produtividade,motivação e liderança

5 reflexões sobre

BLOG OBJETIVO LUA2016

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O culto de trabalhar muitas horas

Tenho ouvido muita gente falar que trabalha muito mais horas do que seria expectável,

que há sempre gente no escritório até tarde e que têm dificuldade em desligar-se e

conciliar a vida profissional e pessoal. Esta realidade é cada vez mais uma constante em

profissões cognitivas, com pessoas com alta formação e bem pagas. Curiosamente cada

vez conheço mais histórias de Portugueses que vão trabalhar para fora, em particular para

a Alemanha e países nórdicos, onde ficar no escritório depois das 17 é sinal de baixa

performance e de alguma incompetência. Há chefes que lhes perguntam “o que é que há

de errado consigo?” e há empresas que a partir dessa hora desligam as luzes.

Embora estas histórias sejam exemplo de que há sítios onde é possível realizar trabalho

de qualidade dentro do horário de trabalho, o culto do trabalho extra é uma realidade

cultural na maior parte dos sítios do mundo.

Se mais horas não equivalem a mais resultados, o que leva a este fenómeno?

O hábito da má gestão: Trabalhar mais horas é a solução mais fácil e reflete muitas

vezes não só falta de planeamento individual mas principalmente má gestão e organização

do trabalho. Por outro lado é uma solução com (aparentes) menos custos já que uma

pessoa acaba por fazer trabalho de várias pelo custo de uma. Como muitas vezes sempre

foi feito assim e esse é o exemplo de liderança que tiveram, há líderes que nem param

para pensar sobre como mudar isso. Hoje em dia com a narrativa da crise e da

necessidade de resposta rápida aos clientes o problema agravou-se.

Ilusão de que as horas medem produtividade e resultados: Em certas áreas, as

empresas recompensam trabalhar mais horas do que trabalhar de um modo mais

inteligente. A produtividade é medida em horas e por vezes as pessoas são pagas pelas

horas que dedicam a um determinado projeto.

Sair a horas parece mal: falo aqui da realidade portuguesa, onde os chefes ficam até

tarde no escritório e muitas pessoas se sentem mal em sair porque “pode parecer mal e

que não se estão a esforçar”. Muitas vezes a pressão nem é dos chefes mas dos colegas

que em brincadeira dizem a quem sai às 18 “vais tirar a tarde?”. Mais uma vez, premeia-se

quem fica até tarde mesmo que isso seja só o resultado de não ter sido eficiente e eficaz

durante o dia.

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Trabalhar muito é prova social de prosperidade: para algumas pessoas trabalhar

muito é sinónimo de prosperidade e sucesso.

O mito de que estar permanentemente contactável é inevitável: mesmo quando

a presença física no escritório não existe para além do horário de trabalho, hoje em dia há

a expetativa que estejamos sempre contactáveis e muitos continuam ligados por email e

telefone 24/7. A exigência de resposta imediata de muitos e a aceitação de que isso é

normal deixou cair as barreiras entre vida pessoal e profissional. Sendo que é salutar

haver flexibilidade de ambas as partes, alucino que a vida pessoal de muitos é a que tem

demonstrado maior flexibilidade e ganho menos com o acordo implícito.

Quais são os resultados?

Piores resultados: Trabalhar muitas horas e reduzir o descanso (e estar em casa a ver

o email não é descansar) reduz a qualidade do trabalho. Esquecemos o que já sabemos

de outras áreas como, por exemplo, que os resultados dos trabalhadores industriais que

trabalham muitas horas geram mais erros e acidentes no trabalho. Está provado que

quando não descansamos e não dormimos, estamos a reduzir as nossas capacidades

cognitivas, a nossa criatividade e a nossa capacidade de resolver problemas.

Problemas de saúde/os novos velhos: O stress, a falta de descanso, a falta de

tempo para uma vida equilibrada tem impacto na saúde a curto e médio prazo. Além de

enfraquecer o nosso sistema imunitário, tornando-nos mais suscetíveis a problemas de

saúde no dia-a-dia e aumenta também a probabilidade de doenças como cancro, enfartes

e diabetes. Conheço muita gente na casa dos 50 e 60 com um ar jovem e com energia.

