UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

A INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Por: Giuliana dos Prazeres Alvim

Orientador

Prof. Nelson Magalhães

Rio de Janeiro

2014

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

A INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada

como requisito parcial para obtenção do grau de

especialista em Gestão de Projetos

Por: . Giuliana dos Prazeres Alvim

3

AGRADECIMENTOS

....aos amigos e parentes...

4

DEDICATÓRIA

.....dedico meu ao pai....

5

RESUMO

Exemplificando a necessidade de se estudar e analisar a base tecnologia que

garante a fidedignidade dos documentos eletrônicos este trabalho demonstra a

separação entre o desenvolvimento tecnológico e a legislação que trata a mesma

tecnologia. Esta pesquisa estuda a relevância para os arquivos e para a arquivologia

sobre a regulamentação dos documentos eletrônicos.

6

METODOLOGIA

Os métodos que levam ao problema proposto, foram leitura de livros, jornais,

revistas e a resposta, após coleta de dados, pesquisa bibliográfica,, observação do

objeto de estudo, foi que no contexto nacional e internacional e como fonte a

informação, a revisão de Bibliografia do meio arquivístico e da Tecnologia da

Informação.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - A Arquivologia e a Tecnologia da Informação 10

CAPÍTULO II - Natureza dos Gerenciamento Eletrônico de Documentos 16

CAPÍTULO III – Aspectos legais sobre Documentos Eletrônicos 24 CAPÍTULO IV – Gestão Arquivística de Documentos Arquivísticos Digitais 32

CONCLUSÃO 33

ANEXO 36 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37

WEBGRAFIA 37

ÍNDICE 39

8

INTRODUÇÃO

O progresso da ciência traz consigo mudanças nos hábitos e comportamentos das

pessoas e instituições. Porém, nunca o avanço das novas tecnologias se fez tão

presente no cotidiano como ocorre atualmente. Esse cenário de mudanças

aceleradas tem causado reação nas pessoas, empresas e sociedade de um modo

geral principalmente pela multiplicidade do uso das novas tecnologias e sua

popularização.

Esta popularização do uso da informática, seguida pela rápida expansão da internet,

colocou em evidência o conceito de documentos eletrônicos, termo que passou a

integrar o vocabulário comum de todos nós, como usuários de computadores. No

passado, questionava-se o valor legal dos arquivos digitais por considera-los de fácil

modificação. Mas, esse cenário foi mudado com a aplicação, em âmbito

internacional, da autenticação dos arquivos digitais, o que garante sua validade

jurídica. Com os arquivos digitais autenticados inverteu-se a situação. Estes agora

aumentaram sua confiabilidade, enquanto os documentos em meio tradicional

passaram a ser considerados duvidosos quanto a sua autenticidade, podendo ser

adulterados e falsificados com maior facilidade.

Sendo assim, o documento eletrônico é uma realidade e um meio de prova já aceito

no âmbito processual, tendendo a se tornar, uma prática usual com o uso da

certificação digital, assegurando maior confiabilidade e segurança na troca de dados

via internet. Se, por um lado, diante da dura realidade econômica e social vivenciada

pela maioria do povo brasileiro, os recursos tecnológicos disponibilizados pelos

Tribunais ainda são utilizados por poucos, constituindo um grande desafio no

caminho do pleno acesso à informação e à Justiça, por outro o uso da informática

resultou em importantes passos na busca da forma ideal de administração das

relações conflituosas, em menor tempo e a menores custos.

No Brasil, a gestão de documentos públicos, independentemente de seu suporte,

tornou-se um tema bastante discutido nos últimos anos. Desde a Constituição de

1988 passando pela Lei 8159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados, e culminando com a Lei 11.419/2006, que trata da

9

informatização do processo judicial, é significativa a reocupação legislativa com a

gestão documental adequada no setor público e, em especial, no Poder Judiciário.

Esta pesquisa procurará demonstrar se existe relevância para os arquivos e para a

arquivologia sobre a regulamentação dos documentos eletrônicos.

A informação em formato digital é extremamente suscetível a intervenções não

autorizadas (perda, adulteração e destruição), degradação física e obsolescência

tecnológica (hardware, software e formatos), o que compromete sua qualidade e

integridade. É necessário, portanto, que os arquivos facilitem o estabelecimento de

políticas, procedimentos e práticas para assistir e apoia as organizações a criarem e

manterem documentos autênticos, acessíveis e preserváveis.

10

CAPÍTULO I

ARQUIVOLOGIA E A TECNOOGIA DA INFORMAÇÃO

1.1 Tipos de Documentos

A organização das informações tem sido um grande desafio da Arquivística

contemporânea. Lidar com massas tão grandes de informações acumuladas

diariamente pelas organizações exige uma maior sofisticação dos esquemas de

classificação. O redirecionamento proposto no objeto de estudo abre as portas para

um universo novo de possibilidades, de inter-relações, de diálogos que, sem dúvida,

proporcionarão uma consistência teórico-metodológica para a Arquivística. É

importante ressaltar como ponto de partida algumas definições a respeito de

documento arquivístico eletrônico, autenticidade, que são essenciais para o

estabelecimento de diretrizes, padrões e normas que devem nortear a gestão de

documentos eletrônicos.

Documento de arquivo: Informação registrada, independente da forma ou do

suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou

pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para

servir de prova dessas atividades.

No caso de documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos tais como:

Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado de

assinatura digital e outros. Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação

de anexos e outros.

Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).

Documento eletrônico: Documento em meio eletrônico, com um formato digital,

processado por computador.

Documento arquivístico eletrônico: Documento arquivístico processado por um

computador. A atividade prática e serve como fonte de prova da ação que o gerou,

sendo que o valor desta fonte depende da fidedignidade e autenticidade do

documento.

11

Autenticidade de documentos: A capacidade de um documento arquivístico ser o

que diz ser. Refere-se à fidedignidade ao longo do tempo. Esta relacionada com a

forma de transmissão e estratégias de preservação e custódia.

1.2 Documento Eletrônico

Após a II Guerra mundial, o computador deixou de ser de uso de militares, para na

década de 1970 ser limitado aos especialistas devido à necessidade de dominar

suas estruturas. A década de 1980 trouxe a descentralização de trabalhos

informáticos, com uma invasão de computadores nas instituições públicas e

privadas, com repercussão nos procedimentos documentários e administrativos

adotados até aquele momento.

De acordo com Fishbain (1984), primeira vez que foi abordado o tema “arquivologia

e informática” pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA) foi em 1964, durante o

Congresso Internacional de Arquivos realizado em Paris. No entanto, houve

desinteresse dos profissionais em relação aos computadores, que acreditavam que

era um mero instrumento para fins estatísticos e fiscais.

