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CAPITULO II MARCO TEORICO DEL ANALISIS DE PUESTO, RECLUTAMIENTO Y
SELECCION DE PERSONAL
A. FUNDAMENTOS Y DESAFIOS DE LA ADMINISTRACION
DE PERSONAL 1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
El objetivo de la administración de recursos humanos lo constituye la
contribución a la productividad que lleva a cabo el hombre a través de su
trabajo.
La administración de personal significa: reclutamiento, selección,
desarrollo, utilización y ubicación de los recursos humanos en las
organizaciones, es parte de la función general de la administración y es
un sistema central y amplio en todas las empresas.
Los encargados de la administración de recursos humanos logran su
propósito cuando consiguen alcanzar determinados objetivos y metas que
sirven como parámetros para medir las acciones llevadas a cabo por los
administradores de recurso humano.
Los objetivos fundamentales de la administración de recursos humanos
son:1
1 Davis Heith Werther Jr. William B. Fundamentos y Desafíos. Administración de Personal y Recursos Humanos. Editorial Mc Graw – Hill, 4ª Edición, Parte 1. Año Agosto 1998
a. Objetivos Sociales
La contribución de la administración de recursos humanos a la
sociedad se basa en principios éticos y socialmente responsables;
cuando las organizaciones pierden de vista su relación fundamental
con la sociedad, por ejemplo, cuando permiten prácticas
discriminatorias basadas en sexo, religión, raza o grupo cultural
específico, no sólo faltan gravemente a su compromiso ético, sino que
generan también tendencias que repercuten en su contra en forma
inevitable.
b. Objetivos Corporativos
El administrador de recursos humanos debe reconocer que su
actividad no es un fin en si mismo; es solamente, un instrumento para
que la organización logre sus metas fundamentales. El departamento
de recursos humanos existe para servir a la organización.
c. Objetivos Funcionales
Mantener la contribución de los recursos humanos en un nivel
adecuado a las necesidades de la empresa es otro de los objetivos
fundamentales de la administración de los recursos humanos.
Cuando las necesidades de la organización se cubren
insuficientemente o en exceso, como en los casos en que se contrata a
un número excesivo de personas, se incurre en ociosidad de recursos.
d. Objetivos Personales
La administración de recurso humano es un poderoso medio para
permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la
medida en que son compatibles y coincidan con los de la organización.
Para que la fuerza de trabajo se pueda mantener, retener y motivar,
es necesario satisfacer las necesidades individuales de sus
integrantes. De otra manera es posible que la organización empiece a
perderlos o que se reduzcan los niveles de desempeño y satisfacción.
2. DESAFIOS DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
Las organizaciones y sus departamentos de personal constituyen
sistemas abiertos, de hecho, ambos se ven afectados por el entorno
dinámico en que operan. Casi invariablemente, los cambios que ejercen
efectos en la organización también hacen sentir su influencia en los
empleados en general, y en los departamentos de personal, en especial.
Aunque algunos desafíos sólo afectan a una empresa dada o a un grupo
de ellas, otros afectan a todas las personas que participan
profesionalmente en la administración de recursos humanos. Por ejemplo,
el desafío de generar nuevas técnicas operativas, incluye a todos los
profesionales del campo.
Los desafíos que se dan en la administración de recursos humanos son
diversos, entre los que se pueden citar:
a. Desafíos Externos
Las organizaciones operan en un ambiente externo que presenta
múltiples desafíos. En general puede decirse que la empresa ejerce escasa
influencia en estos retos, que pueden considerarse como variables y que
afectan la forma en que opera la organización así como sus prácticas y
políticas de personal.
Algunos de los desafíos externos que enfrentan evolucionan de manera
muy gradual, en tanto otros cambios se presentan de modo casi súbito. A
continuación se presentan ejemplos de desafíos externos:
1) Diversidad de la Fuerza de Trabajo
Hasta hace pocos años, los hombres llevaban a cabo las labores
importantes en la inmensa mayoría de las organizaciones. En el mundo
latino, la mujer se relegaba al hogar y era raro encontrar graduadas
universitarias a cargo de departamentos grandes de alguna compañía
importante; las mujeres que guiaban organizaciones grandes se podían
contar con los dedos de una mano; generalmente la compensación que se
ofrecía a las mujeres era muy inferior a la de los varones.
