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EXCEL

2012

Profª Tatiana Façanha da Costa

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Excel 1 - Introdução ao Microsoft Excel

O Excel é uma Planilha Eletrônica - que fornece ferramentas

para efetuar cálculos através de fórmulas e funções e para a análise

desses dados. As cinco principais funções do Excel são:

2 - Planilhas:

Você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados

tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar diretamente

em sua planilha, gráficos, elementos gráficos, tais como retângulos,

linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos pré-

definidos em tabelas.

3 - Bancos de dados:

Você pode: classificar, pesquisar e administrar facilmente

uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos

de dados padronizadas.

4 - Gráficos:

Você pode rapidamente apresentar de forma visual seus

dados. Além de escolher tipos pré-definidos de gráficos, você pode

personalizar qualquer gráfico da maneira desejada.

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5 - Apresentações:

Você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho,

galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta

qualidade.

6 - Macros:

São comandos usados através de uma programação que no

caso do Excel é o VB (Visual Basic) que são freqüentemente utilizadas

para automatizar determinadas ações. Sua criação e armazenamento

dependem dos comandos a serem utilizados, por ser uma combinação de

comandos, podem ser utilizados por vários programas, como é o caso de

Excel que pode utilizar o Word, o PowerPoint etc. Por isso tem o nome

de macro por poder utilizar vários comandos e usar vários programas.

7 - Iniciando o Excel

Com o botão esquerdo do mouse clique sobre o Botão Iniciar,

localizado na Barra de Tarefas do Windows, siga até

Programas, Microsoft Office e clique sobre Microsoft Excel.

Via Barra de Atalhos do Office - Efetue um clique sobre o

ícone do Excel.

8 - Encerrando a sessão de Excel

As duas maneiras mais comuns de fechar o Excel são: A partir do Menu Arquivo, escolha a opção Sair ou clique em:

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Clique sobre o Botão Fechar localizado na lateral direita da Barra de Título.

Obs.: Se você efetuou alterações em qualquer documento ou modelo desde a última vez em que ele foi salvo, será emitida uma mensagem perguntando se você quer salvar ou não as alterações antes de finalizar.

9 - Conhecendo a Janela Excel

10 - A pasta de trabalho do Microsoft Excel

A pasta de trabalho é o documento ou tipo de arquivo normal do Microsoft Excel. Uma pasta de trabalho é o equivalente eletrônico a um fichário. Dentro de uma pasta de trabalho, você encontrará pelo menos três planilhas. Cada planilha de trabalho poderá ser uma planilha, ou um gráfico, de acordo com o trabalho a ser realizado e guardado na Pasta de Trabalho. O nome de cada planilha aparece em uma guia na parte inferior da pasta de trabalho. É possível mover ou copiar planilhas entre as

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pastas de trabalho diferentes e reorganizar planilhas dentro de uma mesma pasta de trabalho.

11 - Renomeando as planilhas

Para alterar o nome da cada planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a guia onde está escrito Planilha 1, Planilha 2 Planilha 3 e etc, Aparecerá o menu e daí clique a opção Renomear, na janela exibida digite o novo nome para a planilha e pressione OK.

Como no exemplo abaixo:

Elementos da Janela Excel - Barras, Botões, Área de trabalho

A seguir estão indicados principais elementos da janela Excel:

12 - Barra de Título

Clique e digite o nome de sua

Planilha

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Localizada na parte superior da janela, contém o nome do aplicativo e do

documento. Pode conter os seguintes elementos:

Botão do menu Controle do Aplicativo Botão do menu Controle da Pasta Nome do aplicativo Nome a planilha

Botão "Maximizar" Botão "Minimizar" Botão "Fechar" Botão "Restaurar"

13 - Botão do Menu de Controle do Aplicativo

Localiza-se no canto esquerdo da barra de título. Segue o

padrão das janelas Windows (Restaurar, Mover, Tamanho, Minimizar,

Maximizar, Fechar, Alternar para, Executar).

14 - Botão do Menu Controle da Pasta

Localizado na lateral esquerda da barra de menu ou na barra

com o nome da Pasta. Contém as opções de dimensionamento e posição

da janela (Maximizar / Restaurar, Minimizar, Mover, Tamanho) além da

opção "Fechar" para encerrar o trabalho com o documento ativo.

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15 - Botão "Restaurar"

Localizado entre os Botões Minimizar e Fechar na lateral direita da barra de título em uma janela de aplicativo maximizada.

Clicando sobre o botão "Restaurar" a janela de aplicativo retornará ao seu tamanho anterior.

16 - Barra de Menu

Localizada abaixo da barra de título, contém todos os comandos do

Excel. 17 - Barra de Ferramentas

Contém os ícones daqueles comandos que são freqüentemente usados. Podem ser utilizados em lugar dos comandos dos menus.

Botão Nome Finalidade Nova Pasta

de Trabalho cria uma nova pasta de trabalho

Abrir abre uma pasta de trabalho existente

Salvar salva a planilha da janela ativa

Imprimir imprime a planilha ou gráfico da janela ativa

Visualizar Impressão

inicia visualização de prévia de impressão da planilha ativa

Verificar Ortografia

inicia a verificação ortográfica da planilha ativa

Recortar remove a área selecionada e a insere na Área de Transferência

Copiar copia a área selecionada e a insere na Área de Transferência

Colar insere o conteúdo que fora recortado ou copiado para a Área de Transferência na seleção.

Pincel copia o formato das células selecionadas. Um clique permite colar uma única vez o formato. Duplo clique permite colar inúmeras vezes esse

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formato. Desfazer desfaz as últimas ações ou comandos: um

comando efetuado ou uma entrada digitada

Repetir repete a última ação ou comando

Inserir Hyperlink

Efetua vínculos com endereço URL (Internet)

Barra de Ferramentas WEB

Contém ícones para abrir, pesquisar e procurar em qualquer documento, inclusive páginas na WEB

AutoSoma aciona automaticamente a função SOMA. Se houver dados numéricos acima ou à esquerda, irá sugerir o intervalo de células a serem somadas.

Colar Função para escolher função a ser inserida na célula ou na barra de fórmulas

Classificação Crescente

ordena a lista selecionada do menor para o maior valor, usando a coluna que contém a célula ativa

Classificação Decrescente

ordena a lista selecionada do maior para o menor, usando a coluna que contém a célula ativa

Assistente de Gráfico

tutorial para auxiliar a criação de um gráfico

Mapa cria um mapa com recursos geográficos e dados associados.

Desenho exibe a barra de ferramentas de Desenho

Controle de Zoom

amplia ou reduz a visualização da planilha

Assistente do Office

Para auxiliar no esclarecimento de dúvidas sobre as ações e comandos do Excel.

18 - Barra de Formatos

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Assim como a Barra de Ferramentas, contém os ícones daqueles

comandos que são freqüentemente usados, podendo ser utilizados em lugar

dos comandos dos menus.

Botão Nome Finalidade Fonte exibe a lista de fontes disponíveis

Tamanho da fonte exibe a lista de tamanhos de fontes

Negrito transforma o trecho selecionado em negrito

Itálico transforma o trecho selecionado em

itálico

Sublinhado sublinha o trecho selecionado

Alinhamento a esquerda

alinha à esquerda os caracteres da seleção

Alinhamento centralizado

centraliza os caracteres da seleção

Alinhamento a direita

alinha à direita os caracteres da seleção

Centralizar colunas selecionadas

centraliza o texto na largura das colunas previamente selecionadas

Formato de Moeda formata a seleção como R$ ###.###,##

Formato de porcentagem

formata a seleção como ## % (sem casas decimais)

Separador de milhares

formata a seleção como ###.###,## (com duas casas decimais)

Aumentar casas decimais

aumenta em uma unidade as casas decimais da seleção

Diminuir casas decimais

diminui uma casa decimal na seleção

Diminuir recuo diminui a distância entre o texto e a margem esquerda da planilha

Aumentar recuo aumenta a distância entre o texto e a

margem esquerda da planilha

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Bordas aplica o tipo escolhido ao redor da

área selecionada da planilha

Cor do Preenchimento

aplica a cor escolhida ao fundo da seleção

Cor da Fonte aplica a cor escolhida ao conteúdo

da seleção

19 - Área de trabalho

É uma janela dentro do Excel que contém uma planilha. Uma

planilha contém uma série de células nas quais podemos inserir dados. As

células são organizadas por colunas e linhas. As colunas são identificadas

por letras e as linhas por números.

