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Responsável: Fernando Andrade

Redação e organização: Fabíola Luz

Excel Avançado

Índice

Tabela Dinâmica.......................................................................................................... 1 Atualizando sua tabela dinâmica ................................................................................ 5 Alterando a fórmula que reúne os campos da tabela dinâmica ................................ 6 Trabalhando com um conjunto de hipóteses............................................................. 7 Trabalhando com dois conjuntos de hipóteses ......................................................... 9 Atingindo Metas......................................................................................................... 11 Atingindo metas em gráficos .................................................................................... 13 Cenários..................................................................................................................... 15 Trabalhando com cenários ....................................................................................... 17 Resumo de cenários.................................................................................................. 18 Solver ......................................................................................................................... 19 Adicionando mais restrições ao Solver .................................................................... 22 Auditoria..................................................................................................................... 24 Dependentes ............................................................................................................. 25 Erros........................................................................................................................... 25 Estrutura de tópicos, organização automática ......................................................... 26 Estrutura de tópicos, organização manual ............................................................... 27 Suplementos.............................................................................................................. 27 Consulta a banco de dados ...................................................................................... 28 Planilha com jeito de formulário................................................................................ 30 Macros ....................................................................................................................... 33 Tecla de atalho .......................................................................................................... 35 Atribuindo macros a um botão no menu .................................................................. 36 Atribuindo macros um comando no menu............................................................... 37 Editando a macro ...................................................................................................... 38 Quadros de diálogo em macros ............................................................................... 39 Altere o valor de uma propriedade com uma macro................................................ 40 Respondendo perguntas e tomando decisões ........................................................ 41 Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)....................... 43

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FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 1

Tabela Dinâmica

Para ver como funciona uma tabela dinâmica, vamos precisar de uma tabela como esta ao lado.

1. Digite sua planilha.

Dica: Esta planilha também é chamada de banco de dados, porque tem uma linha com cabeçalhos de colunas e as outras linhas são dados. Para trabalhar com banco de dados, você precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Você faz isso deixando o cursor em qualquer célula preenchida.

2. Clique em qualquer célula preenchida da planilha. 3. Escolha Dados, Relatório de tabela e gráfico dinâmicos...

Você pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou você pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura acima). É o que faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica porque você pode alterar dinamicamente a representação dos dados.

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A elaboração da tabela dinâmica é feita em 3 passos. No primeiro você precisa identificar onde estão os dados: uma planilha, uma fonte de dados externa (um banco de dados SQL, por exemplo) ou até mesmo outra tabela dinâmica.

4. Neste exemplo os dados estão em uma planilha. Assinale a primeira opção, Banco de dados ou lista do Microsoft Excel.

Você pode construir uma tabela dinâmica propriamente dita ou um gráfico dinâmico junto com uma tabela dinâmica. É isto que informa a parte inferior do quadro de diálogos ao lado.

5. Construiremos apenas uma tabela dinâmica, ative Tabela dinâmica. 6. Clique em Avançar.

No passo 2 você deve selecionar os dados que serão usados para a construção da tabela dinâmica. Como tivemos o cuidados de deixar o cursor em uma célula preenchida da planilha usada como base, o assistente já identifica todos os dados.

7. Selecione os dados que serão

usados como base para a tabela dinâmica. Neste nosso exemplo tais dados já foram identificados.

8. Clique em Avançar.

No terceiro e último passo você mostra onde será criada a tabela dinâmica. No entanto, é preciso antes definir um layout para nossa tabela (que dado será colocado na linha, que dado será colocado na coluna etc).

9. Clique no botão Layout.

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O que significam cada uma das informações que o assistente pede para você preencher? Dados: São os números que aparecerão na tabela dinâmica. Perceba que não são exatamente os mesmos números que aparecem na planilha usada como base, mas sim um cálculo feito com estes números. Coluna: Contém as informações mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas conterão o tipo de produto vendido (frutas/legumes ou laticínios). Linha: Contém os detalhes. Na figura acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda. Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo separamos nossos dados por região em que foi feita a venda.

10. Arraste para a área de Dados o campo Vendas.

Perceba que o assistente já agrupa as vendas somando cada um dos valores. Em vez de somá-los, você também pode calcular a média, obter o valor máximo etc. Veja como fazer isso nas páginas seguintes.

11. Para Coluna arraste o campo Tipo. 12. Para Linha arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano. 13. Para a Página arraste Região.

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Dados

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Dica: Como você pôde ver, é possível colocar mais de um campo em cada área.

14. Clique em OK para finalizar a definição do layout e depois clique em Concluir para finalizar o assistente.

Veja ao lado como ficou nossa tabela dinâmica.

15. Os campos possuem

filtros para que possamos escolher os dados que serão exibidos. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano específico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado.

16. Em caso de querer retirar algum campo, clique sobre o campo (cinza) e

arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo será eliminado quando você soltar o mouse.

17. Você também pode trocar os campos de lugar, basta arrastá-los para a nova

posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinâmica.

