ZTD + POMODORO

Dando um TCHAN na produtividade

Quem?

Guilherme Medeiros www.FReNeTiC.com.br @frenetic_br www.github.com/frenetic

ZEN TO DONE

ZTD

DAVID ALLEN – CONSULTOR DE PRODUTIVIDADE E AUTOR DA TÉCNICA “GET THINGS DONE”

Muito do stress que as pessoas sentem não vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de não terminarem o que começaram

Por que Zen To Done?

• Utiliza conceitos de sucesso– Get Things Done, de David Allen– Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes, de

Stephen Covey

• Simples aplicação• Requer poucas mudanças de hábito

– Além de poder fazê-las no seu próprio ritmo

• Sistema dedicado a quem precisa atingir metas– Todo o resto que não seja meta é lucro

Os 10 Hábitos do ZTD

1. Capture2. Processe3. Planeje4. Faça5. Sistema Confiável Simples6. Organize7. Revise8. Simplifique9. Rotina10. Encontre sua paixão

Fique calmo, fique ZEN

Você não precisa fazer todos de uma vez Nem fazê-los na ordem sugerida

Talvez, nem queira adquirir todos os 10 hábitos na sua vida. Se quiser apenas 1, tudo ok, tudo ZEN.

Mudar seus hábitos é difícil e estressante Passinhos de bebe, pegue um ou dois hábitos, e passe

umas duas semanas só com eles. Depois, quando estiver se sentindo confortável, tente aprender um novo hábito. Ou não

HÁBITO 1: CAPTURE

Captura Onipresente

Problemas

O cérebro transborda de informaçõesVocê nem sempre lembra de algo na hora que

você precisaFalta uma organização sistemática para todas

as informações que são adquiridas ao longo do dia Emails, cartas, documentos, anotações, telefonemas,

reuniões etc.

Solução Zen

Tenha alguns lugares para capturar informações e papeis e não deixe de usá-los Documentos e correspondências que chegam a sua

mesa (ou casa) devem ir para uma caixa de entrada especial

Nunca uma gaveta. Se você não os vê, você os esquece!

Tente manter um único email Ele também é uma caixa de entrada de informações

Outras caixas de informações que você desconhece Redes sociais, mensagens de celular, telefonemas,

fórums de internet

TENHA O MÍNIMO POSSÍVEL DE CAIXAS DE

ENTRADAS!

O caderninho

Uma caixa de entrada especial Ferramenta de captura de idéias, informações que te

dão ao longo do seu dia, tarefas que você lembra que precisa fazer, etc.

Carregue seu caderninho para todos os lugares

• Você pode ter uma idéia milionária quando está cagando. Ao sair do banheiro, você esquece. Se tivesse anotado, estaria rico.

O caderninho

Anote as coisas que te dizem durante uma reunião

Nessa mesma reunião você pode lembrar de algo que prometeu ao seu chefe, e ambos esqueceram. Anote no seu caderno para lembrar de fazê-la depois. Quando seu chefe se lembrar, você já fez

Caderninho é coisa de velho!

Pode ser um PDA, um smartphone, um tablet, um notebook, um rolo de papel higiênico etc Qualquer coisa que você se sinta confortável em levar

consigo e confortável para ler e escrever A ferramenta deve ser fácil para anotar as informações

rapidamente

Anote sempre na hora Não deixe para anotar depois, se não você esquece seu

preguiçoso!

Hábito 1: Capture

Resumo Caixas de entradas

Poucas, mas eficientes Caderninho (ou iPhone, seu metido)

Anote tudo, o tempo todo. Não deixe para anotar depois, anote na hora

HÁBITO 2: PROCESSE

Decida rápido sobre as coisas na sua caixa de entrada, não

deixe que acumulem.

To cheio de informações pra dar

Agora você tem as suas caixas de entrada E o seu caderninho

O que fazer com toda essa informação?VAMOS PROCESSÁ-LAS!

Processando as informações

Processe sua caixa de entrada item por item Tome decisões rápidas e um item de cada vez Não deixe um item para depois, processe-o na hora!

Procrastinar é acumular, e acumular é estressante!

Processe sua caixa de entrada uma vez por dia Algumas caixas especiais podem precisar ser processadas

mais vezes, umas 3 vezes por dia por exemplo• Exemplo: Emails da empresa podem ser processados de hora

em hora Algumas caixas só precisam ser processadas 1 vez por dia,

mais que isso é perda de tempo.• Exemplo: FACEBOOK

LEMBRE-SE:

Cheque todas as suas caixas, uma vez por dia. Algumas, você vai precisar checar mais vezes

NÃO DEIXE DE CHECAR AS CAIXAS!!!Acumular é ter mais trabalho para depoisAcumular é ter uma pilha enorme depois, e

uma pilha enorme é desestimulante!