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Contém um botão de menu de Controle que permite minimizar a planilha

em um ícone.

O Excel possui:

Número de Linhas - 16.384 Número de Colunas - 256

20 - Barra de Status

Mostra o que está sendo feito na planilha em uso.

O lado esquerdo da barra pode mostrar:

Pronto - aguarda que você digite dados na célula; Digite - quando você insere dados em uma célula; Edita - quando você edita (pressionando F2, por exemplo) o conteúdo de uma célula;

Do lado direito desta barra é mostrado o estado de algumas teclas:

NUM - tecla Num Lock ativada 552SE - o modo "Sobreescrever" está ativado SCRL - a tecla Scroll Lock está ativada CAPS - a tela Caps Lock está ativada

Colunas – Identificadas

por Letras Linhas –

Identificadas por Números

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Barras de Rolagem:

Deslocam vertical ou horizontalmente na Planilha. O botão que há dentro de cada barra de rolagem é chamado de Botão de Rolagem. Ele pode ser arrastado para uma determinada posição da planilha. Use as barras de rolagem da seguinte maneira:

Para deslocar linha por linha, clique a seta para cima ou para baixo na barra de rolagem vertical. Para deslocar coluna por coluna, clique a seta para a esquerda ou para a direita na barra de rolagem horizontal. Para deslocar uma tela de cada vez, clique acima ou abaixo do botão de rolagem da barra de rolagem vertical. Para deslocar rapidamente para uma posição específica da planilha, arraste o botão de rolagem da barra vertical para a posição desejada

21 - Ponteiro da Célula:

Indica quando a célula está ativa: a borda mais forte indica a célula ativa

22 - Introduzindo dados na planilha

Para introduzir dados em uma célula, ela deve estar ativa. Para

selecionar uma célula, clique sobre a célula desejada.

Exemplo:

Note que as suas coordenadas aparecem na caixa mais à esquerda da barra de fórmulas e que a célula fica com um contorno mais forte. Você também pode caminhar pelas células com o auxílio das setas de direção ou navegação (do teclado) para cima, para baixo, para a direita e para a esquerda.

Obs: Movendo o mouse como o botão pressionado, mais de uma célula será selecionada. 23 - Barra de Fórmulas

Esta linha mostra as coordenadas e informações da célula atual. Nesta barra é possível também digitar e editar o conteúdo de uma célula.

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Ex.: Clique sobre a célula A1 e observe que a célula ficará com as bordas mais escuras. Digite o número 1 e observe também a barra de fórmulas.

Para confirmar o dado digitado: Clique na caixa Enter; ou

tecle Enter; ou use as setas de direção

Para cancelar o dado digitado: Clique na caixa Cancelar; ou

tecle ESC

24 - Editando ou alterando dados da planilha Para alterar o conteúdo de uma célula você pode:

Ativar a célula, digitar o dado correto e pressionar Enter ou;

Ativar a célula e clicar na barra de fórmulas sobre o dado

existente - note que o cursor se modifica para o formato de uma

viga. Use as teclas Backspace, DEL e as demais do teclado para

corrigir o trecho incorreto. Clique na caixa Enter ou tecle Enter para

confirmar a alteração;

Outra forma de alterar - editar - o conteúdo de uma célula, é

ativar a célula que se deseja alterar e teclar <F2>. A palavra Edita

aparecerá na barra de status. Agora você pode efetuar as correções

do mesmo modo que o descrito acima;

Efetuando um duplo clique sobre a célula a ser alterada é

possível editar novamente na própria célula;

No modo Editar você tem as seguintes teclas disponíveis:

Backspace - apaga os caracteres à esquerda do cursor

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Delete - Apaga os caracteres à direita do cursor Insert - Ativa e desativa o modo de sobre escrever (SE - Sobrescrever) Setas à direita e setas à esquerda - movem o cursor Home - Leva o cursor para o início do conteúdo da linha End - Leva o cursor ao fim do conteúdo da linha

25 - Selecionando Células

Para selecionar Efetue o procedimento Qualquer célula Pressione o botão do mouse com o ponteiro sobre a célula

a ser selecionada. Células adjacentes

Selecione a primeira célula, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até a última a ser selecionada ou, clique na primeira, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na última.

Células ou grupo de células não adjacentes

Selecione uma célula ou um grupo de células e com a tecla CTRL pressionada selecione outras células ou grupo de células não adjacentes.

Uma linha Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho à esquerda onde está o número da linha.

Diversas linhas adjacentes

Selecione uma linha, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das linhas a serem selecionadas ou selecione a primeira linha e com a tecla SHIFT pressionada, clique na ultima.

Diversas linhas não adjacentes

Selecione uma linha e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais linhas a serem selecionadas.

Uma coluna Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho no topo onde está a letra da coluna.

Diversas colunas adjacentes

Selecione uma coluna, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das colunas a serem selecionadas.

Diversas colunas não adjacentes

Selecione uma coluna e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais colunas a serem selecionadas.

Toda a planilha Pressione o botão do mouse com o ponteiro no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda da coluna A .

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26 - Menu de Atalhos

Há um menu de comandos que o Excel exibe para facilitar a escolha dos comandos mais comumente utilizados e que poderiam não estar presentes na barra de ferramentas. Clicando no botão direito do mouse, o Excel abre um menu - Menu de Atalhos - que contém os comandos mais freqüentemente utilizados para a seleção atual (células, linhas, colunas, etc.).

27 - Desfazendo uma tarefa

Clique no botão na barra de ferramentas para desfazer a(s) última(s) tarefa(s) executadas ou selecione no menu Editar a opção Desfazer.

Repetindo uma tarefa

Caso queira executar novamente a(s) última(s) tarefa(s):

Selecione no menu Editar a opção Repetir ou clique no botão

na barra de ferramentas. 28 - Fórmulas Construindo e usando fórmulas

Através das fórmulas, você pode executar operações tais como adição, multiplicação ou comparação com os valores da planilha.

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As fórmulas do Excel sempre começam com um sinal de " = " (igual)

Ative, por exemplo, a célula C4 (coluna C linha 4), digite a

fórmula =5+4-1 e para confirmar essa entrada de dados, pressione a tecla

<Enter> ou clique no botão Ö na barra de fórmulas. Observe que o cálculo

foi realizado e o resultado "8" foi apresentado. Mantenha a célula C4

selecionada e observe que na barra de fórmulas é exibida a fórmula que

originou aquele resultado. Para alterar o conteúdo da célula, veja

Editando ou alterando dados da Planilha. Para editar a fórmula que

resultou nesse valor pode-se também clicar o botão (editar fórmula) na

barra de fórmulas.

