desmaterialização e automatização de processos na administração pública luanda, 8 maio 2015

Desmaterialização e Automatização de Processos na Administração Pública

Luanda, 8 Maio 2015

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Agenda

Riscos e Oportunidades em Projectos de Desmaterialização

● Uma história sem papel, desmaterialização em acção

● Reengenharia, pensar “fora da caixa”

● Serviços partilhados, economias de escala

● Abordagem, a importância do método

● Gestão da mudança, as pessoas contam

Paulo Santos, Head of Citizen Relationship Solutions22 anos de experiência em TIC13 anos de experiência em projectos de [email protected]

UMA HISTÓRIA SEM PAPELdesmaterialização em acção

Uma história sem papel, desmaterialização em acção

PLAY

REENGENHARIApensar “fora da caixa”

Reengenharia, pensar “fora da caixa”

3 exemplos de reengenharia para melhor servir o cidadão


Reduzir o prazo da escolha do nome da empresa? Como?

• Lista de nomes pré-aprovados• Cidadão escolhe um nome entre +1900 disponíveis• O nome é pré-reservado no início do processo• A reserva é confirmada com a constituição da empresa

total de 190.000 empresas criadas

média de 2.000 empresas por mês

tempo médio de atendimento 1:01:47

+50% do total de empresas criadas


Validar na hora o Pacto Social da empresa? Como?

• Lista de pactos pré-aprovados• O Pacto Social é gerado na hora• Assinatura realizada na presença do Conservador• Digitalização e upload do Pacto Social assinado

total de 190.000 empresas criadas

média de 2.000 empresas por mês

tempo médio de atendimento 1:01:47

+50% do total de empresas criadas


Desmaterializar a Certidão do Registo Comercial? Como?

• Código de acesso• Consulta online no Portal da Empresa• Subscrição por 1, 2 ou 3 anos• Tradução automática para inglês

+2.000.000 certidões emitidas

média mensal de 30.000 certidões

serviço 100% self-service

disponível desde Dezembro de 2006


Reduzir número de processos mal instruídos? Como?

• Check-list de documentos• Dissuadir entrega de processo incompleto• Notificação automática de insuficiências• Indeferimento automático em 10 dias úteis

redução dos prazos de licenciamento em 50%

+1.700 utilizadores na plataforma BPM

+50.000 processos por ano

total de 405.000 processos


Oportunidade para pensar e fazer diferente

Aumentar a eficiência interna

Melhorar a visibilidade na organização

Serviços premium e inovadores para o cidadão

A desmaterialização não se faz só com tecnologia

(…) o uso das novas Tecnologias de Informação e Comunicação é um dos pilares indispensáveis à estruturação e reforço das sociedades contemporâneas. A emergência da Sociedade do Conhecimento exige do nosso Governo e de todos os cidadãos a adopção de novos paradigmas de governação e de novos modelos de relacionamento entre governantes e governados, a fim de se conferir outra plenitude à sua participação na vida social, cultural, educativa, académica, económica e política do país. (…)

S. Ex.ª Presidente da República de Angola, Eng.º José Eduardo dos Santos(in http://www.governo.gov.ao/)

SERVIÇOS PARTILHADOS

economias de Escala

Serviços partilhados, economias de escala

Organizar Capturar Consultar Enviar Gerir Conservar/Destruir

Organização

Tecnologia

Instrumentos Arquivísticos

Arquivo Digital e Físico da Administração Pública

• Framework comum de arquivo digital e físico• Lógica de serviços partilhados• Economia de escala, redução de custos


Pesquisar

Modificar

Criar Consultar

GuardarArmazenar

Início da aplicação das regras da tabela de temporalidade

Destruir

ReterTornar oficial

Documento Record

Gestão do ArquivoAplicações de Negócio

Act

ivid

ades

Tempo

PRODUÇÃO ARMAZENAMENTO

A Gestão do Arquivo deverá integrar com os sistemas de negócio das organizações e ser interoperável

