Controladoria Financeira

Auditoria, consiste em um exame cuidadoso, sistemáticoe independente, cujo objetivo seja averiguar se asatividades desenvolvidas em determinada empresa ousetor estão de acordo com as disposições planejadase/ou estabelecidas previamente, se estas foramimplementadas com eficácia e se estão adequadas (emconformidade) à consecução dos objetivos.

Então não adianta fazer uma Auditoria sem antesdeterminar os processos que o setor deve executar.

São essas regras e formas de Auditar que vamos verdurante o dia de hoje.

Veremos Regras simples que podem ser aplicadas aqualquer empresa do ramo e que utilize o sistemaDealernet.

Veremos e Discutiremos as melhores praticas deprocessos do setor financeiro, trocaremos experiênciasonde poderemos encontrar a melhor solução paraproblemas diversos.

Contas a ReceberQual o Fluxo do Contas a Receber?

Podemos Dizer que existe 3 Tipos Gerais de Títulos:

Títulos Em CarteiraTítulos em Cobrança Instituição Financeira

Títulos de Outros

São títulos que não iram para banco.

Não ir para banco não quer dizer que receberei em caixa, posso receber em

banco mais não é controlado pelo banco e sim pelo meu Contas a Receber.

Ex.: Seguradora, Fabrica, Deposito em Conta, Cartão, Cheque, Duplicata,

Recebimento Antecipado, etc.

Para Facilitar a vida de quem controla títulos em carteira dividimos eles em

categorias no Dealernet Chamado Tipo de Titulo.

Títulos em Carteira

Todo Titulo gerado para cobrança me boleto bancário.

Esses títulos são normalmente gerados com o tipo Duplicata.

O que diferencia um do outro é o Agente cobrador(Banco ) e o

departamento de Origem.

Esse tipo de titulo normalmente Utiliza formas de Pagamento que

critica o limite de Credito dos Clientes.

Atenção!: Se não criticar reveja a utilização dessas formas de

pagamento.

Normalmente é feito a baixa automática através de arquivo do

banco.

Títulos em Cobrança Instituição

Financeira

São títulos que recebemos com formas de pagamentos Diversos.

Ex.: Veiculos Usados, Troco, Descontos em Veiculos.

Podemos dizer que é todo titulo que não será recebido em espécie.

Esses Títulos são normalmente baixados por encontro de Contas

Mais também podem ser recebidos em banco ou via caixa.

Títulos em Cobrança Outros

Origens dos Títulos

Contas A

Receber

Veiculos

Peças

Oficina

Outros

Caixa\Banco

Veiculos:1. Vendas veículos (NF)

2. Serviços Adicionais (AV)

3. Retorno(AV)

4. Valor Agregado (AV)Algumas particularidades desses títulos:

A – O Departamento sempre será Novos ou UsadosB – Quando AV ele não terá NF associada nas ObservaçõesC – O usuário na observação sempre será o funcionário que emitir o documento fiscal ou confirmar a proposta.D – O código do veiculo Fica vinculado no Titulo

Se alguma dessas informações não estiverem preenchidas é preciso auditar o titulo pois pode ser um inserido manual.

Peças:1. Vendas Balcão (NF)

2. Recompra(NF)

3. Devolução Compra (NF)As vendas de peças são feitas pelo modulo de Balcão.Tem que ser Observado as Condições de pagamentos que estão liberadas para essa modalidade e verificar os Agentes Cobradores Utilizados nesse Modulo.

Normalmente só é feita venda de peças a Prazo no Balcão Via Boleto , que deve ter como condição de pagamento uma que verifique Limite de Credito.

Além disso Deve ser feito analise para averiguar se os vendedores estão Utilizando as melhores formas de pagamento, sem privilegiar ninguém em particular.

Oficina:1. Vendas OS (NF)

Toda venda Oficina vem de OS, não se deve vender Serviço se não for por OS, isso pode causar problemas na Contabilização.As OS tem particularidades que podem vir a Gerar títulos tanto em Carteira como Cobrança Bancaria.Os tipos de Pagamentos são só mesmos de Peças.As Politicas de Desconto de Serviços são diferente de peças. É importante o Auditor conhecer essas politicas.

Outros:

1. Comissão (NF)

Notas de Comissão são emitidas pelo modulo de Estoque de Peças. Normalmente são para comissão de venda Direta e Retorno de Financiamentos.

Auditar

A auditoria tem que ser definida pela empresa, pensando nos processos existentes.

Não podemos dizer como cada empresa deve auditar o seu financeiro, mais podemos sugerir algumas rotinas baseando nas experiências vivenciadas nas consultorias feitas.

Títulos de Veiculos

Uma das maiores preocupações da empresa é a liberação do VN.

Por isso é preciso uma Auditoria minuciosa nesse processo.

Hoje o Sistema só libera o veiculo com todos os Títulos liquidados, mais tem a opção de liberação extraordinária que permite liberar a entrega mesmo com divida.