No Brasil, os arquivistas limitavam-se a refletir sobre as novas tecnologias, apesar

de na década de 1970 contar com um representante no Comitê de Automação do

CIA, pouco abordava o tema em seus congressos e publicações. O tema

“arquivologia e informática” era abordado por engenheiros e bibliotecários a convite

de arquivistas.

Em 1980, a situação não havia mudado muito e de acordo com uma pesquisa

elaborada pela Comissão Especial de Preservação do Acervo Documental –

CEPAD, apenas 0,02% dos arquivos existentes em Brasília usavam recursos

informáticos. Percebe-se então que o tema era abordado poucas vezes e ainda por

profissionais de outras áreas, os arquivistas mantiveram-se em silêncio diante da

evolução digital e não atentos ao impacto que isso causaria aos arquivos. Já na

década de 1990 surgiram no Brasil as primeiras publicações

Relacionadas à tecnologia da informação, e começa o aprofundamento nas

discussões. Surgem então os termos “documentos eletrônicos” e “documentos

digitais” substituindo denominações como “novos arquivos”, “novas tecnologias” e

“documentos informáticos” usados nas décadas anteriores.

12

A primeira publicação da década foi no ano de 1990, com o estudo de Charles

Dollar sobre o impacto das tecnólogas da informação nos princípios e nas práticas

arquivísticas abrindo uma porta para futuras discussões e outras publicações.

Dentre essas, vale destacar o artigo “A Arquivologia e as novas tecnologias da

informação” de José Maria Jardim no ano de 1992 em que analisa o impacto das

novas tecnologias nos princípios e práticas da arquivologia e alerta a comunidade

arquivística a buscar seu espaço diante deste impacto nos arquivos, impacto esse

que ainda estamos sofrendo e espaço que continuamos a buscar apesar de anos

terem se passado. Atualmente é considerado uma das principais características de

documentos de arquivo, o fato de ele servir como testemunho. Se antes era levado

em consideração o suporte, hoje o objeto dos arquivistas é a informação

independentemente do suporte em que esteja ligada, esteja ela em banco de dados,

páginas da web, sistemas interativos, sistemas dinâmicos, combinação de voz,

imagem fixa, entre centenas de outras possibilidades de um repertório que cresce

rapidamente. A informação ali contida que deverá ser trabalhada e preservada.

Dentre as principais características dos documentos eletrônicos está a grande

dependência da tecnologia. Os documentos dependem de software, drives e

determinadas versões para interpretar as informações neles contidas. Conteúdo e

suporte não estão mais juntos. Há aspectos físicos, lógicos e intelectuais a serem

levados em consideração e por isso a preservação será diferente do documento

físico.

Documentos eletrônicos também são instáveis e mutáveis. O documento de arquivo

permanente, por exemplo, não é eterno, mas é estável, e é possível garanti-lo

mantendo o suporte. Os eletrônicos são instáveis, você pode ter o leitor do suporte e

não ter o software.

quando o tem, esse pode não ser a versão adequada, ter o bit não quer dizer que

tem a informação. A instabilidade e a rápida obsolescência de equipamentos é

muito grande e a mídia pode ser degradada com muita facilidade. Há também a

grande ameaça à autenticidade das informações, documentos arquivísticos acima

de tudo têm que ser autênticos e gozar de confiabilidade. Sendo assim, o principal

desafio dos documentos eletrônicos atualmente é produzir, manter e preservar

documentos arquivísticos digitais confiáveis, autênticos e acessíveis.

Documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e

interpretado sempre que necessário. O sistema qual ele está vinculado deve ser

13

capaz de recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresenta-lo com a

mesma forma de sua criação.

A confiabilidade de um documento é atribuída a capacidade dele sustentar os fatos

que atesta e que está relacionado ao momento da sua produção e a veracidade do

seu conteúdo. Apenas que produz pode garantir a veracidade da informação, por

isso a importância da identificação do produtor.

Por último, a autenticidade, que é a capacidade de um documento ser o que diz ser,

que a informação nele contida confere com a realidade.

Atualmente a confiabilidade a autenticidade dos documentos eletrônicos já pode ser

garantida pela assinatura digital.

1.3 Assinatura Digital

Os documentos eletrônicos já não podem ser ignorados pelos arquivistas,

principalmente após ter sido instituída no Brasil sua validade jurídica pela nº 2.200/2

que transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia e

Autoridade Certificadora Raiz, e institui a Infraestrutura de Chaves Públicas

Brasileiras (ICP-Brasil) para garantir a autenticidade, integridade e a validade

jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das

aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de

transações eletrônicas seguras. Este trabalha como um instituto de identificação

para o mundo virtual certificado a origem de uma determinada assinatura digital, e

definindo as regras e procedimentos para se operar no país sistemas de certificação

digital além de credenciar empresas que fornecem estes certificados. Dentre as

autoridades certificadoras que atuam no Brasil na venda direta de certificados

digitais estão: Secretaria da Fazenda, Presidência da República e Caixa Econômica

Federal.

A certificação digital é um arquivo eletrônico digital que acompanha o documento

assinado digitalmente e cujo conteúdo esta criptografado. É ela que contém as

informações que identificam a empresa e/ou pessoa com quem se está tratando na

Internet vinculando uma pessoa ou entidade, a uma chave pública garantindo a

autenticidade de origem e autoria do documento, e que a transação depois de

efetuada, não pode ser negada por nenhuma das partes. Certificação Digital é o

equivalente eletrônico de carteira de identidade e passaportes. Pode-se apresentar

14

uma Identificação Digital eletronicamente para provar sua identidade ou seu direito a

acessar informações ou serviços on-line. Usadas com a criptografia, essas

Identificações Digitas fornecem uma solução de segurança mais completa,

garantindo a identidade de todos os envolvidos em uma transação.

Um Certificado Digital ou uma Identificação Digital é emitido por uma Autoridade de

Certificação (AC) e é assinada com a Chave Privada desta AC. Uma Identificação

dita normalmente contém:

• A Chave Pública do proprietário

• O nome do proprietário

• A data de vencimento da Chave Pública

• Nome do emissor (a AC que emitiu a Identificação Digital)

• O número de série da Identificação Digital

• A assinatura digital do emissor

A assinatura digital não tem nenhuma semelhança com a convencional, alguns

arriscam a dizer que hoje é também mais segura, pois diferente da manual que

contém sempre traços semelhantes e dessa forma é conferida, a assinatura digital é

elaborada pela chave pública e privada.

Necessário distinguir assinatura digital da assinatura digitalizada. A assinatura

digitalizada é a reprodução da assinatura autografa como imagem por um

equipamento tipo scanner. Ela não garante a autoria e integridade do documento

eletrônico, porquanto não existe uma associação inequívoca entre o subscritor e o

texto digitalizado, uma vez que ela pode ser facilmente copiada e inserida em outro

documento.

