escritório de projetos
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28/06/2021 http://escritoriodeprojetos.com.br
10 Passos
Iniciação – Aula 2
1 - Desenvolver o Termo de Abertura
Planejamento – Aula 3
2 - Definir o Escopo
3 - Analisar os riscos
4 - Criar cronograma e orçamento
5 - Revisar e aprovar o planejamento
Execução – Aula 4
6 - Engajar as partes interessadas
7 - Orientar e Executar o que foi planejado
Controle e Monitoramento
8 - Monitorar prazo e custo e Gerar Status Report
9 - Controlar Mudanças no Escopo
Encerramento
10 - Encerrar o projeto ou fase
Conectando Iniciação com Planejamento
Revisão
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Passo 1 - Desenvolver o termo de abertura do projeto (PMBOK 4.1)
• Estabelecer objetivos claros e alcançáveisPor que?
• Definir produtos e requisitos para atender os objetivosO que?
• Adaptar às diferentes expectativas das partes interessadasQuem?
• Definir estrutura do projetoComo?
• CronogramaQuando?
• OrçamentoQuanto?
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Passo 2 - Definir o Escopo
Passo 3 - Analisar os riscos
Passo 4 - Criar cronograma e orçamento
2-Definir o Escopo 2-Criar a EAP3-Analisar os
riscos4-Definir
atividades4-Sequenciar as
Atividades
4-Estimar recursos e durações das
atividades
4-Consolidar cronograma /orçamento
Por que?
•Objetivos claros e alcançáveis
O que?
•Produtos e requisitos
Como?
•Estrutura do projeto
Quando?
•Cronograma
Quem?
•Expectativas das partes interessadas
Quanto?
•Orçamento
2-Definir o Escopo 3-Analisar os riscos 4-Criar cronograma e orçamento
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2-Definir o Escopo [o que?]
Entregas
• Entregas são componentes tangíveis do projeto aprovados pelo cliente durante o projeto– “Qualquer produto, resultado ou serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido
para terminar um processo, uma fase ou um projeto” PMBOK.
– Entregas direcionam melhor a equipe.
– Seus critérios de aceitação devem ser claros e de fácil medição [Requisitos]
• Grandes Projetos são divididos em fases e fases são divididas em entregas.
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2-Criar a EAP
Decomposição Hierárquica do escopo do projeto
• Identificar melhor forma de estruturar suas entregas (EAP-
Estrutura analítica do projeto)
• Fase do projeto
– Conjunto de atividades do projeto organizadas de forma lógica para
gerar entrega(s)
– Divisões do projeto para facilitar sua gestão
– Podem ser sequenciais ou sobrepostas
• 1 Fase => N Entregas.
– Conclusão de uma fase => Rever entregas
• Se Entregas aprovadas
– Próxima Fase
• Senão
– Riscos Aceitáveis => Próxima Fase
– Senão => Corrigir, antes de prosseguir
Fase 1
Produto 1
Pacote de
trabalho 1
..
Produto 2
...
Fase 2
...
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Estrutura Analítica do Projeto
Exemplo Qualidade de Vida ...
1. Projeto Promoção na sua empresa 1.1. Avaliação do mentor
1.2. Plano de ação
1.3. Execução e monitoramento do plano de ação
2. Corte nos gastos mensais2.1. Avaliação dos gastos mensais
2.2. Priorização dos cortes
2.3. Aprovação dos cortes priorizados
2.4. Negociação com os fornecedores
2.5. Mensuração dos ganhos
2.6. Confirmação das negociações
3. Corte nas horas improdutivas3.1. Medição das atividades feitas durante uma semana
3.2. Avaliação das horas improdutivas
3.3. Plano de ação
3.4. Execução e monitoramento do plano
4. Projeto Redução de ocorrências
5. Projeto vida saudável
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O que são Riscos?
• Oportunidades ou Ameaças?
• Um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará
um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto.
(Guia PMBOK, 2017)
• Evento com probabilidade de ocorrer no futuro impactando
o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva
(oportunidade).
• Ele pode ocorrer devido a uma ou mais causas e pode
ocasionar um ou mais impactos positivos ou negativos.
(Montes, 2017, p.70)
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Quais riscos mais comuns em projetos?
• Equipe
– Postergar serviço para a última hora e não cumprir prazos
– Equipe não capacitada
– Pessoas resistentes ao projeto
– Falhas dos Equipamentos ou com baixo desempenho
– Doenças, Gravidez, desligamento ou ausência de pessoas da equipe
• Clientes
– Mudanças de escopo frequentes devido a interesses conflitantes
• Fatores externos a organização
– Catástrofes & Condições climáticas inadequadas
– Greves (Importação, Correios, Transporte de Pessoas e/ou materiais)
– Roubos, Acidentes de trabalho etc.
