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DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS

Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

ÁREAS DE CONHECIMENTO

Nós já sabemos que o Guia PMBOK é dividido em 10áreas do conhecimento relacionadas ao processo degerenciamento, a saber:

1. Integração; 6. Comunicações;

2. Escopo; 7. Recursos Humanos;

3. Tempo; 8. Riscos;

4. Custo; 9. Partes interessadas;

5. Qualidade; 10.Aquisições.

Na apostila anterior vimos a Integração e o Escopo.Nesta apostila vamos abordar a Qualidade e asComunicações.

QUALIDADE [01]Para o PMBOK (2013), gerenciar a qualidade doprojeto inclui todos os processos e atividades daorganização executora que determinam as políticas dequalidade, objetivos e responsabilidades, visandogarantir que o projeto satisfaça as necessidadesplanejadas.O gerenciamento da qualidade do projeto trabalhapara garantir que os requisitos do projeto, incluindo osrequisitos do produto, sejam cumpridos e validados.O gerenciamento da qualidade é responsável por trêsprocessos, e está presente em três grupos deprocessos: 1) Planejamento; 2) Execução; e 3)Monitoramento e Controle.

QUALIDADE [02]O gerenciamento da qualidade ajuda na melhoriacontínua de todos os processos de interesse daorganização. Isto significa ter um trabalho de qualidadenão somente nos processos, mas também ter umproduto final do projeto com qualidade reconhecida.O grande desafio da área de gerenciamento daqualidade é conhecer uma imensa gama de ferramentasde controle da qualidade, e saber decidir qualferramenta usar para controlar a qualidade antes dasentregas. Deve ficar claro que o gerenciamento daqualidade depende dos requisitos do projeto, e quenenhuma entrega pode ser realizada sem o devidocontrole da qualidade.

QUALIDADE [03]Dentro do grupo de processos de planejamento, a área daqualidade é responsável pelo processo:1) Planejar o gerenciamento da qualidade.

Dentro do grupo de processos de execução, a área daqualidade é responsável pelo processo:1) Realizar a garantia da qualidade.

Dentro do grupo de processos de monitoramento econtrole, a área da qualidade é responsável pelo processo:1) Realizar o controle da qualidade.

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [01]O único processo de responsabilidade da área daqualidade dentro do grupo de processos deplanejamento é planejar o gerenciamento daqualidade.De acordo com o Guia PMBOK, planejar ogerenciamento da qualidade é o processo deidentificação dos requisitos e/ou padrões de qualidadedo projeto e suas entregas, além da documentação decomo o projeto demonstrará conformidade com osrequisitos de qualidade relevantes.É necessário entender o que o PMBOK quer dizerquando relaciona qualidade com identificação derequisitos. Para entender isso, vamos a um exemplo.

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [02]Suponha que uma fábrica (montadora de carros) temdemanda para o projeto de um carro para uso urbanodiário, com um nível de conforto acima da média paraquatro pessoas, uma autonomia superior a 10 Km com umlitro de gasolina e preço entre 40 e 50 mil (R$).Compare os dois carros a seguir:1) Bentley Continental GT: motor V8 de 4 litros, biturbo,

com tração integral nas quatro rodas, câmbioautomático de 8 marchas, interior manufaturado àmão, utilizando couro selecionado e madeiras nobres.

2) Volkswagen UP TSI 1.0: motor de 3 cilindros, 1 litro,turbo, com tração dianteira, câmbio manual de 5marchas, interior utilizando tecidos e plásticos.

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [03]

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [04]Comparando os dois carros, principalmente pelas fotosanteriores, podemos dizer que o Bentley é, inegavelmente,um dos carros com maior nível de qualidade em todo omundo. Entretanto, por mais que nos agrade a suaqualidade, ele não atende aos requisitos do projeto, equalidade para o PMI é atender aos requisitos do projeto.O único requisito do projeto que o Bentley atende (commuita folga) é o conforto para quatro pessoas. Não é umcarro para uso urbano diário - é muito grande e comcerteza, chama muito a atenção. Seu motor de 500cavalos de potência não consegue fazer 10 Km com umlitro de gasolina, e o seu preço superior a 2 milhões dereais vai encontrar poucos clientes (comprei um na semanapassada – quando fui pegar a chave para ligar, acordei!).

