Escola Judicial dos Servidores – EJUS

Curso de Capacitação para Transformação do cargo/função de Agente Administrativo em

Escrevente Técnico Judiciário

Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça – Parte 1

Rodrigo Marzola Colombini - Juiz Assessor da Corregedoria Geral da Justiça

Corregedoria Geral da Justiça

• A atividade correcional: função precípua da Corregedoria, exercida pela Corregedoria Geral da Justiça e pelos Juízes Corregedores Permanentes

• Fiscalização, Organização, Disciplina, Acompanhamento e Normatização

• A atividade correcional como atividade administrativa e não jurisdicional, exercida em decorrência de atribuição (administrativa) e não competência (jurisdicional)

• artigo 96, inciso I, letra 'b' da Constituição Federal: Compete aos Tribunais: • b) organizar suas secretarias e serviços auxiliares e os dos juízos que lhes

forem vinculados, velando pelo exercício da atividade correcional respectiva

• consequências:

• (i) impossibilidade de intervenção correcional sobre o conteúdo

jurisdicional de qualquer decisão ou sentença • (ii) sujeição ao controle hierárquico pela Corregedoria Geral da

Justiça. Exemplos: • Art. 5º, § 2º das NSCGJ - As ordens de serviço e demais atos

administrativos editados pelo Juiz Corregedor Permanente serão encaminhados à Corregedoria Geral da Justiça para revisão hierárquica.

• Art. 15, § único - O Corregedor Geral da Justiça poderá avocar procedimento disciplinar em qualquer fase, a pedido ou de ofício, designar Juiz Corregedor Processante para todos os atos pertinentes e atribuir serviços auxiliares à unidade diversa daquela a que estiver vinculado o servidor.

• Art. 16 - Os Juízes Corregedores Permanentes comunicarão à Corregedoria Geral da Justiça a instauração de qualquer procedimento administrativo, mediante remessa de cópia da portaria inaugural, para processamento do acompanhamento...

• As Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça

• Estabelecidas atualmente pelo Provimento CG nº 30, de 16 de outubro de 2013 (até então era decorrente do Provimento CG nº 50/1989)

• Normas do Processo Digital (artigos 1.189 a 1.283) estabelecidas pelo Provimento CG nº 21, de 2 de setembro de 2014 e vigentes a partir de 6 de janeiro de 2015

• Resolução do Órgão Especial > Provimento do Conselho Superior da Magistratura > Provimento da Corregedoria Geral da Justiça

• Artigos 26 a 86 das NSCGJ • Artigo 26 - Regras gerais acerca da organização dos serviços, aplicáveis a

todas as unidades • Padronização decorrente da automação e utilização do sistema SAJ/PG

• Artigo 27 - Justiça Cordial - Compromisso com a cordialidade • Tratamento prioritário a portadores de deficiência, idosos, gestantes, lactantes e pessoas com crianças de colo • Como? (i) lugar privilegiado em filas • (ii) distribuição de senhas com prioridade • (iii) espaço exclusivo no balcão

• Artigo 29 – Nas comarcas ou foros distritais com vara única, a distribuição,

contadoria e partidoria são realizadas na própria unidade, ou seja, não há um ofício ou seção próprios de distribuição judicial.

• Cartório único para 2 varas? § 1º - Nas comarcas e foros distritais com mais de uma vara haverá um ofício ou seção de distribuição judicial, ao qual incumbem os serviços de distribuição, de contadoria e partidoria.

• Uso do sistema (artigo 46 e seguintes das NSCGJ)

• O sistema informatizado oficial substitui grande parte dos registros/fichas e dos livros

• Artigo 48 – Sistema informatizado único em todo o Estado (SAJ/PG e

SAJ/SG).

• Gradual extinção das ilhas remanescentes (em dezembro de 2014 implantado o SAJ plantão, por exemplo).

• Há ainda exceções: SIVEC (Execuções Criminais - Prodesp), CPA (Controle de Processos Administrativos)

• Artigo 49 – Perfis de acesso: Os níveis de acesso às informações e o respectivo credenciamento (senha) dos funcionários, para operação do SAJ/PG, serão estabelecidos em expediente interno, pela Corregedoria Geral da Justiça, com a participação da STI.

• § 1º É vedado aos funcionário credenciado ceder a respectiva senha ou permitir que outrem, funcionário ou não, use-a para acessar indevidamente o sistema informatizado

• Cadastramento/Descadastramento centralizado na STI - § 2º Os escrivães judiciais comunicarão prontamente à STI as alterações no quadro funcional da unidade, para o processamento da revogação ou novo credenciamento.