En la actualidad, la composición de la fuerza de trabajo en el mundo de
habla española se ha modificado grandemente, las mujeres no solamente
han logrado victorias decisivas en la tarea de desempeñar funciones
antes reservadas en forma exclusiva para personas de sexo masculino; en
muchos casos, también han conseguido ingresos prácticamente
equivalentes a las de los hombres.
2) Nuevos Factores Demográficos
Como cualquier otro grupo humano, la fuerza de trabajo se encuentra en
evolución incesante; en toda población hay continuos cambios en el nivel
de educación, edad, salud, etc. Estos cambios son predecibles a largo
plazo, tienden a ocurrir con lentitud, y en la mayor parte de los casos, es
posible medirlos con precisión.
En general, los cambios demográficos que está experimentando la
población del mundo de habla hispana son positivos, pueden citarse las
siguientes tendencias:
- Reducción progresiva del índice de natalidad.
- Evidente incremento en el nivel académico
- Mejora notable en los indicadores de salud.
- Progreso constante en la expectativa de vida.
Aunque estas tendencias son en general indudablemente positivas,
ejercen importantes efectos en la administración de los recursos
humanos.
3) Cambios Económicos
Las dificultades económicas que han enfrentado diversos países del área
son sin duda alguna muy considerables, pero es necesario mantener un
hecho fundamental en el presente: Prácticamente, sin excepciones, un
núcleo significativo de organizaciones no sólo han continuado sus
operaciones sino que han introducido innovaciones importantes, se han
expandido, y elevado considerablemente el nivel de vida en la región.
En especial, cuando la circunstancias económicas son difíciles, las
organizaciones enfrentan complejos desafíos. Sus respuestas, cuando son
adecuadas, les permiten sobrevivir e incluso progresar.
4) Cambios Culturales
Las actitudes culturales pueden conducir a cambios muy considerables
en las prácticas laborales de muchas organizaciones. La creciente
participación de las mujeres en la fuerza de trabajo constituye un
ejemplo destacado de un cambio cultural de extrema importancia.
5) Cambios Tecnológicos
La tecnología moderna ejerce profundos efectos en la administración de
los recursos humanos. La diversificación del uso de las computadoras a
partir de la década de 1960 y la aplicación de la inteligencia artificial en
el mundo del trabajo a mediados de la década de 1990, se pueden contar
entre los ejemplos más destacados de cambios tecnológicos recientes.
6) Del Sector Oficial
Pocos desafíos son tan importantes para las empresas como los que
puede generar el sector oficial; el gobierno nacional o las autoridades de
varios niveles, establecen normas, dictan parámetros y en general,
tienden a ejercer efectos inmediatos en la relación que existe entre la
empresa.
b. Desafíos Internos
Además de las demandas externas, la organización debe atender a ciertos
desafíos internos, los que se originan en el hecho de que una empresa y
sus dirigentes pretenden lograr objetivos múltiples, los cuales no
necesariamente son armónicos; los objetivos de carácter financiero, de
ventas, de servicio, de producción, pueden entrar en conflicto con los
objetivos de personal. A continuación se presentan algunos de los desafíos
internos que enfrentan las empresas:
1) Los Sindicatos
Los sindicatos constituyen un desafío real cuando operan activamente
dentro de una organización y un desafío potencial en las organizaciones
no sindicalizadas. En las compañías sindicalizadas, la empresa pacta con
los representantes de los trabajadores; varios aspectos como el nivel
salarial, el horario de las labores, las condiciones de trabajo y seguridad,
las prestaciones y los servicios como la cafetería, los uniformes, etc.
La diferencia entre el fracaso y el éxito estriba a menudo en la habilidad
que despliegue el departamento de recursos humanos en su trato con el
sindicato en todos los aspectos.
2) Profesionales
La profesionalización de la administración de los recursos humanos es
probablemente uno de los más significativos retos que enfrenta la
empresa.