Para especificar as operações a serem usadas em uma

planilha, citamos aqui os principais operadores:

28.1 -Operadores Aritméticos

Operador Descrição Exemplo de

Fórmula

+ Adição =A1+B1+10

- Subtração = A4-5000

/ Divisão =(A1+C3)/4

* Multiplicação =C4*10

% Porcentagem =A1*6%

^ Exponenciação =2^6

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28.2 - Operadores de Comparação

Operador Descrição Exemplo de

Fórmula

= Igual =(A1=B7)

> Maior que =D4>70

< Menor que =D4<70

>= Maior ou igual a =E2>=A1

<= Menor ou igual a =C19<=100

<> Diferente =A1<>D4

Note que os operadores acima comparam dois valores e geram o

valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. 29 – Exemplos dos Operadores

1) Vamos fazer a seguinte Planilha para demonstrar os Operadores Aritméticos

Usaremos as colunas de A a F, e as linhas de 1 a 3 e colocaremos as seguintes formulas: 1 - Na Célula A3 coloque a fórmula: = A1+A2

2 - Na Célula B3 coloque a fórmula: = B2-B1

3 - Na Célula C3 coloque a fórmula: = (C1+C2)/4

4 - Na Célula D3 coloque a fórmula: = D1*D2*10

5 - Na Célula E3 coloque a fórmula: = E1*E2*6%

6 - Na Célula F3 coloque a fórmula: = F1^6

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Então teremos os seguintes resultados:

2) Vamos fazer a seguinte Planilha para demonstrar os Operadores de Comparação Da mesma forma do exemplo anterior a nossa Planilha ficaria:

Iremos usar as seguintes fórmulas: 1 - Na Célula A3 coloque a fórmula: = (A1=A2)

2 - Na Célula B3 coloque a fórmula: = (B1>B2)

3 - Na Célula C3 coloque a fórmula: = (C1>=C2)

4 - Na Célula D3 coloque a fórmula: = (D1<D2)

5 - Na Célula E3 coloque a fórmula: = (E1<=E2)

6 - Na Célula F3 coloque a fórmula: = (F1<>F2)

Encontraremos os seguintes resultados:

30 - Calculando valores em células diferentes

Para efetuar, por exemplo, o produto de dois valores digitados

em células diferentes, é necessário informar as coordenadas das células

na fórmula. Ative a célula A1 da planilha e digite o número 100 e na

célula A2 o número 5. Efetue os procedimentos a seguir para exibir o

resultado desse produto na célula A3:

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Selecione a célula A3 e digite a fórmula =A1*A2 e pressione <Enter> ou clique no botão Ö na barra de fórmulas ou

Selecione a célula A3, digite o sinal de " = ", clique na célula A1, digite o sinal " * " , em seguida clique na célula A2 e pressione <Enter> ou ÖK.

Método rápido para fazer uma soma - AutoSoma Ative a célula que receberá o resultado da soma.

Clique o ícone de AutoSoma ( ). Se hover dados numéricos

nas células acima ou à esquerda da célula ativa, o Excel coloca uma linha

pontilhada intermitente ao redor dessas células e mostra a função:

=SOMA(<inic>:<fim>) na barra de fórmulas. A função diz que a

célula conterá a soma dos valores no intervalo das células endereçadas

como <inic>(primeira célula do intervalo) e <fim>(última célula do

intervalo). O sinal "=" indica que a palavra SOMA é uma função e não

simplesmente uma palavra do texto. O sinal de "dois pontos" informa que é

um intervalo de células. Clique em Ö ou tecle <Enter>.

Para escolher outro intervalo de células a serem somadas clique e arraste o

mouse sobre o intervalo.

31 - Copiando uma Fórmula

Há várias formas de copiar uma fórmula já preparada para outras células. Vamos utilizar o comando. Copiar:

Ative a célula que contém a fórmula a copiar

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Selecione no menu Editar a opção Copiar;

Veja que a célula ativada ficará envolta por uma borda

pontilhada e intermitente e leia a mensagem na barra de fórmulas:

"Selecione o local de destino e tecle Enter ou use Colar".

Isso significa que você deve ativar a célula para a qual deseja

copiar a fórmula e teclar <Enter> ou selecionar novamente no menu Editar,

a opção Colar seguida de <Enter>. Veja que a fórmula foi copiada e a

indicação das coordenadas foi ajustada automaticamente. Isto é, você fez

uma cópia relativa e não absoluta. Mais adiante você aprenderá como

copiar fórmulas sem alterar o valor original e como copiar apenas os valores

resultantes de uma fórmula.

31.1 - Copiar usando os ícones da barra de ferramentas

Ative a célula a ser copiada. Clique no ícone da barra de ferramentas.

Ative a célula que receberá a cópia, clique o ícone e tecle Enter

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31.2 - Utilizando o recurso de preenchimento automático Percorrendo o ponteiro do mouse sobre uma célula, observe

no canto inferior direito um ponto preto mais destacado. O

ponteiro assume a forma de uma cruz preta fina e com o

movimento de clique e arraste do mouse para as células de

destino você estará copiando o conteúdo da célula origem

para essas células destino.

Se o conteúdo da célula origem for um texto ele será copiado

para as demais. Se for uma fórmula ela será copiada automaticamente e

relativamente, isto é, respeitando os dados das próprias linhas ou colunas.

O ajuste da letra da coluna e/ou do número da linha é feito pelo Excel.

No exemplo abaixo mostramos que ao preencher a Célula com a palavra

Janeiro, e depois se colocarmos o cursor em cima da célula e arrastarmos

para o lado ou para baixo, iremos completar os meses seguintes.

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Na Horizontal

Ou Na Vertical

31.3 - Apagando o conteúdo de uma célula.

Ative a célula cujo conjunto será apagado. clicando ela e pressione a tecla DELETE. Uma segunda alternativa é selecionar no menu Editar a opção Limpar. Escolha uma das seguintes opções e pressione OK: Tudo Limpar tudo (formatos e conteúdo)

Formatos Limpar apenas os formatos aplicados à célula (centralizado,

por exemplo

Conteúdo Limpar apenas a informação (texto, fórmula) e não os

formatos da célula

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Comentários Limpar apenas explicações associadas à célula

32 - Salvando a pasta de trabalho pela primeira vez

Para gravar pela primeira vez uma pasta de trabalho escolha no

menu Arquivo a opção Salvar ou clique no Botão Salvar ( ) da barra de ferramentas e a caixa de diálogo Salvar Como será exibida conforme abaixo:

No campo "Salvar em:" informe em qual disco e pasta será gravado o arquivo. Abra a lista desse campo e escolha o disco e pasta desejados.

No campo "Nome do Arquivo:" informe o nome escolhido para esse

arquivo substituindo o nome sugerido pelo Excel e clique o botão Salvar.

DICA: Lembre-se que no Sistema Windows 95 e 98 um nome

de arquivo pode ter até 256 posições, incluindo espaços em branco. Caso esse arquivo precise ser utilizado em algum micro que ainda use o Sistema DOS, use somente 8 letras para o nome e 3 letras para a extensão, não utilizando espaços em branco e caracteres acentuados. Por exemplo: APOSTILA.XLS. O Excel cria a extensão .XLS automaticamente, contudo você tem a opção de escolher o formato no qual quer salvar o seu arquivo. No quadro "Salvar como tipo", há os formatos mais comuns de outras planilhas, versões anteriores do Excel ou sob a opção de um banco de dados .DBF).

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Após concluídas todas as informações clique sobre o botão "Salvar".

33 - Salvando uma pasta de trabalho já existente

Basta clicar no botão e o arquivo já existente, cujo nome aparece na janela, será atualizado. Todas as modificações realizadas serão acrescentadas ao arquivo original.

34 - Salvando uma pasta de trabalho já existente

Você pode fechar uma planilha sem sair do Excel. Para isso basta um duplo clique no Botão de Controle da Planilha ( ) ou efetuar um clique no Botão Fechar ( ) localizado à direita na Barra de Menus (caso o documento esteja Maximizado), ou ainda escolher o menu Arquivo Fechar. Caso haja alterações ainda não salvas o Excel emitirá mensagem de alerta. 35 - Abrindo uma pasta de trabalho

Utilize o menu Arquivo-Abrir ou o Botão Abrir ( ) para carregar para a memória o arquivo a ser revisado. Será apresentada a seguinte janela de diálogo:

Escolha na janela "Abrir" em qual disco e pasta quer pesquisar o arquivo a ser aberto. No quadro abaixo do campo "Pesquisar em:", selecione o arquivo desejado. Efetue um duplo clique sobre o arquivo ou mantenha-o selecionado e pressione o Botão Abrir. O arquivo será

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apresentado na tela e seu nome aparecerá na Barra de Título do Excel ou na janela da planilha.