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [05]Assim, voltando ao mundo real, o produto que temqualidade para atender aos requisitos do projeto que useicomo exemplo é o VW UP TSI.É um carro para uso urbano diário, tem conforto razoávelpara 4 pessoas (normais), tem autonomia superior a 10 Kmpor litro de gasolina e custa pouco mais de 40 mil.A qualidade é algo mensurável, ou seja, ela pode sermedida com exatidão. Então, planejar o gerenciamentoda qualidade é desenvolver, a partir do PGP, dos registrosdas partes interessadas, da documentação dos requisitose outros fatores de entrada, um plano de gerenciamentoda qualidade que permita verificar e controlar a qualidadedas entregas e permitir a melhoria contínua dosprocessos.

A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [06]Para planejar o gerenciamento da qualidade doprojeto, podemos utilizar diversas ferramentas etécnicas. Por exemplo: análise custo-benefício(restrições conflitantes), diagramas de causa eefeito, fluxogramas, diagramas de pareto, diagramasde dispersão, benchmarking, experimentos,amostragem estatística, entre outros.A principal saída desse processo como já vimos antes,é plano de gerenciamento da qualidade do projeto (ofamoso PGQ).

A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [01]O único processo de responsabilidade da área daqualidade dentro do grupo de processos de execução érealizar a garantia da qualidade.De acordo com o Guia PMBOK, realizar a garantia daqualidade é o processo de auditoria dos requisitos dequalidade e dos resultados das medições do controle daqualidade, com o objetivo de garantir o uso de padrõesde qualidade e de definições operacionais adequados.O principal benefício desse processo é o aprimoramentodos processos de qualidade. Este processo tem comoentradas: 1) O PGQ; 2) Plano para melhorias noprocesso; 3) Métricas da qualidade; 4) Medições docontrole da qualidade; 5) Documentos do projeto.

A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [02]A quarta entrada desse processo (medições do controlede qualidade) tem uma grande importância pelo fato deser a chave desse processo (auditoria). Ela é umfeedback da qualidade das entregas e das melhorias nosprocessos.Um fato importante deste processo de realizar ocontrole da qualidade, é que uma de suas saídas, talveza principal, é a solicitação de mudanças. As outrassaídas são atualizações (no PGP, nos documentos doprojeto e nos ativos de processos organizacionais).A garantia da qualidade contribui para manutenção deum status de certeza da qualidade, uma vez que eliminaou impede defeitos ou imperfeições nos processos.

A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [03]Resumindo, o processo de realizar a garantia daqualidade é garantir que os processos e entregas estãoem conformidade com os padrões especificados (noplanejamento – daí o PGP como entrada deste processo).Se não houver conformidade, o controle de qualidadevai dar o feedback necessário para que seja realizada agarantia da qualidade como planejado.Garantir a qualidade é fundamental!

A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [01]O único processo de responsabilidade da área daqualidade dentro do grupo de processos demonitoramento e controle é controlar a qualidade.De acordo com o Guia PMBOK, controlar a qualidade éo processo de monitoramento e registro dos resultadosda execução das atividades de qualidade para avaliar odesempenho e recomendar mudanças que sejamnecessárias.O objetivo desse processo é identificar possíveiscausas do baixo desempenho (da qualidade) dosprocessos ou das entregas, recomendando açõescorretivas necessárias e, principalmente, validar aconformidade das entregas e do trabalho do projeto.

A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02]Nesse processo há mais um fator a ser destacado: ogerente do projeto valida a entrega e a conformidade daentrega de acordo com os padrões de qualidadeestabelecidos. Entretanto, quem valida a qualidade finalda entrega são as partes interessadas.Em outras palavras, a aceitação final da qualidade daentrega depende das partes interessadas e não dogerente.Este processo de controle da qualidade tem váriasentradas importantes: 1) PGP; 2) Métricas da qualidade; 3)Listas de verificação da qualidade; 4) Dados dedesempenho do trabalho; 5) Entregas; 6) Solicitações demudanças aprovadas; 7) Documentos do projeto e 8)Ativos de processos organizacionais.

A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02]Em relação às entradas deste processo, reflita umpouco sobre cada uma delas. Se possível, discuta comos colegas.O processo de controle da qualidade utiliza váriasferramentas de controle e gestão da qualidade, alémda inspeção e da amostragem estatística.As principais saídas desse processo são: 1) Mediçõesdo controle da qualidade; 2) Alterações validadas; 3)Entregas validadas; 4) Informações sobredesempenho do trabalho; 5) Entregas validadas. Asatualizações do PGP, dos documentos do projeto e dosativos de processos organizacionais também sãosaídas desse processo.

