coleção info excel 2007

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0 0 0 3 9>

INCOL EXCEL.qxd 02/03/2007 15:30

05 > Recado da redação

VERSÃO 200707 > 15 coisas interessantes

sobre o Excel15 > Sua planilha de está

de cara nova19 > Do jeito que você prefere

GRÁFICOS >25 > Impacto nas

apresentações 28 > Tarefas dentro do prazo

ANÁLISE32 > Avaliações com um

simples clique42 > Estude as possibilidades

CONTEÚDO

COLEÇÃO INFO > 3

EXCEL 2007

07 Estilos: opções prontaspara diferentes dados

25 Imagens: maiordestaque aos resultados

DICAS49 > Depende da

circunstância54 > Não sobrou nada oculto?56 > Não digite, escolha59 > Escolha um formato

003_CONTEUDO_EXEL.qxd 02/03/2007 19:29 Page 3

4 < COLEÇÃO INFO

CONTEÚDO

EQUIPEEDIÇÃO Maria Isabel MoreiraEDITORA DE ARTE Iara SpinaCAPA Crystian Cruz (arte) e Cellus (ilustração)COLABORADORES Carlos Machado, Eric Costae Lucia Reggiani (texto), MondialInformática (consultoria), Claudia Ottelinger(diagramação) e Rita Del Monaco (revisão)

PROJETOS >62 > De olho no trabalho68 > No comando da obra76 > Atento ao

estoque doméstico82 > Finanças sempre em dia87 > Faculdade garantida91 > Empréstimos

controlados

MACROS >95 > Ordem nas planilhas97 > Com o número exato

de células

SEGURANÇA100 > Proteger é preciso

DICIONÁRIO104 > Universo

das planilhas

68 Reforma: orçamento na ponta do lápis49 Formato condicional:

barras, cores e ícones

100 Segurança: criptografia einspeção de documentos

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RECADO DA REDAÇÃO

Excel para Windowscompleta 20 anos deestrada neste ano. Aprimeira edição do pro-

grama foi apresentada pela Micro-soft em 1987, ano em que o merca-do de planilhas só contava 1-2-3 —o programa da Lotus detinha nadamenos que 70% de participação.Na época, o software produzidopela companhia de Bill Gates ten-tou seduzir as empresas com suainterface gráfica e o então novorecurso aponte-e-clique — algo tãonatural para um usuário de compu-tador nos dias atuais quanto respi-rar, mas uma curiosidade na épocaem que o mouse era artigo estra-nho às mesas dos escritórios. Aaposta da Microsoft foi certeira.Nesse longo percurso, o Excelganhou recursos na mesma pro-porção em que conquistou adep-tos. Hoje, é um programa onipre-sente nas empresas e numa parce-la significativa de residências.

O

COLEÇÃO INFOUma publicação mensal da Editora Abril

Para contatar a redação:[email protected]

Para assinar a Coleção:(11) 3347-2121 — Grande São Paulo0800-701-2828 — Demais [email protected]

COLEÇÃO INFO > 5

O lançamento que a Microsoft fezno início deste ano retoma, de certaforma, o fio da meada dessa história.O Excel 2007 passou por uma repagi-nada como há muito anos seus usuá-rios não viam. E a interface gráficaremodelada é o primeiro aspecto quechama a atenção. Quem se acostu-mou com os menus e as barras de fer-ramentas tem de se readaptar aonovo sistema de guias e faixas deopções que comandam os novos pro-gramas da família Office, a planilha aíincluída. A Microsoft diz que as mu-danças devem reduzir em até 30% osmovimentos de aponte-e-clique. Umapelo e tanto numa época em queninguém quer perder tempo. Masvocê tem de experimentar para ver sevai gostar dessa e de tantas outrasatrações que a nova versão reserva.A Coleção INFO Excel 2007 vai aju-dar nessa descoberta. Bom proveito!

MARIA ISABEL MOREIRAEDITORA DE EXCEL 2007

DUAS DÉCADAS DE EXCEL

RECADO_EXEL.qxd 02/03/2007 17:50 Page 5

Diretora de Redação: Sandra CarvalhoRedatora-chefe: Débora Fortes Diretor de Arte: Crystian Cruz

Editores Seniores: Carlos Machado, Lucia Reggiani e Maurício GregoEditores: Airton Lopes, André Cardozo e Maria Isabel Moreira

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Colaborador: Dagomir Marquezi, John Dvorak Infolab: Osmar Lazarini (consultor de sistemas) Estagiários: Marcelo Chiea e Tiago Vitale Atendimento ao leitor: Virgilio Sousa

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COLEÇÃO EXCEL, edição 39, (ISSN 18079245) é uma publicação da Editora Abril S.A. Distribuída em todo o país pela Dinap S.A.Distribuidora Nacional de Publicações, São Paulo.

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Apoio Editorial: Beatriz de Cássia Mendes, Carlos Grassetti Serviços Editoriais: Wagner BarreiraDepto. de Documentação e Abril Press: Grace de Souza

PUBLICIDADE Diretor de Vendas: Marcelo Pacheco Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo

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Neto, Marcela Dzeren Oréfice, Marcelo Pezzato, Renata Miolli, Salvador Arcas Santini, Sueli Fender (SP), Ailze Cunha, Leda Costa (RJ) Gerente de Projetos Especiais: Antônia Costa Coordenadores: Douglas Costa (SP) e Christina Pessoa (RJ)

PLANEJAMENTO, CONTROLE E OPERAÇÕESDiretor: Fabian S. Magalhães

MARKETING E CIRCULAÇÃO Gerente de Publicações: Ricardo Fernandes Gerente de Marketing de Projetos Especiais: Antônia Costa Gerente de Eventos: Shirley Nakasone

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expediente_Excel 02/03/2007 18:15 Page 6

15 COISASINTERESSANTESSOBRE O EXCEL

O CAMINHO DAS PEDRAS DOS RECURSOS NOVOS DA SUPERPLANILHA DO OFFICE

POR LUCIA REGGIANI

VERSÃO 2007/DESTAQUES

COLEÇÃO INFO > 7

Gráficos: novos efeitos tridimensionais e de transparência aprimoram diagramas

oftware bom em versãonova parece casa recém-reformada. A curiosida-de em saber o que o pes-

soal da obra aprontou é enorme, masentramos devagar, observando cadadetalhe e avaliando se o serviço foi

feito direito. A sensação ao começara trabalhar com o Excel 2007 é seme-lhante. Instalados os 605 MB do Of-fice Enterprise 2007, escarafuncha-mos cada canto do Excel e seleciona-mos 15 dos melhores acréscimos pro-duzidos pela Microsoft. Acompanhe.

S

01_novidades.qxd 02/03/2007 14:19 Page 7


COLEÇÃO INFO > 9

1 048 576. A largura da coluna compor-ta 255 caracteres, e a altura da linha vaia 409 pontos. As quebras de páginapossíveis somam 1 026 na horizontale na vertical, e cada célula pode con-ter um total de 32 767 caracteres. Otamanho supermegaplus só foi possí-vel, segundo a Microsoft, graças aosnovos formatos de arquivo e às mu-danças nas entranhas do programa.

8. XPS OU PDF?Quando se fala em formato de arqui-vo de layout fixo, fácil de compartilhare imprimir e difícil de modificar, a es-colha mais comum é o PDF (PortableDocument Format, da Adobe). Umaoutra opção que estréia no Office 2007é o formato XPS (XML Paper Specifi-cation, da Microsoft). Mas para salvarou exportar arquivos do Excel em PDFou XPS é preciso primeiro instalar oplug-in Save As PDF and XPS. Os 935KB do suplemento estão disponíveispara download em www.info.abril.com.br/download/4719.shtml. Se


8 < COLEÇÃO INFO

1. PORTA PRINCIPALO primeiro choque do usuário ao abriro Excel 2007 é a ausência das barrasde menus e ferramentas. Elas foramsubstituídas pela Faixa de Opções,uma barra equipada com ferramen-tas que mudam de acordo com a abaselecionada. O segundo choque é aausência do menu Arquivo. O pontode partida para criar, abrir, salvar, pu-blicar e imprimir planilhas e pastas detrabalho do Excel é o botão Office, queabre um menu com opções similaresaos do antigo Arquivo. Uma das novi-dades dessa porta de entrada é o ve-rificador de compatibilidade, queidentifica recursos não suportadospor versões anteriores do Excel. Masse você não abre mão dos íconesAbrir e Salvar, por exemplo, pode per-sonalizar a barra de acesso rápido,acima das abas da Faixa.

5. GRÁFICOS CAPRICHADOSRevista e melhorada, a ferramen-ta de construção de gráficos do Ex-

cel acrescentou novos efeitos tri-dimensionais e de transparênciaaos modelos de sempre, dando umaspecto mais profissional a eles.Dá para aplicar efeitos 3D, som-bras e gradientes com vários grausde transparência até no preenchi-mento da área de gráfico. Para mu-dar o tipo, o layout e as combina-ções de cores basta um clique nasopções oferecidas pela faixa espe-cífica da ferramenta.

4. NOVOS FORMATOSOs formatos-padrão de arquivo mu-daram no Excel 2007. Baseados emXML, esses novos formatos produ-zem arquivos mais enxutos. Vejaquais são eles:

Botão Office: no lugar do menu Arquivo

FORMATO

Pasta de trabalho

Pasta de trabalho habilitada paramacro

Pasta de trabalhobinária

Modelo

Modelo habilitadopara macro

Modelo do Excel 97-2003

Suplemento

EXTENSÃO

.xlsx

.xlsm

.xlsb

.xltx

.xltm

.xlt

.xlam

3. HAJA DADOSQuem reclamava das dimensões dasplanilhas do Excel vai nadar de bra-çada na nova versão. O número decolunas saltou de 256 para 16 384, e o de linhas passou de 65 536 para

preferir, clique no botão Office, apon-te para Salvar Como e escolha Loca-lizar suplementos.

2. INSPEÇÃO DE DOCUMENTOAntes de publicar a planilha na webou compartilhar, convém verificarse ficou alguma informação ocultaque não deve ser acessada por ou-tra pessoa. No Excel 2007, a verifi-cação é feita pelo Inspetor de Do-cumentos. Para acioná-lo, clique noBotão Office, aponte Preparar e se-lecione Inspecionar Documento. OInspetor verifica se há comentáriose anotações, linhas, colunas e pla-nilhas ocultas e informações pes-soais, entre outros itens, e apresen-ta um relatório do que encontrou.

9. MAIS MODELOSMesmo o usuário mais traquejadoem Excel vai querer aproveitar os no-vos modelos prontos de planilha queacompanham a versão 2007. Entreos modelos mais úteis está a pasta

Inspetor: caça às informações ocultas

Planilhas: mais linhas e colunas



COLEÇÃO INFO > 9

1 048 576. A largura da coluna compor-ta 255 caracteres, e a altura da linha vaia 409 pontos. As quebras de páginapossíveis somam 1 026 na horizontale na vertical, e cada célula pode con-ter um total de 32 767 caracteres. Otamanho supermegaplus só foi possí-vel, segundo a Microsoft, graças aosnovos formatos de arquivo e às mu-danças nas entranhas do programa.

8. XPS OU PDF?Quando se fala em formato de arqui-vo de layout fixo, fácil de compartilhare imprimir e difícil de modificar, a es-colha mais comum é o PDF (PortableDocument Format, da Adobe). Umaoutra opção que estréia no Office 2007é o formato XPS (XML Paper Specifi-cation, da Microsoft). Mas para salvarou exportar arquivos do Excel em PDFou XPS é preciso primeiro instalar oplug-in Save As PDF and XPS. Os 935KB do suplemento estão disponíveispara download em www.info.abril.com.br/download/4719.shtml. Se


8 < COLEÇÃO INFO

1. PORTA PRINCIPALO primeiro choque do usuário ao abriro Excel 2007 é a ausência das barrasde menus e ferramentas. Elas foramsubstituídas pela Faixa de Opções,uma barra equipada com ferramen-tas que mudam de acordo com a abaselecionada. O segundo choque é aausência do menu Arquivo. O pontode partida para criar, abrir, salvar, pu-blicar e imprimir planilhas e pastas detrabalho do Excel é o botão Office, queabre um menu com opções similaresaos do antigo Arquivo. Uma das novi-dades dessa porta de entrada é o ve-rificador de compatibilidade, queidentifica recursos não suportadospor versões anteriores do Excel. Masse você não abre mão dos íconesAbrir e Salvar, por exemplo, pode per-sonalizar a barra de acesso rápido,acima das abas da Faixa.

5. GRÁFICOS CAPRICHADOSRevista e melhorada, a ferramen-ta de construção de gráficos do Ex-

cel acrescentou novos efeitos tri-dimensionais e de transparênciaaos modelos de sempre, dando umaspecto mais profissional a eles.Dá para aplicar efeitos 3D, som-bras e gradientes com vários grausde transparência até no preenchi-mento da área de gráfico. Para mu-dar o tipo, o layout e as combina-ções de cores basta um clique nasopções oferecidas pela faixa espe-cífica da ferramenta.

4. NOVOS FORMATOSOs formatos-padrão de arquivo mu-daram no Excel 2007. Baseados emXML, esses novos formatos produ-zem arquivos mais enxutos. Vejaquais são eles:

Botão Office: no lugar do menu Arquivo

FORMATO

Pasta de trabalho

Pasta de trabalho habilitada paramacro

Pasta de trabalhobinária

Modelo

Modelo habilitadopara macro

Modelo do Excel 97-2003

Suplemento

EXTENSÃO

.xlsx

.xlsm

.xlsb

.xltx

.xltm

.xlt

.xlam

3. HAJA DADOSQuem reclamava das dimensões dasplanilhas do Excel vai nadar de bra-çada na nova versão. O número decolunas saltou de 256 para 16 384, e o de linhas passou de 65 536 para

preferir, clique no botão Office, apon-te para Salvar Como e escolha Loca-lizar suplementos.

2. INSPEÇÃO DE DOCUMENTOAntes de publicar a planilha na webou compartilhar, convém verificarse ficou alguma informação ocultaque não deve ser acessada por ou-tra pessoa. No Excel 2007, a verifi-cação é feita pelo Inspetor de Do-cumentos. Para acioná-lo, clique noBotão Office, aponte Preparar e se-lecione Inspecionar Documento. OInspetor verifica se há comentáriose anotações, linhas, colunas e pla-nilhas ocultas e informações pes-soais, entre outros itens, e apresen-ta um relatório do que encontrou.

9. MAIS MODELOSMesmo o usuário mais traquejadoem Excel vai querer aproveitar os no-vos modelos prontos de planilha queacompanham a versão 2007. Entreos modelos mais úteis está a pasta

Inspetor: caça às informações ocultas

Planilhas: mais linhas e colunas

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COLEÇÃO INFO > 11

que a opção Controlar Alterações aoEditar, desmarque as caixas Quando,Autor e Onde, mantenha habilitadaa opção Realçar Alterações na tela edê OK. A planilha agora mostra as cé-lulas modificadas em realce. Ao cli-car em uma delas, o programa abreum janelinha com o nome, a data, ohorário de quem mexeu ali, o dadooriginal e o modificado. Importante:se alguém começou a mexer no ar-quivo antes de você, uma notificaçãoaparecerá e será preciso esperar ooutro salvar e fechar a pasta de tra-balho para você ver o que foi feito eintroduzir as suas mudanças. É pos-sível restringir o acesso aos dados eproteger o arquivo com senha. A li-mitação do compartilhamento são asplanilhas com tabelas, que não sãoabertas em rede.


10 < COLEÇÃO INFO

de trabalho Orçamento Mensal Pes-soal, que traz colunas para receitase despesas projetadas e reais, dan-do uma boa medida do acerto ou nãodo planejamento. Outro modelo ba-cana é o Controlador de Pressão San-güínea, feito de encomenda para oshipertensos. Mais modelos estão dis-poníveis no site da Microsoft. Todospodem ser personalizados e salvoscomo um modelo novo, só que ago-ra em três formatos diferentes, co-mo você viu no item 4 deste texto.

6. TRABALHO EM GRUPOO Excel não foi feito para o trabalhoem grupo, mas ganhou recursosúteis para o compartilhamento dearquivos e o controle de alterações.

Numa rede com Windows Server2003, servidor web IIS, ASP.Net, .NETFramework 2.0 e o Windows Share-Point Services, é possível rodar aplanilha no servidor, permitir alte-rações por vários usuários e identi-ficar quem, quando e quais dadosmodificou. A configuração do com-partilhamento não tem mistério.Abra a planilha, acione o menu Re-visão e escolha Compartilhar Pastasde Trabalho. Na aba Editar da caixade diálogo, marque a opção Permi-tir Alterações Por Vários Usuários.Na aba Avançadas, defina o tempode manutenção do histórico de mu-danças e o de atualização das alte-rações, regras para conflito e exibi-ção dos dados e dê OK. Ainda nomenu Revisão, acione Controlar Al-terações e Realçar Alterações. Mar-

Em grupo: novos recursos aprimoramcompartilhamento de arquivos econtrole de alterações

Margens: ajustes mais fáceis na hora de imprimir agora sem o uso do método de tentativa e erro

7. ACERTO DE MARGENSAqueles ajustes que você sempre quisfazer na planilha antes de imprimirtornaram-se possíveis na versão 2007.Em vez de ficar digitando númerosna base da tentativa e erro para ajus-tar as margens, agora dá para fazeros acertos utilizando opções pré-con-figuradas. Como? Acione a aba Layoutde página, clique em Margens e es-colha entre a configuração persona-lizada mais recente e as opções Nor-mal, Larga e Estreita. Também é pos-sível alterar as quebras de página sim-plesmente arrastando-as com o mou-se. Na aba Exibição, escolha a opçãoVisualização da Quebra de Página eponha o mouse para trabalhar.



COLEÇÃO INFO > 11

que a opção Controlar Alterações aoEditar, desmarque as caixas Quando,Autor e Onde, mantenha habilitadaa opção Realçar Alterações na tela edê OK. A planilha agora mostra as cé-lulas modificadas em realce. Ao cli-car em uma delas, o programa abreum janelinha com o nome, a data, ohorário de quem mexeu ali, o dadooriginal e o modificado. Importante:se alguém começou a mexer no ar-quivo antes de você, uma notificaçãoaparecerá e será preciso esperar ooutro salvar e fechar a pasta de tra-balho para você ver o que foi feito eintroduzir as suas mudanças. É pos-sível restringir o acesso aos dados eproteger o arquivo com senha. A li-mitação do compartilhamento são asplanilhas com tabelas, que não sãoabertas em rede.


10 < COLEÇÃO INFO

de trabalho Orçamento Mensal Pes-soal, que traz colunas para receitase despesas projetadas e reais, dan-do uma boa medida do acerto ou nãodo planejamento. Outro modelo ba-cana é o Controlador de Pressão San-güínea, feito de encomenda para oshipertensos. Mais modelos estão dis-poníveis no site da Microsoft. Todospodem ser personalizados e salvoscomo um modelo novo, só que ago-ra em três formatos diferentes, co-mo você viu no item 4 deste texto.

6. TRABALHO EM GRUPOO Excel não foi feito para o trabalhoem grupo, mas ganhou recursosúteis para o compartilhamento dearquivos e o controle de alterações.

Numa rede com Windows Server2003, servidor web IIS, ASP.Net, .NETFramework 2.0 e o Windows Share-Point Services, é possível rodar aplanilha no servidor, permitir alte-rações por vários usuários e identi-ficar quem, quando e quais dadosmodificou. A configuração do com-partilhamento não tem mistério.Abra a planilha, acione o menu Re-visão e escolha Compartilhar Pastasde Trabalho. Na aba Editar da caixade diálogo, marque a opção Permi-tir Alterações Por Vários Usuários.Na aba Avançadas, defina o tempode manutenção do histórico de mu-danças e o de atualização das alte-rações, regras para conflito e exibi-ção dos dados e dê OK. Ainda nomenu Revisão, acione Controlar Al-terações e Realçar Alterações. Mar-

Em grupo: novos recursos aprimoramcompartilhamento de arquivos econtrole de alterações

Margens: ajustes mais fáceis na hora de imprimir agora sem o uso do método de tentativa e erro

7. ACERTO DE MARGENSAqueles ajustes que você sempre quisfazer na planilha antes de imprimirtornaram-se possíveis na versão 2007.Em vez de ficar digitando númerosna base da tentativa e erro para ajus-tar as margens, agora dá para fazeros acertos utilizando opções pré-con-figuradas. Como? Acione a aba Layoutde página, clique em Margens e es-colha entre a configuração persona-lizada mais recente e as opções Nor-mal, Larga e Estreita. Também é pos-sível alterar as quebras de página sim-plesmente arrastando-as com o mou-se. Na aba Exibição, escolha a opçãoVisualização da Quebra de Página eponha o mouse para trabalhar.

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COLEÇÃO INFO > 13

dicional e aponte pa-ra Realçar Regras dasCélulas. Escolha a re-gra de comparaçãoque deseja aplicar, es-pecifique o critério eclique em OK.

12. ROLAGEMBEM MAIS FÁCILTrabalhar com pla-nilhas repletas delinhas e colunas écomplicado, umavez que as referên-cias dos dados ficam muito distan-tes da informação. Comparar osdados de planilhas enormes é maiscomplicado ainda. Para facilitaressas tarefas, o Excel incluiu no-vas funcionalidades no grupo Ja-nela, na guia Exibição. É possívelcriar novas janelas do mesmo do-cumento, abrir outra planilha namesma janela, sincronizar a rola-

gem de duas planilhas numa jane-la e alternar janelas.

13. CÉLULA COM ESTILOO Excel 2007 vem recheado de es-tilos de célula predefinidos para vá-rios tipos de dados, incluindo os hi-perlinks. Para mudar a aparênciadas células, acione o menu Início eclique na seta do lado de Estilos de

Célula. Experimen-tar cada estilo é sim-plérrimo: basta se-lecionar uma oumais células e pas-sar o cursor sobre omodelo de estilo pa-ra visualizar a apli-cação no ato.

14. TABELAS ATODA PROVAUma planilha, umconjunto de célulasou vários conjuntos


12 < COLEÇÃO INFO

11. FORMATAÇÃO CONDICIONALUm jeito de deixar a planilha dar oseu recado de forma mais visual éaplicar a formatação condicional, quepermite que o valor da célula definaa sua forma. Com os recursos de for-matação condicional do Excel 2007,

dá para mudar a corde fundo, inserir íco-nes e até mesmo criarum gráfico de barrasdentro das células.Por exemplo, vocêpode determinar queo volume semestralde vendas seja exibi-do em vermelho sefor maior que 90. Pa-ra isso, selecione a cé-lula ou um intervalodelas, acione a abaInício, clique no bo-tão Formatação con-

Janelas: opções facilitam trabalho com planilhas grandes

Estilos: experimente para escolher o mais adequado

10. TEXTOEM COLUNAInserir texto numacélula e fazê-lo ocu-par mais linhas namesma coluna ficoubem mais fácil naencarnação 2007.Escreva o texto,acione a aba Inícioe clique no botãoQuebrar Texto Au-tomaticamente. Seo texto for longo epuder se estenderà célula da coluna vizinha, sele-cione as duas células e acione obotão Mesclar e Centralizar. Ops,não funcionou? Verifique se a cé-lula está com altura fixa. No can-to esquerdo da planilha, clique nonúmero da linha com o botão di-reito do mouse, escolha Altura daLinha e faça a alteração.

Formatação condicional: dados relevantes mais visíveis

Mais linhas: nova ferramenta faz quebras automaticamente



COLEÇÃO INFO > 13

dicional e aponte pa-ra Realçar Regras dasCélulas. Escolha a re-gra de comparaçãoque deseja aplicar, es-pecifique o critério eclique em OK.

12. ROLAGEMBEM MAIS FÁCILTrabalhar com pla-nilhas repletas delinhas e colunas écomplicado, umavez que as referên-cias dos dados ficam muito distan-tes da informação. Comparar osdados de planilhas enormes é maiscomplicado ainda. Para facilitaressas tarefas, o Excel incluiu no-vas funcionalidades no grupo Ja-nela, na guia Exibição. É possívelcriar novas janelas do mesmo do-cumento, abrir outra planilha namesma janela, sincronizar a rola-

gem de duas planilhas numa jane-la e alternar janelas.

13. CÉLULA COM ESTILOO Excel 2007 vem recheado de es-tilos de célula predefinidos para vá-rios tipos de dados, incluindo os hi-perlinks. Para mudar a aparênciadas células, acione o menu Início eclique na seta do lado de Estilos de

Célula. Experimen-tar cada estilo é sim-plérrimo: basta se-lecionar uma oumais células e pas-sar o cursor sobre omodelo de estilo pa-ra visualizar a apli-cação no ato.

14. TABELAS ATODA PROVAUma planilha, umconjunto de célulasou vários conjuntos


12 < COLEÇÃO INFO

11. FORMATAÇÃO CONDICIONALUm jeito de deixar a planilha dar oseu recado de forma mais visual éaplicar a formatação condicional, quepermite que o valor da célula definaa sua forma. Com os recursos de for-matação condicional do Excel 2007,

dá para mudar a corde fundo, inserir íco-nes e até mesmo criarum gráfico de barrasdentro das células.Por exemplo, vocêpode determinar queo volume semestralde vendas seja exibi-do em vermelho sefor maior que 90. Pa-ra isso, selecione a cé-lula ou um intervalodelas, acione a abaInício, clique no bo-tão Formatação con-

Janelas: opções facilitam trabalho com planilhas grandes

Estilos: experimente para escolher o mais adequado

10. TEXTOEM COLUNAInserir texto numacélula e fazê-lo ocu-par mais linhas namesma coluna ficoubem mais fácil naencarnação 2007.Escreva o texto,acione a aba Inícioe clique no botãoQuebrar Texto Au-tomaticamente. Seo texto for longo epuder se estenderà célula da coluna vizinha, sele-cione as duas células e acione obotão Mesclar e Centralizar. Ops,não funcionou? Verifique se a cé-lula está com altura fixa. No can-to esquerdo da planilha, clique nonúmero da linha com o botão di-reito do mouse, escolha Altura daLinha e faça a alteração.

Formatação condicional: dados relevantes mais visíveis

Mais linhas: nova ferramenta faz quebras automaticamente

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de células de uma mesma planilhapodem ser convertidos em tabela.Nesse formato, fica mais fácil ana-lisar, classificar e filtrar um grupode dados em linhas e colunas. Pa-ra criar uma tabela, primeiro sele-cione o grupo de células, incluin-do o cabeçalho. Depois, na guia In-serir, clique no botão Tabela. Sequiser criar a tabela com opçõesde estilo, selecione as células, acio-ne a guia Início e cli-que na seta ao ladodo botão FormatarComo Tabela.

15. MACROS MAIS SEGURASTodo mundo con-corda que as ma-cros são ótimos re-cursos para auto-matizar tarefas re-petitivas. O proble-ma é que, como

elas são escritas em código VBA (Vi-sual Basic for Appli-cations), acabamabrindo portas pa-ra os hackers espa-lharem vírus. Comosaber quais macrossão confiáveis? Porpadrão, o Centro deConfiabilidade doOffice 2007 avalia amacro consideran-do a assinatura di-

gital, o certificado e o editor. Se qui-ser ajustar as opções de seguran-ça da macro, clique no botão Of-fice e escolha Opções do Excel. Nopainel da esquerda, escolha Cen-tral de Confiabilidade e clique nobotão Configurações da Central deConfiabilidade. Na tela seguinte,fique com Configurações de Ma-cro, marque o que deseja habili-tar e clique no botão OK.

Macros: confiabilidade verificada

Tabelas: opção para classificar e filtrar


SUA PLANILHADE CARA NOVA

MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS DÃO LUGAR ÀS GUIASE À FAIXA DE OPÇÕES NA NOVA INTERFACE

POR MARIA ISABEL MOREIRA

VERSÃO 2007/INTERFACE

COLEÇÃO INFO > 15

Interface remodelada: usuários do novo Excel tem de reaprender a trabalhar

urante anos a fio, osaplicativos do pacoteMicrosoft Office tiverampraticamente a mesma

interface. Entre uma versão e ou-tra, aparecia um novo comando aquie ali e os ícones ganhavam um de-senho ligeiramente diferente. Mas,em essência, o impacto que os usuá-rios tinham ao abrir um programacomo o Excel era o mesmo — no al-to, a barra de menus e, abaixo de-la, as barras de ferramentas e a área

de trabalho do aplicativo. Bastavaabrir um comando para ser levadocom freqüência para uma caixa dediálogo a fim de escolher novas op-ções. Com o Office 2007 está tudodiferente. Os menus e as barras deferramentas deram lugar às guias eà Faixa de Opções — isso para ficarapenas nas modificações mais visí-veis. Segundo a Microsoft, as mu-danças visam reduzir em até 30%o número de cliques para a execu-ção de uma mesma tarefa. Nas pri-

D

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COLEÇÃO INFO > 17

ícone Barras do subgrupo Grá-ficos, por exemplo, para ver o le-que de gráficos de barras dispo-níveis. Em algumas situações, é pos-sível abrir caixas de diálogo como asencontradas nas versões anteriores. No subgrupo Gráficos, por exemplo,pode-se clicar na seta ao lado do no-me do subgrupo para abrir a caixa dediálogos Gráficos e ver todas os tipose desenhos. A faixa pode ser mini-mizada para aumentar o espaço.

4. BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO Por padrão, fica na parte superiorda janela e inclui os botões Salvar,Refazer e Desfazer. Quem preferirpode personalizar essa barra de fer-ramentas para garantir acesso rápi-do aos comandos que consideremais úteis. Essa barra pode ser mo-vida para baixo da Faixa de Opções.

5. CONTROLE DE ZOOM Um prático controle deslizante, po-sicionado no canto inferior direitoda tela, permite reduzir ou ampliar

o conteúdo da área detrabalho do aplicativoentre 10% e 400%.

Um clique no valor de zoom atualabre a janela correspondente, quepermite, inclusive, a personalizaçãodo nível de ampliação ou redução.

6. MODOS DE VISUALIZAÇÃO A barra de status do Excel inclui tam-bém três ícones para diferentes mo-dos de visualização da planilha — Nor-mal, Layout de Página e Visualizaçãode Quebra de Página.


16 < COLEÇÃO INFO

meiras tentativas de uso, no entan-to, tende-se a perder mais tempoaté encontrar o caminho para exe-cutar uma tarefa. Para facilitar, ve-ja aqui quais são os novos elemen-tos da interface do Excel 2007 e co-mo tirar proveito deles.

1. BOTÃO DO OFFICE O menu Arquivo sumiu, mas todosos seus comandos — Abrir, Novo,Salvar, Salvar Como, Imprimir, En-viar, Publicar e Fechar — estão reu-nidos nesse novo elemento da in-terface. O Botão do Office traz ain-da algumas novidades. Na opçãoPreparar, por exemplo, encontra-se os recursos necessários paraaprontar o arquivo para distribui-ção, como criptografar, inspecio-nar, restringir permissão, adicio-nar assinatura digital ou restringi-la somente para leitura (opção Mar-car Como Final).

2. GUIASOs antigos menus foram substituídospor guias organizadas por tarefas.Basta selecionar uma delas para quea Faixa de Opções apresente as fer-ramentas e os comandos correspon-dentes. As guias Início, Inserir, Layoutde Página, Fórmulas, Dados, Revisãoe Exibição são fixas. A Desenvolve-dor é exibida por padrão, mas podeser ocultada opcionalmente. A guiaInício reúne os comandos mais usa-dos, incluindo formatação de fonte enúmeros, alinhamento e edição. Ou-tras guias aparecem de acordo coma tarefa que está sendo executada.São as chamadas Guias Contextuais.Se você clica na célula de uma tabe-la, por exemplo, aparece a guia Fer-ramentas de Tabela. Se inseriu umaimagem e clicou sobre ela, surge aguia Ferramenta de Imagem.

3. FAIXA DE OPÇÕES Entra no lugar das antigas barras deferramentas e de algumas caixas dediálogo encontradas até a versão2003. Para cada guia aberta há umaFaixa de Opções diferente. As ferra-mentas são organizadas por gruposou subtarefas. A Faixa de Opções In-serir, por exemplo, está dividida nosgrupos Tabelas, Ilustrações, Gráficos,Links e Texto. Menus e galerias sus-pensas em alguns ícones facilitam aescolha de opções. Basta clicar no

Botão Office: opções do menu Arquivo

Guias: o novo Excel e os outros aplicativos do Office aboliram os antigos menus

Acesso rápido: comandos à mão

Zoom: basta deslizar a barra para + ou -

Página: três opções na barra de status

Minibarra de Feramentas: elas aparecem sempre que um texto é selecionado

Galerias: clique na setinha para ver o leque de opções

02_Interface 02/03/2007 16:10 Page 16


COLEÇÃO INFO > 17

ícone Barras do subgrupo Grá-ficos, por exemplo, para ver o le-que de gráficos de barras dispo-níveis. Em algumas situações, é pos-sível abrir caixas de diálogo como asencontradas nas versões anteriores. No subgrupo Gráficos, por exemplo,pode-se clicar na seta ao lado do no-me do subgrupo para abrir a caixa dediálogos Gráficos e ver todas os tipose desenhos. A faixa pode ser mini-mizada para aumentar o espaço.

4. BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO Por padrão, fica na parte superiorda janela e inclui os botões Salvar,Refazer e Desfazer. Quem preferirpode personalizar essa barra de fer-ramentas para garantir acesso rápi-do aos comandos que consideremais úteis. Essa barra pode ser mo-vida para baixo da Faixa de Opções.

5. CONTROLE DE ZOOM Um prático controle deslizante, po-sicionado no canto inferior direitoda tela, permite reduzir ou ampliar

o conteúdo da área detrabalho do aplicativoentre 10% e 400%.

Um clique no valor de zoom atualabre a janela correspondente, quepermite, inclusive, a personalizaçãodo nível de ampliação ou redução.

6. MODOS DE VISUALIZAÇÃO A barra de status do Excel inclui tam-bém três ícones para diferentes mo-dos de visualização da planilha — Nor-mal, Layout de Página e Visualizaçãode Quebra de Página.


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meiras tentativas de uso, no entan-to, tende-se a perder mais tempoaté encontrar o caminho para exe-cutar uma tarefa. Para facilitar, ve-ja aqui quais são os novos elemen-tos da interface do Excel 2007 e co-mo tirar proveito deles.

1. BOTÃO DO OFFICE O menu Arquivo sumiu, mas todosos seus comandos — Abrir, Novo,Salvar, Salvar Como, Imprimir, En-viar, Publicar e Fechar — estão reu-nidos nesse novo elemento da in-terface. O Botão do Office traz ain-da algumas novidades. Na opçãoPreparar, por exemplo, encontra-se os recursos necessários paraaprontar o arquivo para distribui-ção, como criptografar, inspecio-nar, restringir permissão, adicio-nar assinatura digital ou restringi-la somente para leitura (opção Mar-car Como Final).

2. GUIASOs antigos menus foram substituídospor guias organizadas por tarefas.Basta selecionar uma delas para quea Faixa de Opções apresente as fer-ramentas e os comandos correspon-dentes. As guias Início, Inserir, Layoutde Página, Fórmulas, Dados, Revisãoe Exibição são fixas. A Desenvolve-dor é exibida por padrão, mas podeser ocultada opcionalmente. A guiaInício reúne os comandos mais usa-dos, incluindo formatação de fonte enúmeros, alinhamento e edição. Ou-tras guias aparecem de acordo coma tarefa que está sendo executada.São as chamadas Guias Contextuais.Se você clica na célula de uma tabe-la, por exemplo, aparece a guia Fer-ramentas de Tabela. Se inseriu umaimagem e clicou sobre ela, surge aguia Ferramenta de Imagem.

3. FAIXA DE OPÇÕES Entra no lugar das antigas barras deferramentas e de algumas caixas dediálogo encontradas até a versão2003. Para cada guia aberta há umaFaixa de Opções diferente. As ferra-mentas são organizadas por gruposou subtarefas. A Faixa de Opções In-serir, por exemplo, está dividida nosgrupos Tabelas, Ilustrações, Gráficos,Links e Texto. Menus e galerias sus-pensas em alguns ícones facilitam aescolha de opções. Basta clicar no

Botão Office: opções do menu Arquivo

Guias: o novo Excel e os outros aplicativos do Office aboliram os antigos menus

Acesso rápido: comandos à mão

Zoom: basta deslizar a barra para + ou -

Página: três opções na barra de status

Minibarra de Feramentas: elas aparecem sempre que um texto é selecionado

Galerias: clique na setinha para ver o leque de opções

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18 < COLEÇÃO INFO

7. MINIBARRA DE FERRAMENTAS Quando um texto em uma célula é se-lecionado, aparece uma pequena bar-ra de ferramentas semitransparentepróxima ao elemento selecionado.Basta deslocar o mouse para cimadessa barra para que ela fique total-mente visível e possa ser utilizada.Outra forma de acessar a Minibarrade Tarefas é selecionar uma célula ouum conjunto de células e clicar como botão direito do mouse.

8. INSERIR PLANILHA A inserção de novas planilhas na Pas-ta de Trabalho também foi simplifi-cada. Em vez de clicar em Inserir eselecionar a opção Planilha, cliqueno ícone Inserir Planilha ao lado dasplanilhas existentes para que umanova seja criada.

9. HELPNão é preciso mais entrar no menuAjuda e selecionar Ajuda do Micro-soft Excel em busca de auxílio. Bas-ta clicar no botão correspondente,situado no canto superior direito datela do programa.

Nova planilha: clique no ícone e pronto

Ajuda: dê um clique no canto superior

DISPENSE O MOUSE

Os velhos comandos de te-clado continuam valendo — Ctrl+ B para Salvar, Ctrl + O paraabrir um arquivo novo, Ctrl +1 para trazer para a tela a cai-xa de diálogos Formatar Célu-la etc. —, mas quem preferirdigitar em vez de lançar mãodo mouse para acionar os co-mandos conta com mais umrecurso. Basta pressionar a te-cla Alt para que apareça umaletra sobre cada guia. Pressio-ne a letra correspondente àguia que deseja abrir para ver,sobre cada comando da Faixade Opções, a letra correspon-dente. Clique nela para acio-nar o comando ou abrir um le-que de opções e escolher a de-sejada. Tudo sem um clique se-quer do mouse.

