Manual do

.BOLETIM DE SERVIÇO.

.ELETRÔNICO.

MÓDULO I

2

São Paulo é uma das primeiras capitais do País a adotar o

Processo Eletrônico. Com ele, a tramitação de processos e

documentos passa por uma profunda transformação, com

importantes benefícios aos servidores e aos cidadãos.

Somente em 2016, mais de 350 mil processos e 1,5 milhão de

documentos tramitaram na Prefeitura de São Paulo. Cada

processo passa por diversos órgãos durante seu tempo de

vida. Moroso e com os altos custos de material, transporte

e armazenamento, o processo em papel possui uma série de

fragilidades, com risco de extravio, danos físicos, quebra

de sigilo de informação, além de impor grandes dificuldades

no acesso às informações por servidores, gestores e

cidadãos.

Dada sua complexa realidade, a Prefeitura de São Paulo

buscou uma ferramenta que pudesse ser adaptada ao trabalho

desenvolvido pelos servidores, com uma interface amigável

aos usuários e munícipes.

Essa solução é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI,

criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional

Federal da 4ª Região (TRF4).

MÓDULO I

3

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª

Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Prefeitura de São

Paulo. É uma ferramenta que viabiliza a criação, edição,

assinatura e trâmite de processos e documentos dentro do

próprio sistema. Como ele não depende de mapeamento de

processos, ele pode ser utilizado por todas as unidades da

Prefeitura para qualquer tipo de processo administrativo.

Com sua implantação, a Prefeitura espera:

Acelerar os trâmites administrativos, garantindo

respostas mais rápidas às demandas;

Facilitar o trabalho desenvolvido pelos servidores;

Aumentar o controle social e o acesso à informação;

Racionalizar o gasto público;

Estancar o crescimento do estoque do Arquivo

Municipal de Processos, atualmente com mais de 20

milhões de processos;

Melhorar o gerenciamento de processos e instrumentos

de controle;

Eliminar incidentes decorrentes do deslocamento

físico de documentos.

Esse material apresenta o Boletim de Serviço Eletrônico do

SEI (BSE), veículo de publicação dos documentos gerados no SEI e

definido no Decreto nº 58.169/18 como veículo oficial para atos

e eventos que não têm exigência legal de veicularem no Diário

Oficial da Cidade (DOC).

Ao contrário das publicações no DOC, a publicação no

Boletim pode ser feita a qualquer momento, em qualquer dia e

horário. As publicações no DOC continuam sendo feitas

normalmente pelo módulo de publicação específico e pelo Pubnet

com as mesmas regras de horário e dias para veiculação.

O Boletim de Serviço Eletrônico permite a publicação de

documentos na íntegra e ficam disponíveis para consulta online

no portal http://sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim, aberto a todas

MÓDULO I

4

as cidadãs e cidadãos. Nele, é possível pesquisar as publicações

por órgão, conteúdo, unidade, número de processo, número de

documento e data de publicação.

Assim como nos outros manuais, as informações mais

importantes deste material são destacadas por meio das

seguintes orientações visuais:

Para maiores informações a respeito do SEI, tais como

o uso de funcionalidades básicas e avançadas, acesse

nosso portal:

http://processoeletronico.prefeitura.sp.gov.br/

Equipe do Processo Eletrônico

Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia

Secretaria Municipal de Gestão

Prefeitura de São Paulo

IMPORTANTE

Destaca informações às quais o usuário sempre deve

estar atento ao utilizar o SEI

DICAS

Destaca procedimentos e atividades que facilitam o

trabalho no sistema.

PROCESSO EM PAPEL / PROCESSO ELETRÔNICO

Destaca de que maneira o procedimento de trabalho

mudou em relação ao que era feito no papel.

