MÓDULO I
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São Paulo é uma das primeiras capitais do País a adotar o
Processo Eletrônico. Com ele, a tramitação de processos e
documentos passa por uma profunda transformação, com
importantes benefícios aos servidores e aos cidadãos.
Somente em 2016, mais de 350 mil processos e 1,5 milhão de
documentos tramitaram na Prefeitura de São Paulo. Cada
processo passa por diversos órgãos durante seu tempo de
vida. Moroso e com os altos custos de material, transporte
e armazenamento, o processo em papel possui uma série de
fragilidades, com risco de extravio, danos físicos, quebra
de sigilo de informação, além de impor grandes dificuldades
no acesso às informações por servidores, gestores e
cidadãos.
Dada sua complexa realidade, a Prefeitura de São Paulo
buscou uma ferramenta que pudesse ser adaptada ao trabalho
desenvolvido pelos servidores, com uma interface amigável
aos usuários e munícipes.
Essa solução é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI,
criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional
Federal da 4ª Região (TRF4).
MÓDULO I
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O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª
Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Prefeitura de São
Paulo. É uma ferramenta que viabiliza a criação, edição,
assinatura e trâmite de processos e documentos dentro do
próprio sistema. Como ele não depende de mapeamento de
processos, ele pode ser utilizado por todas as unidades da
Prefeitura para qualquer tipo de processo administrativo.
Com sua implantação, a Prefeitura espera:
Acelerar os trâmites administrativos, garantindo
respostas mais rápidas às demandas;
Facilitar o trabalho desenvolvido pelos servidores;
Aumentar o controle social e o acesso à informação;
Racionalizar o gasto público;
Estancar o crescimento do estoque do Arquivo
Municipal de Processos, atualmente com mais de 20
milhões de processos;
Melhorar o gerenciamento de processos e instrumentos
de controle;
Eliminar incidentes decorrentes do deslocamento
físico de documentos.
Esse material apresenta o Boletim de Serviço Eletrônico do
SEI (BSE), veículo de publicação dos documentos gerados no SEI e
definido no Decreto nº 58.169/18 como veículo oficial para atos
e eventos que não têm exigência legal de veicularem no Diário
Oficial da Cidade (DOC).
Ao contrário das publicações no DOC, a publicação no
Boletim pode ser feita a qualquer momento, em qualquer dia e
horário. As publicações no DOC continuam sendo feitas
normalmente pelo módulo de publicação específico e pelo Pubnet
com as mesmas regras de horário e dias para veiculação.
O Boletim de Serviço Eletrônico permite a publicação de
documentos na íntegra e ficam disponíveis para consulta online
no portal http://sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim, aberto a todas
MÓDULO I
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as cidadãs e cidadãos. Nele, é possível pesquisar as publicações
por órgão, conteúdo, unidade, número de processo, número de
documento e data de publicação.
Assim como nos outros manuais, as informações mais
importantes deste material são destacadas por meio das
seguintes orientações visuais:
Para maiores informações a respeito do SEI, tais como
o uso de funcionalidades básicas e avançadas, acesse
nosso portal:
http://processoeletronico.prefeitura.sp.gov.br/
Equipe do Processo Eletrônico
Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia
Secretaria Municipal de Gestão
Prefeitura de São Paulo
IMPORTANTE
Destaca informações às quais o usuário sempre deve
estar atento ao utilizar o SEI
DICAS
Destaca procedimentos e atividades que facilitam o
trabalho no sistema.
PROCESSO EM PAPEL / PROCESSO ELETRÔNICO
Destaca de que maneira o procedimento de trabalho
mudou em relação ao que era feito no papel.
