controladoria geral da união “defesa do patrimônio público, controle interno e auditoria...

Controladoria Geral da União

“Defesa do patrimônio público, controle interno e auditoria pública.”

Produzinformações

Recebeinformações

Informação/Documento

Finalidade/Missão

Para falar em nome da instituiçãoPara provar

Para testemunharPara informarPara registrar

Natureza do Documento/Informação de Natureza do Documento/Informação de ArquivoArquivo

Função: Gestão dos Recursos Humanos

Coordenação-Geral de Recursos Humanos

Atividade: Pagamento

Folha de Pagamento

Proveniência e Natureza do ArquivoProveniência e Natureza do Arquivo

Instituição

MissãoFunções e atividades direta

ou indiretamente ligadas à missãoInformação

registrada verbal

orgânica Não-orgânica

Arquivo Material de referência

Documentos Não ArquivísticosDocumentos Não ArquivísticosInformação não orgânicaInformação não orgânica

Documentação promocional não solicitada Documentação promocional não solicitada e sem interesse para o destinatário;e sem interesse para o destinatário;

Legislação de interesse geral;Legislação de interesse geral; Manuais de procedimentos para o Manuais de procedimentos para o

cumprimento de preceitos legais;cumprimento de preceitos legais; Normas de redação;Normas de redação; Recortes de periódicos sobre assuntos de Recortes de periódicos sobre assuntos de

interesses diversos;interesses diversos; Modelos de preenchimento de formulários;Modelos de preenchimento de formulários; Textos usados.Textos usados.

ArquivoArquivoPotencial InformativoPotencial Informativo

Informação contida no documento;Informação contida no documento; Informação contextual (informação Informação contextual (informação

obtida do conjunto de documentos obtida do conjunto de documentos que registra uma atividade ou que registra uma atividade ou tarefa).tarefa).

ArquivoArquivoPotencial InformativoPotencial Informativo

((ExemploExemplo))Processo LicitatórioProcesso Licitatório

edital da licitação;edital da licitação;proposta dos fornecedores;proposta dos fornecedores;mapa das propostas;mapa das propostas;ata de julgamento das propostas;ata de julgamento das propostas;recursos;recursos;etc...etc...

ArquivoArquivo Um dos recursos informacionais da Um dos recursos informacionais da

organizaçãoorganização;; Um recurso privilegiadoUm recurso privilegiado (registra, prova, (registra, prova,

testemunha e fala sobre as funções e atividades testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela instituição)desenvolvidas pela instituição);;

Um recurso estratégicoUm recurso estratégico (fonte de informação (fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações)e deveres e para a produção de novas informações)..

O caráter dinâmico do O caráter dinâmico do ArquivoArquivo

Documentos e informações administrativos Decisão Ação

Geração de novo(s) documento(s)e informações administrativos

Massa Documental por Período Cronológico

1950-198750%

1500-180010%

1800-195035%

500-15005%

O conceito das três idades O conceito das três idades documentais, reconhecido documentais, reconhecido

nacional e nacional e internacionalmente, ainda internacionalmente, ainda não teve uma aplicação não teve uma aplicação

prática no Brasil.prática no Brasil.

Informações arquivísticas recebidas por fac-símile,

e-mail, “em mão” Informações arquivísticas

produzidas Informações arquivísticas recebidas pelo protocolo

Ambiente Organizacional de AcumulaçãoArquivos Montados nos Setores de Trabalho

TratamentoEmpírico

Encerramento de uma atividadeEncerramento do ano

Falta de espaço

Arquivo Geral“Arquivo Morto”Arquivo Central

A Situação dos Arquivos Montados nos A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de TrabalhoSetores de Trabalho

Aspectos GeraisAspectos Gerais Experiências sustentadas em atuações Experiências sustentadas em atuações

individuais;individuais; A autonomia dos setores de trabalho não A autonomia dos setores de trabalho não

gerou métodos diferenciados;gerou métodos diferenciados; Organização fundamentada no empirismo e Organização fundamentada no empirismo e

na improvisação;na improvisação; Os métodos empíricos e improvisados Os métodos empíricos e improvisados

atendem parcialmente as principais atendem parcialmente as principais necessidades;necessidades;

Ausência de padrão para o acondicionamento Ausência de padrão para o acondicionamento e o armazenamento dos documentos;e o armazenamento dos documentos;

Inoperância dos sistemas de registro e Inoperância dos sistemas de registro e controle do trâmite documental apesar da controle do trâmite documental apesar da crescente informatização;crescente informatização;


Aspectos GeraisAspectos Gerais Desarticulação entre as atividades de Desarticulação entre as atividades de

registro e controle da tramitação e a registro e controle da tramitação e a organização dos documentos nos organização dos documentos nos setores de trabalho;setores de trabalho;

A ausência completa de tratamento A ausência completa de tratamento dos documentos arquivísticos em dos documentos arquivísticos em outros suportes;outros suportes;

Documentos arquivísticos Documentos arquivísticos acumulados pela atividade-fim são acumulados pela atividade-fim são considerados “documentos técnicos”.considerados “documentos técnicos”.