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Atualizando sua tabela dinâmica

Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não será considerada. Veja.

1. Escreva Laticínios, 1994, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela. 2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nada aconteceu, certo?

Você precisa informar o acréscimo desta última linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinâmica.

Aparece a barra de ferramentas de trabalho com tabelas dinâmicas

4. Clique no botão Assistente da tabela dinâmica. 5. Volte até o passo 2, aquele

passo onde você define o intervalo a ser usado para a tabela dinâmica.

6. Para alterar o Intervalo,

basta selecionar novamente a tabela, agora incluindo a nova linha.

7. Clique em Concluir para ver o resultado.

A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela original. É você quem comanda esta atualização, veja.

8. Mude um dos valores na tabela original. 9. Para efetivar a alteração clique no botão Atualizar dados da barra de

ferramentas da tabela dinâmica.

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Alterando a fórmula que reúne os campos da tabela dinâmica

O assistente de tabela dinâmica automaticamente soma os valores dos campos que você arrasta a região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles.

1. Clique em cima do campo Soma de vendas na tabela dinâmica.

2. Na barra de ferramentas que

aparece, clique no botão Configurações de campo.

3. Escolha o tipo de cálculo que você

deseja fazer. No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Média.

4. Clique no botão OK.

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A operação Soma é definida automaticamente

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Trabalhando com um conjunto de hipóteses

1. Prepare sua planilha conforme a ilustração ao lado. 2. A fórmula da célula B4 é: =B32-B32*B33.

É hora então de avaliarmos outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso precisamos de 2 colunas, uma com os possíveis impostos e outra com os valores correspondentes de salários líquidos.

3. Selecione o intervalo de

célula B36:C46 para estas colunas.

4. Clique no menu Dados,

Tabela...

Aparece o quadro Tabela para você preencher. Já dissemos que a primeira coluna selecionada será usada para a digitação dos vários impostos possíveis. Em que célula de nossa planilha de exemplo já digitamos um valor específico de imposto? Claro, na célula B33.

5. Passe esta informação ao Excel. Indique a célula B33 como a Célula de

entrada de coluna.

Por enquanto ainda não faremos referência à Célula de entrada da linha. Você entenderá seu uso nas próximas páginas.

6. Pronto, está tudo feito. Clique em OK para ver o resultado.

Na planilha ao lado o salário líquido é de 1900 quando o Imposto é de 5%. Qual será o líquido se o imposto for de 7%? E ser for de 10%? O Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses. De forma simples e rápida!

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Provavelmente você não está gostando do resultado, sua planilha deve estar cheia de 0’s. Isto acontece porque você ainda não indicou qualquer tipo de cálculo na tabela de hipóteses. E qual fórmula seria essa? Vamos pensar? O que estamos procurando aqui? Queremos ver os vários salários líquidos possíveis para vários impostos possíveis. Em qual célula de nossa planilha de exemplo já digitamos a fórmula que calcula salário líquido? Claro, na célula B34. Por outro lado, em nossa tabela de hipóteses os vários salários líquidos aparecem na segunda coluna (coluna C neste exemplo). Para que o recurso de tabela do Excel funcione, você deve indicar no alto desta coluna a fórmula de cálculo.

7. Então, na célula C36, indique que a fórmula encontra-se na célula B34. Para isso digite a fórmula (atenção) =B34.

8. Na célula B37 digite 1%, na B38 digite 2% e

assim sucessivamente até os 10% - para termos uma variação.

Pronto! Agora você tem os valores e as possíveis hipóteses. Dica: Não perca seu tempo digitando todas as porcentagens na coluna B. Use o recurso de preenchimento automático do Excel. Digite apenas 1% e 2% nas duas primeiras células. Selecione-as. Posicione o cursor no canto inferior direito da segunda célula e arraste-o até o cursor indicar 10%.

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Trabalhando com dois conjuntos de hipóteses

Vamos aproveitar a mesma planilha da página anterior e adaptá-la para duas hipóteses. Para isso, vamos inserir uma nova linha com Outros impostos, conforme mostra a figura ao lado..

1. Para incluir Outros impostos no cálculo, digite a

seguinte fórmula na célula B35 =B32-B32*B33-B32*B34.

Como você vê, esta fórmula desconta do salário líquido a parcela do Imposto de renda (B32*B33) e a parcela dos Outros impostos (B32*B34). Na página anterior você selecionou 2 colunas para a tabela de hipóteses: uma coluna para as hipóteses (o imposto) e outra coluna para os resultados. Agora sua seleção será maior, deve incluir dois tipos de hipóteses – o Imposto de renda e os Outros impostos.

2. Selecione a área da tabela de hipóteses (B37:G47). 3. Clique no menu Dados,

Tabelas...

Veja a área selecionada na figura ao lado. A primeira coluna continua sendo o local onde aparecerão os vários Impostos de renda possíveis. Já na primeira linha estaremos informando as hipóteses para os Outros impostos.

4. Então, na Célula de entrada da coluna, informe onde o valor do Imposto de

renda aparece na fórmula original: B33. 5. Na Célula de entrada da linha informe onde aparece o valor dos Outros

impostos na fórmula original: B34.

