

como tal a sua organização e localização devem responder a essa

exigência.

2: 88 Esta sala deve estar equipada com mobiliário e equipamentos que

permitam, através da modelação dos mesmos, ir ao encontro das

necessidades dos funcionários e das situações propostas.

2: 89 A área deste espaço é pela sua natureza maior em relação a outros.

Assim, deve ter capacidade para receber um máximo de 80 pessoas e

permitir realizar actividades distintas. Esta sala deve ter uma área útil de

50,00 m2.

2: 90 Este espaço deve ser composto pelo seguinte mobiliário:

- mesas rectangulares;

- mesas de apoio;

- cadeiras;

- arrumação em armário e/ou estante (1,20 x 0,45 x 1,90m).

50

O número de mesas, cadeiras e locais de arrumação estará dependente

da dimensão da sala polivalente. Sendo possível a existência de uma mesa

de reuniões, esta deve garantir, pelas suas características, a

adaptabilidade do espaço. A arrumação deve servir de arquivo aos

materiais didácticos e de projecção.

2: 91 Os equipamentos que devem compor este espaço são:

- telefone;

- projector;

- tela de projecção;

- computador;

- câmara de vigilância.

Os equipamentos deste espaço, assim como o mobiliário, devem estar de

acordo com as funções que nele se realizam. Verificando-se a visita deste

espaço por utentes exteriores à DGAI, este terá de ser vigiado através de

dispositivos preparados para o efeito. O computador deve permitir o

acesso a bases de dados informatizadas.

2.2.6 Sala de Bastidores e Servidores

Esta sala contém os bastidores e servidores pertencentes à DGAI, o que obriga a uma

caracterização específica deste espaço. Os sistemas de vigilância e climatização, neste caso,

tornam-se obrigatórios.

2: 92 Esta sala destina-se a concentrar a rede que é depois distribuída para os

equipamentos.

2: 93 A sala onde se encontram os servidores tem que ter um sistema de

climatização permanentemente ligado, bem como um sistema de

vigilância de 24 horas, através do controle de acesso com chave, cartão

ou código e de um sistema de câmaras de vigilância.

51

2: 94 O espaço destinado aos bastidores e servidores não deve ser inferior a

14,00 m2.

2: 95 O mobiliário necessário a esta área é composto por:

- mesas de formato rectangular 3 x (0,80 x 1,20 m).

O único mobiliário necessário destina-se a apoiar os computadores ou

outro equipamento que necessite de suporte.

2: 96 Os equipamentos que compõe esta sala são:

- computadores;

- telefone;

- servidores;

- bastidores;

- desumidificador;

- ar condicionado.

2: 97 O espaço poderá orientar-se pelo seguinte esquema:

Fig. 13: Área da Sala de Bastidores/ Servidores

52

2.2.7 Sala de Apoio Informático

A Sala de Apoio Informático destina-se a armazenar peças e equipamentos informáticos, bem

como apoiar a realização de arranjos e montagens de computadores.

2: 98 Este espaço destina-se à área de trabalho do Técnico Informático

responsável pelas funções de gestão e manuseamento de material

informático.

2: 99 A Sala de Apoio Informático deve ter como função o arquivo e a

montagem de equipamentos informáticos.

2: 100 Esta sala deve ter uma área mínima de sensivelmente 15,00 m2.



- cadeiras;

- armários para arquivo de equipamentos e economato (1,00 x 0.30 x

2.20m);

- estante para arquivo de pastas (1,00 x 0.30 x 2.20 m);

- caixote do lixo;

- impressora.

A impressora deve ser de alto débito e ligada à rede de forma a colmatar

a necessidade de impressão de listagens.

2.2.8 Copa

A copa é o espaço que se destina a apoiar os gabinetes no que respeita à alimentação, quer sejam

refeições ligeiras (lanches) ou apenas bebidas (água, café, chá). Em casos particulares, podem

servir de apoio a reuniões, nomeadamente da Direcção. As suas dimensões e composição ao nível

de mobiliário e equipamentos variam dependendo das situações que pretendem colmatar.

53

2: 102 A copa é considerada como um espaço essencial. A sua localização deve

ser acessível a todos os departamentos e em proximidade com a sala de

estar, criando condições que aumentam a relação entre os funcionários.

2: 103 O seu espaço deve manter-se fechado relativamente ao piso onde se

insere para evitar a propagação de cheiros e ruídos.

2: 104 A área mínima da copa deve ser de 8,00 m2.


- bancada;

- armário;

- lava-loiças;

- utensílios (pratos, copos, chávenas, talheres).

O armário é destinado à arrumação dos utensílios e equipamentos mas

também de alguns alimentos.

2: 106 Os equipamentos necessários neste espaço são:

- micro-ondas;

- frigorífico;

- máquina de lavar loiça;

- máquina de café;

- chaleira;

- carro de apoio e transporte;

- contentores de lixo para reciclagem e lixo comum.

