CISV - BRASIL

PLANEJAMENTO DO ENCONTRO NACIONAL 2009

COMITÊ DE ORGANIZAÇÃO

• Presidente – Osmar Souza Melo• Tesoureira – Katie Wigman• Secretário – Bruno Pancica• Infra-Estrutura – Wagner Antonio, Abrão Andery, Eduardo Silvestre e Fernanda Scafi• Fund-Raising - Silvia Santos• Comunicação – Lucia Jahnel, Giovana Pardo Mêo• CISV Nacional – Célia Maciel

O comitê para a organização do Encontro Nacional do CISV Brasil, foi instalado no chapter Campinas no dia 04/11/2008. Num primeiro momento o comitê foi formado por uma equipe de 12 participantes objetivando começar a trabalhar os pontos Fundamentais para o evento.Foi estabelecido um calendário inicial, bem como as responsabilidades dos participantes. A saber:

COMITÊ DE ORGANIZAÇÃO

Atividades primárias

• Presidente: Basicamente será o controller do projeto;• Tesouraria: Finanças, Inscrições, Aprovações de Verbas, se reportando para a Tesouraria do Chapter;• Secretário: Atas, Comunicação de Reuniões, se reportando para Secretaria do Chapter e Célia Maciel;• Infra-Estrutura: Memorial Descritivo, Verificações de Hotéis • Comunicação: Definição de Marcas (logo, camisetas...), Marketing do Evento, e-groups e Tema• Fund-Raising: Levantamento de Patrocínios;

INSCRIÇÕES

Ficha de Inscrição: A Ficha de Inscrição deve conter todos os dados do participante, a saber: - Chapter - Cargo - Nome completo - Opção JR ou SR - Endereço completo (Avenida/Rua, numero, apto/casa, etc) - Fones - e-mail - Cidade, Estado, CEP - Preferência/Opção na inscrição: com ou sem Hotel - Data da Inscrição - Forma de Pagamento e Responsável pelo Pagamento

INSCRIÇÕES

Taxa de Inscrição: A composição do preço foi feita calculando todos os custos envolvidos – hospedagem, alimentação, centro de eventos, aluguel de equipamentos, materiais, e dividindo-se pelo número mínimo esperado de participantes no evento.Nos últimos eventos, sempre tivemos mais de 150 participantes, acreditamos que esse seja o número base para o cálculo. Cobrir as despesas eventuais de última hora - aqueles imprevistos que sempre aparecem.

INSCRIÇÕES

Taxa de Inscrição:

Descrição Até 10/07/09 Até 31/08/09 Após 31/08/09

Quarto individual 700,00 R$ 735,00 R$ 770,00 R$

Quarto Duplo 630,00 R$ 660,00 R$ 690,00 R$

Quarto Triplo 530,00 R$ 555,00 R$ 585,00 R$

Day use com almoço 80,00 R$ 80,00 R$ 80,00 R$

Day com almoço e jantar 120,00 R$ 120,00 R$ 120,00 R$

Festa 50,00 R$

INSCRIÇÕES

Forma de Pagamento: Para que possamos honrar os compromissos assumidos com o Hotel e não onerar o caixa do chapter e poder fazer a composição de caixa estaremos trabalhando com preços até uma certa data, um segundo até uma segunda data e aos Atrasadinhos estaremos cobrando um terceiro preço afim de cobrir os custos adicionais.

RESERVA DO HOTEL

A reserva do Hotel foi feita com uma antecedência suficiente para que seja feita uma boa programação, já que o evento reúne uma grande quantidade de pessoa (estimado 165 pessoas). A escolha do hotel segui a pesquisa de preço elaborada pelo comitê de infra-estrutura com base no memorial descritivo realizado para o evento.O Hotel fornecera gratuitamente aos seus hospedes, estacionamento. O participante que não se hospedar no hotel e quiser utilizar o estacionamento terá um custo de 12,00 R$ na diária. O hotel estará disponibilizando internet para as salas de trabalho.

CENTRO DE EVENTOS

O hotel disponibilizara a estrutura abaixo de salas para as atividades a serem realizadas durante o período em que estiver ocorrendo o evento:

• Salão Anfiteatro – 250m² • Sala de Reunião – 100m² – Salas 01/ 02/ 06/ 07• Sala de apoio – 3 e 4 (secretária ou sala Vip)

ALIMENTAÇÃO

A alimentação será ser fornecida pelo Hotel no mesmo local do evento.Estão incluídos, café da manhã, coffee break, almoço, coffee break e jantar para todos os dias do evento.No dia da festa o jantar será substituído pelo coquetel.

SEGURANÇA

Segurança: Como o Hotel já dispõe serviço de segurança o Risk Management avaliará a necessidade de segurança adicional.Emergências Médicas: Para as emergências médicas serão utilizados os serviços de saúde previstos pelo seguro médico de cada participante.

OUTROS

TrasladosSerá disponibilizado o translado de participantes no aeroporto e na rodoviária em horário Equipamentos Estará disponível: Sistemas de som: microfones, caixas, amplificadores, etc. Sistemas de projeção: data show, retroprojetor, vídeo, DVD, Telão, etc. Impressão, xerox e suprimentos. Recepção e Boas VindasHaverá uma equipe preparada para recepcionar os participantes. (preenchimento de documentação necessária) e apresentar as boas vindasO controle de entrada e saída do Centro de Eventos, do Hotel e do restaurante será feito com o crachá e pulseira de identificação. Jornal diárioInformar diariamente as noticias e acontecimentos do evento.Outras AtividadesA serem trabalhadas pelo chapter.

PATROCINADORES

Estamos buscando patrocinadores, dentre eles:CI, Porto Real, Caprioli, Brumas, Ecobrisa, Eaton, IBM, Rancho Paumar, Casa de Chocolate, EJ Consultoria, Topig’s, SBT, Champion International Paper, Plastipak, Leite da Granja, Rede Bandeirantes, Feira da Borracha, Mabe, Ambev, Motorola, Celestica, Bosch, Wabco, Merck, 3M, Mc Donald’s, Medley, Unimed, São Leopoldo Mandic, Natura, O Boticario, EMS, Joy, Vera Cruz, Rhodia, CDLT, Universidade São Francisco, Correio Popular e outros

FESTA

A festa do Encontro Nacional será realizada no próprio hotel.O custo para os participantes que estiverem hospedados já está incluso no preço da diária e para os demais será cobrado um preço que estaremos informando junto com o pré-camp. A festa será abrilhantada pela Banda Clip de Campinas que proporcionará uma viagem pelo mundo da música relembrando grandes momentos do passado e do presente.