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Na página anterior você viu como trabalhar com uma única hipótese (a variação do imposto). O Excel também permite a variação de duas hipóteses ao mesmo tempo – e esta é uma situação muito comum.

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6. Clique em OK.

Não se preocupe, sua tabela deva estar cheia de 0’s. É que ainda não informamos o que será usado nos cálculos. Para calcular o salário líquido nesta tabela, repita na célula B37 (o cruzamento entre a primeira linha e a primeira coluna) a fórmula que faz este cálculo na planilha original (que está em B35). Claro, você não precisa montar a fórmula de novo, é só indicar em que célula está esta fórmula.

7. Clique na célula B37 e digite a fórmula =B35. 8. Para informar as várias hipóteses para o Imposto de renda, preencha as

células B38 a B47 com valores iniciando em 1% e terminando em 10%, com incrementos de 1% (confira na figura abaixo).

9. Para informar as várias hipóteses para os Outros impostos, preencha as

células C37 a G37 com valores iniciando em 20% e terminando em 40%, com incrementos de 5% (confira na figura abaixo).

A tabela é preenchida automaticamente enquanto você digita as informações necessárias. Assim fica muito fácil analisar o quanto o Imposto de renda e os Outros impostos impactam no Salário líquido, concorda?

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Atingindo Metas

Vamos usar a mesma planilha anterior para exemplificar. A pergunta a responder com o Atingir Meta aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido seja igual a R$ 1.500,00? Perceba que assim você já define qual deve ser o resultado do cálculo do Salário Líquido. Cabe ao Excel dizer quanto deve ser o Salário Bruto.

1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido) e escolha os comandos Ferramentas, Atingir metas...

Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher:

Definir célula: é a célula que contém o cálculo final (Salário Líquido neste nosso exemplo). Para valor: é o valor desejado pela o cálculo. Variando célula: é a célula cujo valor o Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso exemplo). Comentário: A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma fórmula e a célula variável deve ser um valor e não uma fórmula.

2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula:B35, Para valor: 1500, Variando célula: B32.

Dica: Você não precisa digitar os endereços das células, basta clicar sobre elas.

3. Clique em OK.

Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você já sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas.

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O Atingir meta encontra uma solução, ele informa que o Salário Bruto deve ser de R$ 2.142,86 para que o Salário Líquido seja de R$ 1.500,00.

4. Para aceitar o valor proposto, clique em OK. Para voltar ao valor original clique em Cancelar. Comentário: O Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula use o Solver, recurso que será explicado mais à frente nesta planilha.

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Atingindo metas em gráficos

Para preparar um gráfico, precisamos de uma planilha.

1. Faça uma planilha igual a esta ao lado.

2. A coluna E3 (Total) é calculada (Quantidade * Valor Unit). Não digite estes

valores, faça a fórmula correspondente, senão o Atingir meta não funciona.

Vamos fazer um gráfico que mostre os vendedores, o total de vendas e a meta a ser atingida.

3. Para isso, selecione os intervalos A2:A8, pressione o Ctrl e selecione os

intervalos de E2:F8. 4. Clique no botão Assistente de gráfico na

barra de ferramentas do Excel 5. Clique na guia Tipos personalizados e

logo escolha o gráfico Linhas-Colunas.

Queremos um gráfico simples e padrão, não precisamos passar por cada um dos passos que o Assistente de gráfico oferece.

6. Então, para concluir agora o gráfico, clique

no botão Concluir.

Pronto! O gráfico aparece em sua tela. Agora que você está vendo o gráfico pronto (veja a ilustração na próxima página), fica mais fácil entender porque fizemos uma coluna inteira só para as metas. Elas são representadas por uma linha no gráfico, que facilita quem atingiu as metas ou não.

Você também pode aproveitar o recurso Atingir meta a partir de gráficos. É muito mais visual, facilita o entendimento!

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Vamos então usar os gráficos para calibrar as metas de cada vendedor. No gráfico ao lado você vê que o Henrique não atingiu a meta. Vamos trabalhar com sua barra no gráfico.

7. Clique na barra correspondente ao Henrique. Todas as barras são marcadas.

8. Para marcar só a do Henrique, clique novamente em Henrique. Agora sim podemos trabalhar com as metas deste vendedor.

9. Perceba que há um ponto maior no alto desta barra. Clique sobre ele e arraste-o para cima, até encostá-lo na linha dos 100. Veja que enquanto você faz isso o Excel sinaliza as vendas representadas pelo novo tamanho da barra do gráfico. Em outras palavras, enquanto você arrasta a barra do Henrique para cima, você está sinalizando qual deve ser o novo valor de vendas.

10. Quando o Excel sinalizar 100, solte o mouse. Aparece o quadro Atingir meta, que você já conhece. Daqui para frente é só repetir o processo que você aprendeu nas páginas anteriores.

Veja

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Cenários

Para ver como o Excel trabalha com cenários, nada melhor do que uma planilha de aplicações financeiras – como esta que você vê a seguir.