O carro de apoio permitirá o transporte de forma mais eficiente entre a

Copa e a sala de reuniões.

2.2.9 Espaço de Refeições

Esta área destina-se a servir as refeições no período de almoço. As refeições podem ser servidas

por uma equipa de catering ou, em alternativa, os funcionários podem optar por trazer, e

aquecer, as suas próprias refeições.

54

2: 107 O espaço de refeições deve estar preparado para servir num sistema de

self-service, ou outro que se considere mais apropriado.

2: 108 Esta área deve conter uma zona de apoio aos funcionários, equipada com

bancada e micro-ondas, para aquecer as refeições.

2: 109 Este espaço deve possuir também uma zona destinada a mesas e cadeiras

que permitam realizar refeições num ambiente confortável e humanizado.

A sua área deve ser de 60,00 m2 incluindo área de apoio aos funcionários,

balcão e zona para refeições.


- balcão de atendimento;

- mesas rectangulares;

- bancada de apoio;

- cadeiras;

- armários;

- lava-loiças;

- utensílios (pratos, copos, chávenas, talheres);

- micro-ondas;

- frigorífico;

- máquina de lavar loiça;

- máquina de café;

- chaleira.

O balcão de atendimento deverá ter as medidas suficientes para servir de

apoio à circulação com tabuleiros. A bancada de apoio servirá de suporte

aos equipamentos destinados ao aquecimento das refeições.

2.2.10 Sala de Estar

Este local destina-se prioritariamente a proporcionar bem-estar aos funcionários, possibilitando

momentos de lazer e convívio valorizando o sentimento de camaradagem e uma maior coesão

entre trabalhadores.

55

2: 111 Este espaço deve servir também como sala para os Motoristas, sempre

que estes funcionários permaneçam no edifício.

2: 112 A sala de estar deve localizar-se junto à copa e zona de refeições pois será

um espaço a utilizar em momentos de pausa ou de almoço.

2: 113 Este espaço deve proporcionar um ambiente confortável e humanizado,

através dos materiais, mobiliário ou da iluminação escolhida para esse

efeito.

2: 114 Relativamente ao espaço destinado a fumadores, este deve ser um local

exterior, de preferência com acesso próximo à sala de estar. No entanto,

caso seja possível organizar um espaço interior propositadamente

equipado para o efeito, esse tem de seguir algumas regras. Segundo a Lei

37/2007, de 14 de Agosto, esse local tem de estar devidamente

sinalizado, com afixação de dísticos em locais visíveis, ser separado

fisicamente das restantes instalações e dispor de sistema de ventilação

onde seja garantida a extracção directa para o exterior.

2: 115 Neste espaço, através do mobiliário, devem ser criadas diversas zonas que

permitam diferentes usos, distribuindo assim a capacidade para receber

pelo menos 20 pessoas numa área mínima de 30,00 m2.


- mesa de tipo reunião;

- mesa de apoio;

- cadeiras;

- sofás;

- poltronas;

- arrumação em armário e/ou estante (1,20 x 0,45 x 1,90m);

O mobiliário da sala de estar deve ser confortável e contribuir para um

ambiente mais humanizado e apelativo.

56

2. 117 Os equipamentos necessários para este espaço são:

- televisão;

- rádio;

- computador;

- jogos de tabuleiro (xadrez, gamão, etc.).

Para a função de motorista, a existência de um computador na sala de

estar permite estabelecer um melhor contacto com os serviços de

secretaria da Direcção e principalmente, possibilitado o acesso à Internet,

a verificação de percursos automóveis mais viáveis e das condições de

trânsito. Este equipamento, para além de optimizar o trabalho exercido, é

também um meio lúdico para os períodos de permanência no edifício.

2.2.11 Vestiários

Os vestiários destinam-se maioritariamente a servir os Seguranças e a equipa de limpezas que,

devido às funções que executam, necessitam de usar farda. Sendo assim, o vestiário destina-se a

ser utilizado para muda de roupa e arrumação das fardas em armários individuais.

2: 118 O vestiário tem de salvaguardar a separação de género, criando-se assim

dois espaços independentes: um vestiário masculino e outro feminino.

2: 119 Contiguamente a cada vestiário devem existir instalações sanitárias de

apoio.

2: 120 Este espaço deve ser ajustado para um mínimo de quatro funcionários,

masculinos e femininos e deve ter pelo menos 1,20 m2 de área útil por

pessoa. Sendo assim, considerando também o mobiliário necessário, um

vestiário deve ter uma área mínima de 7,00 m2.


- cacifos (0.60 x 0.53 x 1.80 m);

- banco (largura de 0.40 m);

- caixote do lixo;

- espelho.

57

O número de cacifos deve corresponder ao mínimo de utilizadores (4). O

banco deve ser próprio para vestiário, colocado ao longo da parede

fronteira aos cacifos.

2.2.12 Instalações Sanitárias

Este espaço destina-se à higiene pessoal dos funcionários.

