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Capítulo 5

Comunicação Interpessoal

Capada Obra

Capítulo 5Comunicação Interpessoal

É a interação verbal (oral ou escrita) e não verbal entre dois ou mais participantes do processo de comunicação.

Qual a importância da comunicação interpessoalnas organizações?

• A comunicação é a principal ferramenta de informação para manter as partes sintonizadas.

• A empresa deve estar sintonizada com o mundo em sua volta e o funcionário deve estar sintonizado com sua empresa e com o mundo.

• Para sentir-se parte integrante de um processo, ou seja, sintonizado com os elementos participantes, é necessário ter informações e , em uma empresa, é preciso fazer circular as informações.

O que é comunicação interpessoal?

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• Informam e fundamentam os princípios da gestão da empresa.

• As reuniões são um exemplo de canal de comunicação, porque proporcionam troca de idéias, experiências e pontos de vista que norteiam tarefas e atividades em equipe.

• Para que essa trocas ocorram, devem ter uma pauta (lista de assuntos a serem tratados durante a reunião) , para formalizar sua razão e uma ata , para documentar a forma e o conteúdo de resoluções, responsabilidades, medidas e providências a serem tomadas, além de prazos, pendências e próximas ações.

Qual a função dos canais de comunicação no ambiente organizacional?

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• Ocorre nas organizações em caráter oficial, respeitando-se os trâmites burocráticos pertinentes e utilizando-se dos canais instituídos pelas autoridades superiores;

• Normalmente é descendente (parte dos níveis hierárquicos superiores para os inferiores) e quase sempre escrita;

• Transmite os conteúdos técnico-administrativos do trabalho.

O que é Comunicação Formal?

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• Geralmente ocorre em paralelo à formal, envolvendo as conversas entre chefes e subordinados ou entre colegas em caráter não oficial e não sistemático. Muitas vezes é contaminado por fofocas e boatos.

• É por onde circulam as percepções, expectativas, alegrias, frustrações, boatos e também a comunicação formal. Por ser espontânea, é por onde circulam todos os verdadeiros sentimentos de uma equipe interna.

O que é Comunicação Informal?

• Para melhor lidar com a Comunicação Formal e Informal no processo de Comunicação Empresarial, torna-se necessário complementar esse estudo com a visão dos aspectos funcionais de uma empresa, a partir de:

Tipos de estrutura formal e informal que a caracterizam.

Aspectos contemporâneos de relacionamento na sociedade, que também afetam as organizações.

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• Estrutura organizacional formal

É aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo organograma da empresa.

Características:

Possui ênfase nas posições em termos de autoridade e responsabilidade;

É estável;

Está sujeita a controle;

Possui líder formal.

Quais são os tipos de estrutura organizacional?

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• Estrutura organizacional informal

Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem.

Representa relações que geralmente não aparecem no organograma. (Organograma é o gráfico da estrutura hierárquica de uma organização, que, ao mesmo tempo, representa os diferentes elementos do grupo e as suas ligações.)

É constituída por relacionamentos não documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização, que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos funcionários.


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• Estrutura organizacional informal

Características:

Está nas pessoas;

Sempre existirá;

A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal;

É instável;


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Não está sujeita a controle;

Está sujeita aos sentimentos;

Possui líder informal;

Desenvolve sistemas e canais de comunicação informais (boatos, fofocas, rumores, rádio-peão etc.).


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• É a rede por meio da qual circulam as informações que permitem o

funcionamento da estrutura organizacional de forma integrada e

eficaz.

O que é sistema de comunicação?

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• A comunicação eficaz requer que sejam considerados os seguintes aspectos:

O que deve ser comunicado (mensagem);

Por que deve ser comunicado (motivo);

Como deve ser comunicado (canal);

Quando deve ser comunicado (tempo);

De quem deve vir a comunicação (emissor);

Para quem deve ir a comunicação (receptor).

O que é sistema de comunicação?

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• A comunicação informal é vantajosa: Ao proporcionar maior rapidez no processo, porque promove a

interação,ultrapassa limites hierárquicos e aproxima as pessoas para a execução do trabalho e solução de problemas;

Ao complementar a estrutura formal, porque traz informações de diversos níveis;

Ao reduzir a carga de comunicação dos chefes, porque gera lideranças e parcerias e a autoridade flui de forma mais horizontal;

Ao motivar e integrar as pessoas na empresa, porque permite que cada um expresse suas ideias e sentimentos e haja compartilhamento de informações.

Vantagens e desvantagens da comunicação informal

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• A comunicação informal é desvantajosa:

Por ser do desconhecimento das chefias, já que estas são surpreendidas pelos fatos que estão ocorrendo e pelos comentários que estão circulando, bem como pelas cobranças de outros envolvidos.

Por ser de difícil controle, pois podem faltar informações para a tomada de decisão ou condições para monitoramento e, sem controle, não será possível rever o planejamento, realocar recursos, etc.

Vantagens e desvantagens da comunicação informal

• A comunicação informal é desvantajosa:

Por possibilitar atritos entre as pessoas, pois envolve sentimentos, opiniões e regras de convívio (contrato psicológico) que podem não estar claras.

