Bab2

BUKU TEKS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DALAM ADMINISTRASI PUBLIK

Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D

Penulisan Buku Teks ini Dibiayai

BOPTN Universitas Negeri Padang Tahun 2014

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2014

BAB 2

PERANGKAT PENDUKUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

2.1.Perangkat Keras (Hardware) Komputer

Perangkat keras komputer biasa dikenal juga hardware komputer merupakan bagian fisik

keseluruhan dari komputer. Pada komputer terdapat komponen-komponen yang salah satu

bagiannya adalah perangkat keras komputer sebagai bentuk secara fisik yang dapat dilihat dan

disentuh keberadaannya dimana terangkai sedemikian rupa menjadi komputer.

Pengertian komputer secara sederhana yaitu penggabungan dari alat elektronik yang

bekerjasama dengan terkoordinasi oleh kontrol program hasilnya memiliki fungsi dan

kemampuan tertentu. Kemampuan dari komputer itu sendiri pada dasarnya adalah mampu

menerima data dan setelah itu dapat mengolah data tersebut sedemikian rupa lalu akan dihasilkan

informasi sebagai output. Penggolongan hardware komputer berdasarkan :

Input Device (Perangkat Masukan)

Process Device (Perangkat Pemrosesan)

Output Device (Perangkat Keluaran)

Storage Device (Perangkat Penyimpanan)

Periferal (Perangkat Tambahan)

2.1.1. Input Device (Perangkat Masukan)

Input Device merupakan perangkat-perangkat keras komputer yang memiliki fungsi untuk

memasukkan data ke dalam memori komputer, sebagai contoh input device yaitu keyboard,

mouse, touchpad, touch screen, light pen, joy stick, games paddle, barcode, digitizer, scanner,

sensor dan voice recognizer.

2.1.2. Process Device (Perangkat Pemrosesan)

Central Procesing Unit (CPU)

Central Procesing Unit (CPU) atau yang lebih dikenal dengan nama Prosesor adalah

perangkat keras komputer yang sangat penting dalam memahami dan melaksanakan perintah dari

perangkat lunak.

Memori - Random Access Memory (RAM)

Memori merupakan media penyimpanan data sementara pada komputer, memori bertugas

dalam jangka pendek atau sekedar transit data dalam menyimpan data sehingga komputer tidak

perlu selalu akses langsung ke harddisk dalam mencari dan mengolah data, maka dari itu

besarnya RAM menentukan dan membantu kecepatan dari komputer.

Video Graphic Array - VGA Card (Kartu Grafis)

VGA Card merupakan kartu ekspansi dalam menciptakan dan menampilkan tampilan di

layar monitor, pada saat sekarang ini pada motherboard biasanya sudah tersedia VGA onboard

sehingga tidak diperlukan lagi VGA Card namun untuk memiliki kualitas yang baik dan juga

untuk menghubungkan kebeberapa layar monitor tentu perlu ditambahkan VGA Card yang bisa

disesuaikan dengan kebutuhan.

Motherboard (Papan Induk)

Motherboard biasa disingkat Mobo merupakan sebuah papan sirkuit utama tempat

berbagai komponen elektronik (Prosesor, Memori, Slot VGA) saling terhubung yang memiliki

chip bios, jalur-jalur dan juga konektor sebagai penghubung dari masing-masing perangkat yang

terpasang.

Power Supply Unit (PSU)

Power Supply merupakan perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai penghantar

arus listrik atau daya, kontrol voltase kepada perangkat keras komputer.

Casing Unit merupakan wadah atau tempat untuk menempatkan beberapa perangkat utama

komputer seperti motherboard, VGA Card, Prosesor dan beberapa perangkat yang lainnya

termasuk Power Supply.

Output Device (Perangkat Keluaran)

Output Device merupakan perangkat-perangkat keras komputer yang memiliki fungsi

untuk menghasilkan keluaran baik berupa hardcopy (di cetak di kertas) atau softcopy (ke layar

monitor) dan juga keluaran berupa suara. Sebagai contoh yang termasuk output device yaitu

printer (dot matrix, inkjet printer, printer laser), video display (monitor), flat panel display

(Liquid Crystal Dispaly), Speaker dan masih banyak lagi.