2: 122 As instalações sanitárias têm de salvaguardar a separação de géneros,

criando-se assim dois espaços independentes, direccionados

distintamente para funcionários masculinos e femininos.

2: 123 A composição deste espaço deve salvaguardar a privacidade, segurança e

comodidade do seu utilizador.

2: 124 As Instalações sanitárias devem existir próximas das áreas de trabalho

dos funcionários, bem como em número suficiente.

2: 125 As suas dimensões não devem ser inferiores a 5,00 m2 por instalação

sanitária.

2: 126 O mobiliário e equipamentos devem ser compostos por:

- sanita;

- mictório (apenas na I.S. masculina);

- autoclismo ecológico;

- lavatório;

- bancada;

- dispensador de sabonete líquido;

- cabide;

- suporte para toalhas de papel.

O autoclismo ecológico consiste num sistema que oferece a escolha entre

uma descarga parcial ou total do reservatório de água, permitindo poupar

dezenas de litros e ajustando o seu funcionamento conforme a

58

necessidade. O lavatório, caso não esteja encastrado numa bancada, deve

ter próximo uma prateleira ou bancada de apoio. O cabide deve estar fixo

à porta ou parede.

2.2.13 Economato

Este espaço destina-se a armazenar o economato geral da DGAI.

2: 127 Este espaço deve ter um acesso restrito, controlado pelo funcionário

responsável pela distribuição de economato.

2: 128 O economato deve encontrar-se numa área com, preferencialmente,

15,00 m2.


- arrumação em estante ou armário (1,20 x 0,45 x 1,90m).

59

3. Áreas

3.1 Levantamento das Áreas Actuais

Serviço/ Núcleo Área de Trabalho/ Espaço Ocupantes Área

Director Geral 1 21,50 m2

Assistente Técnico - Secretariado 2 11,50 m2 Direcção

Copa Direcção - 3,50 m2

Coordenador Técnico 1 12,00 m2

Assistente Técnico + Equipamentos + Arquivo + Economato

2 58,00 m2 NAA-1

Equipamentos grandes dimensões + Arquivo

- 42,00 m2

Coordenador Técnico 1 12,00 m2 NAA-2

Assistentes Técnicos + Arquivo + Economato

4 34,00 m2

Chefe de Equipa 1 21,50 m2 OTSH

Técnico Superior 1 23,00 m2

Assistente Operacional 1 14,50 m2



Dir

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Telefonista 1 13,00 m2

Sub-total: Direcção-Geral 288,00 m2

Sala Polivalente - 50,00 m2

Sala Reuniões - 18,50 m2

Espaço Segurança - 8,00 m2

Copa Comum - 18,50 m2

Economato Comum - 13,00 m2

Economato Eleitoral - 14,50 m2

Arquivo Morto - 27,50 m2

Arquivo Logística - 3,00 m2

Arquivo Eleitoral - 97,50 m2

Espaços Comuns

Arquivo Biblioteca - 4,00 m2

Sub-total: Espaços Comuns 254,50 m2

60

Direcção de Área

Director de Área 1 23,00 m2

DPE Director de Serviço 1 22,00 m2

NEAPSI Chefe de Núcleo + Técnicos Superiores

3 34,00 m2

NPAO Chefe de Núcleo + Técnicos Superiores

3 26,00 m2

Consultor 1 29,00 m2

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Centro de Recursos Técnicos Superiores 2 22,00 m2

