bebendo ao quadrado

1

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

Gerenciamento de Projetos Chapecó - SC

2

Empresa BEBER MAIS, trabalha no ramo dedistribuidora de bebidas, fornecendobebidas nacionais e importadas.

Possuiu como projeto dobrar o faturamentoem 2 anos. Projeto este denominadoBebendo².

3

Amarildo Gemelli Jr Andrea Antonioli

Jaqueline Rosa Gayo Mariel Alex Salvador

4

O trabalho possui como objetivo gerenciar as

aquisições da empresa BEBER MAIS dentro do

projeto Bebendo².

6

Critérios Make or BuyProjeto : Bebendo² Cod. WBS: 1.2.1

Descrição do Item: Logística Decicão do Time: Make

1 - Recursos Humanos

JustificativaA empresa possui profissionais dentro do seu organograma que possuem tanto experiência quanto KnowHow para executar este pacote de trabalho.

2 - Recursos Materiais

Justificativa A empresa possui todos os recursos materiais necessários como caminhões e infra-estrutura de manutenção.

3 - KnowHow Corporativo

JustificativaA empresa ja vem desde o começo de sua existência desenvolvendo e aprimorando o sistema de logística que possue, portanto este pacote de trabalho pode ser melhor executado e adequado ao projeto se for feito dentro da própria empresa.

7

Critérios Make or Buy4 - Importância Estratégica/Core business

JustificativaEste pacote de trabalho tem grande importância estratégica para a empresa pois junto com o marketing/vendas são as duas peças mais importantes para o sucesso e singularidade do projeto.

5 - Restrição de Prazo

JustificativaCaso se opte por contratar uma empresa para realizar a logística pode levar mais tempo pelo fato de que essa empresa deverá ser buscada na mercado, analisada, e leve-se tempo para desenvolver um plano eficaz de distribuição. Como a empresa já atua nesse segmento a expertise é suficiente para implementar o pacote de trabalho logística.

6 - Restrição de Custo

JustificativaComo a empresa possui todos os recursos necessários para realização do trabalho, a decisão make tambem previlegia custos, pois caso contratada fora iria custar mais caro para a empresa.

7- Fornecedores Capacitados

JustificativaNão foram encontrados fornecedores que tivessem disponibilidade para executar o pacote de trabalho no prazo e no escopo determinado pelo projeto.

8

Mapa de Aquisições Concorrência Itens a ser

contratadoRef.WBS

VendorList

Orçamento Prazo Critério Makeor Buy

RFI 01/13 Informações sobre produtos e serviços

N/A AMBEV, Kilsen, Cervejas Flamarion, Polar, Glacial

N/A 10 BUY

RFQ 01/13 Destilados Nac. 1.1.1.1 AMBEV, Kilsen, Cervejas Flamarion, Polar, Glacial

R$ 1000000 15 BUY

RFQ 02/13 Destilados Imp. 1.1.2.1 AMBEV, Kilsen, US Bier, Deutch Bier

R$ 3000000 30 BUY

RFQ 03/13 Construção 1.2.2.2 Odebrecht, Pilarres, FlamarionCustruções S.A

R$ 10000000 180 BUY

RFP 01/13 Divulgação 1.4.1 VS Divulgações, Xango, Monavie

R$ 150000 100 BUY

RFP 02/13 Análise de mercado

1.4.2 Análises S.A, MercadosXX, Upgrade Ltda.

R$ 800000 90 BUY

10

- Rígido Controle do Cronograma, utilizandométodo de diligenciamento;- Multa Contratual;- Garantia de disponibilização mínima deoperários para a construção por parte daconstrutora;- Rígido controle na seleção da construtor;- Clausula contratual garantindo que caso oatraso ocorra, o aluguel de outro local demesmo espaço do ampliado, é deresponsabilidade da construtora.

PLAN, ADM, CONT, ESP, PQ

Respostas a Riscos• Atraso na entrega dos CD que sofrerá ampliações.

11

Respostas a Riscos• Atraso na liberação de itens importados

- Contratar empresa especializada para fazer odespacho aduaneiro;- Multa Contratual;- Caso o atraso se consolide acima de 15 dias ocontrato é cancelado sem ônus para a empresacontratante, e multa para a empresacontratada;- Ter outra opção para a compra de produtosimportados dentro do próprio país, agilizandoassim a entrega;- Selecionar a empresa fornecedora obtendocomo especificações prazo mínimo de entrega.