Monitor atau Screen Monitor

Monitor (Visual Display Unit) adalah media sebagai sarana dalam menampilkan apa saja

yang kita lakukan dengan komputer seperti mengetik di papan keyboard yang setelah itu diolah

dan ditampilkan pada monitor.

Storage Device (Perangkat Penyimpanan).

Storage Device adalah media sebagai penyimpanan data, yaitu :

1) Harddisk media yang berfungsi sebagai alat booting dan juga menyimpan data.

2) DVD/CD-ROM merupakan media penyimpanan dalam bentuk kepingan cakram

dengan menggunakan DVD-RW/CD-RW drive.

3) Floopydisk atau disket termasuk media penyimpanan data dengan kapasitas yang kecil

dan saat ini jarang sekali digunakan, sebagaian digunakan hanya sebagai alat bantu

dalam installasi dan booting beberapa Motherboard tertentu.

4) Flashdisk merupakan media penyimpanan eksternal yang saat ini paling banyak

digunakan karena bentuknya yang kecil dan mudah dibawa dengan kemampuan

penyimpanan yang cukup besar.

Periferal (Perangkat Tambahan)

Network Interface Card - NIC : LAN Card

Perangkat Keras Komputer yang berfungsi agar komputer dapat terhubung dengan

komputer lainnya maka diperlukan sebuah perangkat keras agar mampu terhubung ke jaringan

komputer seperti Kartu Jaringan (network interface card - NIC). Dalam merencanakan

membentuk suatu jaringan atau dikenal dengan topologi jaringan maka peran dari kartu jaringan

adalah penting untuk menghubungkan komputer satu dengan yang lainnya, namun bila komputer

berdiri sendiri alias sekedar dijadikan personal komputer saja maka kebutuhan NIC tidak harus

ada. NIC pada saat ini sudah disediakan secara onboard pada motherboard sehingga tidak usah

repot lagi untuk membelinya lagi, tetapi untuk keperluan tertentu atau ingin meningkatkan

kualitasnya tentulah diperlukan NIC/Lan Car dengan kualitas yang lebih baik lagi.

Perangkat tambahan lainnya seperti modem sebagai alat komunikasi dua arah, dimana

modem saat ini lebih mengarah kepada alat yang digunakan untuk terhubung ke komputer secara

global yang biasa kita menyebut dengan internet, dimana pengertian internet secara umum

merupakan jaringan terbesar dari komputer yang dari sana dapat saling akses dan juga bertukar

data informasi.

2.2.Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital,

termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan

ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak berwujud. Istilah ini

menonjolkan perbedaan dengan perangkat keras komputer. Di bawah ini ada beberapa contoh

macam perangkat lunak, yaitu:

Perangkat lunak aplikasi (application software) seperti pengolah kata, lembar tabel

hitung, pemutar media, dan paket aplikasi perkantoran seperti OpenOffice.org.

Sistem operasi (operating sistem) misalnya Ubuntu.

Perkakas pengembangan perangkat lunak (software development tool) seperti

Kompilator untuk bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti Pascal dan bahasa

pemrograman tingkat rendah yaitu bahasa rakitan.

Pengendali perangkat keras (device driver) yaitu penghubung antara perangkat

perangkat keras pembantu dan komputer adalah software yang banyak dipakai di

swalayan dan juga sekolah, yaitu penggunaan barcode scanner pada aplikasi database

lainnya.

Perangkat lunak menetap (firmware) seperti yang dipasang dalam jam tangan digital

dan pengendali jarak jauh.

Perangkat lunak bebas (free 'libre' software) dan Perangkat lunak sumber terbuka (open

source software)

Perangkat lunak gratis (freeware)

Perangkat lunak uji coba (shareware / 'trialware)

Perangkat lunak perusak (malware)

Pengertian dari Software atau Perangkat Lunak Komputer yang merupakan sebuah program

komputer yang menjembatani pengguna komputer dan perangkat keras yang digunakannya.

Dengan kata lain, perangkat lunak merupakan penerjemah antara manusia sebagai orang yang

memberi instruksi dan komputer sebagai pihak yang menerima instruksi.

2.3.Jenis Software Atau Perangkat Lunak Komputer

Perangkat Lunak atau Software dibagi menjadi dua kategori yaitu perangkat lunak sistem dan

perangkat lunak aplikasi.

