diagramação de processos com o software...

ESCRITÓRIO DE PROCESSOSDGI - PROPLAN

Diagramação de Processos com o Software Bizagi

Gabriela Musse Branco

Programa

• Objetivo: capacitar os participantes a entender a gestão por processos e diagramar processos de negócio

• Critérios para aprovação: 85% de frequência nas aulas presenciais, entrega completa do projeto.

• Carga Horária: 40h (16h presenciais – 24h EAD)

08/11/17

Data Horário Conteúdo

07/11 4hConceitos básicos, Visão por processos, BPM, BPMn; Introdução ao Bizagi, Notação Básica, Diagramação de um processo

07/11 4h Exercício de diagramação de um processo; Gestão por processos na UFRGS; Seleção do processo

08/11 4h Notação Intermediárias, Padrão do Escritório de Processos para diagramação dos processos UFRGS

08/11 4h Elementos avançados do Bizagi; Notação Avançada, Erros Comuns na Diagramação

Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 2

NOTAÇÃO INTERMEDIÁRIA

08/11/17Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 3

Notação Intermediária - Tarefas

08/11/17 4Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA

Tarefa Manual: atividade realizada sem

interface com sistema.

Tarefa Usuário: atividade realizada por usuário

em um sistema (tem uma interface).

Tarefa Serviço: atividades realizadas automaticamente, sem interferência humana.

Notação Intermediária - Eventos


Mensagem: uma informação faz o processo iniciar.

Timer: o processo inicia em determinada data ou

após determinado tempo.

Nenhum: quando os outros casos não se aplicam.

Mensagem: o processo termina com um lançamento

de uma informação.

Notação Intermediária - Eventos


Timer: representa uma espera dentro do

processo. Pode ser um tempo fixo (ex: 2h) ou

variável (ex: data agendada).

Mensagem: lançamento ou captura de

informação.

Link: conector entre pontos do fluxo.

Obs: os eventos de lançamento e captura são diferenciados conforme figura ao lado.


Exemplo – Evento Timer


Exemplo – Evento Mensagem


Exemplo – Evento Mensagem

projeto Confirmação do registro

Link - exemplo


Notação Intermediária -Gateways


Exclusivo

baseado

em dados

Paralelo

Inclusivo baseado em dados:

Seguirá todos os caminhos verdadeiros.

Exemplo Gateway Inclusivo


Projetos com valor financeiro

Projetos com registro de patente

Exemplo


• Atualizar o diagrama para notação intermediária

• Imagine que após realizar a inclusão do pagamento na folha, deve-se esperar 3 dias úteis para comunicar o servidor e a chefia do resultado da solicitação.

Solicitação de Férias

Descrição do Processo


Descrição do Setor


Descrição da Atividade Usuário


Inserção de Atributos Estendidos


Atributos Estendidos da Atividade Usuário


Regras e Amparo Legal: Inserir as regras gerais do processo e, caso exista, amparo legal (lei, decisão normativa, portarias, etc) da atividade

Documento: Anexar documentos relevantes para o entendimento da atividade

Tela do Sistema: Anexar imagem do sistema que está sendo utilizado

Exemplos de Descrição –Atividade Usuário

Anexar Documentos

Descrição:Anexar os demais documentos pertinentes da interação acadêmica.

Regras e Amparo Legal:A Declaração de 2/3 é gerada automaticamente pelo sistema quando a equipe estiver aprovada pelas chefias.O Termo de Responsabilidade e Compromisso também é gerado pelo sistema quando há Fundação de Apoio.Quando a interação não for amparada pela Lei de Inovação, o sistema gera a Declaração de Não Amparo pela Lei da Inovação.Documentos Obrigatórios:

- Projeto ou Plano de Trabalho- Minuta do Instrumento Legal- Carta solicitando a contratação da Fundação (quando houver FA)- Designação de Fiscal de Projeto (quando houver)- Minuta do Instrumento Legal DOC


Descrição da Atividade Manual


Atributos Estendidos da Atividade Manual


Regras e Amparo Legal: Inserir as regras gerais do processo e, caso exista, amparo legal (lei, decisão normativa, portarias, etc) da atividade

Documento: Anexar documentos relevantes para o entendimento da atividade

Exemplos de Descrição -Atividade Manual


Descrição:Comparar as planilhas de efetividade enviadas pela empresa terceirizada e pelo fiscal do contrato.Evidenciar as divergências.

Regras e Amparo Legal:O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas.O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas.Os itens patrimoniais devem ser entregues no Patrimônio, exceto itens que não transportáveis com os recursos da Universidade.

Analisar comparativamente as Planilhas

Descrição da Atividade Serviço


Atributos Estendidos da Atividade Serviço


Apresentar quais são as entregas do sistema que está sendo chamado pelo processo em análise

Exemplos de Descrição –Atividade Serviço


O sistema calcula e gera automaticamente a efetividade de cada mês para cada contrato vigente.