02_Interface 02/03/2007 15:43 Page 18

DO JEITO QUEVOCÊ PREFERE

PERSONALIZE SUA INSTALAÇÃO DO EXCEL PARA QUE ELETRABALHE MAIS AFINADO COM SEU GOSTO


COLEÇÃO INFO > 19

m usuário nunca é iguala outro. Enquanto umgosta de explorar atalhosdo teclado, outro prefe-

re percorrer menus para executar amesma tarefa. Há pessoas que tiramo máximo partido de um recurso, en-quanto outras são capazes de despre-zar o mesmo comando sistematica-mente por não ver nele grande utili-dade. Em outras palavras, por maisque os fabricantes se esforcem para

descobrir como a média das pessoastrabalha e do que precisam na horade desenhar a interface e decidir so-bre o funcionamento dos programasnunca podem deixar de abrir espaçopara a personalização. Boa parte dasconfigurações do Excel 2007 concen-tra-se em um único lugar, a caixa dediálogo Opções do Excel, que pode seracessada por meio do botão MicrosoftOffice. Confira, a seguir, como custo-mizar o aplicativo.

U

Mais usados: categoria de Opções do Excel reúne as configurações mais comuns

Tela Ex_mat3_t01.bmp

VERSÃO 2007/PERSONALIZAÇÃO

03_trabalhe do seu jeito.qxd 02/03/2007 13:57 Page 19


COLEÇÃO INFO > 21

FÓRMULAS EM CIMA Por padrão, o Excel recalcula a pas-ta de trabalho sempre que um va-lor que afeta uma fórmula é modi-ficado. Na maioria das situações, es-se comportamento é o mais indica-do mesmo. Mas imagine uma pes-soa que tenha uma pasta de traba-lho altamente intrincada, na qualcada alteração envolva cálculoscomplexos. A cada mudança, o com-putador vai fazer uma pausa paraexecutar a operação. Nesse caso, émelhor abrir a categoria Fórmulasda caixa de diálogo Opções do Ex-cel para alterar esse e outros parâ-metros. Na área Opções de Cálcu-lo, marque o item Manual se prefe-rir atualizar todos os valores e, so-mente depois, solicitar o cálculo. Nasegunda opção (Automático, Exce-to Para Tabelas de Dados) por suavez, o programa calcula todas asfórmulas menos aquelas que estãoem tabelas de dados. Tanto na op-ção manual quanto na automáticacom restrições é possível forçar oExcel a executar o cálculo pressio-nando as teclas Ctrl + F9. A opçãoHabilitar Cálculo Iterativo deve sermarcada somente quando é neces-sário o cálculo de referências circu-lares, ou seja, um cálculo que se re-fere a seu próprio valor.

O Excel adota como modelo a re-ferência de célula A1, em que as co-lunas são nomeadas alfabeticamen-te e as linhas, numericamente (colu-na A, linha 1, por exemplo). É possí-vel, no entanto, mudar a referênciapara L1C1, estilo em que tanto as li-nhas como as colunas têm referên-cias numéricas (linha 1, coluna 1). Pa-ra isso, basta marcar o item Estilo deReferência L1C1 na área Trabalhan-do Com Fórmulas. Essa mesma áreainclui outros três itens muito úteisque a maioria das pessoas deve pre-ferir deixá-los habilitados. O primei-ro é o recurso AutoCompletar Fór-mula, que garante maior rapidez ecorreção na entrada de fórmulas. Ou-tro é a opção Usar Nome de Tabelasem Fórmulas, uma forma de refe-rência muito mais simples. A tercei-ra — Usar Funções GetPivotData pa-ra Referências de Tabela Dinâmica— define o tipo de referência criadapara um célula de tabela dinâmica.Na categoria Fórmulas de Opções doExcel é possível ainda definir se o


20 < COLEÇÃO INFO

MAIS POPULARES Não é permitido incluir ou excluirbotões na Faixa de Opções, mas vo-cê pode tirar a guia Desenvolvedore, conseqüentemente, a faixa cor-respondente, se desejar. Clique nobotão Office e pressione Opções doExcel na parte inferior do menu. Naárea Opções Principais Para o Tra-balho Com o Excel da categoria MaisUsados, desmarque o item MostrarGuia Desenvolvedor na Faixa deOpções. Fica incomodado com osurgimento da Minibarra de Ferra-mentas toda vez que seleciona oconteúdo de uma célula? Desative-a, desmarcando a opção MostrarMinibarra de Ferramentas Após Se-leção. Aproveite para mudar o es-quema de cores se for do seu gos-to — há as opções Azul (padrão),Prateado e Preto — e definir se quera exibição da descrição dos recur-sos em dicas de tela ou se preferenão exibi-las.

Cada novo arquivo do Excel in-clui três planilhas e permite a in-serção de novas ou a remoção dasexistentes de acordo com suas ne-cessidades. Mas, e se você quiserque cada nova pasta de trabalhotenha quatro ou cinco planilhas co-mo padrão? Na área Ao Criar No-vas Pastas de Trabalho, digite o nú-mero desejado no campo IncluirEste Número de Planilhas. É pos-sível ainda mudar a fonte de tex-tos, o tamanho da fonte e o modode exibição-padrão de todas as pla-nilhas do Excel.

Menos erros: ganhe tempo com aautocorreção e a autoformatação

Recalcular: há três opções emrelação ao cálculo de fórmulas

CRIE SUAS LISTASDE PREENCHIMENTO

Há várias versões, o Exceltem um recurso de preenchi-mento automático de listas. Sevocê usa uma lista com fre-qüência — as regiões do paísou a relação de filiais da suaempresa, por exemplo —, po-de lançar mão desse recursopara ganhar tempo durante aexecução do trabalho. Cliqueno botão Editar Listas Perso-nalizadas na categoria MaisUsados da caixa de diálogo Op-ções do Excel. Em seguida, po-sicione o cursor sobre Nova Lis-ta no quadro à esquerda. Noquadro à direita, digite os itensda nova lista. Quando concluir,clique em Adicionar e em OK.Para usar a lista personaliza-da, digite um dos itens da se-qüência, posicione o mouse nocanto inferior direito da célu-la e, com o botão do mousepressionado, arraste-o pelo nú-mero de células suficiente pa-ra completar a série.

Em série: reduza a digitaçãocom listas de preenchimento



COLEÇÃO INFO > 21

FÓRMULAS EM CIMA Por padrão, o Excel recalcula a pas-ta de trabalho sempre que um va-lor que afeta uma fórmula é modi-ficado. Na maioria das situações, es-se comportamento é o mais indica-do mesmo. Mas imagine uma pes-soa que tenha uma pasta de traba-lho altamente intrincada, na qualcada alteração envolva cálculoscomplexos. A cada mudança, o com-putador vai fazer uma pausa paraexecutar a operação. Nesse caso, émelhor abrir a categoria Fórmulasda caixa de diálogo Opções do Ex-cel para alterar esse e outros parâ-metros. Na área Opções de Cálcu-lo, marque o item Manual se prefe-rir atualizar todos os valores e, so-mente depois, solicitar o cálculo. Nasegunda opção (Automático, Exce-to Para Tabelas de Dados) por suavez, o programa calcula todas asfórmulas menos aquelas que estãoem tabelas de dados. Tanto na op-ção manual quanto na automáticacom restrições é possível forçar oExcel a executar o cálculo pressio-nando as teclas Ctrl + F9. A opçãoHabilitar Cálculo Iterativo deve sermarcada somente quando é neces-sário o cálculo de referências circu-lares, ou seja, um cálculo que se re-fere a seu próprio valor.

O Excel adota como modelo a re-ferência de célula A1, em que as co-lunas são nomeadas alfabeticamen-te e as linhas, numericamente (colu-na A, linha 1, por exemplo). É possí-vel, no entanto, mudar a referênciapara L1C1, estilo em que tanto as li-nhas como as colunas têm referên-cias numéricas (linha 1, coluna 1). Pa-ra isso, basta marcar o item Estilo deReferência L1C1 na área Trabalhan-do Com Fórmulas. Essa mesma áreainclui outros três itens muito úteisque a maioria das pessoas deve pre-ferir deixá-los habilitados. O primei-ro é o recurso AutoCompletar Fór-mula, que garante maior rapidez ecorreção na entrada de fórmulas. Ou-tro é a opção Usar Nome de Tabelasem Fórmulas, uma forma de refe-rência muito mais simples. A tercei-ra — Usar Funções GetPivotData pa-ra Referências de Tabela Dinâmica— define o tipo de referência criadapara um célula de tabela dinâmica.Na categoria Fórmulas de Opções doExcel é possível ainda definir se o


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MAIS POPULARES Não é permitido incluir ou excluirbotões na Faixa de Opções, mas vo-cê pode tirar a guia Desenvolvedore, conseqüentemente, a faixa cor-respondente, se desejar. Clique nobotão Office e pressione Opções doExcel na parte inferior do menu. Naárea Opções Principais Para o Tra-balho Com o Excel da categoria MaisUsados, desmarque o item MostrarGuia Desenvolvedor na Faixa deOpções. Fica incomodado com osurgimento da Minibarra de Ferra-mentas toda vez que seleciona oconteúdo de uma célula? Desative-a, desmarcando a opção MostrarMinibarra de Ferramentas Após Se-leção. Aproveite para mudar o es-quema de cores se for do seu gos-to — há as opções Azul (padrão),Prateado e Preto — e definir se quera exibição da descrição dos recur-sos em dicas de tela ou se preferenão exibi-las.

Cada novo arquivo do Excel in-clui três planilhas e permite a in-serção de novas ou a remoção dasexistentes de acordo com suas ne-cessidades. Mas, e se você quiserque cada nova pasta de trabalhotenha quatro ou cinco planilhas co-mo padrão? Na área Ao Criar No-vas Pastas de Trabalho, digite o nú-mero desejado no campo IncluirEste Número de Planilhas. É pos-sível ainda mudar a fonte de tex-tos, o tamanho da fonte e o modode exibição-padrão de todas as pla-nilhas do Excel.

Menos erros: ganhe tempo com aautocorreção e a autoformatação

Recalcular: há três opções emrelação ao cálculo de fórmulas

CRIE SUAS LISTASDE PREENCHIMENTO

Há várias versões, o Exceltem um recurso de preenchi-mento automático de listas. Sevocê usa uma lista com fre-qüência — as regiões do paísou a relação de filiais da suaempresa, por exemplo —, po-de lançar mão desse recursopara ganhar tempo durante aexecução do trabalho. Cliqueno botão Editar Listas Perso-nalizadas na categoria MaisUsados da caixa de diálogo Op-ções do Excel. Em seguida, po-sicione o cursor sobre Nova Lis-ta no quadro à esquerda. Noquadro à direita, digite os itensda nova lista. Quando concluir,clique em Adicionar e em OK.Para usar a lista personaliza-da, digite um dos itens da se-qüência, posicione o mouse nocanto inferior direito da célu-la e, com o botão do mousepressionado, arraste-o pelo nú-mero de células suficiente pa-ra completar a série.

Em série: reduza a digitaçãocom listas de preenchimento

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rolagem e as guias para uma plani-lha? É só desmarcar os itens corres-pondentes em Exibir Opções ParaEsta Planilha de Trabalho. Na cate-goria Avançado de Opções de Excelhá várias outras definições impor-tantes, como se o programa deve ounão autocompletar valores em célu-las e se vai dar zoom quando se usao botão de rolagem do mouse.

ACESSO RÁPIDO A nova Barra de Ferramentas de Aces-so Rápido do Excel vem com apenastrês botões, mas pode ser incremen-tada com outros. O jeito mais simplesde fazer isso é clicar no ícone Perso-nalizar Barra de Acesso Rápido, re-presentado por uma pequena setapara baixo, e marcar ou desmarcarcomandos na lista. Caso queira acres-centar um comando que não estejanessa relação, clique na opção MaisComandos para abrir a caixa de diá-


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Dicionário. Se traba-lha em português,opte por Português(Brasil).

TUDO SALVO O Excel 2007 salvaarquivos no novoformato XLSX porpadrão. Se as plani-lhas que você criasão abertas em ver-

sões anteriores do programa, no en-tanto, convém alterar o formato ha-bitual pelo XLS, que mantém com-patibilidade com versões 97 a 2003.Para fazer essa mudança, abra a ca-tegoria Salvar da caixa de diálogoOpções Excel e escolha esse ou ou-tro formato na lista Salvar ArquivosNeste Formato. Nessa mesma jane-la pode-se habilitar ou desabilitar aopção de auto-recuperaçao de ar-quivos e, no primeiro caso, o inter-valo de tempo entre um salvamen-to e outro. Também é possível defi-nir o local-padrão onde o Excel sal-va arquivos ou vai buscá-los quan-do recebe o comando Abrir. Por de-finição, é na pasta Documentos. Sequiser mudar esse destino, escrevao novo endereço ou copie e cole onovo endereço no espaço Local Pa-drão de Arquivo.

OPÇÕES AVANÇADAS Opções de edição, colagem, recortee cópia, impressão, exibição e fór-mulas, entre outros tipos de parâ-metro, estão reunidas na categoria

Salvar: escolha um formato-padrãopara o salvamento de documentos Mais à mão: menu facilita alterações

na Barra de Tarefas de Acesso Rápido

Avançado. Há uma infinidade de con-figurações. Vale a pena avaliar cadaitem dessa categoria para ver se aalteração vai fazer diferença em seudia-a-dia. Exemplos? Você prefereter todas as janelas na barra de ta-refas do Windows ou apenas uma?Quantos arquivos deseja manter nalista de documentos recentes? Essasdefinições estão na área Exibir des-sa categoria. Pretende continuar como sistema de data 1900 ou mudarpara o 1904, adotado pelo Excel pa-ra Mac? A alteração está disponívelna área Ao Calcular Essa Planilha deTrabalho. Quer ocultar as barras de

Quer que a Barra de Ferra-mentas de Acesso Rápido vol-te à configuração original? Cli-que em qualquer ferramentadessa barra com o botão direi-to do mouse e selecione Per-sonalizar Barra de Ferramen-tas de Acesso Rápido. Se qui-ser que a alteração se apliquea todos os arquivos, selecionePara Todos os Documentos (Pa-drão) no menu PersonalizarBarra de Ferramentas de Aces-so Rápido no alto, à direita. Ou,então, escolha a planilha paraa qual quer aplicar a mudan-ça. Em seguida, clique em Re-definir e, em seguida, em Simpara confirmar a restauração.

aplicativo deve fazer a verificação deerros, a cor que usará para indicaras incorreções e os tipos de errosque devem ser relatados.

TEXTOS PERFEITOS Você costuma digitar duas iniciaismaiúsculas e quer que o programacorrija automaticamente? Quer seravisado quando usar uma palavrarepetida? Abra a categoria Revisãode Textos e marque as opções cor-respondentes. Para definir autocor-reção ao digitar, clique no botão Op-ções de AutoCorreção e selecioneos itens de seu interesse, estabele-ça exceções e crie suas regras. Apro-veite e abra as guias AutoFormata-ção ao Digitar e Marcas Inteligen-tes para definir outros comporta-mentos do programa. Por fim, de-fina o dicionário que será usado naverificação do texto. Se você vai es-crever em inglês, selecione uma op-ção desse idioma na lista Idioma do

COMO ERA ANTES



COLEÇÃO INFO > 23

rolagem e as guias para uma plani-lha? É só desmarcar os itens corres-pondentes em Exibir Opções ParaEsta Planilha de Trabalho. Na cate-goria Avançado de Opções de Excelhá várias outras definições impor-tantes, como se o programa deve ounão autocompletar valores em célu-las e se vai dar zoom quando se usao botão de rolagem do mouse.

ACESSO RÁPIDO A nova Barra de Ferramentas de Aces-so Rápido do Excel vem com apenastrês botões, mas pode ser incremen-tada com outros. O jeito mais simplesde fazer isso é clicar no ícone Perso-nalizar Barra de Acesso Rápido, re-presentado por uma pequena setapara baixo, e marcar ou desmarcarcomandos na lista. Caso queira acres-centar um comando que não estejanessa relação, clique na opção MaisComandos para abrir a caixa de diá-


22 < COLEÇÃO INFO

Dicionário. Se traba-lha em português,opte por Português(Brasil).

TUDO SALVO O Excel 2007 salvaarquivos no novoformato XLSX porpadrão. Se as plani-lhas que você criasão abertas em ver-

sões anteriores do programa, no en-tanto, convém alterar o formato ha-bitual pelo XLS, que mantém com-patibilidade com versões 97 a 2003.Para fazer essa mudança, abra a ca-tegoria Salvar da caixa de diálogoOpções Excel e escolha esse ou ou-tro formato na lista Salvar ArquivosNeste Formato. Nessa mesma jane-la pode-se habilitar ou desabilitar aopção de auto-recuperaçao de ar-quivos e, no primeiro caso, o inter-valo de tempo entre um salvamen-to e outro. Também é possível defi-nir o local-padrão onde o Excel sal-va arquivos ou vai buscá-los quan-do recebe o comando Abrir. Por de-finição, é na pasta Documentos. Sequiser mudar esse destino, escrevao novo endereço ou copie e cole onovo endereço no espaço Local Pa-drão de Arquivo.

OPÇÕES AVANÇADAS Opções de edição, colagem, recortee cópia, impressão, exibição e fór-mulas, entre outros tipos de parâ-metro, estão reunidas na categoria

Salvar: escolha um formato-padrãopara o salvamento de documentos Mais à mão: menu facilita alterações

na Barra de Tarefas de Acesso Rápido

Avançado. Há uma infinidade de con-figurações. Vale a pena avaliar cadaitem dessa categoria para ver se aalteração vai fazer diferença em seudia-a-dia. Exemplos? Você prefereter todas as janelas na barra de ta-refas do Windows ou apenas uma?Quantos arquivos deseja manter nalista de documentos recentes? Essasdefinições estão na área Exibir des-sa categoria. Pretende continuar como sistema de data 1900 ou mudarpara o 1904, adotado pelo Excel pa-ra Mac? A alteração está disponívelna área Ao Calcular Essa Planilha deTrabalho. Quer ocultar as barras de

Quer que a Barra de Ferra-mentas de Acesso Rápido vol-te à configuração original? Cli-que em qualquer ferramentadessa barra com o botão direi-to do mouse e selecione Per-sonalizar Barra de Ferramen-tas de Acesso Rápido. Se qui-ser que a alteração se apliquea todos os arquivos, selecionePara Todos os Documentos (Pa-drão) no menu PersonalizarBarra de Ferramentas de Aces-so Rápido no alto, à direita. Ou,então, escolha a planilha paraa qual quer aplicar a mudan-ça. Em seguida, clique em Re-definir e, em seguida, em Simpara confirmar a restauração.

aplicativo deve fazer a verificação deerros, a cor que usará para indicaras incorreções e os tipos de errosque devem ser relatados.

TEXTOS PERFEITOS Você costuma digitar duas iniciaismaiúsculas e quer que o programacorrija automaticamente? Quer seravisado quando usar uma palavrarepetida? Abra a categoria Revisãode Textos e marque as opções cor-respondentes. Para definir autocor-reção ao digitar, clique no botão Op-ções de AutoCorreção e selecioneos itens de seu interesse, estabele-ça exceções e crie suas regras. Apro-veite e abra as guias AutoFormata-ção ao Digitar e Marcas Inteligen-tes para definir outros comporta-mentos do programa. Por fim, de-fina o dicionário que será usado naverificação do texto. Se você vai es-crever em inglês, selecione uma op-ção desse idioma na lista Idioma do

COMO ERA ANTES

03_trabalhe do seu jeito.qxd 02/03/2007 13:59


24 < COLEÇÃO INFO

logo Opções do Excel na categoriaPersonalizar. No menu Escolher Co-mandos Em, selecione um grupo ousubgrupo de tarefas para exibir os co-mandos correspondentes. Selecioneum a um os comandos que desejaacrescentar à barra e clique em Adi-cionar. Para excluir um comando, se-lecione-o no painel direito dessa mes-ma janela e pressione Remover. Cli-que em OK quando terminar. Paradeslocar a barra para baixo da Faixade Opções, marque a opção corres-pondente. Há uma terceira forma depersonalizar a barra de acesso rápi-do. Basta clicar com o botão direitodo mouse sobre a ferramenta de in-teresse na Faixa de Opções e esco-lher Adicionar à Barra de Ferramen-tas de Acesso Rápido.

SUPLEMENTOSAssim como outros componentesdo Microsoft Office, o Excel preci-

sa de add-ins para executar algu-mas tarefas. Para formatar e con-verter valores para o Euro, porexemplo, é necessário ter ferra-mentas específicas. Alguns dessesprogramas extras já vêm com o pró-prio Office. Outros podem ser bai-xados da internet. Você pode op-tar por executar os suplementossempre que o Excel é carregado,mas essa decisão não é a mais in-dicada porque esses recursos con-somem memória e podem tornaro processamento mais lento. Paraexecutar ou parar alguns suplemen-tos, abra Opções do Excel e vá atéa guia Suplementos. No menu Ge-renciar, selecione Suplementos doExcel e pressione Ir. Na caixa dediálogo seguinte, marque os add-ins que deseja executar ou desmar-que aqueles que deseja interrompere clique em OK. Caso o add-in nãoesteja instalado, o programa se ofe-recerá para executar essa tarefa.

STATUS CORRETO A barra de status do Excel podeexibir uma série de informaçõesenquanto você trabalha, além dedeixar à disposição alguns recur-sos úteis, como o controle desli-zante de zoom e as opções de vi-sualização da planilha. Gerenciaro que a barra de status deve mos-trar é uma tarefa muito simples.Clique com o botão direito do mou-se sobre ela e marque ou desmar-que os elementos de acordo comsuas preferências.

TUDO EXPLICADINHO

Reparou que alguns itens dacaixa de diálogo Opções do Ex-cel têm um pequeno círculo coma letra i ao lado? Sempre que viresse símbolo, passe o mouse so-bre o item para visualizar umadica de tela com informações so-bre o que acontecerá se você se-lecionar a opção e para o queprecisa estar atento ao selecio-nar a configuração.


IMPACTO NASAPRESENTAÇÕES

FOTO OU ILUSTRAÇÃO DE FUNDO PODEM DAR UM TOQUE A MAIS EM REPRESENTAÇÃO GRÁFICA


GRÁFICOS/ILUSTRAÇÃO

COLEÇÃO INFO > 25

ráficos por si só já fazemgrande diferença quan-do a idéia é mostrar re-sultados financeiros, sé-

ries históricas e dados estatísticos. Pou-ca gente sabe, porém, que pode me-lhorar a eficiência na comunicação serecorrer a uma imagem que adicioneinformação aos números que estãosendo exibidos. Esse novo elementoé particularmente útil em apresenta-ções, quando é importante atrair e re-ter a atenção da audiência.

Adicionar uma fotografia ou ilus-tração a um gráfico é mais fácil do quese imagina. Uma vez que os dados fo-ram inseridos na planilha, crie o grá-fico que julgar mais conveniente pa-ra a representação numérica que tema mostrar — no exemplo, elegemos otipo Barras e selecionamos o subtipoBarras. Quando o gráfico for criado,clique sobre seu fundo com o botãodireito de mouse e escolha FormatarÁrea do Gráfico. Selecione a catego-ria Preenchimento na caixa de diálo-

G

Fundo em destaque: imagens enriquecem as representações gráficas

10_Incremente gráficos.qxd 02/03/2007 14:05 Page 25


COLEÇÃO INFO > 27

tar Série de Dados. Para aumentar alargura das barras e aproximá-las,por exemplo, abra a categoria Op-ções de Série e deslize o controle pa-ra mais perto de Sem Intervalo — pa-ra reduzir a largura e aumentar a dis-tância, faça a operação contrária. Nacategoria Forma é possível mudar oformato das barras. A categoria Preen-chimento, por sua vez, tem as opçõesnecessárias para a aplicação de core efeitos de cor nas barras. Se quiseracrescentar ou alterar sombra, efei-to 3D, borda e estilo de borda, explo-re as categorias correlatas.

FRENTE E FUNDOA legenda não está do seu gosto? Sepreferir removê-la, simplesmente se-lecione-a e pressione Delete. Se qui-ser reposicioná-la, clique nela com obotão direito do mouse, escolha For-matar Legenda e marque uma daspossibilidades apresentadas. Paraacrescentar rótulos ao gráfico e tor-nar mais clara a identificação dos nú-meros, clique nas barras com o bo-tão direito e selecione Adicionar Ró-tulo de Dados. Caso julgue convenien-te incluir a informação da categoriaem cada elemento do gráfico, cliquenele com o botão direito do mouse eselecione Formatar Rótulo de Dados.Em Opções de Rótulo, marque Nomeda Categoria. Para formatar essas in-formações — alterar cor, fonte, tama-nho da fonte, preenchimento e esti-lo —, clique em um rótulo para sele-cioná-lo e use as ferramentas do gru-po Fonte do menu Início.


26 < COLEÇÃO INFO

go que surgirá, se ela não estiver aber-ta, e marque a opção Preenchimen-to com Margem ou Textura. Clique nobotão Arquivo, caso a imagem este-ja salva no disco rígido ou em outraunidade de armazenamento, Área deTransferência, caso tenha usado o co-mando Copiar e jogado a imagem pa-ra a Área de Transferência do Win-dows, ou Clipart, se está interessadoem usar uma ilustração do banco deimagens do Office.

FRENTE E FUNDODepois que a imagem foi seleciona-da e adicionada ao gráfico, faça osajustes para que diagrama e fundofiquem em harmonia. Sem fechar acaixa de diálogo Formatar Área doGráfico, experimente, por exemplo,aumentar a porcentagem de trans-parência para suavizar a imagem desegundo plano, usando o controledeslizante, aumentando ponto por

ponto a por-centagem ou,simplesmente,digitando umvalor no campocorresponden-te. Desloque acaixa de diálo-go para o ladopara poder vero efeito dasmudanças nopróprio gráfico

e facilitar sua escolha. Quando ti-ver do seu gosto, clique no botãoFechar.

COR CONTRASTANTEEm seguida, ajuste o formato das bar-ras e a cor de preenchimento paraque se destaquem em relação ao fun-do. Clique nas barras com o botão di-reito do mouse e selecione Forma-

Tipos de gráfico: colunas e barrassão indicadas para comparar valoresem diferentes categorias

Ilustrações: O Excel permite usarimagens de arquivos, área detransferência ou banco de cliparts

MONTE UMA PIZZA BEM DIFERENTE

Em vez de colocar a ima-gem no fundo, por que nãousá-la como elemento depreenchimento do própriográfico? Para fazer isso, emvez de clicar no fundo e se-lecionar Formatar Área doGráfico, marque o gráficopropriamente dito com o bo-tão direito do mouse e abraFormatar Série de Dados. Nacategoria Preenchimento,proceda como indicado an-teriormente para a adição defundo. Antes de sair dessacaixa de diálogo, no entanto,convém usar a opção LinhaSólida na categoria Cor daBorda e uma cor bem con-trastante já que, dependen-do da imagem selecionada,o contorno dos elementosnão ficará nítido.

Parte da composição:imagens também podem serusadas como elemento depreenchimento do gráfico

10_Incremente gráficos.qxd 02/03/2007 14:05 Page 26


COLEÇÃO INFO > 27

tar Série de Dados. Para aumentar alargura das barras e aproximá-las,por exemplo, abra a categoria Op-ções de Série e deslize o controle pa-ra mais perto de Sem Intervalo — pa-ra reduzir a largura e aumentar a dis-tância, faça a operação contrária. Nacategoria Forma é possível mudar oformato das barras. A categoria Preen-chimento, por sua vez, tem as opçõesnecessárias para a aplicação de core efeitos de cor nas barras. Se quiseracrescentar ou alterar sombra, efei-to 3D, borda e estilo de borda, explo-re as categorias correlatas.

FRENTE E FUNDOA legenda não está do seu gosto? Sepreferir removê-la, simplesmente se-lecione-a e pressione Delete. Se qui-ser reposicioná-la, clique nela com obotão direito do mouse, escolha For-matar Legenda e marque uma daspossibilidades apresentadas. Paraacrescentar rótulos ao gráfico e tor-nar mais clara a identificação dos nú-meros, clique nas barras com o bo-tão direito e selecione Adicionar Ró-tulo de Dados. Caso julgue convenien-te incluir a informação da categoriaem cada elemento do gráfico, cliquenele com o botão direito do mouse eselecione Formatar Rótulo de Dados.Em Opções de Rótulo, marque Nomeda Categoria. Para formatar essas in-formações — alterar cor, fonte, tama-nho da fonte, preenchimento e esti-lo —, clique em um rótulo para sele-cioná-lo e use as ferramentas do gru-po Fonte do menu Início.


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go que surgirá, se ela não estiver aber-ta, e marque a opção Preenchimen-to com Margem ou Textura. Clique nobotão Arquivo, caso a imagem este-ja salva no disco rígido ou em outraunidade de armazenamento, Área deTransferência, caso tenha usado o co-mando Copiar e jogado a imagem pa-ra a Área de Transferência do Win-dows, ou Clipart, se está interessadoem usar uma ilustração do banco deimagens do Office.

FRENTE E FUNDODepois que a imagem foi seleciona-da e adicionada ao gráfico, faça osajustes para que diagrama e fundofiquem em harmonia. Sem fechar acaixa de diálogo Formatar Área doGráfico, experimente, por exemplo,aumentar a porcentagem de trans-parência para suavizar a imagem desegundo plano, usando o controledeslizante, aumentando ponto por

ponto a por-centagem ou,simplesmente,digitando umvalor no campocorresponden-te. Desloque acaixa de diálo-go para o ladopara poder vero efeito dasmudanças nopróprio gráfico

e facilitar sua escolha. Quando ti-ver do seu gosto, clique no botãoFechar.

COR CONTRASTANTEEm seguida, ajuste o formato das bar-ras e a cor de preenchimento paraque se destaquem em relação ao fun-do. Clique nas barras com o botão di-reito do mouse e selecione Forma-

Tipos de gráfico: colunas e barrassão indicadas para comparar valoresem diferentes categorias

Ilustrações: O Excel permite usarimagens de arquivos, área detransferência ou banco de cliparts

MONTE UMA PIZZA BEM DIFERENTE

Em vez de colocar a ima-gem no fundo, por que nãousá-la como elemento depreenchimento do própriográfico? Para fazer isso, emvez de clicar no fundo e se-lecionar Formatar Área doGráfico, marque o gráficopropriamente dito com o bo-tão direito do mouse e abraFormatar Série de Dados. Nacategoria Preenchimento,proceda como indicado an-teriormente para a adição defundo. Antes de sair dessacaixa de diálogo, no entanto,convém usar a opção LinhaSólida na categoria Cor daBorda e uma cor bem con-trastante já que, dependen-do da imagem selecionada,o contorno dos elementosnão ficará nítido.

Parte da composição:imagens também podem serusadas como elemento depreenchimento do gráfico

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GRÁFICOS/GANTT

COLEÇÃO INFO > 29

ENTRADA DE DADOSO primeiro passo para criar umgráfico de Gantt é entrar com osdados corretamente na planilha.Ela deverá conter três colunas —descrição das tarefas, início pre-visto das atividades e tempo deduração. A lista de tarefas fica nacoluna A. Deixe a célula A1 embranco para que o Excel reconhe-ça que a primeira linha contém osnomes das séries e a primeira co-luna as etiquetas de categoria. Apartir da linha 2, liste as tarefasnecessárias à execução do proje-to. Na célula B1, escreva Início e,a partir da B2, insira as datas emque cada tarefa tem de começara ser desenvolvida. Na coluna C,escreva Duração na primeira linhae, nas seguintes, indique o númerode dias estimado para a conclu-são de cada etapa.

PARTE OCULTAConcluído o preen-chimento da tabela,selecione todo oconjunto de células,abra a guia Inserire, no grupo de fer-ramentas Gráfico,clique na opção Bar-ras para abrir a ga-

leria correspondente. Escolha a se-gunda opção — Barras Empilhadas— para que o Excel monte o gráfi-co. Clique sobre a legenda e dele-te-a, já que ela mostrará as duasséries de dados e uma delas pre-cisa ser omitida. Em seguida, cli-que na categoria do eixo vertical— a lista de tarefas — com o botãodireito do mouse e selecione For-matar Eixo. Marque o item Catego-rias Em Ordem Inversa para apre-sentar as tarefas em seqüencia, co-meçando do topo. Na área Eixo Ho-rizontal Cruza Em, marque o itemNa Categoria Máxima. Esse passoé necessário para que o Excel apre-sente as datas na parte inferior dográfico. Clique em Fechar.

Feito isso, clique com o botãodireito do mouse na série de da-dos Data de Início — é a parte maisà esquerda das barras horizontais— e leve e solte o mouse até For-

GRÁFICOS/GANTT

28 < COLEÇÃO INFO

ualquer gerente deprojeto sabe como éárduo controlar prazose recursos. O atraso

em uma das etapas pode compro-meter todo o cronograma e im-pactar os custos. Se o projeto évultoso, o uso de uma ferramen-ta como o Project pode ser indis-pensável. Com trabalhos mais sim-ples, no entanto, o Excel dá conta

do recado, possibilitando a cria-ção de um gráfico para acompa-nhar visualmente o andamento dastarefas de um projeto. O Excel nãodispõe de um gráfico específicopara esse trabalho, conhecido co-mo gráfico de Gantt, mas é possí-vel simular uma representaçãodesse tipo usando um gráfico debarras empilhadas e lançando mãode alguns pequenos truques.

TAREFAS DENTRODO PRAZO

UM GRÁFICO DE GANTT DÁ A MAIOR FORÇA NA HORA DEACOMPANHAR O DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS


QGráfico de Gantt: com um gráfico de barras é possível acompanhar tarefas de projetos

Formato correto: o primeiro cuidado é inserir asinformações naplanilha corretamente

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GRÁFICOS/GANTT

COLEÇÃO INFO > 29

ENTRADA DE DADOSO primeiro passo para criar umgráfico de Gantt é entrar com osdados corretamente na planilha.Ela deverá conter três colunas —descrição das tarefas, início pre-visto das atividades e tempo deduração. A lista de tarefas fica nacoluna A. Deixe a célula A1 embranco para que o Excel reconhe-ça que a primeira linha contém osnomes das séries e a primeira co-luna as etiquetas de categoria. Apartir da linha 2, liste as tarefasnecessárias à execução do proje-to. Na célula B1, escreva Início e,a partir da B2, insira as datas emque cada tarefa tem de começara ser desenvolvida. Na coluna C,escreva Duração na primeira linhae, nas seguintes, indique o númerode dias estimado para a conclu-são de cada etapa.

PARTE OCULTAConcluído o preen-chimento da tabela,selecione todo oconjunto de células,abra a guia Inserire, no grupo de fer-ramentas Gráfico,clique na opção Bar-ras para abrir a ga-

leria correspondente. Escolha a se-gunda opção — Barras Empilhadas— para que o Excel monte o gráfi-co. Clique sobre a legenda e dele-te-a, já que ela mostrará as duasséries de dados e uma delas pre-cisa ser omitida. Em seguida, cli-que na categoria do eixo vertical— a lista de tarefas — com o botãodireito do mouse e selecione For-matar Eixo. Marque o item Catego-rias Em Ordem Inversa para apre-sentar as tarefas em seqüencia, co-meçando do topo. Na área Eixo Ho-rizontal Cruza Em, marque o itemNa Categoria Máxima. Esse passoé necessário para que o Excel apre-sente as datas na parte inferior dográfico. Clique em Fechar.

Feito isso, clique com o botãodireito do mouse na série de da-dos Data de Início — é a parte maisà esquerda das barras horizontais— e leve e solte o mouse até For-

GRÁFICOS/GANTT

28 < COLEÇÃO INFO

ualquer gerente deprojeto sabe como éárduo controlar prazose recursos. O atraso

em uma das etapas pode compro-meter todo o cronograma e im-pactar os custos. Se o projeto évultoso, o uso de uma ferramen-ta como o Project pode ser indis-pensável. Com trabalhos mais sim-ples, no entanto, o Excel dá conta

do recado, possibilitando a cria-ção de um gráfico para acompa-nhar visualmente o andamento dastarefas de um projeto. O Excel nãodispõe de um gráfico específicopara esse trabalho, conhecido co-mo gráfico de Gantt, mas é possí-vel simular uma representaçãodesse tipo usando um gráfico debarras empilhadas e lançando mãode alguns pequenos truques.

TAREFAS DENTRODO PRAZO

UM GRÁFICO DE GANTT DÁ A MAIOR FORÇA NA HORA DEACOMPANHAR O DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS


QGráfico de Gantt: com um gráfico de barras é possível acompanhar tarefas de projetos

Formato correto: o primeiro cuidado é inserir asinformações naplanilha corretamente

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QUAL É MESMOA DATA CORRETA?

Quando você digita uma dataqualquer no Excel, o programaexibe a informação na tela, mas,internamente, converte essa da-ta para uma seqüência numéri-ca. Essa seqüência representa onúmero de dias transcorridosdesde a data de referência doprograma, que é 1o de janeiro de1990. Assim, a data 15 de feve-reiro de 2007, por exemplo, é re-presentada pelo número 39128.Como chegamos a este número?Simples. Usamos a fórmula =DA-TA.VALOR(“15/2/2007”) .

GRÁFICOS/GANTT

COLEÇÃO INFO > 31

colha Formatar Série de Dados.Para o gráfico de exemplo, usa-mos as opções das categoriasPreenchimento e Opções de Sé-rie. Na primeira categoria, selecio-namos Preenchimento Gradual.Em Cores Predefinidas, optamospor Oceano, em Tipo, definimosLinear e, em Cor, elegemos Azul-claro. Na categoria Opções dePreenchimento, alteramos a Lar-gura de Espaçamento para 82%para que as barras ficassem ligei-ramente mais largas. Você podeexperimentar outras combinaçõese explorar as opções nas outrascategorias dessa caixa de diálogoaté encontrar o layout de gráficoque julgue mais agradável. Quan-do concluir, clique em Fechar.