MÓDULO I

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SUMÁRIO

Introdução – Quando usar o Boletim ................................ 6

Publicação de Expedientes Avulsos ................................. 8

Alterando a data/conteúdo de uma publicação agendada ............. 18

Encerrando um processo de publicação ............................. 19

Publicação dentro de processos já existentes ..................... 20

Confirmação da publicação no boletim ............................. 21

Consultando publicações realizadas no boletim .................... 22

MÓDULO I

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INTRODUÇÃO – QUANDO USAR O BOLETIM

O Boletim de Serviço Eletrônico do SEI está normatizado no Capítulo VIII da

Portaria Conjunta SMG/SMIT 1/18:

“(...)

CAPÍTULO VIII

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

Art. 57. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo de publicação dos documentos gerados no SEI.

§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.

§ 2º A publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI não dispensa a publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos administrativos cuja publicação é obrigatória por força de lei ou decreto.

§ 3º Para retificação, republicação ou apostilamento de documento gerado no SEI, deve ser gerado novo documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.

Art. 58. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 59. Somente tipos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio do Boletim de Serviço.

Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar ao Órgão Gestor a alteração no cadastro do tipo de documento para passar a permitir sua publicação.

Art. 60. O sítio eletrônico de publicação do SEI é público e aberto para amplo acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio ou pedido de vista de processo.”

ATENÇÃO!

A PUBLICAÇÃO DOS ATOS E EVENTOS CUJA VEICULAÇÃO NO DOC É

OBRIGATÓRIA CONTINUA SENDO FEITA NORMALMENTE PELO

MÓDULO DE PUBLICAÇÃO DO SEI E PELO PUBNET

MÓDULO I

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A publicação no Boletim pode ser feita a partir de um documento gerado num

processo já autuado no SEI ou autuando um processo específico para esse fim, como

no caso da publicação de expedientes avulsos.

Apenas documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser

publicados por meio do Boletim, tais como atas de reunião, editais de concursos e

inscrições, execuções orçamentárias, manuais e regimentos internos, programa de

metas e publicações sobre promoções, notas de avaliação e progressão na carreira.

As solicitações de novos tipos de documento para publicação no Boletim

devem ser encaminhadas para o SEI Suporte pelo e-mail

seisuporte@prefeitura.sp.gov.br ou pelos telefones 3396-7077 / 7079 / 7080. Após

avaliação da Coordenação de Gestão Documental da Secretaria de Gestão

(CGDOC/SMG), o documento ficará habilitado para publicação.

MÓDULO I

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PUBLICAÇÃO DE EXPEDIENTES AVULSOS

Para publicar expedientes avulsos no Boletim, é preciso autuar um processo

específico no SEI para essa finalidade.

Na tela inicial do SEI, clique em “Iniciar Processo” no menu lateral e na tela

seguinte, procure pelo processo “Comunicações Administrativas: Boletim SEI”.

Digitando apenas “Boletim”, o processo já é apresentado.

1.1 INICIAR UM NOVO

PROCESSO

1.2 PROCURAR PELO TIPO DE

PROCESSO

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

11

Na tela de autuação do processo, preencha com as informações relevantes à

publicação como o assunto, os interessados, se houver e observações. Selecione o

nível de acesso Restrito com a Hipótese Legal de Documento Preparatório e clique em

salvar.

Antes de inserir o documento a ser publicado, é preciso antes criar uma

Solicitação de Publicação onde se justifica ou se solicita a publicação no Boletim para a

unidade/área responsável pelas publicações do órgão.

2.1 PREENCHA OS CAMPOS

PERTINENTES

2.3 CL1QUE EM SALVAR

2.4 SELECIONE O NÍVEL DE ACESSO

RESTRITO E A HIPÓTESE LEGAL

3.1 CLIQUE EM “INCLUIR

DOCUMENTO”

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

12

Edite o conteúdo do documento interno “Solicitação de Publicação – Boletim

SEI” gerado clicando no botão e preencha a justificativa para a publicação,

mencionando o amparo legal para a disponibilização pública do conteúdo e para

garantir que não se trata de publicação obrigatória no Diário Oficial.