Sub-total: Área de Planeamento Estratégico e Política Legislativa 156,00 m2


Assistente Técnico - Secretariado 1 27,00 m2

Assistente Operacional + Economato 1 28,00 m2

Direcção de Área

Arquivo Vivo 1 4,00 m2

Director de Serviço 1 17,50 m2 RIC


Chefe de Núcleo 1 15,50 m2 NOMI


Director de Serviço 1 15,00 m2

Assistente Técnico - Secretariado 1 14,50 m2 DAE


Técnico Superior 1 19,00 m2 NAE


NAE + NOMI Técnico Superior 4 28,00 m2

Sala Reuniões - 30,00 m2

Copa 3,00 m2

Áre

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Espaços Comuns

Arquivo Morto - 7,50 m2

Sub-total: Área para as Relações Internacionais 316,50 m2

61


Técnico Superior 1 16,50 m2 Direcção de Área

Assistente Técnico - Secretariado 1 10,00 m2

DEE Director de Serviço 1 18,50 m2

Chefe de Núcleo 1 23,00 m2




NJE

Assistentes Técnicos 2 22,50 m2

Director de Serviço 1 19,00 m2

Assistente Técnico 1 13,00 m2 RPE

Assistente Técnico 1 12,00 m2

Chefe de Núcleo + Especialistas de Informática

3 27,00 m2

Técnicos de Informática 2 24,00 m2

Áre

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NSI

Inserção de Dados 5 23,00 m2

Espaço Estagiários + Biblioteca - 27,00 m2

Espaços Comuns Bastidores - 17,50 m2

Sub-total: Área da Administração Eleitoral 310,50 m2

TOTAL1 1331,50 m2

1 O somatório das áreas exclui espaços de circulação e instalações sanitárias.

62

3.2 Programa de Áreas Recomendadas

Serviço/ Núcleo

Área de Trabalho/ Espaço Código Área Quantidade Sub-total

Director Geral 2.1.1 26 m2 1 26 m2

Director de Área 2.1.2 23 m2 3 69 m2

Consultor 2.1.5 12 m2 4 48 m2

Assessor 2.1.5 12 m2 1 12 m2

Assistente Técnico - Secretariado

2.1.6 8 m2 3 24 m2

Cofre 2.1.13 3 m2 1 3 m2

Sala de Reuniões Direcção 2.2.2 21 m2 1 21 m2

Direcção

Copa 2.2.8 8 m2 1 8 m2

Sub-total: Direcção 211,00 m2

Chefe de Núcleo 2.1.4 14 m2 1 14 m2

Assistente Operacional 2.1.10 5 m2 5 25 m2 NAA

Economato - 15 m2 1 15 m2

Coordenador Técnico 2.1.8 14 m2 1 14 m2

Assistente Técnico 2.1.8 5 m2 2 10 m2

Equipamentos + Arquivo + Economato

2.1.8 40 m2 1 40 m2 NAA-1

Equipamentos grandes dimensões

2.1.8 15 m2 1 15 m2

Coordenador Técnico 2.1.9 14 m2 1 14 m2

Assistente Técnico 2.1.9 5 m2 2 10 m2 NAA-2

Arquivo 2.1.9 10 m2 1 10 m2

Sub-total: Núcleo de Apoio Administrativo 167,00 m2

Chefe de Equipa 2.1.4 14 m2 1 14 m2

Técnico Superior 2.1.5 12 m2 4 48 m2

Assistente Técnico - Secretariado

2.1.6 12 m2 1 12 m2 OTSH

Estagiário 2.1.5 12 m2 2 24 m2

Sub-total: Observatório do Tráfico de Seres Humanos 98,00 m2

63

Operador Central Telefónica

2.1.11 12 m2 1 12 m2

Segurança 2.1.12 8 m2 1 8 m2

Sala de Reuniões Comum 2.2.3 15 m2 1 15 m2

Sala Polivalente 2.2.5 50 m2 1 50 m2

Espaço de Refeições 2.2.9 60 m2 1 60 m2

Sala de Estar 2.2.10 30 m2 1 30 m2

Vestiários 2.2.11 7 m2 2 14 m2

Espaços Comuns

Arquivo Morto - 150 m2 1 150 m2

Sala Bastidores/ Servidores

2.2.6 14 m2 1 14 m2

Sala Apoio Informático + Arquivo

2.2.7 15 m2 1 15 m2

Sub-total: Espaços Comuns 368,00 m2

DPE Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2

Chefe de Núcleo 2.1.4 14 m2 1 14 m2 NEAPSI



Especialista de Informática 2.1.5 12 m2 1 12 m2

Técnico de Informática 2.1.5 12 m2 1 12 m2

Estagiário 2.1.5 12 m2 2 24 m2

Centro de

Recursos

Sala para Formação 2.2.4 23 m2 1 23 m2

Chefe de Núcleo 2.1.4 14 m2 1 14 m2 NPAO


Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2


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DPL


Sub-total: Área de Planeamento Estratégico e Política Legislativa 285,00 m2

64

Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2

RIC Arquivo Vivo - 4 m2 1 4 m2

Chefe de Núcleo 2.1.4 14 m2 1 14 m2 NOMI


Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2 DAE

Arquivo Vivo - 4 m2 1 4 m2


Coordenador Técnico 2.1.5 12 m2 1 12 m2 Áre

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NAE


Sub-total: Área para as Relações Internacionais 254,00 m2

DEE Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2


Técnico Superior 2.1.5 12 m2 4 48 m2 NJE


Director de Serviço 2.1.3 19 m2 1 19 m2 RPE




Especialista de Informática 2.1.5 12 m2 2 24 m2

Áre

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NSI

Técnico de Informática 2.1.5 12 m2 3 36 m2

Sub-total: Área da Administração Eleitoral 306,00 m2

Sub-total – Área dos funcionários 1198,00 m2

Sub-total – Área dos funcionários + Espaços comuns1 1198,00 m2 x 1,3 = 1557,40 m2

Sub-total – Áreas comuns específicas 326,00 m2

Sub-total – Arquivo + Economato 165,00 m2

TOTAL 2048,40 m2

1 Coeficiente que contempla as áreas extra de circulação, instalações sanitárias e outros espaços não

especificados.

65

4. Articulação de Espaços

O capítulo da Articulação de Espaços destina-se a definir as exigências de interligação e aspectos

de proximidade entre: departamentos; serviços; núcleos e espaços especializados; funcionários e

espaços comuns.