1. Digite a seguinte

planilha e faça os devidos cálculos.

Veja que a coluna C (Aplicado) e a coluna F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores. Pergunte ao professor como fazer estes cálculos.

2. Clique no menu Ferramentas, Cenários...

Aparece o quadro com o Gerenciador de cenários. Como não existe ainda qualquer cenário gravado, o quadro aparece vazio. É hora de adicionar um cenário.

3. Clique no botão Adicionar para adicionar

um novo cenário. 4. Todo cenário tem um nome. No primeiro

campo, coloque um nome para este cenário. Neste exemplo estamos chamando nosso cenário de aplicação.

5. Um cenário serve para guardar valores

diferentes para determinadas células. São as Células variáveis. Neste nosso exemplo estaremos variando os valores das células B2 a B5.

Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer cenário a qualquer instante – sem precisar digitar tudo de novo – e ainda ter de volta sua planilha original.

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6. Em Comentários digite uma descrição que melhor descreva seu cenário. 7. Clique em OK.

Aparece uma quadro com os valores já digitados originalmente nas células. Não há o que fazer aqui, até porque este primeiro cenário será um retrato de sua planilha original, sem qualquer tipo de alteração. É hora então de adicionarmos outros cenários. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores para as aplicações.

8. Clique no botão Adicionar.

Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB.

9. Por isso chame o novo cenário de CDB. 10. As Células variáveis continuam as mesmas,

mantenha o intervalo como B2:B5. 11. Digite um comentário para este novo cenário. 12. Clique em OK. 13. Novamente aparece o quadro Valores

de cenário. Você precisa agora digitar novos valores para cada célula variável neste novo cenário.

Lembrete: Chamamos este cenário de CDB porque a maior porcentagem agora seria aplicada em CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40 para B3 por este motivo. Atenção: Neste exemplo específico estamos distribuindo as porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). O Excel não controla isso, este cuidado é você que tem que ter.

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Daqui para frente você deve continuar construindo cenários conforme sua necessidade. A figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenários diferentes. Se quiser, construa você também mais alguns cenários para praticar. Não se esqueça: neste exemplo específico em que estamos trabalho os cenários dizem respeito à distribuição de um valor em várias aplicações diferentes. Por isso, ao variar os valores das células, não se esqueça de que a soma tem que ser igual a 100%.

Trabalhando com cenários

Agora que temos estes vários cenários, podemos exibir cada um deles facilmente.

1. Para fazer aparecer os valores que salvamos

nos cenários, basta exibir o Gerenciador de cenários. Para isso clique no menu Ferramentas, Cenários...

2. Selecione o cenário a exibir e clique no botão

Mostrar.

Dica 1: Caso exista mais cenários em outras planilhas do mesmo arquivo, podemos mesclá-los.. Dica 2: Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar.

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Resumo de cenários

Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor.

1. Clique no menu Ferramentas, Cenários... 2. Clique no botão Resumir.

Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer.

3. Queremos apenas um

Resumo de cenário. Assinale esta opção.

Veja que o Excel percebeu que todos os cenários contribuem para o cálculo de uma mesma célula, F6. É nela que teremos o retorno de nossa aplicação.

4. Assim, mantenha a Célula de resultado como F6. 5. Clique em OK.

O Resumo do cenário aparece em uma nova planilha. A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo é a possibilidade de comparar os vários cenários. Na figura acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança. Dica: A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células. Assim, é uma boa idéia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante.

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Solver

Vamos a uma aplicação prática do Solver. Olhe a planilha ao lado: aplicamos R$ 10.000,00 e o retorno foi de 10.418,78 para 30% em Ações, 25% em CDB, 25% em Poupança e 20% em Commodities. E se quiséssemos um valor final de R$ 11.000,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado (em ações, CDB etc) para que isso acontecesse?

1. Clique no menu

Ferramentas, Solver...

Dica: Se o Solver não aparecer no menu Ferramentas, você pode adicioná-lo. É simples: escolha Ferramentas, Suplementos e assinale a opção Solver.

2. A Célula de destino é aquela que mostra o retorno final do investimento.

Nesse exemplo é a célula F6. 3. Indique ao Solver que para esta célula você quer um Valor de 11000. 4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação.

Indique então quais são Células variáveis: B2:B5.

Para oferecer uma solução, o Solver oferece uma solução matematicamente possível. Mas nem sempre esta é a melhor solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança – o que não é possível! É por isso que você precisa adicionar restrições aos valores que o Solver sugere.

Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o valor de 1 ou 2 células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você precisar mexer em mais de 2 células, o Solver é a solução.

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Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações – é muito arriscado. Então, vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações.

5. Para definir uma restrição clique no botão Adicionar que aparece no quadro

Submeter às restrições.

Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada.

6. Indique a célula B2 em

Referência de célula. 7. Esta célula deve ser

sempre <= a valor específico.

8. O valor para a Restrição é

de 50%. 9. Clique em OK.