36 - Iniciando uma nova pasta de trabalho

Para iniciar uma nova pasta de trabalho com planilhas em

branco, o procedimento mais comum é utilizar o Botão ( ) da barra de ferramentas, mas também pode ser feito através do menu Arquivo - Novo, clicando no ícone pasta de trabalho na guia Geral.

O Excel traz alguns Assistentes que auxiliam na criação de planilhas especificas. Para usar esses Assistentes, no menu Arquivo - Novo e nas guias Soluções de Planilha ou Modelos do Office 97 ou 2000, escolha um dos modelos disponíveis observando-os no quadro visualização. Clique OK e aguarde o Excel criar a(as) planilha(as), inserindo informações se solicitadas. 37 - Formatando Dados

Centralizando um texto em células selecionadas (uma ou mais colunas).

Selecione a(s) célula(s) onde deseja centralizar o texto. A seguir, no menu Formatar.

Células, na guia Alinhamento selecione no quadro horizontal a opção Centralizar Seleção.

Ou clique no botão Mesclar e Centralizar( ) da barra de ferramentas.

37.1 – Para centralizar o conteúdo de uma ou mais células

Selecione a(s) célula(s) e clique o botão de alinhamento

Centralizar ( ) na barra de ferramentas. 37.2 - Adicionando Bordas e grades na planilha

Selecione a célula ou conjunto de células, a linha ou coluna onde deseja inserir bordas e escolha na lista do botão Tipos de Bordas

( ) ou selecione a seqüência de menu: Formatar - Células guia Borda. Através dessa guia é possível escolher o estilo (tipo de traço), cor etc. Clique OK.

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38 - Formatando Datas

Selecione as células onde deseja obter o formato de data(ex. 30/05/97).

Escolha no menu Formatar - Células, escolha a guia Número.

Na caixa de formatos de números o Excel fornece várias categorias de formatos possíveis. Escolha DATA e veja na caixa ao lado os formatos de datas permitidos. Escolha o formato de data desejado e clique OK.

Em alguns casos a largura da célula pode não ser suficiente para algumas datas. Veja mais adiante como ajustar a largura das colunas e a altura das linhas. 39 - Formatando Números

Na barra de formatos há alguns botões - já descritos em tabelas no início da apostila - para formatação de dados numéricos. Outro modo de formatar números é:

selecione as células a formatar escolha no menu Formatar a opção Células na guia Número escolha a categoria e o formato para essas células observe que as opções marcadas serão exibidas no quadro Exemplo que está na parte superior dessa guia pressione o botão OK

O erro #####

O valor numérico ou fórmula em uma célula é muito

grande para ser exibido dentro da célula. Redimensione a

largura da coluna. (veja mais adiante).

Ao subtrair datas e horas, certifique-se que de que você

tenha criado a fórmula corretamente. As datas e horas do

Excel devem ser valores positivos. Se a fórmula de data ou

hora produzir um resultado negativo, o Excel exibirá #####

na largura da célula.

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40 - Modificando a largura de uma ou mais colunas

Selecione a coluna pelo cabeçalho, clicando na letra da coluna. Perceba que toda a coluna ficou destacada. Para selecionar mais colunas, clique no cabeçalho da primeira, mantenha o mouse pressionado e arraste-o para a esquerda ou direita.

Escolha no menu Formatar - Coluna a opção Largura a caixa

de largura da coluna mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK.

Na opção Coluna do menu Formatar você pode ainda escolher Auto Ajuste da Seleção e o Excel formatará a coluna na largura exata para visualizar todos os dados.

40.1 - Modificando a altura de uma linha

De modo semelhante, você pode aumentar a altura de uma linha.

Selecione a linha pelo cabeçalho, clicando sobre o número da

linha. Perceba que toda a linha ficou destacada.

Escolha no menu Formatar - Linha a opção Altura A caixa de altura da linha mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK.

Na opção Linha do menu Formatar você pode ainda escolher AutoAjuste e o Excel formatará a linha com a altura exata para visualizar todos os dados. Dica: Existem ainda outras maneiras de se trabalhar a largura de uma coluna e a altura de uma linha:

Coloque o cursor do mouse exatamente na divisão entre as letras de coluna ou entre os números de linhas, até que o cursor se torne um sinal de cruz com setas apontando para a direita e esquerda no caso de coluna e para cima e para baixo quando for linha. Nesse momento clique, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até colocar a largura da coluna ou altura da linha na posição desejada.

Observe que as demais colunas e linhas permanecem inalteradas.

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41 - Funções do Excel

O conjunto de funções do Excel é bastante completo, incluindo funções matemáticas, trigonométricas, estatísticas, financeiras, lógicas, etc.

Por ser de uso freqüente, existe um botão na barra de ferramentas para acionar um Assistente de Função que orienta a criação da sentença que produzirá o resultado desejado.

Selecione a célula que receberá o resultado da função, clique no

botão de Colar Função e siga os passos: Etapa 1 de 2:

Escolha a categoria na Caixa "Categoria da Função". Por exemplo TODAS; No quadro à esquerda "Nome da Função", selecione a função que deseja usar. Por exemplo MÉDIA. Pressione o botão OK.

Etapa 2 de 2:

Nesta etapa você vai informar os parâmetros necessários para a construção da fórmula. Isso pode ser feito digitando o endereço das células nos campos <núm1>; <núm2>;..<núm30> ou de modo mais prático usando o mouse - clique-arraste - sobre o intervalo de células onde estão os dados a serem calculados na função escolhida. Pressione novamente o botão OK.

DICA: Uma vez criada, a função ou fórmula poderá ser

facilmente movida ou copiada para outras células na planilha ou até mesmo entre planilhas diferentes, alterando automaticamente o endereço (coluna e linha) das células a serem calculadas. 42 - Referência Absoluta ou Relativa

Ao copiar fórmulas e funções, o Excel utiliza o conceito de Referência Absoluta e Referência Relativa na alteração dos endereços das células.

Se o endereço é indicado simplesmente pela letra da coluna e pelo número da linha (por exemplo C2) então quando for efetuada uma

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cópia envolvendo essa célula serão automaticamente ajustadas a letra da coluna e o número da linha para a célula destino. Por exemplo: suponha uma planilha onde as células C2 até C5 receberão o produto das respectivas células das colunas A e B

A B C 1 5 3 =A1*B1 2 10 4 =A2*B2 3 12 5 =A3*B3 4 23 2 =A4*B4 5 45 6 =A5*B5

A fórmula contendo o produto do conteúdo da célula A1 e da

célula B1 está indicada em C1. Ao copiar essa fórmula para as células C2 até C5 automaticamente será ajustado o número da linha. Essa é a 42.1 - Referência Relativa

Se na fórmula constasse $B$1 ( $ fixa a linha e/ou a coluna

), ao copiá-la para as demais linhas teríamos cada célula da coluna A

multiplicada sempre pela célula B1, como no exemplo a seguir:

A B C 1 5 3 =A2*$B$1 2 10 4 =A2*$B$2 3 12 5 =A3*$B$2 4 23 2 =A4*$B$2 5 45 6 =A5*$B$2

Os números indicados em negrito e itálico na tabela não foram

utilizados na cópia pois a indicação $B$2 fez com que o produto fosse

sempre efetuado pelo conteúdo da célula B2. Essa é a Referência

Absoluta.

Sempre que for efetuar cópia de fórmulas em linhas ou colunas

é importante observar se deseja a.

30

Referência Relativa (deslocando a referência de linhas e colunas) ou a

Referência Absoluta (por exemplo uma tabela de valores em R$

multiplicadas por um índice em dólar - fixo para todos os cálculos). Veja o

exemplo a seguir, apresentando as fórmulas envolvidas.

