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Competência Transversal II Marta Castilho Gomes

ComunicaComunicaççãoãooral e oral e escritaescrita

Marta C. GomesMarta C. GomesProf. Prof. AuxiliarAuxiliar

SUTVSSUTVS

4 Abril 2008


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Motivação

Nova etapa da vidaMaior autonomiaMais tempo em actividades de comunicação formal

Escrita (relatórios, cartas, e-mails,…)Oral (apresentações)


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Motivação

Nova etapa da vidaMaior autonomiaMais tempo em actividades de comunicação formalÉ importante ser proficiente

BOA IMAGEM


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Síntese da aula

Expressão escrita:Processo de escritaOrientações para elaborar documentos

Expressão oral:Como estruturar uma apresentação oralMelhorar a comunicação oral

ExemplosConclusão e discussão

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Como elaborardocumentos escritos

Como Como éé quequeescrevemosescrevemos??


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Como elaborar documentos

InícioPlaneamentoExecuçãoControlo

Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST)


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1. InícioObjectivosÂmbitoClientes/leitoresEscrevo, não escrevo?



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2. Planeamento da escritaObjectivos (o que é que eu quero com o queescrevo)

Âmbito (o que fica dentro e fora do discurso)

Planeamento (estrutura, organização e tempos)

Adequação aos recursos (meios disponíveis)

Adequação em valor (aspectos a sublinhar)


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3. Execução da escritaPlano Rascunhos

(“drafts”)

Melhoria da forma

Melhoria da estrutura

Afinaçãocontínua



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4. Controlo do processoAvaliação do resultadoAferição de eficácia

Controlo de qualidade



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5. EstruturaO documento deve estar bem estruturadoIdeias claras (estrutura clara)

Organizar ideiasLeva tempo!

FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio ao fim

Textos longos (relatórios, teses)


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5. EstruturaIdeias claras (estrutura clara)FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio ao fimPõr-se no lugar do leitorTornar a sua tarefa (leitura) agradávelFinal de um capítulo: conclusões e ligaçãoao próximo

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5. EstruturaIntroduçãoDesenvolvimentoConclusão

Documentos longosDocumentos curtosCartas formaisE-mails formais

Por que ordem escrevê-las?


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5. EstruturaEm textos longos, escrever por esta ordem:1.1. Desenvolvimento2.2. Conclusão3.3. Introdução4.4. Resumo/sumário executivo

No final tem-se uma visão de síntese quetorna mais fácil escrever a introdução e o resumo


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5. EstruturaEm textos longos, “caprichar” na escrita:1.1. Desenvolvimento2.2. Conclusão3.3. Introdução4.4. Resumo/sumário executivo

O desenvolvimento, ao contrário das outraspartes, só será lido em pormenor por umaminoria de pessoas


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6. Dificuldades na escritaEscrever é difícil, pode ser mesmo“doloroso”. Porquê? Relação estreita entre pensamento e linguagem

O pensamento conserva-se e fixa-se através dalinguagemA linguagem não só se reflecte no pensamentocomo o determina

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6. Dificuldades na escritaEscrever estrutura o pensamento

Leva-nos a pensar no nosso trabalho de umaforma diferente

MECivil: é importante ir escrevendo a tesee não deixar para o fim!

Versões sucessivas até à finalFacilita muito o trabalho com o orientador

50% do tempo (ou mais) a escrever!


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Aprofundamento de competências

1. 1. J.M. Viegas, Como escrever um relatório técnicoou científico - Recomendações gerais, 2005/2006.

2. 2. A.C. Madeira, M.M. Abreu, Comunicar em Ciência- Como redigir e apresentar trabalhos científicos, Escolar Editora, 2004.

3. 3. Twelve steps to developing an effective first draft of your manuscript, San Francisco Edit.

4. 4. Cursos de formação em expressão escrita(gerais; escrita técnica e científica)


Apresentações orais


Apresentações orais

“Porque se fazem apresentações orais? Uma das razões é o seu poderoso impacto

emocional. Podem fomentar a confiança das pessoas e motivá-las para agir, estimulando a

inteligência organizacional e a mudança”.

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Estruturar umaapresentação oral

4 4 regrasregras de de ouroouro


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Estruturar uma apresentação oral

1. Ter em atenção a audiênciaEm que contexto se vai falar?Conhecer a audiência: formaçãoacadémica, cultural, idade, distribuição porsexos,...Procurar informar-se!Adaptar a mensagem à audiênciaVai-se falar para aquela audiência


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1. Ter em atenção a audiênciaAdaptar a forma como a mensagem étransmitida:

Comunicação num seminário/conferênciacientíficaDivulgação científica/técnicaApresentação numa reunião de empresaReunião com um clienteConvenção anual da empresaCoordenação de uma equipa de trabalho


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2. Estabelecer os objectivosO que é uma apresentação em público?