PLAN, CONT, ENC, SEL

12

Declaração de Trabalho

Concorrência

Item a ser contratado

Ref. WBS

VendorList

Orçamento (R$)

Prazo (dias)

Critério Makeor buy

RFQ 02/13

Destiladose Importados

1.1.2.1 AMBEV, Kilsen, US Bier, Deutch Bier

R$ 3000000

30 Buy

13

• - Qualidade: Atender os critérios de qualidade segundonorma BB1234XYZ, durante o processo de seleção de matériaprima, produção e entrega;

• - Suporte: Responsabilidade pelo transporte;

• - Treinamento: Treinamento de Vendedores sobre osprodutos;

• - Manutenção: Troca de bebidas caso a validade estejaexpirada;

• - Garantia: Garantir troca de todas as bebidas com algumdefeito de fabricação (lata lacradas e vazia) ou com data devencimento expirada;

• - Local de Entrega: Entrega dos pedidos nos centros dedistribuição determinado em contrato.


14


Matéria Prima: 25%Fabricação: 40%Acondicionamento: 15%Transporte: 20%

• - Prazo: Prazo de entrega seja no máximo 20 dias corridos.• - Peso das entregas do contrato (P):

15

Declaração de Trabalho• - Critérios de Medição:

Obs.: Tomando como exemplo o caso em que o fornecedor compre50% do vidro necessário para a fabricação ele continua com 0%caso ele compra 100% da quantidade determinada ele recebe 10%correpondente a este item, não existe proporcionalidade, é 0 ou 1.

16

Declaração de Trabalho- Avanço Físico (P) X (Q) X (C):

Item Descrição P C Q AvançoFísico = PXCXQ

GOAL DO AF

% Avanço daAquisição

1 Matéria Prima

25 50% 100000 1250000 2.500.000 12,5%

2 Fabricação 40 60% 100000 2400000 4.000.000 24%

3 Acondicionamento

15 0 100000 0 1.500.000 0%

4 Transporte 20 10% 100000 200000 2.000.000 2%

TOTAL 400000 10.000.000 38,5%

17

Critérios EliminatóriosCritérios Eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Possuir ISO 9001 SIM NÃO NÃO

Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS

NÃO SIM SIM

Todos os funcionários com carteira de trabalho registrado

NÃO NÃO SIM

Comprovação do treinamento dos funcionários a cada 90 dias.

SIM NÃO SIM

Fornecedor esteja atuando no mercado de importação a mais de 5 anos

SIM SIM NÃO

18

Critérios Classificatórios- Preço;- Prazo de Pagamento;- Prazo de entrega;- Qualidade do Produto;- Treinamento dos Funcionários.

19

Decisão sobre a explicitação dos Critérios de Avaliação

Entendemos que, as negociações devem ocorrer de formatransparente e com um processo ganha - ganha, isto é, comparcerias. Para selar nosso sistema de parcerias vamos explicitarnossos critério na Declaração de Trabalho, tornando assim umprocesso muito mais transparente, no qual nosso parceiro podeadequar-se as nossas especificações, agilizando nosso processo deseleção.

20

Sistema de Pontuação

Sistema de Classificação - Foco Comercial

Critérios Classificatórios PesoFornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Nota Média Nota Média Nota Média

Preço 5 10 50 5 25 10 50

Prazo de pagamento 2 7 14 7 14 9 18

Prazo de entrega 10 5 50 8 80 10 100

Qualidade do Produto 8 7 56 7 56 9 72

Treinamento de Funcionários 6 7 42 4 24 7 42

RESULTADO 212 199 282

21

Sistema de PontuaçãoSistema de Classificação - Foco Técnico

Critérios Classificatórios Peso

Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Nota Média Nota Média Nota Média

Volume de importação de bebidas 5 10 50 10 50 5 25

Número de fornecedores 2 7 14 9 18 7 14

Número de produtos ofertados 10 5 50 10 100 8 80

Histórico de pontualidade nas entregas 6 10 60 9 54 7 42

Sistema de gestão de vendas 5 10 50 10 50 6 30

Nível de Automação 5 10 50 10 50 6 30

0 0 0

RESULTADO 274 322 221

22

Sistema de Pontuação

FornecedorPeso

ComercialN Item

AvaliadosNota Foco Comercial

Resultado Comercial

Peso Técnico

N Item Avaliados

Nota Foco

Técnico

Resultado

Técnico

RESULTADO

Fornecedor A 5 5 212 212 10 6 274 457 669

Fornecedor B 5 5 199 199 10 6 322 537 736

Fornecedor C 5 5 282 282 10 6 221 368 650

23

Documentos de Aquisições adotados

- Pedido de proposta (RFP) - Carta Convite

Como os critérios da empresa estão mais relacionados a detalhesdo escopo do Projeto, como é preço, prazo e qualidade o pedidode proposta juntamente com a carta convite caracteriza a melhorforma de enviar a solicitação aos potenciais fornecedores. Atravésdesta, solicitação teremos como resposta uma proposta.

24

Meio para o envio do convite

- Sites da Internet;- E-mail;- Correspondências a fornecedores;- Divulgação de Carta – Convite.