Veja: O quadro Submeter às restrições mostra as restrições definidas (uma só por enquanto neste exemplo). Dica: Você pode adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo menos 10% em cada tipo de aplicação, seria só definir B2:B5>=10%, tal como mostra a figura ao lado.

10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver.

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O Solver encontrou uma solução, conforme informe o quadro ao lado. Você pode aceitar as sugestões do Solver (Manter solução do Solver) ou descartá-las (Restaurar valores originais). Veja, além disso o Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria.

11. Selecione o relatório Resposta. 12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK.

Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada mostrando como o Solver mudou os dados.

Veja

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Adicionando mais restrições ao Solver

Comentamos nas páginas anteriores que o Solver oferece soluções matemáticas. E nem sempre elas são satisfatórias. Na planilha acima você pode perceber melhor o problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o total é de R$ 106%. A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%.

1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2

até B5. 2. Inicie o Solver novamente, clique no menu Ferramentas, Solver...

Repare que o Excel se lembra do último Solver realizado.

3. Para adicionar uma nova restrição, você já sabe, basta clicar em Adicionar.

4. Informe que a célula B6 deve

ser igual a 100% . 5. Clique em OK.

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6. Agora que você tem a nova restrição, é só clicar em Resolver novamente.

7. Quando aparecer a

mensagem que o Solver encontrou uma resposta, escolha Manter soluções do Solver e clique em OK. Quanto mais restrições você adicionar, mais próximo da resposta desejada você chega. O que não foi o caso neste exemplo ainda. Veja que, para respeitar o limite de 100% para a célula B6 o Solver atribuir valores negativos para algumas porcentagens. O que certamente não é possível! Deixamos este exemplo assim nesta apostila para você ver como as restrições são importantes. Você deve também restringir valores negativos nas células. Na verdade, as melhores restrições para este exemplo são estas mostradas na ilustração acima:

- as células variáveis devem ser no máximo de 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50% - as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0% - o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100% Importante: neste exemplo, restrições como esta são matematicamente impossíveis de atender. Por isso acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também pode alterar um pouco o capital inicial investido. É o único jeito!

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Auditoria

1. Abra uma planilha e clique sobre uma fórmula qualquer. 2. Clique no menu Ferramentas,

Auditoria, Rastrear precedentes.

No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta fórmula é a porcentagem e o preço da cesta. Em outras palavras, a fórmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preço Unitário e Reajuste Mensal. Veja: Uma seta azul vinda de duas direções foi adicionada a sua planilha.

3. Faça isso com todas as fórmulas e notará que várias setas azuis serão colocadas em sua planilha.

Em vez de escolher comandos (como você fez no passo 2 acima), pode ser muito mais fácil trabalhar com a barra de ferramenta de auditoria.

4. Para exibi-la, clique no menu Ferramentas, Auditoria, Mostrar barra de

ferramentas de auditoria.

Aparece a barra com vários botões relacionados à auditoria. Passe o mouse sobre este botões para ver o que eles fazem, é tudo muito intuitivo.

5. Veja o funcionamento de um deles: clique no botão Remover todas as setas.

Como o nome do botão indica, todas as setas foram removidas.

Quando você precisa ver quais as células usadas em uma fórmula, o recurso Auditoria é ótimo. Ele indica tais células, como você vê na figura ao lado. Além disso, pode ser muito bom exibir tais setas em um telão: fica mais fácil explicar os cálculos de sua planilha.

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Dependentes

Assim como os precedentes, existem fórmulas que são dependentes, ou seja, que geram outros valores. Veja na planilha.

1. Selecione uma fórmula e clique no botão Rastrear dependentes.

Aparecem setas indicando que células dependem da fórmula selecionada.

2. Se quiser removê-las, utilize o

botão Remover setas dependentes. Dica: Se preferir, você pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique no botão Remover todas as setas na barra de auditoria.

Erros

Muitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel até os indica com uma expressão que começa com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel também pode rastrear as possíveis células que contribuem para tais erros.

1. Para isso, selecione a fórmula com erro e clique no botão Rastrear erro.

Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas.

2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no botão Remover todas as setas.

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Estrutura de tópicos, organização automática

1. Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer

organizar e escolha Dados, Organizar estrutura de tópicos, Agrupar. 2. Escolha AutoTópicos no menu que aparece.

Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha.

3. Para esconder os detalhes da

Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - à esquerda da linha de total (linha 4).

4. Para esconder todos os

detalhes e deixar visíveis apenas as linhas com totais, clique no número 1 que aparece nas colunas à esquerda em sua tela.

5. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas. 6. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos, escolha Dados,

Organizar estrutura de tópicos, Limpar estrutura de tópicos.

Veja as duas planilhas acima. Qual é melhor: aquela que mostra todas as informações ou aquela que mostra apenas os totais? Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) – e tudo automaticamente!

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Estrutura de tópicos, organização manual Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de uma planilha – até porque o conceito nem se encaixa. Veja a figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não queira mais ver os produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do Excel também vai ajudar aqui, veja.