Conheço também outros na casa dos 30 e muitos, 40 que parecem muito mais velhos e

cansados.

Pessoas mais felizes e saudáveis estão mais motivadas e produzem

melhores resultados

Uma das coisas que reduz o empenho e ligação à empresa é o ressentimento que cada

um vai acumulando dia após dia. Uma empresa que genuinamente se preocupe com o

bem-estar dos colaboradores tem maiores hipóteses de que estes se sintam mais ligados

e deem o seu melhor. Deixo algumas sugestões para lidar com o culto das horas extra.

Trabalhe inteligente: focar-se nos resultados que quer atingir, repensar o modo como o

trabalho é feito, tornar os processos mais ágeis, planear melhor as necessidades e

alocações contribui para que as horas sejam suficientes. Muita gente diz “isso é

impossível” porque dependem de causas que não controlam (clientes e fornecedores) e

isso impede-os de mudar alguma coisa. Às vezes não podemos mudar tudo, não

conseguimos o cenário perfeito mas isso não nos deve impedir de começar por algum

lado. Lembro-me da Toyota que quando desenvolveu o sistema Lean de produção não

ficou paralisada com o facto de os fornecedores não estarem preparados para isso.

Defina limites e não se comprometa com o que não pode fazer: se não definir

limites, se não tiver consciência do que consegue fazer com o tempo que tem, muito

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dificilmente serão outras pessoas que dirão “não faça isso porque já tem muitas coisas nas

suas mãos”.

Dê o exemplo: se gere equipas e ocupa posições de liderança passe a mensagem que

valoriza que as pessoas tenham tempo para a sua vida pessoal. Não seja o último a sair e

não responda ou envie emails fora de horas pois implicitamente está a passar a

mensagem que esse é o comportamento que espera que todos tenham. Crie uma cultura

que permeie aqueles que atingem as metas de um modo eficiente e eficaz.

Estas sugestões são a ponta do iceberg. O primeiro passo é decidir se está disposto a

aceitar que trabalhar muitas horas não é inevitável. Depois disso, comece a encontrar

soluções agindo sob aquilo que está dentro do seu controlo.

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Seremos um país de profissionais sérios?

Excelente comida, serviço “profissional”

Nestas férias fui a um restaurante que me aconselharam pela qualidade da comida. A

comida era excelente e a atitude dos empregados inspirou-me … a escrever um artigo

sobre o que NÃO fazer.

Desde que entrei a atitude dos empregados foi correta: indicaram-me a mesa, alertaram-

me para as mesas mais expostas ao ar condicionado, explicaram o menu. Fizeram-no

sempre com um ar sério, muito direitos, sem mostrar um sorriso. Ao escrever este texto

quase que escrevi profissional e aqui está o problema.

Sério não significa profissional

Sério, sisudo não significa profissional. Talvez esta ideia venha de expressões parvas

como “muito riso, pouco siso”, “não lhes posso mostrar os dentes”.

Em particular em ambiente profissional, ainda há muita gente (em particular em Portugal)

que acredita que mostrar uma fisionomia séria e uma atitude demasiado formal cria uma

imagem de profissionalismo e confiança.

Ser sério não é ser profissional. Ser sério é ser mal disposto, antipático e de pouca

confiança(!).

Sorrir ou não sorrir

Não sorrir torna-nos menos acessíveis, cria menos empatia e dificulta a comunicação.

Tudo isto são características indesejáveis para quem precisa de interagir e convencer

outros. E todos precisamos.

Além disso, sorrir reduz os níveis de stress, ansiedade e faz-nos sentir mais felizes. Sim,

sorrir traz-nos tudo isto, sejam sorrisos genuínos ou forçados (dica para aqueles dias em

que tudo lhe corre mal: sorria mesmo que não tenha vontade já que isso vai ajudá-lo a

sentir-se melhor).

Sorrir faz-nos parecer mais bonitos e jovens. Sorrir é contagioso. Sorrir torna-nos melhores

líderes.

Sorrir muito ou pouco?

Tão importante como sorrir é termos consciência do impacto do sorriso no outro.

É uma pessoa sorridente e extrovertida a comunicar com pessoas reservadas?