Perangkat Lunak Atau Software Sistem (Sistem Software)

Perangkat Lunak Sistem adalah perangkat lunak atau software yang berhubungan

langsung dengan komponen perangkat keras komputer (Hardware), perawatan, maupun

pemrogramannya.

Sistem Operasi (Operating Sistem)

Sistem Operasi merupakan perangkat lunak yang bertugas mengontrol dan melakukan

manajemen perangkat keras / Hardware serta operasi-operasi dasar sistem, termasuk

menjalankan perangkat lunak aplikasi. Komputer tidak dapat menjalankan perangkat lunak

aplikasi jika kita tidak memiliki sistem operasi di dalamnya. contohnya : Windows, Mac Os,

BeOS, DOS, UNIX, Novell Netware yang menjalankan sistem operasi network berbasis DR-

DOS, FreeBSE (SO turunan UNIX), atau Windows dengan aplikasi Citrix Metaframe.

Secara umum tugas-tugas dari sistem operasi adalah sebagai berikut:

Mengatur User interface, yaitu bagaimana antara komputer dan pengguna bisa saling

berinteraksi.

Mengoordinasikan perangkat keras / hardware denga perangkat lunak / software yang

terdapat pada komputer

Mengatur bagaimana perangkat lunak bisa masuk dalam memori.

Mengatur cara penyimpanan dan pengambilan data pada media penyimpanan.

Mengelola semua sumber daya sistem pada komputer dan lain-lain.

2.4.Bahasa pemograman

Bahasa pemrograman merupakan instruksi dan aturan yang tertuang dalam bentuk kode-kode

yang diberikan pada komputer untuk melaksanakan suatu tugas. Manusia memberikan instruksi

yang dimengerti oleh komputer melalui bahasa pemrograman, dan komputer akan

menerjemahkannya.

Berdasarkan levelnya bahasa pemrograman dibagi menjadi tiga kelompok yaitu sebagai

berikut:

1) Low Level Language, merupakan bahasa tingkat rendah atau bahasa mesin. Contoh

low level language adalah sebagai berikut:

Machine code, merupakan kode yang disimpan dalam bentuk angka biner (0

dan 1) di mana angka biner tersebut berfungsi menyimpan instruksi yang

diperlukan oleh mesin.

Assembly code, merupakan kode untuk mempresentasikan machine code ke

dalam komputer. Assembly code ini akan diubah menjadi machine code

melalui bahasa assembler.

2) Middle Level Language, merupakan bahasa pemrograman tingkat menengah. Contoh

middle level language adalah bahasa C dan C++. Bahasa C dan C++ merupakan

compiler untuk membuat aplikasi interfacing komputer maupun microcontroller.

3) High Level Language, merupakan bahasa tingkat tinggi di mana struktur maupun tata

bahasa dalam penulisan program mudah dipahami oleh manusia. Contoh high level

language adalah sebagai berikut : Basic, Pascal, FORTRAN, COBOL, dan Prolog

2.5.Utility Software

Utility Software merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk menyelesaikan suatu

permasalahan tertentu dalam sistem komputer. Seperti membantu pengoperasian mesin dalam

komputer di antaranya mempersiapkan pemakaian media disk, membuat duplikat (copy file),

membuat atau menghapus proteksi (keamanan) suatu sistem software, memperbaiki bagian file

pada disk yang rusak, menguji kebenaran kinerja dari komputer, dan lain-lain.Contohnya:

WinRar, Scandisk, Disk Defragmenter, Norton Ghost, Tune Up Utilites, Advanced Sistem Care,

CC-Cleaner, dan lain-lain.

Perangkat Lunak Atau Software Aplikasi (Application Software)

Perangkat lunak aplikasi (application software) merupakan program yang dibuat atau

dirancang untuk menyelesaikan suat aplikasi tertentu. Selain perangkat lunak sistem, sebuah

komputer juga membutuhkan perangkat lunak aplikasi yang berfungsi untuk menyelesaikan

tugas-tugas tertentu yang membantu pengguna dalam kegiatan sehari-hari.

Pada Saat ini banyak perangkat lunak aplikasi yang tersedia dalam bentuk paket-paket

program. Progam ini banyak dibuat oleh organisasi software dan bisa dibeli bebas di toko-toko

penjualan software. Program aplikasi ada banyak macamnya yaitu saya kasih contoh : Microsoft

Office Word, Software Desain Kaos dan Jaket, Excel, Power Point, CorelDraw Graphics Suite,

Adobe Photoshop, Software ERP Indonesia, AutoCAD, MYOB Accounting, Macromedia

Freehand, Microsoft Access, Visual Basic, Microsoftt Visual Foxpro, dan lain-lain.