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SUMÁRIO
Introdução – Quando usar o Boletim ................................ 6
Publicação de Expedientes Avulsos ................................. 8
Alterando a data/conteúdo de uma publicação agendada ............. 18
Encerrando um processo de publicação ............................. 19
Publicação dentro de processos já existentes ..................... 20
Confirmação da publicação no boletim ............................. 21
Consultando publicações realizadas no boletim .................... 22
MÓDULO I
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INTRODUÇÃO – QUANDO USAR O BOLETIM
O Boletim de Serviço Eletrônico do SEI está normatizado no Capítulo VIII da
Portaria Conjunta SMG/SMIT 1/18:
“(...)
CAPÍTULO VIII
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
Art. 57. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo de publicação dos documentos gerados no SEI.
§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.
§ 2º A publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI não dispensa a publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos administrativos cuja publicação é obrigatória por força de lei ou decreto.
§ 3º Para retificação, republicação ou apostilamento de documento gerado no SEI, deve ser gerado novo documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.
Art. 58. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.
Art. 59. Somente tipos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio do Boletim de Serviço.
Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar ao Órgão Gestor a alteração no cadastro do tipo de documento para passar a permitir sua publicação.
Art. 60. O sítio eletrônico de publicação do SEI é público e aberto para amplo acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio ou pedido de vista de processo.”
ATENÇÃO!
A PUBLICAÇÃO DOS ATOS E EVENTOS CUJA VEICULAÇÃO NO DOC É
OBRIGATÓRIA CONTINUA SENDO FEITA NORMALMENTE PELO
MÓDULO DE PUBLICAÇÃO DO SEI E PELO PUBNET
MÓDULO I
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A publicação no Boletim pode ser feita a partir de um documento gerado num
processo já autuado no SEI ou autuando um processo específico para esse fim, como
no caso da publicação de expedientes avulsos.
Apenas documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser
publicados por meio do Boletim, tais como atas de reunião, editais de concursos e
inscrições, execuções orçamentárias, manuais e regimentos internos, programa de
metas e publicações sobre promoções, notas de avaliação e progressão na carreira.
As solicitações de novos tipos de documento para publicação no Boletim
devem ser encaminhadas para o SEI Suporte pelo e-mail
[email protected] ou pelos telefones 3396-7077 / 7079 / 7080. Após
avaliação da Coordenação de Gestão Documental da Secretaria de Gestão
(CGDOC/SMG), o documento ficará habilitado para publicação.
MÓDULO I
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PUBLICAÇÃO DE EXPEDIENTES AVULSOS
Para publicar expedientes avulsos no Boletim, é preciso autuar um processo
específico no SEI para essa finalidade.
Na tela inicial do SEI, clique em “Iniciar Processo” no menu lateral e na tela
seguinte, procure pelo processo “Comunicações Administrativas: Boletim SEI”.
Digitando apenas “Boletim”, o processo já é apresentado.
1.1 INICIAR UM NOVO
PROCESSO
1.2 PROCURAR PELO TIPO DE
PROCESSO
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Na tela de autuação do processo, preencha com as informações relevantes à
publicação como o assunto, os interessados, se houver e observações. Selecione o
nível de acesso Restrito com a Hipótese Legal de Documento Preparatório e clique em
salvar.
Antes de inserir o documento a ser publicado, é preciso antes criar uma
Solicitação de Publicação onde se justifica ou se solicita a publicação no Boletim para a
unidade/área responsável pelas publicações do órgão.
2.1 PREENCHA OS CAMPOS
PERTINENTES
2.3 CL1QUE EM SALVAR
2.4 SELECIONE O NÍVEL DE ACESSO
RESTRITO E A HIPÓTESE LEGAL
3.1 CLIQUE EM “INCLUIR
DOCUMENTO”
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Edite o conteúdo do documento interno “Solicitação de Publicação – Boletim
SEI” gerado clicando no botão e preencha a justificativa para a publicação,
mencionando o amparo legal para a disponibilização pública do conteúdo e para
garantir que não se trata de publicação obrigatória no Diário Oficial.