A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [03]Resumindo, o processo de controle da qualidade tema obrigação de verificar o cumprimento dos requisitosdas partes interessadas.Para que isso aconteça, dois grupos de açõesimportantes são necessárias:1. Prevenção: Tem o objetivo de manter os erros

fora do processo;2. Inspeção: Tem o objetivo de manter os erros fora

do alcance do cliente.Não podemos esquecer que a qualidade é uma daspeças-chave das restrições conflitantes.

COMUNICAÇÕES [01]Para o PMBOK (2013), o gerenciamento dascomunicações do projeto inclui todos os processosnecessários para assegurar que as informaçõesreferentes ao projeto sejam planejadas, criadas,coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas,gerenciadas, monitoradas, controladas e finalmente,colocadas à disposição de maneira oportuna eapropriada.Cabe aqui uma pergunta que devemos tentarresponder para percebermos a importância dascomunicações em um projeto:O que um gerente de projetos faz a maior partedo seu tempo durante um projeto?

COMUNICAÇÕES [02]A resposta é simples: durante um projeto, o gerente deprojetos passa a maior parte do seu tempo (em geral maisde 90%) se comunicando, principalmente durante osprocessos de execução.Essa comunicação acontece principalmente com as equipesenvolvidas no projeto, com as partes interessadas e atémesmo com a comunidade ou sociedade se houvernecessidade.A importância da comunicação se faz presenteprincipalmente quando existe entre as equipes envolvidasno projeto, diferenças culturais ou de nível deconhecimento. As comunicações também são muitoimportantes quando se lida com as partes interessadas,principalmente quando há interesses divergentes.

COMUNICAÇÕES [03]As comunicações estão presentes em três grupos deprocessos, a saber:

Dentro do grupo de processos de planejamento:1) Planejar o gerenciamento das comunicações;

Dentro do grupo de processos de execução:1) Gerenciar as comunicações;

Dentro do grupo de processos de monitoramento econtrole:1) Controlar as comunicações.

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [01]De acordo com o PMBOK (2013), dentro do grupo deprocessos de planejamento, a área de comunicações éresponsável em planejar o gerenciamento dascomunicações.Para o PMI, planejar o gerenciamento dascomunicações é o processo responsável pordesenvolver um plano de comunicação do projeto comuma abordagem apropriada, tendo como base asnecessidades de informação, os requisitos das partesinteressadas e os ativos organizacionais disponíveis.Toda comunicação oficial em um projeto deve serformal, mas há muitos casos em que a comunicaçãopode ser informal.

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [02]A habilidade de comunicação é uma das mais importantescaracterísticas do gerente de projetos.São fatores que dependem da habilidade de comunicação:• Saber escutar de modo ativo, sabendo quando intervir

para opinar ou ressaltar um determinado ponto devista;

• Saber utilizar as informações para aumentar oconhecimento das equipes;

• Levantar dados para fundamentar opiniões e decisões;• Administrar as expectativas das equipes e das partes

interessadas;• Saber encorajar para manter a motivação das equipes;

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [03]• Saber orientar para aumentar o desempenho do

trabalho;• Saber fazer a leitura da linguagem não verbal das

pessoas envolvidas no projeto.É necessário destacar que a área de comunicações éestratégica. Isso significa que muitas pessoas não dão adevida importância que essa área merece.O principal benefício do processo de planejar ogerenciamento da informação é a identificação da melhorabordagem para que os requisitos de comunicação doprojeto sejam atendidos. As entradas desse processo sãoo PGP, o registro das partes interessadas, os fatoresambientais da empresa e os ativos de processosorganizacionais.

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [04]As principais ferramentas e técnicas utilizadas noprocesso de planejar o gerenciamento dacomunicação são a análise dos requisitos decomunicação, a utilização das tecnologias dacomunicação e o uso de modelos e métodos quepermitam identificar a melhor abordagem para queexista uma comunicação eficaz entre todos envolvidosno projeto.Para o PMI, a comunicação é eficaz quando asinformações são fornecidas no formato correto, nahora certa, ao público certo e com o impactonecessário para surtir os efeitos desejados (porexemplo, fundamentar tomadas de decisão).

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [05]A comunicação precisa ser eficaz, mas tambémprecisa ser eficiente. Para o PMI, uma comunicaçãoeficiente é aquela que fornece apenas as informaçõesque são estritamente necessárias para a execução dasatividades do projeto.Existem diversos fatores que podem afetar acomunicação, e por este motivo, devem sercuidadosamente analisados. Estes fatores podem sercolocados sob a forma de perguntas. Por exemplo:• Quem precisa de informação?• Qual tipo de informação determinada pessoa ou

setor necessita?

AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [06]• Quando as informações serão necessárias?• Onde as informações devem estar armazenadas?• Em que formato as informações devem estar

armazenadas?• Como a informações armazenadas podem ser

recuperadas?• Como as informações devem ser tratadas em relação ao

grau de sigilo?• Como devem ser tratados os entraves à comunicação (por

exemplo, fuso horário, barreiras linguísticas, barreirasculturais)?

Neste processo há apenas duas saídas, que são bem óbvias: oplano de gerenciamento das comunicações (PGC) e, como jávimos anteriormente, as atualizações dos documentos doprojeto.

AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [01]A área de comunicações é responsável por um únicoprocesso dentro do grupo de processos de execução,que é gerenciar as comunicações.De acordo com o PMBOK, gerenciar as comunicaçõesé o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar edisponibilizar as informações do projeto de acordocom o plano de gerenciamento das comunicações.O principal benefício desse processo é possibilitar umfluxo de informação eficiente e eficaz com as equipese as partes interessadas do projeto.As entradas desse processo são o PGC, os relatóriosde desempenho do trabalho, os fatores ambientais eos ativos de processos organizacionais.

AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [02]O processo de gerenciar as comunicações vai além dadistribuição de informações relevantes. Este é umprocesso que dá oportunidade para as partesinteressadas de pedir dados, informações ouesclarecimentos sobre o andamento do projeto.Em todas as atividades humanas podem existirbarreiras e ruídos de comunicação, e um dos objetivosde gerenciar as comunicações é justamente eliminartais barreiras e ruídos.Outro objetivo importante desse processo é comunicaro andamento do projeto às partes interessadas. Esta éa razão dos relatórios de desempenho do trabalhoserem uma entrada desse processo.

AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [03]Entre as ferramentas e técnicas que podem serutilizadas para gerenciar a comunicação temos astecnologias, os modelos e os métodos de comunicação.Temos também os sistemas de gerenciamento dasinformações, que podem utilizar todas as ferramentase técnicas citadas no parágrafo anterior (porexemplo, cartas, ofícios, memorandos, comunicaçõeseletrônicas, reuniões presenciais, vídeo-conferências,etc), além de programas ou aplicativos para a criaçãoe emissão de relatórios (análise de riscos, etapas detrabalho já concluídas, resumo das mudançasaprovadas, alterações em estimativas de tempo e decustos, entre outras informações relevantes).

AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [04]A principal saída do processo de gerenciar ascomunicações do projeto são as comunicações doprojeto: relatórios, status, atas de reunião,documentos, etc).São também saídas desse processo as atualizações doPGP, as atualizações dos ativos de processosorganizacionais e as atualizações do documentos doprojeto (registro de questões, alterações decronograma e orçamento, relatórios, entre outrosdocumentos).É importante destacar que para um gerente de projetosexperiente, a não comunicação pode ser uma forma decomunicação eficaz, dependendo da situação e dosatores envolvidos.

AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [01]Dentro do grupo de processos de monitoramento econtrole, a área de comunicações é responsável peloprocesso de controlar as comunicações.De acordo com o PMBOK (2013), controlar ascomunicações é o processo de monitoramento econtrole das comunicações durante todo o ciclo devida de um projeto, para garantir que as necessidadesde informação das partes interessadas sejamatendidas.O principal benefício desse processo é garantir umfluxo ótimo (no sentido de otimizado, eficiente) entretodos os participantes do projeto.

AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02]As principais entradas do processo de controlar ascomunicações são o PGC, as comunicações do projeto,os dados de desempenho do trabalho, os ativos deprocessos organizacionais e o registro das questões(basicamente os pedidos de informações eesclarecimentos pelas partes interessadas sobre assoluções para as questões apresentadas).O controle das comunicações deve garantir que ainformação correta seja entregue ao público correto,e aqui temos uma atribuição importante: o responsávelpelo controle das comunicações é o gerente doprojeto. O gerente de projetos define aquele que vaicomunicar o quê e para quem.

AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02]Entre as ferramentas e técnicas utilizadas pelogerente de projetos para controlar as comunicaçõestemos o sistema de gerenciamento de informações, asreuniões e as opiniões especializadas.As saídas desse processo são informações sobre odesempenho do trabalho, as solicitações de mudançase as atualizações (no PGP, nos documentos do projetoe nos ativos de processos organizacionais).Note que todas as recomendações de açõescorretivas ou preventivas devem ser comunicadas, eisso exige controle das comunicações.

Bibliografia Consultada

ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso deTreinamento para certificação CAPM. Disponível noYoutube.

PMI – Project Management Institute. Um guia doconhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK).5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.