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Gerenciamento de

Aquisições

MBA em Gerenciamento de Projetos – 37, BH Nome da equipe:

◦ Aluísio Bernardes Júnior◦ Bruno Geoffroy◦ Henrique Mendes ◦ José Henriques◦ Wagner de Melo◦ Wellington Teixeira◦ Wilson Correa

Nome da Empresa: Aquarruda Nome do Projeto: Pé de Pato

Gerenciamento de aquisições em projetos

Para o sucesso de qualquer projeto, é imprescindível o acompanhamento e gerenciamento de todas as fases que o envolve. Serão apresentadas aqui as técnicas e ferramentas utilizadas no Gerenciamento de Aquisições, especificamente voltada ao desenvolvimento do Projeto intitulado Pé de Pato, realizado pela empresa Aquarruda.

Objetivo

As operações da Empresa Aquarruda garantem à companhia uma posição de destaque dentre as mais importantes empresas de engenharia e construção do Brasil, com um importante portfólio de obras e dedicação ao gerenciamento da implementação de projetos de infraestrutura de clientes governamentais e da iniciativa privada.

Empresa Aquarruda

O ano de 2011 não teve um desfecho feliz no Estado de Minas Gerais, devido às fortes chuvas que atingiram o Estado. Em meio a tantos problemas, uma situação ficou evidente: a precariedade da infraestrutura nas cidades mineiras. Foi neste cenário que a Aquarruda foi convidada a realizar algumas obras no Estado, a começar pela capital. Na cidade, alguns dutos subterrâneos seriam demolidos e novas tubulações instaladas, para possibilitar um melhor escoamento das águas e evitar os constantes alagamentos.

Projeto Pé de Pato

EAP do Projeto

Uma vez gerada a EAP, foi criado o mapa das aquisições do tipo BUY a serem executadas no mercado profissional.

Mapa de Aquisições

Mapa de AquisiçõesN

Item a ser

contratado

Ref.

EAPVendor list

Orçamento

(%)

Prazo

(semanas

)

Critérios

adotados

Doc.

aquisição

Tipo

contrato

1Pesquisa de pontos

de alagamento1.2.1.1

Vox Populi, Copasa,

Contécnica, BHZ2 2

Qualificação da

equipe

Agilidade no

resultado

RFP T&M

2Relatórios de

infraestrutura1.2.1.2 Copasa, Vox Populi 3 2 RFP T&M

3 Materiais 1.3.1

Orguel, Locguel,

fornecedores de

materiais de

construção

30 3

Necessidade de

fornecimento

especializado

RFI , RFQ Preço fixo

4 Pessoas 1.3.2 Catho, Sine, Senai 10 2

Necessidade de

profissionais

especializados

Necessidade de

paralelização de

atividades

RFQ T&M

5 Demolição 1.4.1.2

Detronic, Craft

Engenharia,

Demolidora Porto

Velho

10 1

Compartilhamento

de riscos

Necessidade de

profissionais

especializados

Agilidade no

resultado

RFP, Custo

reembolsável

Números 1 e 2:

Critérios adotados: A empresa Aquarruda não tem pessoal

qualificado para execução deste pacote de trabalho, e necessita de geração da pesquisa e relatórios em prazo extremamente curto para o rápido início das obras, de forma que estas sejam finalizadas antes do período de chuvas esperado.

Mapa de Aquisições – Jutificativas

Números 1 e 2:

Documentos de aquisição: Necessidade de contratação de empresas

especializadas que tenham vasta experiência no mercado. Estas devem fornecer uma declaração do escopo para a realização das atividades de levantamento de pontos de alagamento e da infraestrutura existente e necessária.


Números 1 e 2:

Tipo de contrato: A empresa Aquarruda tem urgência no resultado

das atividades, para o início imediato das obras.


Número 3:

Critérios adotados: A empresa Aquarruda necessita de fornecedores

com tradição no mercado de construção civil, com capacidade de atendimento objetivo.


Número 3:

Documentos de aquisição: Necessidade de informação a respeito dos

materiais necessários à realização das obras e cotação para a aquisição dos mesmos.


Número 3:

Tipo de contrato: Os materiais necessários serão levantados e

definidos, e então adquiridos.


Número 4:

Critérios adotados : A empresa Aquarruda necessita de pessoal

especializado em número suficiente para a realização de atividades em múltiplas localidades da cidade ao mesmo tempo.


