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1ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história

Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história

Conheça mais sobre a nota fiscal:

a história, evolução, diferenças,

digitalização, suas vantagens e as

punições para quem não cumpre a lei.

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Nota fiscal: uma obrigatoriedadecom muita história

Conheça mais sobre a nota fiscal: a história, evolução, diferenças, digitalização, suas vantagens e as punições para quem não cumpre a lei.

ÍNdice

Introdução

Conclusão

Referências

Capítulo 1 | O surgimento da nota fiscal

Capítulo 2 | Nem toda nota fiscal é igual

Capítulo 3 | Digital é mais rápido, mais econômico e menos burocrático

Capítulo 4 | Penalidades para quem não cumpre a lei

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iNtroduÇÃo Em maior ou menor medida, a nota fiscal está presente

na vida de todo mundo. Da mesma forma, muita gente

sabe que esse documento é extremamente importante.

Quem está mais por dentro das áreas financeira e

contábil tem uma visão mais ampla e consegue entender

melhor sobre a função desse documento.

Mas mesmo as donas de casa sabem que ele comprova

muita coisa. Um exemplo é a posse de um bem, na hora

de recorrer à garantia do produto, ou solicitar a troca dele

na loja.

Aqui vamos entender melhor sobre a história da nota

fiscal, o papel dela nos processos de uma empresa, de

que maneira ela atende a necessidades públicas e como

ela tem evoluído ao longo dos anos. Nessa evolução, será

que houve mudança de funções também?






Neste passeio por essa área do mundo fiscal, vamos esclarecer as diferenças entre a nota

fiscal eletrônica e a tradicional, a de produtos e de serviços, as leis que envolvem ambos os

documentos e as penalidades que podem ser aplicadas às empresas que não cumprirem as

obrigatoriedades relacionadas a este assunto.

Então aproveite o conteúdo e boa leitura!

Notafiscal

Nota

fiscal






caPÍtulo 01O surgimentoda nota fiscal

Antes de entendermos como surgiu a nota fiscal

no Brasil, precisamos lembrar por que ela existe: o

documento serve para comprovar ações de compra e

venda de mercadorias e serviços, doações, transferência

de bens, devoluções, enfim... Situações que exijam

arquivamento documental. Além dessa função prática,

que prova a posse de algo, ela também organiza a

apresentação dos valores que envolvem cada uma

dessas operações, auxiliando na coleta de impostos pelo

governo.

Nota






Aí, então, a gente começa a entender a necessidade de se regulamentar as vendas, prestações de

serviço, doações e transferências. Sem um documento que registrasse tudo isso, não seria possível

contabilizar os valores envolvidos e, assim, não haveria recolhimento. É uma forma de oficializar e

tributar as operações.

Foi então que o ministro da Fazenda e os secretários da Fazenda e das Finanças dos estados e

do Distrito Federal firmaram o que foi chamado de “Convênio ICMS s/nº de 15 de dezembro de

1970”. Esse acordo foi importante porque ele definiu as diretrizes para o recolhimento de impostos

federais (como o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados), estaduais (como o que incide

sobre a Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual,

Intermunicipal e de Comunicações – mais conhecido como ICMS) e municipais (Imposto Sobre

Serviços de Qualquer Natureza – ISS) no mesmo documento: a nota fiscal.






Inicialmente esse documento tinha formato de talão. Cada folha era preenchida à mão com um

papel carbono sobre outras duas cópias, resultando em quatro vias: uma para o cliente; uma para

quem emitia a nota; uma para a contabilização; e uma última que era mantida no talão. Daí a

necessidade de haver pessoas com uma caligrafia bem bonita e legível, pois alguma incompreensão

ou rasura, dependendo da informação que não tivesse ficado clara, era passível de punição.

