cotações e propostas rfi rfq

Solicitação de informação, cotações e propostas (RFI, RFQ e RFP)

Um gu ia de re fe rênc ia ráp ida do comprador pa ra a func iona l idade da fe r ramenta Agent r i cs Sourc ing

Versão 7 .1

Suporte a cliente e treinamento da Agentrics

Telefone: +1 (312) 706-3729 Números de telefone gratuitos internacionais

Telefone gratuito nos EUA: 1 800 523-1555 [email protected]

ÍNDICE

INTRODUÇÃO..........................................................................................................................................2

ETAPAS BÁSICAS X TODAS AS ETAPAS.....................................................................................................2

Copyright 2008 Agentrics, LLC. Todos os direitos reservados.Copyright parcial 2002 - 2008 Emptoris Software, Inc.

mailto:[email protected]

http://www.agentrics.com/support/byphone.html

CRIANDO UMA RFI............................................................................................................................................................ 2CRIANDO UMA RFQ.......................................................................................................................................................... 3CRIANDO UMA RFP........................................................................................................................................................... 4

CRIANDO UMA RFI, UMA RFQ E UMA RFP (ETAPAS BÁSICAS)....................................................................5

INSERINDO INFORMAÇÕES BÁSICAS (RFI, RFQ, RFP).............................................................................................................. 5DEFININDO MOEDAS ACEITÁVEIS (RFQ, RFP)......................................................................................................................... 6DEFININDO REGRAS DE LICITAÇÃO (RFQ, RFP)...................................................................................................................... 6ADICIONANDO QUESTIONÁRIOS E PERGUNTAS (RFI, RFP).........................................................................................................7CRIANDO ITENS (RFQ, RFP).............................................................................................................................................. 8CONVIDANDO FORNECEDORES (RFI, RFQ, RFP).................................................................................................................... 8PROGRAMANDO (RFI, RFQ, RFP)....................................................................................................................................... 9REVENDO O RESUMO (RFI, RFQ, RFP)................................................................................................................................ 9

MONITORANDO A SUA RFI, RFQ OU RFP.................................................................................................10

REVENDO RESPOSTAS E QUESTIONÁRIOS (RFI, RFP)............................................................................................................. 10REVENDO LANCES COLOCADOS (RFQ, RFP)........................................................................................................................ 10

PONTUANDO E ANALISANDO A SUA RFI, RFQ OU RFP.............................................................................11

PONTUANDO RESPOSTAS A QUESTIONÁRIOS (RFI, RFP).......................................................................................................... 11ANALISANDO LANCES COLOCADOS (RFQ, RFP).................................................................................................................... 12

PREMIANDO NEGÓCIOS (RFQ, RFP)........................................................................................................13

Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-line (RFI, RFQ, RFP)...............................................13

RFI, RFQ e RFP© 2009 Agentrics, LLC. Todos os direitos reservados. Página 1

Introdução

Antes de criar uma RFI, RFQ ou uma RFP, há algumas coisas que precisa fazer:

Confirmar se o seu sistema cumpre os requisitos do Agentrics

Definir as suas preferências de usuário (fuso horário, idioma de preferência, e-mail e página inicial)

Consulte o Guia de referência rápida de leilões reversos para obter instruções sobre como executar estas tarefas.

Etapas básicas x Todas as etapasCriando uma RFI

Uma Solicitação de informação, ou RFI, representa uma troca de informações entre um comprador e seus fornecedores. O comprador cria questionários contendo questões que pretende que os fornecedores respondam.

A ferramenta Agentrics Sourcing oferece dois conjuntos de etapas para o comprador seguir ao criar uma RFI: básicas e todas. Etapas básicas representam as etapas essenciais para criar uma RFI. Todas as etapas representam a lista completa de etapas disponíveis para criar uma RFI.

Observação: A etapa 'Programar' do assistente não fica acessível antes de você criar pelo menos um questionário e convidar pelo menos um fornecedor.

Como alterar as definições do meu assistente? Vá até Utilitários>Admin>Gerenciar perfil>Perfil e clique na etapa "Configuração do aplicativo" do assistente. No campo "Modo padrão do assistente", selecione 'Exibir somente as etapas básicas' ou 'Exibir todas as etapas'. Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.

Consulte a seção Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-line para obter uma lista de todas as etapas, uma explicação breve e tópicos de ajuda on-line específicos para pesquisar na ferramenta Agentrics Sourcing.

Para acessar ajuda on-line, clique no ícone "ponto de interrogação" na parte superior de todas as telas.