Software komputer terbagi menjadi 5:

Software berbayar (licence)

Software gratis (Freeware)

Software gratis (Open-source)

Software berbagi (shareware)

Software iklan atau spam (adware)

Pengertian Software Berbayar (lisence)

Software berbayar (licence) adalah software komputer yang didistribusikan secara

komersil atau berbayar. Ciri Software jenis ini adalah adanya kewajiban untuk mengisi kode

aktivasi yang didapatkan melalui pembelian dengan developer / pembuat software yang

bersangkutan agar dapat menggunakan software tersebut. Terdapat juga diantaranya yang

memberikan masa ujicoba gratis (trial) untuk menggunakan software yang bersangkutan.

biasanya paling banyak yang berbayar adalah software bisnis

Pada umumnya software / perangkat lunak yang berjenis software berbayar adalah

program-program seperti Microsoft Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, Software ERP dll.

Dan biasanya para pembuat software telah memiliki toko online sendiri untuk

memasarkan produk softwarenya kepada pelanggannya, ya seperti toko online jual beli yang

sudah bertebaran di indonesia, cohtonya seperti : Rakuten.co.id: Toko Online Murah, Serba Ada

Barang Unik Jepang, Ekiosku.com Jual Beli Online Aman Menyenangkan, dan Bajumurmer.com

Toko Baju Online Jual Atasan Wanita Dress Ecer Grosir Reseller Murah. yang sama-sama

memasarkan produknya melalui sebuah situs websitenya, yang bertujuan agar para konsumennya

dapat dengan cepat mengetahui produk-produk unggulannya.

Pengertian Software Gratis (freeware)

Pengertian software gratis adalah perangkat lunak tersebut dibagikan secara cuma-cuma

tanpa mewajibkan pengguna untuk membeli software tersebut serta dapat digunakan untuk

jangka waktu juga dengan hak distribusi yang tak terbatas. Software yang termasuk dalam

kategori freeware antara lain seperti browser Mozilla Firefox, Opera, CCleaner, Smadav,

WinRar, dan lain-lain.

Pada umumnya developer atau pembuat software gratis tersebut juga menyediakan versi

berbayar lainnya yang menambahkan fitur yang tak terdapat pada versi gratis nya. Namun

adakalanya pembuat yang „murni‟ hanya menyediakan versi gratis nya. Kendati demikian pada

umumnya mereka tetap memperoleh keuntungan berupa donasi dari pengguna yang tersebar

diseluruh penjuru dunia. Selain itu mereka juga mendapatkan keuntungan lain dari sponsorship

atau banner yang memasangkan iklan pada situs mereka.

Pengertian Software Gratis (open source)

Pengertian Software open source hampir sama dengan software freeware. Yang

membedakan adalah pada software open source pihak pembuat atau developer turut

menyediakan source code atau keseluruhan bahasa pemrograman yang menciptakan software

tersebut hingga berjalan. Dengan demikian, bahasa pemrograman tersebut dapat dimanfaatkan

oleh pengguna lainnya -khususnya bagi programmer- untuk memodifikasi, mengurangkan atau

menambahkan source code yang bersangkutan untuk dikembangkan.

Pengertian Software Berbagi ( Shareware )

Pengertian Software Shareware adalah software yang bebas digunakan namun dibatasi

oleh jangka waktu tertentu (trial). Beberapa software shareware juga terdapat limitasi pada

penggunaan fitur khusus yang terdapat didalamnya sehingga software shareware ini dapat

didownload dan dipergunakan secara gratis melalui situs resmi mereka namun setelah batas

waktu yang ditentukan selesai, maka software tersebut tidak akan dapat digunakan lagi. Contoh

Software Shareware pada umumnya adalah program antivirus, software grafis, software riset.