Con frecuencia, se encuentra con empresas sin conocimiento de las
aportaciones que un profesional del área de administración de recursos
humanos puede hacer a una organización moderna. Sin embargo, cada
vez son más los ejecutivos que advierten que la administración del
recurso más importante de toda organización (recurso humano) es
demasiado esencial como para delegarla a un nivel secundario. De
manera progresiva los profesionales de la administración de recursos
humanos desempeñan funciones vitales dentro de las organizaciones a las
que prestan sus servicios.
B. ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTO
Los desafíos derivados del entorno actual constituyen el eje de la
orientación moderna del profesional de la administración de recursos
humanos. Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva
necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su
organización.
En una compañía pequeña esta información se puede atender mediante
un sistema manual, pero a medida que la organización se hace más
compleja, la información sobre puestos, solicitudes de trabajo,
compensación, etc., se maneja en archivos de computadora. Es obvio que
al adquirir un buen grado de dominio de varias técnicas computacionales,
el futuro profesional se preparará adecuadamente para cumplir su labor.2
A continuación se presenta el proceso para obtener información para el
análisis de puesto:
1. OBTENCION DE INFORMACION PARA EL ANALISIS DE
PUESTO
El análisis de puesto consiste en la obtención, evaluación y organización
de información sobre los puestos de una organización.
Los analistas de puesto obtienen información relativa a la actividad
específica del trabajo y de quienes la desempeñan; estudian la
organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal,
2 Davis Heith, Werther Jr. William B. Preparación y Selección. Análisis y Diseño de Puestos. Administración de Personal y Recursos Humanos. Editorial Mc Graw – Hill, 4ª Edición, Parte II. Año 1998
materiales y procedimientos), los productos o servicios que brinda a la
comunidad la empresa; también estudian los informes que generan varias
fuentes como: la empresa misma, otras entidades del ramo y ciertos
informes oficiales, respecto al trabajo que debe analizar.
En forma general, sobre la organización y su desempeño, los analistas
estudian lo siguiente:
- Identifican los puestos que es necesario analizar.
- Preparan el cuestionario de análisis de puesto.
- Obtienen información para el análisis de puesto.
Los estudios antes mencionados se desarrollan de la siguiente manera:
a. Identificación de Puesto
El primer paso para el análisis de puesto es proceder a su identificación.
Esta tarea resulta realmente sencilla en una organización pequeña. En
una grande los analistas recurren a la nómina y a los organigramas
vigentes, en caso de haberlas o a una investigación directa con los
empleados, supervisores, gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de
puesto anterior, resulta de mucha utilidad.
b. Desarrollo del Cuestionario
Los cuestionarios para el análisis de puesto tienen como objetivo la
identificación de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y
niveles de desempeño necesarios en un puesto específico. Resulta esencial
que los datos obtenidos sean uniformes para poder ser válidos en los
procedimientos estadísticos.
El cuestionario debe contener la siguiente información:
- Identificación del puesto.
- Deberes y responsabilidades.
- Aptitudes humanas y condiciones de trabajo.
- Niveles de desempeño.
1) Identificación del Puesto
En el cuestionario se procede primero a identificar el puesto que se
describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última
descripción, pero antes de continuar es preciso verificar esta
información para:
- No utilizar datos atrasados (los puestos cambian mucho con el
tiempo)
- No aplicar la información a otro puesto.
2) Deberes y Responsabilidades
Muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en
que se lleva a cabo, ello proporciona una rápida descripción de las
labores y responsabilidades específicas que permiten conocer a fondo
las labores desempeñadas; especialmente, en los casos de puestos
gerenciales, estos puntos revisten interés primordial; en los cuales se
pueden añadir preguntas adicionales para precisar áreas de
responsabilidad en la toma de decisiones, el control, la organización, la
planeación y otras áreas.
3) Aptitudes Humanas y Condiciones de Trabajo
Esta parte del cuestionario describe los conocimientos, habilidades,
requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la
persona que desempeñará el puesto.
Esta información es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar
una promoción que permite la planeación de programas de
capacitación específica.