Como processar sua caixa?

1. Um por um, na ordem que você for retirando da caixa

Tome a decisão de imediato. Não pule e nem coloque de volta na caixa, tampouco adie a decisão

2. Remova Se você não precisa mais do item, jogue-o fora.

Faça dessa sua primeira decisão

3. Delegue Você é a pessoa certa para estar fazendo isso? Se

não for, passe para a pessoa certa e se livre da bomba

Como processar sua caixa?

4. Faça imediatamente Se a tarefa for demorar menos que 2 minutos (pode

ser 5), faça NA HORA!!!

5. Defina para mais tarde Se for demorar mais que 2 minutos, coloque na sua

lista de tarefas para fazer depois (procrastinação? Calma!)

6. Arquive Se é só uma coisa que você precisa como

referência, arquive-o.• Nada de marcar como “lembrar depois”, “ser

arquivado”• Arquive na hora, não deixe nada para depois!

Como processar sua caixa?

7. Em todos os casos, não deixe o item na sua caixa de entradas

Remova ou arquive. Trabalhe em todos os itens da sua caixa até que ela fique vazia

8. COMEMORE! Quando sua caixa estiver vazia, comemore e sinta-

se bem. Isso já é uma vitória Mas lembre-se: Não cheque sua caixa o dia

inteiro. Agende um horário específico para uma caixa (ou conjunto de caixas)

Hábito 2: Processe

Resumo Processe suas caixas uma vez por dia

Caixas especiais, como emails, você pode processar mais de uma vez por dia

Agende horários para processar uma caixa, ou conjunto de caixas Como ver (processar) o facebook (a caixa de entradas

facebook) às 22 horas Tome decisões rápidas para cada item da sua caixa de

entrada Vou dar curtir, vou dar reply ou devo ignorar?

HÁBITO 3: PLANEJE

Defina as tarefas mais importantes do seu dia e da

sua semana

Por que planejar os dias e semanas?

Não ficar a mercê dos ventos da mudançaNão ficar apenas reagindo às tarefas

Decida o que é importante e o que você realmente quer fazer

Tome conta da sua vida Ou as necessidades, vontades e prioridades dos outros o

farão

Fluxo de Trabalho recomendado

A cada semana liste as grandes rochas que você pretende alcançar

• E agende-as primeiro

A cada dia crie uma lista de 1-3 tarefas mais importantes (são suas grandes rochas diárias)

• Faça-as cedo para tirá-las do caminho e, assim, ter certeza de que serão concluídas

Planejar, com ZTD, é muito simples

É um dos hábitos mais importantes no ZTD Ele dá propósitos para o seu dia e para a sua semana

Dessa forma, você pode completar várias tarefas, mas vai concluir as mais importantes primeiro

Ao fim do dia, concluir poucas tarefas importantes ainda é mais agradável do que concluir muitas tarefas sem significado

As Grandes Rochas

No início da semana (domingo ou segunda) sente-se e olhe para a sua lista de tarefas e se pergunte “O que desejo realizar essa semana?”

Coloque suas Grandes Rochas no começo da sua agenda e faça com que as Pequenas Rochas e o Cascalho preencham o resto da sua agenda• Sacou? Tudo ordenado pela sua importância• Se você colocar as Pequenas Rochas e o Cascalho antes

das Grandes Rochas, eles vão ocupar o lugar todo, e ai você deixa de fazer o que é importante.

Agende de 4 a 6 Grandes Rochas para a semana• Quando você estiver “pica das galáxias” nesse hábito,

tente aumentar esse número Certifique-se de que algumas de suas grandes rochas

façam parte de sua meta anual e que levem sua vida para frente

Planejamento

Agende só uma ou duas Grandes Rochas por dia

• NÃO SE SOBRECARREGUE!

Agende-as para ser a primeira coisa de cada dia, ou uma das primeiras

Certifique-se que estas serão umas das primeiras coisas que serão feitas no seu dia

E ai, coloque as Pequenas Rochas e os Cascalhos ao redor da sua Grande Rochas, para completar seu dia

Tarefas Mais Importantes do Dia

A cada manhã, decida quais são as tarefas mais importantes do dia

Provavelmente serão suas grandes rochas daquele dia Mas com o andar da semana, as coisas mudam e

algumas prioridades para tarefas também mudam

Escolha 3 TMI por dia Pode incluir suas Grandes Rochas e outras tarefas

Reserve o começo do seu dia para elas Deixar para depois pode fazer com que outras tarefas

consumam todo o seu tempo e ai você perdeu sua chance

Complete-as

É a parte mais importante de se organizar: O FAZER ACONTECER A primeira coisa do seu dia deve ser fazer a sua

primeira TMI. Livre-se de todas as suas distrações e faça logo sua TMI

Quando terminar, sinta-se bem. Recompense a si mesmo, tome um café, sei lá.• Logo depois, que tal aproveitar o momento e fazer outra

TMI?

