Construindo EQUIPES DE PROJETOS

Bia Simonassi 2013

Este eBook foi idealizado e produzido por Bia Simonassi especialmente para os Diários Associados, em 2013, como parte do material de nivelamento de conceitos, durante o processo de planejamento estratégico.

Foram os japoneses que inventaram o que chamamos hoje de “trabalho em equipe”.

A cultura dos samurais que incentiva o indivíduo a se fortalecer na coletividade;...

...o cultivo do arroz que requer colaboração e dificulta o isolamento;...

...e a organização da sociedade em círculos interdependentes...

...reforçaram o hábito japonês da vinculação a um grupo como vantagem competitiva.

A denominação oficial “trabalho em equipe” surgiu após a Primeira Guerra Mundial.

Na teoria, todo mundo sabe o que é trabalho em equipe. Na prática, nem tanto.

Trabalho em equipe ocorre quando um grupo faz um esforço coletivo para resolver um problema.

O trabalho em equipe permite fazer coisas que não poderiam ser realizadas individualmente.

No trabalho em equipe, a competição cede espaço para a cooperação.

No trabalho em equipe, o individualismo é substituído pela noção de coletividade.

As formigas e as abelhas são boas metáforas para entender o significado do trabalho em equipe.

Um time de esporte coletivo também dá ideia da sinergia obtida pelo trabalho em equipe.

Outra boa metáfora do trabalho em equipe é uma orquestra, onde cada músico tem sua pauta.

Sozinhos os músicos não fariam uma sinfonia. Sozinhas as abelhas não produziriam mel.

Trabalhar em equipe é uma vantagem muito competitiva que aumenta a produtividade.

Quanto mais trabalho em equipe, mais colaborativa é a organização.

Trabalho em equipe significa usar a sinergia para trabalhar com menos esforço e mais resultado.

ESFORÇO

GRUPO = BOA VONTADE + ESFORÇO HEROICO

EQUIPE = SINERGIA + TRABALHO EVOLUTIVO

DESAFIO

SOLUÇÃO

Um grupo vira uma equipe quando seus membros são interdependentes e têm objetivos comuns.

Quando a corporação usa a interdependência para alcançar objetivos comuns temos uma equipe.

CORPORAÇÃO

BANDO GRUPO

EQUIPE

OBJETIVOS COMUNS

INTERDEPENDÊNCIA

Gestão de equipes (de projetos) pressupõe algum tipo de liderança.

Liderança e autoridade formal não são sinônimos. Chefes não são necessariamente líderes.

Na década de 30, Kurt Lewin fez experimentos científicos sobre 3 tipos de liderança.

Os 3 tipos iniciais de liderança posteriormente viraram nove.

LIDERANÇA AUTOCRÁTICA

Apenas o líder decide e fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo. O líder determina as providência para a execução das tarefas, cada uma por vez, à medida que se tornam necessárias e de maneira imprevisível para o grupo. O líder determina qual tarefa cada um deverá executar. O líder é pessoal e dominador nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro.

As diretrizes são debatidas pelo grupo que é estimulado e assistido pelo líder. O próprio grupo esboça as providências técnicas para atingir o alvo, com aconselhamento técnico do líder, quando necessário. As tarefas ganham novas perspectivas com os debates. A divisão das tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberdade para escolher seus colegas de tarefa. O líder procura ser um membro normal do grupo, sem encarregar-se muito das tarefas. É objetivo em seus elogios e críticas.

LIDERANÇA DEMOCRÁTICA

O grupo tem total liberdade na tomada de decisão, sendo a participação do líder limitada e sob demanda do grupo. Tanto a divisão das tarefas quanto a escolha dos colegas de trabalho ficam totalmente a critério do grupo. O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou controlar o curso das coisas. Somente faz comentários esporádicos, quando solicitado. (Ausência de liderança formal).

LIDERANÇA LIBERAL

Todo líder é uma mistura dos 9 tipos de liderança que se manifestam dinamicamente.

Não há um tipo ideal de liderança, mas cada um se encaixa em uma determinada situação.

Porém todo líder possui 3 características básicas: empatia, comunicação e delegação.

Empatia não é simpatia mas a capacidade de se colocar no lugar do outro.

Comunicar não é só dizer ou mandar, mas se fazer entender, dialogar, criar um relacionamento.

Delegar não é empurrar mas criar condições para que o outro faça alguma coisa.

Assim como os tipos de liderança, existem também 9 funções dentro da equipe.

CRIADOR

MONITOR

ESPECIALISTA

INVESTIGADOR

COORDENADOR

TRABALHADOR

EXECUTOR

MODELADOR

FINALIZADOR

Inteligente, criativo, tem muitas ideias, raciocínio original, abordagem radical, é sensível e suscetível às críticas.

Sério, estável, análise imparcial, não é original, nem inspirador e pode ser muito crítico mas tem grande capacidade de assimilação, interpretação e avaliação.

Introvertido, focado, autônomo, dedicado, compartilha conhecimento e contribui para a capacitação da equipe e pode se envolver em duelos técnicos.

Simpático, sociável, extrovertido, entusiasta, comunicativo, super-otimista. Bom vendedor, hábil diplomata. Não é original mas mantém a equipe conectada.

Estável, dominante não-agressivo, social, maduro, confiante, manipulador. Define metas e delega tarefas. Não é brilhante mas gerencia bem.

Cooperativo, perceptivo, sensível, simpático, popular, bom ouvinte, evita conflito, comunica-se livremente, incentiva os colegas e é indeciso em situações de crise.

Prático, estável, controlado, confiável, eficiente. Transforma ideias em tarefas e organiza o trabalho. Pode ser inflexível e lento. Precisa de estabilidade para atuar.

