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e-ARQ Brasil: e-ARQ Brasil: especificações técnicas e funcionais especificações técnicas e funcionais para sistemas confiáveis de gestão de para sistemas confiáveis de gestão de documentosdocumentos

Fórum de documentos digitaisFórum de documentos digitais Unicamp21 de junhoCampinas

Margareth da SilvaMargareth da SilvaArquivo NacionalArquivo Nacional

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Quem fez o e-ARQ Brasil

Conselho Nacional de Arquivos Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Missão: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de documentos eletrônicos.

Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq. Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.

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Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte (disco rígido e mídias móveis).

Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd).

O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo).

Degradação física do suporte e rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos.

Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda, adulteração e corrupção.

Um documento arquivístico digital é um documento oficial.

Especificidades do documento arquivístico digital

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Projeto InterPARES identifica as características de um documento arquivístico digital:

Forma documental fixa: apresentação da mesma forma que tinha quando o documento foi armazenado;

Conteúdo estável:o documento tem que permanecer completo e inalterado;

Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos;

Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data;

Participa ou apóia a ação;

No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor, redator e destinatário;

Especificidades do documento arquivístico digital

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Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e compreensíveis.

Como fazer? Gestão Arquivística de Documentos:

política e procedimentos de gestão de documentos conforme legislação e resoluções do Conarq;

Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos digitais desde a produção até a sua destinação final.

Preservação digital: estratégias de preservação de longo prazo (migração, preservação da

tecnologia, emulação).

O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo prazo, contados a partir da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de obsolescência tecnológica.

O desafio do documento digital

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e-ARQ Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos

O que é? Condições a serem cumpridas pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo.

Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

O e-ARQ está em conformidade com a legislação brasileira e alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq da UE e o padrão DoD dos EUA

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e-ARQ Brasil

Objetivo:

orientar a implantação da gestão arquivística de documentos;

fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos.

* pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente.

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e-ARQ Brasil

e-ARQe-ARQ

Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGADSIGAD))

SIGADSIGAD

Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos

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Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD

O que é: É um sistema desenvolvido para produzir, receber,

armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais.

Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

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O que um SIGAD faz

trata o documento arquivístico como uma unidade complexa;

gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos;

armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade;

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O que um SIGAD faz

trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor;

exportação dos documentos para transferência e recolhimento;

inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

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O que o e-ARQ e o SIGAD não são

e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software.

e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e de atividades finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios).

O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos.

O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências como número, título, data etc);

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Aspectos importantes

Identificação dos documentos arquivísticos digitais dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital;

Implantação de um programa de gestão arquivística de documentos único para os convencionais e os digitais;

Participação dos profissionais da administração, de arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de documentos;

e-ARQ Brasil Parte I

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Conceitos: documento arquivístico é

documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja a forma ou o suporte, e dotado de organicidade.

documento arquivístico digital é

um documento arquivístico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador.

gestão arquivística de documentos

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

e-ARQ Brasil Parte I

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Conceitos:

Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Está relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo.

Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação.

O documento arquivístico serve como testemunho da ação que o gerou, por isso ele precisa ser confiável e autêntico.

e-ARQ Brasil Parte I

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Procedimentos de gestão:

Captura (registro, classificação, indexação, restrição de acesso e arquivamento): declarar um documento arquivístico como um documento arquivístico.

Avaliação e destinação Pesquisa, localização e apresentação Segurança Armazenamento e Preservação

e-ARQ BrasilParte I

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Instrumentos de gestão:

Plano de classificação e código (núcleo do e-ARQ);

Tabela de temporalidade e destinação Manual de gestão arquivística de documentos Esquema de classificação de acesso e segurança Glossário/ vocabulário controlado/ tesauro

e-ARQ BrasilParte I

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Exemplos

Código e Tabela1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de

classificação do órgão ou entidade.

4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido.

Segurança: acesso

6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema.

Preservação

8.2.7 Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente ou previsível a obsolescência tecnológica.

Interoperabilidade:

12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs.

Especificação de metadados (em andamento)

e-ARQ Brasil - Parte II Especificação: 384 requisitos

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aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos;

avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso; instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares;

facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;

Integração entre as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração;

economia e eficácia dos processos e documentos que são conservados somente pelo tempo necessário; transparência das ações; evidência em caso de litígio.

e-ARQ Brasil Benefícios

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Adoção do e-ARQ no SINAR (Sistema Nacional de Arquivos):

e-ARQ JUS: estudo para aplicação do e-ARQ no Conselho Federal de Justiça;

Propostas de adoção na Administração Pública Federal:

SIGA: adoção do e-ARQ pelos órgãos integrantes; Estudo sobre a viabilidade de realizar projeto piloto

MPOG: proposta de especificação para edital de compras de sistemas de gestão de documentos;

Ações conjuntas para a a implantação do e-ARQ Brasil: encontros técnicos para definição de uma agenda de trabalho.

e-ARQ Brasil Perspectivas

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Certificação dos softwares de gestão arquivística de documentos de acordo com o e-ARQ Construção do modelo de certificação

Definição de uma instituição certificadora

e-ARQ Brasil Perspectivas (cont.)

Obrigada

Como acessar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

http://www.arquivonacional.gov.br/

preservacaodigital@arquivonacional.gov.br

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Qual a diferença entre documento digital e documento digitalizado?

O documento digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.

A digitalização é o processo de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado como um escâner. Geralmente, é utilizada para reprodução e acesso de documentos convencionais a fim de agilizar a sua pesquisa e localização.

A digitalização também pode ser utilizada no processo de capturar documentos arquivísticos convencionais para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e capturado pelo sistema é um documento arquivístico digital e, desta forma, obedecerá aos mesmos procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística como tramitação, armazenamento e destinação.