Aspectos GeraisAspectos Gerais os arquivos montados nos os arquivos montados nos

setores de trabalho mantêm uma setores de trabalho mantêm uma relação de depósito com as relação de depósito com as massas documentais massas documentais acumuladas.acumuladas.

A realidade arquivística brasileira sob a ótica A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funçõesdas três grandes funções

ClassificaçãoClassificação1 - não existe um plano preestabelecido. 1 - não existe um plano preestabelecido.

Ausência de plano de classificação;Ausência de plano de classificação;2 – por ordem cronológica de recebimento 2 – por ordem cronológica de recebimento

e de envio de espécies documentais, por e de envio de espécies documentais, por exemplo, as famosas “correspondências exemplo, as famosas “correspondências recebidas e enviadas”;recebidas e enviadas”;

3 – de inúmeros assuntos e dossiês 3 – de inúmeros assuntos e dossiês fragmentários montados por pessoas fragmentários montados por pessoas diferentes sem qualquer orientação diferentes sem qualquer orientação sistemática;sistemática;

4 – baseadas na ordem numérico-4 – baseadas na ordem numérico-cronológica, geográfica ou nominal.cronológica, geográfica ou nominal.


AvaliaçãoAvaliação1 – os documentos são avaliados, isto é, eliminados 1 – os documentos são avaliados, isto é, eliminados

quando não há mais espaço físico destinado à quando não há mais espaço físico destinado à guarda, decide-se pela mudança do mobiliário, das guarda, decide-se pela mudança do mobiliário, das instalações etc.;instalações etc.;

2 – os arquivos montados nos setores de trabalho 2 – os arquivos montados nos setores de trabalho aplicam um sistema de avaliação baseado na idéia aplicam um sistema de avaliação baseado na idéia do fim do ano fiscal, isto é, ao começar novo ano de do fim do ano fiscal, isto é, ao começar novo ano de trabalho, são abertas novas pastas e o que era do trabalho, são abertas novas pastas e o que era do ano anterior é transferido para outro espaço físico;ano anterior é transferido para outro espaço físico;

3 – realiza-se a operação de avaliação nos arquivos 3 – realiza-se a operação de avaliação nos arquivos históricos que recebem a documentação em estado históricos que recebem a documentação em estado bruto;bruto;


AvaliaçãoAvaliação4 – entende-se a avaliação apenas pelos possíveis 4 – entende-se a avaliação apenas pelos possíveis

valores administrativos e jurídicos, dando-se valores administrativos e jurídicos, dando-se nenhuma ou pouca importância ao valor para a nenhuma ou pouca importância ao valor para a pesquisa histórica;pesquisa histórica;

5 – deixa-se o problema para o tempo, que se 5 – deixa-se o problema para o tempo, que se incumbirá da implacável crítica roedora dos ratos, incumbirá da implacável crítica roedora dos ratos, dos efeitos do sol, da chuva e das mudanças de dos efeitos do sol, da chuva e das mudanças de temperatura.temperatura.


DescriçãoDescrição1 – mantém-se a figura do “instrumento de pesquisa 1 – mantém-se a figura do “instrumento de pesquisa

vivo”, isto é, do funcionário que lida há muito com o vivo”, isto é, do funcionário que lida há muito com o acervo e que carrega, em seu cérebro, informações acervo e que carrega, em seu cérebro, informações sobre o mesmo;sobre o mesmo;

2 – faz-se, nos arquivos montados nos setores de trabalho 2 – faz-se, nos arquivos montados nos setores de trabalho algum tipo de listagem peça a peça, dossiê a dossiê, por algum tipo de listagem peça a peça, dossiê a dossiê, por numeração ou ordem cronológica;numeração ou ordem cronológica;

3 – confia-se nas etiquetas, visores e anotações feitas em 3 – confia-se nas etiquetas, visores e anotações feitas em pastas, caixas e embrulhos, que obrigam a verificação pastas, caixas e embrulhos, que obrigam a verificação de cada embalagem, no caso de necessidade de busca;de cada embalagem, no caso de necessidade de busca;

4 – mais raramente, usam-se descritores, palavras-chave;4 – mais raramente, usam-se descritores, palavras-chave;5 – desenvolve-se bases de dados para atendimento de 5 – desenvolve-se bases de dados para atendimento de

problemas pontuais.problemas pontuais.