GRÁFICOS/GANTT

30 < COLEÇÃO INFO

matar Série de Dados. Nessa cai-xa de diálogo, defina a sobrepo-sição de séries em 100%. Abra acategoria Preenchimento e mar-que a opção Sem Preenchimento.Na categoria Cor de Borda, esco-lha Sem Linha. Todas essas defi-nições fazem com que a série dedados Data do Início fique escon-dida no gráfico e seja possível si-mular o diagrama de Gantt.

FORMATE AS DATASNa seqüência, selecione o eixo ho-rizontal (as datas de início propria-mente ditas) com o botão direitodo mouse e escolha Formatar Ei-xo. Nos campos Mínimo e Máximovocê terá de informar as datas quedeseja mostrar no gráfico. O pro-blema aqui é que esses númerosprecisam estar no formato de da-ta interpretado internamente pe-lo Excel (veja no quadro Qual é adata? como descobrir a equivalên-cia numérica de uma data). Noexemplo, digitamos 39085, que

corresponde a 03/01/2007, no Mínimoe 39142, que se re-fere a 01/03/2007,no campo Máximo.Em Unidade Princi-

pal, digitamos 7 para exibir inter-valos de uma semana. Para habi-litar esses três campos para a di-gitação dos valores é necessáriomarcar antes as opções Fixo. Quermostrar a data em que formato?Clique na categoria Número namesma caixa de diálogo FormatarEixo e eleja o formato de sua pre-ferência — no exemplo, optamospelo formato 14/3. Clique em Fe-char para sair.

APRIMORE O LAYOUTPara finalizar, dedique alguns mi-nutos a formatar o gráfico paratorná-lo ao mesmo tempo maisatraente e mais útil, já que o ob-jetivo é acompanhar visualmenteo andamento das tarefas. Para mu-dar a fonte, o tamanho da fonte,a cor e o estilo das tarefas, cliqueno eixo horizontal e use as ferra-mentas do grupo Fontes da guiaInício. Para incrementar a apre-sentação das barras, clique nelascom o botão direito do mouse, es-

Datas escondidas:para que o gráficofuncione é precisoesconder a parte dasbarras referente àsdatas de início

Layout: explore os recursos de formatação para tornar a visualização mais eficiente

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QUAL É MESMOA DATA CORRETA?

Quando você digita uma dataqualquer no Excel, o programaexibe a informação na tela, mas,internamente, converte essa da-ta para uma seqüência numéri-ca. Essa seqüência representa onúmero de dias transcorridosdesde a data de referência doprograma, que é 1o de janeiro de1990. Assim, a data 15 de feve-reiro de 2007, por exemplo, é re-presentada pelo número 39128.Como chegamos a este número?Simples. Usamos a fórmula =DA-TA.VALOR(“15/2/2007”) .

GRÁFICOS/GANTT

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colha Formatar Série de Dados.Para o gráfico de exemplo, usa-mos as opções das categoriasPreenchimento e Opções de Sé-rie. Na primeira categoria, selecio-namos Preenchimento Gradual.Em Cores Predefinidas, optamospor Oceano, em Tipo, definimosLinear e, em Cor, elegemos Azul-claro. Na categoria Opções dePreenchimento, alteramos a Lar-gura de Espaçamento para 82%para que as barras ficassem ligei-ramente mais largas. Você podeexperimentar outras combinaçõese explorar as opções nas outrascategorias dessa caixa de diálogoaté encontrar o layout de gráficoque julgue mais agradável. Quan-do concluir, clique em Fechar.

GRÁFICOS/GANTT

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matar Série de Dados. Nessa cai-xa de diálogo, defina a sobrepo-sição de séries em 100%. Abra acategoria Preenchimento e mar-que a opção Sem Preenchimento.Na categoria Cor de Borda, esco-lha Sem Linha. Todas essas defi-nições fazem com que a série dedados Data do Início fique escon-dida no gráfico e seja possível si-mular o diagrama de Gantt.

FORMATE AS DATASNa seqüência, selecione o eixo ho-rizontal (as datas de início propria-mente ditas) com o botão direitodo mouse e escolha Formatar Ei-xo. Nos campos Mínimo e Máximovocê terá de informar as datas quedeseja mostrar no gráfico. O pro-blema aqui é que esses númerosprecisam estar no formato de da-ta interpretado internamente pe-lo Excel (veja no quadro Qual é adata? como descobrir a equivalên-cia numérica de uma data). Noexemplo, digitamos 39085, que

corresponde a 03/01/2007, no Mínimoe 39142, que se re-fere a 01/03/2007,no campo Máximo.Em Unidade Princi-

pal, digitamos 7 para exibir inter-valos de uma semana. Para habi-litar esses três campos para a di-gitação dos valores é necessáriomarcar antes as opções Fixo. Quermostrar a data em que formato?Clique na categoria Número namesma caixa de diálogo FormatarEixo e eleja o formato de sua pre-ferência — no exemplo, optamospelo formato 14/3. Clique em Fe-char para sair.

APRIMORE O LAYOUTPara finalizar, dedique alguns mi-nutos a formatar o gráfico paratorná-lo ao mesmo tempo maisatraente e mais útil, já que o ob-jetivo é acompanhar visualmenteo andamento das tarefas. Para mu-dar a fonte, o tamanho da fonte,a cor e o estilo das tarefas, cliqueno eixo horizontal e use as ferra-mentas do grupo Fontes da guiaInício. Para incrementar a apre-sentação das barras, clique nelascom o botão direito do mouse, es-

Datas escondidas:para que o gráficofuncione é precisoesconder a parte dasbarras referente àsdatas de início

Layout: explore os recursos de formatação para tornar a visualização mais eficiente

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ANÁLISE/TABELAS DINÂMICAS

COLEÇÃO INFO > 33

demandas. Em um momento, po-de ser necessário um relatório queaponte a participação da empresano mercado nacional. Em outro,uma avaliação regional. Em algu-mas situações, será preciso con-frontar o desempenho de umamarca com concorrentes específi-cos e, em outras ocasiões, avaliara penetração dos produtos em di-ferentes classes sociais nas váriasregiões do país. Tudo em questãode meses ou de semanas.

TABELA DINÂMICAO Excel pode muito bem dar umaforça nessa tarefa. Em sua lista in-findável de recursos, um dos des-taques do aplicativo da Microsoftsão as tabelas e os gráficos dinâ-micos. Os relatórios gerados a par-tir dessas ferramentas permitema apresentação de uma mesmabase de informação de diferentesformas e, o que é mais importan-te, em um único documento.

Uma tabela dinâmica é uma ta-bela interativa, utilizada para resu-mir e analisar dados de uma listaou tabela já existente de forma rá-pida e surpreendente. Colunas oulinhas de sumarização de dados po-dem ser invertidas automaticamen-te, criando novas versões do rela-tório em fração de segundos.

Um exemplo dessa funcionali-dade? Se você tem um relatóriode vendas por vendedor e por pro-duto, o máximo que consegue fa-zer em uma tabela tradicional é

filtrar as colunas. Mas você nãoobtém totais e subtotais nem con-segue uma organização mais cla-ra das informações. Com uma ta-bela dinâmica, precisa apenas in-verter a posição de colunas e li-nhas com o auxílio do mouse e —voilá! — o resultado desejado es-tá disponível para consulta. Os da-dos de origem permanecem intac-tos, independentemente das alte-rações nas posições das colunasou linhas realizadas no Relatóriode Tabela Dinâmica.

DADOS DE ORIGEMA tabela dinâmica pode ter comofonte dados que residam em umalista do Excel, vários intervalos deconsolidação de dados em plani-lhas criadas no mesmo aplicativoou outra tabela dinâmica da mes-ma pasta de trabalho. Podem, ain-da, estar em uma tabela ou arqui-vo criado em outro aplicativo ouem um sistema de gerenciamen-to de banco de dados, como SQLServer, Access, Oracle e Sybase. A


32 < COLEÇÃO INFO

Tabela dinâmica: relatórios interativos dos dados de origem

s relatórios gerados porsistemas de ERP nor-malmente têm como al-vo os departamentos

administrativo e contábil. Pouco

ágeis e flexíveis, esses sistemas degestão não conseguem dar contaeficientemente dos relatórios ge-renciais, que mudam com bastan-te freqüência em função de novas

AVALIAÇÕES COM UM

SIMPLES CLIQUEEXPLORE AS TABELAS E OS GRÁFICOS DINÂMICOS PARA ESTUDAR RESULTADOS E TOMAR DECISÕES

O

FONTES EXTERNAS

Se você deseja criar uma ta-bela dinâmica com dados exter-nos, utilize o Microsoft Query eos controladores de conectivi-dade de banco de dados (ODBC— Open Database Connectivity)adequados e defina as fontes dedados que deseja utilizar.

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demandas. Em um momento, po-de ser necessário um relatório queaponte a participação da empresano mercado nacional. Em outro,uma avaliação regional. Em algu-mas situações, será preciso con-frontar o desempenho de umamarca com concorrentes específi-cos e, em outras ocasiões, avaliara penetração dos produtos em di-ferentes classes sociais nas váriasregiões do país. Tudo em questãode meses ou de semanas.

TABELA DINÂMICAO Excel pode muito bem dar umaforça nessa tarefa. Em sua lista in-findável de recursos, um dos des-taques do aplicativo da Microsoftsão as tabelas e os gráficos dinâ-micos. Os relatórios gerados a par-tir dessas ferramentas permitema apresentação de uma mesmabase de informação de diferentesformas e, o que é mais importan-te, em um único documento.

Uma tabela dinâmica é uma ta-bela interativa, utilizada para resu-mir e analisar dados de uma listaou tabela já existente de forma rá-pida e surpreendente. Colunas oulinhas de sumarização de dados po-dem ser invertidas automaticamen-te, criando novas versões do rela-tório em fração de segundos.

Um exemplo dessa funcionali-dade? Se você tem um relatóriode vendas por vendedor e por pro-duto, o máximo que consegue fa-zer em uma tabela tradicional é

filtrar as colunas. Mas você nãoobtém totais e subtotais nem con-segue uma organização mais cla-ra das informações. Com uma ta-bela dinâmica, precisa apenas in-verter a posição de colunas e li-nhas com o auxílio do mouse e —voilá! — o resultado desejado es-tá disponível para consulta. Os da-dos de origem permanecem intac-tos, independentemente das alte-rações nas posições das colunasou linhas realizadas no Relatóriode Tabela Dinâmica.

DADOS DE ORIGEMA tabela dinâmica pode ter comofonte dados que residam em umalista do Excel, vários intervalos deconsolidação de dados em plani-lhas criadas no mesmo aplicativoou outra tabela dinâmica da mes-ma pasta de trabalho. Podem, ain-da, estar em uma tabela ou arqui-vo criado em outro aplicativo ouem um sistema de gerenciamen-to de banco de dados, como SQLServer, Access, Oracle e Sybase. A


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Tabela dinâmica: relatórios interativos dos dados de origem

s relatórios gerados porsistemas de ERP nor-malmente têm como al-vo os departamentos

administrativo e contábil. Pouco

ágeis e flexíveis, esses sistemas degestão não conseguem dar contaeficientemente dos relatórios ge-renciais, que mudam com bastan-te freqüência em função de novas

AVALIAÇÕES COM UM

SIMPLES CLIQUEEXPLORE AS TABELAS E OS GRÁFICOS DINÂMICOS PARA ESTUDAR RESULTADOS E TOMAR DECISÕES

O

FONTES EXTERNAS

Se você deseja criar uma ta-bela dinâmica com dados exter-nos, utilize o Microsoft Query eos controladores de conectivi-dade de banco de dados (ODBC— Open Database Connectivity)adequados e defina as fontes dedados que deseja utilizar.

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em branco nesse in-tervalo de dados eremover todas asfórmulas de soma,subtotais e filtros databela. Para simpli-ficar a atualizaçãodas informações norelatório, é reco-

mendável também dar um nomepara o intervalo de dados. Para fa-zer isso, selecione todo o interva-lo de dados, abra a guia Fórmulase clique em Definir Nomes. Digiteo nome que julgar mais convenien-te no campo correspondente e cli-que em OK.

CRIAÇÃO DA TABELAEm seguida, abra a guia Inserir,clique no botão Tabela Dinâmicae selecione a opção Tabela Dinâ-mica novamente para abrir a cai-

Planilha original:dados dispostos emformato de listas

vantagem é que é possível atuali-zar as informações de um relató-rio de tabela dinâmica sempre queforem feitas modificações na fon-te dos dados.

PLANILHA ORIGINALVamos a um exemplo concreto.Criamos uma planilha de vendascomposta de oito colunas e 120registros de dados (linhas). Paragerarmos um relatório de tabeladinâmica a partir desses dados énecessário que eles estejam for-matados como lis-ta, com os títulosdas colunas na pri-meira linha e as res-tantes contendoitens similares. Éimportante tambémnão deixar nenhu-ma linha ou coluna

Criação: o Excelmostra como os dadosserão dispostos

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xa de diálogo Criar Tabela Dinâ-mica. Como estamos usando umabase de dados oriunda de uma pla-nilha do Excel, vamos marcar oitem Selecionar Uma Tabela ou In-tervalo. Em seguida, você precisadefinir qual é a tabela ou interva-lo de dados que vai usar. Para nãoerrar, pressione a tecla F3 e sele-cione o nome que deu para o in-tervalo de dados anteriormente —no exemplo, nomeamos esse in-tervalo como Vendas — e cliqueem OK para inseri-lo no campoNome. Na mesma caixa de diálo-go, defina também se quer criar orelatório em uma nova planilha ouem uma planilha existente e cli-que em OK. Optamos pela primei-ra possibilidade.

LAYOUTO resultado é apresentado em umanova planilha (Plan5, no exemplo).Observe que duas novas guias sur-giram (Opções e Design) para fa-cilitar o trabalho com a tabela di-

Definições: indique o intervalo e como será criada a tabela

CAPRICHE NA APRESENTAÇÃO

Quando a Tabela Dinâmica écriada, duas novas guias surgemna tela e permanecem ativas en-quanto a tabela dinâmica estiverselecionada. São as guias Opçõese Design. Na primeira delas vocêencontra uma série de opções pa-ra ajustar as informações no seurelatório, atualizar a fonte de da-dos, classificar os dados apresen-tados, gerar gráfico dinâmico, in-cluir Campo Calculado, entre ou-tras ações. A Guia Design, por suavez, concentra ferramentas dedi-cadas ao aprimoramento visual,a apresentação ou o ocultamen-to de subtotais e totais, o layoute uma ampla galeria de formatospredefinidos. Se você não gostarde nenhum dos formatos pron-tos pode criar outros com a aju-da de um assistente. É só abrir agaleria Estilos de Tabela Dinâmi-ca, selecionar Novo Estilo de Ta-bela Dinâmica e formatar os 26elementos da tabela.

Estilos: se não gostar dosformatos prontos, crie um próprio

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ra essa área um campo com tex-to, mas, nesse caso, a tabela dinâ-mica apenas contará as ocorrên-cias. No exemplo, arrastamos ini-cialmente o campo Serviço paraRótulos de Linhas, Faturamentopara Valores e os demais campospara Filtro de Relatório. Para fa-zer essa distribuição dos campos,simplesmente clique sobre seu no-me na parte superior do painel di-reito e, com o botão do mousepressionado, arraste-o até a áreadesejada na parte de baixo.

PRIMEIROS TESTESSeu Relatório de Tabela Dinâmi-ca já está pronto para ser usadona área esquerda da tela do Ex-cel com todas as informações re-sumidas e concentradas no mo-do solicitado. Observe os camposde quebra de página Data, Super-visor, Cliente, Cidade, Realizado ePrevisto. Eles apresentam a mes-ma funcionalidade que os botõesdrop-down do AutoFiltro. Teste as

opções disponíveis nesses menuspara ver os resultados gerados natabela dinâmica.

Você pode redefinir a distribui-ção dos campos na Tabela Dinâ-mica simplesmente arrastando osindicativos de campos, no painelde tarefas, no lado direito da te-la, para outras áreas, invertendoas posições de linhas, colunas epáginas. Deste modo, pode obtervisualizações diferentes com amesma tabela dinâmica.

Caso queria alterar as posiçõesdos campos diretamente na tabe-la dinâmica, alterne para o modoLayout Clássico de Tabela Dinâmi-ca (Permite Arrastar Campos naGrade). Para habilitá-lo, clique como botão direito do mouse sobre aTabela Dinâmica, selecione Op-ções de Tabela Dinâmica, abra aguia Exibição da caixa de diálogoe marque o item.

NOVAS DEFINIÇÕESQuer tentar um novo relatório como layout clássico? Clique sobre ocampo Supervisor, que está nocanto superior esquerdo da pla-nilha e arraste-o até o lado direi-to do campo Serviço. Ao soltar obotão esquerdo do mouse vocêterá o relatório reorganizado. Vo-cê pode experimentar o tipo dearranjo que desejar. A cada mu-dança, tem um novo relatório emmãos. Qualquer um dos camposda tabela dinâmica, exceto os cam-pos definidos em Valores, pode


36 < COLEÇÃO INFO

que podem serúteis posteriormen-te. Para a área Ró-tulos de Linha deveser arrastado ocampo do relatórioque julgar relevan-te. Dica importante:evite iniciar o rela-

tório com mais de um campo nes-ta área, pois isso poderá criar umadificuldade inicial de interpreta-ção do relatório. A área Rótulosde Coluna é similar à Rótulos deLinha. Nesse caso, é igualmenteinteressante que ela não incluamuitos campos para que o relató-rio não fique largo e de difícil en-tendimento. Por fim, na área Va-lores, devem ficar os campos quepodem ser somados no relatório.Normalmente, são os campos comnúmeros. Você pode arrastar pa-

Layout Clássico: campos movidos na própria tabela

Campos: arraste oscampos para asdiferentes áreas

nâmica. Do lado esquerdo dessaplanilha você encontra uma refe-rência ao local onde a Tabela Di-nâmica será apresentada, e do la-do direito, em um painel de tare-fas, a lista de campos da tabela di-nâmica. Na parte superior dessepainel de tarefas estão os camposda base de dados, que serão uti-lizados como chaves para o agru-pamento das informações. Umpouco mais abaixo há quatro cai-xas que representam as quatroáreas da tabela dinâmica.

CAMPOS E ÁREASPara a área Filtro deRelatório você ar-rastará todos oscampos sobre osquais não lhe inte-ressem os detalhesno momento, mas

Filtros de Relatório:explore os menusdrop-down

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ra essa área um campo com tex-to, mas, nesse caso, a tabela dinâ-mica apenas contará as ocorrên-cias. No exemplo, arrastamos ini-cialmente o campo Serviço paraRótulos de Linhas, Faturamentopara Valores e os demais campospara Filtro de Relatório. Para fa-zer essa distribuição dos campos,simplesmente clique sobre seu no-me na parte superior do painel di-reito e, com o botão do mousepressionado, arraste-o até a áreadesejada na parte de baixo.

PRIMEIROS TESTESSeu Relatório de Tabela Dinâmi-ca já está pronto para ser usadona área esquerda da tela do Ex-cel com todas as informações re-sumidas e concentradas no mo-do solicitado. Observe os camposde quebra de página Data, Super-visor, Cliente, Cidade, Realizado ePrevisto. Eles apresentam a mes-ma funcionalidade que os botõesdrop-down do AutoFiltro. Teste as

opções disponíveis nesses menuspara ver os resultados gerados natabela dinâmica.

Você pode redefinir a distribui-ção dos campos na Tabela Dinâ-mica simplesmente arrastando osindicativos de campos, no painelde tarefas, no lado direito da te-la, para outras áreas, invertendoas posições de linhas, colunas epáginas. Deste modo, pode obtervisualizações diferentes com amesma tabela dinâmica.

Caso queria alterar as posiçõesdos campos diretamente na tabe-la dinâmica, alterne para o modoLayout Clássico de Tabela Dinâmi-ca (Permite Arrastar Campos naGrade). Para habilitá-lo, clique como botão direito do mouse sobre aTabela Dinâmica, selecione Op-ções de Tabela Dinâmica, abra aguia Exibição da caixa de diálogoe marque o item.

NOVAS DEFINIÇÕESQuer tentar um novo relatório como layout clássico? Clique sobre ocampo Supervisor, que está nocanto superior esquerdo da pla-nilha e arraste-o até o lado direi-to do campo Serviço. Ao soltar obotão esquerdo do mouse vocêterá o relatório reorganizado. Vo-cê pode experimentar o tipo dearranjo que desejar. A cada mu-dança, tem um novo relatório emmãos. Qualquer um dos camposda tabela dinâmica, exceto os cam-pos definidos em Valores, pode


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que podem serúteis posteriormen-te. Para a área Ró-tulos de Linha deveser arrastado ocampo do relatórioque julgar relevan-te. Dica importante:evite iniciar o rela-

tório com mais de um campo nes-ta área, pois isso poderá criar umadificuldade inicial de interpreta-ção do relatório. A área Rótulosde Coluna é similar à Rótulos deLinha. Nesse caso, é igualmenteinteressante que ela não incluamuitos campos para que o relató-rio não fique largo e de difícil en-tendimento. Por fim, na área Va-lores, devem ficar os campos quepodem ser somados no relatório.Normalmente, são os campos comnúmeros. Você pode arrastar pa-

Layout Clássico: campos movidos na própria tabela

Campos: arraste oscampos para asdiferentes áreas

nâmica. Do lado esquerdo dessaplanilha você encontra uma refe-rência ao local onde a Tabela Di-nâmica será apresentada, e do la-do direito, em um painel de tare-fas, a lista de campos da tabela di-nâmica. Na parte superior dessepainel de tarefas estão os camposda base de dados, que serão uti-lizados como chaves para o agru-pamento das informações. Umpouco mais abaixo há quatro cai-xas que representam as quatroáreas da tabela dinâmica.

CAMPOS E ÁREASPara a área Filtro deRelatório você ar-rastará todos oscampos sobre osquais não lhe inte-ressem os detalhesno momento, mas

Filtros de Relatório:explore os menusdrop-down

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mero de Dias, estabeleça o núme-ro de dias desejado em um inter-valo (por exemplo, períodos de 10dias). Esta opção, no entanto, es-tará disponível somente após a se-leção da opção Dias na caixa delistagem Por. Em nosso exemplo,selecionamos o agrupamento Me-ses. Repita o procedimento, sele-cionando o agrupamento por Me-ses e Anos e observe a diferença.Para retirar o agrupamento reali-zado, selecione antes uma célulaqualquer que tenha o indicativode mês ou ano e, na guia Opções,no grupo Agrupar, clique no bo-tão Desagrupar. Seu relatório vol-ta a exibir os dados por data devenda e não mais agrupados.

Rearrange novamente a Tabe-la Dinâmica, de tal modo que ocampo Supervisor seja levado pa-ra a área Rótulo de Linha e o Fa-turamento para Valores. Mante-nha os demais campos em pági-na. Se você quiser saber qual foio supervisor que mais vendeu, se-lecione qualquer uma das célulasque tenha o resultado e clique nobotão Classificar do Maior para oMenor (guia Opções, grupo Clas-sificar) e observe o resultado.

CÁLCULO Quando criamos a tabela dinâmi-ca, a função ContNum foi aplica-da nos dados de faturamento. Masé possível alterar o tipo de cálcu-lo para outra função, como Somaou Média. Se quiser saber o total


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ser trocado de posição entre asáreas de Filtro de Relatório, Rótu-los de Linha e Rótulos de Coluna.

Vamos organizar outro tipo derelatório. Devolva os campos de Su-pervisor e Serviço para a área Fil-tro de Relatório. Traga para a áreade Rótulos de Linha da Tabela di-nâmica o campo Data. Podemoscriar algumas visõesde agrupamento dedados, mesmo aque-las que não estavamprevistas na base dedados. Selecionequalquer célula docampo de Data, porexemplo, e na guia

Opções, no grupo Agrupar, cliqueem Agrupar Seleção.

DATAS E HORASO Excel detecta, automaticamente,que este é um campo data/hora eapresenta as opções de agrupamen-to na caixa de diálogo correspon-dente. Os itens de data ou de horapodem ser agrupados em uma ta-bela dinâmica em períodos especí-ficos. O aplicativo seleciona os me-nores e maiores valores entre ositens, conforme indicado na partesuperior da caixa. Você pode sele-cionar outros itens ou criar seus pró-prios intervalos se for necessário.Os itens selecionados devem estarem um formato de data ou hora vá-lidos para o Excel. Na caixa IniciarEm, defina o primeiro item deseja-do no grupo e, em Finalizar Em, oúltimo item desejado no grupo (ouaceite as sugestões do programa).

Na caixa de listagem Por, sele-cione um ou mais períodos de tem-po para os itens no grupo. Em Nú-

HORA DE ATUALIZAR

Caso tenha virado o mês ouum novo negócio tenha sido fe-chado, você pode solicitar a atua-lização dos dados em relação àorigem. Na guia Opções, no gru-po Dados, clique no botão Atua-lizar. O único problema é sabercomo a tabela de origem foi no-meada para seu uso no relató-rio de tabela dinâmica.

Se novos dados tiverem sidoinseridos na planilha, você teráde informar esses novos cam-pos no nome do intervalo antesde pedir a atualização, caso te-nha simplesmente dado um no-me para a planilha de base semdefinir que é um intervalo variá-vel. Neste caso, abra a guia Fór-mulas na planilha de origem, cli-que em Gerenciador de Nomese, em seguida, no nome do in-tervalo e em Editar. Mude as re-ferências de coluna ou linha quecompõem o novo intervalo e cli-que em OK e em Fechar.

Se a tabela de base é alimen-tada constantemente, no entan-to, essa solução é trabalhosa. Oindicado é usar a função DESLOCna hora de nomear o intervalo.Dessa forma, a tabela é redimen-sionada automaticamente quan-do recebe novos registros. Leiamais sobre a função DESLOC nostutoriais Não Digite, Escolha e DeOlho no Trabalho.

Interatividade: a cada alteração umnovo relatório

Agrupamento reúne dados dediferentes maneiras

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mero de Dias, estabeleça o núme-ro de dias desejado em um inter-valo (por exemplo, períodos de 10dias). Esta opção, no entanto, es-tará disponível somente após a se-leção da opção Dias na caixa delistagem Por. Em nosso exemplo,selecionamos o agrupamento Me-ses. Repita o procedimento, sele-cionando o agrupamento por Me-ses e Anos e observe a diferença.Para retirar o agrupamento reali-zado, selecione antes uma célulaqualquer que tenha o indicativode mês ou ano e, na guia Opções,no grupo Agrupar, clique no bo-tão Desagrupar. Seu relatório vol-ta a exibir os dados por data devenda e não mais agrupados.

Rearrange novamente a Tabe-la Dinâmica, de tal modo que ocampo Supervisor seja levado pa-ra a área Rótulo de Linha e o Fa-turamento para Valores. Mante-nha os demais campos em pági-na. Se você quiser saber qual foio supervisor que mais vendeu, se-lecione qualquer uma das célulasque tenha o resultado e clique nobotão Classificar do Maior para oMenor (guia Opções, grupo Clas-sificar) e observe o resultado.

CÁLCULO Quando criamos a tabela dinâmi-ca, a função ContNum foi aplica-da nos dados de faturamento. Masé possível alterar o tipo de cálcu-lo para outra função, como Somaou Média. Se quiser saber o total


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ser trocado de posição entre asáreas de Filtro de Relatório, Rótu-los de Linha e Rótulos de Coluna.

Vamos organizar outro tipo derelatório. Devolva os campos de Su-pervisor e Serviço para a área Fil-tro de Relatório. Traga para a áreade Rótulos de Linha da Tabela di-nâmica o campo Data. Podemoscriar algumas visõesde agrupamento dedados, mesmo aque-las que não estavamprevistas na base dedados. Selecionequalquer célula docampo de Data, porexemplo, e na guia

Opções, no grupo Agrupar, cliqueem Agrupar Seleção.

DATAS E HORASO Excel detecta, automaticamente,que este é um campo data/hora eapresenta as opções de agrupamen-to na caixa de diálogo correspon-dente. Os itens de data ou de horapodem ser agrupados em uma ta-bela dinâmica em períodos especí-ficos. O aplicativo seleciona os me-nores e maiores valores entre ositens, conforme indicado na partesuperior da caixa. Você pode sele-cionar outros itens ou criar seus pró-prios intervalos se for necessário.Os itens selecionados devem estarem um formato de data ou hora vá-lidos para o Excel. Na caixa IniciarEm, defina o primeiro item deseja-do no grupo e, em Finalizar Em, oúltimo item desejado no grupo (ouaceite as sugestões do programa).

Na caixa de listagem Por, sele-cione um ou mais períodos de tem-po para os itens no grupo. Em Nú-

HORA DE ATUALIZAR

Caso tenha virado o mês ouum novo negócio tenha sido fe-chado, você pode solicitar a atua-lização dos dados em relação àorigem. Na guia Opções, no gru-po Dados, clique no botão Atua-lizar. O único problema é sabercomo a tabela de origem foi no-meada para seu uso no relató-rio de tabela dinâmica.

Se novos dados tiverem sidoinseridos na planilha, você teráde informar esses novos cam-pos no nome do intervalo antesde pedir a atualização, caso te-nha simplesmente dado um no-me para a planilha de base semdefinir que é um intervalo variá-vel. Neste caso, abra a guia Fór-mulas na planilha de origem, cli-que em Gerenciador de Nomese, em seguida, no nome do in-tervalo e em Editar. Mude as re-ferências de coluna ou linha quecompõem o novo intervalo e cli-que em OK e em Fechar.

Se a tabela de base é alimen-tada constantemente, no entan-to, essa solução é trabalhosa. Oindicado é usar a função DESLOCna hora de nomear o intervalo.Dessa forma, a tabela é redimen-sionada automaticamente quan-do recebe novos registros. Leiamais sobre a função DESLOC nostutoriais Não Digite, Escolha e DeOlho no Trabalho.

Interatividade: a cada alteração umnovo relatório

Agrupamento reúne dados dediferentes maneiras

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de criar um campo que indica odesempenho de vendas (realiza-do contra o previsto). Formate es-te campo como porcentagem comduas casas decimais. Se quiser, re-tire depois o campo calculado De-sempenho que acabou de criar.Basta arrastar a indicação de De-sempenho da área de Valores dopainel direito da tela para a listade campos na parte de cima.

Abordamos apenas alguns dosinúmeros recursos oferecidos pe-lo Excel para a geração de relató-rio de tabelas dinâmicas. Uma in-finidade de outras possibilidadespodem ser exploradas. Portanto,a dica é experimentar. Não se aca-nhe em clicar nos vários botões,redefinir a posições dos campos eexplorar os comandos que estãoà vista. Se não gostar do resulta-do, é só partir para uma nova con-figuração ou desfazer as mudan-ças realizadas com as opções Des-fazer e Refazer. Não se esqueçade que os dados de origem conti-nuam intactos.


40 < COLEÇÃO INFO

vendido por supervisor, por exem-plo, selecione uma das células quecontenha essa informação, cliquecom o botão direito do mouse eselecione Configurações do Cam-po de Valor. Na caixa de diálogoseguinte, na guia Resumir Por, se-lecione a função desejada — nocaso, Soma. Clique no botão For-mato do Número se quiser alte-rar a forma como eles serão apre-sentados — como moeda, porexemplo — e clique em OK.

CRIE CAMPOS CALCULADOSOutro recurso dis-ponível na tabela di-nâmica é a criaçãode campos calcula-dos. Um campo cal-culado é o resulta-

do de uma operação que é feitacom base nos valores de outroscampos da tabela, por meio da apli-cação de fórmulas. Normalmente,esse tipo de informação não estápresente na base de dados e ne-cessitamos dessa informação norelatório. No nosso caso, gostaría-mos de apresentar o desempenhode vendas de cada supervisor, apre-sentando um resultado percentualde quanto cada um conseguiu cum-prir de sua meta.

Na guia Opções, no grupo Fer-ramentas, clique no botão Fórmu-las e, em seguida, na opção Cam-po Calculado para exibir a caixade diálogo Inserir Campo Calcula-do. Dê um nome para o novo cam-po — Desempenho, por exemplo.No campo Fórmula, digite a se-guinte expressão: =Realizado/Pre-visto. Para escrever a fórmula vo-cê pode utilizar o botão InserirCampo para reduzir a possibilida-de de erros. Clique no botão OK eobserve o resultado. Você acabou

DINAMISMO NAS GRÁFICOS

Gráficos dinâmicos:interativos como as tabelasNúmero: selecione o tipo que será

exibido no campo calculado

Cálculo: altere a fórmula usada em campos de valores

Os resultados exibidos emtabelas dinâmicas também po-dem ser apresentados grafi-camente. Para criar um gráfi-co dinâmico, abra a guia op-ções da planilha onde estácriada a tabela dinâmica e se-lecione Gráfico Dinâmico. Naseqüência, escolha o tipo degráfico mais conveniente pa-ra exibir os números que tema apresentar e clique em OK.Assim como as tabelas dinâ-micas, os gráficos dessa cate-goria são interativos, mudan-do de acordo com as altera-ções operadas no Painel Fil-tro de Tabela Dinâmica. A for-matação do gráfico dinâmicoé similar à de um gráfico con-vencional. Em outras palavras,é possível aplicar neles, inclu-sive, todos os novos efeitos3D e de sombreamento.

Desempenho: campocriado na própriatabela dinâmica

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de criar um campo que indica odesempenho de vendas (realiza-do contra o previsto). Formate es-te campo como porcentagem comduas casas decimais. Se quiser, re-tire depois o campo calculado De-sempenho que acabou de criar.Basta arrastar a indicação de De-sempenho da área de Valores dopainel direito da tela para a listade campos na parte de cima.

Abordamos apenas alguns dosinúmeros recursos oferecidos pe-lo Excel para a geração de relató-rio de tabelas dinâmicas. Uma in-finidade de outras possibilidadespodem ser exploradas. Portanto,a dica é experimentar. Não se aca-nhe em clicar nos vários botões,redefinir a posições dos campos eexplorar os comandos que estãoà vista. Se não gostar do resulta-do, é só partir para uma nova con-figuração ou desfazer as mudan-ças realizadas com as opções Des-fazer e Refazer. Não se esqueçade que os dados de origem conti-nuam intactos.


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vendido por supervisor, por exem-plo, selecione uma das células quecontenha essa informação, cliquecom o botão direito do mouse eselecione Configurações do Cam-po de Valor. Na caixa de diálogoseguinte, na guia Resumir Por, se-lecione a função desejada — nocaso, Soma. Clique no botão For-mato do Número se quiser alte-rar a forma como eles serão apre-sentados — como moeda, porexemplo — e clique em OK.

CRIE CAMPOS CALCULADOSOutro recurso dis-ponível na tabela di-nâmica é a criaçãode campos calcula-dos. Um campo cal-culado é o resulta-

do de uma operação que é feitacom base nos valores de outroscampos da tabela, por meio da apli-cação de fórmulas. Normalmente,esse tipo de informação não estápresente na base de dados e ne-cessitamos dessa informação norelatório. No nosso caso, gostaría-mos de apresentar o desempenhode vendas de cada supervisor, apre-sentando um resultado percentualde quanto cada um conseguiu cum-prir de sua meta.

Na guia Opções, no grupo Fer-ramentas, clique no botão Fórmu-las e, em seguida, na opção Cam-po Calculado para exibir a caixade diálogo Inserir Campo Calcula-do. Dê um nome para o novo cam-po — Desempenho, por exemplo.No campo Fórmula, digite a se-guinte expressão: =Realizado/Pre-visto. Para escrever a fórmula vo-cê pode utilizar o botão InserirCampo para reduzir a possibilida-de de erros. Clique no botão OK eobserve o resultado. Você acabou

DINAMISMO NAS GRÁFICOS

Gráficos dinâmicos:interativos como as tabelasNúmero: selecione o tipo que será

exibido no campo calculado

Cálculo: altere a fórmula usada em campos de valores

Os resultados exibidos emtabelas dinâmicas também po-dem ser apresentados grafi-camente. Para criar um gráfi-co dinâmico, abra a guia op-ções da planilha onde estácriada a tabela dinâmica e se-lecione Gráfico Dinâmico. Naseqüência, escolha o tipo degráfico mais conveniente pa-ra exibir os números que tema apresentar e clique em OK.Assim como as tabelas dinâ-micas, os gráficos dessa cate-goria são interativos, mudan-do de acordo com as altera-ções operadas no Painel Fil-tro de Tabela Dinâmica. A for-matação do gráfico dinâmicoé similar à de um gráfico con-vencional. Em outras palavras,é possível aplicar neles, inclu-sive, todos os novos efeitos3D e de sombreamento.

Desempenho: campocriado na própriatabela dinâmica

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ANÁLISE/SIMULAÇÕES

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para cada um deles,mas essa não é a me-lhor solução porqueacaba tomando mui-to espaço em disco edificultando a análi-se em um quadro deresumo. E o queacontece se altera-mos os valores? O re-sultado é modificadoe, se precisamos analisar diversoscenários, temos de lembrar qual va-lor inserimos nas células-chave. Ouseja, a confusão está instalada.

Para estes casos, é indicado usarum recurso do Excel chamado Ge-renciador de Cenários. Com ele, ca-da alteração em uma célula-chavepode ser gravada como um cená-rio diferente, recebendo um nomeque o identifique. Assim, é possívelselecionar o nome do cenário e verrapidamente o resultado. A grandevantagem do uso do Gerenciadorde Cenários é que o Excel grava to-das as informações na mesma pas-ta de trabalho, permitindo a cria-ção de quantos cenários forem ne-cessários para comparar todas aspossibilidades. Veja, neste tutorial,como aproveitar esse recurso noExcel 2007 para avaliar cenáriossimples, como usar a ferramentaAtingir Metas e como explorar a fle-xibilidade da ferramenta Solver.