Ministérios, Institutos, Governos Provinciais, etc. Serviços Partilhados


1. Sistema de Gestão de Arquivo

9. Repositório Digital do Sistema de Gestão de Arquivo

6. Backoffice

6.1Tratamento de Assinaturas

2. Processos - Arquivo

6.2 Captura / Uploader

2.1 Remessas 2.2 Requisição

2.3 Empréstimos/Devoluções 2.4 Eliminações

2.6 Saídas Permanentes

7. Processos - Negócio

2.5 Consulta

7.1 BPM – Business Process Management

3. Gestão de Espaço

3.1 Inventariação

3.2 Classificação

5. Gestão de Sistema

5.1 Plano de Classificação

4. Informação de Gestão

4.1 Relatórios

5.3 Auditoria

5.2 Tabela de Temporalidade

5.4 Gestão de Acessos

6.4 Gestão de Minutas

6.3 Gestão de Formulários

Ministério Justiça

Ministério Economia

Ministério Educação

Ministério Defesa

Ministério Comércio …


Sistema de Gestão de Arquivo

1 Um cidadão dirige-se a uma Conservatória para constituir a sua empresa.

4 Os ministérios podem aceder à documentação da empresa em qualquer momento a partir do Arquivo.


Ministério Comércio

Ministério Finanças

Outros

2 Na Conservatória procedem ao registo e desmaterializam os documentos.

3 A Conservatória comunica a constituição da empresa aos diferentes ministérios.


Ministério Comércio

Ministério Finanças

Outros

ABORDAGEMa importância do método

Abordagem, a importância do métodoVodafone Ghana

O uso de Mapas de Facilitação de IT* tornou possível o desenho de um sistema complexo de CRM onde todos os stakeholders relevantes foram envolvidos.

* Posters de grande formato que mapeiam os processos de negócio com a solução técnica a implementar.

Todos são envolvidosUma abordagem inclusiva

Alguma vez esteve em reuniões onde ninguém leu o documento de 200 páginas enviado na semana anterior?Organizamos os debates sobre os processos de negócio em redor de um poster de grande formato, com todos em pé, com total liberdade para perguntar e desafiar a solução e, melhor que tudo, podemos trazer qualquer pessoa para bordo em menos de 20 minutos, mesmo quando ninguém leu a documentação.

Vodafone Ghana

Discutir o overview antes de aprofundarCabe “tudo” numa só página

Antes de aprofundar no detalhe da solução é essencial compreender a big picture.Tendo o processo completo num poster de grande formato facilita a discussão entre os stakeholders e ajuda a um melhor entendimento das situações mais críticas.

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Promover o debate entre pessoas com diferentes perspectivasConstruir um entendimento comum

No início cada stakeholder tem a sua visão e preocupações sobre o projecto.Estas metodologias permitem destacar os locais onde se encontram os pontos críticos e facilitam um entendimento e compatibilização comuns.

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Descodificação visualDescodificando a documentação criptográfica

Com os mapas de facilitação de IT apresentamos a informação numa forma muito intuitiva e fácil de compreender.

Vodafone Ghana

Todos são convidados a co-criar“Agarre num post-it e tome parte do processo”

Uma ferramenta dinâmica que permite incorporar facilmente cada questão, sugestão ou correcção na hora, através de notas escritas ou post-its.

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Abordagem, a importância do métodoVodafone Ghana

Exemplo de um Mapa de Facilitação de IT

GESTÃO DA MUDANÇA

as pessoas contam

Gestão da mudança,as pessoas contam

Transitar do modelo em papel para um modelo desmaterializado, como gerir a mudança?

• Fundamental, o envolvimento da Gestão de Topo• Comunicar a importância da desmaterialização para a organização• Enforcement da utilização das soluções implementadas

• Aplicar Metodologias que diminuem o gap entre o negócio e o IT (exemplo: Design Thinking), abordagem gradual e evolutiva

• Formação, formação, formação (em sala, e-learning, documentação)

• Brigadas de suporte ao arranque, para apoio on-the-job

• Helpdesk de suporte aos utilizadores, com bom tempo de resposta

• Recolher feedback, incorporar feedback

• Estratégia de comunicação para criar uma “onda positiva” em direcção à mudança


A comunicação no processo de Gestão da Mudança

Setup da equipa de gestão da mudança

Definição plano de mudança

Testes de conceitos e de

protótipos Formação dos Utilizadores

Acompanhamento on-the-job

Helpdesk e recolha de feedback

Criação de identidade

gráfica

Vídeos, cartazes, flyers, merchandising, etc.

Evento de lançamento

Entrevistas e reportagens com

pessoas chave

Enforcement da gestão de topo

Teasers

Workshops de sensibilização com a

gestão de topo


Teaser em formato de vídeoenviado por email

Teasers impressos

Criação de uma

identidade de projecto

Objectos úteis

Cartaz

A comunicação no processo de Gestão da Mudança

improvingthe qualityof life for1 billioncitizens

Obrigado!

desmaterialização e automatização de processos na administração pública luanda, 8 maio 2015

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