Consulte "Criando uma RFI" na ajuda on-line para obter instruções sobre todas as etapas.


http://www.agentrics.com/training/sourcing/retailer/pt/qrg_buy_auctions.doc

Criando uma RFQ

Uma RFQ é uma solicitação de cotações ou lances para itens e serviços definidos pelo comprador.

A ferramenta Agentrics Sourcing oferece dois conjuntos de etapas para o comprador seguir ao criar uma RFQ: básicas e todas. Etapas básicas representam as etapas essenciais para criar uma RFQ. Todas as etapas representam o conjunto completo de etapas disponíveis para criar uma RFQ.

Para alterar a sua configuração padrão de assistente, consulte a seção Como alterar as definições do assistente? para mais instruções.



Pesquise "Criando uma RFx" na ajuda on-line para obter instruções sobre todas as etapas.


Criando uma RFP

Uma solicitação de proposta ou RFP combina as características de uma RFI e de uma RFQ. Em uma RFP, o comprador pode criar questionários para obter informações dos fornecedores e também criar itens para licitação.

A ferramenta Agentrics Sourcing oferece dois conjuntos de etapas para o comprador seguir ao criar uma RFP: básicas e todas. Etapas básicas representam as etapas essenciais para criar uma RFP. Todas as etapas representam o conjunto completo de etapas disponíveis para criar uma RFP.

Para alterar a sua configuração padrão de assistente, consulte a seção Como alterar as definições do assistente? para mais instruções.



Pesquise "Criando uma RFx" na ajuda on-line para obter instruções sobre todas as etapas.


Criando uma RFI, uma RFQ e uma RFP (Etapas básicas)

Para criar uma nova RFI, RFQ ou RFP, vá para RFx(s)>Criar Nova>RFx.

Na tela Criar nova RFx, clique no botão "Criar nova RFx".

~

Você pode criar uma RFI, RFQ, ou RFP a partir de um modelo ou de um arquivo importado.

Consulte um dos seguintes tópicos na ajuda on-line para mais instruções: "Criando uma RFx a partir de um modelo" ou "Criando uma RFx a partir de um arquivo importado".

Inserindo informações básicas (RFI, RFQ, RFP)

Selecione 'RFI', 'RFQ' ou 'RFP' na lista suspensa "Tipo" e insira as informações básicas de configuração da sua RFP, como o nome, descrição, uma unidade comercial à qual deseja vincular este leilão, se aplicável, e as casas decimais da moeda que preferir.

Clique no botão "Salvar e próximo" para salvar as suas alterações e passar à próxima etapa. O assistente RFx será executado ao completar esta etapa, e vai acompanhá-lo, etapa a etapa, pelo processo de criação.

Observação: Este guia de referência rápida acompanha-o na criação, monitoramento e premiação de uma RFP, realçando as etapas aplicáveis a RFIs e RFQs.

Consulte "Criando uma RFI", "Criando uma RFQ" ou "Criando uma RFP" na ajuda on-line para obter mais instruções sobre como criar uma RFI, RFQ e uma RFP.

O assistente RFx exibe as etapas básicas no lado esquerdo da tela. Depois de inserir as informações básicas, você pode selecionar moedas válidas, adicionar questionários e perguntas, definir as suas regras de licitação, adicionar itens, convidar fornecedores e marcar a data e hora da sua RFI, RFQ ou RFP.

Observação: Se estiver criando uma RFQ, não verá a etapa "Questionários" do assistente. Se estiver criando uma RFI, não verá as etapas "Moeda", "Itens" ou "Definindo regras de licitação" do assistente.

Para adicionar anexos como termos e condições ao nível de RFP, clique no link "Anexos de RFP, RFQ ou RFI (n)". Ou clique em "Exibir todas as etapas" e clique na etapa "Anexos" no


assistente RFx.

Consulte "Anexando arquivos" na ajuda on-line para obter mais informações. Você pode adicionar anexos aos itens de linha e a mensagens seguindo estas etapas.

Definindo moedas aceitáveis (RFQ, RFP)As etapas para definir moedas do lance e para usar taxas de câmbio em uma RFQ e uma RFP são as mesmas de um leilão. Consulte a seção Etapa 2: Moedas no Guia de referência rápida de leilões reversos.

Definindo regras de licitação (RFQ, RFP)



A próxima etapa do assistente, "Definindo regras de licitação", permite que você determine que opções avançadas de licitação deseja que os fornecedores vejam em uma RFQ ou RFP. Consulte a próxima página para obter uma explicação de o que o fornecedor pode fazer se você ativar estas regras de licitação.