Constituição do Arquivo por Espécie Documental

processos; 20%formulários; 20%

outras espécies; 20% correspondências;

30%

Composição do ArquivoComposição do Arquivo

66%12%

11%11%

Eliminação Permanente Documentos não arquivísticos Cópias

Cadastro Nacional de Arquivos Cadastro Nacional de Arquivos FederaisFederais

Instrumentos Normativos

0%10%20%30%40%50%60%70%80%

1

Sim

Não

Cadastro Nacional de Arquivos Cadastro Nacional de Arquivos FederaisFederaisClassificação

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

1

Sim

Não


Comissão de Avaliação

0%10%20%30%40%50%60%70%80%

1

Sim

Não

Cadastro Nacional de Arquivos Cadastro Nacional de Arquivos FederaisFederaisEliminação

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

1

Acidental

Intencional

Não


Instrumento de Pesquisa

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

1

Sim

Não


Armazenamento2%

4%

5%

6%

5%

7%

71%

Armário de madeira

Estante de madeira

Sobre mobiliário

Chão

Armário de aço

Arquivo de aço

Estante de aço


Acondicionamento

29%

24%13%

11%

8%

15%

caixa-arquivo Pasta Pacote Caixa amarrado Outro

Cadastro Nacional de Arquivos Cadastro Nacional de Arquivos FederaisFederaisEscolaridade

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

1

1º Grau

2º Grau

3º Grau

As massas documentais As massas documentais existem porque os existem porque os

documentos e documentos e informações nos informações nos

arquivos montados nos arquivos montados nos setores de trabalho não setores de trabalho não

foram objeto de foram objeto de tratamento técnico-tratamento técnico-

científico.científico.

Massas Documentais AcumuladasMassas Documentais Acumuladas

Conjunto de documentos transferido dos arquivos montados nos setores de trabalho por questões de espaço físico e/ou encerramento de uma atividade ou do ano. Geralmente, a organização existente na origem perde-se na ausência de condições adequadas de acondicionamento e armazenamento. O conjunto é formado por documentos:

1 – descartáveis de imediato, isto é, sem nenhum valor administrativo, legal, técnico ou histórico;2 – de valor intermediário, isto é, poderão ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre;3 – de valor permanente, isto é, interessam à pesquisa de fundo histórico;4 – não orgânicos.

Composição de uma massa documental Composição de uma massa documental acumuladaacumulada

Empresa de PesquisaEmpresa de Pesquisatamanho: 1019 metros linearestamanho: 1019 metros lineares

14%

71%

8%3% 4% Área de Pessoal

Área de Orçamento eFinançasÁrea de Pesquisa eDesenvolvimentoÁrea de AdministraçãoGeralÁrea de Material,Serviços e Patrimônio

Situação ArquivísticaSituação ArquivísticaUma tentativa de explicaçãoUma tentativa de explicação

nível de formulação de uma política arquivística;nível de formulação de uma política arquivística; ausência de mão-de-obra qualificada;ausência de mão-de-obra qualificada; escassez de reflexão teórica sobre o tema;escassez de reflexão teórica sobre o tema; falta de pressão social interna e externa;falta de pressão social interna e externa; instabilidade institucional;instabilidade institucional; nível de qualificação dos quadros das nível de qualificação dos quadros das

organizações;organizações; incapacidade de perceber o arquivo como incapacidade de perceber o arquivo como

recurso informacional estratégico e privilegiado.recurso informacional estratégico e privilegiado.

Soluções EncontradasSoluções Encontradas Abandono em depósitos distantes;Abandono em depósitos distantes; microfilmagem;microfilmagem; digitalização;digitalização; Organização a partir da terceirização dos Organização a partir da terceirização dos

serviços;serviços; Armazenamento em depósito terceirizados;Armazenamento em depósito terceirizados; Organização técnico-científica a partir de Organização técnico-científica a partir de

projetos de trabalho.projetos de trabalho.