Uma planilha contendo um orçamento de equipamentos de

informática, cotados em moeda brasileira (Real) e moeda norte-americana

(dólar). Neste caso o índice fixo é o valor do dólar em moeda brasileira,

informado na célula C1 com Referência Absoluta ($C$1).

A B C D 1 dólar em 22/jan/01 R$ 1,95 2 3 Item Valor em R$ Valor em

Dólar

4 Micro Pentium

1.600,00 =B4*$C$1 fórmula origem

5 impressora 500,00 =B5*$C$1 fórmulas copiadas

da célula C4, preparada

com a referência absoluta

para a célula C1

6 estabilizador 50,00 =B6*$C$1 7 mesas 450,00 =B7*$C$1 8 cadeira 80,00 =B8*$C$1

Dica: Para obter facilmente as possibilidades de referência com Referência

Absoluta ao montar uma fórmula, use a tecla F4 quando o cursor estiver

apontando para a célula em questão.

As possibilidades são:

C1 Referência Relativa em linha e coluna

$C$1 Referência Absoluta em linha e coluna

$C1 Referência Absoluta somente em relação à coluna

C$1 Referência Absoluta somente em relação à linha

31

43 - Inserindo linhas em sua planilha

Para adicionar uma linha em sua planilha, selecione a linha acima da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas.

Para adicionar mais de uma linha em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das linhas) o número de linhas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas linhas serão inseridas acima da primeira linha selecionada. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas.

44 - Inserindo colunas em sua planilha

Para adicionar uma coluna em sua planilha, selecione a coluna à esquerda da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Colunas.

Para adicionar mais de uma coluna em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das colunas) o número de colunas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas colunas serão inseridas à esquerda da seleção. 45 - Aplicando um formato padronizado à sua planilha

O Excel 97 oferece vários tipos de formatos padronizados e automáticos para a apresentação de planilhas. Selecione a área da sua planilha que deseja formatar (clicando e arrastando sobre as células). Escolha o comando Formatar e a seguir a opção AutoFormatação.

Escolha o formato da tabela e observe o exemplo apresentado. Defina o modelo de sua preferência e pressione OK. 46 - Classificando os Dados

Para estabelecer uma nova ordem para as linhas de dados posicione o mouse sobre a primeira célula da lista a ordenar ou selecione toda a lista. Se a lista contiver uma linha de cabeçalho, inclua essa linha na seleção. No Menu Dados escolha Classificar. Na janela apresentada escolha por que coluna da sua planilha deseja fazer a ordenação e observe abaixo as opções de informação se a planilha tem ou não uma linha de cabeçalho. Escolha "Ascendente" para ordenar do menor ao maior valor e "Descendente" para a ordem inversa. Se quiser mais de uma chave de classificação dentro dessa primeira já escolhida use os campos "Em seguida por". Ao final pressione "OK".

32

Imprimindo sua planilha 47 - Configurando o papel

Antes de imprimir a planilha ou parte dela, são necessários alguns ajustes preliminares. No menu Arquivo escolha a opção Configurar Página, informando em cada uma das respectivas guias:

Página Orientação: Paisagem ou Retrato; Dimensionar:

Ajustar tamanho: reduzir/ampliar (%) os dados a serem impressos (é possível reduzir a 10% ou ampliar a 400% do tamanho original); Ajustar páginas: reduz o tamanho dos dados da planilha para que se ajustem ao número de páginas especificado. Tamanho do papel: Especifique o tamanho do papel que será usado na impressão;

Qualidade de Impressão da primeira página: quanto maior o número de dpi (pontos por polegadas) informados, maior qualidade terá a impressão. Nº da primeira página: Automático é o valor padrão para início em 1. Altere-o se quiser outro número de início.

Margens

Faça os ajustes necessários observando sempre o exemplo no quadro visualização. Margens: direita/esquerda/inferior e superior Da borda do papel: distância do cabeçalho e rodapé das bordas do papel Centralizar na página:

Horizontal: Centraliza a planilha entre as margens direita e esquerda; Vertical: Centraliza a planilha entre as margens superior e inferior.

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Obs.: Mantendo essas duas opções assinaladas, a planilha será impressa no centro da página. (assinale-as e observe o quadro Visualização). Cabeçalho/Rodapé

Como padrão do Excel é informado no cabeçalho (área entre

a margem superior e a borda no topo do papel) o nome da pasta de trabalho que está sendo impressa (ex.: pasta1.xls) e no rodapé (área entre a margem inferior e a base do papel) exibe o número da página (ex.: Página 1). Para alterá-los, clique nas listas Cabeçalho/Rodapé e informe a opção desejada. Se optar por não imprimir cabeçalho e rodapé, clique a opção nenhum das duas listas. Se desejar acrescentar um novo (cabeçalho ou rodapé), pressione os botões de personalizar.

Planilha

Área de impressão: para definir um intervalo específico na planilha para ser impresso, clique sobre a caixa "Área de impressão" e em seguida clique e arraste, na planilha, selecionando a área que deseja imprimir. (Faça esse procedimento sem fechar a janela "Configurar Página"). Imprimir títulos - nesse quadro encontram-se as seguintes opções:

Linhas a repetir na parte superior: para imprimir o mesmo título em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na planilha na linha onde se encontra esse título; Colunas a repetir à esquerda: para imprimir o mesmo título (de uma ou mais colunas) em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na coluna onde se encontra esse título. 48 - Imprimir:

Linhas de Grade: com essa opção marcada, as linhas horizontais e verticais que delimitam as células serão impressas com os dados da planilha, como uma tabela com bordas; Preto e Branco: Se existirem dados formatados com cores na planilha, na impressão eles serão alterados para preto e branco; Qualidade de Rascunho: Diminui o tempo de impressão e não imprime as linhas; de grade e a maioria dos gráficos;

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Cabeçalhos de Linha e Coluna: imprime as letras no topo das colunas e os números à esquerda das linhas junto com os dados da planilha. Comentários: Imprime notas de células das planilhas;

49 - Ordem da Página: Para controlar a ordem em que os dados são organizados (numerados) quando não cabem em uma página, clique sobre "Abaixo e à direita" ou "À direita e abaixo" e observe a ordenação no exemplo ao lado.

Dica: Clicando diretamente o botão na hora de imprimir, toda a planilha será enviada para a impressora padrão, não passando pela janela de configurações "Configurar Página". Use esse botão somente quando tiver certeza que as opções necessárias já foram bem definidas. 50 - Visualizar Impressão

Selecione no menu Arquivo a opção Visualizar Impressão ou clique no botão da barra de ferramentas. Na janela apresentada, os seguintes botões estão disponíveis: Próxima e Anterior - para percorrer todas as páginas da planilha verificando se estão corretas para impressão; Zoom - para ampliar ou reduzir a visualização. Perceba que nessa janela o mouse se transforma numa lupa permitindo que o controle de zoom também seja feito com o clique do mouse; Imprimir - para abrir a janela de controle de impressão; Configurar - para ativar o menu Configurar Página já descrito anteriormente; Margens - apresenta ou inibe as guias indicativas das margens esquerda, direita, superior, inferior e guias indicativas das colunas. Usando o movimento clique-arraste sobre essas guias você pode alterar os valores de cada margem ou a largura de colunas. Visualizar Quebra de Página - para fazer ajustes na área de impressão; Fechar - para retornar à planilha;

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Ajuda - para acionar o comando de Ajuda on-line. Imprimindo Escolha no menu Arquivo a opção Imprimir. Na janela apresentada informe as opções para a impressão: Impressor - Caso tenha mais de uma impressora conectada ao micro, defina neste quadro em qual delas será feita a impressão e pressionando o botão Propriedades abrirá uma janela para mais alguns ajustes que se fizerem necessários. 51 - Quadro de Intervalo de Impressão

Se os dados da planilha ocuparem mais de uma página, com a opção TUDO marcada, todas as páginas serão impressas. Para imprimir apenas algumas páginas (por exemplo, as duas primeiras), será necessário informar na opção Página(s) de: até:. 51.1 - Quadro Imprimir

Seleção: apenas a parte da planilha que foi selecionada com o clique-arraste do mouse será impressa. Planilha(s) Selecionada(s): a planilha atual (em uso) será impressa totalmente ou as planilhas (plan1, plan2...), selecionadas com o ctrl-clique sobre o nome da planilha serão impressas. Pasta de Trabalho Inteira: todas as planilhas (plan1, plan2...planN) da pasta atual serão impressas

51.2 - Quadro Cópias

Número de cópias: quantidade de cópias que deseja imprimir da planilha ou das opções marcadas anteriormente. Agrupar: Com essa opção marcada, as cópias serão ordenadas no momento da impressão. Por exemplo, se a planilha estiver ocupando três páginas e for solicitado cinco cópias, serão impressas ordenadamente as páginas 1, 2 e 3 cinco vezes. Sem essa opção marcada, será impressa cinco vezes a página 1, depois cinco vezes a página 2 e em seguida, na mesma quantidade a página 3.

