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Disciplina Análise Organizacional | 4º Período Administração | 2013/2

Etapa 03 – Análise da Estrutura (continuação 01)

Agenda: O que é Estrutura Organizacional

1. Relembrando as etapas da Análise Organizacional

2. Estrutura Organizacional

Aspectos Físicos e Humanos

- Estudo de Layout - Departamentalização – estruturação - Organograma

Aspectos Processuais

- Análise de Processos – Fluxogramas - Análise e Desenho de Formulários

Aspectos Administrativos

- Análise da Distribuição do Trabalho - Sistemas de Informações/Comunicações

2.1.3. Organograma

Organograma é o gráfico representativo da estrutura formal da organização em dado

momento.

2.1.3.1. Objetivos do Organograma:

a) Divisão do trabalho em unidades de direção, assessoria, conselhos, gerências,

superintendências, departamentos, divisões, serões, serviços, setores, etc., conforme

cada organização.

b) Demonstrar as relações superiores-subordinados, facilitando a delegação de

autoridade e responsabilidade.

c) Mostrar os trabalhos desenvolvidos, como cargos existentes, titulares das unidades,

quantidades de pessoas por unidades, relações funcionais, relação hierárquica.

d) Permitir a análise organizacional, facilitando com uma boa elaboração gráfica.

2.1.3.2. Técnicas de Elaboração

Existem muitas técnicas para elaboração de organogramas, e em nossa disciplina não

vamos nos concentrar nesse detalhe, visto que essas técnicas podem ser acessadas a

qualquer momento nas literaturas. São tantas as técnicas, que nos cinco livros

pesquisados com o intuito de verificação de novas técnicas, 25 técnicas diferentes foram

encontradas.

Etap

a 1

Análise do Contexto e Histórico Organizacional

Etap

a 2

Análise Estratégica

Etap

a 3

Análise da Estrutura

Etap

a 4

Análise das Pessoas

Etap

a 5

Feedback e Resultados


Caso você tenha curiosidade ou queira saber mais sobre algumas técnicas, poderá

consultar o livro da bibliografia descrita ao final desse conteúdo. Confira algumas das

técnicas encontradas:

a) Estrutural (clássico; vertical) – este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os

níveis de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais, onde a visão é

fator preponderante.

b) Circular ou Radial - Pouco utilizado; Suaviza a apresentação da estrutura; Economiza

espaço; A autoridade é representada do centro para a periferia; As linhas de

autoridade ficam difíceis de serem identificadas; Reduz conflitos entre superiores e

subordinados; Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica);

Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil; Representação de

muitos níveis hierárquicos torna-se difícil; Pode utilizar letras e números para

simplificar; Necessita de legendas.

c) Funcional (a) - Demonstra uma forma diferenciada de as unidades transacionarem no

cotidiano da organização. O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato;

Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor

adequado à nova tarefa executada; As ligações indicam uma subordinação

temporária; A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma

diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização.

d) Funcional (b) - A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização.

Aplicado em organizações de pequeno porte; Pouco verticalizada; Poucos chefes para

várias atividades.

e) Estrutural-Funcional - É uma técnica de elaboração recomendada, pois alia a

estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades

integrantes da organização. Em alguns casos, substitui a elaboração do manual da

organização. Só pode ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada

uma das unidades. Retirando-se as funções, o organograma transforma-se no tipo

estrutural.

f) Matricial (em matriz) - Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos;

Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica; A autoridade maior é

dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho

técnico); A sensação de “duas chefias” é permanente; Permite maior mobilidade e

flexibilidade que as outras, mas é mais difícil de implementar; Difícil conciliar as duas

estruturas; Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição.

2.1.3.3. Significado dos principais componentes dos organogramas


2.1.3.4. Dicas para a elaboração de um Organograma

2.2. Aspectos Processuais

2.2.1. Análise de Processos – Fluxogramas

O fluxograma, de maneira geral, procura apresentar o processo passo a passo, ação por

ação. Toda ocorrência num determinado processamento deve merecer o registro na folha

de fluxograma. Há vários tipos de representação gráfica de processos de trabalho e cada

um deve ter sua destinação específica.

A inter-relação dos processos é uma evidência e torna-se difícil estudar um processo

isolando-o dos demais processos ou isolando-o de outros aspectos organizacionais


2.2.1.1. O que são Processos

a) sequência de atividades que segue um cronograma pré-estabelecido;

b) deve extrapolar as necessidades de seus clientes;

c) contempla as etapas: entrada, transformação e saída; e

d) não possui vínculo direto com a relação hierárquica (prega o espírito de equipe).

2.2.1.2. Indicadores de Problemas no Processo

O indicador de maior sensibilidade é a conhecida formação de filas, muito comum nas

organização públicas. As razões para a formação de filas são: morosidade no

atendimento, os famosos dias de pico ou então falhas no processo.

Outro indicador forte é a constante reclamação de outros pontos da organização sobre o

fluxo vagaroso e/ou confuso de um processo qualquer.

A análise de processos, principalmente os processos críticos, é uma das melhores

alternativas para buscar um melhor dinamicidade do cotidiano das organizações.

2.2.1.3. Objetivos da análise de processos - fluxogramas

O objetivo principal do estudo de processo é o de assegurar a fluidez das movimentações

e manter os limites de decisão dentro de princípios que não permitam a ineficiência e

ineficácia de todo o processo. Há também objetivos secundários:

a) Identificar a utilidade de cada etapa do processo;

b) Verificar as vantagens em alterar a sequência;

c) Adequar as operações (passos) às pessoas; e

d) Identificar a necessidade de treinamento.

