case documentar: unidade de gestão do conhecimento

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

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Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento

Case DocumentarCase Documentar

Elisângela AganetteElisângela Aganette

Consultora TConsultora Téécnicacnica

Elisangela AganetteElisangela Aganette

Consultora TConsultora Téécnicacnica


A Documentar

Mais de 23 anos de atuaMais de 23 anos de atuaççãoão, considerada referência em Gestão de Documentos

Carteira constituída por grandes clientesgrandes clientes

.

.

Gestão do Conhecimento

Corporativo

Organização de Documentos

2007/08

2005

2000

1995

1985

Gestão física e eletrônicade conteúdos informacionais

corporativos

Empresa premiadaEmpresa premiada

PrestaPrestaçção de servião de serviççosos de Gestão de Documentos, Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento, Consolidação de Sistemas Normativos e Modelagem de Processos

Empresa visionEmpresa visionááriaria e precursora nesse segmento

MetodologiaMetodologia reconhecida pelo mercado


A Documentar

Equipe Interdisciplinar

Grande volume de projetos

Dispersão geográfica da equipe

Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma mais precisa, ágil e integrada;

Necessidade de recuperar o CONHECIMENTO Organizacional;

O que motivou


Gestão do Conhecimento na Documentar

O que éGestão do Conhecimento é um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação,

disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional.

Wikipédia 2008


Objetivos da Gestão do Conhecimento na Documentar

Acesso e reutilização das informações geradas em

projetos já executados

Registro e compartilhamento do conhecimento e

lições aprendidas

Efetivação do processo colaborativo

Potencialização da geração de inovação de valor

Fomento e criação de novos conhecimentos

Otimização da inteligência corporativa


Metodologia utilizada para implantação da GC

O primeiro passo para a implantação da Gestão do Conhecimento na

Documentar foi criar, em outubro de 2006, a Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento – UGC.

Por onde começar?


Metodologia utilizada para implantação da GC

GeraçãoGeração

IdentificaçãoIdentificaçãoValidaçãoValidação

DisseminaçãoDisseminação

Fomento Fomento UsoUso

O planejamento para a implantação da Gestão do Conhecimento baseou-se nos oito critérios do prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, que são parâmetros criados e utilizados mundialmente pela The KNOW Network, na certificação deempresas e pessoas.


Prêmio Make

MAKE – Está em mais de 20 países promovendo um único prêmio de Gestão do Conhecimento

Mais de 60 prêmios de Qualidade, em 100 paísesEUA, Índia, Japão, Inglaterra, Alemanha, Holanda, etc.


1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores2. Estruturação do Conhecimento3. Implantação da tecnologia i4BS (*)4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS5. Investimento em melhorias do site Documentar6. Implementação de práticas de Gestão do Conhecimento 7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias8. Desenvolvimento do Portal Documentar alcançados com a Gestão

(*) Tecnologia desenvolvida pela Documentar

Projetos realizados para implantação da GC


1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores

Concurso para criação do Slogan da UGC

Criação da Logo UGC

Projetos

“Disseminando Informação colhendo conhecimento”


Projetos

Organização e registro das informações técnicas (internas e externas)

Gestão Terminológica:

Glossário TécnicoTaxonomia Corporativa

Desenvolvimento da Base do Conhecimento utilizando o i4BS

2. Estruturação do Conhecimento


Projetos

3. Implantação da tecnologia i4BS

Esta solução faz o tratamento das informações de forma integrada com o ambiente de trabalho do usuários e de forma mais natural possível, porém sem

perder a qualidade da governança.

A solução i4BS é uma tecnologia que

possibilita implementar a gestão integrada de

recursos informacionais nas organizações e

disponibiliza serviços automatizados para

gerenciamento, busca e disseminação seletiva

de informações, que podem ser integradas a

soluções de BPMS e Portal.


I4BS Web/WebPart:• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)

Comum para todas as interfaces disponibilizadas pelo Agente Local.

I4BS Web/WebPart:• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)

Comum para todas as interfaces disponibilizadas pelo Agente Local.

