Cartilha para classificação de documentos no

SIGA-DOC

Conselho Nacional de Justiça

Presidente Ministro Joaquim Barbosa

Corregedor Nacional de Justiça Ministro Francisco Falcão

Conselheiros Ministra Maria Cristina Irigoyen Peduzzi Ana Maria Duarte Amarante Brito Guilherme Calmon Nogueira da Gama Flavio Portinho Sirangelo Deborah Ciocci Saulo Casali Bahia Rubens Curado Silveira Luiza Cristina Fonseca Frischeisen Gilberto Valente Martins Paulo Eduardo Pinheiro Teixeira Gisela Gondin Ramos Emmanoel Campelo de Souza Pereira Fabiano Augusto Martins Silveira

Secretário‑Geral Adjunto Juiz Marivaldo Dantas de Araújo Diretor‑Geral Sérgio José Américo Pedreira

EXPEDIENTESecretaria de Comunicação Social

Secretária de Comunicação Social Cintia Lima Projeto gráfico Eron Castro Revisão Carmem Menezes

2014

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Endereço eletrônico: www.cnj.jus.br

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Cartilha para classificação de documentos no SIGA-DOC

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOSCom o funcionamento do sistema SIGA‑DOC no CNJ a partir do dia 26/5/2014, todos os processos e documentos serão elaborados e tramita‑rão de forma eletrônica, salvo os que já existem, que poderão, a critério de cada unidade, ter seus trâmites finalizados na forma física até o final de 2014. Esse sistema exige, de forma obrigatória, no momento do cadastro de um novo documento/processo, que seja preenchido um campo com o código de classificação pertinente.

Inicialmente, o CNJ vai utilizar o Plano de Classificação do sistema SIGA‑DOC, que foi desenvolvido pela Justiça Federal do Rio de Janeiro, por isso, even‑tualmente, poderão surgir dificuldades para se classificarem algumas tipo‑logias documentais específicas do CNJ. Se isso ocorrer, o usuário deverá relatar o problema em e‑mail a ser enviado para: g‑sigadoc.suporte@cnj.jus.br.

Imagem da tela de cadastro do sistema:

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Ao se clicar o botão ao lado do campo classificação, a tela abaixo aparecerá:

1ª OPÇÃO

2ª OPÇÃO

Na imagem acima, podemos ver que existem duas maneiras de se fazer a classificação documental no sistema. A primeira é digitando algum termo no campo Palavra‑chave: isso fará que o sistema faça uma busca pelo ter‑mo digitado em todo o plano de classificação e retorne com os resultados encontrados. A segunda forma é preenchendo os campos Assunto, Classe, Subclasse e Atividade até se chegar ao código desejado. Algumas classes não estão detalhadas até o nível de subclasse e atividade: isso é normal e não indica deficiência do plano.

É importante ressaltar que a classificação não é apenas mero detalhe no mo‑mento do cadastro do documento/processo; pelo contrário, ela é a principal ação na criação do documento, pois a partir dela será estabelecido o prazo de vida e a destinação final do documento/processo, ou seja, sua guarda per‑manente ou eliminação. Além disso, a depender da classificação escolhida, o sistema poderá gerar automaticamente mais de uma via do documento. Por todos esses motivos, a classificação deve ser feita com atenção.

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Cartilha para classificação de documentos no SIGA-DOC

A classificação nada mais é do que o processo de identificação do documento arquivístico dentro do Plano de Classificação, com base no seu conteúdo, no seu assunto e na sua função. Esse procedimento permite que a organização dos documentos seja definida e, assim, dê suporte e agilida‑de a outras atividades, como a recuperação e o acesso, a avaliação, a sele‑ção, a eliminação, a transferência e o recolhimento.

Para garantir a eficiência na gestão documental, todo documento produzi‑do ou recebido pelo CNJ deve ser submetido à classificação e ao arquiva‑mento, obedecendo‑se ao Plano de Classificação contido no sistema. Esse instrumento visa agrupar os documentos produzidos e recebidos pelo CNJ por meio da classificação por códigos em classes de assuntos correlatos.

Para ser realizada a classificação de documentos externos ao sistema e dos documentos internos importados, duas ações são imprescindíveis. São elas:

� O estudo, que consiste na leitura atenta do documento, buscando‑se enquadrar sob que assunto o documento deve ser classificado;

� A codificação, que consiste na identificação de qual código numérico será o mais adequado para o assunto de que trata o documento.

