bpm office escritorio de processos

BPMOffice Escritório para Gestão de Processos de Negócios

Vamos apresentar uma metodologia para estruturação de uma Gestão de Processos de Negócios Organizacionais.

No sentido de promover análise, melhoria e automação dos processos de trabalho na organização.

A metodologia sugerida para o estabelecimento do BPMOffice, permitirá estruturar a sequência de trabalhos a ser desenvolvida, visando à análise, simplificação, melhoria e à automação dos processos, como forma de promover a permanente busca da melhoria de desempenho.

BPMOffice (Escritório para Gestão de Processos de Negócios)

Sumário

• Introdução• Vantagens na criação do BPMOffice• Conceitos• Gestão por Processos• Processo Organizacional• Modelagem de Processo• Ciclo de Gerenciamento• Escritório de Processos• Cadeia de Valores• Roadmap para implantação do BPMOffice• Conclusão• Referências Bibliográficas

Introdução

A gestão por processos com o BPMOffice, vem surgindo como uma metodologia consolidada tanto na iniciativa privada como nas organizações públicas, que visa alcançar melhores resultados através do aperfeiçoamento dos processos de trabalho. Desempenhado por todos os colaboradores e de forma contínua. Que envolve conhecer, analisar, mudar, automatizar e monitorar as rotinas de trabalho da organização.

Para isso, é necessária a conscientização e a mobilização de todos os colaboradores.

O que se busca com este trabalho é demonstrar que a efetiva utilização do BPMOffice pode gerar resultados mais duradouros, com diminuição de erros e gargalos.

Vantagens na criação do BPMOffice

A criação de um BPMOffice acarreta uma série de vantagens importantes para organizações que a buscam melhores resultados, redução de custos e eficiência operacional alinhada aos objetivos estratégicos da organização

Vantagens e benefícios só acontecem com a gestão adequada e baseada em uma metodologia de trabalho com a melhoria continua dos processos.


• Autonomia em linha direta com a alta direçãoO BPMOffice deve ter contato direto com a alta direção da organização, a quem responde. Quanto menor a ingerência de outras áreas, melhor o desempenho do escritório na busca da otimização e controle de processos, com foco na melhoria.

• Liderança claraSem um BPMOffice implantado não será possível designar um CPO (Chief Process Officer). Está figura concentrará não só a liderança sobre sua equipe, como será o canal de comunicação de todos os demais gestores que necessitem de apoio ou suporte. Ele também é responsável pela definição de metodologias nas diversas áreas da empresa para facilitar o levantamento de indicadores.

• O BPMOffice conta com profissionais focadosNão compartilhados com outras áreas e com tarefas exclusivamente dedicadas ao BPM, os Analistas de Processos acabam por ter uma visão mais ampla de cada processo e da organização como um todo. Tem como responsabilidade a análise, o levantamento de requisitos e a modelagem de processos.


• Autoridade de especialistaComo seu trabalho se orienta totalmente para o gerenciamento dos processos, seus integrantes são todos com formação especifica em processos ou, se não, profissionais que desenvolveram essas expertise e competência comprovadamente ao longo da carreira. Esta característica, além de permitir a busca das melhores soluções, traz confiança aos demais departamentos que podem contar com o Escritório de Processos sempre que necessário.

• Alinhamento estratégicoUma equipe focada tem mais facilidade de fazer com que os processos estejam alinhados com as diretrizes estratégicas da empresa, além de garantir um padrão nas metodologias aplicadas e coerência.

• Visão de resultadosCom esta perspectiva em mente, o BPMOffice mostrará os benefícios dessa visão, evitando cobranças imediatistas, garantindo, assim, resultados sempre benéficos para a organização.


• MultidisciplinaridadeO BPMOffice agregará à sua equipe tudo que a alta direção pode trazer como contribuição para seu trabalho, permitindo, assim, sua análise e aprovação dos indicadores apresentados.

• Redução de conflitosO BPMOffice também atuará intermediando as demandas entre as áreas envolvidas nos processos, centralizando decisões e fazendo as escolhas necessárias para o atendimento dos objetivos estratégicos da empresa, sem privilegiar nenhum setor ou departamento.

• O BPMOffice deve dar suporte às outras áreasUm papel fundamental. Auxiliando os gestores de área com sua expertise e conhecimentos, o BPMOffice garante que a gestão dos processos e a análise dos indicadores seja feita da maneira correta.

• Investimento com retorno garantidoCom a implementação correta do BPMOffice, a organização perceberá em médio prazo a redução de custos, eliminação de gargalos, melhor funcionamento entre setores e a aquisição de informações estratégicas, tudo isso revertendo nos resultados organizacionais.