3.3 PREENCHER AS INFORMAÇÕES PERTINENTES
NA TELA “GERAR DOCUMENTO” E CLICAR EM
“CONFIRMAR DADOS”
3.2 CRIAR O TIPO “SOLICITAÇÃO
DE PUBLICAÇÃO – BOLETIM SEI”
4.2 SALVAR 4.3 ASSINAR
4.1 PREENCHER O CONTEÚDO,
MENCIONANDO A LEGISLAÇÃO
ADEQUADA PARA PUBLICAÇÃO
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Após salvar e assinar o documento da justificativa, ele pode ser tramitado para
a unidade responsável pelas publicações do órgão ou atribuído ao responsável para os
procedimentos da publicação.
Para gerar a publicação em si, é preciso incluir o tipo de documento interno
que se deseja publicar e que já esteja parametrizado para ser veiculado via Boletim. A
lista abaixo menciona alguns dos tipos de documento já disponíveis para publicação no
Boletim:
Ata de reunião
Balanço de Gestão
Concurso: Edital de classificação
Concurso: Edital de inscritos
Concurso: Edital resultado
Convocação escala de plantão
Edital de Abertura de Inscrições e de Procedimentos dos Concursos
de Remoção (SME)
Edital de ciência de eliminação de documentos
Edital de Notificação IPTU
Emendas a Proposta Orçamentária (CMSP)
Execução Orçamentária: Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO
Execução Orçamentária: Lei Orçamentária Anual – LOA
Execução Orçamentária: Plano Plurianual – PPA
Manual/Regimento Interno
Notas do Resultado da Avaliação de Desempenho
Programa de Metas
Progressão - PCCS
Promoção – PCCS
Promoção Horizontal – QTG
Promoção por Antiguidade
Promoção por Merecimento
Promoção Vertical - QTG
Relatório das Áreas Municipais
DICA!
HAVENDO NECESSIDADE DE PUBLICAR OUTRO DOCUMENTO NÃO LISTADO
ACIMA, BASTA ENTRAR EM CONTATO COM O SEI SUPORTE PARA SOLICITAR
A INCLUSÃO/LIBERAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO.
CONTATO: [email protected] | 3396-7077 / 7079 / 7080
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Para criar o documento para publicação, clique em “Incluir Documento” no
menu do processo e selecione um dos tipos habilitados:
Edite o conteúdo do documento interno gerado clicando no botão e preencha o
conteúdo a ser publicado no local indicado no documento, sem pular linha. Com o
texto redigido, salvar e assinar o documento.
5.1 CLIQUE EM “INCLUIR
DOCUMENTO”
5.2 CRIAR UM DOS TIPOS
LISTADOS
6.2 SALVAR 6.3 ASSINAR
6.1 PREENCHER O CONTEÚDO
5.3 PREENCHER AS INFORMAÇÕES PERTINENTES
NA TELA “GERAR DOCUMENTO” E CLICAR EM
“CONFIRMAR DADOS”
ATENÇÃO!
SÓ É POSSÍVEL PUBLICAR DOCUMENTOS
INTERNOS NO BOLETIM
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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O documento interno só poderá ter publicação no Boletim agendada quando
estiver bloqueado para ser excluído ou editado – isto é, quando aparecer uma caneta
preta junto ao seu número, na árvore do processo. Isso garante que o documento
publicado não possa ser alterado após sua publicação. Para tanto, é preciso manifestar
ciência no documento para que o ícone de assinatura do documento passe de amarelo
para preto.