A base para as assinaturas digitais é a criptografia, uma técnica pelas quais a

informação pode ser transformada da sua forma original para outra ilegível, a menos

que seja conhecida a sua “chave” que a transforme de maneira que possa ser

legível novamente. Sendo assim torna difícil de ser lida por alguém não autorizado.

Porém para a assinatura digital é usada a criptografia assimétrica. Enquanto a

criptografia convenciona usa a mesma “chave” para cifrar ou decifrar a mensagem,

a assimétrica utiliza duas chaves distintas geradas por computador. Essas chaves

se combinam de forma que uma desfaz o que a outra faz. Uma mensagem cifrada

não pode ser decifrada com a chave pública que a gerou, essa mensagem só

conseguirá ser decifrada com o uso da chave privada e vice-versa.

15

A assinatura digital, na verdade, nada mais é que um número. Vale lembrar que o

computador internamente trabalha com números, e que documento eletrônico é uma

combinação de códigos na qual o resultado de uma complexa operação matemática

será a assinatura digital. Somente quem possui a chave privada é capaz de chegar

ao número representado pela assinatura e decifrar a mensagem.

A assinatura digital de uma mesma pessoa será sempre diferente, pois o resultado

matemático (a assinatura) será diferente para cada documento. Esta técnica permite

demonstrar a autoria do documento e permite também que esse documento possa

continuar a ser alterado. No entanto, alterá-lo após o documento ter sido assinado

digitalmente, invalida sua assinatura e, obviamente, seu valor probatório, pois, já

não tem garantia que as informações ali são autênticas e fidedignas. Mesmo que

essa alteração seja imperceptível como um simples caractere, pós-assinado, ele

perderá seu valor. É através dessa técnica que asseguramos a autenticidade do

documento eletrônico ao assiná-los digitalmente.

Atualmente, especialistas dizem ser impossível decifrar os valores das chaves e

suas assinaturas. Garantem que é o meio mais seguro, pois utilizam operações

matemáticas conhecidas como one-way- functions, funções sem retorno. Sendo

números, essas chaves públicas e privadas podem ser maiores ou menores,

pensando o óbvio, é claro que chaves menores podem ser mais fáceis de serem

descobertas, parte-se então do princípio que um programa de computador confiável

criará chaves com combinações seguras suficientemente.

Vale pensar que a assinatura digital nos traz segurança hoje, mas vivemos em

constante evolução, e as evoluções tecnológicas têm sido ainda mais rápidas do

que conseguimos assimilar, é possível que futuramente existam técnicas que

tornem o documento eletrônico algo seguro quanto os documentos tradicionais, ou

seja, possíveis de alterações imperceptíveis, porém podemos ressaltar de tudo que

foi abordado, que a assinatura criptográfica permite que o documento não possa

mais ser alterado após ser assinado e que os documentos eletrônicos não

assinados digitalmente não poderiam ter valor de prova, pois não garantem se foi

alterado ao ser enviado (integridade), não comprovam a autoria do emitente

(autenticidade) e origem conforme exige a Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006.

16

CAPÍTULO II

NATUREZA DO GERENCIMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Para podermos discorrer sobre GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos,

devemos ter alguns conceitos básicos inseridos. A gerência de documentos possuí

algumas particularidades, que devem pertencer a sistemas de documentação

gerenciados eletronicamente. Em muitas destas gerências, os erros de localização e

manutenção podem ser facilmente identificados, tais como a duplicidade de

documentos, o armazenamento por tempo demasiado, a perda, a indexação errada

e o arquivamento incorreto.

2.1 Gerência de Documentos

Os documentos são a memória de uma organização. Os objetivos de um programa

de gerência de documentos englobam o atendimento as necessidades operacionais

e funcionais da organização, a preservação da história da organização, a proteção

de interesses vitais e a proteção da organização frente a processos jurídicos.

Se a organização consegue fazer com que seus documentos desempenhem todos

os papéis citados acima, pode-se dizer que ela demonstra um bom controle quanto

a sua manipulação (STARBIRD e VILHAUER, 1997).

O workflow, ou fluxo de trabalho, é definido como movimento e processamento

organizado da informação para o desempenho de funções específicas. Ele está

diretamente ligado ao melhor desempenho de processos. O gerenciamento eficiente

dos processos de trabalho nas empresas é um componente essencial para que

essas respondam de forma mais ágil às necessidades do mercado. O fluxo de

trabalho permite analisar, modelar, programar e revisar os processos de trabalho de

uma forma simples e interativa, reduzindo tempos de execução e custos totais. Ele

se refere ao processamento dos documentos dentro da empresa, Que são

analisados, integrados e distribuídos automaticamente nos sistemas de controle de

17

processos, quando integrados ao sistema de GED, os documentos e arquivos não

são simplesmente armazenados e localizados, mas usados para conduzir as etapas

dos negócios. O workflow vem sendo utilizado dentro das soluções de ERP

(Enterprise Resource Planning).

SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) e de

e-commerce. De acordo com os processos e tipos de documentos ele permite dar

soluções reais à maioria dos problemas encontrados nos projetos de melhorias de

processos. Quando falamos de fluxo de trabalho, dentro do contexto desta

monografia, estamos nos referindo a um software que automatiza e controla

processos de negócios de uma empresa.

2.2 Organização dos Documentos

Os documentos devem ser agrupados de forma homogênea, cujo modo de

classificação atenda a pelo menos uma das suas características em comum, como

por exemplo, a sua função, processo ou atividade. A organização seguirá uma

ordem hierárquica, partindo de um grupo para subgrupos. Geralmente os ramos

idades da organização encabeçam os grupos (administração, contabilidade,

finanças, marketing, entre outros). Tais classificações geram os grupos

documentais, que a partir daí podem ser classificados a partir de sua função ou

assunto. Uma atividade deve ser representada por apenas um grupo documental, e

este necessita ser totalmente distinto de todos os outros.

2.3 Ciclo de Vida dos Documentos

Os documentos, por fazer parte de um processo organizacional qualquer, herdam o

ciclo de vida de tais processos. As pessoas, à medida que novos fatos e

necessidades vão surgindo, geram documentos referentes a estes fatos e

necessidades.

Estes possuem uma duração própria, que dependendo de seu escopo, vem a ser

mais longa ou mais efêmera. Tomaremos por exemplo os documentos referentes a

uma nova campanha de publicidade de uma empresa qualquer. Os documentos

publicitários, sob a ótica histórica da empresa, passam a não ter muito valor após

algum tempo.

18

2.4 Meios para Registro Documental

Hoje, existem três meios de registrar os documentos, que possuem vantagens e

desvantagens acerca de sua utilização como meio de armazenamento. O papel, que

é uma mídia bastante popular, de baixo custo e que proporciona maior conforto às

leituras e modificações dos usuários, pode obter bom desempenho quando as

consultas de seus acervos forem de baixa frequência e for tolerada uma resposta

lenta.