Como tratar as informações Como tratar as informações produzidas e/ou recebidas produzidas e/ou recebidas

e que são a base para a e que são a base para a tomada de decisões e para tomada de decisões e para

a garantia de direitos e a garantia de direitos e deveres?deveres?

?

Espaço InformacionalEspaço Informacional

Estoque Informacion

alArquivo

Necessitador da

informação

Solução

ArquivísticaConceito dasConceito das

Três IdadesTrês Idades

Avaliação

Descrição

Aquisição

Classificação

Criação

Preservação

Difusão

Espaço Interdisciplinar

Funções Arquivísticas

Ciclo de Vida das Informações Ciclo de Vida das Informações ArquivísticasArquivísticas

1ª Idade1ª Idade 2ª Idade2ª Idade 3ª Idade3ª IdadeArquivos Arquivos correntescorrentes

Arquivos de Arquivos de gestãogestão

Arquivos vivosArquivos vivosArquivos ativosArquivos ativos

Arquivos Arquivos intermediáriosintermediários

Arquivos semi-ativosArquivos semi-ativosPré-arquivoPré-arquivo

Arquivos Arquivos permanentespermanentes

Arquivos inativosArquivos inativosArquivos definitivosArquivos definitivosArquivos históricosArquivos históricos

O caráter polissêmico do Arquivo O caráter polissêmico do Arquivo IntermediárioIntermediário

Arquivo Intermediário

A fase Arquivística

O local

O serviço

Arquivo Arquivo CorrenteCorrente

Arquivo Arquivo IntermediárioIntermediário

Arquivo Arquivo PermanentePermanente

ValorValor PrimárioPrimário PrimárioPrimário SecundárioSecundário

AcessoAcesso Restrito aos Restrito aos acumuladoresacumuladores

Restrito aos Restrito aos acumuladores acumuladores

ou com ou com autorizaçãoautorização

AbertoAberto

Conservação Conservação FísicaFísica

Centralizada ouCentralizada ouDescentralizadaDescentralizada

CentralizadaCentralizada CentralizadaCentralizada

Justificativa de Justificativa de conservaçãoconservação

Apoio às Apoio às atividades atividades cotidianascotidianas

Razões Razões administrativas, administrativas, legais ou fiscaislegais ou fiscais

Pesquisa, Pesquisa, administrativaadministrativa

VolumeVolume 100%100% Sensível Sensível diminuiçãodiminuição

5-10% do total 5-10% do total acumuladoacumulado

Localização Localização físicafísica

Próxima ao Próxima ao acumuladoracumulador

Fora do setor Fora do setor de trabalhode trabalho

Instituição Instituição arquivísticaarquivística

Valor Primário

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

corrente intermediário permanente

Valor Primário

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

corrente intermediário permanente

Não apóia mais as atividades cotidianas;Término de uma atividade (projeto, convênio etc.);Exclusão da atribuição;Prescrição da ação.

O que determina a transferência O que determina a transferência ao Arquivo Intermediário ou a ao Arquivo Intermediário ou a eliminação dos documentos e eliminação dos documentos e

informações?informações?MotivoMotivo FonteFonte

Não apóia mais as atividades cotidianas;

Conhecimento tácitoConhecimento tácito

Término de uma atividade (projeto, convênio etc.)

Os documentos e Os documentos e informações informações relacionadosrelacionados

Exclusão da atribuição Regimento interno, Regimento interno, Regulamento GeralRegulamento Geral

Prescrição da ação LegislaçãoLegislação

A criação ou recepção dos documentos

Proveniência interna Proveniência externa

100% dos documentos

Arquivos Correntes

Possibilidade de uso alta

Conservação nos setores

Eliminação

Arquivo Intermediário

Possibilidade de uso decrescente

Depósito centralizado Eliminação

transferência

Recolhimento

Arquivo Permanente

Valor Secundário

Depósito Centralizado 5 a 10%

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

.

DefiniçãoDefinição Delimitação do conteúdo de um Delimitação do conteúdo de um

conceitoconceito (conteúdo do conceito = (conteúdo do conceito = conjunto de características)conjunto de características)..

Idéia ou objeto

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioDefiniçõesDefinições

1 - “conjunto de documentos originários de 1 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam destinação final freqüente, que aguardam destinação final em depósito de armazenamento em depósito de armazenamento temporário”temporário”

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 1990)(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 1990)

2 - “conjunto de documentos originários de 2 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua armazenamento temporário, sua destinação final.” destinação final.”