3.3 PREENCHER AS INFORMAÇÕES PERTINENTES

NA TELA “GERAR DOCUMENTO” E CLICAR EM

“CONFIRMAR DADOS”

3.2 CRIAR O TIPO “SOLICITAÇÃO

DE PUBLICAÇÃO – BOLETIM SEI”

4.2 SALVAR 4.3 ASSINAR

4.1 PREENCHER O CONTEÚDO,

MENCIONANDO A LEGISLAÇÃO

ADEQUADA PARA PUBLICAÇÃO

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

13

Após salvar e assinar o documento da justificativa, ele pode ser tramitado para

a unidade responsável pelas publicações do órgão ou atribuído ao responsável para os

procedimentos da publicação.

Para gerar a publicação em si, é preciso incluir o tipo de documento interno

que se deseja publicar e que já esteja parametrizado para ser veiculado via Boletim. A

lista abaixo menciona alguns dos tipos de documento já disponíveis para publicação no

Boletim:

Ata de reunião

Balanço de Gestão

Concurso: Edital de classificação

Concurso: Edital de inscritos

Concurso: Edital resultado

Convocação escala de plantão

Edital de Abertura de Inscrições e de Procedimentos dos Concursos

de Remoção (SME)

Edital de ciência de eliminação de documentos

Edital de Notificação IPTU

Emendas a Proposta Orçamentária (CMSP)

Execução Orçamentária: Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO

Execução Orçamentária: Lei Orçamentária Anual – LOA

Execução Orçamentária: Plano Plurianual – PPA

Manual/Regimento Interno

Notas do Resultado da Avaliação de Desempenho

Programa de Metas

Progressão - PCCS

Promoção – PCCS

Promoção Horizontal – QTG

Promoção por Antiguidade

Promoção por Merecimento

Promoção Vertical - QTG

Relatório das Áreas Municipais

DICA!

HAVENDO NECESSIDADE DE PUBLICAR OUTRO DOCUMENTO NÃO LISTADO

ACIMA, BASTA ENTRAR EM CONTATO COM O SEI SUPORTE PARA SOLICITAR

A INCLUSÃO/LIBERAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO.

CONTATO: seisuporte@prefeitura.sp.gov.br | 3396-7077 / 7079 / 7080

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

14

Para criar o documento para publicação, clique em “Incluir Documento” no

menu do processo e selecione um dos tipos habilitados:

Edite o conteúdo do documento interno gerado clicando no botão e preencha o

conteúdo a ser publicado no local indicado no documento, sem pular linha. Com o

texto redigido, salvar e assinar o documento.

5.1 CLIQUE EM “INCLUIR

DOCUMENTO”

5.2 CRIAR UM DOS TIPOS

LISTADOS

6.2 SALVAR 6.3 ASSINAR

6.1 PREENCHER O CONTEÚDO

5.3 PREENCHER AS INFORMAÇÕES PERTINENTES

NA TELA “GERAR DOCUMENTO” E CLICAR EM

“CONFIRMAR DADOS”

ATENÇÃO!

SÓ É POSSÍVEL PUBLICAR DOCUMENTOS

INTERNOS NO BOLETIM

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

15

O documento interno só poderá ter publicação no Boletim agendada quando

estiver bloqueado para ser excluído ou editado – isto é, quando aparecer uma caneta

preta junto ao seu número, na árvore do processo. Isso garante que o documento

publicado não possa ser alterado após sua publicação. Para tanto, é preciso manifestar

ciência no documento para que o ícone de assinatura do documento passe de amarelo

para preto.