• Artigo 50 – Alterações, exclusões ou retificações feitas nos dados registrados no sistema de acordo com o perfil do usuário; tais alterações permanecem conservadas (histórico), bem como registrado o usuário que as realizou, para fins de auditoria.

• Diferença entre exclusão e tornar sem efeito?

• Excluir documento em elaboração ou finalizado, mas ainda

não assinado digitalmente • Tornar sem efeito refere-se a documento já assinado

digitalmente (permanece no histórico para fins de auditoria)

• Escrevente - exclui o seu próprio documento; não tem habilitação (perfil) para tornar sem efeito qualquer documento • Juiz e Escrivão - Exclui e torna sem efeito qualquer

documento. • Oficial de Justiça - exclui e torna sem efeito o próprio

documento

• Comunicado SPI nº 34/2013, publicado DJE 10/5/2013

• artigo 52 - Todos os andamentos anotados no sistema (citações, intimações, juntadas de mandados e a respectiva data, termos, despachos, cargas, sentenças, remessas ao Tribunal, desarquivamentos)

• artigos 53, 54, 55 e 56 - A inserção de

dados será a mais ampla possível, seja dos processos físicos ou digitais (diminuir balcão; possibilitar a expedição de certidões)

• Fichas de andamento – Artigo 57: O registro

e controle da movimentação dos feitos realizar-se-á exclusivamente pelo sistema informatizado oficial,

vedadas a elaboração de fichário por nome do autor

e a utilização de fichas individuais materializadas em papel.

• Procedimento de inutilização das fichas nos §§ 1º, 2º e 3º

• § 1º - Os ofícios de justiça conservarão as fichas que compõem o fichário por

nome de autor, até então materializadas em papel, podendo inutilizá-las desde que todos os dados que delas constem sejam anotados no sistema, de forma a possibilitar a extração de certidões.

§ 2º - As fichas individuais serão encerradas e mantidas em local próprio no ofício de justiça, até a extinção dos processos a que se referem, e serão grampeadas na contracapa dos autos, por ocasião de seu arquivamento, podendo, no entanto, ser inutilizadas desde que anotados no sistema informatizado oficial todos os dados que delas constem de forma a possibilitar a extração de certidões.

• § 3º O procedimento de inutilização das fichas em nome do autor e das fichas individuais será realizado no âmbito e sob a responsabilidade do Juiz Corregedor Permanente, o qual verificará a pertinência da medida, a presença de registro eletrônico de todas as fichas, conservação dos documentos de valor histórico, a segurança de todo o processo em vista das informações contidas nos documentos.

• artigo 61 - Compete aos ofícios de justiça complementar anotações faltantes, bem como anotar quaisquer alterações acerca da qualificação das partes e do andamento do feito. Devem, ainda, cadastrar segredo de justiça, justiça gratuita, prioridade em razão da idade, deficiência, enfermidade etc.

Inciso II- na hipótese de expedição de

certidão de homonímia, a inserção, no

sistema informatizado oficial, dos eventuais

dados de qualificação ainda não lançados

no sistema e agora conhecidos, também

certificando a adoção dessa providência no

documento

• Livros e classificadores obrigatórios

• O sistema informatizado oficial substitui grande parte dos livros e classificadores (Registro Geral de Feitos, Registro de Sentenças, Carga de autos etc)

• 1) Livro de visitas e correições (atas originais, devidamente assinadas - artigo 67)

• 2) Registro de feitos administrativos (sindicâncias, processos administrativos)

• 3) Carga de Mandados aos Oficiais de Justiça, salvo se vara atendida por Seção Administrativa de Distribuição de Mandados; 1 livro para cada Oficial

• 4) Livro de carga de autos – atualmente a carga é realizada através do próprio sistema informatizado,

mediante relatórios de carga, arquivados em classificadores • Livro de carga utilizado quando não for possível o uso do sistema informatizado

• Os livros de cargas serão desdobrados tantos quantos forem os destinatários das cargas (juiz, promotor de

justiça, advogado, contador)

• Usuários internos do SAJ (juízes, setor técnico) – artigo 69, § 1º A carga e descarga de autos entre usuários internos do sistema informatizado oficial serão feitas eletronicamente e controlados exclusivamente por intermédio do sistema, onde serão registrados, obrigatoriamente, no campo próprio, o envio, o recebimento e a devolução, com indicação de data e do usuário responsável por cada ato

• Não mais Livro de Carga ao Juiz, mas Classificador para arquivamento de carga eletrônica (artigo 75 - Os ofícios de justiça possuirão os seguintes classificadores: VII - para relatórios de cargas eletrônicas;)

• Advogados – Artigo 162 – O escrivão ou escrevente responsável pelo atendimento registrará a retirada e a devolução de autos, mediante anotação no sistema informativo oficial e no relatório de carga emitido pelo sistema (carga eletrônica).