1. Selecione as linhas que você não quer mais ver.

2. Clique no menu Dados, Organizar estrutura de tópicos, Agrupar.

Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página anterior.

3. Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas.

Suplementos

Na página que abordamos o Solver comentamos que nem sempre ele está instalado em seu Excel. Lá na dica dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo rapidamente. Além dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante úteis em seu trabalho.

1. Clique no menu Ferramentas,

Suplementos.

O quadro que se abre mostra os suplementos disponíveis.

Não vamos nos estender neste assunto aqui, marcamos na figura ao lado apenas os suplementos mais úteis: AutoSalvamento, que habilita o salvamento automático de seus arquivos em intervalos regulares (que você define), as Ferramentas de análise, que trazem mais funções para o Excel além daquelas tradicionais e o Solver, que você já conhece.

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Consulta a banco de dados

1. O primeiro passo é localizar este banco de dados. Clique no menu Dados,

Obter dados externos, Criar uma nova consulta ao banco de dados. 2. Escolha o banco de dados.

Neste exemplo estamos escolhendo um banco de dados Access.

3. Clique em OK. 4. Aparece a janela para você

selecionar seu banco de dados. Selecione-o e clique em OK.

Entra em cena o Assistente de consulta, muito útil para a construção da consulta desejada. Um banco de dados Access tem várias tabelas, você está vendo agora as tabelas e colunas correspondentes existentes no banco escolhido.

5. Selecione as tabelas e

colunas desejadas e clique no botão > para inseri-las na consulta que você está construindo com a ajuda do Assistente.


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Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Com o Excel, é muito fácil extrair deste banco as informações necessárias ao seu trabalho.

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Se quiser, você pode filtrar os dados que serão trazidos para o Excel. Por exemplo, apenas quem morar na cidade de São Paulo, por exemplo. Para não alongar muito este exemplo, não vamos fazer qualquer filtragem.


Por último, você ainda tem a chance de organizar os dados em ordem crescente ou decrescente. De novo, não vamos nos preocupar com este assunto aqui.

8. Clique em Avançar. Por fim o Assistente pergunta onde você quer colocar estes dados.

9. Claro, queremos que os dados apareçam em nossa planilha. Mantenha assinalada a opção Retornar dados ao Microsoft Excel.

10. Para terminar, clique em -

claro - Concluir. 11. Por último - agora é para terminar

mesmo, você só precisa informar em que célula inicial os dados serão inseridos. Faça isso e finalmente clique em OK para terminar.

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Planilha com jeito de formulário

Vamos construir um formulário simples, tal como este que aparece na figura acima. Comentário: para facilitar a explicação, estamos admitindo que as parcelas a pagar pelo carro são calculadas sem levar em conta eventuais juros.

1. Para que estes botões funcionem, precisamos de uma

relação de itens digitada. Então, digite esta seqüência mostrada na planilha ao lado.

2. Há uma barra de ferramentas específica para a criação

de formulários. Para exibi-la, clique no menu Exibir, Barra de ferramentas, Formulários. Vamos colocar em nossa planilha uma caixa de combinação tal como esta que aparece na linha 1 da figura acima.

3. Para desenhá-la, clique no botão Caixa de combinação. 4. Desenhe a caixa de combinação na região da célula C3, conforme mostra a

figura acima.

Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la aos nomes já digitados no passo 1 (lembra-se?).

5. Clique sobre a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha

Formatar controle no menu que aparece.

A planilha ao lado lembra um formulário. E funciona como um! Para descobrir o valor da parcela a pagar por um carro, basta você rolar as setas e escolher o carro, definir as parcelas e estabelecer a porcentagem de entrada.

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6. Na guia Controle que aparece, clique no campo Intervalo de entrada e indique as células onde aparecem os nomes dos carros: J8:J12.

Pronto, só isso já faz o nome do carro aparecer na caixa de combinação. Mas nosso objetivo é exibir o nome do carro e também seu preço. É para isso que serve a caixa Vínculo da célula. É na célula aí indicada que mostramos qual é a posição do carro na lista. Esta posição será usada depois na função Índice.

7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de

apoio, ele nem precisa ser exibida). Clique em OK quando terminar. Dica: A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista. O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim descobrir o preço do carro. É um trabalho para a função Índice.

8. Para a função Índice funcionar melhor, vamos primeiro

atribuir um nome para as células K7:K12. Selecione estas células e escolha os comandos Inserir, Nome, Criar.

A opção Linha superior já vem assinalada. Desta forma a palavra que aparece na linha superior, Valor, será usada como nome para as células todas.

9. Clique em OK para chamar as células de Valor. 10. Pronto, agora é só digitar a função: =ÍNDICE(Valor;J1).

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Esta função olha a lista Valor e pega o valor cuja posição está indicada na célula J1. Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função Índice mostra o 4º. preço da lista, R$ 30.000,00.

Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, você deve usar o botão Controle giratório.

11. Desenhe o botão na linha 2 tal como

aparece na figura ao lado. 12. Pressione o botão direito do mouse sobre

o Controle giratório, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustração ao lado.