Em suas desvantagens, pode-se afirmar que o papel causa um excesso de volume

nos arquivos, pois sua estocagem requer um bom espeço físico, pode ser facilmente

extraviado, pode ser arquivado de maneira errônea e o gerenciamento de arquivos

necessita de um grande número de pessoas envolvidas. Já os microfilmes, que são

pequenas “fotografias” de um documento existente em papel, possuem por natureza

um armazenamento menor que o original, mas em contrapartida são muito menos

comuns que o papel, pois necessitam de equipamentos especiais para a leitura e

geração, e que podem ser incompatíveis entre si. Isso deixa o custo dos microfilmes

bem mais alto que o do papel, mas seus documentos poderão ser reproduzidos com

muito mais facilidade, e serão sempre autênticos, já que não é possível modificar os

microfilmes já gerados. Os microfilmes têm acesso e controle mais fáceis de serem

realizados.

O sistema de controle dos microfilmes já se encarrega de indexá-los, e podem,

muitas vezes associá-los às bases de dados e a outros sistemas de processamento.

A microfilmagem desponta na frente do papel em maior velocidade de resposta a

consulta a acervos, quando a frequência de consultas é alta e quando o número

de usuários dos arquivos é pequeno. Finalmente, o terceiro é o armazenamento de

documentos em mídias eletrônicas. Esta é a mídia que apresenta o menor tempo de

resultados em consultas, e podem abranger um grande número de usuários. As

mídias eletrônicas possuem um custo bastante alto, e por isso, é importante saber o

que deve ser convertido em arquivos digitas ou o que será mantido em formas

tradicionais. Às vezes é mais viável para a organização manter uma estrutura mista

do que converter todos os seus documentos para a mídia eletrônica.

19

2.5 O Conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

As necessidades de economizar espaço físico e manter cópias de documentos

existem há algum tempo nas organizações, visto que o volume de papel, mídia de

documentos ainda mais usada no mundo, vem crescendo exponencialmente. A

humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que os

cinco mil anteriores (SPRAGUE JR. 1995). Somado às necessidades anteriores

citadas, existe também o trabalho dispendioso em tempo de procurar documentos

em grandes arquivos de papel, armários e/ou fichários, que produzirá processos de

baixa produtividade e lentos. A chegada da microfilmagem resolveu em partes

alguns dos problemas encontrados nos arquivos de papel, pois o espaço requerido

para se estocar os microfilmes é expressivamente menor que o utilizado com o

papel.

2.5.1 Definição – GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas

tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel,

aumentar a velocidade na troca de informações, e tomar os processos de negócio

mais rápidos (SPRAGUE JR., 1995). O GED é bastante vantajoso em relação às

outras formas de gerenciar documentos existentes atualmente. Gerenciar

documentos, como já foi dito anteriormente, não significa apenas gerar um acervo

sem ter nenhum controle sobre seu conteúdo, e um bom sistema deve englobar

todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos. Segundo Ralf Sprague Jr.

(1995), a definição apresenta-se como a seguir:

• Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão,

consultas, manipulação, atualização e eventual disposição de documentos para

preencher um propósito organizacional.

• Eletrônico: uso de tecnologias de informação.

• Documento: um conjunto de informações pertinentes a um tópico, estruturado

para compreensão humana, representado por uma variedade de símbolos,

armazenado e manuseado como uma unidade. Dentre as vantagens do GED estão:

A economia de papel, já que os documentos estarão disponíveis em mídia

20

eletrônico-digital, fazendo mínimo o uso de papel; A economia de espaço físico, pois

um arquivo metálico de quatro gavetas, com capacidade de 22.000 documentos,

pode ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco. Um equipamento com

capacidade 186GB, ou quatro milhões de documentos, pode ser acomodado em

menor espaço que o arquivo metálico; A facilidade ao efetuar alguma consulta e

dedução do tempo de localização em grandes acervos, pois as consultas são feitas

a partir de algumas palavras-chave, retornando vários documentos referentes ao

assunto desejado, evitando conteúdo sem ligação como contexto da busca. Com o

auxílio de um software de workflow (fluxo de trabalho), uma consulta muito pesada

pode ter sua execução agendada para um período do dia em que o tráfego da rede

não é muito grande, por exemplo;

O aumento na integridade de arquivos, já que redundâncias seriam facilmente

localizadas e tratadas; A alteração de qualquer documento só seria possível

mediante a autorização do gerente do sistema dada ao usuário, que pode ser

implementada de várias maneiras, como por exemplo, com o uso de senhas; A

disponibilidade de um documento para vários usuários simultaneamente, que com o

uso da tecnologia de redes, poderão fazer uso de um documento no mesmo

momento; A fácil manutenção do acervo, pois o sistema assegura a organização do

acervo em tempo integral, as revisões de documentos ficam muito mais fáceis e os

gerentes de sistema poderão ter informações do estado de seu acervo a qualquer

momento, sem ter que realizar pesquisas demoradas ou específicas; A diminuição

de perdas por arquivamento errado, já que os documentos, antes de serem

inseridos no acervo eletrônico, passam por uma classificação (indexação) que se

baseia em vários aspectos do conteúdo do documento; A correção de erros e

aumento de legibilidade de documentos.

Alguns documentos de papel podem já estar na forma de cópias fotográficas ou em

deterioração. Os sistemas dispõem de software de correção de imagens, tornando

documentos de má qualidade melhores depois de digitalizados e tratados. Todas

essas características favoráveis ao GED fazem parte da mais relevante

característica aos Gerentes de Negócios: a agilização de processos. A agilização de

processos traz a redução de custos, a melhoria organizacional da empresa, e a

melhoria financeira da organização. Porém esta solução possui algumas

desvantagens. Os equipamentos têm um custo alto em relação aos outros sistemas

de gerência de documentos, e se o sistema for mal planejado, ele poderá nunca

21

chegar a funcionar da maneira desejada. Existe ainda o problema da mudança

constante das tecnologias empregadas, que implica em se classificar, num contexto

atual, sistemas com cinco anos de existência obsoletos. Um estudo de viabilidade

de seu uso deve ser realizado em situações em que existem: a alta atividade de

pesquisa em documentos; o uso simultâneo de documentos; a necessidade de

melhora de qualidade dos documentos com importância histórica; um ambiente de

negócios competitivo, onde um tempo em baixo em buscas e relevante; a geração

de receita da organização depende da localização de documentos. Não é

necessária a existência de todas essas situações em uma possível organização

usuária do sistema, mas quanto mais ocorrências dessas situações existirem, mais

eficiente o sistema de gerenciamento de documentos pode vir a ser. A conversão de

um documento comum para o meio digital é uma atividade que pode custar caro,

pois somente vale à pena converter os documentos que possuem uma frequência

de consulta bastante ou moderadamente elevada. Por isso, é necessário saber o

que vai ser convertido antes da implantação do sistema.