• Ministério Público e Defensoria Pública - se processos digitais, através do portal • Processos físicos através dos relatórios de cargas (artigo 1248, caput e § 1º)

• Orientação de manter livros abertos para eventualidade (sistema inoperante) • Livros de cargas (carga de autos e carga de mandados) podem ser incinerados após 2 anos do

último registro (artigo 74, § 2º).

• 5) Livro de registro de sentença

• Atualmente todas as sentenças registradas apenas no sistema.

• Desnecessidade de registro em livro • Artigo 72, § 6º - As sentenças registradas no sistema informatizado oficial com assinatura

digital, ou com outro sistema de segurança aprovado pela Corregedoria Geral da Justiça e que também impeça a sua adulteração, ficam dispensadas de registro em livro próprio e da certidão prevista no § 5º deste artigo.

• Possibilidade de encerramento dos livros de registro de sentença • Artigo 64 – Os Ofícios de Justiça manterão: • V – Livro de Registro de Sentença, salvo se cadastrada no sistema informatizado oficial, com

assinatura digital ou com outro sistema de segurança aprovado pela Corregedoria Geral da Justiça e que também impeça a sua adulteração.

• Certidão de registro de sentença no SAJ – prevista no artigo 72, § 5º: O registro da sentença, com indicação do número de ordem, do livro e da folha em que realizado o assento será certificado nos autos, na última folha da sentença registranda.

• Apesar da previsão de dispensa o § 6º, atualmente ainda necessária.

• Em desenvolvimento funcionalidade que automatiza o registro da sentença a partir da própria

assinatura digital do Magistrado e liberação nos autos digitais, com carregamento automático da sentença no Banco de Sentenças

• Livros de registro de sentença arquivados em cartórios podem ser inutilizados/ incinerados?

• Classificadores obrigatórios

• - Ofícios expedidos (conservado pelo prazo de 01 ano, art. 78); • - Ofícios recebidos (conservado pelo prazo de 01 ano, art. 78); • - para GRD – guias de recolhimento de diligências dos oficiais de

justiça (conservado pelo prazo de 2 anos); • - para cópias de guias de levantamento expedidas em favor dos

auxiliares da justiça não funcionários da Justiça Estadual (conservado pelo prazo de 02 anos);

• - para mensagens eletrônicas enviadas ou recebidas que não serão juntadas aos autos (1 ano);

• - para relatório de cargas eletrônicas (conservado pelo prazo de 01 ano, art. 78)

• - Arquivo provisório de petições e documentos desentranhados (mantido em cartório por 2 anos, após encaminha para a OAB - artigo 175);

• - Autorização para inutilização de livros e classificadores obrigatórios;

• - Portarias (arquivamento de cópia enviada à Corregedoria)

• Classificador facultativo - Atos normativos, decisões e comunicados do CSM, da CGJ e da SPI (pode ser substituído por arquivo com índice no sistema informatizado)

• Artigo 76 - Os atos normativos, decisões e comunicados do Conselho Superior da Magistratura e da Corregedoria Geral da Justiça de interesse do ofício de justiça serão arquivados e indexados, com índice por assunto, mediante utilização do sistema informatizado, facultada a manutenção de classificadores próprios.

• LIVROS ESPECÍFICOS

• CÍVEL • - Inquéritos Judiciais Falimentares • - Registro de testamento • CRIMINAL: • - Liberdade Provisória Com Fiança: com índice; • DECRIM: • - Livro de Registro de Alvará de Soltura; • CORREGEDORIA DOS PRESÍDIOS: • - Livro de Registro de Portarias do Juízo; • - Registro de entrada e saída de presos; (com índice) • - Registro de Objetos e valores de presos; (com índice e testemunha. Se for dinheiro deverá ser aberta uma conta

especial para o depósito); • - Registro de visitas médicas aos presos; • - Registro de óbitos; • - Registro de visitas do Ministério Público; • - Registro de termos de visitas e correições; • DELEGACIA DE POLÍCIA E DO DIPO: • - Registro de ocorrências: (com coluna própria para a solução dada ao caso); • - Registro de Inquéritos Policiais: com índice e duas vias: uma para o livro, outra para a delegacia; deverá haver uma