• Não cumprimento de premissas ou restrições
– Demoras nas aprovações nos órgãos públicos (Premissa)
– Estourar Orçamento (Restrição)
– Indisponibilidade na especificação e homologação do produto (Premissa)
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Passo 3 - Analisar os riscos
• Objetivo: Identificar os riscos do projeto e para cada um dos
riscos, definir probabilidade, impacto e ação
• Composto por:
– Identificar os riscos
• Avaliar premissas e restrições
• Avaliar partes interessadas
• Avaliar demais riscos
– Priorizar os riscos: Probabilidade e impacto
– Plano de respostas a riscos: Desenvolve ações p/ aumentar
oportunidades e reduzir ameaças
• Saídas: Registro dos pontos de atenção
Planejar o gerenciamento
dos riscos (11.1)
Identificar os riscos (11.2)
Realizar a análise qualitativa dos riscos (11.3)
Realizar a análise quantitativa dos
riscos (11.4)
Planejar as respostas aos riscos (11.5)
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Riscos
Exemplo Qualidade de Vida ...
• Equipe
– Tempo ser insuficiente para executar tudo
– Ficar com preguiça para fazer os exercícios
– Perder o foco devido a outras oportunidades
• Pessoas resistentes ao projeto
– Perder emprego
– Divórcio
• Fatores externos
– Mudança de chefia
• Não cumprimento de premissas ou restrições
– Estourar Orçamento (Restrição)
– Seu chefe não perceber seu desempenho superior aos seus colegas (Premissa)
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4-Criar cronograma e orçamento
• Objetivo: Definir todas atividades do projeto, suas dependências, os recursos para cada atividade e o custo para cada recurso
• Composto por:– Definir atividades decompondo a EAP
– Identificar as dependências entre as atividades
– Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários para cada atividade
– Incluir restrições do cronograma
– Incluir valor unitário por recurso
• Saídas: Cronograma e Orçamento atualizado
Definir as Atividades (6.2)
Sequenciar as Atividades (6.3)
Estimar os recursos das atividades (9.2)
Estimar as durações das atividades (6.4)
Desenvolver o Cronograma (6.5)
Estimar os custos (7.2)
Determinar o orçamento (7.3)
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4-Definir atividades
• Identificar as atividades específicas do cronograma que precisam ser
realizadas para produzir as várias entregas do projeto
• Ferramentas
– Decomposição
– Planejamento em ondas sucessivas
Definição do Projeto
Aquisições
Contratação dos serviços
Compras dos materiais
Reforma
Alvenaria
Pisos e azulejos
Hidráulica
Elétrica
Pintura
Atividades de
compras de
materiais
•Definir material
•Cotar material
•Comprar Material
•Estocar Material
Atividades de Pintura
•Lixar a parede
•1ª demão
•2ª demão
•3ª demão
Passo 4 - Criar cronograma e orçamentoBaseado na EAP criada, defina as atividades para cada entrega do seu projeto
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4-Sequenciar as atividades
• Identificar e documentar as relações de dependência entre as
atividades
• Dependências– Relacionamento entre o término de uma tarefa e o começo da outra.
– Predecessor: tarefa independente que direciona (direcionador)
– Sucessor: tarefa dependente dirigida (seguidor).
– Lógica da rede. Qual tarefa direciona a outra tarefa?
– Pode ser mandatória ou desejada
Passo 4 - Criar cronograma e orçamento
Identifique as relações de dependência
entre as atividades de cada entrega do projeto
3ª demão
2ª demão
1ª demão
Lixar a parede
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4-Estimar recursos e durações das atividades
• Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários
para realizar cada atividade do cronograma
• Tipos de recursos:
– Material: areia, cimento, ...
– Equipamentos: Computador, Caçamba, ...
– Recursos Humanos: Pintor, Mestre-de-obras, ajudantes,
Passo 4 - Criar cronograma e orçamento
Para cada atividades, determine recursos
e duração estimada
Lixar a parede
• Lixa: 0,5 metros
• Ajudante: 12 horas
1ª demão
• Tinta: 20 litros
• Pintor: 6 horas
2ª demão
• Tinta: 12 litros
• Pintor: 5 horas
3ª demão
• Tinta: 8 litros
• Pintor: 3 horas
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Passo 5- Revisar e aprovar o planejamento
• Revisa todos os passos anteriores envolvendo as partes interessadas para
garantir a sua aprovação do planejamento e o seu comprometimento na
execução do projeto
• Checklist
– Equipe do projeto definida
– Diretório do projeto criado
– Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto
– Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de
atenção
– Escopo revisado com EAP e Dicionário da EAP criados
– Cronograma e orçamento criado e aprovado e Linha de Base Salva