4) Niveles de Desempeño
Especialmente en el caso de muchas funciones industriales, suelen
fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. La
necesidad de fijar un nivel mínimo es obvia, ya que al no alcanzarlo
puede influir negativamente en las normas de calidad.
El analista de puesto deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda
de los superiores o los ingenieros industriales que resulte procedente
para determinar dichos niveles.
c. Obtención de Datos
Dada la inmensa gama de ocupaciones que existen en el mundo
moderno, no es posible aplicar siempre la misma técnica de recolección
de datos. En cada circunstancia, el analista debe determinar la
combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos
la máxima flexibilidad.
2. METODOS PARA REALIZAR EL ANALISIS DE PUESTO
Para realizar en forma correcta lo que es el análisis de puesto se debe seguir
un proceso con orden lógico, según las necesidades que surjan de acuerdo a
los objetivos trazados y que se esperan cumplir.
Un orden lógico del proceso sería el siguiente:
- Preparación
Consiste en el conocimiento general de la organización y del trabajo que
se lleva a cabo.
- Obtención de información sobre análisis de puesto
Consiste en llevar a cabo lo que es la identificación del puesto, el
desarrollo del cuestionario y la obtención de todos los datos necesarios.
- Uso de la información
Esto consiste en la descripción de puesto, especificaciones de vacantes y
niveles de desempeño, también va de la mano con la información
necesaria sobre el recurso humano a necesitar.
Existen además algunos métodos para efectuar la obtención de datos, a
saber:
a. La Entrevista
El analista entrevista personalmente al sujeto que puede proporcionarle
información relevante sobre algún puesto, la entrevista puede basarse en
el cuestionario general, al cual puede agregársele preguntas que
abarquen las variantes concretas que presente el puesto.
b. Comité de Expertos
Es costoso y tardado el método para obtener opiniones de un grupo de
expertos reconocidos para analizar un puesto, pero permite un alto grado
de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es
importante y será desempeñado por numerosas personas.
Por regla general, la aportación de cada participante añade valiosa
información y permite iluminar aspectos poco claros. No es extraño que la
labor de los supervisores y gerentes se vea sustancialmente mejorada.
c. Bitácora del Empleado
Es una verificación de los registros diarios de las actividades realizadas
por el empleado, según la consigna del mismo, en un cuaderno, ficha o
bitácora de actividades diarias, lo que constituye otra alternativa para la
obtención de la información.
d. Observación Directa
Este método resulta lento, costoso y en potencia más susceptible de
conducir a errores, un analista no podrá registrar, por ejemplo, las
actividades que el empleado efectúa una vez al mes, al menos que
permanezca durante todo un mes en una labor de observación, el método
de observación no es aconsejable para ningún puesto.
e. El Método Ideal
La disposición de adaptarse a las diversas necesidades, la posibilidad de
mostrar la flexibilidad en los procedimientos y en el sentido común,
constituye la mezcla de los métodos, la óptima para los procedimientos de
descripción de puestos.
3. APLICACION DE LA INFORMACION SOBRE ANALISIS DE
PUESTO
La información sobre los diversos puestos que existen en una compañía
puede emplearse de la siguiente forma:
a. Descripción del Puesto
Una descripción de puesto es una explicación escrita de los deberes,
las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto
específico en una empresa. Todas las formas para la descripción de
puesto deben ser iguales dentro de la organización; e incluso si se
trata de un puesto de diferente nivel puede precisar las características
relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura
general.
b. Especificaciones del Puesto
La diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de
puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define
qué es el puesto; mientras que la especificación describe que tipo de
demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la
persona que desempeña el puesto.
4. NIVELES DE DESEMPEÑO
El análisis del puesto también debe fijar los niveles de desempeño del
puesto, que suman dos propósitos: Ofrecer a los empleados pautas
objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores contar
con un instrumento imparcial de medición de resultados. Los empleados
se benefician de este aspecto porque su moral permanece alta cuando
advierten que han logrado las metas del puesto. Sin metas que lograr, la
descripción de puesto debe elaborarse basándose en parámetros
comparables.
Los deberes y las obligaciones de cada puesto deben estar determinadas
por las necesidades del puesto en la organización; tomando en cuenta que
los deberes y responsabilidades del puesto se establezcan en forma
escrita.