Ao clicar novamente no documento, na árvore do processo, o botão “Agendar
Publicação” estará disponível e aparecerá na tela do documento:
7.1 ANTES DE DAR CIÊNCIA: CANETA
AMARELA. O TEXTO AINDA PODE SER
EDITADO
7.2 MANIFESTAR CIÊNCIA NO DOCUMENTO
7.3 APÓS A CIÊNCIA, O DOCUMENTO PASSA A
MOSTRAR UMA CANETA PRETA E ESTÁ BLOQUEADO
PARA EDIÇÕES
6.1 CLICAR NO DOCUMENTO A SER
PUBLICADO
6.2 CLICAR NO BOTÃO “AGENDAR
PUBLICAÇÃO”
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Clicando no ícone, o SEI mostrará a tela de agendamento do Boletim. Nele, é
possível determinar a data da publicação, o resumo e também referenciar o
documento a alguma publicação já realizada no Diário Oficial da Cidade. Veja como
preencher:
8.3 OPCIONAL:
CASO QUEIRA REFERENCIAR A PUBLICAÇÃO NO BOLETIM A OUTRA JÁ FEITA
NO DIÁRIO OFICIAL, PREENCHA ESSES CAMPOS COM AS INFORMAÇÕES.
DEIXE EM BRANCO SE NÃO HOUVER/NÃO PRECISAR DESSA INFORMAÇÃO
ATENÇÃO!
O SEI POSSUI DUAS FUNCIONALIDADES DE PUBLICAÇÃO: UMA PARA PUBLICAR DESPACHOS
DECISÓRIOS E COMUNIQUE-SE NO DIÁRIO OFICIAL DA CIDADE (DOC), OUTRO PARA PUBLICAR
DOCUMENTOS INTERNOS NO BOLETIM DO SEI. VEJA A DIFERENÇA:
ÍCONE PARA PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL DA CIDADE
ÍCONE PARA PUBLICAÇÃO NO BOLETIM DO SEI
NÃO É POSSÍVEL PUBLICAR NOS DOIS VEÍCULOS AO MESMO TEMPO! Garanta que a publicação está agendada
no veículo correto.
NÚMERO SEI DO
DOCUMENTO
NOME DO TIPO DE
DOCUMENTO
RELAÇÃO DE SERVIDORES QUE ASSINARAM
O DOCUMENTO 8.1 SELECIONE UMA DATA
PARA A PUBLICAÇÃO
8.2 DESCREVA
BREVEMENTE O
CONTEÚDO DO
DOCUMENTO
8.4 CLIQUE EM
SALVAR
ATENÇÃO: ESSE
CAMPO NÃO
REALIZA
PUBLICAÇÃO
NO DIÁRIO
OFICIAL
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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A tela mostrará as informações do documento gerado, como o seu número SEI,
o tipo de documento e as pessoas que o assinaram. É preciso selecionar uma data para
disponibilização da publicação e um resumo do seu conteúdo.
Opcionalmente, no campo “Imprensa Nacional”, é possível indicar que essa
publicação no Boletim é referente a outra já feita no Diário Oficial, informando qual a
seção, página e data da publicação no DOC. Esse preenchimento não é obrigatório e
pode ser deixado em branco. Atenção: as informações sobre a publicação no Diário
Oficial da Cidade nesse campo não geram publicação no DOC.
A confirmação do agendamento aparecerá no histórico de andamentos do
processo, indicando o documento e data agendada:
ATENÇÃO!
AO SELECIONAR A DATA DE PUBLICAÇÃO PARA O MESMO DIA, O
DOCUMENTO É IMEDIAMENTE PUBLICADO E NÃO PODERÁ SER
CANCELADO/RETIFICADO.
CASO SEJA PUBLICADO UM DOCUMENTO COM ALGUM ERRO,
SERÁ NECESSÁRIO REALIZAR NOVA PUBLICAÇÃO INDICANDO A
RETIFICAÇÃO A SER FEITA.
