concentração e centralização das atividades financeiras, compras e contratações nos órgãos e...

Concentração e Centralização das atividades Financeiras, Compras e Contratações nos

órgãos e entidades da Administração Pública

Luiz Arnaldo Pereira da Cunha JuniorHélio Janny TeixeiraLuiz Patrício Cintra do Prado Filho Glauco da Costa Knopp

Transformações na Sociedade e naAdministração Pública

• Novas tecnologias – revolução infocomunicacional

• Maior complexidade dos Processos Administrativos Públicos -Legislações, Sistemas normativos e Sistemas Informatizados (PósCF/88)

• Complexidade dos Controles (no, do, sobre o) Setor Público

• Ciclos sazonais de restrições fiscais e orçamentárias

• Movimentos de Racionalização e Modernização Administrativa

Concentração e Centralização Administrativa

• (Des)Centralização # (Des)Concentração (Direito Público)

“Descentralização é a distribuição de competências de uma para outrapessoa, física ou jurídica.

Difere da desconcentração pelo fato de ser esta uma distribuição internade competências, ou seja, uma distribuição de competências dentro damesma pessoa jurídica; [...]

A descentralização supõe a existência de, pelo menos, duas pessoas, entreas quais repartem as competências.” (DI PIETRO, 2010, p. 410).

Concentração de Atividades Financeiras, Compras e Contratações

a) Financeiras De Administração Financeira (stricto sensu): o controle de

disponibilidade orçamentária e financeira, empenho, liquidação e pagamento de despesas e movimentação financeira; e

De Contabilidade

b) De Licitações, Compras e Contratações

• As atividades de execução financeira e licitações, compras econtratos são parte de um mesmo macro processo ampliado

Concentração de Atividades Financeiras, Compras e Contratações

Tipos de Concentração Administrativa

Organizacional Integral

Organizacional Parcial

Virtual (no geral, sempre é Parcial)

Exemplos• Alagoas - Agência de Modernização de

Processos (autarquia)• Goiás (2008 a 2010) - Central de

Aquisições e Contratações• Sergipe - Superintendência Geral de

Compras Centralizadas (SEFAZ)

Central de Compras e Contratações do Poder Executivo FederalCSC MG

• Ministério da Saúde (Registro de Preços)• Estado de SP – site CADTERC (centraliza

referenciais para compras para todas as unidades do Poder Público estadual)

• Gov. Fed. - SICAF e ComprasNet

Centro de Serviços Compartilhados (CSC)

“Uma estrutura organizacional semiautônoma, focada na

prestação de serviço-meio, de natureza transacional, às

demais unidades organizacionais de forma concentrada, a

baixo custo e bons níveis de serviço” (SOUZA et CORRÊA, 2011)

Proposta de Metodologia para ConcentraçãoAdministrativa - FIA

• Pressupostos e condicionantes para a Concentração Administrativa deAtividades-Meio:

Ganhos de escala e de especialização

Tecnologia da Informação disponível

Custos de transação e de distribuição

Complexidade dos processos

Distribuição geográfica das unidades demandantes


• Vantagens da Concentração Administrativa de Atividades-Meio:

Padronização de processos e políticas

Maior racionalidade da estrutura organizacional

Redução dos custos de overhead

Racionalização da alocação de pessoal

Maior qualidade dos serviços administrativos, em função daestruturação e fortalecimento de Sistemas Administrativos

Economia de escala nas aquisições e nos recursos alocados parasua execução (e.g., pessoal e espaço físico)

Maior precisão e cumprimento de prazos

Visão orientada para o “cliente interno”


• Desvantagens da Concentração Administrativa de Atividades-Meio:

Insuficiência, de imediato, de pessoal qualificado para as novasunidades propostas (mitigado pelo faseamento)

Necessidade de investimentos para: capacitação de pessoal;racionalização de processos; e o desenvolvimento/integração desistemas informatizados


• Desafios à Concentração Administrativa de Atividades-Meio:

Padronização de políticas interdepartamentais

Conscientização sobre “um novo modo de fazer”

Concretizar ganho de escala no curto-prazo

Medição de benefícios - comprovar os benefícios alcançadosdevido à inexistência de informações acuradas sobre os custos evolumes atuais

Proposta de Metodologia para ConcentraçãoAdministrativa


Etapa 1: Análise do contexto institucional – pontos críticos e causas

• Análise interna e externa• SWOT – forças, fraquezas (internas); oportunidades e ameaças

(externas) à concentração de atividades-meio (Genérica p/ Organ.)• Matriz de riscos à concentração de atividades-meio (Genérica p/ Organ.)• Definição das premissas para a concentração:

Experiências já adotadas na Administração Pública Reduzir a quantidade de Unidades Gestoras (Ordenadores de

Despesa) Reduzir a quantidade de pessoal alocado na atividade-meio Reduzir os espaços físicos voltados para as atividades-meio Permitir que as unidades-fim, foquem no seu core business Transição planejada, gradual e controlada do processo


Etapa 2: Identificação de oportunidades de concentração

• Entrevistas com gestores e clientes de áreas / atividades (percepções de processos críticos e causas)

• Definição de critérios para seleção de atividades-alvo

Importância econômica

Importância estratégica

Risco: (erros, retrabalho, atrasos, gastos não previstos, problemaslegais ou questionamento de órgãos de controle)

Viabilidade: de implantação no prazo, orçamento e recursoshumanos disponíveis

• Seleção das atividades, a partir dos critérios


Etapa 3: Levantamento e Análise dos Processos Selecionados

Mapeamento de processos

Levantamento de dados e informações dos processos

Volumetria

Análise da situação atual dos processos

Análise SWOT

Matriz de Riscos

Plano de Mitigações e Linhas de Ação


Exemplo usando CSC


Etapa 4: Desenho da Estrutura Organizacional

• A Estrutura dependerá do tipo de organização, do setor que atua,da sua dimensão, da sua capilaridade/dispersão geográfica, dosprocessos, da cultura, da estratégia...


Etapa 5: Plano de Implantação

Das atividades / funções e necessidades

Das fases de implantação do modelo

Das políticas internas, procedimentos e controles / medição /acompanhamento de performance (tempestividade, qualidade,custo, níveis de serviços, escala)

Dos Sistemas Informatizados

Da alocação de pessoal

Da capacitação de pessoal

Dos “elos remotos” para a transição de modelo


CONCLUSÕES

• Uma alternativa para começar um processo de concentraçãoadministrativa é o das atividades financeiras, licitações e contratações,que requerem especialização e têm grande sinergia entre suas partes

• Os Centros de Serviços Compartilhados podem ser um caminhoimportante de racionalização de recursos e de modernizaçãoadministrativa

“A necessidade é a mãe de todas as invenções”

“A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo!”Peter Drucker

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