36

DICA: Caso o conteúdo da planilha ocupe mais de uma página e seja

necessário imprimir tudo em uma página só, clique no Menu Arquivo

Configurar Página, Guia Página, Quadro Dimensionar, marque a opção:

Ajustar para: 1 página de largura por 1 de altura.

51.3 - Imprimindo partes de uma planilha

Selecione com o mouse um intervalo ou intervalos que você deseja imprimir.

Escolha no menu Arquivo - Área de impressão a opção Definir Área de Impressão ou no menu Arquivo - Configurar Página, na guia Planilha, faça como detalhado anteriormente. Para confirmar se a área está correta, peça para Visualizar impressão pelo Menu Arquivo ou pelo botão. 51.4 - Removendo a área de impressão

Para excluir uma área definida de impressão, selecione toda a

planilha clicando no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda

da coluna A, clique no Menu Arquivo, Área de Impressão, Limpar Área de

Impressão.

37

52 - Gráficos

52.1 - Introdução No Microsoft Excel os gráficos são utilizados para representar um conjunto

de dados contidos em uma planilha. A versão 97 do Excel contém 14 tipos

de gráficos, em diferentes formatos pré-definidos, com 73 possibilidades de

geração de gráficos e mais 20 tipos personalizados.

Os gráficos são vinculados ao conteúdo da planilha, ou seja, qualquer

alteração no conjunto de dados que originou o gráfico provocará sua

respectiva alteração.

52.2 - Criando um gráfico

A primeira etapa é de seleção das células que contêm os dados para o

gráfico:

Podem ser selecionadas somente as células que contêm os dados

numéricos, ou a primeira linha e/ou a primeira coluna podem conter os

rótulos dos eixos, setores, seqüências ou título do gráfico. Isso irá depender

do tipo de gráfico escolhido.

Dados em Células Adjacentes: selecione com o mouse a área que

contém os dados

Dados em Células não Adjacentes: selecione a primeira célula ou

área e use CTRL-Clique para selecionar as demais células que irão compor

o conjunto de dados origem.

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Feita a seleção das células na planilha faça:

No menu Inserir escolha a opção Gráfico e siga as quatro

etapas que o Assistente de Gráfico usa na preparação do gráfico

ou

Utilize o botão para ativar a ferramenta Assistente de

Gráfico.

52.2.1 - Criando um gráfico com a ferramenta Assistente de Gráfico

Após ter selecionado as células que contêm o conjunto de dados

que serão utilizados na preparação do gráfico, clique no botão e a

janela de Assistente de Gráfico será exibida. Segue-se então uma seqüência

de janelas para a preparação do gráfico.

Assistente de Gráfico - Passo 1 de 4 (Escolha do Tipo do Gráfico)

Esse passo apresenta duas guias para a criação do gráfico. Na

guia Tipos Padrão, do lado esquerdo escolhe-se o tipo desejado, e do lado

direito são apresentados os seus subtipos. Basta clicar e algum deles para

fazer a escolha e em seguida pressionar o botão "Manter pressionado para

exibir exemplo" para obter um exemplo de como ficará o gráfico.

Na guia Tipos Personalizados, do lado esquerdo escolhe-se o

tipo desejado e no quando à direita é exibido um exemplo do gráfico já com

os dados selecionados na planilha.

Escolha qual exemplo será usado em uma das duas guias e

observe que ainda nessa janela existe um retângulo que dá características

do exemplo escolhido.

Em seguida pressione o botão Avançar.

39

52.3 - Assistente de Gráfico - Passo 2 de 4 (dados de origem do gráfico)

Nesse passo o mais importante é definir qual o intervalo de dados na

planilha será usado para a criação do gráfico e qual a seqüência desses

dados (em linhas ou colunas).

52.3.1 - Seqüência de dados em linhas ou colunas:

O Excel considera cada linha da seleção de dados como uma

seqüência de valores ou pontos de dados representada no gráfico pela

mesma cor e padrão. Se os dados estiverem organizados em colunas, ao

invés de linhas, você deverá informar Colunas nesta etapa da montagem do

gráfico.

Assim, uma seqüência é uma linha ou coluna de pontos de

dados exibida como um conjunto de marcadores de dados no gráfico, tal

como linhas, barras ou setores de torta.

Assim, a maneira pela qual os dados são representados no

gráfico é determinada pelo que é digitado na primeira linha e coluna da

seleção e pelo tipo de seqüência - em linhas ou em colunas.

Pressione o botão "Avançar".

52.3.2 - Assistente de Gráfico - Passo 3 de 4 (opções de gráfico)

Esse passo traz algumas opções para formatação do gráfico.

São apresentadas algumas guias como títulos, eixos, linhas de grade,

legenda, rótulos de dados etc e de acordo com o tipo de gráfico escolhido.

Todas as opções poderão ser informadas e/ou alteradas após a criação do

gráfico.

40

52.3.3 - Assistente de Gráfico - Passo 4 de 4 (local do gráfico)

Nesse passo define-se o local onde ficará o gráfico. Ele poderá

ser colocado em uma nova planilha(em branco) caso a opção "como nova

planilha" seja marcada. Com a opção "como objeto em:" selecionada, o

gráfico poderá ser inserido na mesma planilha onde estão os dados que

originaram-no ou ainda escolher qualquer uma das planilhas dessa pasta

em uso (plan1, plan2...), podendo ser facilmente deslocado de lugar dentro

da planilha após criado. Para isso, basta clicar sobre ele e arrasta-lo para a

melhor localização.

Após informar os dados necessários às quatro etapas, clique no

botão Concluir e observe que gráfico foi criado no local escolhido e a Barra

de Ferramentas de Gráficos exibida.

Observação: em qualquer passo da preparação do gráfico você pode:

Cancelar essa preparação, pressionando o botão

"Cancelar"

Retornar um ou mais passos, utilizando o botão "Voltar"

Ignorar os próximos passos da preparação pressionando o

botão "Concluir". Caso escolha esse botão logo no primeiro

passo, será preparado um Gráfico Padrão do Excel (tipo

Colunas paralelas, seqüência em Linhas, com legenda).

52.3.4 - Abrindo um gráfico Para ter acesso aos menus de preparação de gráficos:

Efetue um clique sobre um gráfico existente na planilha.

O gráfico estará selecionado e a barra de menus alterada

para apresentar os respectivos recursos de formatação do

gráfico.

41

O Menu Editar contém as opções de Desfazer (desfaz a última

ação) e Refazer. As opções Recortar, Copiar e Colar estarão ativas ou não

dependendo da seleção feita no gráfico. A opção Limpar é aqui utilizada

para excluir elementos selecionados no gráfico ou todo o gráfico.

52.4 - Tipos de Gráficos

No menu Gráfico a opção Tipo de Gráfico apresenta uma lista

dos diferentes gráficos bi (2-D) ou tridimensionais disponíveis: área, barra,

coluna, linha, torta, radar, dispersão XY, combinação, área 3-D, barra 3-D,

coluna 3-D, linha 3-D, torta 3-D e superfície 3-D, etc. Para cada tipo existe

um conjunto de sub-tipos apresentados em uma janela com exemplos da

visualização, para escolha pelo usuário.