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Decisão: ferramentas de análise ajudam no planejamento das ações

s planilhas eletrônicassão ideais para análisessimuladas. A idéia é sim-ples. Alteramos valores

em células-chave e o programa re-

faz os cálculos, trazendo a cada alte-ração um resultado que chamamosde cenário. O problema é compararos vários cenários criados. Geralmen-te, abrimos uma pasta de trabalho

ESTUDE ASPOSSIBILIDADES

EXPLORE AS FERRAMENTAS DE CENÁRIOS, ATINGIR METAS E SOLVER

A

Cenários: adicione ocenário inicial com aajuda do gerenciador

DIFERENTES CENÁRIOSEm uma pasta de trabalho, temos umaplanilha com cálculos para a progra-mação de produção de três produtos— A, B e C. Nas células B9, C9 e D9, oExcel solicitará a entrada de valorescom os quais realizará os cálculos.Nosso objetivo neste trabalho é veri-ficar quantas peças devemos produ-zir para atingir o ponto de equilíbrio,ou seja, alcançar o Lucro Bruto (célu-la B21) igual a zero. Na Guia Dados,no grupo Ferramentas de Dados, cli-que em Teste de Hipóteses e escolhaGerenciador de Cenários. Na caixa dediálogo Gerenciador de Cenários, cli-que no botão Adicionar. Na caixa dediálogo Adicionar Cenário, digite o no-me do cenário no campo correspon-dente — no nosso caso, demos o no-me Inicial. No campo Células Variá-veis, indique quais são as células queconterão dados variáveis — no exem-plo, B9:D9, as células dedicadas àquantidade de produtos produzidos.

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para cada um deles,mas essa não é a me-lhor solução porqueacaba tomando mui-to espaço em disco edificultando a análi-se em um quadro deresumo. E o queacontece se altera-mos os valores? O re-sultado é modificadoe, se precisamos analisar diversoscenários, temos de lembrar qual va-lor inserimos nas células-chave. Ouseja, a confusão está instalada.

Para estes casos, é indicado usarum recurso do Excel chamado Ge-renciador de Cenários. Com ele, ca-da alteração em uma célula-chavepode ser gravada como um cená-rio diferente, recebendo um nomeque o identifique. Assim, é possívelselecionar o nome do cenário e verrapidamente o resultado. A grandevantagem do uso do Gerenciadorde Cenários é que o Excel grava to-das as informações na mesma pas-ta de trabalho, permitindo a cria-ção de quantos cenários forem ne-cessários para comparar todas aspossibilidades. Veja, neste tutorial,como aproveitar esse recurso noExcel 2007 para avaliar cenáriossimples, como usar a ferramentaAtingir Metas e como explorar a fle-xibilidade da ferramenta Solver.


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Decisão: ferramentas de análise ajudam no planejamento das ações

s planilhas eletrônicassão ideais para análisessimuladas. A idéia é sim-ples. Alteramos valores

em células-chave e o programa re-

faz os cálculos, trazendo a cada alte-ração um resultado que chamamosde cenário. O problema é compararos vários cenários criados. Geralmen-te, abrimos uma pasta de trabalho

ESTUDE ASPOSSIBILIDADES

EXPLORE AS FERRAMENTAS DE CENÁRIOS, ATINGIR METAS E SOLVER

A

Cenários: adicione ocenário inicial com aajuda do gerenciador

DIFERENTES CENÁRIOSEm uma pasta de trabalho, temos umaplanilha com cálculos para a progra-mação de produção de três produtos— A, B e C. Nas células B9, C9 e D9, oExcel solicitará a entrada de valorescom os quais realizará os cálculos.Nosso objetivo neste trabalho é veri-ficar quantas peças devemos produ-zir para atingir o ponto de equilíbrio,ou seja, alcançar o Lucro Bruto (célu-la B21) igual a zero. Na Guia Dados,no grupo Ferramentas de Dados, cli-que em Teste de Hipóteses e escolhaGerenciador de Cenários. Na caixa dediálogo Gerenciador de Cenários, cli-que no botão Adicionar. Na caixa dediálogo Adicionar Cenário, digite o no-me do cenário no campo correspon-dente — no nosso caso, demos o no-me Inicial. No campo Células Variá-veis, indique quais são as células queconterão dados variáveis — no exem-plo, B9:D9, as células dedicadas àquantidade de produtos produzidos.

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quena fábrica. Mas o Excel tem con-dições de fazer esse cálculo de for-ma ainda mais rápida com o recur-so Atingir Meta. Por meio desse mé-todo de análise de dados você po-de manipular uma das variáveis dafórmula para atingir o resultado de-sejado. O Excel utiliza um métodointerativo para encontrar a solução,comparando primeiramente o va-lor inicial da variável para verificarse ela produz o resultado espera-do e, a partir desse valor, tentar ou-tros até convergir para a solução. Orecurso Atingir Metas é interessan-te quando se sabe de antemão o re-sultado desejado, mas não se co-nhece os valores de entrada neces-sários para consegui-lo. Sua vanta-gem é reduzir a perda de tempocom tentativas e erros.

■ Lucro desejado - Na mesma pas-ta de trabalho usada com o Geren-ciador de Cenários, abra a guia Da-dos, clique em Teste de Hipóteses nogrupo Ferramentas de Dados e esco-lha a opção Atingir Metas. No cam-po Definir Célula, digite $B$19 ou se-lecione a célula correspondente na

planilha. Essa célula exibirá o LucroBruto do Produto A na planilha deexemplo. No campo Para Valor, in-forme o valor que deseja obter — nonosso caso, digitamos 0 (zero) por-que desejamos saber a partir de qualvalor obteremos lucro. No campo Al-ternando Célula, entre com $B$9 ouselecione na planilha. Nessa célula,o Excel indicará quanto deverá serproduzido para atingir o ponto deequilíbrio do produto. Clique no bo-tão OK para concluir. A ferramentaAtingir Meta encontra o ponto deequilíbrio para o produto A e exibeos resultados na caixa de diálogo Sta-tus do Comando Atingir Meta. Cliqueem OK para aceitar o resultado. Sigaos mesmos procedimentos para oProduto B e o Produto C.

■ Acerte o número - Clique na cé-lula B9, onde deve constar o núme-ro de unidades produzidas do Pro-duto A, e observe que o Excel apre-senta um formato de número que-brado, com algumas casas decimais— no exemplo, aparece o número2127,65957446809. Como não é pos-sível produzir meia peça, você temde acertar essa apresentação, cor-


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■ Identifique - Caso muitos cená-rios tenham de ser criados, escrevana caixa Comentário observaçõesque facilitem sua identificação, co-mo a situação que está sendo simu-lada, a variação da taxa de juros, câm-bio, a perspectiva de mercado, no-me do solicitante etc. Para facilitaro procedimento de inclusão do in-tervalo, arraste-o na planilha e cli-que no botão OK para que seja exi-bida a caixa de diálogo Valores deCenário. Observe que o Excel traz osendereços de células previamentedefinidos e mostra os valores atuais,em zero. Deixe-os como estão. Cli-que no botão OK para ter o primei-ro cenário gravado. Clique em Fe-char para sair da caixa de diálogoGerenciador de Cenários.

■ Simulações - No cenário denomi-nado Inicial, temos um prejuízo in-dicado na célula B21, pois não exis-te nenhuma produção digitada nascélulas B9, C9 e D9. Observe, emB21, que os valores estão entre pa-rênteses. Faça uma tentativa, digi-tando alguns valores nas células B9,C9 e D9 para chegar a uma produ-ção e ajustar o lucro. Após digitar

os valores, repita o procedimentoindicado anteriormente para a cria-ção de um novo cenário. Na caixade diálogo Adicionar Cenário, digi-te o nome para esta nova simula-ção e clique no botão OK. Na caixaValores de Cenário, clique no botãoOK para aceitar as definições feitasna planilha. Para voltar aos valoresiniciais, na caixa de diálogo Geren-ciador de Cenários, selecione o ce-nário Inicial, clique no botão Mos-trar e clique no botão Fechar paraencerrar a caixa de diálogo.

■Novas tentativas - Faça mais umatentativa, digitando novos númerospara ajustar a produção de forma aobter outro resultado. Após inseriros valores, salve este novo cenário,repetindo os procedimentos apre-sentados. Na caixa de diálogo Adi-cionar Cenários, nomeie a simula-ção, digitando algo como Tentativa2, clique no botão OK e, na caixa Va-lores de Cenário, clique no botãoOK novamente. Na caixa de diálo-go Gerenciador de Cenários, sele-cione o cenário Inicial, clique no bo-tão Mostrar e em Fechar.

DE OLHO NA METAComo você deve ter notado, o pro-cesso de simulação manual com oGerenciador de Cenários é um tan-to trabalhoso. Com certeza, você te-rá de realizar inúmeras tentativaspara conhecer a quantidade de pro-dutos que deverá produzir para atin-gir o ponto de equilíbrio dessa pe-

Valores: no início, iguais a 0

Metas: quando o resultado é conhecido

Status: ponto de equilíbrio do produto



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quena fábrica. Mas o Excel tem con-dições de fazer esse cálculo de for-ma ainda mais rápida com o recur-so Atingir Meta. Por meio desse mé-todo de análise de dados você po-de manipular uma das variáveis dafórmula para atingir o resultado de-sejado. O Excel utiliza um métodointerativo para encontrar a solução,comparando primeiramente o va-lor inicial da variável para verificarse ela produz o resultado espera-do e, a partir desse valor, tentar ou-tros até convergir para a solução. Orecurso Atingir Metas é interessan-te quando se sabe de antemão o re-sultado desejado, mas não se co-nhece os valores de entrada neces-sários para consegui-lo. Sua vanta-gem é reduzir a perda de tempocom tentativas e erros.

■ Lucro desejado - Na mesma pas-ta de trabalho usada com o Geren-ciador de Cenários, abra a guia Da-dos, clique em Teste de Hipóteses nogrupo Ferramentas de Dados e esco-lha a opção Atingir Metas. No cam-po Definir Célula, digite $B$19 ou se-lecione a célula correspondente na

planilha. Essa célula exibirá o LucroBruto do Produto A na planilha deexemplo. No campo Para Valor, in-forme o valor que deseja obter — nonosso caso, digitamos 0 (zero) por-que desejamos saber a partir de qualvalor obteremos lucro. No campo Al-ternando Célula, entre com $B$9 ouselecione na planilha. Nessa célula,o Excel indicará quanto deverá serproduzido para atingir o ponto deequilíbrio do produto. Clique no bo-tão OK para concluir. A ferramentaAtingir Meta encontra o ponto deequilíbrio para o produto A e exibeos resultados na caixa de diálogo Sta-tus do Comando Atingir Meta. Cliqueem OK para aceitar o resultado. Sigaos mesmos procedimentos para oProduto B e o Produto C.

■ Acerte o número - Clique na cé-lula B9, onde deve constar o núme-ro de unidades produzidas do Pro-duto A, e observe que o Excel apre-senta um formato de número que-brado, com algumas casas decimais— no exemplo, aparece o número2127,65957446809. Como não é pos-sível produzir meia peça, você temde acertar essa apresentação, cor-


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■ Identifique - Caso muitos cená-rios tenham de ser criados, escrevana caixa Comentário observaçõesque facilitem sua identificação, co-mo a situação que está sendo simu-lada, a variação da taxa de juros, câm-bio, a perspectiva de mercado, no-me do solicitante etc. Para facilitaro procedimento de inclusão do in-tervalo, arraste-o na planilha e cli-que no botão OK para que seja exi-bida a caixa de diálogo Valores deCenário. Observe que o Excel traz osendereços de células previamentedefinidos e mostra os valores atuais,em zero. Deixe-os como estão. Cli-que no botão OK para ter o primei-ro cenário gravado. Clique em Fe-char para sair da caixa de diálogoGerenciador de Cenários.

■ Simulações - No cenário denomi-nado Inicial, temos um prejuízo in-dicado na célula B21, pois não exis-te nenhuma produção digitada nascélulas B9, C9 e D9. Observe, emB21, que os valores estão entre pa-rênteses. Faça uma tentativa, digi-tando alguns valores nas células B9,C9 e D9 para chegar a uma produ-ção e ajustar o lucro. Após digitar

os valores, repita o procedimentoindicado anteriormente para a cria-ção de um novo cenário. Na caixade diálogo Adicionar Cenário, digi-te o nome para esta nova simula-ção e clique no botão OK. Na caixaValores de Cenário, clique no botãoOK para aceitar as definições feitasna planilha. Para voltar aos valoresiniciais, na caixa de diálogo Geren-ciador de Cenários, selecione o ce-nário Inicial, clique no botão Mos-trar e clique no botão Fechar paraencerrar a caixa de diálogo.

■Novas tentativas - Faça mais umatentativa, digitando novos númerospara ajustar a produção de forma aobter outro resultado. Após inseriros valores, salve este novo cenário,repetindo os procedimentos apre-sentados. Na caixa de diálogo Adi-cionar Cenários, nomeie a simula-ção, digitando algo como Tentativa2, clique no botão OK e, na caixa Va-lores de Cenário, clique no botãoOK novamente. Na caixa de diálo-go Gerenciador de Cenários, sele-cione o cenário Inicial, clique no bo-tão Mostrar e em Fechar.

DE OLHO NA METAComo você deve ter notado, o pro-cesso de simulação manual com oGerenciador de Cenários é um tan-to trabalhoso. Com certeza, você te-rá de realizar inúmeras tentativaspara conhecer a quantidade de pro-dutos que deverá produzir para atin-gir o ponto de equilíbrio dessa pe-

Valores: no início, iguais a 0

Metas: quando o resultado é conhecido

Status: ponto de equilíbrio do produto

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tal da empresa, incluindo os três pro-dutos. Na caixa de opções Igual A:,no campo Valor De, digite 0 (vocêpode fazer uma simulação para de-finir qual o lucro bruto máximo quepoderá conseguir, com as restrições,selecionando o opção Máx). No cam-po Células Variáveis, entre com ascélulas que serão modificadas — nonosso caso, $B$9, $C$9 e $D$9 — ouselecione na planilha. Se você clicarem Estimar, o Solver insere todas ascélulas fora da fórmula referencia-da pela fórmula da célula alvo.

■ Restrições - Agora você deve in-dicar ao Solver quais são as restri-ções de produção da empresa pa-ra que a simulação possa apresen-tar dados mais próximos da reali-dade. Clique no botão Adicionar pa-ra abrir a caixa de diálogo Adicio-nar Restrição. No campo Referên-cia de Célula, informe a célula queconterá a restrição, em Restrição,selecione a operação desejada, eno campo seguinte, digite o valor.Mas, antes, vamos verificar as res-trições. Apesar de a produção má-xima individual de cada produto ex-ceder 8 000, a produção máximada fábrica é de 8 000 unidades. Di-

gite, então, $B$12 em Referência deCélula (na planilha, é a célula queexibirá o Total Produzido), selecio-ne a opção <= (menor ou igual) e di-gite 8 000 no campo Restrição. Fei-to isso, clique em Adicionar.

A caixa permanecerá visível paraque você insira outras restrições. Co-mo a produção também não pode sernegativa, informe ao Solver que ascélulas B9, C9 e D9 devem ser maiorou igual a zero e clique em Adicionar.Por fim, restrinja a produção máximapor produto, comunicando ao Solverque o intervalo B9:D9 (Produção) de-ve ser menor ou igual ao intervaloB6:D6 (Capacidade por produto). Cli-que em OK para concluir.

■ Resultados - Na caixa de diálogoParâmetros do Solver, você notarátambém a existência do botão Op-ções. Esse botão permite efetuar mo-dificações que afetarão a forma decálculo do Solver, além de gravar erecuperar modelos. Dessa forma, vo-


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tando todos os números incluídosdepois da vírgula. Faça o mesmonas células referentes à quantida-de de produção do Produto B e doProduto C. Com essas mudanças, alinha Lucro Líquido não apresenta-rá mais um valor igual a zero, masalgo próximo disso.

■ Salve o resultado - Em seguida,salve o resultado como cenário. Naguia Dados, no grupo Ferramentasde Dados, clique em Teste de Hipó-teses e escolha Gerenciador de Ce-nários. Clique no botão Adicionar e,na caixa de diálogo Adicionar Cená-rio, digite um nome para sua análiseno campo correspondente — usamoso nome Atingir Meta. Na caixa Valo-res de Cenário, clique no botão OKpara aceitar os valores. Na caixa Ge-renciador de Cenários, escolha o ce-nário Inicial, clique no botão Mostrare, em seguida, em Fechar. Nesse mo-mento, você terá alguns cenários emsua planilha ativa. É possível gravarquantos cenários quiser na mesmapasta de trabalho. Mas, antes de verum resumo do que foi feito, vamostentar outra ferramenta.

QUAL É A SOLUÇÃO?A ferramenta de análise Solver apre-senta algumas vantagens em rela-ção ao Atingir Meta. Apesar de prá-tico e eficiente, o recurso AtingirMeta permite manipular apenasuma variável por vez, enquanto oSolver trabalha com mais de umavariável. Essa ferramenta, disponí-

vel para o Excel na forma de umadd-in, não foi desenvolvida pelaMicrosoft. Ela é um produto da em-presa Solver (www.solver.com).

■ Instale o add-in - Para saber se oSolver está instalado em seu Excel,vá até a guia Dados e, no grupo Aná-lise, verifique se existe a opção Sol-ver. Em caso negativo, clique no bo-tão Office e em Opções do Excel.Abra a categoria Suplementos. Nomenu Gerenciar, situado na parteinferior da tela, selecione Suple-mentos do Excel e pressione o bo-tão Ir. Marque a opção Solver nacaixa de diálogo seguinte para ati-vá-la e clique em OK.

■ Forneça os dados - É hora de vol-tar à planilha de produção. Cliqueno botão Solver no grupo Análiseda guia Dados. Preencha o campoDefinir Célula de Destino com a re-ferência da célula que conterá o re-sultado desejado para a fórmula —$B$21 no nosso exemplo, que é acélula que define o Lucro Bruto To-

Solver: definição de parâmetros

Suplementos: instale o Solver

Restrição: proximidade com o real

Resultados: o Solver sugere a solução



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tal da empresa, incluindo os três pro-dutos. Na caixa de opções Igual A:,no campo Valor De, digite 0 (vocêpode fazer uma simulação para de-finir qual o lucro bruto máximo quepoderá conseguir, com as restrições,selecionando o opção Máx). No cam-po Células Variáveis, entre com ascélulas que serão modificadas — nonosso caso, $B$9, $C$9 e $D$9 — ouselecione na planilha. Se você clicarem Estimar, o Solver insere todas ascélulas fora da fórmula referencia-da pela fórmula da célula alvo.

■ Restrições - Agora você deve in-dicar ao Solver quais são as restri-ções de produção da empresa pa-ra que a simulação possa apresen-tar dados mais próximos da reali-dade. Clique no botão Adicionar pa-ra abrir a caixa de diálogo Adicio-nar Restrição. No campo Referên-cia de Célula, informe a célula queconterá a restrição, em Restrição,selecione a operação desejada, eno campo seguinte, digite o valor.Mas, antes, vamos verificar as res-trições. Apesar de a produção má-xima individual de cada produto ex-ceder 8 000, a produção máximada fábrica é de 8 000 unidades. Di-

gite, então, $B$12 em Referência deCélula (na planilha, é a célula queexibirá o Total Produzido), selecio-ne a opção <= (menor ou igual) e di-gite 8 000 no campo Restrição. Fei-to isso, clique em Adicionar.

A caixa permanecerá visível paraque você insira outras restrições. Co-mo a produção também não pode sernegativa, informe ao Solver que ascélulas B9, C9 e D9 devem ser maiorou igual a zero e clique em Adicionar.Por fim, restrinja a produção máximapor produto, comunicando ao Solverque o intervalo B9:D9 (Produção) de-ve ser menor ou igual ao intervaloB6:D6 (Capacidade por produto). Cli-que em OK para concluir.

■ Resultados - Na caixa de diálogoParâmetros do Solver, você notarátambém a existência do botão Op-ções. Esse botão permite efetuar mo-dificações que afetarão a forma decálculo do Solver, além de gravar erecuperar modelos. Dessa forma, vo-


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tando todos os números incluídosdepois da vírgula. Faça o mesmonas células referentes à quantida-de de produção do Produto B e doProduto C. Com essas mudanças, alinha Lucro Líquido não apresenta-rá mais um valor igual a zero, masalgo próximo disso.

■ Salve o resultado - Em seguida,salve o resultado como cenário. Naguia Dados, no grupo Ferramentasde Dados, clique em Teste de Hipó-teses e escolha Gerenciador de Ce-nários. Clique no botão Adicionar e,na caixa de diálogo Adicionar Cená-rio, digite um nome para sua análiseno campo correspondente — usamoso nome Atingir Meta. Na caixa Valo-res de Cenário, clique no botão OKpara aceitar os valores. Na caixa Ge-renciador de Cenários, escolha o ce-nário Inicial, clique no botão Mostrare, em seguida, em Fechar. Nesse mo-mento, você terá alguns cenários emsua planilha ativa. É possível gravarquantos cenários quiser na mesmapasta de trabalho. Mas, antes de verum resumo do que foi feito, vamostentar outra ferramenta.

QUAL É A SOLUÇÃO?A ferramenta de análise Solver apre-senta algumas vantagens em rela-ção ao Atingir Meta. Apesar de prá-tico e eficiente, o recurso AtingirMeta permite manipular apenasuma variável por vez, enquanto oSolver trabalha com mais de umavariável. Essa ferramenta, disponí-

vel para o Excel na forma de umadd-in, não foi desenvolvida pelaMicrosoft. Ela é um produto da em-presa Solver (www.solver.com).

■ Instale o add-in - Para saber se oSolver está instalado em seu Excel,vá até a guia Dados e, no grupo Aná-lise, verifique se existe a opção Sol-ver. Em caso negativo, clique no bo-tão Office e em Opções do Excel.Abra a categoria Suplementos. Nomenu Gerenciar, situado na parteinferior da tela, selecione Suple-mentos do Excel e pressione o bo-tão Ir. Marque a opção Solver nacaixa de diálogo seguinte para ati-vá-la e clique em OK.

■ Forneça os dados - É hora de vol-tar à planilha de produção. Cliqueno botão Solver no grupo Análiseda guia Dados. Preencha o campoDefinir Célula de Destino com a re-ferência da célula que conterá o re-sultado desejado para a fórmula —$B$21 no nosso exemplo, que é acélula que define o Lucro Bruto To-

Solver: definição de parâmetros

Suplementos: instale o Solver

Restrição: proximidade com o real

Resultados: o Solver sugere a solução

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cê poderá simular quantas alterna-tivas desejar. Clique no botão Resol-ver e observe como, rapidamente, oExcel encontra uma resposta satis-fatória. A caixa Resultados do Solverinforma que ele encontrou uma so-lução e você poderá optar por acei-tar a resposta ou manter os valoresoriginais. Clique no botão Salvar Ce-nário e, na caixa de diálogo, SalvarCenário, digite Solver ou outro no-me que julgar conveniente e cliqueem OK. Dessa forma, terá mais umcenário gravado. Depois de gravar oúltimo cenário, clique no botão OKpara fechar a caixa de diálogo Re-sultados do Solver.

RESUMO DOS CENÁRIOSSe você seguiu os passos anterio-res criou uma série de cenários emuma mesma planilha. Para obterum resumo de todas essas simula-ções, ative a caixa de diálogo Ge-renciador de Cenários e clique nobotão Resumir. Em Resumo do Ce-nário, você poderá obter o resumodo cenário ou um relatório de ta-bela dinâmica. Selecione a primei-ra opção e clique em OK. O Excelirá gerar um relatório denominadoResumo do Cenário.

A planilha Resumo do cenárioexibe todos os cenários gravados,

apresentando os detalhes das si-mulações, como a data em que fo-ram criadas, os nomes dos usuá-rios, os intervalos de células e osvalores que foram usados em cadauma delas, além de uma observa-ção. A planilha Resumo do Cenárioé uma planilha como outra qual-quer. Se quiser, você poderá somaras colunas de cada cenário. Faça is-so para observar os valores encon-trados em cada simulação.

ANÁLISES MAIS APRIMORADAS

É possível tornar o trabalhode análise com o Excel aindamais flexível e prático. Como?Use os controles de formulário(Guia Desenvolvedor/grupoControles/Inserir/Controles deFormulário) para selecionar oobjeto que deseja incluir na pla-nilha a fim de facilitar o pro-cesso de geração dos mais di-ferentes cenários.

Outra opção mais avançadaé usar uma tabela de apoio comfaixas de valores para preçose custos. Essa tabela teria a va-riação em função da quantida-de produzida. Nelas, os valo-res poderiam ser flexibilizadoscom uma fórmula que utilizaos recursos de pesquisa e re-ferencia do Excel, como as fun-ções Índice/Corresp ou Desloc.

Resumo: detalhes das simulações


DEPENDE DACIRCUNSTÂNCIA

FORMATAÇÃO CONDICIONAL GANHA UPGRADE NA NOVA VERSÃO DA PLANILHA


DICAS/FORMATAÇÃO CONDICIONAL

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Formatação condicional: recursos gráficos podem até dispensar o desenho de gráficos

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s fãs de carteirinha doExcel comemoraramquando a Microsoft in-corporou a formatação

condicional na versão 97. Esse re-curso permite que o formato de umacélula seja alterado de acordo comseu valor. Por meio dele, é possíveldefinir, por exemplo, que onúmero de faturamento doano apareça em azul se formaior do que o resultado ve-rificado no ano anterior ouem vermelho se ficar abai-xo. Mas a formatação con-dicional sempre teve restri-ções. A mais séria delas éque seu uso estava limitadoa três regras por célula. Co-piar e colar por engano umconjunto de células em ou-

tro com formatação condicional? Acaracterização ia para o espaço. NoExcel 2007 esses e outros pontosnegativos foram equacionados.

A formatação condicional nanova versão da planilha da Micro-soft foi totalmente revista e am-pliada. A restrição ao número de

regras desapareceu porcompleto e as visualiza-ções baseadas em inter-valos de dados, que antesexigiam o uso de fórmu-las, agora estão integra-das ao recurso. Além depermitir a formatação porcomparação, é possívelusar regras de classifica-ção e recursos gráficos co-mo barras de dados, íco-nes e escalas de cores. A

O

Regras: seleçãode regras deformatação por um menu

Comparação: defina a regra, estabeleça o valor e escolha o formato



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aplicação da formatação condicio-nal é bastante simples. Uma vezselecionada a célula ou o conjun-to de células, abra a guia Início eselecione a opção FormataçãoCondicional no grupo Estilo. Emseguida, use o menu drop-downpara selecionar a regra.

COMPARAÇÃOA primeira opção do menu Forma-tação Condicional — Realçar Regrasdas Células — permite destacar cé-lulas com valores iguais, maiores oumenores do que um valor determi-nado ou que fiquem entre dois va-lores. É alternativa ainda realçar umaseqüência de texto ou valores quesão duplicados. Uma vez escolhidoo tipo de regra, é preciso informara condição e eleger um formato. Va-mos supor que o objetivo seja cha-

mar a atenção para as vendas supe-riores a 500 mil reais. Deve-se se-lecionar Formatação Condicio-nal/Realçar Regras de Células/ÉMaior do Que e, na caixa de diálo-go, escrever 500000 no campo àesquerda. No menu à direita, sele-cionar a formatação desejada.

CLASSIFICAÇÃO E MÉDIA Se você selecionar Regras de Pri-meiros/Últimos, por sua vez, terá,em seguida, as opções de realçaros dez primeiros ou os dez últi-mos itens, os que estão abaixo ouacima da média ou os primeirosou últimos valores a partir de umadeterminada porcentagem.

CORES, BARRAS OU ÍCONES A formatação por meio de barrascoloridas é ideal para a visualiza-

Estilo próprio: padrão de formatação personalizado mesmo em regras predefinidas



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condicionais predefinidos, você podepreferir criar as suas regras. Semproblemas. Escolha a opção NovaRegra no menu drop-down do bo-tão Formatação Condicional. As re-gras pessoais podem ser de diferen-tes tipos, como a formatação basea-da nos valores das células, em seuconteúdo, nos primeiros ou últimosvalores ou que usem uma fórmulaque determine quais células devemser destacadas.

GERENCIAMENTOQuando aplica regras de formataçãocondicional a uma célula ou conjun-to de células, o Excel armazena asinformações sobre as regras e a for-matação escolhida no Gerenciadorde Regras de Formatação Condicio-nal. É possível usar essa ferramentade gerenciamento, que pode ser acio-nada por meio do botão Formata-ção Condicional/Gerenciar Regras,para criar, editar, apagar ou visuali-zar todas as regras de formatação

condicional de uma planilha ou se-leção. Para excluir uma regra, há ummeio alternativo. Clique em Formta-ção Condicional, selecione LimparRegra e escolha a opção desejada —células selecionadas, planilha intei-ra, tabela ou tabela dinâmica.


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ção do valor de uma célula em re-lação a outras. Quanto mais longaa barra, maior o valor. Esse tipo deformatação condicional é uma al-ternativa interessante aos gráficos.As escalas de cores, por sua vez,são guias visuais para a interpre-

tação da distribuição e da variaçãodos dados. Já os conjuntos de íco-nes servem para marcar e classifi-car dados em três ou cinco catego-rias diferentes separadas por umvalor limite. Usar esses três for-matos é ainda mais simples. Basta

passar o mouse sobre otipo e o estilo para verinstantaneamente suaaplicação na célula ouno intervalo de célulasselecionados.

PERSONALIZADOApesar da grande va-riedade de formatos

Gerenciamento: tarefas de criação, edição e remoção de regras simplificadas

Gráfico: barras, ícones e escala de cores destacam resultados

CADÊ OS REALCES DA PLANILHA ?

Em planilhas grandes e comlayout mais poluído pode serdifícil localizar células que te-nham recebido formataçãocondicional. Esse caminho po-de ser encurtado com o usodo botão Localizar e Selecio-nar/Formatação Condicional,disponível na faixa de opçõesInício. Como seu nome indica,a ferramenta encontra e desta-ca as células formatadas.

Personalizado: regraspróprias em vez dasopções predefinidas



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condicionais predefinidos, você podepreferir criar as suas regras. Semproblemas. Escolha a opção NovaRegra no menu drop-down do bo-tão Formatação Condicional. As re-gras pessoais podem ser de diferen-tes tipos, como a formatação basea-da nos valores das células, em seuconteúdo, nos primeiros ou últimosvalores ou que usem uma fórmulaque determine quais células devemser destacadas.

GERENCIAMENTOQuando aplica regras de formataçãocondicional a uma célula ou conjun-to de células, o Excel armazena asinformações sobre as regras e a for-matação escolhida no Gerenciadorde Regras de Formatação Condicio-nal. É possível usar essa ferramentade gerenciamento, que pode ser acio-nada por meio do botão Formata-ção Condicional/Gerenciar Regras,para criar, editar, apagar ou visuali-zar todas as regras de formatação

condicional de uma planilha ou se-leção. Para excluir uma regra, há ummeio alternativo. Clique em Formta-ção Condicional, selecione LimparRegra e escolha a opção desejada —células selecionadas, planilha intei-ra, tabela ou tabela dinâmica.


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ção do valor de uma célula em re-lação a outras. Quanto mais longaa barra, maior o valor. Esse tipo deformatação condicional é uma al-ternativa interessante aos gráficos.As escalas de cores, por sua vez,são guias visuais para a interpre-

tação da distribuição e da variaçãodos dados. Já os conjuntos de íco-nes servem para marcar e classifi-car dados em três ou cinco catego-rias diferentes separadas por umvalor limite. Usar esses três for-matos é ainda mais simples. Basta

passar o mouse sobre otipo e o estilo para verinstantaneamente suaaplicação na célula ouno intervalo de célulasselecionados.

PERSONALIZADOApesar da grande va-riedade de formatos

Gerenciamento: tarefas de criação, edição e remoção de regras simplificadas

Gráfico: barras, ícones e escala de cores destacam resultados

CADÊ OS REALCES DA PLANILHA ?

Em planilhas grandes e comlayout mais poluído pode serdifícil localizar células que te-nham recebido formataçãocondicional. Esse caminho po-de ser encurtado com o usodo botão Localizar e Selecio-nar/Formatação Condicional,disponível na faixa de opçõesInício. Como seu nome indica,a ferramenta encontra e desta-ca as células formatadas.

Personalizado: regraspróprias em vez dasopções predefinidas

14_Formatacond.qxd 02/03/2007 16:14

DICAS/INSPEÇÃO

COLEÇÃO INFO > 55

de que, é claro, você não se esque-ça também de lançar mão do recur-so Inspetor de Documento.

Essa nova funcionalidade daplanilha da Microsoft faz uma var-redura na pasta de trabalho embusca de elementos ocultos e in-formações pessoais que não pre-cisam ou não devem ser compar-tilhadas. A lista inclui comentáriose anotação à tinta, marcas de re-visão, versões, conteúdo invisível,propriedades de documentos, ca-beçalhos e rodapés, dados XML elinhas, colunas e planilhas ocultas.

REMOÇÃO SEM VOLTAÉ bom lembrar, no entanto, que,uma vez removidos, esses elemen-tos não serão recuperados, mes-mo que você use o comando Des-fazer. Portanto, se essas informa-ções forem importantes, faça umacópia do arquivopara guardá-lo in-tacto em seu com-putador. Feito isso,clique no botão Of-fice e selecione Pre-parar/InspecionarDocumento. Por pa-drão, todos os itensvêm marcados nacaixa de diálogo Ins-petor de Documen-tos. Se não quiser

eliminar algum item, desmarque-o, e clique no botão Inspecionar.

Quando conclui a verificação, oExcel apresenta um relatório na te-la. Nesse sumário, o programa mar-ca com um tique em azul os itensque não encontrou e com uma ex-clamação em vermelho aqueles ele-mentos que estão à mostra e podemser localizados por um destinatáriomais curioso. O relatório tambémtraz informações um pouco mais de-talhadas sobre a ocorrência. Em Pro-priedades do Documento, por exem-plo, pode informar que o caminhoda impressora está visível. Ou apon-tar que rodapés estão à mostra nacategoria correspondente. Para con-cluir o preparo do documento, cli-que no botão Remover Tudo ao la-do de cada categoria. Se quiser fa-zer uma nova inspeção, pressione obotão Reinspecionar.

DICAS/INSPEÇÃO

54 < COLEÇÃO INFO

Inspetor: varredura localiza metadados ocultos e informações pessoais

contece com os melho-res profissionais. Vocêelabora cuidadosamen-te a planilha, confere to-

das as fórmulas, revisa os textos,mas, na hora de salvar e enviar o ar-

quivo por e-mail, deixa de eliminaralguns comentários e colunas queestavam ocultas e não deveriam serdo conhecimento de mais ninguém.As chances de que isso ocorra fo-ram reduzidas no Excel 2007. Des-

NÃO SOBROUNADA OCULTO?

VASCULHE O DOCUMENTO ATRÁS DE ITENS QUE VOCÊ NÃO QUER QUE SEJAM VISTOS PELOS OUTROS


ARelatório: botãoRemover Tudo concluio preparo do arquivo

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DICAS/INSPEÇÃO

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de que, é claro, você não se esque-ça também de lançar mão do recur-so Inspetor de Documento.

Essa nova funcionalidade daplanilha da Microsoft faz uma var-redura na pasta de trabalho embusca de elementos ocultos e in-formações pessoais que não pre-cisam ou não devem ser compar-tilhadas. A lista inclui comentáriose anotação à tinta, marcas de re-visão, versões, conteúdo invisível,propriedades de documentos, ca-beçalhos e rodapés, dados XML elinhas, colunas e planilhas ocultas.

REMOÇÃO SEM VOLTAÉ bom lembrar, no entanto, que,uma vez removidos, esses elemen-tos não serão recuperados, mes-mo que você use o comando Des-fazer. Portanto, se essas informa-ções forem importantes, faça umacópia do arquivopara guardá-lo in-tacto em seu com-putador. Feito isso,clique no botão Of-fice e selecione Pre-parar/InspecionarDocumento. Por pa-drão, todos os itensvêm marcados nacaixa de diálogo Ins-petor de Documen-tos. Se não quiser

eliminar algum item, desmarque-o, e clique no botão Inspecionar.

Quando conclui a verificação, oExcel apresenta um relatório na te-la. Nesse sumário, o programa mar-ca com um tique em azul os itensque não encontrou e com uma ex-clamação em vermelho aqueles ele-mentos que estão à mostra e podemser localizados por um destinatáriomais curioso. O relatório tambémtraz informações um pouco mais de-talhadas sobre a ocorrência. Em Pro-priedades do Documento, por exem-plo, pode informar que o caminhoda impressora está visível. Ou apon-tar que rodapés estão à mostra nacategoria correspondente. Para con-cluir o preparo do documento, cli-que no botão Remover Tudo ao la-do de cada categoria. Se quiser fa-zer uma nova inspeção, pressione obotão Reinspecionar.

DICAS/INSPEÇÃO

54 < COLEÇÃO INFO

Inspetor: varredura localiza metadados ocultos e informações pessoais

contece com os melho-res profissionais. Vocêelabora cuidadosamen-te a planilha, confere to-

das as fórmulas, revisa os textos,mas, na hora de salvar e enviar o ar-

quivo por e-mail, deixa de eliminaralguns comentários e colunas queestavam ocultas e não deveriam serdo conhecimento de mais ninguém.As chances de que isso ocorra fo-ram reduzidas no Excel 2007. Des-

NÃO SOBROUNADA OCULTO?

VASCULHE O DOCUMENTO ATRÁS DE ITENS QUE VOCÊ NÃO QUER QUE SEJAM VISTOS PELOS OUTROS


ARelatório: botãoRemover Tudo concluio preparo do arquivo

32_ dica_inspecao.qxd 02/03/2007 14:30

DICAS/CONTROLES

COLEÇÃO INFO > 57

preenchido com as informações ne-cessárias. No nosso caso, ficou Plan2!$A$2: $A$24, já que a lista de produ-tos tinha 22 itens, a partir da linha3. O objetivo da célula em branco édeixá-la como a primeira linha dalista. Assim, o usuário poderá esco-lhê-la quando quiser cancelar a in-clusão de uma linha no orçamento.

COPIAR E COLARCada linha da coluna Produto deveconter uma caixa de combinação como mesmo conteúdo. Então, em vezde repetir o que foi feito no bloco an-terior, vamos por um atalho. Copie acaixa de combinação. Agora, selecio-ne a célula imediatamente abaixo edê o comando colar. Repita esse pro-cesso para todas as linhas.