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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ALTERANDO A DATA/CONTEÚDO DE UMA PUBLICAÇÃO AGENDADA
Ao agendar a publicação, um novo ícone aparecerá no menu do documento
que te levará para a tela onde será possível consultar os dados da publicação e alterar
as informações caso o documento ainda não tenha sido publicado:
Ao clicar no ícone , uma nova tela se abre com as principais informações do
documento agendado para publicação:
CLIQUE AQUI PARA
CONSULTAR/ALTERAR O
AGENDAMENTO
LINK PARA
VISUALIZAÇÃO DE
COMO FICARÁ A
PUBLICAÇÃO
ALTERAR
AGENDAMENTO
CANCELAR
AGENDAMENTO
INFORMAÇÕES PREENCHIDAS NO AGENDAMENTO
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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Ao clicar em “Alterar Agendamento”, é aberta a tela de Agendar Publicação,
onde é possível alterar a data de disponibilização, o resumo e as informações da
referência ao DOC. Essa opção fica disponível mesmo após a publicação no Boletim.
Ao clicar em “Cancelar Agendamento”, aparecerá uma tela de confirmação
para a ação. Para voltar ao agendamento, basta clicar novamente no documento e, no
menu superior, clicar em “Agendar publicação” e refazer o passo
ENCERRANDO UM PROCESSO DE PUBLICAÇÃO
Após a conclusão da publicação, caso não seja necessário retifica-la, o processo
“Comunicações Administrativas: Boletim SEI” deverá ser encerrado com o documento
interno “Termo de Encerramento”, como acontece em todos os processos no SEI.
ATENÇÃO!
NÃO É POSSÍVEL CANCELAR UMA PUBLICAÇÃO APÓS SER
DISPONIBILIZADA NO BOLETIM DO SEI.
SEMPRE CERTIFIQUE-SE QUE A INFORMAÇÃO QUE CONSTA NO
DOCUMENTO ESTÁ CORRETA ANTES DE ASSINAR E AGENDAR A
PUBLICAÇÃO
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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PUBLICAÇÃO DENTRO DE PROCESSOS JÁ EXISTENTES
A publicação dentro de processos que já estão tramitando segue as mesmas
instruções para a publicação de expedientes avulsos, com a exceção da necessidade
de se autuar um novo processo.
Retomando o passo a passo explicado nas seções anteriores:
1- Criar um documento interno do tipo “Solicitação de Publicação – Boletim SEI”
2- Preencher com as justificativas legais para a publicação, salvar, assinar e
encaminhar para área responsável pelas publicações
3- Criar o tipo de documento a ser publicado
4- Preencher o conteúdo da publicação, salvar, assinar e dar ciência.
5- Clicar em para agendar a publicação no Boletim, preenchendo a data para
disponibilização e outras informações necessárias
6- Para alterar as informações da publicação ou cancela-la, clicar em no menu
do documento
7- Confirmar a publicação via andamento do processo ou pelo ícone ao lado do
documento na árvore do processo
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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CONFIRMAÇÃO DA PUBLICAÇÃO NO BOLETIM
A confirmação da publicação dentro do SEI poderá ser consultada em dois
lugares, além da busca pelo documento diretamente no Boletim
(sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim).
Primeiro, constará no histórico do andamento do processo qual documento, a
data e a hora de sua publicação. Para visualizar essa informação, basta clicar em
“Consultar andamento”, ao final da árvore do processo:
Outra maneira de consultar se a publicação de um documento é a presença do ícone
do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI ( ) ao lado do documento na árvore do
processo:
Ao clicar no ícone , uma janela abrirá confirmando a data da publicação:
CONFIRMAÇÃO
DA PUBLICAÇÃO
BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO
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CONSULTANDO PUBLICAÇÕES REALIZADAS NO BOLETIM
As publicações feitas no Boletim ficam públicas para consulta pelo site
sei.prefeitura.sp.gov.br/boletim.
Ao acessar o site, a página mostra todos os campos de pesquisa possíveis para se
localizar uma publicação.
DICA!
PARA VISUALIZAR TODAS AS PUBLICAÇÕES REALIZADAS, BASTA CLICAR EM
“PESQUISAR” SEM PREENCHER OS CAMPOS DE PESQUISA.
O SEI RETORNARÁ TODAS AS PUBLICAÇÕES EM ORDEM CRONOLÓGICA, DA
MAIS RECENTE PARA A MAIS ANTIGA.