Si la información relativa a los deberes de un puesto no se reduce a la
forma escrita, existe una gran posibilidad de que el concepto del
empleado con respecto a una obligación no sea idéntico al de su
supervisor o consistente con las necesidades de la organización.
Una declaración del puesto puede organizarse como un registro separado
o incluirse como otra parte de la descripción del puesto. La ventaja de
contar con una especificación del puesto por separado, es que la
información contenida en ella es utilizada para diferentes propósitos que
la que contiene la descripción del puesto.
5. DISEÑO DE PUESTO
El diseño de puesto pretende determinar que tareas deben incluirse en
un puesto dado para alcanzar en forma más efectiva los objetivos de la
organización, son las preguntas que deben considerarse al evaluar la
distribución actual o planeada de las tareas o los puestos en la
organización.
Destacar la importancia del diseño de puesto; probablemente el elemento
más significativo sea que los puestos constituyen el vínculo entre los
individuos y la organización.
Dado que la función de los departamentos de personal es ayudar a la
organización a obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea, los
especialistas en personal deben poseer una comprensión profunda de los
diseños de puesto.
El diseñador de puesto se esfuerza por considerar estos elementos y crear
ocupaciones que sean productivas y satisfactorias. La productividad del
empleado o satisfacción con la labor que lleva a cabo y las dificultades en
su labor diaria proporcionarán una guía de lo bien diseñado que se
encuentre un puesto, cuando una ocupación determinada presenta
deficiencias serias en su diseño, con frecuencia se presentan fenómenos
como la alta rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas
sindicales y en ocasiones, hasta sabotaje.
Es indispensable recordar que no todos los puestos conducen al mismo
grado de satisfacción personal. Así mismo, no en todos los casos puede
culparse al diseño por la conducta negativa de las personas que tienen
determinadas funciones.
Elementos organizativos del diseño de puesto se relacionan con la
eficiencia, los puestos adecuadamente diseñados permiten conseguir una
motivación del empleado y conducen al logro de resultados óptimos.
La especialización constituye un elemento esencial en el diseño de puesto;
cuando los trabajadores se limitan a efectuar unas pocas tareas
repetitivas la producción suele ser más alta.
Los hallazgos de estos investigadores pueden resumirse bajo la
descripción general de enfoque mecanicista: éste procura identificar todas
las tareas de manera que se reduzca el tiempo y esfuerzo de los
trabajadores.
a. Elementos del Entorno en el Diseño del Puesto
El diseño de puesto se refiere a los elementos del entorno como ocurre con
la mayor parte de las actividades de personal. Los diseñadores de puestos
no pueden ignorar su entorno.
Al diseñar puestos es necesario tener en cuenta tanto la habilidad como
la disponibilidad de los empleados en potencia, así mismo es necesario
tener en cuenta el entorno social.
b. Demandas del Entorno Social
El grado de aceptación de un empleo es influido por las demandas y
expectativas del entorno social. El diseñador hábil dará a los puestos que
diseña características que lo hagan deseable.
1) Demanda de los Recursos Humanos
La demanda a futuro que experimenta una organización en el área de los
recursos humanos es esencial para la planeación de las políticas de
empleo. La mayor parte de las compañías evalúa sus necesidades futuras
en este campo.
2) Causa de la Demanda de Personal
A pesar de que la demanda de recursos humanos se ve influida por
muchos retos, por lo general están presentes en el proceso, cambios en el
entorno de la organización y en la fuerza de trabajo, estos factores
aparecen tanto en los planes a corto como a largo plazo.
C. PLANEACION DE LOS RECURSOS HUMANOS
La planeación de los recursos humanos es una técnica para determinar
en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá
una organización.
Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesarios, el
departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento,
selección, capacitación y otros más.
Tradicionalmente se llevan a cabo labores de planeación financiera, de
producción, de ventas y de mercadotecnia. Los ejecutivos han
comprendido, sin embargo, que todo esto lo realiza personal específico; sin
este elemento, todas las demás labores no pueden llevarse a cabo; ello
convierte a la planeación de recursos humanos en una actividad
altamente prioritaria.