SALVAR COMO MODELOFalta, agora, adicionar fórmulas àcoluna Valor e formatar os núme-ros. Além disso, se você quiser, po-de adicionar o logotipo da empre-sa, endereço etc. Um formulário pa-

ra a apresentação de orçamentos éo tipo de documento para ser utili-zado muitas vezes. Portanto, em vezde armazená-lo como um arquivocomum (XLS, das versões antigas,ou XLSM, da versão atual), o me-lhor é salvá-lo como um modeloXLTX, XLT — se quiser manter acompatibilidade com versões ante-riores do Excel — ou XLTM, se es-tiver usando uma macro. No Excel2007 é necessário clicar no botãoOffice, selecionar Salvar Como/Ou-tros Formatos e escolher a opçãona lista Tipo. O modelo deve ser sal-vo na pasta correspondente. Assim,toda vez que você abrir o modelo,terá um formulário em branco, pron-to para ser preenchido.

UM NOVO PROBLEMAA planilha já está pronta. Mas va-mos pensar um pouco. Cada caixade combinação contém a lista deprodutos, que ocupa o intervalo decélulas A2:A24 no exemplo. E comoficarão as coisas se a lista incorpo-

DICAS/CONTROLES

56 < COLEÇÃO INFO

em branco a linha seguinte e escre-va a especificação de cada item.

DESENHO DA CAIXAVolte para a planilha Plan1. Nela, cons-trua o formulário de orçamento. Ago-ra, vamos incluir as caixas de combi-nação nas células da coluna Produ-to. Abra a guia Desenvolvedor, cliqueno botão Inserir, selecione a ferra-menta Caixa de Combinação e dese-nhe o objeto. Ajuste a caixa para quecoincida com as dimensões da pri-meira célula da coluna Produto.

CONTEÚDO DA CAIXAA caixa de combinação está vazia.Vamos incluir nela a lista de produ-tos. Clique com o botão direito nacaixa de combinação e, no menu,escolha a opção Formatar Controle— ou clique no ícone Propriedadesna faixa de opções Desenvolvedor.Na caixa Formatar Controle, abra aguia Controle, localize a linha Inter-valo de Entrada e clique no campoao lado. Abra, então, a Plan2 e se-lecione toda a lista, incluindo a li-nha em branco. O campo Intervalode Entrada é automaticamente

NÃO DIGITE,ESCOLHA

DIGITE MENOS NO EXCEL ADICIONANDO LISTAS DE ITENS A CAIXAS DE COMBINAÇÃO

POR CARLOS MACHADO

Lista: em planilha à parte, liste os itensprecedidos de uma linha em branco

s caixas de combinaçãoem planilhas do Excelconstituem um recursomuito prático que pou-

cos usuários utilizam. Essas caixas— que contêm uma lista de opções— facilitam a elaboração do docu-mento quando há itens que se re-petem em determinados campos.Então, em vez de digitar, escolhe-se uma opção. Além disso, as cai-xas de combinação do Excel são fá-ceis de usar e não exigem conhe-cimento avançado. Veja no passo-a-passo, a seguir, como utilizá-lasem suas planilhas.

LISTA DE PRODUTOSVamos usar como exemplo uma pla-nilha para orçamento de venda comas seguintes colunas: Produto, PreçoUnitário, Quantidade e Total. As cai-xas de combinação vão ser usadasno campo Produto. A primeira tare-fa é definir o conteúdo dessas caixas,que será a lista de produtos disponí-veis. Para organizar o trabalho, crieessa lista numa planilha separada. Nacoluna A da planilha Plan2, coloqueo título: Produtos, na linha 1. Deixe

A Caixa de combinação: recurso reduz trabalho de digitação

15_caixas de seleção 02/03/2007 14:32 Page 56

DICAS/CONTROLES

COLEÇÃO INFO > 57

preenchido com as informações ne-cessárias. No nosso caso, ficou Plan2!$A$2: $A$24, já que a lista de produ-tos tinha 22 itens, a partir da linha3. O objetivo da célula em branco édeixá-la como a primeira linha dalista. Assim, o usuário poderá esco-lhê-la quando quiser cancelar a in-clusão de uma linha no orçamento.

COPIAR E COLARCada linha da coluna Produto deveconter uma caixa de combinação como mesmo conteúdo. Então, em vezde repetir o que foi feito no bloco an-terior, vamos por um atalho. Copie acaixa de combinação. Agora, selecio-ne a célula imediatamente abaixo edê o comando colar. Repita esse pro-cesso para todas as linhas.

SALVAR COMO MODELOFalta, agora, adicionar fórmulas àcoluna Valor e formatar os núme-ros. Além disso, se você quiser, po-de adicionar o logotipo da empre-sa, endereço etc. Um formulário pa-

ra a apresentação de orçamentos éo tipo de documento para ser utili-zado muitas vezes. Portanto, em vezde armazená-lo como um arquivocomum (XLS, das versões antigas,ou XLSM, da versão atual), o me-lhor é salvá-lo como um modeloXLTX, XLT — se quiser manter acompatibilidade com versões ante-riores do Excel — ou XLTM, se es-tiver usando uma macro. No Excel2007 é necessário clicar no botãoOffice, selecionar Salvar Como/Ou-tros Formatos e escolher a opçãona lista Tipo. O modelo deve ser sal-vo na pasta correspondente. Assim,toda vez que você abrir o modelo,terá um formulário em branco, pron-to para ser preenchido.

UM NOVO PROBLEMAA planilha já está pronta. Mas va-mos pensar um pouco. Cada caixade combinação contém a lista deprodutos, que ocupa o intervalo decélulas A2:A24 no exemplo. E comoficarão as coisas se a lista incorpo-

DICAS/CONTROLES

56 < COLEÇÃO INFO

em branco a linha seguinte e escre-va a especificação de cada item.

DESENHO DA CAIXAVolte para a planilha Plan1. Nela, cons-trua o formulário de orçamento. Ago-ra, vamos incluir as caixas de combi-nação nas células da coluna Produ-to. Abra a guia Desenvolvedor, cliqueno botão Inserir, selecione a ferra-menta Caixa de Combinação e dese-nhe o objeto. Ajuste a caixa para quecoincida com as dimensões da pri-meira célula da coluna Produto.

CONTEÚDO DA CAIXAA caixa de combinação está vazia.Vamos incluir nela a lista de produ-tos. Clique com o botão direito nacaixa de combinação e, no menu,escolha a opção Formatar Controle— ou clique no ícone Propriedadesna faixa de opções Desenvolvedor.Na caixa Formatar Controle, abra aguia Controle, localize a linha Inter-valo de Entrada e clique no campoao lado. Abra, então, a Plan2 e se-lecione toda a lista, incluindo a li-nha em branco. O campo Intervalode Entrada é automaticamente

NÃO DIGITE,ESCOLHA

DIGITE MENOS NO EXCEL ADICIONANDO LISTAS DE ITENS A CAIXAS DE COMBINAÇÃO

POR CARLOS MACHADO

Lista: em planilha à parte, liste os itensprecedidos de uma linha em branco

s caixas de combinaçãoem planilhas do Excelconstituem um recursomuito prático que pou-

cos usuários utilizam. Essas caixas— que contêm uma lista de opções— facilitam a elaboração do docu-mento quando há itens que se re-petem em determinados campos.Então, em vez de digitar, escolhe-se uma opção. Além disso, as cai-xas de combinação do Excel são fá-ceis de usar e não exigem conhe-cimento avançado. Veja no passo-a-passo, a seguir, como utilizá-lasem suas planilhas.

LISTA DE PRODUTOSVamos usar como exemplo uma pla-nilha para orçamento de venda comas seguintes colunas: Produto, PreçoUnitário, Quantidade e Total. As cai-xas de combinação vão ser usadasno campo Produto. A primeira tare-fa é definir o conteúdo dessas caixas,que será a lista de produtos disponí-veis. Para organizar o trabalho, crieessa lista numa planilha separada. Nacoluna A da planilha Plan2, coloqueo título: Produtos, na linha 1. Deixe

A Caixa de combinação: recurso reduz trabalho de digitação

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DICAS/CONTROLES

58 < COLEÇÃO INFO

rar novos itens, nas células A25, A26etc? Sempre que você aumentar alista, será obrigado a atualizar o en-dereço dela em cada uma das cai-xas. Que trabalhão. O Excel tem umafunção chamada DESLOC que podeajudar a resolver o problema.

A SOLUÇÃO, EM TESEO que faz a função DESLOC? Ela de-fine uma região da planilha de for-ma elástica. Vamos usá-la com o re-curso de nomear a coluna A daPlan2. Batizaremos essa coluna como nome PRODUTOS. Mas, ao mes-mo tempo, vamos dizer ao Excel quePRODUTOS não equivale a toda acoluna A, mas somente ao interva-lo que vai de A2 (a célula em bran-co) até onde a coluna estiver preen-chida. Desse modo, vai ser possívelaumentar a lista sem precisar me-xer nas caixas de combinação.

REGIÃO AUTOMÁTICAA solução é redefinir o intervalo dalista de produtos. Para isso, em Plan2,selecione toda a lista de produtos,incluindo a linha em branco, abra aguia Fórmulas e clique no botão De-finir Nomes. Na caixa Nome, digite

PRODUTOS. No campo Refere a, di-gite =DESLOC (Plan2!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan2!$A:$A)). Dê OK.Isso define uma região chamadaPRODUTOS. A função CONT.VALO-RES conta as células preenchidas nacoluna A. DESLOC usa esse númeropara definir o intervalo. Agora, emcada caixa de combinação da plani-lha Plan1, em vez de um endereço(A2:A24), escreva PRODUTOS. Parafacilitar esse trabalho, selecione to-das as caixas de uma só vez. Com atecla Ctrl pressionada, clique nas cai-xas uma a uma. Quando todas esti-verem marcadas, abra Desenvolve-dor/Propriedades/Controle e, nocampo Intervalo de Entrada, digitePRODUTOS e clique em OK.

MAIS EXPANSÕESVocê pode automatizar mais a plani-lha, incluindo, por exemplo, uma co-luna de preços na lista de produtos(Plan2). Assim, quando se escolher umitem, o preço aparecerá na coluna cor-respondente. Mas para isso é precisomontar um esquema bastante criati-vo ou programar em linguagem VBA.

Formulários: ferramenta reunidas nafaixa de opções Desenvolvedor

DESLOC: função permite incluir novoselementos à lista sem trabalho extra

15_caixas de seleção 02/03/2007 14:32 Page 58

ESCOLHA UMFORMATO

VERSÃO 2007 SALVA ARQUIVOS EM FORMATO BASEADO EM XML E OFERECE NOVAS POSSIBILIDADES

DE COMPARTILHAMENTOPOR MARIA ISABEL MOREIRA

DICAS/ARQUIVO

COLEÇÃO INFO > 59

uando chegava a horade salvar um documen-to no Excel 2003, seususuários tinham uma

série de opções à escolha. Na no-va versão, esse leque foi aindaalém. Mais do que a ampliação donúmero de formatos disponíveis,no entanto, a grande diferença do

Excel 2007 em relação a seus an-tecessores são os formatos de ar-quivo baseados em XML (Exten-sible Markup Language). O forma-to- padrão — Pasta de Trabalho doExcel — agora tem a extensão XLSX.Além dele, o XML é a base do no-vo formato de arquivos para mo-delos de documentos.

Q

Salvar Como: clique em Outros Formatos para ver novas opções

16_Dicas/Arquivo A 02/03/2007 14:33 Page 59

DICAS/ARQUIVO

COLEÇÃO INFO > 61

va em outro formato, também ba-seado em XML — o XLSM ou Pas-ta de Trabalho do Excel Habilita-da para Macros.

VERSÕES ANTIGASO novo formato-padrão do Excel écompatível com as versões 2003,XP e 2000 por meio do uso de umpacote de compatibilidade. Ou se-ja, quem tem as versões antigas daplanilha e de outros componentesdo Office poderá abrir arquivos nonovo formato desde que tenha es-se pacote instalado em seu com-putador. Para baixá-lo, visitewww.info.abril.com.br/download/4718.shtml. Mas a melhor op-ção para abrir um arquivo criadono novo Excel em versões antigasé salvá-lo como XLS. (leia quadrona página ao lado). Se, por outro

lado, você abrir um arquivo antigodo Excel na versão 2007 esse ar-quivo será executado em modo decompatibilidade até que seja salvono novo formato-padrão. O modoespecial desabilita novas funçõesque não possam ser exibidas ouconvertidas adequadamente paraas versões prévias, e é indicado nabarra de título.

A flexibilidade do Excel 2007na hora de salvar arquivos nãopára aí. Uma novidade é a possi-bilidade de salvar pastas de tra-balho como páginas da web paraque possam ser distribuídas e vi-sualizadas em um browser. Um ar-quivo do Excel salvo para a webnão é editável, mas deixa à mos-tra seu conteúdo, incluindo a pos-sibilidade de navegação pelas di-versas planilhas. Quando salva nes-se formato, o Excel cria um arqui-vo com extensão htm ou html como conteúdo de texto e uma pastacom o mesmo nome do arquivoque reúne as imagens. Portanto,para distribuir uma pasta de tra-balho é necessário enviar as duaspartes. Talvez, neste caso, a op-ção mais conveniente seja salvaro arquivo em PDF ou em XPS, doisformatos de layout fixo indicadospara o compartilhamento de ar-quivos. Para poder usar esses doisformatos, no entanto, é necessá-rio fazer o download de um suple-mento, que você encontra no en-dereço http://info.abril.com.br/download/4719.shtml.

DICAS/ARQUIVO

60 < COLEÇÃO INFO

O que isso muda? Os arquivosbaseados em XML têm tamanhosbem mais reduzidos, podem ser re-cuperados sem tantos transtornose são mais facilmente compartilha-dos, reutilizados e transportados.Um arquivo do Excel baseado emXML nada mais é do que uma pas-ta compactada contendo arquivosindividuais e subpastas com os di-versos componentes de uma pla-nilha. Os formatos anteriores, porsua vez, reuniam todas essas in-formações em um único arquivo,dificultando seu reaproveitamen-to por outras aplicações.

Uma peculiaridade do novo for-mato XLSX é que, por questão desegurança, ele não aceita macroscomo o XLS. Se uma pasta de tra-balho criada no Excel 2007 con-tiver macros, ela deverá ser sal-

CONFERINDO A COMPATIBILIDADE

Como a nova versão da plani-lha da Microsoft apresenta umasérie de novidades, é esperadoque algumas funcionalidades deum arquivo criado com o Excel2007 sejam perdidas quando eleé salvo no formato de pasta detrabalho antigo. Mas como sa-ber quando isso vai ocorrer? Opróprio programa se encarregade fazer a checagem por meiodo Verificador de Compatibilida-de. Ele é acionado sempre quese tenta salvar uma planilha noformato XLS. Se estiver tudo bemcom o arquivo, o verificador nemaparece. Quando encontra umaou mais incompatibilidades, eleexibe na tela um relatório comas possíveis perdas e o númerode ocorrências. Dependendo doproblema, mostra também o bo-tão Localizar para que seja pos-sível encontrar onde está o pro-blema na pasta de trabalho. Sea opção Corrigir estiver disponí-vel, clique nela para tentar con-tornar possíveis perdas. A ferra-menta também pode ser acio-nada sempre que se deseja con-ferir a compatibilidade de um ar-quivo com versões anteriores.Clique no botão Office, selecio-ne Preparar/Executar Verifica-dor de Compatibilidade.

Compartilhamento: arquivos nos formatos PDF e Página da Web apenas para visualização

16_Dicas/Arquivo A 02/03/2007 15:57 Page 60

DICAS/ARQUIVO

COLEÇÃO INFO > 61

va em outro formato, também ba-seado em XML — o XLSM ou Pas-ta de Trabalho do Excel Habilita-da para Macros.

VERSÕES ANTIGASO novo formato-padrão do Excel écompatível com as versões 2003,XP e 2000 por meio do uso de umpacote de compatibilidade. Ou se-ja, quem tem as versões antigas daplanilha e de outros componentesdo Office poderá abrir arquivos nonovo formato desde que tenha es-se pacote instalado em seu com-putador. Para baixá-lo, visitewww.info.abril.com.br/download/4718.shtml. Mas a melhor op-ção para abrir um arquivo criadono novo Excel em versões antigasé salvá-lo como XLS. (leia quadrona página ao lado). Se, por outro

lado, você abrir um arquivo antigodo Excel na versão 2007 esse ar-quivo será executado em modo decompatibilidade até que seja salvono novo formato-padrão. O modoespecial desabilita novas funçõesque não possam ser exibidas ouconvertidas adequadamente paraas versões prévias, e é indicado nabarra de título.

A flexibilidade do Excel 2007na hora de salvar arquivos nãopára aí. Uma novidade é a possi-bilidade de salvar pastas de tra-balho como páginas da web paraque possam ser distribuídas e vi-sualizadas em um browser. Um ar-quivo do Excel salvo para a webnão é editável, mas deixa à mos-tra seu conteúdo, incluindo a pos-sibilidade de navegação pelas di-versas planilhas. Quando salva nes-se formato, o Excel cria um arqui-vo com extensão htm ou html como conteúdo de texto e uma pastacom o mesmo nome do arquivoque reúne as imagens. Portanto,para distribuir uma pasta de tra-balho é necessário enviar as duaspartes. Talvez, neste caso, a op-ção mais conveniente seja salvaro arquivo em PDF ou em XPS, doisformatos de layout fixo indicadospara o compartilhamento de ar-quivos. Para poder usar esses doisformatos, no entanto, é necessá-rio fazer o download de um suple-mento, que você encontra no en-dereço http://info.abril.com.br/download/4719.shtml.

DICAS/ARQUIVO

60 < COLEÇÃO INFO

O que isso muda? Os arquivosbaseados em XML têm tamanhosbem mais reduzidos, podem ser re-cuperados sem tantos transtornose são mais facilmente compartilha-dos, reutilizados e transportados.Um arquivo do Excel baseado emXML nada mais é do que uma pas-ta compactada contendo arquivosindividuais e subpastas com os di-versos componentes de uma pla-nilha. Os formatos anteriores, porsua vez, reuniam todas essas in-formações em um único arquivo,dificultando seu reaproveitamen-to por outras aplicações.

Uma peculiaridade do novo for-mato XLSX é que, por questão desegurança, ele não aceita macroscomo o XLS. Se uma pasta de tra-balho criada no Excel 2007 con-tiver macros, ela deverá ser sal-

CONFERINDO A COMPATIBILIDADE

Como a nova versão da plani-lha da Microsoft apresenta umasérie de novidades, é esperadoque algumas funcionalidades deum arquivo criado com o Excel2007 sejam perdidas quando eleé salvo no formato de pasta detrabalho antigo. Mas como sa-ber quando isso vai ocorrer? Opróprio programa se encarregade fazer a checagem por meiodo Verificador de Compatibilida-de. Ele é acionado sempre quese tenta salvar uma planilha noformato XLS. Se estiver tudo bemcom o arquivo, o verificador nemaparece. Quando encontra umaou mais incompatibilidades, eleexibe na tela um relatório comas possíveis perdas e o númerode ocorrências. Dependendo doproblema, mostra também o bo-tão Localizar para que seja pos-sível encontrar onde está o pro-blema na pasta de trabalho. Sea opção Corrigir estiver disponí-vel, clique nela para tentar con-tornar possíveis perdas. A ferra-menta também pode ser acio-nada sempre que se deseja con-ferir a compatibilidade de um ar-quivo com versões anteriores.Clique no botão Office, selecio-ne Preparar/Executar Verifica-dor de Compatibilidade.

Compartilhamento: arquivos nos formatos PDF e Página da Web apenas para visualização

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PROJETOS/FUNCIONÁRIOS

COLEÇÃO INFO > 63

TABELA DE FERIADOSPara começar, crie uma planilha de-nominada Feriados na sua pasta detrabalho e monte uma tabela com-posta de duas colunas — Feriado eReferência. Na primeira coluna, co-loque a data e o dia da semana emque cairá — por exemplo, 01/mai/2007 — ter. Na segunda, o nome doferiado — dia do Trabalho. Para quepossa ser usada com referência defórmula, será necessário dar um no-me para esse intervalo de células.Para isso, selecione todo o conteú-do da tabela, abra a guia Fórmulase clique em Definir Nome no grupoNomes Definidos. No campo Nome,digite Feriados e, no campo Refere-se A, digite =DESLOC(Feriados!$A$2; 0;0;CONT.VALORES(Feriados! $A:$A)-1;1). Clique em OK pa-ra sair da caixa de diálogo. A fun-ção DESLOC permite que feriadoslocais e outras datas comemorati-vas sejam inseridos posteriormen-te na lista e incorporados ao con-teúdo da fórmula.

CALENDÁRIONa segunda planilha da pasta detrabalho, denominada AgendaFol-gas, clique em A1 e escreva o títu-lo Agenda de Folgas de Funcioná-rios. Na célula N1 vamos colocarum controle giratório para a esco-lha do ano. No nosso caso, a tabe-la permite trabalhar de 2007 a2020 — já que nossa tabela de fe-riados contempla somente essesanos. Ao trocar o ano de referên-

cia, toda a planilha é ajustada au-tomaticamente. Na Guia Desenvol-vedor, no grupo Controles, cliqueno ícone inserir e localize o obje-to Botão de Rotação (em Controlede Formulário, é o quarto objetona primeira linha). Na célula N1,desenhe o botão na dimensão quejulgar conveniente. Feito isso, cli-que com o botão direito do mou-se sobre esse objeto e acione a op-ção Formatar Controle. Selecionea guia Controle nesta caixa de diá-logo e, no campo Valor Mínimo, in-dique 2007. Em Valor Máximo, di-gite 2020 — caso queira indicar umintervalo de dados diferente doapresentado, não se esqueça deincluir os feriados deste novo in-tervalo na planilha Feriados. EmAlteração Incremental, mantenhao valor 1 para indicar a variação deano toda vez que o botão é clica-do. Em Vínculo de Célula, indiqueL1. Clique em OK.

MESES DO ANOApós o procedimento acima, selecio-ne as células L1 e M1 e abra a guiaInício. No grupo Alinhamento, cliqueno botão Mesclar e Centralizar. For-mate o texto como desejado. Agora,defina um nome para essa célula pa-ra facilitar sua identificação. Na guiaFórmulas, no Grupo Nomes Defini-dos, clique no botão Gerenciador deNomes. Na caixa de diálogo que se-rá exibida, clique no botão Novo eescreva AnoRef no campo Nome. Cli-que nos botões OK e Fechar.


62 < COLEÇÃO INFO

Trabalho: planilha ajuda no controle de folgas, dias trabalhados e compensações

ependendo da ativida-de de uma companhia,ela precisa organizar ro-tineiramente escalas de

trabalho. Para isso, precisa saberexatamente em que dias cada fun-cionário vai fazer compensação eem quais vai tirar folga, além de ano-tar os dias de trabalho normal.

Essa tarefa simples, mas demora-da, pode ser feita com flexibilidadecom a planilha que vamos apresen-tar. Ela é indicada para pequenas em-presas que tenham um número res-trito de funcionários. A planilha pron-ta, oferecida pela Mondial, pode serencontrada em www.info.abril.com.br/download/4760.shtml.

DE OLHO NOTRABALHO

UM PLANILHA PARA CONTROLAR A ESCALA DE TRABALHO DOS FUNCIONÁRIOS

D

Materia 34.qxd 02/03/2007 14:35 Page 62


COLEÇÃO INFO > 63

TABELA DE FERIADOSPara começar, crie uma planilha de-nominada Feriados na sua pasta detrabalho e monte uma tabela com-posta de duas colunas — Feriado eReferência. Na primeira coluna, co-loque a data e o dia da semana emque cairá — por exemplo, 01/mai/2007 — ter. Na segunda, o nome doferiado — dia do Trabalho. Para quepossa ser usada com referência defórmula, será necessário dar um no-me para esse intervalo de células.Para isso, selecione todo o conteú-do da tabela, abra a guia Fórmulase clique em Definir Nome no grupoNomes Definidos. No campo Nome,digite Feriados e, no campo Refere-se A, digite =DESLOC(Feriados!$A$2; 0;0;CONT.VALORES(Feriados! $A:$A)-1;1). Clique em OK pa-ra sair da caixa de diálogo. A fun-ção DESLOC permite que feriadoslocais e outras datas comemorati-vas sejam inseridos posteriormen-te na lista e incorporados ao con-teúdo da fórmula.

CALENDÁRIONa segunda planilha da pasta detrabalho, denominada AgendaFol-gas, clique em A1 e escreva o títu-lo Agenda de Folgas de Funcioná-rios. Na célula N1 vamos colocarum controle giratório para a esco-lha do ano. No nosso caso, a tabe-la permite trabalhar de 2007 a2020 — já que nossa tabela de fe-riados contempla somente essesanos. Ao trocar o ano de referên-

cia, toda a planilha é ajustada au-tomaticamente. Na Guia Desenvol-vedor, no grupo Controles, cliqueno ícone inserir e localize o obje-to Botão de Rotação (em Controlede Formulário, é o quarto objetona primeira linha). Na célula N1,desenhe o botão na dimensão quejulgar conveniente. Feito isso, cli-que com o botão direito do mou-se sobre esse objeto e acione a op-ção Formatar Controle. Selecionea guia Controle nesta caixa de diá-logo e, no campo Valor Mínimo, in-dique 2007. Em Valor Máximo, di-gite 2020 — caso queira indicar umintervalo de dados diferente doapresentado, não se esqueça deincluir os feriados deste novo in-tervalo na planilha Feriados. EmAlteração Incremental, mantenhao valor 1 para indicar a variação deano toda vez que o botão é clica-do. Em Vínculo de Célula, indiqueL1. Clique em OK.

MESES DO ANOApós o procedimento acima, selecio-ne as células L1 e M1 e abra a guiaInício. No grupo Alinhamento, cliqueno botão Mesclar e Centralizar. For-mate o texto como desejado. Agora,defina um nome para essa célula pa-ra facilitar sua identificação. Na guiaFórmulas, no Grupo Nomes Defini-dos, clique no botão Gerenciador deNomes. Na caixa de diálogo que se-rá exibida, clique no botão Novo eescreva AnoRef no campo Nome. Cli-que nos botões OK e Fechar.


62 < COLEÇÃO INFO

Trabalho: planilha ajuda no controle de folgas, dias trabalhados e compensações

ependendo da ativida-de de uma companhia,ela precisa organizar ro-tineiramente escalas de

trabalho. Para isso, precisa saberexatamente em que dias cada fun-cionário vai fazer compensação eem quais vai tirar folga, além de ano-tar os dias de trabalho normal.

Essa tarefa simples, mas demora-da, pode ser feita com flexibilidadecom a planilha que vamos apresen-tar. Ela é indicada para pequenas em-presas que tenham um número res-trito de funcionários. A planilha pron-ta, oferecida pela Mondial, pode serencontrada em www.info.abril.com.br/download/4760.shtml.

DE OLHO NOTRABALHO

UM PLANILHA PARA CONTROLAR A ESCALA DE TRABALHO DOS FUNCIONÁRIOS

D

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Para que sejam calculados os lan-çamentos efetuados em cada dia,será necessário aplicar uma fór-mula em cada coluna. Comecemospelo mês de janeiro. Na célula B5,insira a fórmula CONT.SE ($F5$AJ5;B$4). O que ela significa? Oprimeiro argumento indica o in-tervalo de células referentes aosdias do mês nos quais serão pro-curadas as ocorrências de T, ou se-ja, o evento indicado na célula B$4.Nas colunas C5 e D5 serão inseri-das fórmulas similares para oseventos F e C. Na célula E5, porsua vez, será apresentada a somados eventos T, F e C com o uso dafórmula =SOMA(B5:D5). Concluí-das essas operações, copie o con-junto de fórmulas para as demaislinhas do mês de janeiro e paraos demais meses do ano. Em ca-da mês, na primeira linha de fun-cionário, começando na coluna F,digite os dias do mês. Selecionee copie esse conteúdo e cole-onas linhas reservadas aos demaisfuncionários.

Vamos colocar agora os dias dasemana do mês de janeiro. Em pri-meiro lugar, selecione o intervalode células de F4 a AJ4 e mude oformato de número, como indica-do anteriormentepara as células quecontêm os nomes

dos meses, mas, agora, selecionea tipo ddd ou outro que julgar maisinteressante. Feito isso, clique nacélula F4 e insira a fórmula =$A3para identificar o mês correspon-dente. Na célula G4, digite =F$4+1.Para aplicar essa fórmula aos ou-tros dias do mês, copie o conteú-do da célula G4 e, mantendo a te-cla Shift pressionada, selecione ascélulas de G4 a AJ4 usando a teclade direção e cole o conteúdo ar-mazenado na área de transferên-cia. Repita o procedimento nos de-mais períodos do ano, atualizan-do devidamente os endereços dascélulas referentes aos meses. For-matação condicional.

Em seguida, vamos usar o re-curso de formatação condicionalpara indicar os fins de semana comfundo cinza e os feriados com ama-relo. Os dias úteis de trabalho per-manecerão com fundo branco. Pa-ra estabelecer se um determinadodia do mês é um feriado, utiliza-sea função CORRESP para procurá-lo na tabela de feriados. Caso o lo-calize, a função dará como respos-ta a linha da tabela na qual a datase encontra. Se não existir, retor-nará #N/D. Por esse motivo, ado-tamos a função ÉERROS.


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Os intervalos dos meses devemser agrupados, e para cada mês,você tem até 12 linhas disponíveispara lançar os nomes dos funcio-nários. O modelo aplicado para omês de janeiro é o mesmo que se-rá usado nos demais. Então, nascélulas A3, A18, A33, A48, A63, A78,A93, A108, A123, A138, A153 e A168,clique com o botão direito do mou-se, selecione Formatar Células e,na guia Número, escolha Persona-lizado em categoria e mmmm” de“aaaa, na lista Tipo. Se esse tiponão estiver disponível, clique emuma das opções, sobrescreva for-mato desejado e tecle Enter.

Nas células que recebem o no-me do mês, é necessário inseriruma fórmula para relacioná-las aoano indicado no botão de rotação.A fórmula é DATA(AnoRef;1;1),onde AnoRef é o ano de referên-cia que devemos tomar como pon-to de partida para a definição dautilização do calendário, e que es-

tá sendo alteradopelo botão de rota-ção; 1 indica o mêsde referência (paraa célula A3, referen-te a janeiro, é 1, pa-ra A18, fevereiro, é2 e assim sucessiva-mente) e o segundo

número indica o dia da data de re-ferência. Para esta situação, va-mos usar 1 em todas as fórmulas.

LISTA DE FUNCIONÁRIOSAbaixo de cada mês, escreva No-me do Funcionário para identifi-car o conteúdo da lista. Para queos nomes dos funcionários sejamrepetidos automaticamente e no-vos nomes possam ser inseridosquando houver uma substituiçãonos quadros da empresa, no pri-meiro campo de funcionário de fe-vereiro (A20), insira a fórmula =A5para copiar o conteúdo da célulaA5 do mês de janeiro. Em março,na célula A35, digite =A20 para co-piar o conteúdo do mês de feve-reiro e assim por diante.

TRABALHO E FOLGANas colunas B, C e D ficarão os trêstipos de controle — T, que indicadia de trabalho normal; F que serefere a folgas; e C, compensação.

Lista de feriados:relação traz todos osferiados no período

Controle: botão de rotação paraseleção do ano

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Para que sejam calculados os lan-çamentos efetuados em cada dia,será necessário aplicar uma fór-mula em cada coluna. Comecemospelo mês de janeiro. Na célula B5,insira a fórmula CONT.SE ($F5$AJ5;B$4). O que ela significa? Oprimeiro argumento indica o in-tervalo de células referentes aosdias do mês nos quais serão pro-curadas as ocorrências de T, ou se-ja, o evento indicado na célula B$4.Nas colunas C5 e D5 serão inseri-das fórmulas similares para oseventos F e C. Na célula E5, porsua vez, será apresentada a somados eventos T, F e C com o uso dafórmula =SOMA(B5:D5). Concluí-das essas operações, copie o con-junto de fórmulas para as demaislinhas do mês de janeiro e paraos demais meses do ano. Em ca-da mês, na primeira linha de fun-cionário, começando na coluna F,digite os dias do mês. Selecionee copie esse conteúdo e cole-onas linhas reservadas aos demaisfuncionários.

Vamos colocar agora os dias dasemana do mês de janeiro. Em pri-meiro lugar, selecione o intervalode células de F4 a AJ4 e mude oformato de número, como indica-do anteriormentepara as células quecontêm os nomes

dos meses, mas, agora, selecionea tipo ddd ou outro que julgar maisinteressante. Feito isso, clique nacélula F4 e insira a fórmula =$A3para identificar o mês correspon-dente. Na célula G4, digite =F$4+1.Para aplicar essa fórmula aos ou-tros dias do mês, copie o conteú-do da célula G4 e, mantendo a te-cla Shift pressionada, selecione ascélulas de G4 a AJ4 usando a teclade direção e cole o conteúdo ar-mazenado na área de transferên-cia. Repita o procedimento nos de-mais períodos do ano, atualizan-do devidamente os endereços dascélulas referentes aos meses. For-matação condicional.

Em seguida, vamos usar o re-curso de formatação condicionalpara indicar os fins de semana comfundo cinza e os feriados com ama-relo. Os dias úteis de trabalho per-manecerão com fundo branco. Pa-ra estabelecer se um determinadodia do mês é um feriado, utiliza-sea função CORRESP para procurá-lo na tabela de feriados. Caso o lo-calize, a função dará como respos-ta a linha da tabela na qual a datase encontra. Se não existir, retor-nará #N/D. Por esse motivo, ado-tamos a função ÉERROS.


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Os intervalos dos meses devemser agrupados, e para cada mês,você tem até 12 linhas disponíveispara lançar os nomes dos funcio-nários. O modelo aplicado para omês de janeiro é o mesmo que se-rá usado nos demais. Então, nascélulas A3, A18, A33, A48, A63, A78,A93, A108, A123, A138, A153 e A168,clique com o botão direito do mou-se, selecione Formatar Células e,na guia Número, escolha Persona-lizado em categoria e mmmm” de“aaaa, na lista Tipo. Se esse tiponão estiver disponível, clique emuma das opções, sobrescreva for-mato desejado e tecle Enter.

Nas células que recebem o no-me do mês, é necessário inseriruma fórmula para relacioná-las aoano indicado no botão de rotação.A fórmula é DATA(AnoRef;1;1),onde AnoRef é o ano de referên-cia que devemos tomar como pon-to de partida para a definição dautilização do calendário, e que es-

tá sendo alteradopelo botão de rota-ção; 1 indica o mêsde referência (paraa célula A3, referen-te a janeiro, é 1, pa-ra A18, fevereiro, é2 e assim sucessiva-mente) e o segundo

número indica o dia da data de re-ferência. Para esta situação, va-mos usar 1 em todas as fórmulas.

LISTA DE FUNCIONÁRIOSAbaixo de cada mês, escreva No-me do Funcionário para identifi-car o conteúdo da lista. Para queos nomes dos funcionários sejamrepetidos automaticamente e no-vos nomes possam ser inseridosquando houver uma substituiçãonos quadros da empresa, no pri-meiro campo de funcionário de fe-vereiro (A20), insira a fórmula =A5para copiar o conteúdo da célulaA5 do mês de janeiro. Em março,na célula A35, digite =A20 para co-piar o conteúdo do mês de feve-reiro e assim por diante.

TRABALHO E FOLGANas colunas B, C e D ficarão os trêstipos de controle — T, que indicadia de trabalho normal; F que serefere a folgas; e C, compensação.

Lista de feriados:relação traz todos osferiados no período

Controle: botão de rotação paraseleção do ano

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gra, que busca a localização dos fi-nais de semana. A fórmula para es-ta formatação condicional é =OU(DIA .DA .SEMANA(F$ 4;1 )=7;DIA.DA.SEMANA (F$4;1)=1). Nes-se caso, estamos tentando saber seo dia da semana é 1 (referente aodomingo) ou 7 (referente ao sába-do). Se o resultado for positivo, aformatação condicional aplica o for-mato solicitado — no exemplo, ofundo cinza. Para facilitar a identi-ficação das cores, colocamos umalegenda no topo da tabela. Nos me-ses seguintes, aplique as mesmasfórmulas, substituindo F$4 pelo en-dereço das celulas do primeiro diade cada mês. Em fevereiro é F$19.

OCULTE COLUNASObserve que, no topo da planilha, vo-cê encontra uma estrutura de tópico,que foi aplicada para ocultar de for-ma rápida as três colunas de contro-le, deixando somente a coluna de to-tal (E) visível. Para usar o recurso, se-lecione as colunas em questão (no nos-


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Em cada mês, selecione todo oconjunto de dias de todos os fun-cionários. Abra a guia Início e, nogrupo Estilo, clique em Formata-ção Condicional e em Nova Regra.Selecione a opção Usar Uma Fór-mula para Determinar Quais Célu-las Devem Ser Formatadas e, nocampo Formatar Valores Em QueEsta Fórmula É Verdadeira, escre-va =ÉERROS(CORRE SP(F$4;feriado;0))=FALSO. Clique em For-matar e em Preenchimento e se-lecione uma cor — usamos ama-relo-claro. Se o resultado da pro-cura for positivo, aformatação condi-cional aplicará nascélulas correspon-dentes a esse dia oformato solicitado.

O mesmo proce-dimento aplica-separa a segunda re-

Meses: espaço para relação defuncionários

Calendário: de 2007 a 2020

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COLEÇÃO INFO > 67

so caso, de B a D) e, na guia Dados, nogrupo Estrutura de Tópicos, clique emAgrupar. O Excel encarrega-se de fa-zer o restante. Você pode utilizar es-se recurso em qualquer planilha, prin-cipalmente aquelas que tenham umaestrutura de soma de valores bem de-finidos. O comando Agrupar pode serusado várias vezes na mesma tabela,o que confere grande agilidade na con-sulta às informações. Para concluir otrabalho, aplique a formatação de fon-te, tamanho de fonte e cor que julgarmais interessante nos vários elemen-tos que compõem a tabela.