A composição de um sistema de GED se dá com o uso de equipamentos de

captura/edição de imagens, uma ou várias tecnologias de armazenamento, que

variam de acordo com a quantidade de documentos convertidos, e de dispositivos

de consulta/impressão. Para gerenciar e manter os documentos, se faz necessário o

uso de sistemas operacionais e de banco de dados cliente/servidor, softwares de

workflow, softwares de tratamento de recuperação de imagens, além de

implementações de segurança no acesso e backups (cópias de segurança).

2.5.2 Principais componentes do GED

A crescente expansão de implementação de sistemas de Gerenciamento Eletrônico

de Documentos são parte do resultado dos avanços na tecnologia de sua

infraestrutura básica. Tais tecnologias de sustentação melhoram a manipulação de

informação no gerenciamento e processamento de documentos. A infraestrutura do

GED deve ser capaz de operar todas as suas tecnologias envolvidas de forma

integrada. O uso de seus componentes de forma conjunta e concisa é o fator

relevante no significado da existência desta solução.

22

2.6 O Fluxo de Trabalho (Workflow)

O workflow ou fluxo de trabalho, também chamado de processamento de

transações, integra automaticamente o fluxo de documentos dentro de uma

empresa e/ou organização, em forma eletrônica, de uma estação de trabalho para

outra. Neste tipo de sistema, o trabalho é processado rapidamente numa LAN (Local

Area Network), onde todos aqueles que têm permissão de acesso podem

compartilhar arquivos e documentos. No fluxo de trabalho em sistemas de imagem

eletrônica, os documentos não simplesmente armazenados, localizados e

manipulados (como os são em sistemas de informação tradicional), mas usados

para conduzir etapas de negócios. Quando um documento é transformado numa

imagem eletrônica em um sistema de GED, ele poderá ser distribuído

instantaneamente para diferentes partes da empresa e/ou organização. Nesta etapa

podem ser evitadas as perdas por extravio e por mau arquivamento, aumentando a

produtividade e a eficiência de um processo.

2.6.1 Os Processos e o Workflow

As empresas possuem maneiras diferenciadas de gerenciar suas informações. O

tráfego desses documentos (que podem estar registrados ou documentados de

diferentes formas, tais como documentos em papel, registros de banco de dados,

relatórios oriundos de consultas, gravações de reuniões, etc.) dentro de uma

organização, e o trabalho envolvido na utilização e/ou geração de tais documentos,

fazem parte dos processos de uma empresa. A pesquisa operacional e a

simplificação de tarefas, por exemplo, são duas metodologias antigas de otimização

de processos, mas que não fazem uso da tecnologia de computadores. As duas são

implementadas em departamentos, criando ilhas de reformulação de atividades. De

maneira contrária às antigas metodologias, o fluxo de trabalho automatizado visa

racionalizar todos os processos da empresa e/ou organização, formando um

“continente” de reformulação, objetivando aperfeiçoar o fluxo da informação através

da organização. Através da combinação do processamento eletrônico de imagens

de documentos e outras ferramentas de processamento da informação, as

empresas e organizações podem construir fluxos de trabalho automatizados que

fornecem uma vasta gama de benefícios estratégicos. Em sua forma básica, o

23

workflow automatizado envolve o uso de imagens eletrônicas de documentos para

conduzir funções empresariais. Ao invés de contar apenas com a comunicação

baseada em papel, no contexto de GED em seu relacionamento com o fluxo de

trabalho automatizado, as empresas e/ou organizações fazem uso de imagens

eletrônicas de dados como método de comunicação. O workflow automatizado

envolve também o uso integrado de diferentes tecnologias, utilizadas para atender

compromissos de trabalho e tomada de decisões. O que o torna tão interessante é

que ele permite que empresas e organizações usem a tecnologia de forma

coordenada, para executar um serviço. Em resumo, seu objetivo é fazer com que

tais processos aconteçam de forma otimizada, reduzindo custos e aumentando a

produtividade organizacional (D’ALLEYRAND, 1995).

24

CAPÍTULO III

ASPECTOS LEGAIS SOBRE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Como os documentos envolvidos no GED podem estar armazenados em

microfilmes ou em meios eletrônicos (mídias óticas, magnéticas e magneto-óticas),

é necessário que exista um amparo legal para que a validade dos documentos

armazenada não seja prejudicada. No Brasil, devido ao pouco tempo de existência e

uso da tecnologia de documentos eletrônicos, não existem leis que regem todos os

tipos existentes. Existem leis e decretos para várias áreas que fazem uso de

microfilmes e documentos digitais. O enfoque de leis para documentos

microfilmados deve ser dado neste capítulo, pois os sistemas de GED podem gerar

microfilmes através do COM (Computer Output to Microfilm – Saída de Computador

em Microfilme). O Governo Brasileiro, através da Casa Civil, publicou uma consulta

pública, para o envio de sugestões para um projeto de lei que dispõe sobre a

autenticidade e o valor jurídico de documentos produzidos, emitidos ou recebidos

por órgãos públicos federais, estaduais e municipais, por meio eletrônico. Esta lei

permitirá o trânsito de documentos digitais nos órgãos públicos.

É conveniente enfatizar algumas precauções ao microfilmar ou digitalizar

documentos:

• Digitalizar e guardar o original. Assim, estaremos utilizando documentos

importantes no nosso fluxo de documentos e estaremos preservando o original em

loca seguro, e que ofereça um custo mais baixo do que os espaços da organização.

• Digitalizar e microfilmar. Existem leis que amparam os documentos em

microfilme e que não amparam documentos digitais. Assim, ao digitalizar, podemos

conservar uma cópia do documento microfilmada para uso posterior, se necessário.

Assim, economizaremos uma boa quantidade de espaço de armazenamento, já que

os microfilmes são menos espaçosos que o papel.

• Digitalizar e destruir o original. Se existirem leis que amparem a cópia digital

de um documento, ou se o documento não possui nenhum valor legal, pode-se

destruir o original, se for de vontade da organização. Alguns documentos que não

possuem valor legal podem ser digitalizados ou microfilmados para sua

conservação. Logo, a legalidade de u documento não é o único fator relevante na

25

conservação de um documento. É necessária uma distinção, para fins legais, de

documentos oficiais e documentos particulares: “Documentos Oficiais" são todos

aqueles, de qualquer espécie em qualquer suporte, produzida e recebida pelos

Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, inclusive os da

administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Documentos particulares são todos os documentos emitidos por Pessoas Naturais e

Jurídicas de Direito Privado. Ex.: Notas Fiscais, faturas, Duplicatas etc.

(STRINGHER, 2000:6).