Os organogramas propostos não representam a distribuição espacial dos espaços e

departamentos, mas sim as articulações necessárias que devem existir entre eles, como forma de

optimizar o seu funcionamento ao nível das relações internas e externas.

4.1Direcção

A área destinada à Direcção contém os espaços de trabalho do Director-Geral, dos Directores de

Área, dos Assistentes Técnicos de Secretariado, Sala de Espera, Sala de Reuniões da Direcção, Sala

para Equipamentos, Cofre e Copa.

4: 1 As áreas de trabalho destinadas aos Directores devem concentrar-se numa

única zona.

4: 2 O espaço de trabalho destinado aos Assistentes Técnicos de Secretariado

(2.1.6) tem de estar próximo dos gabinetes dos Directores, optimizando as

actividades de apoio administrativo.

4: 3 A sala de reuniões da Direcção (2.2.2) deve ser acessível a todos os

Directores, localizando-se numa área comum. Embora a prioridade de uso

seja da Direcção, sempre que a mesma se encontra disponível, poderá ser

utilizada por qualquer departamento, serviço ou funcionário.

4: 4 A copa (2.2.8) deve ser acessível a todos os Assistentes Técnicos de

Secretariado e próxima da sala de reuniões da Direcção (2.2.2),

facilitando o apoio à realização de refeições.

4: 5 A sala para equipamentos (2.2.1) deve estar próxima de todos os

Assistentes Técnicos de Secretariado.

66

4: 6 O cofre (2.1.13) deve localizar-se na área destinada à Direcção em

proximidade com a área de trabalho dos Assistentes Técnicos de

Secretariado (2.1.6) do Director-Geral.

4: 7 A sala ou zona de espera deve encontrar-se próxima da área de trabalho

dos Assistentes Técnicos de Secretariado permitindo o controlo da

chegada de utentes exteriores aos serviços da Direcção.

O Núcleo de Apoio Administrativo (NAA) está na dependência directa do Director-Geral e divide-

se em duas áreas: expediente e gestão de pessoal (1) e administração e contabilidade (2). As suas

funções são distintas, o que obriga à existência de áreas de trabalho separadas. No entanto, a

articulação entre ambas é essencial e permanente. O NAA é composto por um Chefe de Núcleo,

Coordenadores Técnicos, Assistentes Técnicos e Assistentes Operacionais.

4: 8 A proximidade entre o Chefe de Núcleo e os Coordenadores Técnicos é

essencial.

4: 9 Os Assistentes devem articular em proximidade com o seu Coordenador

Técnico respectivo, trabalhando preferencialmente na mesma área, numa

lógica de open-space (2.1.8; 2.1.9).

4: 10 Os Assistentes Operacionais devem encontrar-se numa única área de

trabalho e em articulação directa com o Chefe de Núcleo do NAA.

4: 11 O espaço para grandes equipamentos (2.1.8), destinado ao NAA -1, deve

encontrar-se num local distinto, mas próximo. Essa articulação e

proximidade são essenciais pelo uso dado aos equipamentos. Este espaço

deve, acima de tudo, encontrar-se no piso térreo, pois a proximidade com

o exterior facilita a entrada e saída de volumes.

O Observatório do Tráfico de Seres Humanos (OTSH) é composto por um Chefe de Equipa,

Técnicos Superiores e Assistente Técnico de Secretariado (ATS). Pode também integrar

estagiários.

4: 12 A proximidade entre o Chefe de Equipa e os seus técnicos é essencial.

4: 13 A área de trabalho do Assistente Técnico de Secretariado (2.1.6) deve

encontrar-se na mesma zona da área de trabalho do Chefe de Equipa

67

(2.1.4) e dos técnicos do Observatório (2.1.5), optimizando as actividades

de apoio administrativo.

4: 14 O OTSH articula com o Centro de Recursos e com o NEAPSI, podendo essa

articulação não implicar proximidade física dos espaços de trabalho.

4.2 Direcção para a Área do Planeamento Estratégico e Política Legislativa

A Direcção para a Área do Planeamento Estratégico e Política Legislativa é composta por um

Director de Área, Directores de Serviço, Chefes de Núcleo e Técnicos Superiores.

4: 15 A articulação entre o Director de Área e os Directores de Serviço é

importante. No entanto as suas áreas de trabalho não carecem de

proximidade física.

4: 16 A área de trabalho dos técnicos (2.1.5) deve encontrar-se fisicamente

próxima da área de trabalho do Chefe de Núcleo (2.1.4) e do Director de

Serviço (2.1.3).

4: 17 O Núcleo de Estudos e Análise Prospectiva de Segurança Interna (NEAPSI)

articula com o Centro de Recursos e OTSH, não sendo necessária a

proximidade física destes serviços.

O Centro de Recursos é composto por um Chefe de Núcleo, Especialista de Informática, Técnico

de Informática e Estagiários.