FUNÇÃO DESLOC

A função DESLOC é de extremaimportância quando um interva-lo de dados é usado em uma fór-mula e a idéia é que ele possa serredimensionado automaticamentepara a inclusão de novos registros.É o que fizemos nesta planilhacom a lista de feriados para garan-tir a inclusão de datas comemo-rativas locais . Neste exemplo, usa-mos a fórmula =DESLOC(Feriados! $A$2; 0;0;CONT.VALORES(Feriados!$A:$A)-1;1).Feria-dos!$A$2 é a referência que serátomada como ponto de partidapara a definição da área que va-mos utilizar. O primeiro 0 indicao número de linhas de desloca-mento a partir da referência cita-da e, o segundo 0, o de colunasde deslocamento a partir da refe-rência citada. CONT.VALORES (Fe-riados! $A$A) é a altura indicadapelo número de linhas que se pre-tenda que a referência fornecidaapresente. Como o número de li-nhas é variável, utilizamos essafunção para calcular o número decélulas preenchidas na coluna A,que é a coluna onde se encontramas datas. O número refere-se à lar-gura indicada pelo número de co-lunas que se deseja que a referên-cia fornecida apresente — 1, noexemplo, já que usamos apenasas informações da coluna A.

Dias da semana: formato ddd

Condicional: cor segundo a resposta

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PROJETOS/REFORMA

COLEÇÃO INFO > 69

Excel será possível obter dados deta-lhados de todas as despesas, incluin-do compra de material de constru-ção, pagamento de mão-de-obra, gas-tos com projeto e a própria comprado terreno. Mas fazer a planilha nãobasta. É preciso ter disciplina para olançamento de todas as despesas.Quanto mais sistemática e eficientefor a execução dessa tarefa, melhorserá o resultado do relatório de tabe-la dinâmica que o Excel vai gerar. Sepreferir fazer o download da planilha,elaborada pela Mondial Informática,visite o endereço www.info.abril.com.br/download/4760.shtml.

PLANILHA DE APOIONeste projeto, vamos criar uma pas-ta de trabalho com quatro planilhas— Dados, Relatório, Gráfico e Apoio.Vamos começar pela planilha Apoio.

Ela vai receber as listas que servi-rão de base para a planilha Dados.Dessa forma, a digitação das infor-mações é padronizada, facilitandoo processo de consolidação. As lis-tas estão dispostas lado a lado pa-ra simplificar sua manutenção.

Na primeira linha estão as etapasdo projeto — Terreno, Projeto, Casa,Edícula, Piscina e Jardim. A coluna Gvai ficar em branco para que possaser acrescentada uma nova etapa pos-teriormente se houver necessidade.Abaixo de cada um desses itens es-tão as fases ou atividades do proces-so de construção. Na coluna A (Ter-reno), listamos quatro itens (Compra,Documentação, Terraplanagem e To-pografia), na B; 5 itens; na C e na D,17; na E, 14, e na F, 8 (para ver a rela-ção completa, faça o download da pla-nilha). Na coluna H fica a lista dos be-

PROJETOS/REFORMA

68 < COLEÇÃO INFO

Obras em casa: registros rigorosos facilitam a geração de relatórios de análise

barulho da quebradeiraincomoda e a bagunça ir-rita. Mas quando refor-mamos ou construímos

um imóvel, o ponto mais crítico é o

controle das despesas. Dificilmente fi-camos nos gastos previstos e nem sem-pre conseguimos saber com clarezaquais itens consumiram mais dinhei-ro. Com a planilha que vamos criar no

NO COMANDODA OBRA

MANTENDO O ORÇAMENTO DA REFORMA OU CONSTRUÇÃO NA PONTA DO LÁPIS

O

Apoio: listas usadas na planilha de dados

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PROJETOS/REFORMA

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Excel será possível obter dados deta-lhados de todas as despesas, incluin-do compra de material de constru-ção, pagamento de mão-de-obra, gas-tos com projeto e a própria comprado terreno. Mas fazer a planilha nãobasta. É preciso ter disciplina para olançamento de todas as despesas.Quanto mais sistemática e eficientefor a execução dessa tarefa, melhorserá o resultado do relatório de tabe-la dinâmica que o Excel vai gerar. Sepreferir fazer o download da planilha,elaborada pela Mondial Informática,visite o endereço www.info.abril.com.br/download/4760.shtml.

PLANILHA DE APOIONeste projeto, vamos criar uma pas-ta de trabalho com quatro planilhas— Dados, Relatório, Gráfico e Apoio.Vamos começar pela planilha Apoio.

Ela vai receber as listas que servi-rão de base para a planilha Dados.Dessa forma, a digitação das infor-mações é padronizada, facilitandoo processo de consolidação. As lis-tas estão dispostas lado a lado pa-ra simplificar sua manutenção.

Na primeira linha estão as etapasdo projeto — Terreno, Projeto, Casa,Edícula, Piscina e Jardim. A coluna Gvai ficar em branco para que possaser acrescentada uma nova etapa pos-teriormente se houver necessidade.Abaixo de cada um desses itens es-tão as fases ou atividades do proces-so de construção. Na coluna A (Ter-reno), listamos quatro itens (Compra,Documentação, Terraplanagem e To-pografia), na B; 5 itens; na C e na D,17; na E, 14, e na F, 8 (para ver a rela-ção completa, faça o download da pla-nilha). Na coluna H fica a lista dos be-

PROJETOS/REFORMA

68 < COLEÇÃO INFO

Obras em casa: registros rigorosos facilitam a geração de relatórios de análise

barulho da quebradeiraincomoda e a bagunça ir-rita. Mas quando refor-mamos ou construímos

um imóvel, o ponto mais crítico é o

controle das despesas. Dificilmente fi-camos nos gastos previstos e nem sem-pre conseguimos saber com clarezaquais itens consumiram mais dinhei-ro. Com a planilha que vamos criar no

NO COMANDODA OBRA

MANTENDO O ORÇAMENTO DA REFORMA OU CONSTRUÇÃO NA PONTA DO LÁPIS

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Apoio: listas usadas na planilha de dados

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PROJETOS/REFORMA

COLEÇÃO INFO > 71

tamente precedido do sinal = (igual)— no nosso modelo, =Etapas.

■ Atividade - Os campos dessa colu-na servem para o detalhamento daetapa do projeto com o objetivo defacilitar os lançamentos e o controledas despesas. Também são controla-dos pelo recurso de Validação de Da-dos, baseados na lista de atividadesda planilha de apoio, para a qual cria-mos a fórmula mencionada anterior-mente. Como já foi dito, os dados queserão apresentados nessa lista na ho-ra do preenchimento mudarão deacordo com o que tiver sido selecio-nado na coluna Etapas. Repita o pro-cedimento anterior, mas certifique-se de iniciar o processo de criação dacaixa de validação de dados C2, e is-

so depois de já ter selecionado umdos itens da célula B2. Esse procedi-mento é necessário para evitar erros.

■ Parcela - Campos reservados paraque se indique a qual parcela se re-fere o pagamento e quantas ainda fal-tam. Para isso, formate a coluna co-mo Texto e, ao inserir os dados, indi-que o número da parcela atual e o to-tal — 2/10, por exemplo.

■ Descritivo - Servem para detalharo pagamento. Procure descrever asdespesas sempre da mesma forma.Se comprou cimento, escreva essadescrição nesse campo. Ao final doprojeto, você terá condições de saber,por exemplo, quanto gastou exata-mente com esse item e qual é sua par-

PROJETOS/REFORMA

70 < COLEÇÃO INFO

neficiados, ou seja, das pessoas paraas quais efetuamos pagamentos.

Comece dando um nome para asetapas. Seleciona as células A1:F1, abrao menu Fórmulas, selecione DefinirNome e, no campo Nome, digite Eta-pas. Em seguida, clique em DefinirNomes novamente, escreva Ativida-des no campo Nome e, no campo Re-fere-se A, digite a fórmula =DESLOC(Apoio! $A$1;1;CORRESP(Dados!B2;Eta pas;0)-1;CONT.VALORES(INDIRETO(“Apoio!”&ESQUERDA(ENDEREÇO(1;CORRESP(Dados!B2;Etapas;0));2)&”:”&ESQUERDA(ENDEREÇO(1;CORRESP(Dados!B2;Etapas;0));2)))-1;1). Essa fórmula é ne-cessária para que novos itens sejam

inseridos nas listas e também paraque, na planilha de Dados, o campoAtividade exiba uma relação de acor-do com o que foi selecionado na co-luna ao lado (Etapas). Com a lista debeneficiados, que está na coluna H,comece selecionando a partir da li-nha 2 e proceda da mesma forma usa-da na nomeação das etapas.

PLANILHA DE DADOSAgora, passe para a planilha Dados.Essa planilha receberá os lançamen-tos das despesas. Ela terá os seguin-tes campos, com os respectivos tí-tulos registrados na linha 1, a partirda célula A:

■ Data - Usados para a anotaçãodos dias das despesas. Eles serão abase para a criação de uma linha dotempo. Marque a coluna, clique como botão direito do mouse, selecio-ne Formatar Célula/Número/Perso-nalizado e, em Tipo, o formatodd/mmm/aaa — ddd.

■ Etapa - Indicam a que parte daobra os lançamentos estão vincu-lados. Nesses campos, adotaremoso recurso de Validação de Dados,usando uma seqüência criada nointervalo A1:F1 da planilha Apoio.Para criar as células de validação,clique em B2, abra a guia Dados e,no grupo Ferramentas de Dados,selecione Validação de Dados. EmPermitir, escolha Listas e, em Fon-te, o nome que definiu anterior-mente para a lista etapas, imedia-

Validação de dados: recurso evitaerros de preenchimento

Nomes: depois de criar as listas,defina nomes para elas

Registros: informe as despesas, preenchendo campos e usando as listas suspensas


PROJETOS/REFORMA

COLEÇÃO INFO > 73

inserir outra fórmula que acumulao valor total gasto na sua obra. Es-tá sendo utilizada a função Subto-tal e não a função Soma para apre-sentar o resultado. Caso fosse apli-cada a função Soma, ao ativar o re-curso do AutoFiltro, o cálculo apre-sentado estaria errado, uma vez quea função Soma faz a somatória detodas as linhas do intervalo, inclu-sive das ocultas, enquanto a funçãoSubtotal realiza o procedimento so-mente das linhas visíveis da plani-lha. Na célula J2, digitamos a fórmu-la =SUBTOTAL(9;$I$2:I2) e aplica-mos seu conteúdo para as demais

células da coluna. Nessa planilha,aplicamos a todas as colunas a op-ção AutoFiltro, que permite a sele-ção de informações específicas pa-ra consulta ou organização das in-formações. Clique em uma célula dalinha de título da tabela, abra a guiaDados e selecione Filtro.

Como essa planilha tem de ser fle-xível para receber quantas entradasde dados forem necessárias, vamosusar o conceito de área dinâmica pa-ra que seja redimensionada automa-ticamente. Na guia Fórmulas, cliqueem Definir Nome, dê o nome BcoDa-dos e, no campo Refere-se A, digite a

PROJETOS/REFORMA

72 < COLEÇÃO INFO

ticipação porcentual no custo total.Com a aplicação do recurso de Auto-Filtro você também pode acompa-nhar a evolução do preço do saco decimento ao longo do período.

■ Beneficiado - Aqui entram osfornecedores. Esses campos tambémsão controlados pela validação, e alista está na planilha de apoio. Subs-titua-os pelos nomes das pessoas eempresas com as quais trabalha.

■ Qt - Anote nesses campos a quan-tidade do que está pagando. Pode sero número de horas ou dias da mão-

de-obra do pedreiro, ou a quantida-de de sacos de cimento adquirida.

■ Pr Unitário - Espaços dedicados aoregistro dos valores unitários do quevocê está pagando.

■ Valor - Esses campos têm umafórmula que multiplica a informa-ção digitada nos campos Qt (Quan-tidade) e no campo Pr Unitário (Pre-ço Unitário). Fica =G2*H2, por exem-plo. Use-a no primeiro campo e co-pie para os demais.

■ Valor Acum - Nesta coluna vamos

Tabela dinâmica: análise dos gastos por etapa e por atividade num instante... ... Nova análise: e visualização por etapa e por fornecedor no momento seguinte


PROJETOS/REFORMA

COLEÇÃO INFO > 75

Caso queira tornar a atualizaçãoautomática, inclua uma pequena ro-tina VBA (VisualBasic for Applications)para executar esta ação todas as ve-zes que ativar a planilha. Para incluiro código, tecle Alt + F11 para abrir oambiente de desenvolvimento emVBA. No painel Projeto, localize a pas-ta de trabalho com suas planilhas e,na seqüência, a planilha Relatório.Com um duplo clique nesse indicati-vo, um novo painel será aberto à di-reita. Nesse painel, digite:Private Sub Worksheet_Activate()

PivotTables(“TabDin”).RefreshTableEnd Sub

Com apenas esta linha de coman-do, todas as vezes que você ativar aplanilha Relatório, a tabela dinâmicaserá atualizada. Outro ponto impor-tante é que você deverá gravar estapasta de trabalho com uma nova ex-tensão para permitir a utilização demacros — no caso do Excel 2007 é aextensão XLSM.

Para criar o gráfico dinâmico, bas-ta clicar em uma das células de dadosda tabela dinâmica e teclar F11. Auto-maticamente, o Excel abre outra pla-nilha para exibir o gráfico. Você podealterar o tipo de diagrama, abrindo aguia Design, e no grupo Tipo, clican-do no botão Alterar Tipo de Gráfico.

PROJETOS/REFORMA

74 < COLEÇÃO INFO

fórmula =DESLOC(Dados!$A$1;0;0;CONT.VALORES(Dados!$A:$A);CONT.VALORES(Dados!$1:$1)). Preen-cha a planilha com os desembolsosque você já realizou para poder pas-sar para o passo seguinte.

RELATÓRIO E GRÁFICO A planilha Relatório contém a ta-bela dinâmica criada a partir dosdados da planilha Dados. É pormeio dela que você terá uma sé-rie de informações e relatórios so-bre as despesas da sua obra. Pa-ra criar essa tabela dinâmica, se-lecione uma das células de dadopreenchida e, na guia Inserir, no

grupo Tabelas, clique no botão Ta-bela Dinâmica. Siga as instruçõespara para a criação e o uso de ta-belas dinâmicas na matéria Ava-liações com Um Simples Clique dapágina 32. Não se esqueça de usaro BcoDados como intervalo das in-formações que serão consolida-das. Os dados inseridos na plani-lha Dados não são automaticamen-te atualizados no relatório detabela dinâmica. A menos que vo-cê solicite. Quando concluir qual-quer alteração e quiser que ela sereflita no relatório, clique no bo-tão Atualizar Tudo do grupo Co-nexões da guia Fórmulas.

Gráficos dinâmicos: criados com um simples clique a partir da tabela dinâmica

Novos tipos: procure o gráfico mais eficiente na apresentação dos resultados


PROJETOS/CONTROLE DE ESTOQUE

COLEÇÃO INFO > 77

lorizou o estoque etc. Somentecom a flexibilidade de uma apli-cação baseada em banco de da-dos é possível ter todo esse con-trole. No Excel é possível criar con-troles de estoque mais simples,porém bastante eficientes.

Neste tutorial vamos mostrarum controle de estoque domésti-co que inclui um recurso bastan-te útil: a geração de listas de com-pras para levar ao supermercado.Vamos usar a pasta de trabalhocontrole_estoque.xlsx, que você po-de baixar no endereço www.info.abril.com.br/download/4757.shtml. Ela foi elaborada pela Mon-dial Informática.

Com essa pasta de trabalho, vo-cê poderá controlar o que constano estoque da sua casa, o que foicomprado durante o mês (com apossibilidade de lançar até cinconovas compras ao longo do mês)e o que foi gasto no período, in-dicando, dia a dia, os produtos re-tirados da despensa. Essa pastade trabalho tem três planilhas: Mo-vimentação, Lista e Apoio.

PLANILHA MOVIMENTAÇÃOA planilha Movimentação é a fo-lha principal do projeto. Nela de-vem ser feitos os lançamentos e ocontrole dos produtos. Contém osseguintes campos:

■ Mês Ref – Célula com recursode validação de dados para a se-leção do mês de referência. Tam-

bém vai indicar, na lista dos diasdo mês, na cor cinza (utilizando osrecursos de formatação condicio-nal da planilha), os finais de se-mana, para facilitar a sua referên-cia de lançamento das informa-ções de consumo.

■ Item – Indica o número do itemem questão.

■ Embl – Embalagem do produ-to: unidade, caixa, pacote, litro etc.

■ Produto – Descrição do item.Este campo, assim como os doisanteriores, pode ser alterado pe-lo usuário.

■ Saldo Anterior – Aqui, você in-dica o saldo do mês anterior.

■ Ent1...Ent5 – Campos para o re-gistro de até cinco entradas deprodutos ao longo do mês.

■ Total Entradas – A planilha so-ma as entradas feitas ao longo domês. A base é a função SOMA.Exemplo: SOMA(E3:I3). Cuidadoao alterar essa fórmula. Uma mu-dança indevida pode prejudicarcompletamente o funcionamentoda pasta de trabalho.

■ 1 ...31 – Dias do mês, nos quaisvocê deve anotar as quantidadesde produtos retirados da despen-sa. É importante ser sistemáticonessa anotação.


76 < COLEÇÃO INFO

Estoque em dia: todas as compras e gastos devem ser devidamente anotados

s tarefas de controle deestoque são realizadas,normalmente por umaplicativo baseado em

um banco de dados. O objetivo,

nesse caso, é acompanhar todasas movimentações, determinandoquem solicitou o quê, quando che-gou nova quantidade de um deter-minado produto, em quanto se va-

ATENTO AOESTOQUE

DOMÉSTICO CRIE UMA APLICAÇÃO PARA ACOMPANHAR AS COMPRAS E

O CONSUMO NA DESPENSA DE SUA CASA

A

19_Projetos/controle de estoque 02/03/2007 17:21 Page 76


COLEÇÃO INFO > 77

lorizou o estoque etc. Somentecom a flexibilidade de uma apli-cação baseada em banco de da-dos é possível ter todo esse con-trole. No Excel é possível criar con-troles de estoque mais simples,porém bastante eficientes.

Neste tutorial vamos mostrarum controle de estoque domésti-co que inclui um recurso bastan-te útil: a geração de listas de com-pras para levar ao supermercado.Vamos usar a pasta de trabalhocontrole_estoque.xlsx, que você po-de baixar no endereço www.info.abril.com.br/download/4757.shtml. Ela foi elaborada pela Mon-dial Informática.

Com essa pasta de trabalho, vo-cê poderá controlar o que constano estoque da sua casa, o que foicomprado durante o mês (com apossibilidade de lançar até cinconovas compras ao longo do mês)e o que foi gasto no período, in-dicando, dia a dia, os produtos re-tirados da despensa. Essa pastade trabalho tem três planilhas: Mo-vimentação, Lista e Apoio.

PLANILHA MOVIMENTAÇÃOA planilha Movimentação é a fo-lha principal do projeto. Nela de-vem ser feitos os lançamentos e ocontrole dos produtos. Contém osseguintes campos:

■ Mês Ref – Célula com recursode validação de dados para a se-leção do mês de referência. Tam-

bém vai indicar, na lista dos diasdo mês, na cor cinza (utilizando osrecursos de formatação condicio-nal da planilha), os finais de se-mana, para facilitar a sua referên-cia de lançamento das informa-ções de consumo.

■ Item – Indica o número do itemem questão.

■ Embl – Embalagem do produ-to: unidade, caixa, pacote, litro etc.

■ Produto – Descrição do item.Este campo, assim como os doisanteriores, pode ser alterado pe-lo usuário.

■ Saldo Anterior – Aqui, você in-dica o saldo do mês anterior.

■ Ent1...Ent5 – Campos para o re-gistro de até cinco entradas deprodutos ao longo do mês.

■ Total Entradas – A planilha so-ma as entradas feitas ao longo domês. A base é a função SOMA.Exemplo: SOMA(E3:I3). Cuidadoao alterar essa fórmula. Uma mu-dança indevida pode prejudicarcompletamente o funcionamentoda pasta de trabalho.

■ 1 ...31 – Dias do mês, nos quaisvocê deve anotar as quantidadesde produtos retirados da despen-sa. É importante ser sistemáticonessa anotação.


76 < COLEÇÃO INFO

Estoque em dia: todas as compras e gastos devem ser devidamente anotados

s tarefas de controle deestoque são realizadas,normalmente por umaplicativo baseado em

um banco de dados. O objetivo,

nesse caso, é acompanhar todasas movimentações, determinandoquem solicitou o quê, quando che-gou nova quantidade de um deter-minado produto, em quanto se va-

ATENTO AOESTOQUE

DOMÉSTICO CRIE UMA APLICAÇÃO PARA ACOMPANHAR AS COMPRAS E

O CONSUMO NA DESPENSA DE SUA CASA

A

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COLEÇÃO INFO > 79

dependerão alguns procedimen-tos em Movimentação, a folha decálculo principal. Apoio contémuma lista de meses, de janeiro de2007 a janeiro de 2020. As célu-las dessa coluna estão formatadascom o padrão personalizado“mmm/aa”, que dá as três primei-ras letras do nome do mês e o anoem dois dígitos. Exemplo: jan/07.Vamos chamar essa coluna de Lis-taMeses. Para isso, vá à guia Fór-mula, no grupo Nomes Definidose clique no botão Definir Nome.Em cima, escreva ListaMeses. Cli-que no botão Adicionar e, embai-xo, inclua a seguinte fórmu-la:=DESLOC(Apoio!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Apoio!$A:$A)-1;1).Esta fórmula usa a função DES-

LOC, que vai permitir a expansãoou redução da lista de meses semque você precise fazer mudançasna definição de ListaMeses.

Na planilha Movimentação, vo-cê indica o mês de referência e di-gita todos os produtos que dese-ja controlar. A lista está prepara-da para até 60 produtos. Caso sualista seja maior, basta copiar asfórmulas e formatos para as célu-las abaixo. Veja agora como pôr ocontrole em ação.

Passemos à planilha Movimen-tação. Nessa planilha está aplica-da, em duas regiões, a estruturade tópicos do Excel, para ocultarou exibir rapidamente as colunasde lançamentos de compras domês (colunas de E até I) e os lan-


78 < COLEÇÃO INFO

■ Total Utilizado – Esse campo so-ma todas as quantidades consumi-das de cada produto ao longo domês. A função é: SOMA(K3:AO3),que acumula as retiradas do dia 1ao dia 31.

■ Saldo Final – Este espaço mos-tra a condição atual do estoque.Corresponde à soma do saldo ini-cial (Coluna D) com as entradas domês (Coluna J), menos os valoresde saída (Coluna AP). A fórmula fi-nal é =D3+J3-AP3.

LISTA E APOIOA planilha Lista está integrada àplanilha Movimentação. Ela exibea lista de compras para ser leva-da ao supermercado. Apresenta

uma lista de produtos, com o seusaldo atual, e indica, com base noestoque-padrão, quantas unida-des você terá de comprar de ca-da produto. Caso você queira, po-derá utilizar as colunas à direita(a partir de G) para montar umalista com os melhores preços dosprodutos. Desta forma você podefazer uma estimativa de gastos an-tes das compras. Por fim, vem aplanilha Apoio. Ela é uma folha au-xiliar com a lista dos meses e ser-ve de base para a validação dosdados na planilha Movimentação.

O CONTROLE EM AÇÃOVamos agora ver como funciona aaplicação na prática. Comecemospela planilha Apoio porque dela

Lista de compras: total do estoque e campo para orientar nova compraMovimentação: registro do consumo atualiza total de estoque na lista de mercado



COLEÇÃO INFO > 81

Com a mudança do mês, a pla-nilha Movimentação indica os finaisde semana em verde-claro. Paraisso, selecione todas as células cor-respondentes a datas (o retângu-lo de K3:AO) e, na guia Início, gru-po Estilo, clique em FormataçãoCondicional e selecione Nova Re-gra. Na lista Selecione um Tipo deRegra, escolha a última opção —Usar Uma Fórmula Para Determi-nar Quais Células Devem Ser For-matadas. Em seguida, digite a se-guinte fórmula no campo que sur-girá: =OU(DIA.DA.SEMANA(K$2;1)=7;DIA.DA.SEMANA(K$2;1)=1). Cli-que em Formatar e selecione a corde preenchimento de sua prefe-rência. Assim, se a data correspon-der a um final de semana no mêsselecionado, a célula exibirá a corde fundo definida.

VÁRIOS MESES Na mesma pasta de trabalho vocêpoderá ter diversos meses sob con-trole. Basta duplicar a planilha Mo-

vimentação. Para fazer isso, man-tenha apertada a tecla Ctrl e, como mouse, selecione a guia Movimen-tação, na parte inferior da tela, e ar-raste-a para a posição que deseja-da. Tenha o cuidado de soltar pri-meiro o botão do mouse e depoisa tecla Ctrl. Somente dessa forma aplanilha será copiada. Caso contrá-rio, você vai mover a planilha.

Falta apenas falar sobre a pla-nilha Lista. As colunas Itens, Embl.e Produto são cópias, célula a cé-lula, do que existe na planilha Mo-vimentação. Assim, a célula C3 con-tém a fórmula =Movimentação!C3.Na coluna Estoque-Padrão, vocêdeve indicar os valores que consi-dera ideais para manter na des-pensa. A coluna Estoque Atual trazos valores da coluna Saldo Finalda planilha principal. Por fim, ocampo Quantidade Para Comprarrelaciona Estoque Atual e Estoque-Padrão. A diferença entre os doisdá o quanto de cada produto de-ve ser comprado. No caso de o Es-

toque Atual sermaior que o Padrão,a quantidade a sercomprada é, obvia-mente, zero. Bastaimprimir a planilhaLista e levá-la ao su-permercado na pró-xima compra.


80 < COLEÇÃO INFO

çamentos das saídas (de K até AO).Para aplicar a estrutura de tópi-cos, selecione as colunas que de-verão apresentar esse comporta-mento (clique na letra de primei-ra coluna e arraste até a última).Em seguida, abra a guia Dados e,no grupo Estrutura de Tópicos, cli-que no botão Agrupar. A estrutu-ra de tópicos é aplicada automa-ticamente. Para ocultar ou mostraras colunas de entrada, simple-mente clique nos botões - (menos)ou + (mais), respectivamente.

VALIDAÇÃO A célula do mês dereferência (jan/07,por exemplo, ) con-tém, na verdade, adata do primeirodia do mês (01/01/2007), formata-

da para mostrar omês e o ano. Paratrocar o mês, digi-te a data inicial doperíodo desejado.Observe: se vocêdigitar 01/01/2000,

a planilha vai apontar um erro. Is-so acontece porque jan/2000 nãofaz parte da lista de meses da pla-nilha Apoio, que começa em 2007.Para obter essa validação, sele-cione C1 e passe à guia Dados. Nobloco Ferramentas de Dados, cli-que em Validação de Dados. Sur-ge uma caixa de diálogo. No cam-po Permitir, escolha Lista. E emFonte, digite =ListaMeses. Comisso, o Excel só vai aceitar a digi-tação de valores presentes em Lis-taMeses, ou seja, a coluna de da-dos da planilha Apoio.

Validação: se o mêsfor digitado errado, o programa acusa

Finais de semana:dias realçados comformatação condicional

Planilha Apoio: base para a validaçãoda entrada dos meses


PROJETOS/ORÇAMENTO

82 < COLEÇÃO INFO

ocê já teve a impressãode que não fez nenhumgrande desembolso, masseu salário mal chegou

ao final do mês? Quando isso acon-tece, a pergunta é inevitável: ondefoi que gastei meu dinheiro? Fre-qüentemente, é a soma de peque-nas despesas que dá essa desequi-librada no orçamento. Quer ver só?Gastar 1,80 real em um cafezinhonão parece nada absurdo, mas sevocê tomar duas xícaras por dia, aofim de um mês terá gasto 108 reaissó com esse item. É o mesmo como chocolate depois do almoço, ochoppinho no final do expediente,as idas ao cinema... Para saber comprecisão para onde está indo seu sa-lário, a melhor saída é montar umcontrole financeiro.

Comece abrindo o Excel parainiciar uma nova planilha. Cliquena célula A1 e digite um título quea descreva — Controle Financeiro2007 ou Orçamento 2007, porexemplo. Formate o título de mo-do a conferir a ele um visual dedestaque. No exemplo, clicamosno título, abrimos a guia Início e

FINANÇASSEMPRE EM DIA

UMA PLANILHA FINANCEIRA AJUDA A MANTER O EQUILÍBRIO ENTRE RECEITAS E DESPESAS


V

Orçamento: o registro cuidadoso dasreceitas e despesas permite analisarcom precisão o fluxo do dinheiro

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PROJETOS/ORÇAMENTO

COLEÇÃO INFO > 83

selecionamos a fonte Arial Roun-ded MT Bold e o tamanho 16 nogrupo de ferramentas Fontes.

Na linha 3, partindo da colunaB, digite os meses do ano. Para fa-cilitar, use o recurso de autopreen-chimento do Excel. Digite Janeiro— ou Jan, se preferir —, posicioneo cursor no canto inferior direito dacélula e, com o botão do mousepressionado, arraste o cursor até acélula M3. Para facilitar seu traba-lho durante a construção da plani-lha, faça uma formatação básica dotexto, colocando-o em negrito.

RECEITAS LISTADASEm seguida, comece a preenchera coluna A, onde ficarão as cate-gorias de receitas e despesas. Nacélula A4, digite Receitas e desta-que esse texto, aumentando o ta-manho da fonte e aplicando ne-grito — usamos a fonte Calibri, ta-manho 14. Na seqüência, liste ostipos de receita. Usamos apenasSalário e Outras Receitas, mas vo-cê pode incluir itens que tenhama ver com sua realidade, como di-videndos, aluguéis, pró-labore,pensão ou outra fonte de rendi-mento. Para completar, reserveuma célula para Total de Receitas.

RELAÇÃO DE DESPESASEm seguida, inclua um título Des-pesas e aplique nele a mesma for-matação usada em Receitas. Divi-da as despesas em subcategorias,cada uma com seu respectivo to-

tal. Essa é a forma mais fácil de per-ceber quais despesas impactammais seu orçamento. Neste exem-plo, vamos dividir os gastos em mo-radia, alimentação, transporte, saú-de, educação, lazer, vestuário e cui-dados pessoais e obrigações finan-ceiras. Inclua também a categoriaOutras para registrar as despesasque não se enquadrem em nenhumoutro grupo. Digite, então, Mora-dia logo abaixo de Despesas. Emseguida, relacione todos os itensreferentes a essa subcategoria. Nes-te exemplo, incluímos aluguel, con-domínio, água, energia elétrica, gás,telefone, internet, TV a cabo, ma-nutenção, seguro e impostos e ta-xas. Repetimos a mesma operaçãopara as demais subcategorias. Pa-ra realçar o título de cada subcate-goria, aplicamos negrito. Se o no-me de alguma categoria ficou maiorque a largura da célula, clique nadivisão das colunas na linha de re-ferência para que ela se ajuste au-tomaticamente.

RELAÇÃO DE DESPESASComo todas as células da planilhaconterão valores monetários, sele-cione a faixa de células dedicadasàs receitas (de B5 a M7 no exem-plo), clique com o botão direito domouse sobre a seleção e escolhaFormatar Células no menu de con-texto. Abra a guia Números e, nalista Categoria, selecione Moeda.No campo Símbolo, escolha a op-ção Nenhuma. Repita a operação


PROJETOS/ORÇAMENTO

84 < COLEÇÃO INFO

para as células na área de Despe-sas — B10 a M60, no nosso caso.

CÁLCULOSListadas todas as categorias e sub-categorias de despesas e receitas,é hora de definir os totais parciais.Comecemos pelas receitas. Na cé-lula Total de Receitas referente aoprimeiro mês da sua planilha — B7neste exemplo —, abra a guia Fór-mulas e clique no botão AutoSo-ma para que o Excel insira a fun-ção =SOMA, seguida de um parên-tese. Mantendo o botão do mousepressionado, selecione as célulasque vão conter os valores a seremsomados — no caso, B5 e B6 — epressione Enter. Outro jeito rápi-do de inserir uma função no Ex-cel 2007 é clicar na célula, digitaro símbolo = e as primeiras letrasdo nome da função. Feito isso, oExcel abre uma lista de funções.Use as teclas de direção do tecla-do para mover o cursor até a op-

ção desejada, dêum duplo cliquecom o mouse parainserir a fórmula ecomplete como ex-plicado anterior-mente. Para repetira fórmula nos de-mais meses, selecio-

ne a célula que a contém, posicio-ne o mouse no canto inferior direi-to e, com o botão do mouse pres-sionado, arraste para as células se-guintes. Repita a operação para criara soma em cada total das subcate-gorias de despesas.

Agora é o momento de definira fórmula para calcular a despesatotal. No fim da lista de despesas,deixe uma linha em branco e repi-ta a seqüência de meses para fa-cilitar a visualização das informa-ções. Na primeira coluna da linhade baixo, escreva Total de Despe-sas. Na célula ao lado, logo abaixodo mês de janeiro, escreva a fór-mula =SOMA e as referências decada célula que contém os totaisdas subcategorias de despesas. Pa-ra não correr o risco de errar nadigitação, selecione célula a célu-la e digite o sinal ; (ponto e vírgu-la) após cada seleção. Quando con-cluir, digite ) (símbolo de fecha-mento de parêntese) e pressione

PROJETOS/ORÇAMENTO

COLEÇÃO INFO > 85

a tecla Enter. Copie a fórmula pa-ra os demais meses como indica-do anteriormente.

SALDO POSITIVO OU NEGATIVOPara saber se você terminou os me-ses no azul ou no vermelho e quan-to sobrou ou faltou em cada perío-do é preciso acrescentar um últimocálculo. Logo abaixo da linha Totalde Despesas, escreva Resultados.Na primeira célula à direita, refe-rente a janeiro, escreva o símbolo= (igual), seguido imediatamente dareferência da célula em que está ototal de receitas, o símbolo - (me-nos) e o total de despesas. Na pla-nilha de exemplo, a fórmula digita-da foi =B7-B63.

Para concluir, use o recurso deformatação condicional para mos-trar em vermelho os resultados ne-gativos e em azul os saldos positi-vos. Selecione as células que vãoconter os valores de resultado, abraa guia Início e cliquena opção Formata-ção Condicional nogrupo de ferramen-tas Estilo. No menuque se abrirá, sele-cione Realçar Re-gras de Células e,em seguida, É Me-nor Do Que. O pri-

meiro campo deve conter o valor0,00 e, no segundo, abra a lista,selecione a opção Texto Vermelhoe clique em OK. Em seguida, cli-que novamente em FormataçãoCondicional, selecione novamen-te Realçar Regras de Células e es-colha, dessa vez, a opção É MaiorDo Que. Novamente, o primeirocampo deve ter o valor 0,00. Co-mo no segundo não existe a opçãoTexto Azul predefinida, selecioneFormato Personalizado para abrira caixa de diálogo Formatar Célu-las. Clique no menu Cor para abrira galeria e selecionar o tom de azulde sua preferência. Clique em OKduas vezes para concluir.

FORMATAÇÃODefinida a formatação condicional,sua planilha está pronta para serpreenchida. Antes disso, porém, vo-cê pode melhorar o layout para tor-nar mais eficiente a visualização das

Fórmulas: use oautopreenchimento defórmulas para calculartodos os totais

Moeda: defina aformatação da célulapara facilitar a entradade valores nos campos


PROJETOS/ORÇAMENTO

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para as células na área de Despe-sas — B10 a M60, no nosso caso.

CÁLCULOSListadas todas as categorias e sub-categorias de despesas e receitas,é hora de definir os totais parciais.Comecemos pelas receitas. Na cé-lula Total de Receitas referente aoprimeiro mês da sua planilha — B7neste exemplo —, abra a guia Fór-mulas e clique no botão AutoSo-ma para que o Excel insira a fun-ção =SOMA, seguida de um parên-tese. Mantendo o botão do mousepressionado, selecione as célulasque vão conter os valores a seremsomados — no caso, B5 e B6 — epressione Enter. Outro jeito rápi-do de inserir uma função no Ex-cel 2007 é clicar na célula, digitaro símbolo = e as primeiras letrasdo nome da função. Feito isso, oExcel abre uma lista de funções.Use as teclas de direção do tecla-do para mover o cursor até a op-

ção desejada, dêum duplo cliquecom o mouse parainserir a fórmula ecomplete como ex-plicado anterior-mente. Para repetira fórmula nos de-mais meses, selecio-

ne a célula que a contém, posicio-ne o mouse no canto inferior direi-to e, com o botão do mouse pres-sionado, arraste para as células se-guintes. Repita a operação para criara soma em cada total das subcate-gorias de despesas.

Agora é o momento de definira fórmula para calcular a despesatotal. No fim da lista de despesas,deixe uma linha em branco e repi-ta a seqüência de meses para fa-cilitar a visualização das informa-ções. Na primeira coluna da linhade baixo, escreva Total de Despe-sas. Na célula ao lado, logo abaixodo mês de janeiro, escreva a fór-mula =SOMA e as referências decada célula que contém os totaisdas subcategorias de despesas. Pa-ra não correr o risco de errar nadigitação, selecione célula a célu-la e digite o sinal ; (ponto e vírgu-la) após cada seleção. Quando con-cluir, digite ) (símbolo de fecha-mento de parêntese) e pressione

PROJETOS/ORÇAMENTO

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a tecla Enter. Copie a fórmula pa-ra os demais meses como indica-do anteriormente.

SALDO POSITIVO OU NEGATIVOPara saber se você terminou os me-ses no azul ou no vermelho e quan-to sobrou ou faltou em cada perío-do é preciso acrescentar um últimocálculo. Logo abaixo da linha Totalde Despesas, escreva Resultados.Na primeira célula à direita, refe-rente a janeiro, escreva o símbolo= (igual), seguido imediatamente dareferência da célula em que está ototal de receitas, o símbolo - (me-nos) e o total de despesas. Na pla-nilha de exemplo, a fórmula digita-da foi =B7-B63.