4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS

Projetos


5. Investimento em melhorias no site Documentar

Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:

Banco do Conhecimento Noticias e Destaques Documentar Versões em português e inglêsBlog Corporativo Documentar

Projetos


Projetos

Criação do espaço de trabalho exclusivo para conteúdo do Circuito do Conhecimento, evento que é realizado quinzenalmente na Documentar.

Inteligência CompetitivaLevantamento de concorrentes e fornecedores da Documentar a partir de pesquisas realizadas em revistas e na internet constantemente.

Criação do Fórum do Conhecimento

Criação do Espaço do Conhecimento

6. Implementação de práticas de Gestão do Conhecimento


7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”

Projetos

Etapas do projeto:

Sugestão de uma nova idéiaRecebimento da nova idéiaAnáliseDiscussãoImplementaçãoPremiação

A implementação contou com a colaboração de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e análise de produtos/serviços a partir da contribuição de idéias.

O projeto tem como objetivo desenvolver um sistema voltado para o incentivo, a gestão e o aproveitamento das idéias inovadoras surgidas na Documentar.


8. Desenvolvimento do Portal Documentar

Ambiente de colaboração corporativo que permitiu:

Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento Criação de canais de comunicaçãoAperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna

Tecnologias utilizadas

Projetos


Conheça um pouco do Portal Documentar !!!


Otimização do processo de inovação

Agilidade e precisão na tomada de decisão

Proteção do conhecimento organizacional

Maior integração da equipe

Redução de retrabalho

Fomento à criação e disseminação do conhecimento

Automação do processo de registro e recuperação de informações

Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas

Fomento à elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”

Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento


Compartilhamento Conhecimento da empresa

A Gestão do Conhecimento contribui para o crescimento de todos.

A Gestão do Conhecimento contribui para o crescimento de todos.

Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento

ConhecimentoIndividual


“Considero que o processo de Gestão do Conhecimento na Documentar foi um “salto” muito importante para o crescimento da empresa e valorização das pessoas. Entendo que o conhecimento é a informação interpretada, ou seja, o que cada informação significa e quais impactos em um determinado contexto cada informação pode causar, de modo que possam ser utilizadas para importantes ações e tomadas de decisões. Desta maneira poderemos antever as mudanças e posicionar de forma a obter vantagens bem sucedidas nos objetivos a que se propõe, atingindo a Excelência Organizacional.”

Aline Dias de AlmeidaConsultora Técnica

“As iniciativas introduzidas pela UGC em nosso dia a dia, além de agregarem valor ao nosso trabalho, contribuem para que tenhamos um conhecimento mais amplo que o requerido na execução dos projetos em nossa área de atuação”.

Ana Maria MamedeConsultora Técnica

Depoimentos de colaboradores Documentar


“A atuação da UGC é extremamente importante para que tenhamos “conhecimento” sobre as ações que são tomadas em torno de tema tão importante e ao mesmo tempo tão pouco valorizado nas organizações de hoje em dia: INFORMAÇÃO! Infelizmente muitas empresas ainda têm a concepção de que “informação é poder”, desde que esta informação não seja disseminada abertamente para seus clientes internos e externos. Esse tipo de pensamento faz com que o conhecimento se concentre nas mãos de poucos, engessando a organização e impedindo seu crescimento.

A Documentar, por intermédio da UGC não só se preocupa em disseminar o conhecimento, como se preocupa em “organizar” estas informações para que cheguem ao seu publico de uma forma orientada e classificada. Além de estimular a troca e o compartilhamento, estimulando, naturalmente, a criatividade de seus colaboradores.Em 18 anos de vida profissional é a primeira vez que tenho a oportunidade de atuar em uma Organização que não só se preocupa em disseminar o conhecimento, como também meios e recursos para que isso ocorra de uma forma eficaz e facilitada.”

Luciana Lott de Almeida CunhaConsultora Técnica

Depoimentos de colaboradores Documentar


[email protected]@documentar.com.br

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

Obrigada!!!

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