Pengertian Software iklan atau spam ( Adware )

Pengertian Software dalam kategori ini dapat dibedakan menjadi dua: Adware dan Trojan

Adware. Bila anda pernah menggunakan program Messenger dari Microsoft tentunya pernah

melihat adanya banner atau pop-up yang muncul pada saat software Messenger tersebut

dijalankan. Software tersebut memanfaatkan ruang yang tersedia untuk dipasangkan iklan

promosi dan sebagainya. Dalam tahap yang wajar, banner tersebut hanya muncul diprogram dan

saat-saat tertentu.

Pada kategori yang kedua, software iklan tersebut dapat pula berbentuk Trojan Adware

yang terinstal secara diam – diam di komputer atau bahkan situs yang “tidak bersih”. Software

yang terinstal secara diam-diam dikomputer tersebut cukup berbahaya karena dapat mengganggu

kinerja komputer anda karena software tersebut dapat menyamarkan dirinya dalam bentuk

software antivirus, registry cleaner atau bahkan pesan promosi lainnya yang bila di klik akan

tertuju pada situs mereka. Untuk menghindari software yang masuk kedalam kategori ini

umumnya antivirus saat ini sudah dapat mendeteksi serta memblokirnya.

2.6.Sistem Pendukung Manajemen ( MSS)

Sistem pendukung manajemen atau Manajemen Support Sistem (MSS) mempunyai banyak jenis,

antara lain : TPS (Transaction Processing Sistem), OA (Office Automation), DSS (Decision

Support Sistem), dan ESS (Executive Support Sistem) adalah elemen MSS yang akan lebih

menunjang existensi dari pada SIM. MSS ini akan dibagi berdasarkan fungsi-fungsi manajemen

yang ada di organisasi, karena dengan membagi MSS sesuai dengan topiknya, komputer yang

dijadikan alat bantu dapat menjurus kesalah satu topic atau pekerjaan yang dituju.

2.6.1. Sistem Pengolahan Transaksi (TPS)

Transaction Processing Sistem (TPS) atau sistem pengolahan transaksi adalah sebuah sistem

yang digunakan untuk keperluan transaksi sehari – hari. Sistem ini sangat berguna untuk

menghasilkan/memproduksi data. Contoh TPS yang mendapat data dari luar adalah pemasukkan

data penjualan, pembuatan faktur transaksi, pembuatan cek, reservasi hotel, keluar masuk data

keuangan pada bank, point of sale atau komputerisasi pada kasir penerima uang dan lain

sebagainya. Sedangkan untuk data yang datang dari dalam , TPS dapat ditemukan pada

perencanaan produksi, perpindahan bahan baku dan hasil produksi, pembayaran gaji karyawan,

pembuatan dan perpajakan, pembuatan nota pembelian, dan lain-lain.

TPS bisa dilakukan dengan sistem on-line TPS dan sistem batch TPS. Sistem on-line TPS

mempunyai hubungan langsung dengan database, sehingga pengambilan dan pemasukan data

akan menimbulkan efek pada seluruh proses informasi di organisasi. Contoh, TPS pada Bank.

Sedangkan batch TPS dilaksanakan bila data transaksi tidak memerlukan konfirmasi dari salah

satu data pada database. Contoh, TPS pada supermarket.

2.6.2. Otomasi Perkantoran (OA)

Secara Fungsional Office Automation Sistem (OAS) merupakan sebuah rencana untuk

menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi dalam memperbaiki proses pelaksanaan

pekerjaan demi meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan. OAS dapat berupa sebuah

sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah dan

mengkomunikasikan informasi yang terjadi di organisasi atau perkantoran.

Office Automation Sistem (OAS) memiliki tiga tujuan yang harus diraih, yaitu :

a. Penggabungan dan penerapan teknologi

b. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

c. Meningkatkan produktifitas pekerjaan dan efektifitas pekerjaan.

Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan orang sebagai berikut :

a. Word Processor (pengolah kata) adalah salah satu jenis OAS yang sudah banyak

digunakan orang. Sudah banyak terbukti bahwa produktivitas pekerja dan efektivitas

pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor.

b. Document Manajement merupakan beberapa cara guna meningkatkan efisiensi

penyimpanan dan pengambilan dokumen. Contoh produk yang masuk kedalam

klasifikasi ini adalah Documen Content Architecture (DCA) oleh IBM, document

interchange architecture (DIA) oleh IBM, Electrinic filling sistem oleh banyak vendor,

information retrieval sistem, dan komputer aided retrival/ sistem lain yang sejenis.