De acordo com nosso exemplo do início deste assunto, o último botão que falta agora é o Barra de rolagem.

13. Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece na figura ao lado.

14. Pressione o botão direito do mouse sobre

a Barra de rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustração ao lado.

Veja que aqui também usamos uma célula de apoio, J3. Ela nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil. Veja: a linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que temos a fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e formatá-la como porcentagem.

15. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100

e a formate como porcentagem. Pronto, seu formulário está pronto. Agora você só precisa completar os outros cálculos conforme ilustração ao lado. São cálculos simples que não serão abordados nesta apostila.

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Macros

Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples.

1. Clique no menu Ferramentas, Macro,

Gravar nova macro... 2. No quadro Gravar macro que parece,

digite o Nome da macro. 3. Faça uma breve descrição da macro. 4. Clique em OK.

Atenção, a partir de agora o Gravador de Macros está ligado. Tudo o que você fizer na planilha está sendo gravado. Tome muito cuidado. Veja que também aparece uma barra com dois botões: Parar gravação e Referencia Relativa. Eles são muito importantes no trabalho com macros e serão discutidos mais adiante.

5. Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu

nome completo na célula A1. Pressione Enter quando terminar 6. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor

vermelha. Pressione Enter para sair da célula formatada. 7. Clique no botão Parar gravação. 8. Vamos testar o funcionamento da macro.

Deixe o cursor em outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor quando você gravou a macro.

9. Clique no menu Ferramentas, Macro,

Macros... 10. Selecione a macro feita e clique em Executar.

Uma macro nada mais é do que uma série de trabalhos repetitivos reunidos. Para executar todos estes trabalhos de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular sua macro a um botão, tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas.

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Se você seguiu rigorosamente os passos sugeridos até aqui, é bem provável que sua macro não tenha funcionado. Seu nome até deve ter aparecido nesta nova célula, mas ele não foi formatado. Isto acontece porque você gravou a macro no modo de referência absoluta. A macro só funciona quando o cursor estiver na mesma célula em que estava quando a macro foi gravada. O modo de referência absoluta é o modo normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo: neste nosso exemplo, a macro vai funcionar como esperado se fizermos a gravação no modo de referência relativa.

11. Vamos gravar uma nova macro. Escolha Ferramentas, Macro, Gravar nova macro e atribua um nome para a macro.

Dica: Se você informar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já existe e se você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas. Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência absoluta.

12. Clique no botão Referência relativa.

Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer célula.

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Tecla de atalho

Se você precisa executar uma macro várias vezes, é melhor associá-la a uma tecla de atalho.

1. Clique no menu Ferramentas,

Macro, Macros... 2. Selecione a macro e clique no

botão Opções. 3. Na caixa Tecla de atalho digite a

letra desejada.

Dica: Para que suas teclas de atalho não coincidam com as teclas do Excel, prefira usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c no Excel copia a célula selecionada mas Ctrl+C (C maiúsculo) não tem função alguma. É por isso que no quadro ao lado você vê que a tela de atalho é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo).

4. Faça o teste, pressione na planilha Shift-Ctrl-G.

Pronto! Sua macro deve ter sido executada.

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Atribuindo macros a um botão no menu

Além de vincular uma macro a uma tecla de atalho, você pode pendurá-la ao menu do Excel.

1. Clique no menu Exibir, Barra de ferramentas, Personalizar. 2. No quadro

Personalizar que aparece, clique na guia Comandos.

3. Escolha a categoria

Macro.

Para pendurar a macro no menu, precisamos associá-la a um botão. Só há um botão disponível no quadro Personalizar.

4. Arraste o botão com a carinha para a barra de ferramentas do Excel.

Por enquanto este botão não tem serventia, é só um desenho. Vamos associar nossa macro a este botão.

5. Selecione a carinha na barra de ferramentas e clique

no botão Modificar seleção no quadro Personalizar.

6. Na lista de comandos que aparece, escolha Atribuir

macro. 7. O Excel exibe um quadro com as macros

disponíveis. Selecione a macro desejada e clique em OK para fechar o quadro de diálogos.

Dica: Você pode trocar a imagem do botão, se quiser. Basta escolher no quadro ao lado Alterar imagem de botão para escolher uma outra imagem já pronta, ou Editar imagem de botão para você mesmo desenhar seu botão.

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Dica

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Atribuindo macros um comando no menu Muitas vezes pode ser melhor associar sua macro a um comando mesmo, em vez de a um botão. Veja a diferença e escolha o que for melhor para você.

1. O processo é muito semelhante ao de atribuição de macros a um botão: Escolha Exibir, Barra de ferramentas, Personalizar...

2. Na guia Comandos

escolha a categoria Macros.

3. Arraste Personalizar

item de menu para a linha de comandos do Excel (onde já aparece Arquivo, Editar etc).

4. Mantenha Personalizar

item de menu selecionado e clique no botão Modificar seleção.