Transmissão de um conjunto de ideiasencadeadas à audiência

Que mensagem (conjunto de ideiasfundamentais) quero passar?

OBJECTIVOS

A seguir: trabalhar para atingir os objectivosOrganizar as ideiasLeva tempo!

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3. Construir o discursoIntroduçãoDesenvolvimentoConclusão

Facilmente perceptíveis, também numaapresentação oral


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3. Construir o discursoIntroduçãoDesenvolvimentoConclusãoIdeias claras (estrutura clara): FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio aofim

Mostram o cuidado posto na preparação daapresentação - BOA IMAGEM


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4. Adaptação ao tempo disponívelMuitas vezes: 15-20 minutosCom apoio audiovisual: 1 slide por minutoPodem ser muito menos slides

Depende do teor da apresentaçãoTer em atenção se há oradores antes e depois, quantos, quem são

Como vai estar a audiência quando eucomeçar?


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4. Adaptação ao tempo disponívelÉ fundamental TREINAR:

Para controlar o tempoReajustar o conteúdo

Treino privado e/ou públicoNão ultrapassar (abusar) do tempo disponível: cortesia - BOA IMAGEMCUIDADO: Versões longa e curta daapresentação (podemos ter menos tempo)

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“Dicas” para uma boa apresentação

SucessoSucesso garantidogarantido!!


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“Dicas” p/uma boa apresentação

1. Tensão nervosaFalar em público é difícil? SIM!Porquê?

“Ficar sozinho perante um grupo de pessoas é, em termos antropológicos, pouco “sensato”. O orador fica indefeso, tendo a parede comoúnico apoio de rectaguarda”.DESCONFORTOO nosso sistema de ensinoA cultura da comunicação em público (EUA)


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1. Tensão nervosaHaverá sempre ansiedade, “medo” nosmomentos iniciais

“Há vários relatos de pessoas que se sentiram sob o efeito de “psicoses” momentâneas quando se lhesdeparou a necessidade de falarem em público;pessoas que ficam bloqueadas para exprimir umaopinião numa reunião;pessoas que recusam convites para falar em públicomesmo sabendo que isso é importante para a suacarreira”.


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1. Tensão nervosaHaverá sempre ansiedade, “medo” nosmomentos iniciaisÉ um medo “irracional”

Normalmente a tensão diminui muito após osmomentos iniciaisComo na prática de desportos de competição

Depende do grau de timidez

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1. Técnicas p/combater o nervosismoPreparar a apresentação - SEGURANÇADescansar bem de noiteNão usar estimulantes ou tranquilizantes• Tranquilizantes: podem tornar-nos apáticos• Adrenalina: estimulante natural


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1. Técnicas p/combater o nervosismoExercícios de relaxamento

Muscular• Corpo• Face (ioga facial)

Respiratório

É importante um bom arranque, firme, paraadquirir confiança logo de início

Decorar a(s) primeira(s) frase(s)


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1. Técnicas p/combater o nervosismoO que a audiência “não perdoa”:

1 - Má preparação e/ou conteúdo fraco2 - Ser tratada de forma inadequadaE não a inexperiência do orador!

Centrar-se na mensagem e não em si próprioAdquirir EXPERIÊNCIA

Maior controlo… sobre tudo!Por exemplo: eliminar “muletas” verbais


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“Dicas” p/ uma boa apresentação

2. DicçãoParece difícil...Mas não há nada mais simples!O SEGREDO que faz milagres:

Pronunciar claramente todas as sílabasCom fluênciaDesacelera o discursoNecessário falar alto?

Colocar a voz: o que é?

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3. Linguagem não-verbalMehrabian (1977):

7% de uma mensagem oral é comunicadapelas palavras38% é transmitida pela voz (tom, expressão rítmica, inflexões, projecção)55% pela linguagem corporal não-verbal

Outras pesquisas: 7% 40%


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3. Linguagem não-verbalPostura corporal transmitemensagensÉ importante ir adquirindoCONTROLORigidez versus flexibilidade: cuidado com movimentosexcessivos ou distractores

Como um elástico pode ser fatal!


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4. Respeitar a audiênciaPreparar cuidadosamente a apresentação(QUALIDADE do conteúdo)Boa apresentação pessoal (mas cuidado!)Ser pontualNão menosprezar ou mostrar-se superior àaudiência

Rejeição, hostilidade por parte da audiência

Um seminário na Universidade de Coimbra


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4. Respeitar a audiênciaO valor da humildade

Raiz da palavra: húmus (matéria vegetal quefornece a nutrição às plantas)A mesma raiz que humanidade, humano, ...