(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)


3 - “documentos cuja freqüência de consulta não é 3 - “documentos cuja freqüência de consulta não é suficientemente elevada para justificar sua conservação suficientemente elevada para justificar sua conservação nos espaços previstos para fins administrativos.”nos espaços previstos para fins administrativos.”

(COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XX siècle. 1982)(COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XX siècle. 1982)

4 - “A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquela em 4 - “A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.”pelo produtor.”

(BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental, 1991)(BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental, 1991)

5 - “Na segunda idade – intermediários – os documentos 5 - “Na segunda idade – intermediários – os documentos podem ter valor primário reduzido, guardados em podem ter valor primário reduzido, guardados em pequenos depósitos próximos à administração (...). Em pequenos depósitos próximos à administração (...). Em uma segunda etapa dos intermediários, o valor primário uma segunda etapa dos intermediários, o valor primário estaria enfraquecido, seria usado como referência estaria enfraquecido, seria usado como referência ocasional e, por isso, o acervo respectivo deveria estar ocasional e, por isso, o acervo respectivo deveria estar guardado em um depósito localizado no exterior da fonte guardado em um depósito localizado no exterior da fonte acumuladora.”acumuladora.”

(LOPES, Luis Carlos. A nova Arquivística na modernização administrativa, 2000)(LOPES, Luis Carlos. A nova Arquivística na modernização administrativa, 2000)


6 - “constituído de documentos que deixaram de ser 6 - “constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.”transitória.”

(PAES, Marilena Leite. Arquivo. Teoria e prática, 1997)(PAES, Marilena Leite. Arquivo. Teoria e prática, 1997)

7 - “conjunto de documentos originários de arquivos 7 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com uso pouco correntes, que aguarda destinação e com uso pouco freqüente.”freqüente.”

(Arquivo Nacional, 1991)(Arquivo Nacional, 1991)

8 - “documentos que são ocasionalmente utilizados para 8 - “documentos que são ocasionalmente utilizados para fins administrativos ou legais.”fins administrativos ou legais.”

(Universidade de Montreal, s.d.)(Universidade de Montreal, s.d.)


9 - “É o período durante o qual os documentos semi-ativos, 9 - “É o período durante o qual os documentos semi-ativos, formam os arquivos intermediários, seja qual for o formam os arquivos intermediários, seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões suporte utilizado, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração. Os documentos semi-ativos de uma administração. Os documentos semi-ativos devem sempre responder aos objetivos da sua criação, devem sempre responder aos objetivos da sua criação, mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica uma conservação próxima do utilizador ou em memória uma conservação próxima do utilizador ou em memória de computador.”de computador.”

(COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. (COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina Arquivística, Os fundamentos da disciplina Arquivística, 1998)1998)

10 - “nele, uma vez recebido a resposta ou solução do 10 - “nele, uma vez recebido a resposta ou solução do assunto, o documento que o testemunha deve assunto, o documento que o testemunha deve continuar a ser guardado, podendo ser objeto de continuar a ser guardado, podendo ser objeto de consulta, mas não com a freqüência da primeira idade.”consulta, mas não com a freqüência da primeira idade.”(HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica general. Teoria y practica, 1991)(HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica general. Teoria y practica, 1991)

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioAtividadesAtividades

Preparação da transferência de Preparação da transferência de documentos;documentos;

Recebimento dos documentos Recebimento dos documentos transferidos;transferidos;

Revisão da classificação dos Revisão da classificação dos documentos;documentos;

Guarda (acondicionamento e Guarda (acondicionamento e armazenamento);armazenamento);

Aplicação da tabela de temporalidade;Aplicação da tabela de temporalidade;

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioAtividadesAtividades

Preparação da documentação para Preparação da documentação para eliminação;eliminação;

Recolhimento dos documentos aos arquivos Recolhimento dos documentos aos arquivos permanentes;permanentes;

Higienização dos documentos definidos na Higienização dos documentos definidos na tabela de temporalidade como de valor tabela de temporalidade como de valor permanente;permanente;

Disponibilização do acesso;Disponibilização do acesso; Reformatação dos documentos de longa Reformatação dos documentos de longa

duração.duração.

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioComposiçãoComposição

Documentos com valor primário, mas que Documentos com valor primário, mas que a pequena possibilidade de uso não a pequena possibilidade de uso não justifica sua manutenção nos arquivos justifica sua manutenção nos arquivos correntes e que, por razões jurídicas ou de correntes e que, por razões jurídicas ou de garantia de direitos e deveres, não podem garantia de direitos e deveres, não podem ser eliminados ou recolhidos aos arquivos ser eliminados ou recolhidos aos arquivos permanentes;permanentes;

Documentos de atividades ou projetos Documentos de atividades ou projetos suspensos ou finalizados.suspensos ou finalizados.