c. Electonic Mail (email) biasanya dikirim melalui jaringan komputer. Pada jaringan

komputer. Setiap pemakai komputer memiliki nama sendiri yang disebut sebagai

„account”. Semua data tentang sebuah “account” memang harus dimasukkan lebih

dulu sebelum “account” tersebut dapat dikenal. Dengan menggunakan salah satu

pengolah kata kita dapat menulis surat atau memo lalu menitipkan surat tersebut

kepada jaringan. Dengn menyebutkan “account” yang dituju, maka setiap pemakai

komputer yang memiliki account tersebut masuk / memakai komputer yang

berhubungan dengan jaringan. Dengan demikian, maka secara otomatis jaringan akan

memberitahu bahwa beliau menerima sebuah surat atau memo untuknya.

d. Electronic Funds Transfer (EFT) digunakan untuk menggantikan pengiriman

kertas/dokumen/uang kebentuk elektronik. EFT dapat melaksanakan transaksi

pendanaan, transfer, pembayaran utang, pembelian/penagihan, dan sebagainya dari

bank ke pelanggan atau antar bank. Contohnya: Automatic teller machine (ATM),

electronic shopping (berbelanja melalui komputer yang dihubungkan dengan modem),

dan beberapa aplikasi kartu kredit.

e. Voice Mailing Sistem adalah fasilitas yang diberikan pada private brance exchange

(PBX), PBX dapat disamakan dengan jaringan telepon yang dimiliki oleh PT. Telkom

hanya saja dengan skala yang kecil. Dalam hal ini, PBX dapat diberi memori

tambahan guna mencatat pesan yang dititipkan seseorang ke nomor telepon atau

extention tertentu. Apabila seseorang yang dituju itu kembali, maka pada pesawat

telepon beliau aka nada tanda bahwa beliau mendapat berita yang disimpan pada PBX.

Fasilitas ini disebut voice mail sistem. Kini telah ada voice mail sistem yang

menggunakan komputer pribadi sebagai penerima dan penyimpan data.

f. Voice Information Services adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang

berguna member jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon.

g. Fax Information Services mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan dengan voice

information service, tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk fax. Fax

information service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap

organisasi dapat memilikinya.

h. Video Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih dari satu orang lawan

bicara. Video adalah bentuk gambar yang dapat dilihat yang dalam hal ini terdapat dua

pilihan yaitu gerak penuh dan gambar beku. Beberapa waktu yang lalu fasilitas

conference dengan suara (audio) sudah ada pada PBX. Kini teknologi telah

menambahkan gambar video padanya sehingga yang dihasilkan adalah “video

conference”.

Penerapan OAS sebuah organisasi harus melalui 3 fase:

Fase

Dasar

- -Meningkatkan kualitas pekerjaan pada type I (Sekretaris, surat-

menyurat, dokumentasi, dsb)

- - Mengurangi (bukan menghilangi) jumlah kertas.

- seorang manajer pernah meminta spesifikasi komputerisasi hingga

terbentuk OAS yang tanpa kertas (paperless). Padahal fase dasar

seperti penggunaan world processor masih tersendat.

Fase

Penggabungan

- - Meningkatkan komunikasi pada manajemen type 1 dan 2

- - Meningkatkan ongkos dengan menerapkan analisis siapa butuh

apa?

Contoh: E-mail, Voice mail

Fase

Lanjutan

- -Meningkatkan perencanaan dan pembuatan keputusan

- - Meningkatkan seluruh kualitas organisasi

Contoh video conference/tele-conference

Dapat disimpulkan bahwa arah yang dituju dalam penerapan OAS adalah integritas organisasi.

hal ini dapat menimbulkan beberapa kemungkinan problem yang perlu diantisipasi secara

dini,yaitu:

a. Perpindahan dari fase dasar ke fase penggabungan akan mengubah struktur organisasi

karena semula OAS digunakn oleh Tipe I yang kemudian pada fase selanjutnya lebih

didominasi oleh manajemen tipe II.

b. Teknologi OAS cukup sulit dimengerti sehingga dibutuhkan pelatihan yang cukup besar

agar semua dapat memanfaatkan peralatan yang ada

c. Siapa yang akan membawa OAS ini? Bagian komputer atau bagian komunikasi?