3.1 Alguns objetivos Legais para Mídia Eletrônica

• Decreto nº 660/92, de 25 de setembro de 1992, que implantou o

“SISCOMEX”, autorizou os importadores/exportadores a utilizarem a emissão da

documentação através do Processamento Eletrônico de Dados, e Imagens na

Internet e Meio Magnético.

• Lei nº 8934, de 18.11.94, publicada no DOU do dia 21 de novembro de 1994,

que preceituou no seu Artigo 57 que os atos de empresas, após microfilmados ou

preservada a sua imagem por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser

desenvolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o regulamento.

• Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, que dispõe que nos Serviços

Notariais e de Registro, os Notários e Oficiais de Registro poderão se utilizar dos

Sistemas de: computação, microfilmagem, discos ópticos e outros meios de

reprodução independentemente de autorização.

• Portaria do Ministério do Trabalho, nº 1.121/95, de 08 de novembro de 1995,

publicada no DOU do dia 09 de novembro de 1995, autorizou as empresas em geral

a efetuarem registro de empregados, em observância às exigências legais relativas

ao contrato de trabalho, através do sistema informatizado que utilize meio magnético

ou óptico.

• Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, que determina que as pessoas

jurídicas que utilizam sistema por processamento eletrônico de dados na produção

de sua documentação fiscal e contábil, deverão possuir arquivos magnéticos ou

assemelhados dessa documentação técnica.

26

• Comunicado DECEX nº 24/97, do Departamento de Comércio Exterior,

publicado no DOU do dia 14 de agosto de 1998, autoriza as empresas em geral a

produzirem o “Cadastro do Comércio Exterior” por intermédio da Internet.

• Lei nº 9.503, de 23 de setembro de 1997, que instituiu o “Código de Trânsito

Brasileiro” determina que as repartições de trânsito devam manter em arquivo por

cinco anos os documentos referentes a Habilitação, Registro e Licenciamento de

veículos. Poderão as repartições, no entanto, utilizarem da tecnologia de

microfilmagem, meio magnético ou discos ópticos, para essa manutenção.

• Instrução Normativa SRF n° 77, da Secretaria da Receita Federal, de 30 de

setembro de 1997, publicada no DOU do dia 1º de outubro de 1997, autoriza a

produção da “Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica” e quadro societário.

• Instrução Normativa SRF nº 15, da Secretaria da Receita Federal, de 11 de

fevereiro de 1998, publicada no DOU do dia 13 de fevereiro de 1998, autoriza as

pessoas físicas e jurídicas em geral a apresentarem suas “Declarações de Renda”

do exercício de 1998 por meio magnético ou através da Internet.

• Instrução Normativa SRF nº 132, da Secretaria da Receita Federal, de 13 de

novembro de 1998, publicada no DOU determina que a “Declaração de Débitos e

Créditos Tributários Federais” – DCTF, a “ Declaração Integrada de Informações

Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica” – DIPS; a “Declaração de Imposto de Renda

na Fonte” – DIRF e demais declarações periódicas exigida da Pessoa Jurídica pela

Secretaria da Receita Federal – SRF, a serem entregues a partir de 1º de janeiro de

1999, deverão ser representadas, exclusivamente, em meio magnético ou

transmitidos pela Internet.

3.2 Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos

O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela estabilidade e

durabilidade, pois a informação está registrada num suporte, que pode ser

conservado por centenas ou até milhares de anos, porém, no ambiente eletrônico,

os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem

deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção

humana e à obsolescência tecnológica.

Os documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de organizações e

pessoas, constituem um problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz

27

respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser apagado ou

modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em função da

obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como

produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como garantir a integridade

(autenticidade) dos documentos eletrônicos.

Segundo Rondinelli, apesar de algumas variações de concepções teóricas, a

comunidade arquivística internacional reconhece o sistema de Gerenciamento

arquvístico de documentos como um instrumento capaz de garantir criação e a

manutenção de documentos eletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomática

arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos

fidedignos e autênticos.

O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a partir

da década de 1950, como forma de racionalizar a produção documental e facilitar o

seu acesso. Uma das principais consequências foi a elaboração da teoria das três

idades, ou ciclo vital:

• Documentos Correntes: são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando,

ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes; ele pode ser

conservado no local onde foi produzido sob responsabilidade das pessoas do órgão

que o criou;

• Documentos Intermediários: são aqueles que não são mais de uso corrente,

mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou

recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a

um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do

organismo produtor e da instituição arquivística.

• Documentos Permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais

necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser

conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais

de arquivo.

Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como inovação a noção do

documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros

documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela

atividade, precisam ser mantidos, por determinado período, para fins de prova e

28

informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente à pessoal,

orçamento, material, entre outras.

No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos de 1991 definiu gestão de documentos como o

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,

uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,

visando a sua eliminação ou recolhimento por guarda permanente. Essa definição

reconheceu que as atividades relativas à documentação das fases correntes e

intermediárias, realizadas pelas entidades produtoras com o acompanhamento das

instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase permanente,

realizadas pelas instituições arquivísticas. Reconhece também a necessidade da

participação das instituições arquivísticas desde o início do processo documental a

fim de subsidiar os produtores de documentos a terem instrumentos que facilitem o

exercício das suas atividades. Além disso, a lei reconhece o artigo 8º o conceito do

ciclo vital, importante para a definição do valor do documento e a responsabilidade

pela sua guarda, incluindo sua organização, conservação e condições de acesso e

uso. Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados

na legislação, subsidiaram e possibilitaram a elaboração do Código de Classificação

e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio da administração pública

federal. Esses instrumentos são fundamentais para a implementação da gestão de

documentos, pois permitem uma produção controlada, formas de recuperação da

informação arquivística e o estabelecimento de prazos de retenção, que

racionalizam a massa documenta acumulada. A experiência nacional e internacional

vem demonstrando que tão importante quanto criar documentos, é saber gerenciá-

los. A informação arquivística organizada e acessível serve de base para que a

própria administração possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os

cidadãos, e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente democrático. As

atividades de gestão, portanto, não se restringem a evitar a produção de

documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir

a organização e a preservação dos documentos. A gestão abrange todas as

operações referentes à produção (quais são os suportes com validade em juízo e

fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo o código de

classificação de assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo),

à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento

(guarda e armazenamento). Neste sentido, todas as operações e procedimentos das

29

fases correntes e intermediárias têm por objetivo disponibilizar e permitir o acesso e

o uso de documentos. A aplicação desse conjunto de atividades precisa ser a mais

completa possível, pois a ausência de um dos componentes pode comprometer

todo o processo. Com a gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e

intermediária, sua efetivação é melhor implementada dentro de um sistema que

possa acompanhar e controlar todas essas atividades. Além disso, o sistema deve

incorporar ferramentas e mecanismos para implementar a conservação em longo

prazo dos documentos arquivísticos intermediários e permanentes. No âmbito das

organizações públicas e privadas, os documentos eletrônicos tornaram mais urgente