Não é modéstia, submissão, inferioridade, mediocridade A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade

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4. Respeitar a audiênciaA pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade

Consciente do seu valor mas também dos seus limitesNão se preocupa excessivamente com a própria imagem, sabe rir-se de si própriaCentra-se no conteúdo da mensagem e na audiênciaAtitude de dar e receber: aprende com a troca de ideias com a audiência


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5. É bom decorar?Desaconselhável (excepção: primeiraspalavras)Auxiliares: acetatos, slides PowerPoint, tópicos em papel ou cartões (+ pequenos)Falar naturalmente a partir destesNão se perde “o fio à meada”, não háhipótese de “brancas”Decorar… só ao fazer TEATRO!


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6. Trabalhar a autoconfiançaAcreditar que o que se vai dizer interessa àaudiênciaPreparar-se de forma cuidada e rigorosaApresentar o tema de forma apelativa, mostrando entusiasmo e ritmoSucessos: aumentam-naInsucessos: aprender com os erros -aumentam-na também!


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7. Dificuldades ao falar noutra línguaAdmiti-las perante a audiência(sinceridade)

Reacção favorável da audiência

Cuidado redobradoPreparação da apresentaçãoTreino

Pedir para repetir as perguntas, maisdevagar

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8. Uso de meios audiovisuaisPERIGO: serem uma “muleta” e não um auxiliar da apresentaçãoFIO CONDUTOR ligando os slidesNão subestimar o poder da palavra e das ideias (qualidade do conteúdo)

Comemoração dos 250 anos do terramotode Lisboa (seminário no DECivil em Novembro2005)


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9. Uso de figuras, gráficos, esquemasA memória retém melhor os estímulosvisuaisMuito úteis para explicar conceitosExcesso de figuras (divertidas): pode retirarcredibilidade


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10. “Estudar” o localSe for possível (chegar mais cedo)

Que movimentação permite?Quais os meios à disposição? (Computador, retroprojector, quadro)Pode-se passar os slides à distância?Dá maior CONTROLO (efeito psicológico)

Ter tudo a postos à hora


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11. É preciso “tocar” a audiência!O toque mais importante: VISUAL

Olhar as pessoas nos olhosFalar para elas, não para o fundo da sala oupara o écranMaior impacto; perceber reacção (“feed-back”)

Aproximar-se da audiência (uso do espaço)

Dialogar com as pessoas (quando apropriado)

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12. Usar o silêncioNão temer o silêncioVantagens de fazer uma pausa

OradorAudiência

Gerir o silêncio de forma estratégicaCriar suspense


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13. SorrirVínculo emocional com a audiênciaExpressão certa (sorriso natural)

Cuidado com sorriso artificial: pode ser interpretado como troça, sobranceria, ...

Senão… preferível não sorrir!


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14. Usar o humorTorna mais viva a apresentaçãoCuidado (pode não resultar…)Certo tipo de piadas pode ferirsusceptibilidades

Humor elegante

Se não se está à vontade: preferível nãousar!


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15. Contar históriasDão vida à apresentaçãoNecessárias em apresentações longas

Quebram a “densidade” (pausa)Ilustração

Resultam melhor se forem históriaspessoaisFacilitam a introdução do humor

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16. Ser filmadoE visionar depois (autoscopia)

Muito usado em cursos de formação de formadores, de apresentações em público

Não há nada melhor!Pelo menos numa fase inicial da aprendizagem


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Aprofundamento de competências

1. 1. A. Rego, M.P. Cunha, Comunicar - Aprenda as regras de ouro das apresentações em público, Dom Quixote, 2005.

2. 2. D. Carnegie, Como falar facilmente, LivrariaCivilização Editora, 1993 (ed. original: 1962).

3. 3. E.J. Esperança, A Comunicação não-verbal, Instituto do Emprego e Formação Profissional, 1993.

4.4. Cursos de formação (apresentações em público)


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Exemplos

Vimos algumas fotografias tiradas numaconferência nacional realizada recentementeAnálise da postura dos oradores face àaudiência (boas e más práticas)Um ponto fraco: algumas apresentações semslides de conclusõesOutro ponto fraco: mau controlo do tempo (culpa dos oradores e dos moderadores)


Conclusão

Dar Dar atenatenççãoão!!((DeveDeve ser um ser um pontoponto

forte forte dada apresentaapresentaççãoão))

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Conclusão

As competências de expressão oral e escritasão muito importantes para a progressão nacarreiraA comunicação tem um papel fundamentalÁrea técnica Área de gestão


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Conclusão

Falar em público (apresentações formais, ocasiões sociais) é uma ARTE que se podeaprender e desenvolverBenefícios para a vida pessoal, profissional, social


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Conclusão

Ser proficiente na expressão oral e escritaé uma vantagem competitiva na vidaprofissionalÉ importante melhorar as competênciasAdquirir FORMAÇÃOAdquirir EXPERIÊNCIA (aproveitar as oportunidades)


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Conclusão

SORRIR…Os portugueses sorriem pouco?

Saber usar o sorriso… uma vantagem!

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QuestõesQuestões??ComentComentááriosrios??

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