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioObjetivosObjetivos

Evitar a manutenção de documentos Evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho;espaços dos setores de trabalho;

Evitar o recolhimento prematuro dos Evitar o recolhimento prematuro dos documentos ao arquivo permanente;documentos ao arquivo permanente;

Reduzir os custos de conservação Reduzir os custos de conservação dos documentos;dos documentos;

Potencializar o acesso à informação.Potencializar o acesso à informação.

Arquivo IntermediárioOs quatro mandamentos

•Mesmo depositados em outros locais, os arquivos intermediários permanecem propriedade exclusiva da unidade político-administrativa que os acumulou;

•Nenhuma alteração no modo de organização pode ser feita sem o consentimento da unidade político-administrativa que os acumulou;

•Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final;

•O acesso aos documentos deve ser rápido e eficiente.

Arquivo IntermediárioArquivo Intermediárioà guisa de uma explicaçãoà guisa de uma explicação

O conceito das três idades fundamenta estratégias O conceito das três idades fundamenta estratégias de avaliação;de avaliação;

A idéia de idade está relacionada a dos valores A idéia de idade está relacionada a dos valores primário e secundário;primário e secundário;

A maioria dos documentos acumulados pode ter A maioria dos documentos acumulados pode ter nenhum ou quase nenhum uso;nenhum ou quase nenhum uso;

A freqüência de uso não pode ser confundida com A freqüência de uso não pode ser confundida com a potencialidade de uso;a potencialidade de uso;

Arquivo intermediário é um depósito onde são Arquivo intermediário é um depósito onde são mantidos, principalmente, documentos mantidos, principalmente, documentos administrativos com duração jurídica média ou administrativos com duração jurídica média ou longa que, vencidos os prazos legais, possam ser longa que, vencidos os prazos legais, possam ser parcial ou completamente destruídos;parcial ou completamente destruídos;


A fase intermediária justifica-se, entre A fase intermediária justifica-se, entre outras coisas, por razões econômicas;outras coisas, por razões econômicas;

Os documentos semi-ativos não são Os documentos semi-ativos não são mais necessários para assegurar as mais necessários para assegurar as atividades cotidianas de uma atividades cotidianas de uma organização;organização;

Os documentos semi-ativos podem por Os documentos semi-ativos podem por razões diversas retornarem ao período razões diversas retornarem ao período de atividade;de atividade;


Nenhum documento deve ser transferido Nenhum documento deve ser transferido sem o conhecimento prévio de seu tempo sem o conhecimento prévio de seu tempo de vida e de sua destinação final de vida e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);(eliminação ou guarda permanente);

O armazenamento de documentos com O armazenamento de documentos com potencial de uso reduzido em locais mais potencial de uso reduzido em locais mais apropriados e que ofereçam uma densidade apropriados e que ofereçam uma densidade de armazenamento mais elevada do que os de armazenamento mais elevada do que os setores de trabalho constitui uma prática setores de trabalho constitui uma prática que proporciona vantagens inequívocas;que proporciona vantagens inequívocas;


O arquivamento intermediário deve ser O arquivamento intermediário deve ser feito, preferencialmente, de forma feito, preferencialmente, de forma centralizada;centralizada;

O acesso às informações no arquivo O acesso às informações no arquivo intermediário ainda é restrito ao seus intermediário ainda é restrito ao seus acumuladores;acumuladores;

Se há uma classificação no arquivo Se há uma classificação no arquivo corrente esta deve ser mantida no corrente esta deve ser mantida no intermediário.intermediário.

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioDocumentos com longo prazo de Documentos com longo prazo de

guardaguarda(acima de dez anos)(acima de dez anos)

reformatação de suportes:reformatação de suportes: Microfilmagem;Microfilmagem; Digitalização.Digitalização.

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioDocumentos recolhidos ao Arquivo Documentos recolhidos ao Arquivo

PermanentePermanente

Termo de recolhimento.Termo de recolhimento.

Arquivo IntermediárioArquivo IntermediárioDocumentos separados para Documentos separados para

eliminaçãoeliminação

Listagem de eliminação;Listagem de eliminação; Edital de eliminação;Edital de eliminação; Amostragem documental.Amostragem documental.

controladoria geral da união “defesa do patrimônio público, controle interno e auditoria...

Documents