A continuación se presenta el reclutamiento y su proceso para satisfacer la
demanda de empleados:
D. RECLUTAMIENTO
Se le llama reclutamiento al proceso de identificar e interesar candidatos
capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se
inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de
empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán
posteriormente los nuevos empleados. El proceso de selección se
considera independiente del reclutamiento.3
1. PROCESO DE RECLUTAMIENTO.
En general, los reclutadores llevan a cabo varios pasos, primero
identifican las vacantes mediante la planeación de recursos humanos o a
petición de la dirección. El reclutador se referirá tanto a las necesidades
del puesto como a las características de la persona que lo desempeñará y
dentro del proceso se consideran los siguientes aspectos:
a. Entorno del Reclutamiento
Se entiende por entorno del reclutamiento como una gestión de agilidad y
destreza con el fin de localizar y ubicar al personal altamente calificado
para desempeñar satisfactoriamente el puesto y cumplir la política de la
organización.
3 Davis Heith, Werther Jr. William B. Preparación y Selección. Análisis y Diseño de Puestos Administración de Personal y Recursos Humanos. Editorial Mc Gaw - Hill 4ª Edición, Parte II. Agosto 1998
Los reclutadores deben considerar el entorno en el que habrán de
moverse, los límites de ese entorno se originan en la organización, el
reclutador y el medio externo.
Aunque los factores clave pueden variar en diferentes circunstancias, a
continuación se detallan los elementos más importantes:
- Disponibilidad interna y externa de recurso humano
- Políticas de la compañía
- Políticas de recursos humanos
- Prácticas de reclutamiento
- Requerimientos del puesto
b. Fuentes de Reclutamiento
En toda empresa cuando surge una vacante se plantea el problema de
que fuentes hay que acudir para encontrar los candidatos idóneos al
puesto. Cuando se habla de fuentes de reclutamiento, debe entenderse
como los lugares a los cuales acude la unidad encargada de personal para
buscar los candidatos potenciales más aptos al puesto que se requiere
cubrir.
Una vez que se ha evaluado la demanda futura de recursos humanos, el
departamento de personal procede a llenar las vacantes, para ello existen
dos fuentes de reclutamiento de personal:
- Fuentes Internas
- Fuentes Externas
1) Fuentes Internas
Cuando se refiere que hay que cubrir un puesto nuevo o una vacante,
tomando en cuenta los requisitos establecidos que deben poseer los
candidatos y teniendo presente a los empleados actuales que pueden
ser promovidos, transferidos, o absorber las funciones que se requiere
llenar.
2) Fuentes Externas
Estas están compuestas por la oferta de mano de obra exterior a la
organización o sea empleados de otras compañías, desempleados,
estudiantes a punto de graduarse, etc. es decir, personas que son
totalmente ajenas a la empresa.
c. Canales de Reclutamiento
En ocasiones, pueden designarse los métodos para la identificación de
candidatos como canales. Los canales más usuales los constituyen la
solicitud directa al empleador, el contacto con amistades y la respuesta a
los avisos en la prensa.
Entre los variados y más usuales canales de reclutamiento se mencionan: - Candidatos espontáneos
Estos se presentan a las oficinas del empleador para solicitar trabajo o
envían por correo su curriculum vitae.
- Recomendaciones de los empleados de la empresa
Es probable que los empleados de la empresa refieran candidatos
potenciales al departamento de personal.
- Anuncios en la prensa
Los periódicos, y en algunos casos las revistas especializadas, ofrecen
otro método efectivo para la identificación de candidatos.
- Agencias de empleos
Estas compañías establecen un puente entre las vacantes que sus
clientes les comunican periódicamente y los candidatos que obtienen
mediante publicidad, ofertas espontáneas, etc.