Na tela de Consulta/Liberação de pedido temos as 2 opções:

Para essa rotina temos alguns relatórios que identificam se teve liberação ou não.

• Relatórios \ veículos\veículos entregues (modulo Veiculos)Marcar a Opção Entregas extraordinárias

• Relatórios \proposta pedido\ pedidos pendentes de recebimento.Utilizar o período de vencimento, analítico, Entregues para saber qual carro já saiu e não foi pago, ou falta liquidar.

Títulos de veículos sempre são os que tem liquidação mais controlada por serem normalmente os de maior valor.Deve-se sempre utilizar Agente Cobradores específicos para veículos pois assim facilita o filtro nos relatórios.

Títulos Veiculos (AV)

Um dos maiores problemas do financeiro são os títulos Avulsos de Gerados a partir da venda de veiculo.

São títulos gerados para cobrar serviços adicionais ou valores agregados. Ex.: Bônus Fabrica, Banco de Couro, Despachante, etc.

O problema é a forma de receber esses títulos.

Se o cliente irá pagar esses títulos “Fora do Veiculo”, o processo é normal(deposito ou caixa).

Se o cliente resolver pagar os Avulsos junto com o veículos temos algumas formas de liquidação:

Títulos Veiculos (AV)1) Se for serviço feito na empresa basta abrir OS interna contra o DP de

veículos, assim o valor vai entrar no custo do veiculo. Essa forma só funciona se a venda do serviço for do setor de novos pois o resultado será de novos.

2) Se for serviço feito na empresa mais o DP de acessórios tem que ter resultado . Gera Titulo (serviço Adicional) que será liquidado com a diferença paga pelo cliente no veiculo. Ex.: Financia 21.000,00 sendo 1.000,00 para o serviço adicional, na venda do veiculo você deve adicionar um tipo de pagamento como troco esse deve abater 1.000,00 da forma de pagamento financeira com Alienação. Assim quando a financeira pagar os 21.000,00 você terá um titulo de 20.000,00 (veículos) e um de 1.000,00(serviço Ad).

3) Serviços Terceirizado – Sempre gerando Obrigação pagar o terceiro. Nessa situação a melhor forma de controlar sempre é utilizando o caso 2.

Relatórios para auditar esse títulos:

• Relatórios\vendas\adicionais.(veículos)

Esse relatório mostra todas as vendas de serviços adicionais feitas no período e com ele você pode localizar a origem de algum contas a receber que esteja em aberto.

• Relatório\Posição de títulos por cliente

Filtrar pelo tipo de titulo departamento. Pode-se pegar também período vencido.

Muita atenção, a configuração dos valores agregados devem ser testados e qualquer mudança deve passar pela aprovação do financeiro.

Títulos Veiculos (AV)

PEÇAS

Títulos de peças são Gerados no balcão ou em notas dedevolução de compra. Normalmente o tipo de titulo utilizadoé Duplicata ou Devolução.A auditoria deve se preocupar em peças com as formas depagamentos empregadas e para quem são empregadas.

Primeiro revise as condições de pagamento se estão deacordo com as regras da empresa.Todas condições de pagamento criadas devem passar pelaaprovação do financeiro e do comercial.Não podemos “engessar” as vendas mais também nãodevemos deixar “solto”.

PEÇAS

Comece verificando as condições de pagamento. Veja se as duplicatas (boleto) estão verificando limite, os dias estão corretos e se as condições disponíveis estão corretas.

Está tabela deve serbloqueada . Apenas CPD eGerente Financeiro devemter acesso.Peça ao CPD deixar rodandorotina de Auditoria nessatabela.

PEÇAS

Relatórios de Auditoria:

• Relatório\notas fiscais\emitidas (Estoque de peças)Nesse relatório podemos verificar as notas emitidas por condição de pagamento.Assim identificamos para quem está sendo vendido com elas.

• Relatório\ posição de títulos por seguimento de mercado\ analítico.Com esse podemos identificar se algum cliente está sendo beneficiado por um seguimento que não pertence.

Relatório\Posição de títulos por clienteFiltrar pelo tipo de titulo e departamento. Pode-se pegar também período vencido.

Notas geradas pelo Modulo Estoque de peças.

Essas notas devem ser apenas para recompra depeças e devolução de compra.

A condição de pagamento sempre será aconfigurada para a montadora.

PEÇAS

Vendas OS (NF)As vendas Feitas na Oficina auditadas da mesma forma que as de peças. A diferença são as fontes pagadoras que podem criar situações que não encontramos frequentemente no balcão.

• Seguradora - Títulos gerados para recebimento em Carteira(Deposito banco). Devem ter uma condição especifica para eles com vencimento compatível com o contrato da seguradora. Todos títulos de Seguradora trazem na sua Observação o numero do Sinistro o que eu facilita a auditoria . Existe formas de bloquear a utilização de uma condição de pagamento errada na seguradora, configure o cadastro para aceitar apenas essa condição.