Cada vez mais as organizações ao redor do mundo são atraídas pela ideia da gestão baseada em processos. A ideia central é fundamentada no princípio de que as organizações agreguem valor a seus clientes, a si mesma e demais partes interessadas através de processos de negócio interfuncionais.

Conceito BPMOfficeO Escritório na Prática

É através de seus processos de negócios que uma organização executa sua estratégia.Os processos de negócios devem ser geridos e otimizados continuamente.

Principais resultados esperados pelas organizações ao final de 2016

Isso é BPM – Gerenciamento de Processos de Negócios


• PREPARAR E PLANEJAR Garantir os recursos do projeto. Certificar uma compreensão abrangente por parte dos principais interessados e dos propulsores da mudança. Identificar as principais barreiras.

• CONSCIENTIZAR SOBRE BPM Prepar uma base sólida por meio de briefings, debates e apresentações com todas as partes interessadas. Entender o histórico de BPM na organização e reforce o uso de cases de sucesso.

• DESENVOLVER A COMPETÊNCIA INTERNA Criar competência interna em gestão de processos. Documentar a arquitetura de processos da empresa e adapte as metodologias para definir seu “processo de gestão de processos”. Cultivar uma comunidade interna de práticas de BPM.

• CONSTRUIR E OPERAR UM ESCRITÓRIO Estabelecer um Escritório de Processos eficaz através de três pilares de desenvolvimento: i. Modelo de Referência em Escritório de Processos; ii. Programa de desenvolvimento de competências em BPM; iii. Implementação em ondas.

ETAPAS-CHAVE NO DESENVOLVIMENTO DE UM ESCRITÓRIO DE PROCESSOS EFETIVO QUE AUMENTE SIGNIFICATIVAMENTE A PERFORMANCE DE UMA ORGANIZAÇÃO.

• COMUNICAR Construir e manter o interesse, a urgência e o comprometimento com a gestão por processos a partir de uma visão de futuro clara e reporte periódico do progresso obtido. • GERENCIAR AS MUDANÇAS Desenvolver agentes de mudança que reforcem a cultura de processos. Executar projetos que implementem mudanças de fato e entregue valor para a organização. Não se contente com recomendações.

• DEMONSTRAR A MELHORIA DE PROCESSO Executar a transição da sala de aula para o local de trabalho e da teoria a prática, através de projetos piloto – estes irão melhorar os processos com o apoio do Escritório de Processos. • MELHORAR CONTINUAMENTE Coletar as lições aprendidas e dissemine boas práticas para a melhoria continua da atuação do Escritório de Processos.


Processos existem, Cabe a nós gerencia-los ou ignora-los

Gestão por Processos

A Gestão por Processos ou Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática de gestão que trata de processos de negócios como ativos, que potencializam diretamente o desempenho da organização, primando pela excelência organizacional e agilidade nos negócios.

Isso envolve a determinação de recursos necessários, monitoramento de desempenho, manutenção e gestão do ciclo de vida do processo.

Fatores críticos de sucesso na gestão por processos estão relacionados a como mudar as atitudes das pessoas e ou perspectivas de processos para avaliar o desempenho dos processos das organizações.

Gestão por Processos

Processo Organizacional

É um conjunto de atividades logicamente interligadas, maneiras pelas quais se realiza uma operação, envolvendo pessoas, equipamentos, procedimentos e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados.

Modelagem de Processo

• É um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio.

• Ela provê uma perspectiva ponta-a-ponta de processos finalísticos, de suporte ou meio e de gerenciamento de uma organização.

• Existem muitas definições de processo de negócio e diferentes modos de pensar sobre sua análise e gerenciamento.

• Processos de negócio transformam entradas em saídas de acordo com certas regras e restrições, e são habilitados por diversas pessoas, sistemas e instalações.

• Eles existem para entregar valor aos clientes e outras partes interessadas. Processos não existem de forma isolada. A saída de um processo é sempre a entrada de outro.

Modelagem de Processo – BPMN 2.0

Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0).é uma notação gráfica que transmite a lógica das atividades, as mensagens entre os diferentes participantes e toda a informação necessária para que um processo seja analisado, simulado, automatizado e executado.

Sendo assim, a notação BPMN 2., usa um conjunto de objetos que permite diagramar modelos de processos ajudando a melhorar a gestão de processos de negócios, documentam o funcionamento real deles e consegue um desempenho melhor. Utilizando-se uma linguagem comum para diagramar os processos de forma clara e padronizada, o que proporciona um entendimento geral e facilita a comunicação entre as pessoas.