Repare que pessoas mais extrovertidas, expressivas e sorridentes podem parecer

excessivas e causar desconforto em pessoas mais reservadas (e daí a ideia de alguns que

sorrir significa ser pouco credível).

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Nestas situações, se quer criar empatia com a pessoa mais reservada, experimente ser

mais discreto na sua boa disposição (mas mantendo-a e ao sorriso!) e reduzir o ritmo da

sua comunicação.

É uma pessoa reservada que comunica com pessoas extrovertidas e sempre sorridentes?

Pessoas mais reservadas sorriem com menos frequência ou com sorrisos mais discretos.

Isso não significa que não esteja a gostar da conversa ou que não esteja entusiasmado.

Significa só que é assim que faz esses estados. Repare que se está a comunicar com

pessoas extrovertidas e sorridentes, poderá ser interpretado como carrancudo ou que tem

pouco interesse na conversa.

Nestas situações, se quer criar empatia com a pessoa mais extrovertida, faça um esforço

consciente por sorrir mais e aumentar o ritmo da sua comunicação.

O truque: observar o comportamento do outro e aproximar-se desse nível de “energia” sem

perder a sua autenticidade.

Sabe o que é o fenómeno do amortecimento do sorriso?

Lembro-me de na Física estudar o fenómeno do amortecimento que descreve o modo

como a energia de um sistema em oscilação é dissipada e que leva ao repouso esse

sistema (por exemplo se colocarmos um peso numa mola ela vai oscilar até parar).

Podemos calcular o tempo que o sistema leva a parar.

Quando vejo uma pessoa a sorrir e esse sorriso desaparece rapidamente lembro-me

sempre deste fenómeno.

Um dos empregados do restaurante de que falei há pouco fazia-o. Fazia um sorriso

forçado que desaparecia logo. Já vi isto muitas vezes. Pessoas que “sabem” que têm que

sorrir mas assim que perdem o contacto ocular ou viram as costas, retornam à fisionomia

sisuda como um robot mostrando que o sorriso e o interesse não era genuíno.

Talvez algumas vezes precisemos de forçar o sorriso mas tenha cuidado com o tempo de

amortecimento do seu sorriso pois se for muito rápido vai parecer falso. Qual é o tempo

adequado? Não sei…mas não é com certeza uma coisa instantânea…

Voltando ao restaurante: a memória mais forte que me ficou não foi a comida mas sim a

experiência. O produto era de qualidade mas o que fez toda a diferença foram as pessoas

e no fim, isso é que conta.

“As pessoas vão esquecer o que você disse,

As pessoas vão esquecer o que você fez

mas nunca se vão esquecer como as fez sentir.”

Maya Angelou

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Fatores de higiene e motivacionais para o empenho das equipas

Há uns tempos escrevi um artigo sobre “A ciência da motivação: às vezes não precisa de

fazer algo, basta parar de fazer o que já faz!”.

Hoje retorno a este tema com a extrapolação de um modelo que nos pode ajudar a criar as

condições que alimentam equipas empenhadas.

A pirâmide de Maslow

Nos anos 40, o psicólogo americano Abraham Maslow criou um modelo conhecido hoje

como a hierarquia de necessidades de Maslow/pirâmide de Maslow para sistematizar o

que motiva o Ser Humano.

Segundo este modelo, para nos sentirmos satisfeitos/realizados procuramos satisfazer

várias necessidades. Maslow sistematizou estas necessidades em cinco categorias

hierárquicas na forma de uma pirâmide. Teoricamente, começamos a procurar satisfazer

as necessidades dos níveis mais altos da pirâmide quando as dos níveis mais baixos

estão satisfeitas.

Os cinco níveis de necessidades definidos estão ilustrados na imagem.

A hierarquia dos cinco níveis sugere que será difícil atingir a motivação e satisfação

quando, por exemplo, as necessidades básicas não são satisfeitas o que, à primeira vista,

parece ser intuitivo: se não temos as necessidades básicas como as necessidades

fisiológicas e segurança satisfeitas dificilmente temos energia para procurar satisfazer

outras nos níveis mais elevados da pirâmide.