5. No menu que aparece, defina um nome para o

novo item em Nome. 6. O item ainda não funciona, precisamos associar

uma macro a ele. Clique em Atribuir macro . 7. O Excel exibe um quadro com as macros

disponíveis. Selecione a macro desejada e clique em OK.

8. Feche os quadros de diálogo e experimente sua

macro!

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Editando a macro

Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que você gravou nas páginas passadas.

1. Na planilha que contém a macro, escolha Ferramentas, Macro, Macros...

2. No quadro que aparece,

selecione a macro cujo programa você quer ver e clique no botão Editar.

A janela do VBA aparece. Aqui você pode alterar o que quiser. Uma alteração simples seria mudar o nome que a macro digita na célula. Basta digitar o novo nome na linha apropriada.

3. Troque Fabíola Luz pelo seu próprio nome.

4. Volte à planilha do Excel agora e

execute sua macro.

É o seu nome que aparece na célula, não é?

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Quadros de diálogo em macros Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você ter uma idéia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos simples, com uma mensagem de boas vindas.

1. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do Windows, ela ainda deve estar lá – é só clicar nela).

Dica: Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela.

2. Logo depois dos comentários

em verde (no início da macro), digite:

Msgbox “Bem vindo ao VBA.”, vb0k0only,”Mensagem” Comentário: Este texto deve ser digitado em uma única linha, conforme mostra a figura ao lado.

3. Volte ao Excel e execute a macro.

Aparece a mensagem ao lado, certo?

4. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o restante da macro será executado normalmente.

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Altere o valor de uma propriedade com uma macro 1. Escolha Ferramentas, Macro, Gravar nova macro... 2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK.

Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade.

3. Escolha

Ferramentas, Opções... e na guia Exibir desmarque a caixa de seleção Linhas de grade. Clique em OK para fechar o quadro.

4. Clique no botão Parar gravação. 5. Vamos ver como ficou o programa da macro: escolha Ferramentas, Macro,

Macros, selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar. 6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário):

Sub RemoveGrade() ActiveWindow.DisplayGridlines = False End Sub Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não estiverem aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro perceber se as grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso.

Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade – se elas estiverem aparecendo – ou ativá-las – se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que exibe – ou não – a grade na planilha.

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7. Mude as linhas de comando de sua macro assim:

Sub RemoveGrade() Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade End Sub Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com algumas melhorias. Vamos interpretá-las: Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines é a propriedade que informa o status da linha de grade: estão aparecendo (True) ou não (False)? Através desta instrução você guarda este status na variável Minhagrade. ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade A palavra chave Not alterna o valor que está em Minhagrade. Se estiver como True (grade aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa.

8. É por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente!

Respondendo perguntas e tomando decisões Você já usou a função MsgBox nas páginas anteriores – de forma bem simples. No entanto, você pode aproveitá-la ainda mais! Considere a macro a seguir:

Sub VerificarExecucao() minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo) If minhaVerificacao = vbNo Then Exit Sub End If MsgBox ("Continuar com a macro lenta...") End Sub Temos duas grandes novidades aqui: vbYesNo e If ... Then. Estes são comandos essenciais para quem trabalha com VBA. Vamos interpretá-los.

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minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo) MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opções Yes ou No (estipuladas em vbYesNo). A resposta é armazenada na variável minhaVerificacao. If minhaVerificacao = vbNo Then If verifica se a resposta guardada em vbNo é Sim ou Não. a) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, é executada (Exit Sub encerra a

macro).

b) Se for Não, a linha logo após End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), é executada (a mensagem Continuar com a macro lenta... aparece).

1. Vamos experimentar esta macro: no Editor do VisualBasic, escolha Inserir,

Módulo e digite as instruções conforme aparece na figura acima.

Comentário: Preste atenção quando você estiver digitando a segunda linha da macro. Assim que você digitar a vírgula depois de Continuar?”, aparece uma lista de sugestões sobre o que você pode usar. É só escolher vbYesNo. Assim fica mais fácil lembrar das instruções, concorda?

2. Pronto, agora é só você testar a macro. Volte ao Excel e execute-a!

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Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)

Muitas vezes você precisa executar uma mesma instrução várias vezes. Por exemplo, você pode querer formatar várias células (e não uma só) ou pode precisar modificar várias planilhas em um arquivo. A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel:

Sub ProtectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Protect “Senha”, True, True, True Next mySheet End Sub Vamos interpretar cada linha principal: • Dim mySheet As Worksheet armazena em mySheet o número de planilhas

no arquivo. • For Each mySheet in WorkSheets executa as instruções que aparecem nas

linhas seguintes para cada planilha em WorkSheets • mySheet.Select selecione cada planilha • mySheet.Protect “Senha”, True, True, True protege cada planilha, atribuindo

a senha “Senha” para cada uma delas • Next mySheet faz o processo ser repetido para a próxima planilha Se você quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes instruções: Sub UnprotectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Unprotect “Senha” Next mySheet End Sub Esta macro é muito parecida com a anterior. Só vamos chamar sua atenção para a linha mySheet.Unprotect “Senha”, que fornece a senha “Senha” para desproteger cada planilha. Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado?

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