Ciclo de Gerenciamento

Segundo o Guia BPM CBOK V3.0 (Corpo Comum de Conhecimentos sobre BPM), a prática de gerenciamento de processos e de negócio pode ser caracterizada como um ciclo de vida contínuo (processo) de atividades integradas. Este ciclo pode ser sumarizado por meio do seguinte conjunto gradual e interativo de atividades:

Na metodologia de gestão por processos podemos adotar um modelo mais simples que o apresentado pelo CBOK.Para a melhoria contínua, foram conjugados os ciclos PDCA (planejar, verificar, executar e agir) e DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar), ambos tratam de fases para a melhoria, desde o seu planejamento inicial, passando pela análise e execução e, chegando ao controle de resultados.

Ciclo de Gerenciamento

PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK – ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act).

DMAIC (sigla para os termos Define, Measure, Analyse, Improve e Control) é um método que faz parte do conjunto de práticas dos Seis Sigmas e tem como meta melhorar um processo existente na empresa. Um projeto DMAIC é efetivo também para o aumento da produtividade, redução de custos, melhoria em processos administrativos e outros afins.

Escritório de Processos

É a estrutura necessária para que as ações em gerenciamento e automação de processos sejam executadas de forma alinhada, aperfeiçoadas e com foco nos stakeholders.Entre suas principais atribuições estão a modelagem e elaboração de AS IS e proposta de TO BE, implementação de melhorias, gerenciamento e controle de processos, inovação, criação e manutenção da biblioteca de processos, acompanhamento de indicadores de desempenho de processos.

Cadeia de Valores

O conceito de Cadeia de Valor foi criado por Michael Porter (1985) e consiste em uma cadeia de atividades relacionadas e desenvolvidas por uma instituição que busca satisfazer de forma mais completa as necessidades de seus clientes. Ela comporta os macroprocessos da organização e estes estão relacionados de forma hierárquica.

Roadmap para implantação do BPMOffice

Implantar um Escritório de Processos não é algo simples. Existem diversas dimensões politicas e organizacionais que devem ser consideradas ao longo desta transformação, e a mudança deve ser gerida de forma adequada para garantir a obtenção do total apoio organizacional e a verdadeira institucionalização da gestão por processos

Conclusão

Projeto de Automatização do Processo de Férias - A "Otimização de Processos" no Estado de Goiás. O fluxo de atividades que se inicia no momento em que o servidor solicita um período para o gozo de férias. A partir da solicitação, o processo passa por algumas etapas de análise e conferência, onde a solicitação poderá ser reprovada ou podem haver algumas considerações que exijam a alteração do período de gozo. Passadas estas etapas, a solicitação será registrada no Sistema de Recursos Humanos, cuja integração é feita por meio de serviços específicos.

Conclusão

Projeto de Automatização do Processo de Elaboração do Relatório da Lei de Responsabilidade Fiscal no Estado de Goiás. O Processo de Elaboração da Lei de Responsabilidade Fiscal representa o fluxo de atividades que tem como propósito garantir que os Relatório da Lei de Responsabilidade Fiscal, gerado via ferramenta de BI, seja validado por unidade administrativa competente e assinado digitalmente pelas autoridades responsáveis. Por fim, tais relatórios serão encaminhados à agência de comunicação para que sejam divulgados em diário oficial, garantindo a publicidade das informações.

Descrevemos a adoção de práticas de Gestão por Processos (BPM) em um BPMOffice (Escritório de Gerenciamento de Processos de Negócios), como parte de um esforço de modernização da gestão.

Desceremos como desenvolver um processo de Gestão por Processos, com foco na promoção de melhorias inovações e melhorias organizacionais.

Esta abordagem teve o objetivo de criar uma visão uniforme de como a organização pode otimizar seus processos e serviços maximizando o valor gerado para a sociedade.

Conclusão

Referências

BPM CBOK: Guia para gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento, versão 3.0. Edição 01, 2013.

CRUZ, Tadeu. BPM & BPMS: Business Process Management & Business Management Systems – Rio de Janeiro: Brasport, 2008.

Elogroup - 3 Papeis Estratégicos de um Escritório de Processos – (2009)

Tregear Roger, Jesus Leandro, Maceieira André , Estabelecendo o Escritório de Processos - Publicação Elogoup (2013)

Manual de Gestão por Processos - Secretaria Jurídica e de DocumentaçãoEscritório de Processos Organizacionais do MPF (2013)