Olhe para trás

Quando completar as suas TMIs do dia, olhe para trás

Sinta-se bem, fique feliz, você já fez muitas coisas importantes no seu dia.

Este dia já teve bastante significado

Hábito 3: Planeje

Resumo No começo da semana, defina de 4 a 6 Grandes Rochas,

e agende-as.• Certifique-se que algumas de suas Grandes Rochas façam

parte de sua meta anual. Lembre-se de colocar, no máximo, 2 Grandes Rochas por

dia• Não se sobrecarregue seu burro de carga!

A cada manhã, defina 3 Tarefas Mais Importantes para aquele dia• Pode incluir as suas Grandes Rochas, se houver, daquele dia

Comece seu dia fazendo uma TMI• E depois outra, e outra. Faça logo as suas TMI!

HÁBITO 4: FAÇA

Faça uma tarefa por vez, sem distrações

A conversa não cozinha arroz

Não seja multitarefa e não se deixe ser interrompido

Checar e responder emails, atender telefonemas, falar com pessoas que vem a nossa mesa – Tudo isso em detrimento da tarefa que deveríamos estar fazendo• Dessa forma as coisas não são feitas

Uma tarefa por vez e foco são a chave para executar suas tarefas

Como fazer? (Uiii!)

Elimine todas as distrações Desligue email, celular, internet, remova o excesso de

sua mesa e livre-se do que mais possa lhe interromper

Trate das interrupções Se você for interrompido, anote qualquer requisição,

tarefa ou informação no seu caderninho, ou jogue o documento na sua caixa de entrada, e volte para a sua tarefa

Se começar a se distrair, PARE! Feche os olhos, respire bem fundo, e volte a se

concentrar na sua tarefa

Como fazer?

O inevitável Quando algo urgente surgir e você realmente tiver

que parar a execução de sua tarefa, anote onde você estava, junte seus documentos, e volte pra eles quando resolver a urgência• Anotando e juntando tudo você não se perde, o que torna

mais fácil a retomada da tarefa

Relaxe Se alongue um pouquinho

Ao terminar uma tarefa, descanse a mente. Se dê 5 a 10 minutos de pausa. Vá ver fotos de

bichinhos na internet• Aproveita a vida, você agora é ZEN!

Hábito 4: Faça

Resumo Mantenha o foco Não seja multitarefa Fuja das distrações Congratule-se ao finalizar uma tarefa Relaxe um pouco entre as tarefas

Vida ZEN!

A ALTERNATIVA MAIS SIMPLES

ZTD MINIMLISTA

Os 4 primeiros hábitos

Os 4 primeiros hábitos são considerados o ZTD MINIMALISTA

São 4 hábitos que se complementam Organizam a vida de qualquer Mobral Podem ser assimilados por qualquer um Representam uma maneira de ser produtivo sem muitas

firulas

OS OUTROS 6 HÁBITOS

Os outros 6 hábitos

Uma das minhas Grandes Rochas para hoje era apresentar o ZTD para vocês

Quem gostou bate palmas

A minha apresentação sobre ZTD conclui-se aqui

E com ela, lá se vai uma TMI YAAAAAAAYYYY!!!

Saiba mais sobre ZTD

http://zenhabits.net/books/ Tem em português também

http://lucasteixeira.com/ztd/

5 MINUTINHOS DE LIBERTINAGEMSEM PERDER A AMIZADE

E AI VOLTAMOS COM MAIS

Hora do relax

TOMATE

POMODORO

Quediabé is minin?

Pomodoro é tomate em italiano• MAMA MIA!

Pomodoro Technique Criada por Francesco Cirillo na década de 80 Uma simples forma de executar tarefas gerenciando seu

tempo• Ideal para quem precisa cumprir prazos• Ideal para aqueles que se esquecem de respirar entre as

tarefas

Pomodoro Também é o nome dado a uma unidade de trabalho,

dentro desta técnica

Mas por que ‘TOMATE’?

POMODORO Na Itália os relógios (cronômetros decrescentes) de

cozinha mais populares tem formato de tomates• Essa vibe não colou muito nas terras tupiniquins

O cronômetro em formato de pomodoro é a parte principal desta técnica.

O que eu preciso para ‘TOMATEAR’?