Número 4:

Documentos de aquisição: Necessidade de levantamento de pessoas com as

habilidades profissionais necessárias à realização de obras de grande porte.


Número 4:

Tipo de contrato : Os profissionais serão contratados para ampliar a

equipe de execução das obras, sendo remuneradas mensalmente.


Número 5:

Critérios adotados: Os processos de execução das obras de demolição

devem ser realizados com agilidade, competência e objetividade, e com a menor incidência de retrabalho possível.


Número 5:

Documentos de aquisição: As empresas especializadas a serem

selecionadas devem informar a declaração do escopo para a execução das obras de demolição.


Número 5:

Tipo de contrato: Se o fornecedor atingir ou superar os objetivos

selecionados para o projeto, como metas do cronograma ou custo total, receberá um pagamento de bônus.


Após elaborado o mapa de aquisições, foi realizada uma modificação na EAP de acordo com o levantamento das aquisições, conforme apresentado a seguir:

EAP Revisada

EAP Revisada

Um risco é qualquer evento capaz de afetar, positiva ou negativamente, os resultados do projeto. Para aumentar as chances de ocorrência de riscos positivos e diminuir a possibilidade de riscos negativos afetarem o projeto, foi realizada a análise de riscos da aquisição. Na tabela a seguir são apresentados alguns riscos capazes de prejudicar o bom andamento do projeto.

Levantamento de riscos

Levantamento de riscosEvento do Risco Resposta ao Risco Momento de resposta ao risco

A pesquisa não contemplar todos os

pontos de alagamento.

Escolher empresa com experiência neste tipo de pesquisa Solicitar da empresa contratada o cruzamento das informações da pesquisa com dados coletados por órgãos públicos

Seleção (pré-qualificação)

Especificação

Contratação

Atraso na entrega da pesquisa. Multa contratual Contratação

Encerramento

Relatórios inconsistentes com os dados

coletados na pesquisa

Avaliar e aprovar relatórios de infraestrutura Administração

Encerramento

Fornecimento de materiais de baixa

qualidade.

Multa contratual Analisar histórico de fornecimento Avaliar fabricantes dos materiais


Especificação

Contratação

Atraso na entrega de materiais Multa contratual Contratação

Encerramento

Contratação de pessoas desqualificadas

para executar o serviço

Acompanhar processo de contratação de funcionários

Explicitar perfil de funcionário necessário para cada tipo de trabalho

Especificação

Contratação

Administração

Demolição não contemplar todas as

áreas necessárias

Explicitar pontos de demolição

Fiscalizar a demolição

Especificação

Contratação

Administração

Má qualidade no processo de demolição Fiscalizar a demolição

Multa contratual


Especificação

Contratação

Administração

Problemas com maquinário no momento

da demolição

Selecionar empresas que possuam maquinário reserva

Inserir no contrato cláusulas para garantir que a empresa contratada não

prejudique o processo de demolição devido a problemas de maquinário


Especificação

Contratação

Administração

Atraso na demolição Multa contratual Contratação

São considerados critérios eliminatórios, que habilitam ou não um determinado fornecedor ao projeto.

São considerados critérios classificatórios, para selecionar o fornecedor mais adequado a cada pacote de trabalho.

Será considerado o processo DEMOLIÇÃO presente no Mapa de Aquisições.

Critérios de Avaliação de Fornecedores

Eliminatórios

Capacidade financeira Preços que ultrapassem os valores pré-

estabelecidos Regularização jurídica Comprovação de desempenho em projetos

anteriores


Classificatórios

Maior capacidade técnica Certificação ISO Menor prazo de execução Política de responsabilidade social Menor preço Solidez no mercado


Divulgação dos critérios de classificação

Os critérios-chave não serão divulgados: Política de responsabilidade social, já que

pode levar o fornecedor a “mascarar” temporariamente algum problema para atender aos critérios.

Preço, já que a qualidade pode ser prejudicada em função do menor preço.


Uma vez levantados os critérios eliminatórios e classificatórios para avaliar os proponentes, foi elaborada a declaração de trabalho, onde são descritos os requisitos e especificações dos itens a serem fornecidos. A declaração de trabalho funciona como uma lista de requisitos e tem como objetivo possibilitar que o fornecedor apresente sua proposta.