Mantenha as definições padrão se não desejar que os fornecedores usem estas opções.

Consulte "Criar regras de licitação para uma RFQ" ou "Criar regras de licitação para uma RFP" na ajuda on-line para mais informações.

Regras de licitação

O que acontece?

Ativar licitação com desconto por pacote de itens?

Se a opção estiver ativada, os fornecedores poderão fazer lances em lote para itens na RFQ ou RFP. Um lance em lote é aquele onde os fornecedores oferecem vários itens com um preço com desconto. Os lances são sempre aceitos pelo sistema, mas o comprador pode decidir não levar em conta os lances em lote durante o processo de análise.

Permitir lances com desconto por volume?

Se a opção estiver ativada, os fornecedores poderão fazer lances com desconte por volume em itens, pacotes simples ou tudo-ou-nada, na RFQ ou RFP. Os descontos por volume permitem que os fornecedores possam oferecer preços mais baixos por unidade se o comprador adquirir uma quantidade maior. O fornecedor preenche uma programação de preços para várias linhas, oferecendo inicialmente dois preços diferentes por unidade e quantidades diferentes. O Agentrics Sourcing considera cada linha da programação como um lance separado no sistema. E o Analisador selecionará o lance mais apropriado para inclusão.

Ativar descontos por volume de negócios do fornecedor

Se a opção estiver ativada, os fornecedores serão capazes de especificar descontos por volume de negócios para esta RFQ ou RFP, permitindo que os fornecedores especifiquem descontos adicionais para prêmios que superem certos limites em dólar. Os descontos podem ser definidos em percentagens ou dólares, e podem ser positivos ou negativos. Os descontos podem ser feitos em porcentagens ou dólares e podem ser positivos ou negativos. O fornecedor preenche uma programação de preços para várias linhas, inicialmente oferecendo dois descontos diferentes para quantidades diferentes. O Agentrics Sourcing considera cada linha da programação como um lance separado no sistema. E o Analisador selecionará o lance mais apropriado para inclusão. O Agentrics Sourcing irá garantir que os intervalos mínimo/máximo de quantidade não se sobreponham.

Ativar conjuntos de itens

Se a opção estiver ativada, os compradores participando desta RFQ ou RFP podem criar pacotes de substituição ou tudo-ou-nada na tela criar item. Use a função lote de substituição se deseja que os fornecedores ofereçam seus melhores lances para os vários itens alternativos no lote.

Bloquear a visualização de lances?

Se a configuração padrão 'Não' for mantida, o comprador pode ir a qualquer momento à RFQ ou RFP antes do seu encerramento e ver os lances dos fornecedores. Se a opção 'Sim' for selecionada, os compradores não poderão ver os lances dos fornecedores até o encerramento da RFP.


Adicionando questionários e perguntas (RFI, RFP)

Em seguida, você vai criar questionários para a sua RFI ou RFP como um meio de trocar informações com os seus fornecedores. Cada questionário consiste em uma série de perguntas que você deseja que os fornecedores respondam.

Para criar um questionário, clique no botão "Criar questionário".

Na janela Criar questionário, insira as informações sobre o seu questionário como o nome e a descrição, e atribua um nível de importância de 10 possíveis.

Para marcar fornecedores que não cumpram os seus requisitos mínimos para este questionário, clique na caixa de verificação "Bloqueio" e defina os seus requisitos mínimos.

Para vincular o questionário a uma categoria ou item para obter informações, clique no link ao lado do campo "Categoria" e faça uma seleção.

Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.

Assim que tiver criado um questionário, poderá adicionar perguntas. Para adicionar uma pergunta, clique no botão "Criar" na seção Perguntas da janela Editar questionário.

Na janela Gerenciador de perguntas, insira a sua pergunta e selecione um tipo de resposta na lista suspensa "Tipo de resposta". O tipo de resposta que você selecionar vai determinar os campos restantes.

Para usar o recurso de pontuação automática, clique na caixa de verificação "Pontuação automática", se disponível para o tipo de resposta selecionado.

Insira informações sobre a sua pergunta, como o nível de importância, se é obrigatória e selecione a visibilidade apropriada.

Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído. Repita estas etapas para adicionar questionários e perguntas adicionais.

Consulte "Adicionando perguntas a um questionário" na ajuda on-line para obter instruções específicas para cada tipo de resposta disponível e para o recurso Pontuação automática.