Vale a pena frisar que, independentemente da unidade em que trabalha o usuário do sistema, ele talvez vá classificar documentos em categorias de as‑suntos que aparentemente não guardam relação alguma com as atribuições da sua seção. Isso é normal e não indica deficiência do plano de classificação.

Com isso, por exemplo, um servidor lotado na Seção de Diárias e Passagens poderá gerar um documento em que relata um estudo de planejamento estratégico feito em sua unidade e classificá‑lo com o código n. 00.04.00.01 (planejamento estratégico), que, a princípio, não guardaria relação alguma com as competências da sua unidade de lotação. Logo, percebemos que o plano de classificação foi desenhado com base nos assuntos e nas funções que são desempenhadas pelo órgão, e não na estrutura orgânica em si.

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Recomenda‑se, pelo menos na fase inicial de adaptação ao sistema, que o usuário mantenha sempre um arquivo em PDF do Plano de Classificação minimizado na tela do seu computador. Isso possibilita, no momento da classificação, que o plano seja consultado em sua totalidade e com mais segurança, já que o sistema não disponibiliza essa forma de visualização. A busca de palavras no arquivo em PDF auxilia o processo de classificação, visto que o usuário poderá testar vários termos até que tenha certeza da classificação correta.

Por fim, cumpre informar que não são permitidas classificações com a uti‑lização de códigos com final 00 (zero zero). Esses códigos representam as classes de assuntos gerais que formam o plano, por isso não são passíveis de uso para a classificação.

O plano de classificação está disponível para download no endereço:http://www2.cjf.jus.br/jspui/handle/1234/43119

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DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS (PALAVRAS‑CHAVE)Na tela de cadastro de um novo documento/processo no SIGA‑DOC, existe um campo, de preenchimento obrigatório, chamado “Descrição”. Esse cam‑po tem a finalidade de registrar informações (palavras‑chave) para a locali‑zação futura do documento no banco de dados do sistema.

Segue abaixo a tela de pesquisa:

Para que a localização posterior do documento ocorra de forma satisfatória, a observância de algumas orientações é importante no momento do pre‑enchimento do campo descrição. São elas:

� preencher o campo com o assunto principal do documento, de forma clara e objetiva;

� sempre que possível, usar substantivos do gênero masculino e no singular;

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� não repetir informações já constantes nos outros campos do cadastro, como: “Memorando de requisição de material”; registre apenas “Requi‑sição de Material”;

� evite o uso de expressões que dificultem a busca, tais como: “Encami‑nhamento de solicitação de estagiário”; use “Solicitação de estagiário de contabilidade”. Em vez de “Encaminhando processo para arquiva‑mento”, use “Envio do processo n. xxxx para o arquivo”.

� é recomendável inserir no campo também alguma informação‑chave que diferencie o documento dos demais. Exemplo: no lugar de “Solicita‑ção de licença capacitação”, prefira “Licença capacitação de Fulano de tal”.

Para exemplificar, vamos detalhar o passo a passo para a autuação de um processo de contratação de serviços.

1) Abra o documento instaurador, ou seja, o documento que motiva a abertura do processo;

2) Na tela do documento, clique o botão Autuar;

(Note que, após clicar o botão de autuação, o sistema exibe a tela de ca‑dastro do novo processo já com os campos de classificação e descrição preenchidos com as informações do documento instaurador).

3) No campo Tipo, escolha Processos de Outros Assuntos Administrativos;

4) Preencha os demais campos normalmente;

5) Clique o botão Ok

6) Finalize e assine o documento;

7) Clique o botão Visualizar dossiê para conferir se está tudo correto.

(Note que o documento foi autuado e que a capa é a primeira peça do pro‑cesso e o documento instaurador é a segunda).