Para concluir, use o recurso deformatação condicional para mos-trar em vermelho os resultados ne-gativos e em azul os saldos positi-vos. Selecione as células que vãoconter os valores de resultado, abraa guia Início e cliquena opção Formata-ção Condicional nogrupo de ferramen-tas Estilo. No menuque se abrirá, sele-cione Realçar Re-gras de Células e,em seguida, É Me-nor Do Que. O pri-

meiro campo deve conter o valor0,00 e, no segundo, abra a lista,selecione a opção Texto Vermelhoe clique em OK. Em seguida, cli-que novamente em FormataçãoCondicional, selecione novamen-te Realçar Regras de Células e es-colha, dessa vez, a opção É MaiorDo Que. Novamente, o primeirocampo deve ter o valor 0,00. Co-mo no segundo não existe a opçãoTexto Azul predefinida, selecioneFormato Personalizado para abrira caixa de diálogo Formatar Célu-las. Clique no menu Cor para abrira galeria e selecionar o tom de azulde sua preferência. Clique em OKduas vezes para concluir.

FORMATAÇÃODefinida a formatação condicional,sua planilha está pronta para serpreenchida. Antes disso, porém, vo-cê pode melhorar o layout para tor-nar mais eficiente a visualização das

Fórmulas: use oautopreenchimento defórmulas para calculartodos os totais

Moeda: defina aformatação da célulapara facilitar a entradade valores nos campos

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PROJETOS/ORÇAMENTO

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informações. Uma boa pedida é usaruma cor de fundo diferente para ca-da categoria. Para começar, sele-cione o conjunto de células da ca-tegoria Receitas, abra a guia Início,clique na pequena seta ao lado dobotão Preenchimento para abrir agaleria de cores. Com o novo recur-so de pré-visualização de formata-ção, à medida que você passa omouse pelas cores pode avaliar oefeito na tabela. Escolha a cor depreenchimento que julgar mais con-veniente. Repita a operação paracada categoria de despesas e parao quadro de resultados.

Para inserir um contorno na pla-nilha e as linhas di-visórias, caso seja doseu interesse, sele-cione a tabela, abraa guia Início, cliqueno iniciador de cai-xa de diálogo na eti-

queta Alinhamentopara abrir a caixa dediálogo Formatar Cé-lulas e abra a guiaBorda. Em Predefini-ções, selecione Con-

torno, escolha um estilo de linha,uma cor e as bordas que pretendaadicionar. Em seguida, selecione In-terna em Predefinições e faça osdemais ajustes de acordo com seugosto pessoal. Clique em OK paraconcluir. Para deixar a tabela maislimpa, é possível também selecio-nar toda a linha que contém os no-mes das categorias e subcategorias,clicar no botão Mesclar Células eselecionar uma opção de alinha-mento — usamos o alinhamento àesquerda. Salve o trabalho. Se qui-ser economizar tempo, faça o down-load da planilha de exemplo emftp.info.abril.com.br/4756.shtml.

Cor de fundo: o usode cores diferentes paracada categoria facilita avisualização

Contornos:definição de bordasé outro recurso deformatação


FACULDADEGARANTIDA

PLANEJE OS ESTUDOS DOS FILHOS COM ANTECEDÊNCIA E EVITE FUROS NO ORÇAMENTO

POR ERIC COSTA

PROJETOS/PLANEJAMENTO

COLEÇÃO INFO > 87

Planejamento: cálculos e simulações de investimentos em poucos cliques

s preços das mensalida-des de faculdades po-dem fazer um furo mes-mo em orçamentos bem

azeitados. Para quem já quer plane-jar o pagamento da faculdade dos fi-

lhos, montamos uma planilha simplesque calcula o valor que deve ser pou-pado todo mês, com base no tempode faculdade e numa estimativa degastos mensais com os estudos. Vejacomo montar e usar essa planilha.

O

20_Planejamento.qxd 02/03/2007 14:41 Page 87


COLEÇÃO INFO > 89

planilha, vamos usar uma cor de fun-do diferente. Para isso, selecione ascélulas C13 e D13 e, seguindo as ins-truções anteriores para mudar a corde fundo, selecione outra cor depreenchimento — escolhemos bran-co. Se preferir, clique no botão Corda Fonte para eleger uma cor dife-rente para esse intervalo de células.Aproveite para selecionar os interva-los C4 e D4, C6 e D6, C8 e D8 e C10e D10 e aplicar contorno como indi-cado anteriormente. Nossa planilhatem apenas uma fórmula, que é gran-dinha. Clique na célula D13 e tecle otexto =PPGTO(D6;1;D4*12;0;VP(D6;D8*12;D10;0;0)), seguido de Enter.A função PPGTO calcula o valor dospagamentos mensais para atingir de-terminado montante num tempo de-finido. Associada à função VP (valor

presente), que calcula o montantepara efetuar uma série de pagamen-tos de valor fixo durante um perío-do predefinido, temos a fórmula pa-ra estimar o investimento mensal.

NA PRÁTICAPara estimar o investimento mensal,comece teclando, em D3, o tempo daaplicação (em anos) antes do come-ço da faculdade. Por exemplo, se seufilho tem 3 anos, poderíamos consi-derar o tempo de investimento em15 anos. Depois, indique, em D5, orendimento médio da aplicação. Aqui,vale a pena ser conservador e usarum índice um pouco abaixo do queé praticado no mercado para evitarsurpresas. Em D8, escreva o tempoestimado para a conclusão da facul-dade. Por fim, em D10, digite a esti-


88 < COLEÇÃO INFO

FORMATAÇÃO E FÓRMULAAbra o Excel e clique em B2. Digite otítulo Planejamento de Investimentopara Faculdade. Selecione o interva-lo de células B2 a F2, clique nele como botão direito do mouse e escolhaFormatar Células. Depois, passe à guiaAlinhamento. Escolha, em Horizon-tal, a opção Centro e marque o itemMesclar Células. Depois, vá à guiaFonte e escolha 14 na caixa Tama-nho. Por fim, na guia Borda, cliqueno botão Contorno. Pressione OK pa-ra confirmar as alterações.

Selecione as células de B3 a F15.Abra a guia Início e, no grupo Fonte,clique na seta ao lado do botão Corde Preenchimento para abrir a gale-ria e selecionar uma cor de fundo —usamos Verde-Água, Ênfase 5, MaisClaro 60%. Depois, clique na seta ao

lado do botão Borda Inferior, selecio-ne a opção Mais Bordas e clique nobotão Contorno e em OK para con-firmar. Digite nas células C4, C6, C8,C10 e C13, respectivamente, Tempode Aplicação (Anos), Rendimento Mé-dio, Tempo de Faculdade (Anos), Men-salidade Estimada e InvestimentoMensal. Aplique negrito na célula C13.Ajuste a largura da coluna C.

O próximo passo é formatar oscampos de entrada. Clique em D6com o botão direito do mouse eescolha Formatar Células. Abra aguia Número, selecione a opçãoPorcentagem e clique em OK. Fa-ça o mesmo na célula D10, mas,nesse caso, selecione a opção Moe-da no menu Categoria.

Para diferenciar o valor calculadodo investimento mensal em nossa

Formatar Células: várias ferramentas reunidas na mesma caixa de diálogo

Fórmula: Função PPGTO calcula o valor mensal que deve ser investido



COLEÇÃO INFO > 89

planilha, vamos usar uma cor de fun-do diferente. Para isso, selecione ascélulas C13 e D13 e, seguindo as ins-truções anteriores para mudar a corde fundo, selecione outra cor depreenchimento — escolhemos bran-co. Se preferir, clique no botão Corda Fonte para eleger uma cor dife-rente para esse intervalo de células.Aproveite para selecionar os interva-los C4 e D4, C6 e D6, C8 e D8 e C10e D10 e aplicar contorno como indi-cado anteriormente. Nossa planilhatem apenas uma fórmula, que é gran-dinha. Clique na célula D13 e tecle otexto =PPGTO(D6;1;D4*12;0;VP(D6;D8*12;D10;0;0)), seguido de Enter.A função PPGTO calcula o valor dospagamentos mensais para atingir de-terminado montante num tempo de-finido. Associada à função VP (valor

presente), que calcula o montantepara efetuar uma série de pagamen-tos de valor fixo durante um perío-do predefinido, temos a fórmula pa-ra estimar o investimento mensal.

NA PRÁTICAPara estimar o investimento mensal,comece teclando, em D3, o tempo daaplicação (em anos) antes do come-ço da faculdade. Por exemplo, se seufilho tem 3 anos, poderíamos consi-derar o tempo de investimento em15 anos. Depois, indique, em D5, orendimento médio da aplicação. Aqui,vale a pena ser conservador e usarum índice um pouco abaixo do queé praticado no mercado para evitarsurpresas. Em D8, escreva o tempoestimado para a conclusão da facul-dade. Por fim, em D10, digite a esti-


88 < COLEÇÃO INFO

FORMATAÇÃO E FÓRMULAAbra o Excel e clique em B2. Digite otítulo Planejamento de Investimentopara Faculdade. Selecione o interva-lo de células B2 a F2, clique nele como botão direito do mouse e escolhaFormatar Células. Depois, passe à guiaAlinhamento. Escolha, em Horizon-tal, a opção Centro e marque o itemMesclar Células. Depois, vá à guiaFonte e escolha 14 na caixa Tama-nho. Por fim, na guia Borda, cliqueno botão Contorno. Pressione OK pa-ra confirmar as alterações.

Selecione as células de B3 a F15.Abra a guia Início e, no grupo Fonte,clique na seta ao lado do botão Corde Preenchimento para abrir a gale-ria e selecionar uma cor de fundo —usamos Verde-Água, Ênfase 5, MaisClaro 60%. Depois, clique na seta ao

lado do botão Borda Inferior, selecio-ne a opção Mais Bordas e clique nobotão Contorno e em OK para con-firmar. Digite nas células C4, C6, C8,C10 e C13, respectivamente, Tempode Aplicação (Anos), Rendimento Mé-dio, Tempo de Faculdade (Anos), Men-salidade Estimada e InvestimentoMensal. Aplique negrito na célula C13.Ajuste a largura da coluna C.

O próximo passo é formatar oscampos de entrada. Clique em D6com o botão direito do mouse eescolha Formatar Células. Abra aguia Número, selecione a opçãoPorcentagem e clique em OK. Fa-ça o mesmo na célula D10, mas,nesse caso, selecione a opção Moe-da no menu Categoria.

Para diferenciar o valor calculadodo investimento mensal em nossa

Formatar Células: várias ferramentas reunidas na mesma caixa de diálogo

Fórmula: Função PPGTO calcula o valor mensal que deve ser investido

20_Planejamento.qxd 02/03/2007 16:04


90 < COLEÇÃO INFO

mativa de gastos mensais. Aqui, po-de ser interessante incluir possíveisgastos com livros, transporte etc. Apósteclar tudo, o valor estimado de apli-cação aparece no campo D13.

O recurso Atingir Meta do Excel éuma mão na roda para fazer outroscálculos com a planilha. Um exem-plo é estimar quantos anos de apli-cação serão necessários com um in-vestimento fixo. Por exemplo, comuma aplicação mensal de 1 000 reais,em quanto tempo será acumuladodinheiro suficiente para financiar umafaculdade de 5 anos com custo de2 000 reais por mês? Para obter aresposta, escreva o rendimento emD6, o número 5 em D8 e 2000 emD10. Abra a guia Dados e, no grupoFerramentas de Dados, clique no bo-tão Teste de Hipóteses e selecioneAtingir Metas. Clique no campo ao la-

do de Definir Célula e depois em D13.Digite o número 1000 em Para Va-lor. Clique em Alternando Célula e,depois, em D4. Pressione o botão OKe veja a resposta: cerca de 7 anos.

Outra opção interessante de usodo recurso Atingir Meta é calcular ovalor possível da mensalidade combase em um investimento predefini-do. Por exemplo, investindo 1 000reais durante 10 anos, quanto é pos-sível gastar por mês durante os cin-co anos de faculdade? Para isso, te-cle 10 em D4, 0,5% em D6 e o núme-ro 5 em D8. Abra a guia Dados nova-mente e selecione Atingir Metas. Cli-que no campo Definir Célula e depoisem D13. Digite 1000 em Para Valor.Clique no campo Alternando Célulae, depois, em D10. Pressione o botãoOK e tenha o resultado. Poderão sergastos R$ 3 168,25 por mês.

Atingir meta: simulação para chegar ao tempo de investimento a partir de valor fixo


EMPRÉSTIMOSCONTROLADOS

USE UMA PLANILHA PARA ESTIMAR O VALOR DE CADAPAGAMENTO E OS JUROS TOTAIS DE UM FINANCIAMENTO

POR ERIC COSTA

DICAS/EMPRÉSTIMO

COLEÇÃO INFO > 91

Financiamento: calcule o valor de cada parcela e até o montante de juros

m empréstimo podeser uma boa para fugirdos juros pesados docartão de crédito ou do

cheque especial. Você vai pagar ju-ros muito altos, mas não tão ater-rorizantes como nos outros casos.Para estimar o valor de cada paga-

mento, elaboramos uma planilhaque indica inclusive o montante dejuros desembolsados.

Vamos começar a planilha crian-do seu título. Assim, digite na cé-lula B1 o texto Cálculo de Financia-mento, seguido de Enter. Depois,selecione novamente B1, abra a guia

U

22_Calcula_empre.qxd 02/03/2007 14:42 Page 91

DICAS/EMPRÉSTIMO

COLEÇÃO INFO > 93

D7. Clique com o bo-tão direito do mou-se na seleção e es-colha o item Forma-tar Células. Na guiaPreenchimento, es-colha uma cor cla-ra. Depois, pressio-ne o botão OK paraconfirmar. Se quiserdestacar ainda mais esse bloco,coloque linhas de contorno. A se-guir, selecione a célula D4, cliquecom o botão direito do mouse eselecione Formatar Células. Abraa guia Número, selecione, em Ca-tegoria, o item Moeda. Clique emOK para confirmar. Repita o pro-cesso para a célula D5, escolhen-do Porcentagem em Categoria, epara D7, optando por Data — sele-cione o tipo 14/03/01 para coinci-dir com o que está indicado no tí-tulo da entrada.

FOCO NOS RESULTADOSDepois de montar a seção de en-trada, devemos criar a área reser-vada à apresentação dos resulta-dos. Nela, calcularemos o valor decada pagamento mensal, além dototal de juros e do custo do finan-ciamento. Comece selecionandoas células de B10 a F15 e formateo bloco como feito anteriormen-te. Em seguida, digite os seguin-

tes textos nas células C11 a C14:Pagamento Mensal, Número dePagamentos, Total de Juros e Cus-to Total do Financiamento. Depois,selecione as células de D11 a D14e aplique a mesma formataçãousada no bloco D4 a D7. Selecio-ne a célula D11 clique nela com obotão direito do mouse e escolhaFormatar Células. Abra a guia Nú-mero e selecione Moeda na listaCategoria. Repita o mesmo proce-dimento com as células D13 e D14.

Para facilitar a definição dasfórmulas neste tutorial, vamos atri-buir nomes às células de entrada.Clique na célula D4. Acesse o guiaFórmulas e, no grupo Nomes De-finidos, clique em Definir Nome.Na janela que vai aparecer, tecle,no campo Nomes, o texto Valor_Fi-nanciado. Repita esse procedimen-to para as células D5 a D7, digitan-do, respectivamente, os nomes Ta-xa_Juros, Prazo_Meses e Data_Ini-cio. Será preciso fazer o procedi-

DICAS/EMPRÉSTIMO

92 < COLEÇÃO INFO

Início e clique na seta ao lado dobotão Tamanho da Fonte, no gru-po Fonte, para selecionar uma fon-te maior — usamos tamanho 16. Sepreferir, mude também a fonte e acor da fonte e aplique negrito,usando outros comandos disponí-veis no mesmo grupo de ferramen-tas. Agora, selecione o intervalode células que vai de B1 a F1. No

grupo Alinhamento, clique no bo-tão Mesclar e Centralizar.

ENTRADAS E FORMATAÇÃOA seguir, vamos montar a seção daplanilha que receberá os dados so-bre o empréstimo. Comece sele-cionando as células de B3 a F8. Cli-que no botão Mais Bordas no gru-po Fonte da faixa de opções Início.Selecione um estilo de linha, umacor e clique no botão Contorno.Para confirmar todas as alteraçõesno visual das células, clique em OK.

É hora de digitar os campos deentrada. Tecle, então, nas célulasde C4 a C7, os textos Valor Finan-ciado, Taxa de Juros Mensal, Pra-zo (em meses, até 360) e Data Ini-cial (dd/mm/aaaa). Note que ostextos teclados vão ultrapassar asfronteiras das células. Para corri-gir isso, dê um duplo clique na se-paração das colunas C e D na li-

nha de referênciade colunas paraque a largura da co-luna se ajuste auto-maticamente.

O próximo passoé formatar as célu-las que receberãoos dados de entra-da do empréstimo.Para isso, selecioneas células de D4 a

Bordas: realce para as informações

Números: formate oscampos de acordocom o conteúdo

Definição de nomes:trabalho com fórmulasfica mais simples


DICAS/EMPRÉSTIMO

COLEÇÃO INFO > 93

D7. Clique com o bo-tão direito do mou-se na seleção e es-colha o item Forma-tar Células. Na guiaPreenchimento, es-colha uma cor cla-ra. Depois, pressio-ne o botão OK paraconfirmar. Se quiserdestacar ainda mais esse bloco,coloque linhas de contorno. A se-guir, selecione a célula D4, cliquecom o botão direito do mouse eselecione Formatar Células. Abraa guia Número, selecione, em Ca-tegoria, o item Moeda. Clique emOK para confirmar. Repita o pro-cesso para a célula D5, escolhen-do Porcentagem em Categoria, epara D7, optando por Data — sele-cione o tipo 14/03/01 para coinci-dir com o que está indicado no tí-tulo da entrada.

FOCO NOS RESULTADOSDepois de montar a seção de en-trada, devemos criar a área reser-vada à apresentação dos resulta-dos. Nela, calcularemos o valor decada pagamento mensal, além dototal de juros e do custo do finan-ciamento. Comece selecionandoas células de B10 a F15 e formateo bloco como feito anteriormen-te. Em seguida, digite os seguin-

tes textos nas células C11 a C14:Pagamento Mensal, Número dePagamentos, Total de Juros e Cus-to Total do Financiamento. Depois,selecione as células de D11 a D14e aplique a mesma formataçãousada no bloco D4 a D7. Selecio-ne a célula D11 clique nela com obotão direito do mouse e escolhaFormatar Células. Abra a guia Nú-mero e selecione Moeda na listaCategoria. Repita o mesmo proce-dimento com as células D13 e D14.

Para facilitar a definição dasfórmulas neste tutorial, vamos atri-buir nomes às células de entrada.Clique na célula D4. Acesse o guiaFórmulas e, no grupo Nomes De-finidos, clique em Definir Nome.Na janela que vai aparecer, tecle,no campo Nomes, o texto Valor_Fi-nanciado. Repita esse procedimen-to para as células D5 a D7, digitan-do, respectivamente, os nomes Ta-xa_Juros, Prazo_Meses e Data_Ini-cio. Será preciso fazer o procedi-

DICAS/EMPRÉSTIMO

92 < COLEÇÃO INFO

Início e clique na seta ao lado dobotão Tamanho da Fonte, no gru-po Fonte, para selecionar uma fon-te maior — usamos tamanho 16. Sepreferir, mude também a fonte e acor da fonte e aplique negrito,usando outros comandos disponí-veis no mesmo grupo de ferramen-tas. Agora, selecione o intervalode células que vai de B1 a F1. No

grupo Alinhamento, clique no bo-tão Mesclar e Centralizar.

ENTRADAS E FORMATAÇÃOA seguir, vamos montar a seção daplanilha que receberá os dados so-bre o empréstimo. Comece sele-cionando as células de B3 a F8. Cli-que no botão Mais Bordas no gru-po Fonte da faixa de opções Início.Selecione um estilo de linha, umacor e clique no botão Contorno.Para confirmar todas as alteraçõesno visual das células, clique em OK.

É hora de digitar os campos deentrada. Tecle, então, nas célulasde C4 a C7, os textos Valor Finan-ciado, Taxa de Juros Mensal, Pra-zo (em meses, até 360) e Data Ini-cial (dd/mm/aaaa). Note que ostextos teclados vão ultrapassar asfronteiras das células. Para corri-gir isso, dê um duplo clique na se-paração das colunas C e D na li-

nha de referênciade colunas paraque a largura da co-luna se ajuste auto-maticamente.

O próximo passoé formatar as célu-las que receberãoos dados de entra-da do empréstimo.Para isso, selecioneas células de D4 a

Bordas: realce para as informações

Números: formate oscampos de acordocom o conteúdo

Definição de nomes:trabalho com fórmulasfica mais simples

22_Calcula_empre.qxd 02/03/2007 14:43

DICAS/EMPRÉSTIMO

94 < COLEÇÃO INFO

mento também pa-ra os campos de re-sultados. Para ascélulas de D12 aD14, dê os nomesNum_Pagamentos,Total_Juros e Cus-to_Total.

Além de permi-tir a atribuição denomes para células, o Excel podedar apelidos a fórmulas. Para criaro primeiro apelido, clique no bo-tão Definir Nome novamente. Nocampo Nome, digite Pagamen-to_Mensal. No campo Refere-se A,digite =-PGTO(Taxa_Juros; Num_Pagamentos; Valor_Financiado).Pressione o botão OK para criar oapelido. Repita a mesma opera-ção para cada um dos itens da ta-bela a seguir:

HORA DAS FÓRMULAS Agora, vamos digitar as fórmulas pa-ra calcular os dados resultantes doempréstimo, como valor de cada pa-gamento mensal. Para isso, escreva,na célula D12, o texto =SE (Tudo_Preenchido;Prazo_Meses;””) e tecleEnter. Depois, na célula D11, digite=SE(Tudo_Preenchido;Pagamen-to_Mensal;””). Em D14, entre com=SE(Tudo_Preenchido;ARRED (Pa-gamento_Mensal;2)*Num_Paga men-tos;””). Por fim, em D13, digite =SE(Tu-do_Preenchido;Custo_Total Valor_Fi-nanciado;””). Com isso, a planilha jáconsegue calcular o valor da presta-ção mensal do empréstimo, assim co-mo seu custo total. Vamos simular umempréstimo de 20 mil reais, com ta-xa de juros de 5,5% ao mês, a serempagos em dez prestações. Para isso,tecle 20000 em D4, 5,5% em D5, 10em D6, e dê uma data inicial para aprimeira prestação, como 20/04/2007.Neste exemplo, a prestação mensalserá de R$ 2 653,36.

Controle de nomes:definições reunidas no gerenciador

NOMES

Data_Pagamento

Juros

Principal

Tudo_Preenchido

REFERE-SE A

=DATA(ANO(Data_Inicio);MÊS(Data_Inicio)+Pagamento_Num;DIA(Data_Inicio))

=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado)

=-PPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado)

=SE(Valor_Financiado*Taxa_Juros*Prazo_Meses*Data_Inicio>0;1;0)


ORDEM NASPLANILHAS

UMA SEQÜÊNCIA DE COMANDOS PARA ORGANIZAR ALFABETICAMENTE AS PLANILHAS DE UMA PASTA

MACROS

COLEÇÃO INFO > 95

uem costuma usar váriasplanilhas do Excel numamesma pasta pode orga-nizá-las por ordem al-

fabética. Esse comando não existe noaplicativo da Microsoft, mas umamacro pode dar conta do recado.

Abra a pasta que deseja organi-zar. Abra a guia Desenvolvedor eclique no botão Visual Basic no ladoesquerdo, navegue até a pasta Mó-dulos. Se não estiver visualizandoessa pasta, clique no item EstaPas-ta_ de_Trabalho com o botão direito,selecione Inserir/Módulo. Dê um du-plo clique em Módu-lo1 no lado esquer-do. Na janela à dire-ita, digite o código aseguir. Se preferir,copie e cole o textoque está disponívelem www.info.abril.com.br/download/4686.shtml.

Sub Ordenar()

Dim N As IntegerDim M As IntegerDim FirstWSToSort As IntegerDim LastWSToSort As IntegerDim SortDescending As Boolean

SortDescending = False

If ActiveWindow.SelectedSheets.Count = 1 Then

FirstWSToSort = 1LastWSToSort = Worksheets.Count

Else

Q

Ordem certa: macroorganiza as planilhasalfabeticamente emuma pasta de trabalho

24_Ordem as planilhas.qxd 02/03/2007 14:45 Page 95

MACROS

96 < COLEÇÃO INFO

With ActiveWindow.SelectedSheets

For N = 2 To .CountIf .Item(N - 1).Index <>

.Item(N).Index - 1 ThenMsgBox “Só se podem or-

denar planilhas adjacentes”Exit Sub

End IfNext NFirstWSToSort = .Item(1).IndexLastWSToSort = .Item(.Count).

IndexEnd With

End If

For M = FirstWSToSort To LastWSToSort

For N = M To LastWSToSortIf SortDescending = True ThenIf UCase(Worksheets(N).Name)

> UCase(Worksheets(M).Name) ThenWorksheets(N).Move Be-

fore:=Worksheets(M)End If

ElseIf UCase(Worksheets(N).Name)

< UCase(Worksheets(M).Name) ThenWorksheets(N).Move Be-

fore:=Worksheets(M)End If

End IfNext N

Next M

End Sub

Em resumo, essa macro verificará setodas as planilhas selecionadas sãovizinhas. Se não forem, ele mostraráa mensagem de erro “Só se podemordenar planilhas adjacentes”. De-pois dessa verificação, o método MoveBefore será usado para mover asplanilhas quando for necessário, atéque todas estejam em ordem al-fabética. Copiado o código, feche ajanela e volte à planilha principal.Para executar a macro, abra a guiaDesenvolvedor, pressione o botãoMacros, selecione a opção Ordenare clique em Executar.

Se quiser criar um atalho para a macro, clique no botão Ma-cro/Opções e escolha uma tecla deacesso rápido — no nosso caso, sele-cionamos Q — e forneça uma des-crição para a macro, se desejar. Feche

a janela e confira o re-sultado acionando asteclas Ctrl + Shift + aletra escolhida.

Código: visite o site daINFO e copie e cole ocódigo depois de clicarno item Módulo1 dopasta que desejaordenar

24_Ordem as planilhas.qxd 02/03/2007 14:45 Page 96

Em uma só planilha: clique com o botão direito do mouse e selecione Exibir Código

s barras de rolagem ho-rizontal e vertical sãofundamentais duranteo trabalho com plani-

lhas extensas para que possamosnos deslocar entre as células commaior facilidade. Mas em planilhas

reduzidas, em que todas as infor-mações são exibidas na mesma te-la, o recurso é dispensável. Para amaioria das pessoas não faz dife-rença ter a rolagem disponível semrestrição em nenhuma situação, masse você quiser travar as barras por

COM O NÚMEROEXATO DECÉLULAS

COMO RESTRINGIR AS BARRAS DE ROLAGEM DE UMAPLANILHA OU DE TODAS AS PLANILHAS DE UMA PASTA

A


MACROS/BARRAS DE ROLAGEM

COLEÇÃO INFO > 97

25_limitar rolagem 02/03/2007 14:46 Page 97


98 < COLEÇÃO INFO

algum motivo terá de recorrer à cria-ção de uma macro, já que o Excelnão oferece nenhum meio de con-trolá-las (é possível apenas ocultá-las, marcando as opções correspon-dentes na categoria Avançada deOpções do Excel).

A macro, a seguir, criada pela Oz-Grid.com, limitará a área de rolagemapenas às células que carregam da-dos, mais uma coluna e uma linha embranco. Ou seja, se você precisar am-pliar a planilha não terá nenhuma di-ficuldade. Clique com o botão direitodo mouse na pasta para a qual dese-ja restringir as barras de rolagem nabarra de status do Excel e selecioneExibir Código. No janela em brancodo painel à direita, digite as informa-ções a seguir. Se preferir, visite o en-dereço www.info.abril.com.br/download/4758.shtml para obter o texto

que deverá ser copiado e colado noeditor do Visual Basic.

Private Sub Worksheet_SelectionChan-ge(ByVal Target As Range)Dim LastColumn As IntegerDim LastRow As Long

If WorksheetFunction.CountA(Cells)> 0 Then

‘Search for any entry, by searchingbackwards by Rows.

LastRow = Cells.Find(What:=”*”,After:=[A1], _

SearchOrder:=xlByRows, _SearchDirection:=xlPrevious).

RowIf LastRow <> 65536 Then LastRow

= LastRow + 1

‘Search for any entry, by searching

Geral: para que funcione em toda a pasta, crie a macro em EstaPasta_de_Trabalho



COLEÇÃO INFO > 99

backwards by Columns.LastColumn = Cells.Find(What:=”*”,

After:=[A1], _SearchOrder:=xlByColumns, _SearchDirection:=xlPrevious).

ColumnIf LastColumn <> 256 Then Last

Column = LastColumn + 1

Me.ScrollArea = Range(Cells(1,1), Cells(LastRow, LastColumn)).Address

ElseMe.ScrollArea = “”

End IfEnd Sub

RESTRIÇÃO GERALA macro apresentada anteriormen-te altera o comportamento das bar-ras de rolagem horizontal e verticalapenas na planilha selecionada. Sevocê quiser aplicar esse padrão atodas as planilhas de uma pasta detrabalho terá de proceder de modoum pouco diferente. Abra o editordo Visual Basic, clicando com o bo-tão direito em uma planilha e sele-cionando a opção Exibir Código —ou, se preferir, abra a guia Desen-volvedor e pressione o botão VisualBasic. Clique com o botão direito domouse no item EstaPasta_de_Traba-lho no painel à esquerda (é o itemcom o ícone do Excel) e selecioneExibir Código. Digite o código a se-guir ou copie o texto disponível emwww.info.abril.com.br/download/4759.shtml para a janela aberta nopainel à direita. Saia do editor do

Visual Basic quando concluir.

Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Tar-get As Range)Dim LastColumn As IntegerDim LastRow As LongDim LastCell As Range

If WorksheetFunction.CountA(Sh.Cells) > 0 Then

‘Search for any entry, by sear-ching backwards by Rows.

LastRow = Sh.Cells.Find(What:=”*”, After:=Sh.Cells(1, 1), _

SearchOrder:=xlByRows, _SearchDirection:=xlPre-

vious).RowIf LastRow <> 65536 Then Last

Row = LastRow + 1

‘Search for any entry, by sear-ching backwards by Columns.

LastColumn = Sh.Cells.Find(What:=”*”, After:=Sh.Cells(1, 1), _

SearchOrder:=xlByColumns, _SearchDirection:=xlPre-

vious).ColumnIf LastColumn <> 256 Then Last

Column = LastColumn + 1

Sh.ScrollArea = Range( Cells(1,1), Cells(LastRow, LastColumn)).Address

ElseSh.ScrollArea = “”

End If

End Sub


SEGURANÇA

COLEÇÃO INFO > 101

PLANILHAS Por que uma pessoa desejaria pro-teger uma planilha específica? Pa-ra que seu conteúdo não fique vi-sível é uma resposta, mas não aúnica. Algumas pessoas lançammão da proteção para impedir quefórmulas e dados importantes se-jam inadvertidamente apagados— até mesmo por eles próprios.Nesses casos, abra a guia Revisãoe clique no botão Proteger Plani-lha do grupo de tarefas Alterações.Por padrão, os itens Proteger aPlanilha e o Conteúdo de CélulasBloqueadas — Selecionar CélulasBloqueadas e Selecionar CélulasDesbloqueadas, vêm marcados.Se você aceitar essa definição doprograma e gravar uma senha, ne-nhuma das células da planilha po-derá ser modificada.

Se quiser permitir a edição deum conjunto de células (imagineum formulário que outras pessoasprecisem preencher, mas cuja es-trutura não pode ser modificada),você poderá definirquais são as célulasque ficarão dispo-níveis. O processo ésimples. Selecioneas células que serãodesprotegidas (senão forem contí-guas, mantenha a

tecla Ctrl pressionada enquantomarca, clique com o botão direi-to do mouse sobre uma delas eescolha Formatar Célula. Abra aguia Proteção e desmarque Blo-queadas. Em seguida, clique nobotão Proteger Planilhas na guiaRevisão, desmarque a opção Se-lecionar Células Bloqueadas e di-gite duas vezes sua senha.

A caixa de diálogo Proteger Pla-nilhas lista ainda uma série de ou-tros itens que podem ser marca-dos ou desmarcados. Um item des-marcado significa que você estáconcedendo permissão para queseja alterado. Entre os itens geren-ciáveis estão a formatação, a inser-ção e a remoção de células, linhase colunas, o uso de autofiltros e re-latórios de tabela dinâmica e a edi-ção de objetos e cenários.

PASTA DE TRABALHO Uma pasta de trabalho pode serpreservada de duas maneiras. Pa-ra ter acesso às opções, abra a

SEGURANÇA

100 < COLEÇÃO INFO

Criptografia e final: duas opções de segurança que estão no menu Preparar

preocupação com a se-gurança das informa-ções não passa longedo universo das plani-

lhas. A cada nova versão, o Excelaprimora um pouco mais esses re-cursos. Na edição 2003, por exem-plo, incorporou o Gerenciamentode Direitos de Informação, serviçoindicado ao uso corporativo que é

cobrado à parte e restringe per-missões ao conteúdo de arquivos,incluindo reenvio, impressão, có-pia e edição. A versão 2007 me-lhorou alguns recursos de segu-rança das versões anteriores e in-troduziu novos. A proteção de pla-nilhas e pastas de trabalho não énovidade. Mas a edição 2007 es-tende a funcionalidade às macros.

PROTEGER ÉPRECISO

VEJA COMO RESTRINGIR O ACESSO A PLANILHAS, PASTAS DE TRABALHO E MACROS


APlanilhas: célulasespecíficas podemficar desprotegidas

27_Segurança 02/03/2007 16:02 Page 100

SEGURANÇA


PLANILHAS Por que uma pessoa desejaria pro-teger uma planilha específica? Pa-ra que seu conteúdo não fique vi-sível é uma resposta, mas não aúnica. Algumas pessoas lançammão da proteção para impedir quefórmulas e dados importantes se-jam inadvertidamente apagados— até mesmo por eles próprios.Nesses casos, abra a guia Revisãoe clique no botão Proteger Plani-lha do grupo de tarefas Alterações.Por padrão, os itens Proteger aPlanilha e o Conteúdo de CélulasBloqueadas — Selecionar CélulasBloqueadas e Selecionar CélulasDesbloqueadas, vêm marcados.Se você aceitar essa definição doprograma e gravar uma senha, ne-nhuma das células da planilha po-derá ser modificada.

Se quiser permitir a edição deum conjunto de células (imagineum formulário que outras pessoasprecisem preencher, mas cuja es-trutura não pode ser modificada),você poderá definirquais são as célulasque ficarão dispo-níveis. O processo ésimples. Selecioneas células que serãodesprotegidas (senão forem contí-guas, mantenha a

tecla Ctrl pressionada enquantomarca, clique com o botão direi-to do mouse sobre uma delas eescolha Formatar Célula. Abra aguia Proteção e desmarque Blo-queadas. Em seguida, clique nobotão Proteger Planilhas na guiaRevisão, desmarque a opção Se-lecionar Células Bloqueadas e di-gite duas vezes sua senha.

A caixa de diálogo Proteger Pla-nilhas lista ainda uma série de ou-tros itens que podem ser marca-dos ou desmarcados. Um item des-marcado significa que você estáconcedendo permissão para queseja alterado. Entre os itens geren-ciáveis estão a formatação, a inser-ção e a remoção de células, linhase colunas, o uso de autofiltros e re-latórios de tabela dinâmica e a edi-ção de objetos e cenários.

PASTA DE TRABALHO Uma pasta de trabalho pode serpreservada de duas maneiras. Pa-ra ter acesso às opções, abra a

SEGURANÇA


Criptografia e final: duas opções de segurança que estão no menu Preparar

preocupação com a se-gurança das informa-ções não passa longedo universo das plani-

lhas. A cada nova versão, o Excelaprimora um pouco mais esses re-cursos. Na edição 2003, por exem-plo, incorporou o Gerenciamentode Direitos de Informação, serviçoindicado ao uso corporativo que é

cobrado à parte e restringe per-missões ao conteúdo de arquivos,incluindo reenvio, impressão, có-pia e edição. A versão 2007 me-lhorou alguns recursos de segu-rança das versões anteriores e in-troduziu novos. A proteção de pla-nilhas e pastas de trabalho não énovidade. Mas a edição 2007 es-tende a funcionalidade às macros.

PROTEGER ÉPRECISO

VEJA COMO RESTRINGIR O ACESSO A PLANILHAS, PASTAS DE TRABALHO E MACROS


APlanilhas: célulasespecíficas podemficar desprotegidas

27_Segurança 02/03/2007 16:02

SEGURANÇA


mandos. Fica fácil,portanto, saber queo documento estádefinido como final,mas caso precise deuma confirmação,verifique se existe oícone Marcado Co-mo Final na barra de status. ParaMarcar Como Final uma pasta detrabalho do Excel 2007, clique nobotão Office/Preparar e selecioneo item correspondente.

No mesmo menu Preparar fi-cam outros dois recursos de segu-rança. Um deles é a opção Inspe-cionar Documento (leia texto napágina 54). Outro é CriptografarDocumento, que permite definiruma senha de proteção usandocriptografia de arquivos. Você sónão poderá esquecer o código se-creto. Caso contrário, não conse-guirá abrir o arqui-vo novamente. Asenha fica ativa de-pois que o docu-mento é fechado.

CÓDIGO VBA Quando uma pastade trabalho contém

uma macro também é possível im-pedir que o projeto seja visto oumodificado por outros usuários.Para isso, abra o editor do VisualBasic (guia Desenvolvedor, grupoCódigo), localize o projeto no pai-nel correspondente, abra o menuFerramentas e selecione Proprie-dades de VBA Project. Abra a guiaProteção e marque a opção Blo-quear Projeto para Exibição. Di-gite uma senha duas vezes e cli-que em OK. Pronto! Seu códigoVBA está livre da vista de tercei-ros e de qualquer alteração.