E. SELECCION DE PERSONAL
Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes, obtenido
mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección. Esta fase
implica una serie de pasos que añaden complejidad a la decisión de
contratar a alguien. La importancia de una buena selección radica en
tener mejores expectativas de un trabajador en el desempeño de sus
actividades dentro de la empresa; por consiguiente, la evaluación debe
realizarse en forma secuencial y precisa, contemplando los siguientes
aspectos:
- Experiencia laboral
- Trayectoria académica
- Aspectos psicológicos
Estos últimos son componentes básicos de la personalidad de un
individuo que hacen posible su óptimo desarrollo dentro de una sociedad
y específicamente en su ámbito laboral, por lo que deberán analizarse
usando técnicas confiables.
A continuación se presenta el proceso de selección:
1- PROCESO DE SELECCION
El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se
emplean para decidir que solicitantes deben ser contratados, el proceso se
inicia en el momento en que una persona solicita empleo y termina
cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.
A continuación se presentan las fases del proceso de selección de personal:
a. Fases del Proceso de Selección
El proceso de Selección consta de pasos específicos que siguen para decidir
cual solicitante cubrirá el puesto vacante. Aunque el número de pasos que
siguen diversas organizaciones es variable, prácticamente todas las
compañías modernas proceden a un proceso de selección, la función del
administrador de recursos humanos consiste en ayudar a la organización a
identificar el candidato que mejor se adecue a las necesidades específicas del
puesto y a las generales de la organización.
1) Selección Interna
Por lo general, los gerentes de los diversos departamentos desean llenar las
vacantes de manera rápida, con las personas más calificadas para ejercer la
función. Por otra parte y, en la mayoría de veces, los gerentes tienden a
esperar que se produzca una vacante para proceder a llenar una solicitud de
personal nuevo.
2) Razón de Selección
Contar con un grupo grande y bien calificado de candidatos para llenar las
vacantes disponibles constituye la situación ideal del proceso de selección.
Algunos puestos son más difíciles de llenar que otros, particularmente los
que requieren conocimientos especializados. Cuando un puesto es difícil de
llenar, se habla de baja razón de selección, cuando es sencillo llenarlo, se
define como un puesto de alta razón de selección. La razón de selección es la
relación que existe entre el número de candidatos finalmente contratados y
el número total de solicitantes.
3) Concepto Global de Selección
El concepto global de selección consta de una serie de pasos, pero en
ocasiones el proceso puede hacerse muy simple, especialmente cuando se
seleccionan empleados de la organización para llenar vacantes. Varias
empresas han desarrollado sistemas de selección interna, mediante los
cuales se puede equiparar el capital humano con potencial de promoción por
una parte, y las vacantes disponibles por la otra.
En muchas organizaciones con sistemas apoyados en computadora, un
programa especial determina por puntajes cuales empleados reúnen las
características deseables para determinados puestos. Los empleados con
más características compatibles con el puesto y por tanto, con más alta
puntuación se consideran los candidatos idóneos. Estos programas tienen
sus limitaciones, por ejemplo, que no consideran factores como el deseo del
empleado por aceptar el puesto.
b. Pasos del Proceso de Selección
El proceso de selección comprende ocho pasos en secuencia lógica, los cuales
son:
1. Recepción preliminar de solicitudes
2. Pruebas de idoneidad
3. Entrevista de selección
4. Verificación de datos y referencias
5. Examen médico
6. Entrevista con el supervisor
7. Descripción realista del puesto
8. Decisión de contratar
A continuación se presenta la descripción de cada uno de los pasos del
proceso de selección:
1) Recepción Preliminar de Solicitudes
El proceso de selección se analiza en dos sentidos: La organización elige a
sus empleados y los empleados potenciales eligen entre varias empresas. La
selección se inicia con una cita entre el candidato y la oficina de personal o
con la petición de una solicitud de empleo. El candidato empieza a formarse
una opinión de la organización a partir de ese momento.
Es frecuente que se presenten solicitantes espontáneos que decidan solicitar
personalmente un empleo. En tales casos es aconsejable conceder a estas
personas una entrevista preliminar, que puede considerarse una cortesía y
un gesto adecuado de relaciones públicas.
Durante esta entrevista preliminar, puede iniciarse el proceso de obtener
información sobre el candidato, así como una evaluación preliminar e
informal. Los pasos siguientes consisten en verificar la información que
contiene la solicitud que el candidato llena en este paso.