Criando itens (RFQ, RFP)As etapas para criar itens em uma RFQ e em uma RFP são as mesmas que para criar itens em um leilão avançado. Consulte a seção Etapa 2: Criando itens no GRR de leilões.

Convidando fornecedores (RFI, RFQ, RFP)As etapas para convidar fornecedores para participarem de uma RFI, uma RFQ e uma RFP são as mesmas que para os convidar para participarem de um leilão. Consulte a seção Etapa 4: Convidando fornecedores no GRR de leilões reversos.

Observação: Você tem a opção de convidar fornecedores para toda a RFI, RFQ ou RFP, para todos os questionários, para um questionário, para todas as categorias, uma categoria ou para um item.

Programando (RFI, RFQ, RFP)As etapas para programar a sua RFI, RFQ e RFP são as mesmas que para a programação de um leilão. Consulte a seção Etapa 5: Programando leilões no GRR de leilões reversos.

Revendo o resumo (RFI, RFQ, RFP)As etapas para rever o resumo de uma RFI, RFQ e RFP são as mesmas para a revisão do resumo de um leilão. Consulte a seção Etapa 6: Revendo o resumo no GRR de leilões reversos.







Monitorando a sua RFI, RFQ ou RFPPara monitorar a sua RFI, RFQ ou RFP, vá para RFx(s)> Ver e gerenciar RFx(s). Localize a sua RFx e clique no link "Nome da RFX". Você também pode clicar no "menu de contexto" ao lado do Nome da RFx e ir diretamente para a seção Monitorar RFx.

Observação: Se não vir a sua RFx, certifique-se de que selecionou o status correto na lista suspensa: Todas, Pendentes, Criadas, Pausadas, Abertas, Premiadas ou Fechadas

Você também pode localizar seu leilão clicando na guia “Calendário”, que exibe seus eventos em formato de calendário.

Observação: Para ver quantos fornecedores foram convidados, quantos aceitaram o seu convite e quantos colocaram uma resposta ou um lance, passe o mouse por cima do link "n/n/n" exibido na coluna 'Fornecedores'. Clique no link "n/n/n" para ver quantos fornecedores aceitaram o seu convite e para ler quaisquer mensagens enviadas pelos seus fornecedores ao aceitarem ou recusarem o seu convite para participar.

Revendo respostas e questionários (RFI, RFP)Para rever as respostas aos seus questionários em uma RFP ou RFI, clique na guia "Questionário" e depois clique no ícone "pasta" ao lado do questionários que deseja rever. As respostas submetidas são exibidas na seção Respostas válidas do fornecedor.

Para comparar as respostas, clique no botão "Comparar respostas". Na janela Rever comparação de respostas, selecione o questionário, as perguntas e os fornecedores que deseja comparar e depois clique no botão "Comparar respostas".

Revendo lances colocados (RFQ, RFP)Se a RFQ ou RFP não estiver bloqueada, você pode monitorar os lances e as respostas às questões colocadas, assim que ela seja aberta.

Para rever os lances colocados, clique na guia "Itens". Na seção Todos os itens, clique no ícone "pasta" ao lado do item que deseja rever. Os lances são exibidos na seção Lances válidos.

Para ver o um lance de fornecedor, clique no link "Nome do fornecedor".

Para comparar lances por item de linha, clique nas "caixas de verificação" ao lado dos lances que deseja comparar e clique no botão "Comparar lances". Na janela Comparação de lances, você pode ver e pontuar campos de lances.

Observação: Se foram definidas várias moedas, os lances serão exibidos naquela que o fornecedor escolheu. Se o fornecedor estiver dando lances em uma moeda não oferecida, eles serão convertidos para sua moeda principal e exibidos na janela de Comparação.

Consulte "Comparando respostas de questionários” na ajuda on-line para mais informações sobre como rever e pontuar respostas.


Pontuando e analisando a sua RFI, RFQ ou RFP

Pontuando respostas a questionários (RFI, RFP)

Assim que a RFI ou a RFP tiver sido fechada, você e os membros da sua equipe (membros responsáveis pela pontuação ou líderes) podem avaliar e pontuar as respostas dos fornecedores em perguntas que não foram configuradas com o recurso pontuação automática ativado e tipos de respostas que não oferecem esta opção, como texto, data, etc.

Para avaliar e pontuar uma pergunta, clique na guia "Planilha de pontos". Clique no sinal "+" ao lado do questionário que deseja avaliar e pontuar. Clique no link "pontuar" para abrir a janela Ver resposta.

Observação: O ícone "raio" indica que a pergunta foi pontuada automaticamente.