Declaração de trabalho

Declaração de trabalho

Definidos os critérios de eliminação e classificação, deve-se aplicá-los aos fornecedores.

Sistema de pontuação

Sistema de pontuação – Critérios de Eliminação

Atende aos critérios

obrigatórios?Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Capacidade financeira Sim Não Sim

Preços que ultrapassem

os valores pré-

estabelecidos

Sim Sim Sim

Regularização jurídica Sim Não Sim

Comprovação de

desempenho em projetos

anteriores

Sim Sim Sim

Sistema de pontuação - Critérios de Classificação

Critérios classificatórios Peso (%)

Fornecedor A Fornecedor C

Nota 1 Nota 2 Média Nota 1 Nota 2 Média

Maior capacidade técnica 30 8 7 7,5 10 9 9,5

Certificação ISO 5 5 6 5,5 8 10 9

Menor prazo de execução 30 6 6 6 6 7 6,5

Política de responsabilidade social 10 4 4 4 7 5 6

Menor preço 20 7 5 6 7 8 7,5

Solidez no mercado 5 4 5 4,5 6 4 5

Total 100 6,15 7,6

Para o sucesso de nosso projeto, alguns processos essenciais precisam ser executados por uma equipe especializada. Um exemplo é o processo de demolição, que exige pessoal treinado e maquinário específico. Para garantir a qualidade e o prazo de entrega, a contratação deste serviço será via cartas convite, enviadas diretamente a fornecedores específicos de nossa confiança. Após recebermos as propostas, estas serão avaliadas e um contrato será formalizado com o proponente vencedor. O contrato firmado será na forma de prestação de serviço.

Formas para convite

Embora o produto do nosso projeto seja destinado para o atendimento ao setor público, temos a total liberdade para contratarmos do propontente que nos apresentar a melhor proposta. Portanto, o modo de contratação do serviço de demolição será através de concorrência privada, como mostra o fluxograma a seguir.

Concorrência Privada

Concorrência PrivadaPLANEJAMENTO

DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS

MÍNIMOS PARA EXECUÇÃO DAS

ATIVIDADES

DEFINIÇÃO DOS CRITÉRIOS DE ELIMINAÇÃO/

CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

ENVIAR CONVITE PARA AS EMPRESAS

ENVIAREM PROPOSTAS (RFP)

AVALIAR AS PROPOSTAS SEGUNDO OS CRITÉRIOS

ELIMINATÓRIOS E CLASSIFICATÓRIOS

PREVIAMENTE ESTIPULADOS

PUBLICIDADE

CONTRATAR EMPRESA

Após contratado o fornecedor do serviço, é extremamente importante fiscalizar o processo de demolição. Para fiscalizar o trabalho e garantir que o mesmo seja realizado segundo os critérios definidos no contrato, serão utilizadas as seguintes ferramentas:

Verificar o treinamento de funcionários; Verificar se as entregas validadas estão de acordo com o

cronograma; Elaborar relatórios e análises de medição; Avaliar a qualidade do serviço prestado; Controlar as mudanças; Registrar as lições aprendidas.

Atividades de fiscalização

Administrar o contrato é uma etapa muito importante no processo de aquisições, pois assim pode-se fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes envolvidas. Para administrar o contrato para a prestação do serviço de demolição, serão utilizadas as seguintes atividades e relatórios:

Relatórios de desempenho – RDO; Acompanhamento diário do andamento da obra; Levantamento do número de profissionais que trabalharam na

obra; Avaliar se o que está sendo entregue está de acordo com o tempo

gasto; Levantamento dos eventos relevantes do dia; Acompanhar as mudanças; Confirmar se todas as cláusulas do contrato estão sendo

cumpridas.

Relatórios para administrar aquisições

Ocorre após a confirmação do término de todas as atividades do projeto, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas as partes.

Encerramento do Contrato

Encerramento do Contrato - Fluxograma

Verificar os boletins de medição

Avaliar se 100% do trabalho foi validado

Verificar se todas as cláusulas contratuais foram atendidas

Verificar se todas as pendências foram resolvidas

Verificar se todos os pagamentos foram efetuados

Termo de recebimento

definitivo

Verificar o aceite das entregas por parte dos stakeholders

Arquivar os documentos do contrato

Registrar as lições aprendidas

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Documents