4: 18 A proximidade entre área de trabalho do Chefe de Núcleo (2.1.4) e a área

de trabalho dos técnicos (2.1.5) deve existir. No entanto, as mesmas

devem encontrar-se em espaços distintos.

4: 19 O Centro de Recursos articula frequentemente com o Núcleo de Estudos e

Análise Prospectiva de Segurança Interna (NEAPSI) e o Observatório do

Tráfico de Seres Humanos (OTSH).

4: 20 O Centro de Recursos articula com a sala para formação (2.2.4). Embora a

proximidade física seja vantajosa não é essencial.

68

4: 21 A proximidade com um espaço para equipamentos (2.2.1) é importante

pela necessidade de impressões diárias.

4.3 Direcção para Área das Relações Internacionais

A Direcção para Área das Relações Internacionais é composta por um Director de Área, Directores

de Serviço, Chefes de Núcleo, Técnicos Superiores e Assistente Informático.


importante. No entanto as suas áreas de trabalho não necessitam de




Serviço (2.1.3).

4.4 Direcção para a Área da Administração Eleitoral

A Direcção para a Área da Administração Eleitoral divide-se em dois Serviços e cada um é

composto por um Director, Chefes de Núcleo, Técnicos Superiores, Assistentes Técnicos e de

Informática.

4: 24 Esta Direcção de Área, por comparação com outras, tem um número de

funcionários superior. Assim, e na impossibilidade de se encontrarem

ambos os Serviços na mesma zona de trabalho (mesmo piso) devem

garantir a maior proximidade física possível entre eles.


importante. No entanto, as suas áreas de trabalho não necessitam de




Serviço (2.1.3).

69

4.5 Outros Espaços

A distribuição das copas e dos espaços destinados a equipamentos depende da morfologia do

edifício. Assim:

4: 27 A distribuição das copas (2.2.8) e dos espaços destinados a equipamentos

(2.2.1) deve garantir uma proximidade mínima, permitindo que os

funcionários usufruam dos mesmos.

A área de trabalho do Segurança (2.1.12) destina-se a um ou dois funcionários.

4: 28 A proximidade entre o seu local de trabalho e o acesso principal das

instalações da DGAI é essencial.

4: 29 Sempre que não seja possível articular também com a entrada de serviço

para a Garagem, esta deve ser controlada através de câmaras de

vigilância directamente conectadas ao seu posto de trabalho.

O Arquivo e Economato (2.2.13) destinam-se a arquivo de documentos e armazenamento de

consumíveis e materiais de todos os serviços da DGAI. O arquivo aqui descrito corresponde a

arquivo morto, ou seja, não necessita de proximidade com os funcionários.

4: 30 O arquivo deve articular com todos os departamentos. No entanto, essa

relação não obriga a proximidade física.

4: 31 O economato geral da DGAI (2.2.13) deve encontrar-se em proximidade

com a área de trabalho Núcleo de Apoio Administrativo – 2 (2.1.9),

relativo à Administração e Contabilidade.

A sala de bastidores e servidores (2.2.6) destina-se a concentrar os equipamentos informáticos e

tecnológicos inerentes ao funcionamento da Rede Nacional de Segurança Interna (RNSI) nas

instalações, assim como o funcionamento da rede interna da DGAI.

4: 32 Deve encontrar-se num local isolado, com acesso restrito e controlado. A

sua localização não implica a proximidade com nenhum departamento.

70

A sala de apoio informático (2.2.7) tem como objectivo proporcionar uma área que assegure a

manutenção dos equipamentos informáticos da DGAI bem como proporcionar um local de

trabalho para um técnico informático que garante essa mesma manutenção.

4: 32 A localização da sala de apoio informático (2.2.7) não implica a

proximidade com nenhum departamento.

71

Fig. 14: Organograma de Articulação da Direcção.

72

Fig. 15: Organograma de Articulação do Núcleo de Apoio Administrativo (NAA) e do Observatório do Tráfico

de Seres Humanos (OTSH).

73

Fig. 16: Organograma de Articulação da Direcção para a área do Planeamento Estratégico e Política

Legislativa.

74

Fig. 17: Organograma de Articulação da Direcção para a área das Relações Internacionais.

75

Fig. 18: Organograma de Articulação da Direcção para a área da Administração Eleitoral.

76

Fig. 19: Organograma de Articulação vertical da Direcção-Geral de Administração Interna.

77

5. Adaptabilidade

5: 1 As instalações da DGAI devem ser adequadas à realidade das funções

exercidas e responder de forma eficaz às necessidades e aspirações dos

funcionários.

5: 2 As áreas comuns e de trabalho devem permitir a polivalência de usos ou a

alteração das características físicas dos espaços durante o seu período de

utilização, no sentido de as adequar da melhor forma às necessidades e

transformações do sistema funcional da DGAI.