Ao clicar novamente no documento, na árvore do processo, o botão “Agendar

Publicação” estará disponível e aparecerá na tela do documento:

7.1 ANTES DE DAR CIÊNCIA: CANETA

AMARELA. O TEXTO AINDA PODE SER

EDITADO

7.2 MANIFESTAR CIÊNCIA NO DOCUMENTO

7.3 APÓS A CIÊNCIA, O DOCUMENTO PASSA A

MOSTRAR UMA CANETA PRETA E ESTÁ BLOQUEADO

PARA EDIÇÕES

6.1 CLICAR NO DOCUMENTO A SER

PUBLICADO

6.2 CLICAR NO BOTÃO “AGENDAR

PUBLICAÇÃO”

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

16

Clicando no ícone, o SEI mostrará a tela de agendamento do Boletim. Nele, é

possível determinar a data da publicação, o resumo e também referenciar o

documento a alguma publicação já realizada no Diário Oficial da Cidade. Veja como

preencher:

8.3 OPCIONAL:

CASO QUEIRA REFERENCIAR A PUBLICAÇÃO NO BOLETIM A OUTRA JÁ FEITA

NO DIÁRIO OFICIAL, PREENCHA ESSES CAMPOS COM AS INFORMAÇÕES.

DEIXE EM BRANCO SE NÃO HOUVER/NÃO PRECISAR DESSA INFORMAÇÃO

ATENÇÃO!

O SEI POSSUI DUAS FUNCIONALIDADES DE PUBLICAÇÃO: UMA PARA PUBLICAR DESPACHOS

DECISÓRIOS E COMUNIQUE-SE NO DIÁRIO OFICIAL DA CIDADE (DOC), OUTRO PARA PUBLICAR

DOCUMENTOS INTERNOS NO BOLETIM DO SEI. VEJA A DIFERENÇA:

ÍCONE PARA PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL DA CIDADE

ÍCONE PARA PUBLICAÇÃO NO BOLETIM DO SEI

NÃO É POSSÍVEL PUBLICAR NOS DOIS VEÍCULOS AO MESMO TEMPO! Garanta que a publicação está agendada

no veículo correto.

NÚMERO SEI DO

DOCUMENTO

NOME DO TIPO DE

DOCUMENTO

RELAÇÃO DE SERVIDORES QUE ASSINARAM

O DOCUMENTO 8.1 SELECIONE UMA DATA

PARA A PUBLICAÇÃO

8.2 DESCREVA

BREVEMENTE O

CONTEÚDO DO

DOCUMENTO

8.4 CLIQUE EM

SALVAR

ATENÇÃO: ESSE

CAMPO NÃO

REALIZA

PUBLICAÇÃO

NO DIÁRIO

OFICIAL

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

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A tela mostrará as informações do documento gerado, como o seu número SEI,

o tipo de documento e as pessoas que o assinaram. É preciso selecionar uma data para

disponibilização da publicação e um resumo do seu conteúdo.

Opcionalmente, no campo “Imprensa Nacional”, é possível indicar que essa

publicação no Boletim é referente a outra já feita no Diário Oficial, informando qual a

seção, página e data da publicação no DOC. Esse preenchimento não é obrigatório e

pode ser deixado em branco. Atenção: as informações sobre a publicação no Diário

Oficial da Cidade nesse campo não geram publicação no DOC.

A confirmação do agendamento aparecerá no histórico de andamentos do

processo, indicando o documento e data agendada:

ATENÇÃO!

AO SELECIONAR A DATA DE PUBLICAÇÃO PARA O MESMO DIA, O

DOCUMENTO É IMEDIAMENTE PUBLICADO E NÃO PODERÁ SER

CANCELADO/RETIFICADO.

CASO SEJA PUBLICADO UM DOCUMENTO COM ALGUM ERRO,

SERÁ NECESSÁRIO REALIZAR NOVA PUBLICAÇÃO INDICANDO A

RETIFICAÇÃO A SER FEITA.