• Garantia – Títulos Gerando para recebimento em Carteira(Conta Movimento). Observe na condição de pagamento se o vencimento está conforme o contrato com a montadora. Algumas montadoras fornecem arquivo de baixa automática para esses títulos.

Relatórios:

• Credito / Debito de títulos• Credores Diversos (extrato e Saldo)• Fechamento de caixa• Maiores devedores• Notas a Faturar• Posição de Títulos por • Títulos em Atraso• Títulos emitidos

Fim do primeiro dia

Contas a PagarO contas a Pagar é mais simples. Fluxo com Nota.

NOTA DE ENTRADA

OBRIGAÇÃO PAGAMENTO DO DIA

PREPARAÇAO IMPRESSÃO

CONFIRMAÇAO

Contas a PagarFluxo Avulsa

Inclusão do Avulso

Pagamento do Dia Preparação Impressão

Confirmação

Contas a Pagar

Temos Obrigações Provenientes de Notas Fiscais e documentos avulsos.

Mais toda obrigação deve ter um documento autorizando o pagamento. O contas a Pagar dias antes dos vencimento deve estar com os documentos conferidos e assinados.

Com Nota:

• Nota Fiscal de Compra do produto/serviço conferida por responsável e assinada pelo gestor/diretor do setor.

• Avulso, documento comprobatório do debito e obrigação impressa com assinatura do gestor/diretor.

Contas a Pagar

Principais relatórios:

• Relatórios\Notas de entradas emitidas.

Esse relatório permite que se verifique as notas que foram dadas entradas e quem foi o funcionário.

• Relatório\Posição de Obrigação por Credor\ analítico

Permite verificar todas obrigações em aberto filtrando por tipo, departamento.

• Relatório\Posição de Obrigação por conta gerencial \analítico

Esse permite que vejamos a Conta gerencial da Despesa, muito utilizado para auditar as compras.

Contas A pagarAlguns relatórios importantes

• Credito / Debito de Obrigações• Débitos do Dia• Devedores Diversos• Diário Auxiliar• Notas de Entrada emitidas• Obrigações em Atraso• Pagamento Pendente• Pagamento do Dia• Totais Pagos

Caixa/Controle Bancário

Tesouraria é um dos locais que deve receber auditoria com maior frequência e maior atenção.

A tesouraria é responsável pelas contas de caixa e pelas contas Banco.

Também é a tesouraria que responde pelas emissões de cheques e borderôs.

Caixa lojaNota de Venda

Recebimento Caixa

Conciliação Transferência

Caixa Tesouraria

Transferência entrada

(caixa ou banco)

Conciliação PagamentosTransferência

Saída

Banco

Pagamento

Obrigações Transferência Saída

Conciliação

Transitória de cobrança Conta Banco

Recebimento

Deposito Cobrança Cartões

CaixaNotas avista obrigatoriamente passam pelo caixa .

Avista necessariamente não é receber em dinheiro a nota e simela ser liquidada no mesmo dia.

Temos forma de pagamento de Notas avistas que são financiadaspor operadoras de cartão ou pela própria empresa via cheque.

Nota Avista Dinheiro ConciliaçãoTransferência

Saída (tesouraria ou Banco)

Dinheiro:

Cartão \ Cheque:

Nota Avista Cartão/Cheque Gera titulo ConciliaçãoTransferência Saída (Conta

Cartão / Cheque)

Relatórios• Relatórios\Extrato de Conta

Relatório demostra todas movimentações do período, pode ser filtrado por tipo de documento facilitando assim a auditoria.

• Relatórios\Notas Fiscais emitidas

Com esse relatório o caixa pode verificar se todas as notas foram realmente impressas. É possível Comparar o relatório com o extrato de contas e verificar se realmente o caixa recebeu de forma correta a Nota emitida.

Para isso Sugerimos incluir condição de pagamento para cada tipo de Operação Avista (Cartão, Dinheiro, Cheque)

• Relatórios\Recibos Emitidos e Cancelados

Para cada Recibo cancelado a via do Cliente deve estar com o caixa, de preferencia com carimbo de cancelado e arquivado no caixa.

• Relatórios\Copia de cheque

Com esse relatório podemos auditar os lançamentos em banco. Deve ser feito por conta Gerencial e por período. Todo Cheque/Borderô emitido deve aparecer no extrato de conta.

Banco

Transitória

Deposito de R$ 500,00Para liquidação de titulo

Titulo

Titulo em abertoR$ 500,00

- R$ 500,00

R$ 500,00

0,00

Transferência Valores entrada. Liquidação

Banco

Transitória

Deposito de R$ 500,00Para liquidação de titulo

Titulo

Titulo em abertoR$ 300,00

- R$ 500,00

R$ 300,00

-200,00

Transferência Valores entrada. Liquidação

Aroldo.santana@acaoinformatica.com.br

Gestao_conhecimento@dealernet.com.br