O processo foi evoluindo até que se passou a fazer a emissão por via mecanográfica, com máquinas

manuais ou elétricas. Nesta fase, a caligrafia não era mais tão importante, mas a agilidade na

digitação era crucial, bem como a precisão. Erros ainda eram (e são até hoje) sinônimos de prejuízo.

A partir da década de 1990, o computador começou, aos poucos, a substituir as máquinas de

escrever, processando os dados de forma eletrônica. Ainda assim, tudo continuava sendo impresso.

Para completar, uma exigência muito conhecida das empresas e contabilidades continuava sendo

obrigatória: a AIDF.






AIDF era a sigla para Autorização de Impressão de Documentos Fiscais. Era uma

confirmação dada pela secretaria estadual da Fazenda ou das Finanças de cada estado

ou do Distrito Federal autorizando a impressão dos talões de nota fiscal. Com esse

ok em mãos, a empresa solicitava a uma gráfica a impressão das folhas. Nesses

impressos, eram inseridas as informações e dados para finalidades fiscais. Esse

procedimento era indispensável para que o documento tivesse validade. Senão, ele

não significava nada e a empresa poderia ser acusada até de sonegação.

Depois de muito tempo guardando papel, começou-se a pensar em uma forma de fiscalização que

reduzisse os custos que envolvem a Nota Fiscal, mas não diminuísse a quantidade de informações

contidas nela.

Nota






Diante dessas necessidades, foi realizado em Salvador (BA), em julho de 2004, o primeiro Encontro

Nacional de Administradores Tributários (ENAT), com a presença dos titulares das administrações

tributárias federal, estaduais e do Distrito Federal, dos municípios e capitais. Alguns meses depois,

em abril de 2005, um segundo encontro ocorreu em São Paulo para colocar em prática o que havia

sido decidido no encontro anterior.

a realidade da emissão de Notas fiscais em 2005:

Eram emitidos, pelo menos, 60 milhões de documentos por mês

digitalizar era a solução para as seguintes questões:

Redução dos custos de armazenagem dos papéis






Redução dos custos de impressão e envio dos documentos

Para o governo, facilidade de trocar e cruzar informações para fiscalização

Possibilidade de auditorias eletrônicas

Aumento da competitividade brasileira

Redução do “Custo Brasil”

Padronização e melhoria da qualidade das informações






Em março de 2006 ocorreu o lançamento do projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em

setembro do mesmo ano foram emitidos os primeiros documentos com validade jurídica neste

formato. Em 2007, a emissão do documento de forma eletrônica ainda era facultativa, mas até 2010

todas as empresas tiveram que se adequar conforme seu respectivo Código Nacional de Atividade

Econômica (CNAE).






caPÍtulo 02Nem todanota fiscal

é igual

Se a nota fiscal existe, como uma das finalidades, para

organizar o recolhimento de impostos, elas também

precisam ser divididas de acordo com a atividade, para

que o tributo pago por determinada transação seja

próprio dela.

Vamos descomplicar: existe imposto para serviço e

imposto para produto. Você não pode pagar imposto

de serviço se está oferecendo um produto. A situação

inversa funciona da mesma maneira. Então as notas

fiscais também precisam seguir essa lógica, com exceção

do Distrito Federal (DF). Por não existir prefeitura, lá a

NF-e é também utilizada para serviços, conhecida como

“nota conjugada”.






Se a empresa presta serviços, ela vai precisar emitir uma Nota Fiscal de Serviços (NFS-e). Nela, o

imposto a ser pago é o ISS. Este é um tributo pago ao município. Por conta disso, a empresa emitente

precisa estar inscrita na Prefeitura Municipal.

Agora se a atividade for venda de produtos, ela vai precisar emitir uma

Nota Fiscal (NF-e). Os impostos que incidem sobre esta transação são

o ICMS (estadual) e o IPI (federal). Neste caso, a inscrição da empresa

emitente precisa ser feita na Secretaria de Estado da Fazenda ou

Finanças, ou no órgão correspondente no Distrito Federal.