Os meios eletrônicos estão auxiliando a divulgação de formarápida e prática, abrangendo grande parte dos fornecedores,portanto a empresa se fará uso desses meio como forma deaproximar os interessado. Para os fornecedores que já trabalhamcom nossa empresa iremos enviar uma correspondênciaespecífica, também buscando solidificar a parceria já existente.

25

Contrato

- Contrato Formal

Como trata de fornecimento do principal sub-sustento daempresa, asseguramos através de um contrato formal, cujaseja reconhecido os direitos judiciais.

26

Espécie

- Compra e Vende;- Consignação.

A espécie dos contratos serão de forma compra e venda, o quecomprarmos de nosso fornecedor é de responsabilidade daBEBER MAIS para a venda, não podendo devolver ao fornecedor.O contrato de consignação trata-se do meio de armazenamentodas bebidas, refrigeradores.

27

Tipo de Contrato

- Preço Global

Optamos pelo Preço Global com o objetivo de transferir o riscosobre o preço para o fornecedor, como trata-se de compras emgrande quantidade o preço fechado e fixo assegura-se dos riscosde variações.

28

Concorrência Privada

RFP

Envio das RFP aos convidados

Receber Propostas

SCG

Fornecedor Escolhido

Envio de ordem de compra

A

Formulação do Contrato

Celebração do Contrato

A - Para agilizar o início da execuçãodos serviços, foi enviado uma ordemde compra que autoriza ofornecedor a iniciar a mobilização dasua equipe enquanto o contrato éautorizado e assinado por ambas aspartes.

29

Atitude e Fiscalização

- Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ascondições solicitadas.- Fazer com que ambas as partes cumpram as cláusulas docontrato conforme acordado.- Realizar reuniões quinzenais para acompanhar e controle dodesempenho das atividades.- Avaliar continuamente os fornecedores em relação aosserviços prestados de acordo com os critérios pré-definidos.- Monitoramento e controle de qualidade e segurança.

30

Controlar as Aquisição

O controle das Aquisições será realizado através de Boletim de Medição.

Boletim de Medição

Data do Preenchimento:

Concorrência Data da SolicitaçãoData Prevista para

Entrega Empresa

ContratadaStatus do

Progresso (%)Status Final

(Atividade do Cronograma de

Aquisição)

(Data em que a atividade foi solicitada)

(Data informada pelo fornecedor para

entrega)

(Empresa responsável por

prestar o serviço)

(Status de cumprimento da atividade de 0 a

100%)

(Aprovado de acordo com as condições do

contrato ou Reprovado)

31

Fluxograma do controle e Encerramento

Ordem de compra recebida

Reunião de KickOff

A

Indicação Gestor do Contrato

Documentar Método de Aval.

Análise RDO/Progresso

Diligência

Necessidade de

mudança

Avaliação de Mudança

Plano de Alteração

Proj. concluído

?

Aprovação

Registro de Alteração

Alteração WBS

Validar a WBS

Lições Aprendidas

32

Plano de Gerenciamento das Aquisições

1 – Fazer WBS2 – Planejamento

2.1 – Critérios Make–or-Buy2.2 - Mapa das Aquisições

2.2.1 - Itens a serem contratados2.2.2 – Referência na WBS2.2.3 – Vendor List2.2.4 – Orçamento2.2.5 - Prazo

2.3 – Revisão da WBS

33


2.4 – Análise dos Riscos2.4.1 – Resposta a Riscos

2.5 – Declaração de Trabalho2.5.1 – Qualidade2.5.2 - Suporte2.5.3 – Treinamento2.5.4 – Manutenção2.5.5 – Garantia2.5.6 – Local de Entrega2.5.7 – Prazo

34


2.5.8 - Peso das Entregas do contrato2.5.9 – Critérios de Medição2.5.10 – Avanço Físico

2.6 – Critérios de Avaliação2.6.1 - Critérios Eliminatórios2.6.2 - Critérios Classificatórios2.6.3 - Divulgação dos Critérios2.6.4 – Sistema de Pontuação

35


2.7 - Documentação de Aquisições2.7.1 – Pedido de Proposta (RFP)2.7.2 – Carta Convite

2.8 – Meio de Envio2.8.1 – Sites da Internet2.8.2 – E-mail2.8.3 – Correspondência a Fornecedores2.8.4 – Divulgação de carta-convite

36


2.9 – Contrato2.9.1 – Contrato Formal

2.10 – Espécie2.10.1 - Compra e venda2.10.2 – Consignação

2.11 – Tipos de Contrato2.11.1 Preço Global

37


3 – Conduzir3.1 – Concorrência Privada

4 – Controlar4.1 – Atitudes e Fiscalização4.2 - Relatórios

4.2.1 – Boletim de Medição4.3 – Melhores Praticas - Kick- off

38


5 – Encerrar5.1 – Suporte ao processo Encerramento Projeto5.2 – Encerramento dos contratos

5.2.1 – Terminação5.3 – Arquivo do Contrato

bebendo ao quadrado

Documents