53 - Formatação do Gráfico (Menus Inserir e Formatar) Elementos do Gráfico

A apresentação de vários elementos e partes de elementos de

um gráfico pode ser modificada através de comandos.

Para alterar um elemento, é preciso selecioná-lo, clicando com o

mouse sobre ele. Ele é assim contornado por pequenos quadrados de

seleção.

53.1 - Títulos do Gráfico e dos Eixos

Para anexar um título ao gráfico ou a um eixo:

no menu Gráfico escolha a opção "Opções de Gráfico."

complete os campos na guia "Título"

pressione o botão "OK"

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53.2 – Para excluir títulos:

selecione esse elemento

pressione a tecla DEL ou escolha no menu Editar a opção

Limpar.

53.3 - Legenda

A legenda pode ser inserida ativando-se o campo "Mostrar Legenda" na Guia Legenda do menu Gráfico, Opções de Gráfico. O local onde a legenda será inserida pode ser escolhido no campo Posicionamento.

Quando uma legenda é inserida, o gráfico é redimensionado para acomodá-la no tamanho da janela que pode ser modificada para melhor visualização.

Você também pode mudar a localização da legenda movendo-a com o mouse.

A legenda pode receber bordas, sombra e fundo, através da guia

Padrões no menu Formatar Legenda

Selecionada ou efetuando duplo clique sobre esse elemento.

O tipo e tamanho de texto na Legenda pode ser modificado na guia Fontes do menu Formatar Legenda Selecionada. 53.4 - Eixo

Nos gráficos onde estão disponíveis, são linhas, geralmente localizadas na borda do gráfico, utilizadas para indicar a escala dos dados. Os gráficos 2-D têm dois eixos; os 3-D, dois ou três eixos, e os gráficos de torta (setoriais) não possuem eixos

Para exibir ou ocultar eixos: escolha no menu Gráfico - Opções de Gráfico a guia Eixos e ative as caixas de verificação para os eixos a serem exibidos; desative as caixas para os eixos a serem ocultados. Pressione o botão "OK".

Alternativa para ocultar um eixo, selecione o eixo a ser ocultado clicando diretamente sobre ele e escolha no menu Editar a opção Limpar - Tudo ou pressione a tecla DEL.

43

53.5 - Rótulos de Dados

O ponto de dados é um símbolo ou uma forma gráfica que corresponde a um único valor da planilha de dados. O tipo de gráfico determina o tipo de ponto utilizado (por exemplo, nos gráficos de barras, os pontos são barras horizontais).

A apresentação de partes desse elemento pode ser controlado pelo usuário, como: a borda, sua cor, sua espessura, o padrão e as cores de primeiro e de segundo plano.

Para modificar a apresentação de um ou mais pontos escolha aquele(s) que deseja alterar:

Para todos os pontos de uma seqüência: Efetue duplo clique sobre qualquer ponto da seqüência ou efetue um clique e escolha a guia Padrões no menu Formatar Seqüência de Dados Selecionada. Para um único ponto: Já estando com a seqüência selecionada por um clique, efetue um outro clique sobre o ponto a alterar. Efetue, então, duplo clique sobre esse ponto selecionado.

É apresentada a caixa de diálogo Formatar Ponto de Dados, e

a guia Padrões, mostrando todas as opções disponíveis para o tipo de ponto selecionado.

Selecione as opções desejadas relativas a bordas, sombras, áreas, linhas, cores, efeitos etc.

53.6 - Formatando Texto

Para formatar qualquer elemento do tipo texto (nos títulos e eixos, por exemplo):

Selecione o elemento desejado

Efetue duplo clique sobre ele

Na guia Fonte escolha o tipo e tamanho de letra

Para cada tipo de ponto haverá guias diferentes a serem

consultadas. Alguns exemplos:

44

Alinhamento de Texto: controla o alinhamento horizontal e vertical do texto do gráfico selecionado dentro de sua borda.

Orientação: permite escolher a direção para a qual está voltado o texto do gráfico selecionado (ex: vertical, horizontal ou lateral).

Qualquer elemento de texto pode receber bordas e sombreamento de fundo no Menu Formatar Padrões e pode ter sua fonte alterada na guia Fonte dessa janela. DICA: Qualquer modificação nos dados da planilha que altere a área

selecionada para a geração do gráfico, automaticamente provocará a

respectiva alteração nos pontos do gráfico.

53.7 - Salvando um gráfico

O gráfico é salvo simplesmente como um objeto dentro da planilha, de modo que somente com a pasta de trabalho aberta teremos acesso a ele. Para salvar o gráfico, basta salvar a pasta de trabalho.

54 - Imprimindo gráficos

Existem dois modos básicos de impressão de gráficos:

1. Um gráfico em uma página, a partir da janela de gráfico. 2. Um ou mais gráficos em uma mesma página, a partir da janela

de planilha. 54.1 - Para imprimir um gráfico estando com o objeto gráfico selecionado:

Configure a impressora a ser utilizada no botão Opções da opção "Configurar Página" do menu Arquivo.

Ajuste então os parâmetros de orientação, tamanho do papel e

margens.

Ajuste Cabeçalho e Rodapé, de modo idêntico à preparação para

impressão de planilhas.

45

Na guia "Gráfico", ajuste o campo "Tamanho do gráfico impresso":

opção "Usar tamanho da tela": imprime o gráfico do mesmo

tamanho que na tela

opção "Ajustar à página": imprime o gráfico no maior tamanho

possível, mantendo a relação entre a altura e a largura do gráfico

como mostrada na tela.

opção "Personalizar": imprime o gráfico conforme tamanho

definido pelo usuário, usando o mouse na janela de Planilha para

redimensionar o gráfico.

Ligue a impressora, posicione o papel e pressione o botão

"Imprimir". Na janela Imprimir, pressione o botão "OK".

54.2 – Para imprimir gráficos estando na janela da planilha:

Prepare o gráfico que deseja imprimir. Caso queira, prepare

mais de um gráfico.

Com o mouse selecione cada gráfico e ajuste sua localização

(clique e arraste o gráfico para a página que desejar). Ajuste seu tamanho

(use as guias que contornam o gráfico: horizontais, verticais e diagonais).

Verifique em Visualizar Impressão como está a distribuição

dos gráficos na página. Corrija, se necessário.

No Menu Arquivo – Configurar Página faça os ajustes

necessários.

Após a definição do formato de impressão, salve a planilha,

escolha Arquivo Imprimir, ligue a impressora, posicione o papel e

pressione “OK

46

55 – Exercícios Resolvidos

1º Exercício

De acordo com a Tabela abaixo. Vendedor Semana

1 Semana

2 Semana

3 Semana

4 Total Comissão Pagtº Média

Ana Maria 712,44 357,03 598,21 247,20 5% Antônio 623,37 969,76 245,52 508,43 7% Carlos 298,09 471,69 701,43 926,08 9% Marta 736,18 283,82 653,45 723,68 7% Marcelo 217,68 469,77 793,89 971,50 5% Carla Maria 250,77 324,93 387,57 537,58 7% José Carlos 275,20 787,96 785,87 285,49 9% Luiz Eduardo 922,95 271,00 832,94 471,49 7% Maria de Fátima

455,25 755,61 447,89 440,37 5%

Joana 234,00 370,12 148,14 286,87 7% Claudia 325,68 439,16 172,84 673,09 9% Total 5051,61 5500,85 5767,75 6071,78