5: 3 A alteração das áreas de trabalho pode ser concretizada através da

colocação ou remoção de mobiliário, bem como, da construção ou

desmontagem de divisórias “leves”.

5: 4 Alguns espaços podem ser caracterizados como “neutros”, numa lógica de

permitir a adaptabilidade dos mesmos. A sua composição ou

compartimentação pode ser feita através de divisórias “leves”, mobiliário

ou equipamentos, diminuindo a utilização de paredes rígidas.

5: 5 Os espaços devem ser organizados de forma a permitir circulações

alternativas, criando diferentes níveis de privacidade entre espaços e

compartimentos.

5: 6 Numa lógica de optimização de espaços, a cantina, o espaço de refeições e

a copa podem ser conjugados de modo a criar um único espaço amplo,

conciliando as diferentes funcionalidades.

5: 7 A sala polivalente deve ter um carácter de adaptabilidade maior,

comparativamente a outros espaços comuns. As alterações à sua

organização devem possibilitar a realização de apresentações públicas,

encontros ou celebrações mas também, sempre que necessário, servir de

sala de reuniões comum a todos os departamentos.

5: 8 As dimensões do espaço e o mobiliário destinado aos vestiários devem

permitir alterações quanto ao uso e número de funcionários a que se

destinam.

78

6. Localização e Acessibilidade

Este capítulo destina-se às recomendações relativas às instalações da DGAI no que diz respeito à

sua localização e a acessibilidade por parte dos funcionários. Pretende-se expor também as

informações obtidas junto dos mesmos quando inquiridos sobre o assunto, dando assim a

conhecer a duração e o meio de transporte utilizado na deslocação casa – trabalho, bem como a

localização da origem do trajecto.

Assim, relativamente ao tempo despendido e meio de transporte utilizado no trajecto de casa

para a DGAI:

Localizada na Avenida D. Carlos I,

- Os funcionários demoram em média 48 minutos.

- 72% dos funcionários deslocam-se em transporte público, a pé ou em sistema misto

(transporte privado + transporte público), sendo que a média de duração dos trajectos é de 54

minutos.

- 16% dos funcionários deslocam-se em transporte privado, sendo a média de duração dos

trajectos de 30 minutos.

- 12% dos funcionários deslocam-se em transporte privado alocado à DGAI, sendo que a média

de duração dos trajectos é de 30 minutos.

Localizada na Praça do Comércio,

- Os funcionários demoram em média 45 minutos.

- 90% dos funcionários deslocam-se em transporte público, a pé ou em sistema misto

(transporte privado + transporte público), sendo que a média de duração dos trajectos é de 35

minutos em 75% das situações e de 140 minutos em 15%.

- Os restantes deslocam-se em transporte privado, sendo que a média de duração dos trajectos

é de 30 minutos.

Relativamente à localização das instalações da DGAI e meios de transporte utilizados, a opinião

dos funcionários é consensual.

79

7. Recomendações Complementares

7: 1 Os locais de trabalho devem ser agradáveis e sadios, proporcionando aos

funcionários conforto e satisfação nas tarefas executadas. Para tal,

devem ser consideradas as condições térmicas, acústicas e o nível de

luminosidade para estes ambientes.

7: 2 Nas situações em que o funcionário realiza as suas actividades na posição

sentada a temperatura do ambiente de trabalho deve ser de 210C no

Inverno e entre 20 e 240C no Verão.

7: 3 A humidade relativa do ar dentro dos ambientes de trabalho não deve ser

inferior a 30% no Inverno e deve oscilar entre 40 e 60% no Verão.

7: 4 Sempre que o ruído externo ou a poluição do ar exterior não permitirem a

abertura das janelas no Verão, é necessária ventilação forçada ou

instalações de ar condicionado.

7: 5 O ruído causado pela conversa ou pelo telefone, quando atingem valores

muito elevados, são um dos factores mais perturbadores no ambiente de

trabalho. Assim, os valores que se recomendam para ambientes como

escritórios são entre 54 – 59 dB para situações normais e entre 60 – 65 dB

para situações isoladas (causadas pelo telefone ou outros equipamentos).

7: 6 A luz natural proporciona a iluminação ideal. Como tal, o seu uso deve ser

considerado, sempre que não seja limitado por razões de ordem prática.

7: 7 A luminosidade deve ser adequada ao tipo de tarefas realizadas no

ambiente de trabalho. Para tal devem-se considerar valores previstos nas

normas aplicáveis e haver uma boa distribuição dos pontos de luz, com

contrastes adequados e sem ofuscar.

80

7: 8 Em ambientes onde o uso do computador seja constante deve ser

considerada a utilização de lâmpadas fluorescentes, por ser a mais

indicada, emitindo uma luz mais homogénea e reduzindo os reflexos.