2) Pruebas de Idoneidad
Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad
entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas
pruebas consisten en exámenes psicológicos; otras son ejercicios que simulan
las condiciones de trabajo.
Los puestos a nivel gerencial son con frecuencia demasiado complejos y es
difícil medir la idoneidad de los aspirantes. Existen diversos tipos de pruebas
psicológicas, de conocimiento, determinan información o conocimientos que
posee el examinado; también se realizan pruebas de desempeño, que miden
la habilidad de los candidatos para ejecutar ciertas funciones de su puesto y
pruebas de respuesta gráfica, que miden las respuestas fisiológicas a
determinados estímulos.
3) Entrevista de Selección
Es una conversación formal y en profundidad, conducida para evaluar la
idoneidad para el puesto que tenga el solicitante; esta es una de las técnicas
más utilizadas.
Existen varios tipos de Entrevista:
Entrevista no Estructurada: permite que el entrevistador formule
preguntas no previstas durante la conversación.
Entrevista Estructurada: Se basa en un marco de preguntas
predeterminadas, establecidas antes de que empiece la entrevista.
Entrevista Mixta: Es la mezcla de preguntas estructuradas y preguntas no
estructuradas.
Entrevista de Solución de Problemas: Éstas se centran en un solo
asunto o en una serie de ellos que se espera que resuelva el solicitante. Con
frecuencia se trata de soluciones interpersonales hipotéticas, que se
presentan al candidato para que explique cómo las enfrentaría.
Entrevista de Provocación de Tensión: Cuando un puesto debe
desempeñarse en condiciones de gran presión se puede desear saber cómo
reacciona el solicitante a ese elemento.
4) Verificación de Datos y Referencias
¿Qué tipo de persona es el solicitante? ¿Es confiable la información que
proporcionó? En opinión de las personas que han interactuado con él, ¿Cómo
se ha desenvuelto? Para responder a estas preguntas, los especialistas en
personal recurren a la verificación de datos y a las referencias. Las
referencias laborales difieren de las personales en que describen la
trayectoria del solicitante en el campo del trabajo.
5) Examen Médico
Es conveniente que el proceso de selección incluya un examen médico del
solicitante, existen poderosas razones para llevar a la empresa a verificar la
salud de su futuro personal, desde el deseo natural de evitar el ingreso de un
individuo que padece una enfermedad contagiosa y va a convivir con el resto
de los empleados, y personas que se ausentarán con frecuencia debido a sus
constantes quebrantos de salud.
6) Entrevista con el Supervisor
En la gran mayoría de las empresas modernas es el supervisor inmediato o
el gerente del departamento interesado quien tiene en último término la
responsabilidad de decidir respecto a la contratación de los nuevos
empleados.
7) Descripción Realista del Puesto
Cuando el solicitante tiene expectativas equivocadas sobre su futura
posición, el resultado es, prácticamente en todos los casos, negativo. Los
trabajos de varios investigadores han demostrado que la tasa de rotación de
personal disminuye cuando se advierte claramente a los futuros empleados
sobre las realidades menos atrayentes de su futura labor, sin destacar sólo
los aspectos positivos.
8) Decisión de Contratar
La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección.
Puede corresponder esta responsabilidad al futuro supervisor del candidato o
al departamento de personal, con el fin de mantener la buena imagen de la
organización, es conveniente comunicarse con los solicitantes que no fueron
seleccionados.
El grupo de las personas rechazadas incluye ya una inversión en tiempo y
evaluaciones, y de él puede surgir un candidato idóneo para otro puesto.
Incluso, si no se prevén vacantes a corto plazo, es conveniente conservar los
expedientes de todos los solicitantes para constituir un valioso banco de
recursos humanos potenciales. También deben conservarse todos los
documentos que conciernen al candidato aceptado. Su solicitud, sus
referencias, evaluaciones, exámenes médicos, etc. constituyen el inicio de su
expediente personal, que desde el principio contendrá información muy útil
para múltiples fines.
Si varios solicitantes no muestran resultados satisfactorios después de ser
contratados, el departamento de personal podrá estudiar sus expedientes
para descubrir las posibles faltas en que se haya incurrido y evitarlas en el
futuro.