Dinâmico, ansioso, dominante, impulsivo, impaciente, extrovertido, rápido, desafiador, trabalha bem sob pressão, insensível e pouco hábil com pessoas.

Ansioso, introvertido, impaciente, intolerante, meticuloso, tem auto-controle e um senso permanente de urgência. Preocupa-se indevidamente e não delega.

“Pensadores” “Sociáveis” “Executores”

O papel do líder é reconhecer e equilibrar estas funções em nome da produtividade do time.

Portanto a fórmula da liderança eficaz é fruto da combinação de quatro fatores.

CARACTERÍSTICAS PESSOAIS DO LÍDER

ESTILOS DE LIDERANÇA

FUNÇÕES DA EQUIPE

AMBIENTE INTERNO

LIDERANÇA

EFICAZ

Criador Monitor

Especialista Investigador

Coordenador Trabalhador

Executor Modelador Finalizador

Empatia / Comunicação / Delegação

Tamanho da equipe / Tempo disponível / Grau de participação / Ambiente e Cultura organizacional / Missão, Visão e Valores

Conector Estimulador Professor Provedor Pioneiro Criador Assessor Equalizador Influenciador

1 2

3 4

Além da liderança, outro ingrediente do trabalho em equipe é a motivação.

A motivação é a força que movimenta o comportamento das pessoas.

Uma das teorias que trata da motivação é a Hierarquia das Necessidades de Maslow.

Segundo a teoria, as necessidades humanas podem ser hierarquizadas em 5 tipos distintos.

As necessidaddes básicas se manifestam em primeiro lugar.

FISIOLÓGICAS: alimento, higiene, abrigo, repouso, atividade física, sexo, etc...

SEGURANÇA: contra ameaças e risco (perder o emprego, integridade física, sobrevivência)

SOCIAIS: amizade, afeto, interação e aceitação dentro do grupo (sociedade)

ESTIMA: autoestima e estima por parte dos outros

AUTO-REALIZAÇÃO: Utilizar o potencial de aptidões

e habilidades, auto desenvolvimento e realização pessoal

1ª

2ª

3ª

4ª

5ª

A necessidade de baixo precisa ser atendida para que a necessidade logo acima se manifeste.

Uma vez atendida, aquela necessidade perde sua força motivadora.

Quanto mais elevado o nível das necessidades, mais saudável e realizada a pessoa é!

Todas as pessoas têm os 5 tipos de necessidades em quantidades e momentos diferentes.

Portanto, todo ser humano é único e pode contribuir de forma diferente para a organização.

Nas organizações, as pessoas se comportam como pessoas e não como partes de uma máquina.

Compreender o sistema social da organização faz parte da Administração Contemporânea.

O campo de força do líder compreende sua esfera de controle e de influência.

GERENTE DE PROJETO

EQUIPE DE TRABALHO (Responsáveis pelas

entregas mais relevantes)

PATROCINADOR

CLIENTE

OUTROS MEMBROS

OUTROS STAKEHOLDERS Sobre os quais o gerente não tem nem controle, nem influência

ESFERA DE CONTROLE: Membros da equipe sobre os quais o gerente de projetos tem controle

ESFERA DE INFLUÊNCIA: Membros da equipe sobre os quais o gerente de projetos não tem comando sobre a agenda, mas exerce influência

A valorização da equipe NÃO depende da saúde financeira da empresa.

A valorização da equipe depende da governança e do estilo de liderança vigente na organização.

Quais são as 10 atitudes a se evitar quando se deseja trabalhar em equipe?

1. Ser inflexível, pouco transparente e ineficaz nas comunicações.

2. Não alinhar os objetivos dos membros da equipe.

3. Comprometimento zero.

4. Falta de planejamento e definição de prazos.

5. Criticar o desempenho de um dos membros da equipe na ausência dele.

6. Desvalorizar o trabalho alheio.

7. Não assumir os próprios erros.

8. Ignorar as regras estabelecidas pela equipe.

9. Desequilíbrio emocional.

10. Não aceitar as diferenças individuais.

As equipes de projeto passam por 5 etapas de desenvolvimento:

FORMAÇÃO: fase de instrução geral e quebra-gelo inicial entre os membros da equipe.

CONFLITO: O trabalho começa e surgem as primeiras diferenças de ponto de vista.

ACORDO: Com o desenrolar do trabalho, os membros desenvolvem a confiança mútua.

DESEMPENHO: a equipe funciona de forma organizada, interdependente e eficaz.

DISPERSÃO: a equipe de projeto conclui o trabalho e se desfaz.

As equipes de projetos são extremamente dinâmicas e estão em constante mudança.

Enquanto grupos possuem membros independentes com participação parcial em tarefas individuais,...

... as equipes de projetos prezam a interdependência, a participação ativa e coletiva.

Boas equipes de projetos possuem características específicas:

1) Atração pelo inédito, pelo desafio, pelo impossível, pelo inatingível.

2) Habilidade e motivação para definir e alcançar objetivos.

3) Espírito colaborativo em detrimento da competição valorizada pelo mercado.

4) Capacidade de realização e espírito empreendedor.

5) Capacidade de comunicação e habilidade em relacionamento interpessoal.

6) Comprometimento e visão geral do projeto, mesmo que responsável apenas por uma parte.

7) Foco, objetividade, disciplina, visão sistêmica, flexibilidade, curiosidade, inovação e criatividade.

8) Conhecimentos técnicos básicos sobre Gerenciamento de Projetos.

O trabalho em equipe é fator crítico de sucesso para qualquer empresa que faz projetos.

Fim