7: 9 As divisórias entre espaços de trabalho devem ser:

- superiores a 2,20 m sempre que se pretenda uma total protecção visual

e acústica;

- com 1,60 m para dividir espaços em zonas de trabalho;

- entre 1,10 m e 1,30 m para delimitar espaços de trabalho permitindo o

contacto visual;

- e entre 1,00 m e 1,05 m para configurar balcões de atendimento de

pessoas em pé.

7: 10 O dimensionamento do mobiliário deve ser o mais adequado ao

funcionário a que se destina.

7: 11 A cadeira de escritório deve permitir a inclinação do tronco tanto para a

frente como para trás, permitir a graduação da altura entre 38 e 54 cm,

ter assento giratório de borda frontal arredondada e forrado em material

áspero para evitar escorregar.

7: 12 O encosto da cadeira deve permitir a fixação na posição desejada, ter

uma curvatura côncava e com uma almofada lombar bem formada.

7: 13 Para evitar uma postura incorrecta quando sentado deve existir um apoio

para os pés.

7: 14 A distância entre o monitor do computador e os olhos deve ser

sensivelmente equivalente ao comprimento dos braços. O ângulo lateral

máximo deve ser de 300. No entanto este deve localizar-se

preferencialmente frente ao utilizador.

81

7: 15 Devem-se reduzir os reflexos no monitor inclinando-o verticalmente e

posicionando-o perpendicularmente às janelas.

7: 16 Ao colocar as mesas junto às paredes do espaço de trabalho a sua área

útil aumenta. No entanto, deve ter-se em atenção quando estas se

encontram junto às janelas, devendo controlar-se a entrada da luz solar

com persianas.

7: 17 De modo a maximizar a utilização da luz natural ao escrever ou fazer

anotações, a posição ideal da pessoa no ambiente de trabalho deve ser

com a mão dominante voltada para a janela.

7: 18 Os utensílios como o telefone devem encontrar-se dentro do alcance

máximo do funcionário. No entanto, todos os outros objectos que não

estejam dentro da área de alcance devem encontrar-se distantes, de

forma a obrigar o usuário a levantar-se para os apanhar, evitando fazer

movimentos exagerados ou torcer o tronco.

7: 19 Em relação aos princípios de sustentabilidade, a DGAI, através dos seus

funcionários, deve assegurar um uso eficiente dos recursos ambientais

bem como minimizar os impactos ambientais negativos.

7: 20 A sustentabilidade ambiental deve ser conseguida através das seguintes

situações:

- Prever o uso eficiente dos sistemas eléctricos como o ar condicionado,

computador ou iluminação artificial.

- Adoptar uma política de reciclagem no seio de todos os funcionários

através da implantação de locais de ecoponto.

- Minimizar o desperdício de consumíveis através do uso eficiente dos

mesmos.

7: 21 A DGAI deve prever um plano de segurança contra incêndios nas suas

instalações, adequando-o à morfologia do edifício e definindo os

82

diferentes locais de risco e as vias de evacuação. As medidas têm assim

como objectivo fundamental reduzir a probabilidade de ocorrência de

incêndio, limitar o seu desenvolvimento, facilitar a evacuação do edifício e

permitir a intervenção eficaz e segura dos meios de socorro. Estas devem

basear-se no Decreto-Lei nº 220/ 2008, de 12 de Novembro, que

estabelece o Regime Jurídico Contra Incêndios em Edifícios.

7: 22 Da mesma forma, as instalações da DGAI devem garantir condições

mínimas de segurança em caso de sismo. Assim, a sua estrutura deve

seguir as normas explicitadas do Decreto-Lei nº 235/83, de 31 de Maio,

que estabelece o Regulamento de Segurança e Acções nas Estruturas de

Edifícios e Pontes.

7: 23 Na ocorrência de um sismo os acidentes pessoais são normalmente

causados pelo colapso parcial de edifícios e pela queda de móveis ou

objectos. Desta forma, com o objectivo de minimizar esses danos, os

objectos mais pesados devem encontrar-se o mais próximo do chão

possível e o mobiliário com altura superior a 90 cm deve ser fixo à parede.

83

Bibliografia

BENTO, João; MACHADO, Paulo; PEDRO, João Branco; PLÁCIDO, Isabel. 2007. Recomendações

Técnicas para Instalações das Forças de Segurança: Postos Territoriais da Guarda Nacional

Republicana, Relatório 366/07 – DED/NESO, Capítulo 4 – Exigências e recomendações espaciais e

funcionais.

GRANDJEAN, Etienne. 1998. Manual de Ergonomia: adaptando o trabalho ao homem. Porto

Alegre: Bookman.

NEUFERT, Ernst. 1976. Arte de projectar em arquitectura: princípios, normas e prescrições sobre

construção, instalações, distribuição e programa de necessidades, dimensões de edifícios, locais e

utensílios. 5ª ed. São Paulo: Gustavo Gili.

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Anexo

Mapa de distribuição dos locais de origem do percurso casa-DGAI

exigÊncias e recomendaÇÕes espaciais e funcionais rec tecnicas.pdf · espaciais e funcionais da...

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