2.2.1.4. Estratégia para o estudo de Processo

a) escolha do processo a estudar;

b) coleta dos passos e sua representação gráfica (fluxograma);

c) análise dos métodos empregados atualmente – incluindo as pessoas, o que é feito,

como é feito e a visão que essas pessoas têm de sua parte e de todo o processo;

d) implantação de novo processo; e

e) manualização do processo.


2.2.1.5. Técnicas

a) fluxograma sintético – É a representação de uma sequência dos vários passos

relativos a determinado processo, sem mais informações como cargos ou unidades.

Usado: quando desejamos um esboço, a fim de decidir sobre o detalhamento ou não;

quando queremos apresentar o processo a um grupo de pessoas pouco acostumado

com a leitura e interpretação de gráficos; quando o propósito é apenas o de

demonstrar o processo com o intuito de análise superficial.


b) fluxograma de blocos – tem também a finalidade de orientar, preliminarmente, o

levantamento detalhado do processamento. Permite a representação do fluxo

alternativo, ou seja, é possível estabelecer o processo positivo ou negativo. Usa uma

simbologia que tem a função de facilitar a leitura e interpretação do gráfico.

O fluxograma de blocos pede uma descrição dos símbolos, como no exemplo a seguir:


c) fluxograma “esqueleto” – essa técnica é utilizada quando há consultas em

documentos não estritamente ligados ao processo.


d) fluxogramas de procedimentos – é um gráfico que, além de representar o processo,

possibilita um detalhamento maior. Utiliza de símbolos internacionais, permitindo o

entendimento por pessoas de outras cidadanias. A aplicação dessa técnica exige

formação e experiência do responsável pelo estudo e que as pessoas em contato com

o gráfico também conheçam sua elaboração.


e) fluxograma vertical e horizontal – preenche três funções: a rápida demonstração do

fluxo feita mediante ligação dos símbolos que já vêm impressos na folha; ajuda dada

pela descrição dos passos na área central do gráfico; sinalização da unidade ou de

quem executa cada passo.


f) fluxograma vertical – é uma técnica aplicada com certa frequência, e tem na

simplicidade sua característica maior. A identificação do trajeto é imediata. Sabe-se

que realizou o passo, mas não há a identificação da unidade onde está ocorrendo o

passo. É facilmente aplicável e entendida.


g) fluxograma de documentos – é uma técnica de abordagem a problemas e demandas

vinculadas a vias, cópias e originais de documentos. Não há detalhamentos dos

passos, apenas a movimentação das vias e a ação primeira decorrente dessa

movimentação. É simples de ser elaborado e indicado para o uso em situações pouco

complexas e com o pessoal envolvido sendo de qualquer nível.

2.2.2. Análise e Desenho de Formulários

O formulário pode ser definido como um veículo que transporta informações de uma

pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para a outra; e

É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por

pouco período de tempo ou não.

2.2.2.1. Indicadores da análise e desenho de formulários

a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;

b) formação de filas;

c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e

d) demora na utilização.

2.2.2.2. Objetivos

A análise e o desenho de formulários não têm como objetivo apenas corrigir falhas, mas

também prover a empresa de uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento

da informação. Detalhando os objetivos:

a) Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os

melhores resultados;


b) Uniformizar procedimentos;

c) Centralizar controles, evitando dispersões e gastos desnecessários de tempo;

d) Promover a criação e o desenvolvimento de formulário;

e) Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários;

f) Harmonizar seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em

movimento;

g) Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de

seu preenchimento e manipulação; e

h) Dar ao formulário o papel de agente integrador da informação na empresa e de

grande destaque na formulação e alimentação de sistemas de informações

computadorizadas ou não.

2.2.2.3. Estratégia para a análise e desenho de formulários

É composta por um conjunto de fases ou etapas. Para desenvolver essas fases é

necessária a aplicação de um grupo de questionários, que darão as informações

necessárias para seguir em frente:

a) Questionário de questões abrangentes – versa sobre todos os formulários existentes

na organização

b) Questionário de questões específicas – válido para o formulário em estudo

c) Questionário de questões de integração – aborda o formulário em estudo e as

relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da empresa

Com as respostas dadas é possível iniciar a ação estratégica por meio do ciclo de fases, que nada mais é do que a colocação sistematizada do questionamento feito. As fases são: a) Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação

b) Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações

c) Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes

d) Criação de novos formulários

e) Teste dos formulários

2.2.2.4. Itens que não devem ser esquecidos na elaboração de um formulário

a) Escalonamento das informações por prioridade de consulta OU ordenamento das

informações segundo sua origem (escolher uma das duas formas)

b) Dimensionamento dos campos a serem preenchidos

c) Determinação do tempo de duração e frequência de manuseio do formulário

d) as instruções devem ser reduzidas;

e) a redação deve ser clara;

f) não utilizar terminologia específica;

g) usar campos (boxes) definidos para resposta;

h) evite linha pontilhada ou tracejada para resposta;

i) prever sempre o uso de equipamentos eletrônicos;

j) usar cores adequadamente;

k) na elaboração, o usuário é a parte mais importante;

l) testar os formulários antes de sua aplicação real.

Referências Bibliográficas: ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

1ª ed. São Paulo: Atlas, 2001.

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