Com a informatização dos processos de emissão de nota fiscal, e

por consequência a geração desses documentos por via eletrônica

(como explicaremos mais adiante), as práticas mudaram de um

tempo para cá. Mas é essa forma mais moderna que consideraremos,

já que a legislação também orienta para a atualização, embora a

obrigatoriedade dependa de regulamentações municipais.

Nfs-e

Nf-e






O Projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está sendo desenvolvido de

forma integrada pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das

Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf). A obrigatoriedade do documento neste

formato ainda não é universal, dependendo de cada cidade e do tamanho da empresa.

As vantagens dessa modalidade, no entanto, são as mesmas da NF-e, que já está se tornando obrigatória gradativamente.

A NFS-e é gerada e armazenada eletronicamente em Ambiente Nacional pela

Receita Federal, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar

as operações de prestação de serviços.

Nota






Assim sendo, é preciso deixar claro que o processo de emissão dos dois documentos – para serviços

e para produtos – é diferente. No caso da nota de serviços, é gerado um recibo provisório, enviado à

prefeitura, que gera a NFS-e e retorna ao contribuinte o Danfse (Documento Auxiliar de Nota Fiscal

de Serviços Eletrônica) em PDF. Também é preciso esclarecer que existem prefeituras que ainda não

usam a nota fiscal eletrônica. Além disso, entre as que usam, cada uma possui suas particularidades

quanto à emissão.

Já a Nota Fiscal de Produtos eletrônica (NF-e, que substitui

os antigos modelos 1 e 1-A) é enviada diretamente para

a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Para emitir o

documento, é preciso ter CNPJ, Inscrição Estadual, ser

credenciado na Sefaz e habilitado como emissor de nota

fiscal eletrônica em ambiente de produção.

Nfs-e Nf-e






caPÍtulo 03Digital é mais rápido,

mais econômico emenos burocrático

Agora que a gente já sabe mais sobre a história da nota

fiscal e a diferença entre dois tipos existentes, vamos

esclarecer um pouco sobre como fazer a emissão desses

documentos de forma eletrônica e o que a empresa

precisa ter para começar a emiti-los.

O primeiro passo é fazer a assinatura digital da empresa

por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras

(ICP). Isso quer dizer: comprar um Certificado Digital.

Além de obrigatório, ele garante a segurança das

transações pela rede, evitando fraudes que possam

prejudicar a empresa ou o cliente.






Depois, no caso da Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e), é preciso fazer uma inscrição na

Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está estabelecida. Então vem a

hora de instalar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Para a emissão do documento

ficar mais rápida e fácil, o ideal é que o sistema de controle fiscal esteja integrado ao controle de

vendas.

O processo de emissão começa com a empresa, que gera o arquivo eletrônico da NF-e (XML). Esse

arquivo é transmitido pela internet à Sefaz, onde são feitas as validações prévias do arquivo para

que a Autorização de Uso seja posteriormente gerada.

Nas etapas finais, após autorizada, a Sefaz disponibiliza a consulta na internet dos dados da

operação para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrônico. O mesmo órgão

transmite o documento à Receita Federal. Por fim, é gerado e impresso o Documento Auxiliar de

Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que acompanha o produto. Esta é a única folha impressa em todo o

processo, para comprovar que a mercadoria está sendo transportada de modo regular.






Nesse documento constam a chave de acesso e um código de barras que permite a confirmação das

informações nos postos fiscais.

Já para a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e), além do cadastro junto à prefeitura e o retorno municipal

por meio do Danfse, os demais detalhes variam de acordo com cada município, que define por si

mesmo sua legislação tributária. A Receita Federal, como já mencionamos, está trabalhando para

integrar os processos.

