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CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVÊNIOS

Proposto por:

Equipe da Divisão de Apropriação e Análise Contábil (DIANA)

Analisado por:

Diretor do Departamento Contábil (DECON)

Aprovado por:

Diretor da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e

Finanças (DGPCF)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 1 de 9

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o registro contábil das receitas de convênios

e a aplicação destes recursos no Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

(TJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Apropriação e Análise Contábil

da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DIANA) e passa

a vigorar a partir 20/09/2013.

3 DEFINIÇÕES

TERMO OBJETO

Empenho da Despesa

Ato emanado de autoridade competente, que cria para o Estado obrigação de pagamento, vinculando dotação de créditos orçamentários suficientes, sendo esta a primeira fase de execução administrativa da despesa pública.

Liquidação da Despesa

Verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, sendo esta a segunda fase de execução administrativa da despesa pública.

Nota de Empenho (NE)

Documento, emitido pelo Sistema Integrado de Administração Financeira de Estados e Municípios (SIAFEM/RJ), comprobatório da formalização da dedução do valor da despesa no saldo disponível da dotação orçamentária, no âmbito da Administração Pública Estadual.

Nota de Lançamento (NL)

Documento destinado ao registro contábil no SIAFEM/RJ, de direitos e deveres da Administração Pública Estadual.

Documento de Liquidação (DL)

Documento destinado a comprovar a regularidade da liquidação da despesa, devendo ser certificado por profissional habilidado em contabilidade.

Plano de Contas Único Elenco das contas contábeis do SIAFEM, utilizado no âmbito da Administração Pública Estadual.





TERMO OBJETO

Sistema de Gestão Fiscal (SIGFIS)

Sistema de Gestão Fiscal gerido pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE/RJ).

Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Município (SIAFEM)

Sistema gerido pela Contadoria Geral do Estado (CGE), órgão vinculado à Secretaria de Estado de Fazenda do Rio de Janeiro (SEFAZ), pelo qual se efetiva o registro contábil dos atos e fatos ocorridos no âmbito da Administração Pública Estadual.

Sistema Integrado de Gestão Administrativo-Financeira (SIGAF)

Sistema informatizado utilizado para controle de estoque, movimentação e situação patrimonial dos bens permanentes do PJERJ.

Tabela de Eventos Relação de eventos que apresenta os roteiros contábeis utilizados para o registro no SIAFEM dos atos e fatos administrativos.

Unidade Gestora (UG)

Unidade Orçamentária ou Administrativa investida do poder de gerir recursos e realizar atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial, cujo titular, em conseqüência, está sujeito à tomada de contas anual, na conformidade do disposto nos artigos 81 e 82 do Decreto-lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967.

4 REFERÊNCIAS

• Lei Federal nº 4320/64 – Estatui normas gerais de direito financeiro para elaboração e

controle dos orçamentos e balanços da União, Estados, dos municípios e do

Distrito Federal

• Lei Complementar nº 101/2000 - Estabelece normas de finanças públicas voltadas

para responsabilida de na gestão fiscal e da outras providências.

• Lei Estadual nº 287/79 - Aprova o Código de Administração Financeira e

Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e da outras providências.

• Lei Estadual nº 3506/00 - Altera dispositivos da Lei n. 287, de 04 de dezembro de

1979, e da outras providências

• Manual de Orientação do Gestor Público da Contadoria Geral do Estado.





• Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público.

• Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor da Diretoria do Departamento Contábil (DGPCF/DECON)

• Legitimar todos os registros no SIAFEM inerentes à contabilização do registro contábil dos precatórios judiciais da Administração Direta do Estado do Rio de Janeiro.

Diretor da Diretoria da DIVISÃO DE APROPRIAÇÃO E ANÁLISE CONTÁBIL (DGPCF/DIANA)

• Supervisionar as atividades realizadas pela equipe do Serviço de Análise da Execução Orçamentária.