Entregas:Relatório de Efetividade dos Terceirizados

Gerar Relatório de Efetividade

Lembretes Importantes

• Mapeamento de processos deve ser um meio e não um fim.

• Importante é garantir que o processo cumpra seus objetivos e metas.

• Não é necessário mapear todos os processos e nem todos os níveis de processos.


Metodologia

08/11/17

Análise Inicial (Diagramação

do as is)

Análise do Processo atual

Modelagem do novo processo

(to be)

Implantação do novo processo

Gerenciamento do Processo

Seleção do Processo

AS IS

Validação

MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro

Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade

(a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo

automação das certidões negativas e verificação do estado

"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no

sistemaA

(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,

por tipo de processoA

(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A

Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela

UGRs

Revisão das especificações dos itens com as demandas das

UGRsA

(a) estudo dos itens que são comuns

A

(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

para gerenciar uma compra, contratação e controle de

contratos UFRGS

M

(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão

(a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento

existentes com as UGRs M

(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrãoM

(c) UGRs realizar processo de planejamento M

Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de

um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)

planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto

com o planejamento do orçamento

Múltiplos Sistemas em cada

Processo

Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e

da UFRGS

Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal,

verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma

única

Requisitar assistência e treinametno do SERPRO

A

Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,

disponibilidade do processo

Serviços Comuns (informática,

manutenção ar condicionado,

seguro de carros, etc.)

Compras fracionadas - problemas legais e de custos

Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs,

pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e

outras não)

Oportunidades de Melhoria(Problemas)

Ações

Treinamento

Gerenciar Desempenho

Ações de Melhoria

TO BE

28Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA

Papéis na Modelagem

• Facilitador

• Modelador

• Liderança executiva expressando a dinâmica de negócios de alto nível

• Gerência intermediária definindo mecanismos de monitoramento e controle

• Executores que realmente realizam o trabalho sendo modelado


Etapas da Diagramação de Processos

• 1º PASSO – Entender o Processo

• 2º PASSO – Identificar pessoas chave

• 3º PASSO – Levantar informações

• 4º PASSO – Modelar


1º PASSO – Entender o Processo

• Visão geral do processo

– Objetivos

– O que é o processo

– Principais etapas

• Ferramentas

– Mapa mental

– Fluxograma das principais etapas


1º PASSO – Entender o Processo

• Escopo do processo– Definição dos limites do processo (início e final)

– Principais entradas e saídas

– Identificar e compreender as normas pertinentes (internas e externas)

– Como o processo contribui para agregar valor aos clientes? E para cumprir as metas estratégicas?

• Identificar stakeholders e suas expectativas– Os grupos de interessados englobam todos que de alguma forma

podem influir nos processos

• Ferramentas: Caracterização do Processo


Nome do Processo

Inputs Outputs

Dono(s) do processo:

Enablers

Políticas, legislação, normas:

Guides

Quem gera a entrada

Quem recebe a saída

• ...• ...

Sistemas de Informação:Áreas Envolvidas:

Indicadores / Metas:

Etapas

Caracterização do Processo


Interações Acadêmicas

Demanda solicitante do projeto (ex: edital)

Recursos Financeiros

Inputs

Produtos do Projeto (patente, conhecimento, artigos...)

Relatórios do projeto (PC)

Outputs


PROPESQ, PROREXT, PROGRAD, PROPG

Enablers

Políticas, legislação, normas:Decisão 193/2011, Portaria 2679

Guides

Solicitante do projeto

(concedente)

Sociedade• Elaboração do Projeto• Aprovação da Interação• Registros da Interação• Execução da Interação• Alterações na Interação• Prestação de Contas

Sistemas de Informação:Sistema de Interações AcadêmicasSICONV (externo)

Áreas Envolvidas:

Unidades acadêmicas, Fundação de Apoio, CONSUN, SCONVGAB, PROPLAN, SEDETEC

Indicadores / Metas:Não estabelecido

Processos

Solicitante do projeto

(concedente)

Órgão fiscalizador


Matrícula Graduação

Currículo / Plano de Ensino

Conceitos atribuídos

Inputs

Matrícula efetivada

Outputs


PROGRAD

Enablers

Políticas, legislação, normas:Legislação MEC, Resoluções CEPE

Guides

Aluno• Programação / Oferta de turmas• Alocação dos espaços físicos• Ordenamento• Encomenda de matrícula• Ajuste de Matrícula• Efetivação da matrícula

Sistemas de Informação:

SISGRAD

Áreas Envolvidas:

Unidades Acadêmicas; COMGRAD

Indicadores / Metas:Nível de ocupaçãoIndicadores do CENSO e TCU

Processos

Alt. Curricular / Alt. Plano de

Ensino

Realização das

Atividades Acadêmicas

Realização das Atividades

Acadêmicas


Exercício

• Caracterizar o processo selecionado utilizando o formulário


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