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O GUIA RÁPIDO PARA

A ECONOMIA INTELIGENTEEM EVENTOS

A organização de um evento demanda que se

assumam diversos riscos. Por vezes, é difícil prever o

desfecho de certas decisões e as incertezas

costumam ser um tópico constante. O fracasso em

eventos pode ser observado nas mais variadas

formas, a depender de seu escopo. De uma maneira

geral, no entanto, dinheiro é um dos elementos mais

importantes na composição das métricas de sucesso.

Mesmo quando um evento não tem fins lucrativos, um eventual desempenho ruim na supressão dos

objetivos para ele estabelecidos pode ser

minimizado caso sua execução tenha partido de um

orçamento enxuto. Por isso, a redução de custos é

um tema frequente entre organizadores, sejam os

tempos de crise ou de bonança.

Ainda que a prática, a princípio, seja saudável, pode

suscitar em tomadas de decisão equivocadas que,

aos poucos, minam a credibilidade de um evento. É a

famosa economia burra. Às vezes, ela é observada

em um coffee break minguado que causa leve irritação nos participantes cujo juízo foi prejudicado

pela fome. Outras vezes, assume a forma de um

fornecedor incapaz de entregar aquilo que

prometeu. Em ambos os casos, parte-se de uma

decisão bem intencionada, porém desacertada e

passível de produzir prejuízos, seja no curto, médio

ou longo prazo.

É por isso que apresentamos o guia rápido para

evitar a economia burra em eventos. Compilando 18

dicas práticas que irão te ajudar a reduzir custos de

maneira inteligente, podendo gerar, inclusive, mais

receita para o seu evento!

INTRODUÇÃO

Pode parecer óbvio, mas nem todos os

organizadores realizam um planejamento financeiro efetivo de seus eventos. É comum observar aqueles

que recebem um orçamento limite, gastando-o a

esmo. Outros apenas priorizam certos gastos em

detrimento de outros. Ao invés disso, considere, de

fato, planejar os seus gastos, alocando de maneira

inteligente os recursos do seu evento e

estabelecendo metas de captação. Para tanto, se

você tiver um histórico de gastos de edições

anteriores ou eventos semelhantes, vale estudá-lo

com cuidado.

PLANEJE OS SEUS GASTOS1

Você provavelmente não acertará o seu

planejamento financeiro logo de cara. Com o tempo, contudo, a tendência é que ele se torne mais e mais

preciso. Para que isso aconteça, é necessário que

você o monitore com cuidado. Analise a relação

entre gastos planejados e gastos reais. Quanto

menor for a diferença, maior será o seu controle

sobre o evento. Quanto maior for o excesso de

custos reais, maior deverá ser a sua margem de

manobra. Nesses casos, tente descobrir quais foram

os motivos da discrepância.

COMPARE OS GASTOSPLANEJADOS E OS GASTOS REAIS

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Realize benchmarks com outros organizadores de eventos, buscando insights sobre redução de

custos, diminuição nos níveis de desperdício ou

novos fornecedores. A partir das dicas que obtiver,

nada impede que você faça correções de rota

durante o percurso, otimizando constantemente os

seus investimentos.

FAÇA UMA REVISÃO CONSTANTEDAS SUAS AÇÕES3

Quando discernir sobre os gastos do seu evento,

antes de fechar o planejamento, nada melhor do que

reunir a sua equipe, buscando compreender as

necessidades de cada área. Eventualmente, a equipe

de comunicação pode pensar em estratégias que,

em última instância, promovam melhorias a nível

logístico, por exemplo. Esse é também o espaço para

que todos apresentem aquilo que julgam

imprescindível ou de grande potencial para a sua

área. Com um pouco de conversa, pode-se chegar a

um meio termo saudável para todos.

REÚNA A SUA EQUIPE 4