Um cronômetro Apesar de dar nome a técnica, não precisa ser um

relógio de cozinha no formato de um pomodoro

Uma lista de tarefas Tarefas para fazer neste dia, ordenadas por

prioridade

Trabalhando com o pomodoro

Um pomodoro possui 30 minutos 25 minutos trabalhando, 5 minutos coçando

Ligue seu cronômetro (decrescente) de trabalho

Ponha os 25 minutos de trabalho como valor do tempo Quem estiver controlando o pomodoro deve poder ver

quanto tempo ainda resta no pomodoro• sim, pode-se trabalhar em grupo com um único cronômetro

Trabalhe • Ou estude• Ou faça uma atividade que você considere uma obrigação

Pomodoro não deve ser usado no seu lazer.• Ou laser, pew pew pew pew

Um pomodoro é

Indivisível Uma unidade atômica de tempo. Sempre 25 minutos

inteiro

Ininterrupto São 25 minutos de puro trabalho

• Se seu trabalho for interrompido, seu pomodoro apodreceu• Ao retomar o trabalho após a interrupção, comece o seu

pomodoro do começo (reinicie o cronômetro com 25 minutos)

E quando o pomodoro acaba

Você é obrigado a parar por 5 minutos Mesmo que você acredite que em mais 5 segundos

você conclui a sua tarefa• Quando o pomodoro acaba, coce o saco por 5 minutos

Aproveite esse tempo para fechar os olhos, tomar uma água, respirar• Não pense no trabalho.• Não pense em trabalho.• Não fale de trabalho.• Deixe a mente descansar!

O loop dos 4 pomodoros

Loop = ciclo DUUUUUHHH!!!

A cada 4 pomodoros tire um longo descanso• De 15 a 30 minutos

Descanse, se alongue, arrume sua mesa, leias as notícias... RELAXE!

• E não pense em trabalho! Esse tempo ajuda a sua mente a ‘esfriar’

Ajuda a sua mente a assimilar o que você está fazendo A absorver novos aprendizados

Tente não esforçar a sua mente na hora do descanso

Terminando uma atividade

Um pomodoro só termina quando acaba Um pomodoro são sempre 25 minutos de trabalho

Se a atividade acabou no meio de um pomodoro

Você pode utilizar o tempo restante para revisar a sua atividade• Procurar melhorá-la.• Entender se está tudo de acordo.

Ou pode começar outra atividade• Se a atividade anterior consumiu menos de 10 minutos do

pomodoro• Se você acredita que não vale a pena revisar o que foi feito

Interrupções Internas

Quando nosso subconsciente quer procrastinar

Dá vontade de tomar água, de mijar, de ler emails, de conversar etc

A mente as vezes para de prestar atenção nesta apresentação chata

Como resolver? Cobre de si. Mostre a sua mente a sua necessidade de

estar concentrado Determinação

• Sempre que se distrair, faça um risco no papel. Ao fim de um pomodoro, ou atividade, veja o quanto você ‘imbecilizou’

Interrupções Externas

Quando o mundo quer te lascar (ou aquela outra palavra) O telefone toca, alguém vem falar com você, neguinho fica cantando etc

• A interrupção geralmente surge da necessidade de se comunicar

Tem cura? Faça a interrupção depender de você

• Seu celular tem caixa postal, ou você pode ligar depois (no seu intervalo entre pomodoros)

• Emails não vão sumir da sua caixa de entrada. (leia-os no seu intervalo)• Quando alguém vem lhe perturbar com dúvidas ou ‘urgências’, diga que está

ocupado. (procure-os no seu intervalo) Nem sempre a urgência do mundo é uma urgência de verdade

• E se a urgência for real, ela pode entrar na sua lista de atividades do dia e você pode começar a realizá-la no PRÓXIMO POMODORO.

Proteja seu pomodoro• Seja rápido ao tratar das suas interrupções para que elas não atrapalhem o

caminhar do seu pomodoro• E, se atrapalharem, já sabe: comece um novo pomodoro

É tudo questão de educação

As suas interrupções internas Você se educa a ficar focado pelo tempo do pomodoro E a dar ‘cangapé’ nos seus intervalos

As suas interrupções externas Vai dar muito trabalho

Mas com o tempo as pessoas podem aprender que não precisam ficar enchendo seu saco por atenção Elas podem aprender que podem lhe enviar uma

simples notificação por atenção e, quando você tiver tempo, você lhes dará atenção

Vocês já devem estar de saco cheio

O pomodoro é mais

Não é apenas um contador para as suas atividades O Pomodoro Technique também ensina

A perceber quanto tempo você precisa para uma atividade

A perceber quanto tempo você gasta com interrupções Ensina a se motivar Ensina a gerar relatórios do seu dia para serem

analisados• Quanto tempo você leva para uma atividade? Poderia ser

mais rápido? Foi culpa das interrupções? Onde melhorar? Aprender a dar um feedback a si mesmo

Cansei minha beleza

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