Há quem argumente que não existe necessariamente uma hierarquia e que pode ser

possível uma pessoa estar realizada sem a total satisfação de uma das necessidades ou

passando por estas etapas. Além disso, é também apontado que esta teoria é demasiado

uniforme em particular na vertente profissional, que não leva em conta um conjunto de

fatores como expetativas, experiência e perceção e que não é completamente aplicável

nos dias de hoje.

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Não é o propósito deste artigo analisar estas questões mas sim oferecer mais uma

ferramenta para refletirmos e definirmos estratégias sobre motivação, em particular

estender este modelo para a cultura organizacional.

A pirâmide de Maslow nas organizações

Considerando o ponto de vista das organizações e das necessidades que esta satisfaz aos

seus colaboradores, podemos representar este modelo como ilustrado na imagem

seguinte.

Uma das ideias mais importantes da extrapolação deste modelo é que nem todas as

necessidades têm igual contributo para a motivação. Podemos considerar dois grandes

grupos de fatores que contribuem para a motivação e empenho:

Fatores de higiene (os três níveis inferiores da pirâmide) cuja existência não

garante equipas empenhadas e motivadas, mas cuja ausência contribui para a

insatisfação, ansiedade e tensão.

Fatores de motivação (os dois níveis superiores da pirâmide) que, sedimentados na

existência dos fatores de higiene, contribuem para equipas empenhadas e

crescimento da organização.

Enquanto não satisfizer os fatores de higiene, garantido condições de trabalho básicas e

justas, perceção de segurança, bem como um bom ambiente de trabalho, pode ser

contraproducente investir em estratégias “motivacionais”.

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O problema é a falta de tempo ou o excesso de expetativas?

Faz parte da minha missão ajudar outros a criarem tempo, tempo para realizarem melhor

(e não necessariamente mais) no trabalho, tempo para realizarem as suas ambições,

tempo para as coisas que gostam, tempo para si.

A maior parte das pessoas que conheço reclama de que “não tem tempo”.

Há dias ocorreu-me que o problema não é falta de tempo mas sim excesso de expetativas.

Pode parecer uma transformação linguística sem real impacto. Ou não.

O tempo é limitado. O dia tem 24 horas, 1440 minutos, 86400 segundos. Nunca vai haver

mais. Nunca vamos conseguir controlar o tempo, nunca vamos fazê-lo esticar.

Mas as expetativas do que fazemos com esse tempo … essas podemos influenciar!

As expetativas dos outros do que podemos fazer com o tempo

Quem são os “outros” que têm expetativas sobre o modo como usa o tempo? Pode ser o

seu chefe, os seus colegas, clientes, familiares, amigos.

Muitas vezes estas pessoas têm expetativas relativamente ao tempo que temos disponível

para investir nas suas necessidades porque na realidade nunca lhes dissemos “não posso

agora”, “não consigo”.

Muitas vezes isto acontece porque nós próprios não temos consciência de que na

realidade não vamos conseguir cumprir o que prometemos ou vamos fazê-lo à custa do

resultado final ou à custa de não respondermos a outras expetativas.

O primeiro passo é termos consciência do modo como usamos o tempo, onde investimos o

nosso tempo e qual o tempo que temos disponível.

Se trabalha ao computador, espreite este artigo que o pode ajudar a descobrir para onde

vai o seu tempo. Aqui sugiro uma aplicação que pode instalar no seu computador para

avaliar o que anda a fazer. Também pode (e deve) instalar nos seus dispositivos móveis.

Outras vezes nem temos consciência do tempo que algo demora a fazer. Tanto para

coisas profissionais como pessoais:

Lembre-se da última vez que o fez. Quanto tempo, mais ou menos, demorou?

Divida essa tarefa em subtarefas. Estime o tempo de cada uma dessas subtarefas.

Use essa informação para avaliar o tempo que tem disponível e comprometa-se com plena

consciência da sua capacidade para responder às expetativas dos outros. Lembre-se que

pode sempre gerir expetativas definindo por exemplo prazos mais realistas e avaliando a

real urgência e importância dessas expetativas.

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As nossas expetativas do que podemos (e devemos) fazer com o tempo

Uma das expetativas mais distorcidas é a nossa perceção daquilo que conseguimos fazer.