Média geral

Venda Total

Menor Valor

Pgto Total

Maior Valor

Lucro Bruto

Calcule : a) O Total de cada Vendedor; b) O Pagamento de cada um; c) O Total por semana; d) A média de venda de cada Vendedor; e) A média geral; f) A Média Geral; g) .O menor valor de venda; h) O maior valor de venda; i) A Venda total j) O pagamento Total; k) O Lucro bruto l) Faça o Gráfico da Planílha dando o Título de “Gráfico de Vendas” m) Use a AutoFormatação para a Planílha;

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Respostas Letras a, b, c, d e m

Vendedor Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Total Comissão Pagtº Média Ana Maria 712,44 357,03 598,21 247,20 1.914,88 5% 95,74 478,72 Antônio 623,37 969,76 245,52 508,43 2.347,08 7% 164,30 586,77 Carlos 298,09 471,69 701,43 926,08 2.397,29 9% 215,76 599,32 Marta 736,18 283,82 653,45 723,68 2.397,13 7% 167,80 599,28 Marcelo 217,68 469,77 793,89 971,50 2.452,84 5% 122,64 613,21 Carla Maria 250,77 324,93 387,57 537,58 1.500,85 7% 105,06 375,21 José Carlos 275,20 787,96 785,87 285,49 2.134,52 9% 192,11 533,63 Luiz Eduardo 922,95 271,00 832,94 471,49 2.498,38 7% 174,89 624,60 Mª de Fátima 455,25 755,61 447,89 440,37 2.099,12 5% 104,96 524,78 Joana 234,00 370,12 148,14 286,87 1.039,13 7% 72,74 259,78 Claudia 325,68 439,16 172,84 673,09 1.610,77 9% 144,97 402,69 Total 5051,61 5500,85 5767,75 6071,78 22391,99 1560,95

Letras e, f, g, h, i, j e k

Média geral

508,91

Venda Total

22391,99

Menor Valor 148,14 Pgto Total 1560,95 Maior Valor 971,50 Lucro Bruto 20831,04

Letra l

48

2º Exercício: Como criar uma Tabela Dinâmica Simples

1º Passo

Criar uma tabela

Mês Ano Tipo Vendedor Vendas Unidades Região Janeiro 1991 Laticínios Ribeiro 2686 5611 Sul Janeiro 1991 Frutas/legume

s Borges 6715 2652 Nordeste

Janeiro 1992 Bebidas Machado 3563 4183 Sudeste Janeiro 1992 Verduras Sérgio 6544 9550 Sudeste Janeiro 1991 Carnes Façanha 9662 3400 Sudeste

2º Passo Selecionar a tabela, clicar em DADOS na Barra de MENU, Relatório da Tabela dinâmica

Gráfico de Vendas

0,00

500,00

1.000,00

1.500,00

2.000,00

2.500,00

3.000,00

Ana Mari

a

Antonio

Carlos

Marta

Marce

lo

Carla m

aria

José

Car

los

Luiz Eduard

o

Maria

de Fáti

maJo

ana

Claudia

Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4TotalComisãoPagamentoMédia

49

3º Passo Clicar no botão Próxima>, verificar se os endereços das Células confere com os dados que irão para a tabela e clicar no botão Avançar> 4º Passo Arrastar os campos que deseja utilizar como rótulos de campos de linha e campos de colunas nas áreas de coluna e linha conforme a figura abaixo, e clicar no botão Avançar>

50

5º Passo Verificar como ficou a nova Planílha OBS: 1ª - Caso queira adicionar dois campos à área de Linha Veja o resultado

51

2ª Para criar uma tabela dinâmica que exiba dados de um Vendedor de cada vez, Veja como fica.

56 - Exercícios de Fixação 1º Exercício a - Crie uma planilha onde possa exercitar todos os passos da Tabela Dinâmica b - Faça um gráfico para cada tabela. c - Use para cada tabela criada uma forma de AltoFormatação. d - Passe todo o trabalho ( Gráficos e Tabelas) para o Word, em forma de uma Apostila. e - Use no Word Cabeçalho e Rodapé constando da seguinte forma: Cabeçalho:

Borda Inferior de sua escolha Nome da Universidade seguido da Matéria/Curso/Turma A fonte para nome da matéria/curso/turma, deverá ser a Book Antiqua, tamanho 14, Negrito e Itálico O Nome da Universidade tem que ser em objeto do WordArt de sua escolha

Rodapé Borda Superior igual a usada no cabeçalho. Nome do Aluno, seguido de nº de página e nome da Professora. A mesma fonte e tamanho usada no cabeçalho. OBS: Os trabalhos serão avaliados conforme a melhor criatividade e originalidade dos dados

2º - Exercício

De acordo com a Tabela abaixo. Dias

Alunos 9 11 16 18 23 25 30 1 6 8 13 15 20 22 1 8 Total de aulas Faltas Presenças % Pres 1 Ana Paula p p p f p p p p p f p p p f p f 2 Dalva p p p p p p p p f p p p f f p f 3 Manfred p p p p p p p p p p p p p p p p 4 Guttemberg p p p p p p p p p p p p p p p p 5 Sonia p p p p p p p p p p p p p f f f 6 Waldecyr p p p p p p p p f f f f f f f f 7 Wendel p p p p p p p p p p p p p p p p 8 Maria de Jesus p p p p p p p p p p p f p p p p 9 Rodrigo f p p p p p p p p p p p p p p p

10 Thiago f p p p p p p p f f p f p f f p 11 Lourdes f p p p p p p p p p p p p p p p Calcule para cada aluno: n) O Total de aulas: o) O Total de faltas; p) O Total de Presença q) E o percentual de freqüência. r) Para receber o diploma eles precisam ter pelo menos 75% de presença. Filtre esses alunos e monte outra planilha

com a relação dos nomes, Totais de: aulas, faltas e presença e o percentual de cada um. Transfira a Planilha para o Word e Classifique em ordem alfabética.

s) Faça o Gráfico de Torta com o Percentual de Presença.

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OBS: 1)Faça a tabela no Excel, usando: a) A função CONT.SE (Estatística) para o calculo dos totais. b) O comando AUTO FILTRO, OCULTAR COLUNAS, e utilize a barra de fórmulas para o calcular o PERCENTUAL de

Freqüência. c) Faça o Gráfico desses alunos d) Passe para o Word a Tabela para ser Classificada e o Gráfico, colocando Cabeçalho e Rodapé, conforme exercício feito em sala de aula.

Respostas Letras a, b, c e d

Dias Alunos 9 11 16 18 23 25 30 1 6 8 13 15 20 22 1 8 Total de aulas Faltas Presenças % Pres

1 Ana Paula p p p f p p p p p f p p p f p f 16 4 12 75% 2 Dalva p p p p p p p p f p p p f f p f 16 4 12 75% 3 Manfred p p p p p p p p p p p p p p p p 16 0 16 100% 4 Guttemberg p p p p p p p p p p p p p p p p 16 0 16 100% 5 Sonia p p p p p p p p p p p p p f f f 16 3 13 81% 6 Waldecyr p p p p p p p p f f f f f f f f 16 8 7 44% 7 Wendel p p p p p p p p p p p p p p p p 16 0 16 100% 8 Mª de Jesus p p p p p p p p p p p f p p p p 16 1 15 94% 9 Rodrigo f p p p p p p p p p p p p p p p 16 1 15 94% 10 Thiago f p p p p p p p f f p f p f f p 16 6 10 63% 11 Lourdes f p p p p p p p p p p p p p p p 16 1 15 94%

Letra e

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Alunos Total de

aulas

Faltas Presenças % Pres

1 Ana Paula 16 4 12 75% 2 Dalva 16 4 12 75% 4 Guttemberg 16 0 16 100%

11 Lourdes 16 1 15 94% 3 Manfred 16 0 16 100% 8 Maria de Jesus 16 1 15 94% 9 Rodrigo 16 1 15 94% 5 Sonia 16 3 13 81% 7 Wendel 16 0 16 100%

Letra f

% de Presença

9% 9%10%

12%12%12%

12%

12%12%

Ana Paula

DalvaSonia

Maria de JesusRodrigo

LourdesManfred

GuttembergWendel