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TOTVS CAAS – Ambiente Colaborativo de Compras

São Paulo, 04 de novembro de 2009

Agenda

DESAFIO: SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE SUPRIMENTOS

A SOLUÇÃO PROPOSTA

ARQUITETURA E INTEGRAÇÃO COM ERP

PARCERIA

2

ARQUITETURA E INTEGRAÇÃO COM ERP

RESULTADOS ESPERADOS

METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO

3

Desafios Gestão de Suprimentos

Desenvolver uma solução para as principais dificuldades da área de suprimentos

• Temos certeza que o fornecedor recebeu o pedido?

• Quanto tempo o time de compras se dedica às atividades estratégicas?

• É possível medir a redução de custo de aquisição dos materiais por categoria de compras?

Nec

essi

dad

es

Operação Visibilidade Redução de CustosPilares

• Como ter garantias que o fornecedor entendeu exatamente as condições do pedido?

• É possível avaliar se as cotações estão “viciadas”, ou seja, estamos cotando e comprando com os mesmos fornecedores?

• Temos como medir o tempo gasto em cada etapa do processo de compras e na comunicação com os fornecedores?

• Conseguimos identificar oportunidades para transformar algumas compras spots em contratos de fornecimento?

• Estamos conseguindo tempo para desenvolver novos fornecedores visando redução de custos e melhoria no nível de serviços?

• Quantos TPs anuais são realizadas por categoria de materiais?

Nec

essi

dad

es

Causas

4

Operação

No macro processo de compras a atividade de cotações é o maior tomador de tempo

Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento

Usuários Área de Compras Contas a Pagar

Macro Processo de Compras

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60% 54%

28%

8% 8%

2%

Dentro do macro processo de compras, as cotações são responsáveis por 54% do tempo gasto no processo de compras

Fonte: WEBB

5

Visibilidade

As tomadas de preços por diferentes canais de comunicação impede a geração de dados operacionais que forneçam informações ao gestor

Comprador

Comunidade de Fornecedores

6

Redução de Custos

As atividades operacionais eliminam tempo para atividades estratégicas que visam redução do custo

Comunidade de FornecedoresCompradores

7

Parceria

Breve Histórico

� + 9 anos de experiência, suportando com sucesso iniciativas de empresas líderes de vários segmentos da indústria;

Atividades Principais

� A TOTVS fornece ao mercado soluções administrativas, sistêmicas, de processos, de desempenho e de infra-estrutura, em seis ramos segmentos da indústria;

� Portfólio completo em Suprimentos e Logística, abrangendo desde o diagnostico até a implantação e operação das iniciativas;

� Prestação de serviços otimizada por uma Central de Operações que garante melhores práticas, ganho de escala e auditabilidade (SAS 70-II);

� + 450 profissionais com ampla experiência e enfoque prático na abordagem e captura das oportunidades;

� Foco na geração efetiva de valor, garantido pelo compartilhamento de riscos e beneficios com seus clientes.

desempenho e de infra-estrutura, em seis ramos de negócios: software, tecnologia, BPO, consultoria, infra-estrutura e educação a distância, que garantem maior competitividade e permite a cada cliente focar em sua atividade-fim

� A TOTVS é uma empresa de software, inovação, relacionamento e suporte à gestão. Sua atividade principal é o desenvolvimento de software, complementada com modelo expandido de negócios. É líder absoluta no Brasil tendo alcançado 38,03% de share de mercado. É a 9ª maior empresa de ERP do mundo e 1ª sediada em países emergentes. Possui atualmente uma carteira com mais de 22.900 clientes ativos e conta com o apoio de quase nove mil participantes.