Nfs-e Nf-ereceita federal






caPÍtulo 04Penalidades

para quem não cumpre a lei

Já que falamos bastante e explicamos até a história

da Nota Fiscal Eletrônica, também precisamos alertar

para os cuidados necessários com a correta emissão do

documento. Isso porque as penalidades podem sondar

uma empresa – seja fornecedora ou cliente – por até

cinco anos. Isso mesmo! Esse é o tempo que o Fisco tem

para multar todas as operações que foram realizadas

com alguma inconformidade.

multa






Para as empresas que são obrigadas a emitir a NF-e e ainda não estão fazendo suas transações com

este documento, a multa é de 50% do valor da operação. O destinatário paga 35% do mesmo valor,

tornando-se também responsável pela conduta fiscal do fornecedor.

É importante, ainda, seguir a ordem numérica da nota, assim como ocorria com a nota manual. Se

esse número for pulado, a empresa precisa comunicar à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz)

até o décimo dia do mês seguinte à operação. Não relatar esse “pulo” rende uma penalidade de R$

246,30.

As penalidades para erros na nota fiscal não recaem apenas para quem a emite.

Os clientes também podem ser multados por terem recebido um documento fora

das exigências. Então é necessária atenção redobrada de todas as partes envolvidas,

além de tecnologias que garantam segurança para as empresas.

Nota






A multa por não cancelamento da nota é de 10% sobre o valor da operação. E esse cancelamento

precisa ser feito em até 24 horas, com exceção de São Paulo, onde o prazo é maior.

Um cuidado indispensável deve ser tomado com o Danfe. Incompatibilidades nas informações

contidas neste documento e na NF-e acarretam em uma punição equivalente a 100% do valor da

operação. Divergências menores são multadas em R$ 328,40 por nota.

É extremamente importante que o documento seja enviado ao cliente, pois o não envio rende multa

de 50% do valor da venda. Como não há uma regra específica sobre a forma que o emissor deve

enviar a NF-e ao destinatário, ambos precisam entrar em acordo para evitar perder dinheiro com o

pagamento de penalidades.

Por fim, a área de contabilidade precisa estar atenta ao prazo determinado para apresentação do

SPED Fiscal. Descumprir essa regulamentação rende multa de R$ 5 mil por mês ou por fração, além

da impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.






A falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da transação. O atraso na

Escrituração do Livro Fiscal é de 1% sobre os valores das operações do período.

multacuidado






coNclusÃo Toda mudança exige um período de adaptação.

Ter dificuldades na adaptação não significa que as

mudanças não foram boas. Claro, é preciso que todas

as partes envolvidas estejam dedicadas em fazer essas

transformações da forma mais agradável possível, para

que todos juntos alcancem os resultados esperados

e encontrem as vantagens que essas mudanças

prometem.

Nfs-e Nf-e






Sim, estamos falando da nota fiscal eletrônica. Para os que não estão dentro da obrigatoriedade,

vale pensar mais seriamente no assunto. Para os que tiveram que se adaptar por conta da lei,

visualizar as vantagens desse modelo ajuda a ter uma noção do quanto ela é benéfica. Nunca

é demais repetir: menos emissão de papel, facilidade no controle contábil, organização das

informações de forma mais fácil e rápida, redução de custos – especialmente com armazenamento

de documentos – e, claro, facilidade para o governo fiscalizar. Isso beneficia todo mundo: fornecedor,

cliente, governo e até a natureza!

O digital é uma realidade, ganha cada vez mais espaço e se confunde com a vida das pessoas. É

natural que esse universo alcance as áreas administrativas e contábeis das empresas. É preciso,

apenas, escolher os melhores parceiros para que essa caminhada seja de sucesso.






referÊNcias Receita Federal

Portal do Sistema Público de Escrituração Digital

Portal Contábeis

Nota Fiscal

Palácio do Planalto

Ministério da Fazenda

Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo

Universidade Federal de Santa Catarina

Universidade Federal do Rio Grande do Sul





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http://conta.co/1znU1Eo

http://conta.co/1BmixeK

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