coluna para anotação do arquivamento de cópia do inquérito com data da remessa ao juízo do auto de prisão em flagrante); • - Carga de Inquéritos Policiais; • - Registro de fianças criminais: com índice; • - Registro de termo de visitas e correições; • - Registro de cartas precatórias recebidas e inquéritos policiais em trânsito em diligências; • - Registro Geral de Presos: com índice; não poderá haver linhas em branco. Haverá uma coluna para especificação do

motivo da prisão e anotação de comunicação ao juízo; • - Registro de termo de compromisso; • - Registro de Receita dos Presos; com valores; • - Registro de termos circunstanciados; • - Registro de Apreensão de entorpecentes; • - Registro de Apreensão de Adolescentes Infratores; • - Registro de Apreensão de veículos; • - Registro de Apreensão de Armas de fogo; • - Livro de armas e objetos: poderá ser substituído pelo formato eletrônico, desde que todas as anotações estejam

preservadas.

• JEC/JECRIM/JEFAZ: • - Livro de registro de Reclamações do JIC; • - Livro de presença de conciliadores e mediadores ou classificador para as fichas

individuais; • - Livro de presença de magistrados que atuam cumulativamente nos juizados ou

suas Varas; • - Livro de Registro de Acórdãos: (exclusivo para os Cartórios de Juizados que acumulam a

função de Secretaria de Colégio Recursal); • - Livro de ocorrências para conciliadores e mediadores: para relatar acontecimentos ou

necessidades relevantes para o aprimoramento dos trabalhos; • - Livro de registro de fichas-memória: exclusivamente para as fichas elaboradas por

Juizados e Anexos não integrados ao sistema informatizado oficial; • - Livro de registro de autos destruídos. • COLÉGIO RECURSAL • - Registro de Recursos: salvo se adotado o sistema informatizado aprovado pela

Corregedoria; • - presença de magistrados; • - remessa de feitos aos Juizados e ao Supremo Tribunal Federal; • - registro de acórdãos. • INFÂNCIA E JUVENTUDE E SERVIÇOS AUXILIARES • - Registro de Crianças e Adolescentes em condições de serem adotadas; • - Registro de pessoas interessadas na adoção; • - Registro de atas de visitas a entidades governamentais e não governamentais de

atendimento a crianças e adolescentes; • - Registro de Crianças e adolescentes em regime de acolhimento familiar

institucional; • - Classificador para arquivamento de autorizações para viajar dentro do território

nacional; • - para arquivamento de guias referentes a penalidades administrativas.

• Cuidados necessários com a guarda e conservação dos livros, bem como

com a escrituração

• Artigo 74 - Os livros em andamento ou findos serão bem conservados, em local adequado e seguro dentro do ofício de justiça, devidamente ordenados e, quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados. • § 1º O desaparecimento e a danificação de qualquer livro serão comunicados

imediatamente ao Juiz Corregedor Permanente. A sua restauração será feita desde logo, sob a supervisão do juiz e à vista dos elementos existentes.

• Artigo 81 - Na escrituração serão evitadas as seguintes práticas (aplicável para escrituração de livros e autos de processos físicos)

• I - entrelinhas, erros de digitação, omissões, emendas, rasuras ou borrões; • II - anotações de 'sem efeito' • III - anotações a lápis nos livros e autos de processo, mesmo que a título provisório • § 1º - Na ocorrência de irregularidades previstas no inciso I, far-se-ão as devidas

ressalvas, antes da subscrição do ato, de forma legível e autenticada • § 2º As anotações previstas no inciso II, quando necessárias, serão sempre datadas

e autenticadas com a assinatura de quem as haja lançado nos autos.

• Artigos 82 e 83 - Na escrituração é vedada a utilização de borracha e corretivo; assinatura de atos ou termos em branco; a utilização de abreviaturas (compromisso com a clareza e objetividade).

• Artigo 84 - Os ofícios, precatórias e quaisquer outros documentos expedidos

deverão conter o nome do juiz e dos servidores que os lavram, confiram e subscrevem.

• § 2º - A assinatura digital dispensa a certificação de autenticidade.

• Artigo 85 - Os mandados, cartas e ofícios serão assinados pelos escrivães,

declarando que o fazem por ordem do juiz. • Há obrigatoriedade da assinatura do juiz em alguns documentos: mandado

de prisão, contramandado de prisão, alvará de soltura, alvarás em geral, levantamento de depósito judicial, ofício para desconto de pensão alimentícia, ofícios dirigidos a autoridades (artigo 85, § 1º).

• Cartas postais eletrônicas (AR Digital) independem da assinatura do

escrivão, basta a identificação do funcionário que a emitiu (artigo 85, § 2º).