Pior, é a expetativa do que DEVÍAMOS fazer, como profissionais, como pais, como seres

humanos. A pressão do sucesso, das milhares de regras e boas práticas com que somos

bombardeados diariamente para termos sucesso e sermos felizes, deixa-nos atolados num

mar de expetativas que nos autoimpomos.

Faça uma lista das coisas que precisa e quer fazer.

Agora, desta lista risque as que não vai fazer. O mundo vai provavelmente continuar a

girar e a sua vida não vai ser diferente…ou talvez vá!

As nossas expetativas do resultado final

Esta é a minha expetativa favorita: a nossa expetativa do resultado final. Muitas vezes

complicamos, tornamos a nossa vida mais complicada do que pode ser.

E aqui não falo só das expetativas profissionais e as tarefas e grau de exigência que

muitas vezes inventamos como também expetativas pessoais. Aqui as piores são as

obrigações domésticas (“a minha casa tem que estar impecável”, “os cortinados têm que

ser lavados de 3 em 3 meses”, “o meu filho tem que praticar muitas atividades no fim-de-

semana”, “todos os dias preciso de preparar uma refeição diferente para a minha família

não enjoar”).

Treine-se a simplificar a sua vida e o seu trabalho.

Pergunte-se:

Preciso mesmo de fazer isto? Se não fizer o que acontece? Posso viver assim?

O que é que estou a deixar de fazer para fazer isto? O que é mais importante?

Como posso simplificar? Quem me pode ajudar?

Não faça, faça menos. Deixe de fazer. Aceite que assim também está bem.

Em vez de gerir o tempo (e já agora o tempo não se gere), comece a gerir expetativas. :)

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6 dicas para organizar o seu dia

Encare o seu dia como um lego em que cada peça é uma tarefa. As peças que escolhe e o

modo com as arruma tem um impacto profundo no resultado, em particular, nas coisas que

consegue fazer. Deixo algumas dicas para o pôr a pensar nisso e ajudar a arrumar as suas

pecinhas.

Implementar algumas destas estratégias todos os dias pode ser difícil já que nem sempre

isso depende de si. Não deixe no entanto que isso o impeça de o fazer sempre que pode.

Não é por não podermos mudar tudo que vamos deixar de mudar alguma coisa.

1. Bloquei e proteja períodos do seu dia para … trabalhar!

Faça os possíveis para bloquear um período do seu dia para trabalhar em atividades que

requeiram a sua atenção. Isto significa evitar marcar reuniões e evitar ver o email neste

período. Pode ser a manhã ou a tarde, ou apenas algumas horas. Isto depende de cada

um e do tipo de trabalho que realiza. Torne isso numa rotina que não questiona.

Por exemplo, muita gente não marca reuniões nem dá muita atenção ao email nas

primeiras horas da manhã e o seu objetivo é realizarem uma das tarefas importantes que

têm em mãos nesse período. Nem sempre é possível, mas muitas vezes é! E nesse

período, em vez de fazerem tarefas menos importantes ou distraírem-se com outras

coisas, aproveitam cada minuto investindo a sua energia e concentração no que têm em

mãos.

Identifique qual é o seu período do dia em que se sente com mais energia e com mais

capacidade de concentração. Proteja esse período de tudo o que o possa distrair. Se

deixar esse período ficar “esburacado” com interrupções, reuniões, telefonemas e

respostas a emails com certeza que não vai conseguir ser produtivo.

2. Marque reuniões para horas menos produtivas e que não lhe cortem o dia

Marque reuniões e telefonemas para as horas em que tem menos energia. É mais fácil

interagimos com outros nestes períodos do que realizarmos tarefas que requerem

concentração.

Para muitos, as boas horas para marcar reuniões são antes do almoço (já que todos estão

focados em serem eficientes para irem almoçar) ou depois do almoço em que a energia é

mais baixa (além de que não vão interromper o que estão a fazer para ir à reunião).

Evite sempre que possível e que dependa de si, marcar reuniões para meio da manhã ou

da tarde.

3. Síndrome da gota de água: divida as tarefas grandes em tarefas mais

pequenas

Alguns de nós têm tarefas grandes que requerem concentração, como escrever uma

proposta, fazer alguns cálculos, etc. Muitos pensam “vou agarrar nisto quando tiver

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algumas horas para o fazer”. Quando têm uma hora mais disponível pensam que o tempo

não será suficiente para fazerem a tarefa e por isso nem lhe agarram. O desafio de muitos

é que dificilmente têm essas horas o que leva a que por exemplo a tarefa seja adiada ou

acabem por levar esse trabalho para casa onde “têm sossego”.