à gestão arquivística de documentos, devendo-se considerar tanto os documentos

tradicionais como os produzidos em meio eletrônico. A gestão arquivística de

documentos eletrônicos não difere essencialmente da gestão arquivística de

documentos em papel, mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais

dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos. Além disso,

a produção eletrônica de documentos introduz também os sistemas eletrônicos de

gerenciamento de documentos. A fim de garantir a produção de documentos de

arquivo, fidedignos, autênticos e preserváveis, são fundamentais que estes sistemas

incorporem o conceito arquivístico e todos os seus requisitos necessários. Com

relação ao termo gestão de documentos há um problema conceitual que é

necessário esclarecer. A lei nacional de arquivos estabeleceu o conceito de gestão

de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operações técnicas das

fases corretes e intermediárias, isto é, desde a produção até a destinação final, que

nesse texto estamos denominando como gestão arquivística de documentos para

diferenciar de outros sistemas que usam o termo gestão. Um exemplo dessa

situação ocorre na área de informática que passou a utilizar o termo gestão de

documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação do material

digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do

armazenamento, não incorporando o conceito de original para a produção de

documentos, código de classificação de assunto, a tabela de temporalidade,

avaliação e destinação. Assim, uma ferramenta de Gestão Eletrônica de

Documentos (GED) não necessariamente atende a todos os requisitos arquivísticos

e jurídicos, se aproximando, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de

documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos.

30

Resumidamente seguem as principais diferenças entre Sistema de Informação,

Sistema de Gestão de Documentos e Sistema de Gestão Arquivística de

Documentos, conforme definidos pelo programa SIADE e pela CTDE. Sistema de

Informação – armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de

conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente

de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma

organização.

Sistema de Gestão de Documentos – apoia a utilização de documentos para a

atividade em curso. Inclui indexação de documentos, gestão de armazenamento,

controle de versões, integração direta com outras aplicações e ferramentas para

recuperação dos documentos como, por exemplo, as ferramentas de GED.

Sistema de Gestão Arquivística de Documentos – É um conjunto de procedimentos

e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção,

tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de

documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização. Inclui

código de classificação de assuntos, controle sob a modificação dos documentos de

arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminação e fornece um repositório

protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a entidade.

Requisitos funcionais: os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de

condições a serem cumpridas pela instituição produtora de documentos, pelo

sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua

fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de

prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. Assim, para

implementar programas de gestão arquivística de documentos é necessária a

elaboração dos requisitos, que possibilitarão ás instituições públicas e privadas

produzirem e manterem documentos de arquivos fidedignos e autênticos, além de

reconhecer documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos de informação. Com

base nos requisitos é possível estabelecer os metadados que fornecerão

informações sobre o contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico em

que os documentos foram criados, bem como informações sobre o seu conteúdo,

tramitação e etc. As iniciativas internacionais têm promovido a sistematização e

descrição dos requisitos funcionais para orientar o desenvolvimento de sistemas

eletrônicos de gestão arquivística. Como por exemplo, o Modelo de Requisitos

Funcionais (MOREQ) da União Europeia e a norma do Departamento de Defesa

31

(DOD), que está sendo assumida pelo Arquivo Nacional do EUA para toda

administração pública federal. Um modelo de requisitos funcionais deve considerar

as seguintes diretrizes para garantir a produção e a manutenção de documentos

arquivísticos tradicionais e eletrônicos, autênticos e fidedignos:

• Produção de documentos essenciais à administração da organização: evitar

duplicação e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de

arquivo;

• O documento deve ser completo, isto é, deve conter elementos suficientes

que assegurem que o documento e capaz de sustentar os fatos. O que atesta: data,

hora e lugar da produção, da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do

autor, do destinatário e do redator; assunto, código de classificação, etc.;

• Controle sobre procedimentos de produção: os procedimentos de criação

devem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade.

Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico devem ser idôneos, prevendo

limitação de acesso à tecnologia, através da criação de privilégios de acesso

(senha, cartões), definição de regras de segurança.

32

CAPÍTULO IV

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

Estratégias para preservação digital:

4.1 Migração

Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos

digitais serem acessadas face ás mudanças tecnológicas. Pode ser:

a) Atualização – de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente

deteriorado ou instável para um suporte mais novo;

b) Conversão – de um formato obsoleto para um formato mais atual ou

padronizado; ou de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para

outra mais moderna.

4.2 Metadados

Conceito: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar,

compreender ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.

4.2.1 Metadado de preservação digital

Conceito: Informação que apoia e documenta os processos associados com a

preservação digital de longo prazo.

Funções: Apoiar o acesso aos documentos; Apoiar e documentar a gestão e a

preservação de documentos digitais. Os metadados devem ser registrados durante

todo o ciclo de vida dos documentos, incluindo as atividades de: criação,

identificação, descrição, acesso, armazenamento e preservação.

33

CONCLUSÃO

Com o questionamento da segurança de nova forma de documentação, surgem

mecanismos informáticos que nos garantem a autenticidade, a integridade e a

tempestividade do documento eletrônico. Quanto à possibilidade dos documentos

digitais serem equiparados aos tradicionais, podemos dizer que havendo uma lei

específica que os regulamente, não há que se falar e repúdio. Serão plenamente

válidos se todos os requisitos inerentes a eles forem observados. Referentemente

aos documentos tradicionais, podemos concluir que a ideia de sua materialização é

relevante na sua conceituação para a maioria dos autores; de tal modo, o conteúdo

do documento está intimamente ligado ao seu continente. Existem conceitos de

documentos tradicionais, podemos ressaltam sua materialidade; porém, também

podemos encontrar quem leva em consideração seu conteúdo, dando ênfase ao seu

elemento espiritual. Modernamente, devemos permitir a separação de seus

elementos, uma vez que são distintos e, por isso, não podemos confundir seu

conteúdo com seu instrumento de apresentação. Verificando as limitações que os

documentos tradicionais, apostos em papel, nos apresentam quanto à rapidez e

agilidade na circulação de informações, devemos repensar seu conceito. Com esse

intuito, caminha a doutrina para maior flexibilização, visando adaptar os conceitos de

documentos a qualidade de dados digitais, não relacionados à materialização.

Diante desse entendimento, podemos constatar que não importa sua forma de

apresentação, não prosseguindo a dependência de seu conteúdo com seu elemento

continente. Alguns pontos devem ser revistos, pois o que realmente tem relevância

é que o documento cumpra sua finalidade.