O que é pontuação colaborativa? Este recurso permite que cada membro pontuador da equipe compradora avalie as respostas do fornecedor e inclua as suas pontuações nas dos outros membros da equipe compradora. É então realizada uma média de todas as pontuações, e esta é usada como a pontuação efetiva dos fornecedores para a RFI ou RFP. Os observadores de pontuação podem ver o processo de pontuação.

Na janela Ver resposta, você pode percorrer as listas de fornecedores, questionários e perguntas clicando nas setas para a direita e para a esquerda.

Observação: Para ocultar as perguntas pontuadas automaticamente, clique na caixa de verificação "Ocultar perguntas pontuadas automaticamente" na seção Contexto.

Na seção Resposta, insira as suas pontuações nos campos editáveis. Clique no ícone "bilhete" para adicionar um comentário. Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.

Repita estas etapas para cada fornecedor até ter colocado todas as suas pontuações. Clique no botão "Fechar" quando tiver concluído e reveja a classificação e pontuação média para cada fornecedor, exibida na tela Planilha de pontos.

Observação: As respostas do questionário também podem ser exportadas para os formatos Excel, CVS ou PDF clicando-se no link Executar relatório RFP na parte superior da tela.


Analisando lances colocados (RFQ, RFP)

Assim que a RFQ ou a RFP for fechada, o comprador pode avaliar os lances colocados usando a função analisador do Agentrics Sourcing. O analisador permite que você avalie lances, levando em consideração fatores de desempenho como a qualidade, entrega, garantia, e assim por diante. Ao criar e executar diferentes equalizações, você pode analisar os lances definindo diferentes restrições comerciais a partir das equalizações padrão que somente reparam no preço por unidade.

Assim que a RFQ ou a RFP for fechada, serão criadas duas equalizações padrão. A primeira equalização, LowestCostOutcome, encontrará o mais baixo custo por unidade entre os lances. A segunda equalização, ManualAwardsOnly, irá sugerir um único fornecedor que deu lances para todos os itens, e cuja soma dos lances é a menor entre todos os fornecedores.

Para ver os resultados de uma equalização, clique no ícone "pasta" ao lado da equalização que deseja rever. Os resultados serão exibidos na seção Resumo da equalização.

Consulte a seção Analisar lances no GRR de leilões reversos para mais informações sobre como criar e executar equalizações adicionais e as etapas para ver os detalhes da análise.

Observação: Os lances também podem ser exportados para os formatos Excel, CVS ou PDF clicando-se no link Executar relatório RFP na parte superior da janela.



Premiando negócios (RFQ, RFP)As etapas para premiar negócios em uma RFQ e em uma RFP são as mesmas que para premiar negócios em um leilão. Consulte a seção Premiando negócios no GRR de leilões reversos.

Observação: Se os fornecedores não conseguirem preencher o número total de itens que você solicitou em sua RFQ ou RFP, você pode transferir a quantidade restante pra uma nova RFQ.

Consulte "RFQ residual" e "Criando RFQs residuais" para obter instruções sobre como criar uma RFQ residual.

Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-line (RFI, RFQ, RFP)Abaixo encontra-se uma lista das etapas do assistente de RFI e RFP que não fazem parte das etapas básicas e não estão disponíveis em leilões ou RFQs. Consulte a seção Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-line do GRR de leilões reversos para obter uma explicação das seguintes etapas do assistente: Criar lote de item, Adicionar atributo a item, Adicionar campos de lances, Criar formulário de lance de item, Fornecedor/Editar convite, Anfitrião/Co-anfitriões - definir equipe e atribuir equipe.

Todas as etapasTipos

de RFx Explicação Tópicos da ajuda on-line

Questionários com ponderação

RFI, RFP

A tela Questionários com ponderação é usada para ver e revisar os valores Importância para os questionários. Também exibe as ponderações dos questionários, calculadas a partir dos valores Importância. A ponderação de um questionário em uma RFP é a sua definição de Importância dividida pela soma de todas as definições Importância.

Quando clicar nesta etapa do assistente, vai surgir uma janela pop-up com uma explicação sobre esta tela.

Perguntas com ponderação

RFI, RFP

A tela Perguntas com ponderação é usada para ver e revisar os valores Importância para as perguntas. Esta tela é usada para ver e revisar os valores Importância para as perguntas em cada questionário. Também exibe as ponderações das perguntas, calculadas a partir dos valores Importância.

Quando clicar nesta etapa do assistente, vai surgir uma janela pop-up com uma explicação sobre esta tela.




cotações e propostas rfi rfq

Documents