Padahal keduanya harus belajar sesuatu yang baru lagi.

d. Penurunan pegawai yang dapat menmbulkan keresahan dan kendala.

e. Harganya mahal sehingga arah yang dituju harus sudah jelas. Kesalahan dalam

penerapan OAS menghasilkan keluaran yang tidak sesuai dengan ongkos.

2.6.3. Sistem Pendukung Keputusan ( DDS )

Decision Support Sytem (DDS) wawasannya lebih luas karena pada umumnya program

DDS mempunyai kemampuan ESS ditambah kemampuan analisis, meskipun tidak mempunyai

kemampuan penyajian presentasi sebagus ESS. Defenisi DDS sebagai rangkuman sistem

komputer yang digunakan untuk membantu manajer membuat keputusan. Ciri-ciri serta

keuntungan dalam menggunakan DDS dapat dituliskan sebagai berikut:

Dapat menyelesaikan problem yang kompleks

Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya sehingga dapat mencoba keputusan lebih dulu.

Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik disbanding dengan keputusan yang intuisi

(mengandalkan perasaan) terutama untuk lingkungan yang cepat berubah.

Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang

kurang berpengalaman.

Untuk masalah yang berulang, DDS dapat member beberapa manajer berkomunikasi dengan

lebih baik.

Meningkatkan produktifitas dan control dari manajer.

Membantu bermacam-macam bagian dari manajemen.

DDS didesain untuk mudah dibuat dan mudah dipakai

DDS digunakan untuk membantu manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan atau

dibatalkan.

Tiga langkah yang dapat dilakukan dalam membuat DDS :

a. Mendefinisikan problem

b. Membuat model dengan DDS generator

c. Menggunakan model tersebut untuk mendapatkan jawabannya

Sebuah proses yang menggunakan DDS memiliki beberapa komponen, antara lain : dialog,

model, database, dan data. Sebuah proses yang menggunakan DDS memiliki beberapa

komponen, antara lain:

a. Dialog

Alat untuk berinteraksi antara komputer dengan pemakainya. Pemakai harus bisa

mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. Ini berarti sistem (komputer beserta

programnya) mudah dipakai (user friendly).

b. Model

Model serta sistem yang membolehkan pemakai memilih model yang cocok. Tiga macam

model yang bisa digunakan adalah:

Optimalisasi: mencari yang terbaik. Contohnya, membuat jadwal, membuat

perbandingan, linear programming, simulasi dll.

Statistic/matematis: menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi yang

ada. Contohnya forcasting, fungsi kemungkinan (probabilitas), proyeksi penjualan

dan lain sebagainya.

Financial: mencari kesempatan baru yang lebih menguntungkan. Contohnya

investasi, cash flow, manajemen resiko dan lain sebagainya.

c. Database

Pengaturan keluar masuk data. Sistem harus dapat menerima, mengatur dan

mengeluarkan data yang diperlukan oleh model diatas. Data yang diterima dapat berasal

dari dalam maupun luar organisasi.

d. Data

Data itu sendiri yang akan diproses untuk menghasilkan keputusan.

2.6.4. Sistem Pendukung Executive ( ESS )

Tujuan Executive Support Sistem adalah untuk mengintisarikan informasi dari bermacam-

macam sumber lalu diserahkan pada Manajer Tingkat Atas (MTA). MTA biasanya

membutuhkan informasi atas dasar Critical Success Factor (CSF) yang artinya factor yang telah

mebuat suatu organisasi berjalan menuju sukses. Factor ini diperhatikan dan dijaga bila

organisasi tersebut ingin menjadi sukses, caranya :

1) Kemampuan untuk menampilkan CSF

2) Kemampuan untuk menampilakan gambar grafik

3) Kemampuan untuk menapilkan kunci permasalahan

4) Kemampuan untuk memilih dan menampilkan salah satu CSF

5) Kemampuan untuk menampilkan garis besar keuangan

6) Kemampuan untuk melihat dan mengubah perencanaan strategis

Sifat dan keunggulan ESS pada umumnya yaitu :

a. Dapat menyajikan informasi yang lebih relevan demi menghemat waktu MTA

b. Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan lebih cepat, lebih singkat

dan lebih up-to-date.

c. Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai dengan yang diminta MTA

d. Mempunyai kemampuan grafik yang cukup

e. Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategi

f. Dapat member gambaran individu

g. Mampu mengambil data dari luar dengan mudah.