Uma estratégia para lidar com este desafio (e principalmente com a crença de que precisa

de um período de tempo longo para realizar a tarefa) é dividir essa tarefa em pequenas

tarefas e realizá-las em períodos de tempo menores. Por exemplo, se tem um documento

para escrever pode subdividir esse trabalho em várias tarefas mais pequenas como definir

a estrutura do documento, identificar os conteúdos de cada seção, recolher os dados

necessários, escrever secção 1, escrever secção 2, rever, etc. Estime o melhor que

conseguir a duração destas tarefas. Cada uma destas pequenas tarefas pode ser

realizada em períodos mais pequenos de tempo. Será mais fácil encaixar estes tempos no

seu dia e ir avançando com o trabalho.

Pode parecer que cada uma destas tarefas é uma gota de água…só que gota a gota irá

encher o copo!

4. Junte tarefas pequenas/semelhantes e aproveite pequenos tempos

Mantenha uma lista de pequenas tarefas como telefonemas, tarefas administrativas, etc.

Provavelmente durante o seu dia tem momentos em que percebe que falta meia hora para

uma reunião ou ir almoçar. Já não vai agarrar no grande relatório mas pode fazer estas

pequenas tarefas.

5. Aceite que pode desperdiçar tempo e gira a sua energia

Multitasking demora mais tempo, reduz as suas capacidades cognitivas e a sua energia.

Ponto!

Tipicamente aqueles que acham que isso é um mito, que são diferentes, que são bons a

trabalharem em modo multitasking são os que acabam por ter pior performance.

Há muitos momentos em que aparentemente estamos a desperdiçar tempo e por isso

tentamos fazer coisas ao mesmo tempo. Por exemplo, muitas vezes estamos a fazer algo

no computador e este está a demorar uns segundos a carregar uma página ou a

descarregar algum documento. Ou estamos a ligar a alguém que não nos atende. Como

estamos numa sociedade louca por eficiência, aproveitamos para fazer outra coisa

qualquer. Experimente não o fazer. Aguarde. Páre. Aproveite o momento para fazer

algumas respirações profundas. Ponha-se em pé e traga vitalidade ao seu corpo. Se está

na rua, observe o que o rodeia. O impacto que isso terá na sua energia ao fim do dia, e

consequentemente na sua produtividade, é muito mais significativo do que o que

conseguiu fazer nos segundos de espera.

Faça várias pausas ao longo do dia (por exemplo pequenas pausas de 5 minutos ao fim de

uma hora ou hora e meia). Se trabalha ao computador, aproveite a pausa para mudar a

sua postura física, levante-se, beba água, tire os olhos do computador. Experimente fazer

isto durante alguns dias e avalie como se sente.

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6. Encare o seu dia como um lego

O tempo é uma grandeza física como o espaço. Encare o seu dia, as horas que tem

disponíveis, como um espaço que vai preenchendo com peças do lego. Cada peça

representa uma tarefa que consome tempo.

Se lhe dessem uma caixa para encher de peças de lego, haveria um momento em que

diria “não cabem mais”. Muitos têm dificuldade de chegar a esse momento quando falam

do seu tempo. Um dos desafios é não terem consciência de que não cabe mais. A menos

que tenha uma capa e consiga voar, não é o super-homem/mulher e não consegue

reverter as leis da física.

Aceite que há uma restrição física para o quanto lá consegue acomodar. Para ter uma

visão do espaço/tempo disponível, aconselho a que use a sua agenda como ferramenta de

planeamento, estimando o tempo das tarefas (em particular as que requerem algum tempo

e são importantes) e encaixe-as na sua agenda como blocos. Muitas vezes não vai

conseguir realizar a tarefa nos períodos que tinha planeado mas pelo menos sabe que

essas horas precisam de ser protegidas. Terá assim uma visão global do seu dia e da sua

semana que o vai ajudar com certeza a gerir prioridades e principalmente a realizar o que

é importante.