SEGURANÇA


guia Revisão e selecione ProtegerPasta de Trabalho no grupo Alte-rações. Se você marcar Estrutura,impedirá que outros usuários exi-bam planilhas ocultas, movam, ex-cluam ou mudem os nomes deplanilhas, insiram novas, pro-duzam gráficos e movam plani-lhas para outras pastas de traba-lho, entre outras alterações. Paraevitar que o tamanho e a posiçãoda janela das pastas sejam alte-rados, selecione a opção Janelas.A definição de senha, nesse caso,

é opcional, mas sevocê não o fizer osusuários poderãoalterar as configu-rações de seguran-ça do arquivo.

Se a pasta de tra-balho será compar-

tilhada, você pode acionar o co-mando Proteger e CompartilharPasta de Trabalho e marcar Com-partilhar com Alterações de Con-trole. Essa opção permite que aplanilha fique disponível para ou-tros membros do seu grupo de tra-balho e impede que o controle dealterações seja removido.

Há outros meios de proteção deuma pasta de trabalho. Uma delasé marcar o documento como final.O que isso significa? Que a pastade trabalho só poderá ser lida, mas

não editada nemsalva com o mesmonome (a opção Sal-var Como, no en-tanto, continua ati-va). Ou seja, quan-do aberto, o Excelnão permitirá a di-gitação e desabilita-rá a maioria dos co-

Pasta de trabalho:controle sobre aestrutura e as janelas

Restrições: itensespecíficos podem serliberados ou não

Macros: códigos VBA livres da vista e de alterações

Compartilhamento:restrinja remoção docontrole de alterações

27_Segurança 02/03/2007 14:49 Page 102

SEGURANÇA


mandos. Fica fácil,portanto, saber queo documento estádefinido como final,mas caso precise deuma confirmação,verifique se existe oícone Marcado Co-mo Final na barra de status. ParaMarcar Como Final uma pasta detrabalho do Excel 2007, clique nobotão Office/Preparar e selecioneo item correspondente.

No mesmo menu Preparar fi-cam outros dois recursos de segu-rança. Um deles é a opção Inspe-cionar Documento (leia texto napágina 54). Outro é CriptografarDocumento, que permite definiruma senha de proteção usandocriptografia de arquivos. Você sónão poderá esquecer o código se-creto. Caso contrário, não conse-guirá abrir o arqui-vo novamente. Asenha fica ativa de-pois que o docu-mento é fechado.

CÓDIGO VBA Quando uma pastade trabalho contém

uma macro também é possível im-pedir que o projeto seja visto oumodificado por outros usuários.Para isso, abra o editor do VisualBasic (guia Desenvolvedor, grupoCódigo), localize o projeto no pai-nel correspondente, abra o menuFerramentas e selecione Proprie-dades de VBA Project. Abra a guiaProteção e marque a opção Blo-quear Projeto para Exibição. Di-gite uma senha duas vezes e cli-que em OK. Pronto! Seu códigoVBA está livre da vista de tercei-ros e de qualquer alteração.

SEGURANÇA


guia Revisão e selecione ProtegerPasta de Trabalho no grupo Alte-rações. Se você marcar Estrutura,impedirá que outros usuários exi-bam planilhas ocultas, movam, ex-cluam ou mudem os nomes deplanilhas, insiram novas, pro-duzam gráficos e movam plani-lhas para outras pastas de traba-lho, entre outras alterações. Paraevitar que o tamanho e a posiçãoda janela das pastas sejam alte-rados, selecione a opção Janelas.A definição de senha, nesse caso,

é opcional, mas sevocê não o fizer osusuários poderãoalterar as configu-rações de seguran-ça do arquivo.

Se a pasta de tra-balho será compar-

tilhada, você pode acionar o co-mando Proteger e CompartilharPasta de Trabalho e marcar Com-partilhar com Alterações de Con-trole. Essa opção permite que aplanilha fique disponível para ou-tros membros do seu grupo de tra-balho e impede que o controle dealterações seja removido.

Há outros meios de proteção deuma pasta de trabalho. Uma delasé marcar o documento como final.O que isso significa? Que a pastade trabalho só poderá ser lida, mas

não editada nemsalva com o mesmonome (a opção Sal-var Como, no en-tanto, continua ati-va). Ou seja, quan-do aberto, o Excelnão permitirá a di-gitação e desabilita-rá a maioria dos co-

Pasta de trabalho:controle sobre aestrutura e as janelas

Restrições: itensespecíficos podem serliberados ou não

Macros: códigos VBA livres da vista e de alterações

Compartilhamento:restrinja remoção docontrole de alterações

27_Segurança 02/03/2007 14:49

DICIONÁRIO


símbolo = (igual) e a letra inicial deum fórmula em uma célula, alémde apresentar uma breve descri-ção de cada uma delas. O objetivoé facilitar a inserção de fórmulase reduzir as chances de erros.

AUTOFILTRORecurso que consiste em inserirum menu no alto de cada colunade uma tabela para filtrar seu con-teúdo, exibindo apenas os dadosque correspondam a uma deter-minada opção.

BARRA DE ERROComuns em dados es-tatísticos ou científicos,indicam possível erro

ou grau de incerteza em relação auma série de dados.

BARRA DE FÓRMULA É indicada para a edição de fórmu-las complexas, que não caberiamno espaço reduzido de uma célula.Quando aparente, fica localizadaacima da área da planilha e abaixoda Faixa de Opções.

CÉLULAQualquer um dos es-paços na planilha usa-do para a entrada de

dados. As planilhas montadas noExcel 2007 podem conter mais de17 bilhões de células. Cada célulaé identifica pela coluna e pela li-nha em que se situa, como D23(coluna D, linha 23).

CÉLULA MESCLADA Combinação de células contíguasexibidas como se fossem uma só.

CENÁRIORecurso de gravação dos dadosde uma planilha usado em simu-lações de situações.

COLAR ESPECIAL Recurso de colagem que permiteexecutar operações ou escolher oque será colado na planilha, incluin-do formatação, valores, comentá-rios ou fórmulas.

COLABORAÇÃORecursos que permitem o trabalhode várias pessoas em um mesmodocumento Excel.

COMENTÁRIOAnotação adicionada a uma célula pa-ra informar a outros usuários a utili-dade da fórmula ou de seu conteúdo.

COMPARTILHAMENTORecursos que possibilitam a distri-buição de planilhas de Excel, sejapor e-mail, fax, impressão ou publi-cação na web.

CONGELAR PAINÉIS Recurso que consiste em fixar cé-lulas que, normalmente, contenhamtítulos de coluna e de linhas paraque fiquem sempre aparentes, fa-cilitando entradas de dados e con-sultas mesmo durante o trabalhoem planilhas extensas.

DICIONÁRIO


A1Referência-padrão usa-da pelo Excel para iden-tificar as células das pla-

nilhas. A letra refere-se à coluna eo número, à linha.

ÁREA DE IMPRESSÃO Um ou mais intervalos de célulasque selecionam partes específicasda planilha para envio para a im-pressora.

ÁREA DE PLOTAGEM Refere-se ao espaço delimitado pe-los eixos nos gráficos 2D e 3D. Po-de ser formatada com cores, pa-drões e bordas diferentes.

ÁREA NOMEADA Intervalo de células para o qual foiassociado um nome para facilitara criação de fórmulas. No lugar deusar uma fórmula como =SOMA(A1:A35), pode-se usar =SOMA(VEN-DAS).

ARGUMENTOÉ uma das informações que devemser fornecidas a uma função paraque ela realize os cálculos. O ar-

gumento pode ser valores numé-ricos, textos, referências de célu-las ou rótulos. Aparecem entre pa-rênteses e separados por ponto-e-vírgula.

ASSINATURA DIGITAL Usada para autenticar informaçõesdigitais a fim de garantir autentici-dade, integridade e não-repúdio.Com a versão 2007 é possível inse-rir linhas de assinatura digital emplanilhas do Excel.

ATINGIR META Recurso de teste de hipótese quecalcula os valores de entrada paraa fórmula de uma célula a fim deobter o resultado desejado.

AUDITORIA DE FÓRMULAS Conjunto de ferramentas para diag-nóstico e correção de erros em fór-mulas. Por meio de setas de rastrea-mento e quadros, indicam as rela-ções existentes entre as células.

AUTOCOMPLETAR FÓRMULAS Novidade do Excel 2007, lista emum menu suspenso um conjuntode funções assim que se digita o

UNIVERSO DASPLANILHAS

FIQUE POR DENTRO DOS TERMOS RELACIONADOS APLANILHAS EM GERAL E AO EXCEL EM PARTICULAR

A

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DICIONÁRIO


símbolo = (igual) e a letra inicial deum fórmula em uma célula, alémde apresentar uma breve descri-ção de cada uma delas. O objetivoé facilitar a inserção de fórmulase reduzir as chances de erros.

AUTOFILTRORecurso que consiste em inserirum menu no alto de cada colunade uma tabela para filtrar seu con-teúdo, exibindo apenas os dadosque correspondam a uma deter-minada opção.

BARRA DE ERROComuns em dados es-tatísticos ou científicos,indicam possível erro

ou grau de incerteza em relação auma série de dados.

BARRA DE FÓRMULA É indicada para a edição de fórmu-las complexas, que não caberiamno espaço reduzido de uma célula.Quando aparente, fica localizadaacima da área da planilha e abaixoda Faixa de Opções.

CÉLULAQualquer um dos es-paços na planilha usa-do para a entrada de

dados. As planilhas montadas noExcel 2007 podem conter mais de17 bilhões de células. Cada célulaé identifica pela coluna e pela li-nha em que se situa, como D23(coluna D, linha 23).

CÉLULA MESCLADA Combinação de células contíguasexibidas como se fossem uma só.

CENÁRIORecurso de gravação dos dadosde uma planilha usado em simu-lações de situações.

COLAR ESPECIAL Recurso de colagem que permiteexecutar operações ou escolher oque será colado na planilha, incluin-do formatação, valores, comentá-rios ou fórmulas.

COLABORAÇÃORecursos que permitem o trabalhode várias pessoas em um mesmodocumento Excel.

COMENTÁRIOAnotação adicionada a uma célula pa-ra informar a outros usuários a utili-dade da fórmula ou de seu conteúdo.

COMPARTILHAMENTORecursos que possibilitam a distri-buição de planilhas de Excel, sejapor e-mail, fax, impressão ou publi-cação na web.

CONGELAR PAINÉIS Recurso que consiste em fixar cé-lulas que, normalmente, contenhamtítulos de coluna e de linhas paraque fiquem sempre aparentes, fa-cilitando entradas de dados e con-sultas mesmo durante o trabalhoem planilhas extensas.

DICIONÁRIO


A1Referência-padrão usa-da pelo Excel para iden-tificar as células das pla-

nilhas. A letra refere-se à coluna eo número, à linha.

ÁREA DE IMPRESSÃO Um ou mais intervalos de célulasque selecionam partes específicasda planilha para envio para a im-pressora.

ÁREA DE PLOTAGEM Refere-se ao espaço delimitado pe-los eixos nos gráficos 2D e 3D. Po-de ser formatada com cores, pa-drões e bordas diferentes.

ÁREA NOMEADA Intervalo de células para o qual foiassociado um nome para facilitara criação de fórmulas. No lugar deusar uma fórmula como =SOMA(A1:A35), pode-se usar =SOMA(VEN-DAS).

ARGUMENTOÉ uma das informações que devemser fornecidas a uma função paraque ela realize os cálculos. O ar-

gumento pode ser valores numé-ricos, textos, referências de célu-las ou rótulos. Aparecem entre pa-rênteses e separados por ponto-e-vírgula.

ASSINATURA DIGITAL Usada para autenticar informaçõesdigitais a fim de garantir autentici-dade, integridade e não-repúdio.Com a versão 2007 é possível inse-rir linhas de assinatura digital emplanilhas do Excel.

ATINGIR META Recurso de teste de hipótese quecalcula os valores de entrada paraa fórmula de uma célula a fim deobter o resultado desejado.

AUDITORIA DE FÓRMULAS Conjunto de ferramentas para diag-nóstico e correção de erros em fór-mulas. Por meio de setas de rastrea-mento e quadros, indicam as rela-ções existentes entre as células.

AUTOCOMPLETAR FÓRMULAS Novidade do Excel 2007, lista emum menu suspenso um conjuntode funções assim que se digita o

UNIVERSO DASPLANILHAS

FIQUE POR DENTRO DOS TERMOS RELACIONADOS APLANILHAS EM GERAL E AO EXCEL EM PARTICULAR

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DICIONÁRIO


FERRAMENTA DE ANÁLISE Recursos de análise estatística e deengenharia, fornecido com o Excelna forma de suplemento.

FILTROFerramenta que faz a seleção de da-dos para exibição de acordo com cri-térios determinados pelo usuário.

FONTE DE DADOS Conjunto de informações usado pa-ra o estabelecimento de uma cone-xão com um bando de dados. Podeincluir o nome e a localização do ser-vidor, o nome do driver de banco dedados e as informações que o BD so-licita quando se faz o logon. Os da-dos são configurados pelo Excel nacriação de uma nova consulta.

FORMATAÇÃO CONDICIONAL Formatação especial em que o aspec-to visual da célula varia em função doseu conteúdo — resultados negativospodem aparecer em vermelho e po-sitivos, em azul, por exemplo.

FORMATO DE VALORES Define como será a exibição de con-teúdo numérico de uma célula ouconjunto de células. No caso demoeda, por exemplo, é possível de-finir o número de casas decimais, aexibição do símbolo que a repre-senta e como serão representadosos valores negativos.

FÓRMULAEquação matemática com referên-

cia de células, funções, operado-res ou valores que executam cál-culos. As fórmulas no Excel come-çam sempre com o sinal = (igual).

FORMULÁRIOPlanilha especialmente desenhadapara que os dados sejam inseridosem campos específicos ou sejam in-seridas informações determinadas.Pode incluir botões como contro-les deslizantes, menus suspensos,caixas de combinação, caixas de se-leção e botões de rotação.

FUNÇÃOFórmula predefinida que executauma operação e retorna um valor,tendo por base argumentos forne-cidos em uma determinada ordem.

GDI Gerenciamento de Di-reitos de Informação(em inglês, IRM ou In-

formation Rights Management). Re-curso que possibilita definir quempode acessar e usar um determina-do documento e que operações po-derão ser feitas com ele.

GRÁFICO DINÂMICO Gráfico associado a uma tabela di-nâmica usado como ferramentade análise. Podem ser alteradospor meio de menus e deslocamen-to de rótulos de dados, permitin-do várias visualizações dos dadospara extração de informações. Ve-ja Tabela Dinâmica.

DICIONÁRIO


CONSOLIDARRecurso que organiza e calcula valo-res idênticos em diferentes planilhasde mesma estrutura — por exemplo,o total de rendimentos anual tendopor base os resultados mensais.

CONSULTATambém conhecida pela palavra eminglês query, consiste em qualquersolicitação de pesquisa em uma ba-se de dados. No Excel, geralmenterefere-se ao acesso a uma fonte dedados externa.

CRITÉRIOcondição necessária para a filtra-gem de células ou registros de umaconsulta a um banco de dados.

DESLOCARIndica o movimento decélulas, linhas ou colu-nas ao se apagar, recor-

tar ou colar áreas de uma planilha.

DIAS 360Função do Excel que trabalha comum ano comercial de apenas 12meses de 30 dias. A função ajudanos cálculos para pagamentos, ca-so o sistema contábil baseie-se emmeses de 30 dias.

DIMENSÕESUsuários avançados classificam asdimensões de uma planilha de acor-do com a complexidade dos cruza-mentos de dados. Um planilha sim-

ples (2D) registra os gastos diáriosde papel de um departamento, porexemplo, representadas pelos ei-xos X (custo) e Y (dia). Uma plani-lha 3D, tomando o mesmo exem-plo, envolveria as despesas totaisdos diversos departamentos da em-presa (eixo Z). Planilhas multidimen-sionais, por sua vez, relacionam maisde três dimensões.

DRIVER ODBCArquivo instalado e configuradoem um programa de planilha quepermite acessar um software debanco de dados, como o Oracle ouSQL Server.

EIXOSLinhas de referênciapara o posicionamen-to dos valores de da-

dos em gráficos. Nos gráficos 2Dsão dois os eixos — X, ou horizon-tal, e Y, ou vertical. Os gráficos tri-dimensionais incluem o eixo deprofundidade Z.

EXPRESSÃO BOOLEANA Expressão cujo valor lógico é ver-dadeiro ou falso e envolve opera-dores como E, OU e NÃO.

FAIXA DE OPÇÕESSubstitui as barras deferramentas das ver-sões anteriores do Ex-

cel e de outros programas da famí-lia Office. As ferramentas são agru-padas por tarefas.

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DICIONÁRIO


FERRAMENTA DE ANÁLISE Recursos de análise estatística e deengenharia, fornecido com o Excelna forma de suplemento.

FILTROFerramenta que faz a seleção de da-dos para exibição de acordo com cri-térios determinados pelo usuário.

FONTE DE DADOS Conjunto de informações usado pa-ra o estabelecimento de uma cone-xão com um bando de dados. Podeincluir o nome e a localização do ser-vidor, o nome do driver de banco dedados e as informações que o BD so-licita quando se faz o logon. Os da-dos são configurados pelo Excel nacriação de uma nova consulta.

FORMATAÇÃO CONDICIONAL Formatação especial em que o aspec-to visual da célula varia em função doseu conteúdo — resultados negativospodem aparecer em vermelho e po-sitivos, em azul, por exemplo.

FORMATO DE VALORES Define como será a exibição de con-teúdo numérico de uma célula ouconjunto de células. No caso demoeda, por exemplo, é possível de-finir o número de casas decimais, aexibição do símbolo que a repre-senta e como serão representadosos valores negativos.

FÓRMULAEquação matemática com referên-

cia de células, funções, operado-res ou valores que executam cál-culos. As fórmulas no Excel come-çam sempre com o sinal = (igual).

FORMULÁRIOPlanilha especialmente desenhadapara que os dados sejam inseridosem campos específicos ou sejam in-seridas informações determinadas.Pode incluir botões como contro-les deslizantes, menus suspensos,caixas de combinação, caixas de se-leção e botões de rotação.

FUNÇÃOFórmula predefinida que executauma operação e retorna um valor,tendo por base argumentos forne-cidos em uma determinada ordem.

GDI Gerenciamento de Di-reitos de Informação(em inglês, IRM ou In-

formation Rights Management). Re-curso que possibilita definir quempode acessar e usar um determina-do documento e que operações po-derão ser feitas com ele.

GRÁFICO DINÂMICO Gráfico associado a uma tabela di-nâmica usado como ferramentade análise. Podem ser alteradospor meio de menus e deslocamen-to de rótulos de dados, permitin-do várias visualizações dos dadospara extração de informações. Ve-ja Tabela Dinâmica.

DICIONÁRIO


CONSOLIDARRecurso que organiza e calcula valo-res idênticos em diferentes planilhasde mesma estrutura — por exemplo,o total de rendimentos anual tendopor base os resultados mensais.

CONSULTATambém conhecida pela palavra eminglês query, consiste em qualquersolicitação de pesquisa em uma ba-se de dados. No Excel, geralmenterefere-se ao acesso a uma fonte dedados externa.

CRITÉRIOcondição necessária para a filtra-gem de células ou registros de umaconsulta a um banco de dados.

DESLOCARIndica o movimento decélulas, linhas ou colu-nas ao se apagar, recor-

tar ou colar áreas de uma planilha.

DIAS 360Função do Excel que trabalha comum ano comercial de apenas 12meses de 30 dias. A função ajudanos cálculos para pagamentos, ca-so o sistema contábil baseie-se emmeses de 30 dias.

DIMENSÕESUsuários avançados classificam asdimensões de uma planilha de acor-do com a complexidade dos cruza-mentos de dados. Um planilha sim-

ples (2D) registra os gastos diáriosde papel de um departamento, porexemplo, representadas pelos ei-xos X (custo) e Y (dia). Uma plani-lha 3D, tomando o mesmo exem-plo, envolveria as despesas totaisdos diversos departamentos da em-presa (eixo Z). Planilhas multidimen-sionais, por sua vez, relacionam maisde três dimensões.

DRIVER ODBCArquivo instalado e configuradoem um programa de planilha quepermite acessar um software debanco de dados, como o Oracle ouSQL Server.

EIXOSLinhas de referênciapara o posicionamen-to dos valores de da-

dos em gráficos. Nos gráficos 2Dsão dois os eixos — X, ou horizon-tal, e Y, ou vertical. Os gráficos tri-dimensionais incluem o eixo deprofundidade Z.

EXPRESSÃO BOOLEANA Expressão cujo valor lógico é ver-dadeiro ou falso e envolve opera-dores como E, OU e NÃO.

FAIXA DE OPÇÕESSubstitui as barras deferramentas das ver-sões anteriores do Ex-

cel e de outros programas da famí-lia Office. As ferramentas são agru-padas por tarefas.

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DICIONÁRIO


MATRIZRecurso empregado na operaçãode grupos de argumentos, dispos-tos em linhas e colunas, ou namontagem de fórmulas com vá-rios resultados.

MESCLAGEMOperação por meio da qual se fun-dem duas ou mais células em umaúnica. É um recurso muito usadoem títulos.

MESCLAR E CENTRALIZAR Recurso que reúne duas ou maiscélulas em uma só e centraliza seuconteúdo pela largura da nova cé-lula criada.

MODELOPasta de trabalho criada e salvapara servir como base na elabo-ração de novas planilhas. Os mo-delos podem conter formataçãoespecífica, fórmulas e macros. Nonovo Excel, os modelos podem sersalvos em três formatos — XLTX(versão 2007 sem macros), XLTM(habilitado para macros) e XLT (ver-sões 97 a 2007).

MÓDULOFolha que armazena macros escri-tas na linguagem Visual Basic forApplication (VBA) do Excel.

OLAPSigla de Online Analy-tical Processing ouProcessamento Analí-

tico Online, tecnologia de sistemasde banco de dados que resumedados para a geração de consul-tas e relatórios. Os dados OLAPsão organizados hierarquicamen-te e armazenados em cubos, nãoem tabelas.

PASTA DE TRABALHO Conjunto de planilhasarmazenado em um

mesmo arquivo. Até a versão 2007,o número de planilhas por pasta detrabalho era limitado a 255. Na no-va versão o limite é a memória dis-ponível no computador.

PLANILHATambém conhecida como folha decálculo, é um conjunto de células for-mado por linhas e colunas e usadona apresentação de dados e na rea-lização de cálculos. As planilhas doExcel 2007 podem ter até 1 048 576linhas por 16 384 colunas.

PLANILHA 3D Uma planilha 3D é composta de vá-rias tabelas sobrepostas, todas con-tendo o mesmo tipo de dado, e naqual se empregam fórmulas para arealização de operações que envol-vamas várias tabelas empilhadas.

PLOTARDesenhar um gráfico.

PROTEGERRecurso de segurança que, uma

DICIONÁRIO


GRAVADOR DE MACRO Serve para automatizar ações re-petitivas, gravando os passos ne-cessários para a realização da umatarefa. Essas etapas são repetidasautomaticamente sempre que amacro é acionada.

GUIA Substituem os antigos menus no Ex-cel e em outros aplicativos do pa-cote Office. Basta abrir uma guiapara ter a lista de ferramentas cor-respondente.

GUIA DE PLANILHA Aba que exibe o nome das diferen-tes planilhas que compõem umapasta de trabalho. Fica posiciona-da na parte inferior da pasta de tra-balho e, por padrão, tem os nomesPlan1, Plan2 etc.

GRUPOCada uma das divisões em que es-tão reunidas as ferramentas e oscomandos nas faixas de opções naversão 2007 dos programas dafamília Office.

INTERVALO DECÉLULAS Endereço de um con-junto de células. Um in-

tervalo de células é formado pe-lo nome da primeira célula do can-to superior esquerdo e da últimado canto inferior direito, separa-dos pelo sinal : (dois pontos) —A12:H73, por exemplo.

L1C1Modo alternativo de re-ferência às células deuma planilha em que

tanto as linhas como as colunassão identificadas por números.

LINHAS DE GRADE São as linhas que demarcam os li-mites entre as células.

LISTATabela estruturada de modo quecada coluna contenha um determi-nado tipo de dado.

LISTA DE DADOS Grupo de linhas ou de colunas quepossuem conteúdo relacionadoentre si, como os dias do mês, osnomes dos fornecedores de umaempresa ou a relação de seusclientes. É usado na criação deconsultas e filtros.

MACROPrograma que roda so-bre um aplicativo. É, ba-sicamente, uma lista de

comandos da planilha comple-mentada com instruções de pro-gramação. Quando a macro é ati-vada, os comandos são executadosna seqüência especificada.

MARCA INTELIGENTE Ícone inserido na planilha que, umavez clicado, abre um menu de con-texto com informações relacionadasao conteúdo identificado.

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DICIONÁRIO


MATRIZRecurso empregado na operaçãode grupos de argumentos, dispos-tos em linhas e colunas, ou namontagem de fórmulas com vá-rios resultados.

MESCLAGEMOperação por meio da qual se fun-dem duas ou mais células em umaúnica. É um recurso muito usadoem títulos.

MESCLAR E CENTRALIZAR Recurso que reúne duas ou maiscélulas em uma só e centraliza seuconteúdo pela largura da nova cé-lula criada.

MODELOPasta de trabalho criada e salvapara servir como base na elabo-ração de novas planilhas. Os mo-delos podem conter formataçãoespecífica, fórmulas e macros. Nonovo Excel, os modelos podem sersalvos em três formatos — XLTX(versão 2007 sem macros), XLTM(habilitado para macros) e XLT (ver-sões 97 a 2007).

MÓDULOFolha que armazena macros escri-tas na linguagem Visual Basic forApplication (VBA) do Excel.

OLAPSigla de Online Analy-tical Processing ouProcessamento Analí-

tico Online, tecnologia de sistemasde banco de dados que resumedados para a geração de consul-tas e relatórios. Os dados OLAPsão organizados hierarquicamen-te e armazenados em cubos, nãoem tabelas.

PASTA DE TRABALHO Conjunto de planilhasarmazenado em um

mesmo arquivo. Até a versão 2007,o número de planilhas por pasta detrabalho era limitado a 255. Na no-va versão o limite é a memória dis-ponível no computador.

PLANILHATambém conhecida como folha decálculo, é um conjunto de células for-mado por linhas e colunas e usadona apresentação de dados e na rea-lização de cálculos. As planilhas doExcel 2007 podem ter até 1 048 576linhas por 16 384 colunas.

PLANILHA 3D Uma planilha 3D é composta de vá-rias tabelas sobrepostas, todas con-tendo o mesmo tipo de dado, e naqual se empregam fórmulas para arealização de operações que envol-vamas várias tabelas empilhadas.

PLOTARDesenhar um gráfico.

PROTEGERRecurso de segurança que, uma

DICIONÁRIO


GRAVADOR DE MACRO Serve para automatizar ações re-petitivas, gravando os passos ne-cessários para a realização da umatarefa. Essas etapas são repetidasautomaticamente sempre que amacro é acionada.

GUIA Substituem os antigos menus no Ex-cel e em outros aplicativos do pa-cote Office. Basta abrir uma guiapara ter a lista de ferramentas cor-respondente.

GUIA DE PLANILHA Aba que exibe o nome das diferen-tes planilhas que compõem umapasta de trabalho. Fica posiciona-da na parte inferior da pasta de tra-balho e, por padrão, tem os nomesPlan1, Plan2 etc.

GRUPOCada uma das divisões em que es-tão reunidas as ferramentas e oscomandos nas faixas de opções naversão 2007 dos programas dafamília Office.

INTERVALO DECÉLULAS Endereço de um con-junto de células. Um in-

tervalo de células é formado pe-lo nome da primeira célula do can-to superior esquerdo e da últimado canto inferior direito, separa-dos pelo sinal : (dois pontos) —A12:H73, por exemplo.

L1C1Modo alternativo de re-ferência às células deuma planilha em que

tanto as linhas como as colunassão identificadas por números.

LINHAS DE GRADE São as linhas que demarcam os li-mites entre as células.

LISTATabela estruturada de modo quecada coluna contenha um determi-nado tipo de dado.

LISTA DE DADOS Grupo de linhas ou de colunas quepossuem conteúdo relacionadoentre si, como os dias do mês, osnomes dos fornecedores de umaempresa ou a relação de seusclientes. É usado na criação deconsultas e filtros.

MACROPrograma que roda so-bre um aplicativo. É, ba-sicamente, uma lista de

comandos da planilha comple-mentada com instruções de pro-gramação. Quando a macro é ati-vada, os comandos são executadosna seqüência especificada.

MARCA INTELIGENTE Ícone inserido na planilha que, umavez clicado, abre um menu de con-texto com informações relacionadasao conteúdo identificado.

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DICIONÁRIO


SUPLEMENTOSProgramas adicionais, também co-nhecidos como add-nos. Uma vezinstalados ou habilitados no Excel,encarregam-se de algumas funcio-nalidades que não são oferecidaspelo programa. Podem ser daprópria Microsoft ou de terceiros.

TABELA No Excel 2007, refere-se a uma seqüência decélulas transformada

para facilitar seu gerenciamento ea análise de grupo de dados.

TABELA DINÂMICA Tipo de tabela em que as informa-ções podem ser organizadas pormeio de menus e operações de ar-rastar dados com o mouse. VejaGráfico Dinâmico.

VALIDAÇÃOTécnica de criar restri-ções ao tipo de dadoque pode ser inserido

num formulário.

VBAIniciais do Visual Basic for Applica-tions, ferramenta de programaçãoderivada do Visual Basic utilizadapara criação de macros em progra-mas da família Office, incluindo aplanilha Excel.

VÍNCULOTambém conhecido como referên-cia externa, indica que a origem

de um valor está em outra(s) pla-nilha(s) ou pasta(s) de trabalho.Essa referência geralmente é in-dicada por um ponto de exclama-ção. Como em Pedidos!J20.

XLSExcel Spreadsheet, ter-minação dos nomes dosarquivos do Excel ado-

tado como padrão até a versão 2003.

XLSM Formato de arquivo do Excel 2007habilitado para macro,

XLSXFormato de arquivos padrão do Ex-cel 2007, também baseado em XML.Não armazena código de macro VBA.

XLTExcel Template, extensão dos nomesdos arquivos de modelos do Excel.

XLTX Formato-padrão do Excel 2007 pa-ra modelos de planilha sem macros.

XLTXMOutro formato novo do Excel 2007baseado em XML, é usado para ar-quivos de modelos de documentosque contenham macros.

XML Extensible Markup Language, lingua-gem que possibilita codificar docu-mentos, facilitando o intercâmbio dedados entre diferentes sistemas.

DICIONÁRIO


vez definido, evita alterações nãoautorizadas em planilhas, pastasde trabalhos ou macros.

REFERÊNCIA 3D Define a mesma célu-la ou o mesmo inter-valo de células em vá-

rias planilhas diferentes.

REFERÊNCIA ABSOLUTA Referência caracterizada pela pre-sença de cifrões, esse endereça-mento de célula não se alteraquando ela é copiada ou movida.Se a posição da célula que con-tém a fórmula muda, sua referên-cia permance a mesma.

REFERÊNCIA CIRCULAR Ocorre quando uma fórmula refe-re-se, direta ou indiretamente, àprópria célula que a contém, comoem B34=SOMA(B22:B37).

REFERÊNCIA RELATIVA Baseia-se na posição relativa dacélula que contém a fórmula e dacélula à qual se refere. Quando sealtera a posição da célula que con-tém a fórmula, a referência não éalterada.

RÓTULO DE DADOS Recurso que fornece informaçõessobre determinado ponto de umgráfico, como porcentagem, nomeou valor numérico, e que tem pororigem uma célula de uma plani-lha eletrônica.

SEQÜÊNCIA DE DADOS Nome dado ao interva-lo de células de uma pla-

nilha utilizado para traçar gráficos.

SISTEMA DE DATAS 1904 Esquema de datas alternativo doExcel, que tem 2 de janeiro de 1904como início do calendário. Esse sis-tema foi incluído para garantir com-patibilidade com o padrão do Excelpara o Macintosh. O início-padrãodo calendário no Excel para Win-dows é 1º de janeiro de 1900.

SMARTARTSElementos gráficos usados na re-presentação de idéias disponível naversão 2007 do Excel.

SOLVERFerramenta que ajusta valores re-lacionados com uma fórmula pa-ra que ela forneça o resultado de-sejado. Um exemplo seria deter-minar o preço de venda de um pro-duto para obter o máximo lucropossível. Um preço alto demais re-duziria o volume de vendas e umbaixo demais achataria a margem.O Solver analisa esses fatores pa-ra encontrar o preço ideal.

SOMASEFunção do Microsoft Excel que adi-ciona as células de um intervalo seelas atenderem ao critério defini-do pelo usuário. Ex.: =SOMASE(A1:A10;”>1000”).

RS

T

V

X


DICIONÁRIO


SUPLEMENTOSProgramas adicionais, também co-nhecidos como add-nos. Uma vezinstalados ou habilitados no Excel,encarregam-se de algumas funcio-nalidades que não são oferecidaspelo programa. Podem ser daprópria Microsoft ou de terceiros.

TABELA No Excel 2007, refere-se a uma seqüência decélulas transformada

para facilitar seu gerenciamento ea análise de grupo de dados.

TABELA DINÂMICA Tipo de tabela em que as informa-ções podem ser organizadas pormeio de menus e operações de ar-rastar dados com o mouse. VejaGráfico Dinâmico.

VALIDAÇÃOTécnica de criar restri-ções ao tipo de dadoque pode ser inserido

num formulário.

VBAIniciais do Visual Basic for Applica-tions, ferramenta de programaçãoderivada do Visual Basic utilizadapara criação de macros em progra-mas da família Office, incluindo aplanilha Excel.

VÍNCULOTambém conhecido como referên-cia externa, indica que a origem

de um valor está em outra(s) pla-nilha(s) ou pasta(s) de trabalho.Essa referência geralmente é in-dicada por um ponto de exclama-ção. Como em Pedidos!J20.

XLSExcel Spreadsheet, ter-minação dos nomes dosarquivos do Excel ado-

tado como padrão até a versão 2003.

XLSM Formato de arquivo do Excel 2007habilitado para macro,

XLSXFormato de arquivos padrão do Ex-cel 2007, também baseado em XML.Não armazena código de macro VBA.

XLTExcel Template, extensão dos nomesdos arquivos de modelos do Excel.

XLTX Formato-padrão do Excel 2007 pa-ra modelos de planilha sem macros.

XLTXMOutro formato novo do Excel 2007baseado em XML, é usado para ar-quivos de modelos de documentosque contenham macros.

XML Extensible Markup Language, lingua-gem que possibilita codificar docu-mentos, facilitando o intercâmbio dedados entre diferentes sistemas.

DICIONÁRIO


vez definido, evita alterações nãoautorizadas em planilhas, pastasde trabalhos ou macros.

REFERÊNCIA 3D Define a mesma célu-la ou o mesmo inter-valo de células em vá-

rias planilhas diferentes.

REFERÊNCIA ABSOLUTA Referência caracterizada pela pre-sença de cifrões, esse endereça-mento de célula não se alteraquando ela é copiada ou movida.Se a posição da célula que con-tém a fórmula muda, sua referên-cia permance a mesma.

REFERÊNCIA CIRCULAR Ocorre quando uma fórmula refe-re-se, direta ou indiretamente, àprópria célula que a contém, comoem B34=SOMA(B22:B37).

REFERÊNCIA RELATIVA Baseia-se na posição relativa dacélula que contém a fórmula e dacélula à qual se refere. Quando sealtera a posição da célula que con-tém a fórmula, a referência não éalterada.

RÓTULO DE DADOS Recurso que fornece informaçõessobre determinado ponto de umgráfico, como porcentagem, nomeou valor numérico, e que tem pororigem uma célula de uma plani-lha eletrônica.

SEQÜÊNCIA DE DADOS Nome dado ao interva-lo de células de uma pla-

nilha utilizado para traçar gráficos.

SISTEMA DE DATAS 1904 Esquema de datas alternativo doExcel, que tem 2 de janeiro de 1904como início do calendário. Esse sis-tema foi incluído para garantir com-patibilidade com o padrão do Excelpara o Macintosh. O início-padrãodo calendário no Excel para Win-dows é 1º de janeiro de 1900.

SMARTARTSElementos gráficos usados na re-presentação de idéias disponível naversão 2007 do Excel.

SOLVERFerramenta que ajusta valores re-lacionados com uma fórmula pa-ra que ela forneça o resultado de-sejado. Um exemplo seria deter-minar o preço de venda de um pro-duto para obter o máximo lucropossível. Um preço alto demais re-duziria o volume de vendas e umbaixo demais achataria a margem.O Solver analisa esses fatores pa-ra encontrar o preço ideal.

SOMASEFunção do Microsoft Excel que adi-ciona as células de um intervalo seelas atenderem ao critério defini-do pelo usuário. Ex.: =SOMASE(A1:A10;”>1000”).

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TÍTULOS JÁ LANÇADOSC

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FEVEREIRO • 2007 JANEIRO • 2007

DEZEMBRO • 2006 NOVEMBRO • 2006 OUTUBRO • 2006

SETEMBRO • 2006 AGOSTO • 2006 JULHO • 2006

JUNHO • 2006 MAIO • 2006 ABRIL • 2006

MARÇO • 2006 FEVEREIRO • 2006 JANEIRO • 2006


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TÍTULOS JÁ LANÇADOS

CO

LEÇ

ÃO

INFO

FEVEREIRO • 2007 JANEIRO • 2007



JUNHO • 2006 MAIO • 2006 ABRIL • 2006

MARÇO • 2006 FEVEREIRO • 2006 JANEIRO • 2006


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INTERNET: WWW.INFO.ABRIL.COM.BR/LOJAE-MAIL: [email protected]: (11) 2199-8881


JUNHO • 2005 MAIO • 2005 ABRIL • 2005

MARÇO • 2005

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