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Segue abaixo uma tabela com a indicação do código de classificação a ser utilizado para o cadastro de alguns formulários do CNJ, no sistema SIGA‑DOC:

CATEGORIA FORMULÁRIO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DESCRIÇÃO DO CÓDIGO

Acesso ao prédio do CNJ

FICHA CADASTRAL PARA CONFECÇÃO DE CRACHÁ

20.02.06.09 Identificação Funcional

MODELO DE MEMORANDO PARA RECOLHIMENTO E DEVOLUÇÃO DE CRACHÁS 20.02.06.10 Carteiras e crachás recolhidosTERMO DE DESTRUIÇÃO DE PVC (CRACHÁ)

AUTORIZAÇÃO DE ENTRADA/SAÍDA DE MATERIAL POR TERCEIROS

30.04.02.01Controle de movimentação de

material

Alteração de dados cadastrais

FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE CONTA CORRENTE

20.02.06.01 Assentamento Funcional

FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO 20.02.06.01 Assentamento Funcional

Autorização de acesso às declarações de ajuste

anual do Imposto de Renda

FORMULÁRIO DE AUTORIZAÇÃO DE ACESSO

20.05.05.02Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda de Pessoa

Física FORMULÁRIO DE DECLARAÇÃO DE BENS E

RENDA

Contratação de Pessoa Física contribuinte

individual

FORMULÁRIO (DE INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL)

20.05.04.01Contribuição para a seguridade

social

Exoneração de cargo efetivo

EXONERAÇÃO‑VACÂNCIA DO CARGO EFETIVO

Use 20.02.10.06 em caso de posse em outro cargo

público inacumulável

Posse em outro cargo público inacumulável

Use 20.02.10.01 em caso de exoneração

Exoneração de servidor

Férias Marcação e Alteração

Formulário de férias marcação e alteração 20.10.00.09 Férias

Frequência FICHA DE FREQUÊNCIA – SERVIDORES CNJ 20.10.00.04 Frequência

Solicitações diversas FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÕES DIVERSASO código a ser utilizado

dependerá da natureza da solicitação

Horas ExtrasFICHA INDIVIDUAL DE HORA EXTRA

20.05.11.11 Serviço extraordinárioPROPOSTA INDIVIDUAL DE SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO

PIS‑PASEP FORMULÁRIO DE PIS/PASEP 20.05.07.01

PIS (Programa de Integração Social); PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do

Servidor Público).

Adicional de Qualificação FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE AQ 20.05.11.13 Adicional de qualificação

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CATEGORIA FORMULÁRIO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DESCRIÇÃO DO CÓDIGO

Evento Externo

FORMULÁRIO PEDIDO – EVENTO EXTERNO – CNJ

20.04.00.06Eventos promovidos por outras

instituiçõesTERMO DE COMPROMISSO – EVENTO EXTERNO

FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO EXTERNO

Evento Interno

FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO CAPACITAÇÃO EVENTO INTERNO – CNJ

20.04.00.04 Eventos de capacitaçãoTERMO DE COMPROMISSO – EVENTO INTERNO

FORMULÁRIO DE CAPACITAÇÃO EVENTO INTERNO – STF

TERMO DE COMPROMISSO EVENTO INTERNO OFERECIDO PELO STF

Bolsa de Língua Estrangeira

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO BOLSA DE LÍNGUA ESTRANGEIRA – ANEXO II

20.06.00.09Afastamento para participação

em programa de Pós‑Graduação Stricto Sensu no país.

TERMO DE COMPROMISSO ANEXO III

FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DO PERÍODO LETIVO

Bolsa de Pós‑Graduação

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE BOLSA – ANEXO II

TERMO DE COMPROMISSO

ANTEPROJETO DE ESTUDO – ANEXO III

PROGD (para servidores cedidos do CNJ)

FORMULÁRIO PROGD 20.02.07.03 Desempenho dos servidores

Estágio Estudantil

FICHA CADASTRAL – CRACHÁ 20.02.06.09 Identificação Funcional

FOLHA DE FREQUÊNCIA DOS ESTAGIÁRIOS – MODELO

20.11.00.02Controle de frequência de

estagiáriosPEDIDO DE DESLIGAMENTO DE ESTÁGIO

SOLICITAÇÃO DE RECESSO

SOLICITAÇÃO DE ESTAGIÁRIO – CNJ20.11.00.01

Termo de compromisso de estágioPROCEDIMENTO DE CONTRATAÇÃO

Movimentação InternaFORMULÁRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE

SERVIDOR20.03.01.02 Lotação de servidor

Secretaria de Administração

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

POR MEIO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS10.05.00.07 Suprimento de fundos

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