Ambiente Colaborativo de Compras

8

A Solução Proposta

Trata-se de uma solução de E-procurement nativo dos ERPs TOTVS com uma camada de serviços associados e informações gerenciais

MercadoFornecedor

CompradoresProfissionais

Informações GerenciaisRelatórios específicos

Indicadores de performance

Melhoriasconstantes

Serviços Associados

Follow up: cotação e pedido

On Boarding de fornecedores

Treinamento e G. da mudança

Monitoramentode exceções

Produtos

Produtos IntegradosBase adicional de

fornecedores

9

O produto suporta a efetiva otimização do processo de cotações e permite a maximização dos resultados

Faz follow up

com

fornecedores

Gera e envia

cotações

Recebe

requisições

Recebe

cotações

Toma

decisão

Comprador

Define

estratégia


Macro Processo de Compras

CEN

ÁR

IO A

TUA

L

A Solução Proposta

Faz follow up

com

fornecedores

Entende

cotações

disparadas

Recebe

cotações dos

fornecedores


Macro Processo de Compras com o Portal de Compras CAAS

Faz follow up

com

fornecedores

Gera e envia

cotações

Recebe

requisições

Recebe

cotações

Toma

decisão

Comprador

Define

estratégiaCEN

ÁR

IO F

UTU

RO

Ambiente Colaborativo de Compras

10

Arquitetura e Integração

Fornecedores

Integração ERP TOTVS – Portal

Integração Portal - Fornecedores

Usuários

AMBIENTE COLABORATIVO DE COMPRAS

Solicitação de compras

Cotação

Pedido

Conexão segura

Ganhos do Projeto

11

Resultados Esperados

Nossa experiência mostra que a automação do processo de cotação reduz em até 60% as atividades operacionais e em até 9% o custo dos materiais/serviços

• Otimização de processos e visibilidade à informações

• Redução do ciclo de compras

Case

• Liberação de tempo dos compradores

• Maior eficiência nas negociações com fornecedores

• Diminuição do lead-time do processo de compra

• Maior transparência na divulgação de informações para clientes, fornecedores, investidores e sociedade em geral

12

Metodologia de Implantação

O Portal de Compras demanda 3 etapas para implementação

1 - Integrar base de dadosCliente - Portal de Compras


� Inclusão dos dados cadastrais na base de dados do Portal de Compras


� Definir perfis de acessos dos usuários

� Definir estrutura organizacional


� Estabelecimento de conectividade entre os ambientes

2 - Criar acessos e preparar o Ambiente

3 - Operacionalizar junto à comunidade

� Atualização das rotinas do processo de suprimentos do Protheus para integração aos serviços do Portal de Compras

� Definição de conectividade entre Protheus e Portal de Compras

� Definir estrutura organizacional espelho do Protheus

� Validar sincronia entre Protheus e Ambiente de Negócio TOTVS CAAS

� Adesão e treinamento de fornecedores e usuários

� Operação assistida para grupo inicial e extensão da operação para toda a comunidade (categorias e fornecedores)

Cronograma de Implementação – 30 dias

Integrar base de dados

15 dias

1

Criar acessos e preparar Ambiente

10 dias

2

Operacionalizar

5 dias

3

13

Contatos

André [email protected]

Carlos [email protected]

Resumo Executivo

Empresa do setor de siderurgia com atuação global e faturamento superior a 1 bilhão de reais

Cliente

• Número de FTE evitados.....................................................................................

• Aumento na eficiência do comprador................................................................

• Redução no tempo médio de resposta de cotações.........................................

• Aumento médio de respostas de cotações........................................................

Alavancas de Valor

24

83%

75%

70%

CASE

83,6 %

1580PAs

2902PAs

Produtividade2003

Produtividade2007

0

20000

40000

60000

80000

100000

2003 2004 2005 2006 2007

36356

5416765025 68825

84182

23 25 28 31 29

PO´s Buyers

Itens de Pedidos Aprovados / FTE Eficiência do Comprador

Resultado

15

Visibilidade

Gasto por CategoriaPedidos por Status

Fornecedores Vencedores Lista de Solicitações de Cotações

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