Chefe do Serviço de Análise da Execução Orçamentária (DGPCF/SEANA)

• Coordenar, controlar e avaliar o desempenho das atividades de registro contábil dos recursos oriundos de convênios celebrados e a sua correspondente aplicação, buscando a melhoria contínua.

• Manter a equipe treinada, integrada e interessada no trabalho;

• elaborar relatório gerencial mensal, remetendo-o à ciência do superior hierárquico.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 As NE, DL e NL emitidas evidenciam um evento constante da Tabela de Eventos do

SIAFEM, cujo roteiro contábil está previsto no Manual de Orientação do Gestor Público,

sendo este roteiro prévia e continuamente analisado pelos Diretores do DECON para a

sua correta aplicabilidade.

6.2 SIAFEM atribui a cada emissão de NE, DL e NL, uma numeração seqüencial por UG.

6.3 As NE, DL e NL são registradas no SIGAF.

6.4 Após o fechamento contábil mensal efetivado no SIAFEM, são realizadas as seguintes

atividades:

• análise do Balancete Contábil por Unidades Gestoras do TJERJ;





• elaboração dos Demonstrativos de Conciliação Bancária;

• elaboração dos Resumos Financeiros;

• elaboração de notas técnicas.

7 CONTABILIZAR RECEITA ORIUNDA DE CONVÊNIO

7.1 Recebe da Divisão de Tesouraria (DGPCF/DITES) o boletim diário de caixa e os

extratos bancários.

7.2 Confere os valores dos repasses recebidos informados no Boletim Diário de Caixa com

a movimentação a crédito do extrato bancário.

7.3 Havendo divergência, devolve o boletim e os extratos à DITES para correção.

7.4 Efetua a classificação contábil das receitas por natureza, tais como: receita de

convênio, receita de rendimentos financeiros e outras receitas.

7.5 Registra no SIAFEM as NL referentes à contabilização das receitas de convênios.

7.6 Arquiva documentação no DECON.

8 CONTABILIZAR LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

8.1 Recebe da DILID documento de liquidação de despesa.

8.2 Verifica a regularidade do documento e se há retenção de impostos.

8.3 Contabiliza a despesa liquidada no SIAFEM.

8.4 Registra o número da DL no SIGAFI e em planilha de conciliação de saldos.

8.5 Arquiva a DL.

9 CONTABILIZAR DESPESA PAGA





9.1 Recebe da DITES o boletim diário de caixa contendo extrato bancário e os processos

administrativos de pagamento.

9.2 Confere boletim diário de caixa com os processos administrativos de pagamento.

9.3 Havendo divergência, devolve à DITES boletim diário de caixa e processos para

correção.

9.4 Não havendo divergência, verifica se a despesa paga foi liquidada.

9.5 Caso a despesa não tenha sido liquidada , regulariza-se.

9.6 Contabiliza o pagamento no SIAFEM.

9.7 Registra NL no SIGAFI e em planilha de conciliação de saldos.

9.8 Envia o processo para o arquivo ou para a Divisão de Contratos da Diretoria Geral de

Logística (DGLOG/DECAN).

10 GESTÃO DE REGISTROS

10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPON-SÁVEL

ARMAZENA-MENTO

RECUPERA-ÇÃO

PROTE-ÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSI-ÇÃO

Boletim Diário de Caixa

0-5-2-2 f DIANA Caixa-Arquivo Data-Assunto Condições apropriadas

5 anos Eliminação na UO

Extrato Bancário 0-5-5-1a DIANA Caixa-Arquivo Data-Assunto Condições apropriadas 5 anos Eliminação

na UO

Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas: a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais (DEGEA). b) DGJUR/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do

Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de

Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação





11 ANEXOS

• Anexo 1 – Fluxograma do procedimento Contabilizar Receita Oriunda de Convênio;

• Anexo 2 – Fluxograma do procedimento Contabilizar Liquidação de Despesa;

• Anexo 3 - Fluxograma do procedimento Contabilizar Despesa Paga.





ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR RECEITA ORIUNDA DE CONVÊNIO





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR LIQUIDAÇÃO DE DESPESA





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR PAGAMENTO DE DESPESA

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