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

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ALTERANDO A DATA/CONTEÚDO DE UMA PUBLICAÇÃO AGENDADA

Ao agendar a publicação, um novo ícone aparecerá no menu do documento

que te levará para a tela onde será possível consultar os dados da publicação e alterar

as informações caso o documento ainda não tenha sido publicado:

Ao clicar no ícone , uma nova tela se abre com as principais informações do

documento agendado para publicação:

CLIQUE AQUI PARA

CONSULTAR/ALTERAR O

AGENDAMENTO

LINK PARA

VISUALIZAÇÃO DE

COMO FICARÁ A

PUBLICAÇÃO

ALTERAR

AGENDAMENTO

CANCELAR

AGENDAMENTO

INFORMAÇÕES PREENCHIDAS NO AGENDAMENTO

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

19

Ao clicar em “Alterar Agendamento”, é aberta a tela de Agendar Publicação,

onde é possível alterar a data de disponibilização, o resumo e as informações da

referência ao DOC. Essa opção fica disponível mesmo após a publicação no Boletim.

Ao clicar em “Cancelar Agendamento”, aparecerá uma tela de confirmação

para a ação. Para voltar ao agendamento, basta clicar novamente no documento e, no

menu superior, clicar em “Agendar publicação” e refazer o passo

ENCERRANDO UM PROCESSO DE PUBLICAÇÃO

Após a conclusão da publicação, caso não seja necessário retifica-la, o processo

“Comunicações Administrativas: Boletim SEI” deverá ser encerrado com o documento

interno “Termo de Encerramento”, como acontece em todos os processos no SEI.

ATENÇÃO!

NÃO É POSSÍVEL CANCELAR UMA PUBLICAÇÃO APÓS SER

DISPONIBILIZADA NO BOLETIM DO SEI.

SEMPRE CERTIFIQUE-SE QUE A INFORMAÇÃO QUE CONSTA NO

DOCUMENTO ESTÁ CORRETA ANTES DE ASSINAR E AGENDAR A

PUBLICAÇÃO

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

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PUBLICAÇÃO DENTRO DE PROCESSOS JÁ EXISTENTES

A publicação dentro de processos que já estão tramitando segue as mesmas

instruções para a publicação de expedientes avulsos, com a exceção da necessidade

de se autuar um novo processo.

Retomando o passo a passo explicado nas seções anteriores:

1- Criar um documento interno do tipo “Solicitação de Publicação – Boletim SEI”

2- Preencher com as justificativas legais para a publicação, salvar, assinar e

encaminhar para área responsável pelas publicações

3- Criar o tipo de documento a ser publicado

4- Preencher o conteúdo da publicação, salvar, assinar e dar ciência.

5- Clicar em para agendar a publicação no Boletim, preenchendo a data para

disponibilização e outras informações necessárias

6- Para alterar as informações da publicação ou cancela-la, clicar em no menu

do documento

7- Confirmar a publicação via andamento do processo ou pelo ícone ao lado do

documento na árvore do processo

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

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CONFIRMAÇÃO DA PUBLICAÇÃO NO BOLETIM

A confirmação da publicação dentro do SEI poderá ser consultada em dois

lugares, além da busca pelo documento diretamente no Boletim

(sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim).

Primeiro, constará no histórico do andamento do processo qual documento, a

data e a hora de sua publicação. Para visualizar essa informação, basta clicar em

“Consultar andamento”, ao final da árvore do processo:

Outra maneira de consultar se a publicação de um documento é a presença do ícone

do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI ( ) ao lado do documento na árvore do

processo:

Ao clicar no ícone , uma janela abrirá confirmando a data da publicação:

CONFIRMAÇÃO

DA PUBLICAÇÃO

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

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CONSULTANDO PUBLICAÇÕES REALIZADAS NO BOLETIM

As publicações feitas no Boletim ficam públicas para consulta pelo site

sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim.

Ao acessar o site, a página mostra todos os campos de pesquisa possíveis para se

localizar uma publicação.

DICA!

PARA VISUALIZAR TODAS AS PUBLICAÇÕES REALIZADAS, BASTA CLICAR EM

“PESQUISAR” SEM PREENCHER OS CAMPOS DE PESQUISA.

O SEI RETORNARÁ TODAS AS PUBLICAÇÕES EM ORDEM CRONOLÓGICA, DA

MAIS RECENTE PARA A MAIS ANTIGA.