Contrato Psicológico = as expectativas recíprocas e implícitas entre a organização e o indivíduo que surgem quando uma pessoa se integra a uma organização, ou seja, é o que tanto esta como aquele esperam ganhar com a nova relação que se estabelece no ato da admissão.

Porque pode prejudicar a carreira de uma pessoa ou manchar a reputação da empresa, justificando o provérbio ” Lábios sem brio afundam um navio.”

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• A sociedade contemporânea e virtual, e, nesse contexto, a identificação/autenticação eletrônica, MSN e Orkut aparecem como fenômenos por onde circulam ideias de amizade, afeto, negócios e todo tipo de relação/comunicação/troca que se possa imaginar.

• Isso significa dizer que os conceitos de formalidade e informalidade sofreram um deslocamento importante e precisam ser revistos, se quisermos , de alguma forma, estudar a comunicação organizacional.

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações?

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas

organizações?

• Os processos relacionais não podem se submetidos à lógica matemática e devem considerar a presença/autonomia/independência/ competência do outro.

• A cada mensagem corresponderão múltiplas interpretações/respostas/evasivas, o que demonstra a pretensão do formal como voz oficial.

• Ao sobrepor-se à comunicação formal, a comunicação informal exerce papéis importantes, corrigindo possíveis falhas ou distorções e/ou fazendo que a comunicação atinja seus objetivos, o que através dos canais formais , talvez não acontecesse.

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas

organizações?• Comunicação Formal

É preestabelecida e, supostamente, deve ser seguida. São as regras normalmente criadas pelo alto escalão, a fim de que haja uma “perfeita” comunicação entre todos – direção e funcionários – para manter a ordem e estabelecer esferas de poder.

É vertical e segue a hierarquia da empresa, porque retrata a cadeia de autoridade, e os profissionais costumam preocupar-se muito com ela, que se caracteriza pelo uso de canais descendentes.

É também chamada de comunicação oficial, destaca-se em e-mails, murais, circulares, discursos, declarações , etc., documentadas de alguma forma entre direção e funcionários e o ponto de onde é emitida garante sua formalidade.

Sua duplicação, dá-se por meio de boato, fofoca e da múltiplas leituras possíveis, que, por surgirem a partir de um “não ponto”, não serão reconhecidas como formais.

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• Comunicação informal

Dá-se nas conversas dos corredores, nos vestiários, no transporte coletivo, nos encontros esportivos promovidos pela própria organização e, muitas vezes, na fofoca e no boato.

É multidirecional e, não raro, sobrepõe-se aos níveis de autoridade e instala-se onde a comunicação formal deixou espaço.

Constitui-se no lugar onde se atualizam as múltiplas leituras. Considera-se, portanto, de um lado , que a comunicação

informal pode causar grandes prejuízos, e de outro, ela pode gerar benefícios, se em ambientes onde predomine a confiança e o respeito mútuo, as conversa de corredor podem servir de ponte para o fortalecimento das relações e o reforço da comunicação formal.

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações?

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• Principal canal informal de comunicação – boatos.

• É definido pelo Dicionário Houaiss como:“notícia de fonte desconhecida, muitas vezes infundada, que se divulga entre o público; qualquer informação não oficial que circula dentro de um grupo”.

• Podemos definir a rádio-peão como o tipo de comunicação que se contrapõe à comunicação formal, que se origina em meio aos funcionários e que, na maioria das vezes, é comandado por eles próprio, com o objetivo de preencher as lacunas deixadas por uma comunicação oficial lenta, ineficaz, que não é democrática nem transparente.

O que é rádio-peão?

Condutas adotadas para que a rádio-peão seja aproveitada mais pela sua utilidade do que pelos malefícios que pode causar:

• Estar atentos às comunicações vagas, sem base em fatos reais, para evitar interpretações errôneas e carregadas de ansiedade.

• Valorizar a comunicação saudável e pontual, para promover a importância e a transparência dos canais de comunicação formal.

• Evitar esconder notícias ruins, para envolver as pessoas em ações responsáveis.

• Corrigir comunicações erradas, para reforçar políticas organizacionais e planos estratégicos.

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• Encontro não agendados, são encontros casuais de poucos minutos entre gestores e funcionários que podem render valiosas informações.

• Gestão de inter-relacionamento, é promovida por uma prática, denominada Management by wanderring around (MBWA) ou “administrar andando pela fábrica” e foi desenvolvida pelos gestores para sentir as necessidades dos funcionários e o que eles têm a dizer.

Tem o propósito de evitar que as chefias gastem todo o seu tempo de trabalho dentro de suas próprias salas e de fazer com que circulem por vários locais de trabalho;

Encontros não agendados e gestão de inter-relacionamentos

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• Gestão de inter-relacionamento

• Vantagens:

Promove a interação entre funcionários e chefias;

Leva a obtenção de importantes informações por parte das chefias;

Possibilita a discussão e o esclarecimento informal de problemas e dúvidas dos funcionários;


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• Gestão de inter-relacionamento

• Vantagens:

Possibilita um reforço positivo por partes das chefias para a obtenção de um trabalho bem-feito;

Permite que as chefias ajustem melhor suas decisões;

Permite que os funcionários e chefias trabalhem como um time, melhorando significativamente o desempenho de ambas as partes.


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