O documento digital é aquele que nos representa um fato, mas para termos acesso

a ele é necessária a intervenção de um programa de computador. Podem ser

conceituados como aqueles que se encontram arquivados em formato digital, não

podendo ser percebido pelo homem sem o auxílio de um computador. E ele uma

sequência de bits, que traduzida, nos representará um fato. Devem ser encarados

abstratamente. A vantagem desse novo modelo de documentação é que sua

transmissão é mais rápida e seu armazenamento bem mais administrado. Para que

o documento digital tenha validade jurídica é necessário que atenda alguns

requisitos, tais como a integridade, a autenticidade e a tempestividade. É muito

34

importante podermos identificar a paternidade do documento, se foi ou não alterado

seu conteúdo, bem como o tempo em que foi criado. Com o fim de igualar os

documentos digitais aos tradicionais, a informática nos apresenta uma maneira

inovadora de assinar, que é a assinatura digital, visando a aumentar a confiança de

seus usuários, garantindo assim, que os requisitos inerentes a eles sejam

verificados. Com a assinatura digital, seu usuário tem certeza que o documento não

será modificado, sem deixar vestígios e também o destinatário poderá confiar que a

mensagem é mesmo de seu autor e que foi enviada exatamente na hora indicada. A

cada mensagem, a assinatura será diferente, pois ela utiliza o conteúdo do texto e

sua chave privada, formando o que chamamos de digesto de mensagem.

Consequentemente, cada documento terá uma assinatura diferente, pois seus

conteúdos são diferentes, não tendo em hipótese alguma intenção de torná-la

ilegível. Sua finalidade precípua e elevar a segurança do documento assinado.

Ligada diretamente à segurança do documento digital encontramos a criptografia,

que é o mecanismo utilizado para tornar a mensagem ilegível para aqueles que não

conheçam seu critério de transformação. Aqui sim existe intenção enigmática,

diferentemente da assinatura digital. São utilizadas duas chaves, uma pública e a

outra privada, sendo que somente desta forma o documento passara a ser legível

pelo destinatário. O que uma chave desse par cifrar, somente a outra chave do

mesmo par poderá decifrar. Com intuito de proporcionar aos documentos digitais

validade jurídica devem ser criadas autoridades certificadoras, que fornecem aos

usuários os pares de chaves. Essas autoridades têm responsabilidade quanto aos

dados que confirmam, como também quanto à identificação e autenticação que

fazem, ao intermediar relações entre as pessoas. Concluímos que o Presidente da

República não poderia ter instituído o privilégio exclusivo ao Poder Público de

autenticar os documentos digitais, ferindo, assim, s princípios da liberdade

contratual e de empresa.

Portanto por existir uma Lei específica abordando o comércio eletrônico, o

documento eletrônico e a assinatura digital não recebem, por enquanto, validade

jurídica, mas alguns países, como os E.U.A., já o fazem. Temos que nos adaptar à

nova forma de documento, pois a tecnologia cresce a cada dia e não podemos

permanecer estáticos frente ás transformações. Devemos seguir os parâmetros

fornecidos pala Lei Modelo da Uncial, visando a uma uniformização das leis

referentes ao tema. Essa futura lei deverá estabelecer que os registros eletrônicos

35

satisfaçam os graus de segurança que os documentos em papel nos oferecem, o

que deve ser alcançado por meio de uma série de recursos técnicos. Da mesma

forma, deverá conter o conceito de todos os itens relacionados com o comércio

eletrônico. Nossa futura legislação, destarte, deverá regulamentar de forma clara as

questões relativas à segurança nas transações feitas com o auxílio da Internet.

36

ANEXO

Lista de Abreviaturas e Siglas:

AC Autoridade de Certificação

CIA Conselho Internacional de Arquivos

COM Computer Output to Microfilm

CONARQ Conselho Nacional de Arquivos

CEPAD Comissão Especial de Preservação do Acervo Documental

CTDE Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

DARQ Divisão de Gestão de Acervos Arquivísticos

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos

ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras

LAN Local Area Network

PJERJ Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro

37

BIBLIOGRAFIA CITADA

GALDEMAN, Henrique. De Gutemberg à Internet: direitos autorais na era digital.4

ed.ampl. Rio de Janeiro; Record, 2001.

JARDIM. José Maria. Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil. Niterói:

Eduff, 1995.

PAGLIUSI, P.S. introdução de mecanismo de segurança em sistemas de correio

eletrônico. Campinas, 1998. Dissertação (mestrado) Universidade Estadual de

Campinas.

RONDINELLI, Curi Rosely. Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos.

Reimpressão. Rio de Janeiro: FGV, 2007

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos Modernos. Princípios e Técnicas. Rio de Janeiro.

FGV, 1980.345 p.

STALLINGS, W.Cryptography and network security 2.Upper Soddle River: Prentice

Hall, 1998.

VOLPI, Marlon Marcelo. Assinatura digital: aspectos técnicos, práticos e legais. Rio

de Janeiro: Axcel Books do Brasil, 2001.

ZIVIANI, N. Projeto de algoritmos. São Paulo: Pioneira, 1993.

WEBGRAFIA

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http://www.ilpf.org/digsig/suvey.htm

CERTISIGN Certificadora Digital Ltda. Disponível em: http://www.certising.com.br

HOUSLEY, R. et al. Internet X.509 public key infrastructure certificate and CRL

profile. Roxen Internet Software AB.Jan. 1999. Disponível em:

http://community.roxen.com

INFRAESTRUTURA DE CHAVES PÚBLICAS BRASILEIRAS – ICP – BRASIL.

(Brasil) Legislação [on line]. Disponível na internet: www.icpbrasil.gov.br

LEI Nº 8159/91 Disponível em: http://www.tj.rj.gov.br/dga/lei_8159_91.htm

LEI Nº 11.419/2006 Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-

2006/2006/Lei/L11419.htm

38

ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I

ARQUIVOLOGIA E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 10

1.1 – Tipos de Documentos 10

1.2 – Documento Eletrônico 11

1.3 – Assinatura Digital 13

CAPÍTULO II

NATUREZA DO GERENCIANTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 16

2.1 – Gerência dos Documentos 16

2.2 – Organização dos Documentos 17

2.3 – Ciclo de Vida dos Documentos 17

2.4 – Meios para Registro Documental 18

2.5 – O Conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos 19

2.5.1 - Definição – GED 19

2.5.2 - Principais componentes do GED 21

2.6 – O fluxo de Trabalho (Workflow) 22

2.6.1 – O Processos e o Worflow 22

CAPÍTULO III

AS PECTOS LEGAIS SOBRE DOCUMENTOS ELETRÔNICO 24

3.1 – Alguns objetivos Legais para a Mídia Eletrônica 25

3.2 – Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos 26

CAPÍTULO IV

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS 32

4.1 – Migração 32

4.2 – Metadado 32

4.2.1 – Metadados de preservação digital 32

CONCLUSÃO 33

ANEXO 36

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37

WEBGRAFIA 37

ÍNDICE 38