Apresentao do PowerPoint

CONCURSO UFPE - 2014

Arquivologia

Mtodos e Tcnicas de Arquivamento

bobsilva@gmail.com2Sistemas e Mtodos de arquivamento

Mtodo de Arquivamento

Corresponde FORMA com que os ARQUIVOS

SERO ARMAZENADOS, em CONFORMIDADE com um PLANO PREESTABELECIDO, visando a sua FACILIDADE DE GUARDA e LOCALIZAO FUTURA (PESQUISA).

Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se adaptam.Todos os mtodos podem ser mesclados, de modo a facilitar a separao dos documentos e agilizar a recuperao da informao. SISTEMAS DE ARQUIVAMENTODIRETOINDIRETOBusca DIRETA ao LOCAL onde esto armazenados os documentosPara se localizar os documentos NECESSRIO CONSULTAR primeiramente NDICE ou CATLOGOO MTODO ALFANUMRICO combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.SISTEMA SEMI-INDIRETO

Sistemas e Mtodos de Arquivamento

020 Pessoal022 Aperfeioamento e treinamento022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outra instituio 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior022.2 Estgios 022.21 Promovidos por outra instituio 022.221 No Brasil 022.222 No Exterior1. PESSOAL1.1 Frias1.2 Admisso1.3 Salrios1.4 Demisso2. FINANCEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber3. MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanenteMtodo Ideogrfico DECIMAL(Sistema de Classificao de Dewey)Mtodo Ideogrfico DUPLEXMtodo Ideogrfico ENCICLOPDICO agrupados sob ttulos gerais e dentro deles alfabeticamenteMtodo Ideogrfico - ALFABTICO

Quantidade de CLASSES ILIMITADA10 CLASSES Uso do Sistema Decimal

IDEOGRFICO / NUMRICO / MTODO DECIMAL

- Baseada na tcnica do sistema decimal de Dewey

- Dividida em 10 CLASSES

9 PRINCIPAIS1 OBRAS GERAIS (reservada para assuntos que no se encaixam nas demais)

- Cada classe poder ser subdividida em 10 SUBCLASSES e assim por diante000 Administrao Geral100 Pesquisa110 Psicologia111Aplicada ao Trabalho112Aplicada Educao120 Cincia Poltica130 Administrao140 Economia141 Desenvolvimento econmico142 Custo de Vida142.1 no Rio de Janeiro142.2 em So Paulo 142.21 Bairro Mooca 142.211 Rua Ceclia MeirellesSubclasseClassesGrupoSubgruposSubclassesGruposSrieSub Srie0 Administrao Geral1 Pesquisa1-1 Psicologia1-1-1 Aplicada ao Trabalho1-1-2 Aplicada Educao1-2 Cincia Poltica1-3 Administrao1-4 Economia1-4-1 Desenvolvimento econmico1-4-2 Custo de Vida1-4-2-1no Rio de Janeiro1-4-2-2em So PauloMtodo Duplex

Ideogrfico / Numrico / Duplex

A documentao dividida em grandes classes de acordo com o assunto, e podem ser subdivididos em classes subordinadas.

A quantidade de CLASSES ILIMITADA

- O PLANO INICIAL no precisa ir alm das NECESSIDADES IMEDIATAS, uma vez que, novas classes podero ser abertas de acordo com a nova necessidade:9Dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos.Objetivo da Classificao

000 Administrao Geral100200300400500600700800900 Assuntos Diversosdestinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo.Plano de Classificao000 Administrao Geral100200300400500600700800900 Assuntos Diversosdestinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo.A classe 000 - Administrao Geral subclasses:

010 Organizao e funcionamento020 Pessoal030 Material040 Patrimnio050 Oramento e finanas060 Documentao e informao070 Comunicaes080 Vaga090 Outros assuntos relativos Administrao GeralA classe 900 Assuntos diversos

910 Solenidades, comemoraes, homenagens920 Congressos, conferencias, seminrios, simpsios, encontros, convenes, ciclos de palestras, mesas redondas.990 Assuntos transitrios991 Cartas de apresentao e recomendao992 Comunicao e informes997 Pedidos, oferecimentos e informaes diversas

Mtodo Numrico: Simples, cronolgico e Digito-terminal

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-TerminalOrdenao a partir dos dois timos dgitos em ordem crescenteOrganizados em ordem crescente.ndice Onomstico 03 47 - 5800 76 - 6625 47 - 8691 56 - 9847 79 - 9848 79 - 98 7.666 34.758254.786477.998487.998915.698 34.758/2002487.998/2001254.786/1999915.698/2003 7.666/2011477.998/2006

Mtodo NumricoDigito-TerminalMtodo Numrico SimplesNmeros a serem organizadosO documento ARQUIVADO a partir de SEUS DOIS LTIMOS DGITOS. Ex: Processo: 143487 14 34 87

87 Pasta em que sero arquivados todos os documentos terminados por 87

34 Na pasta 87 esse processo ser disposto, em ordem (posio 34), Mtodo Digito-terminalMtodo Numrico Cronolgico254.786 / 1999487.998 / 2001034.758 / 2002915.698 / 2003477.998 / 2006007.666 / 2011

Datas Organizadas em ordem crescenteEstado Cidade Correspondente AmazonasAmazonasAmazonasRio de JaneiroRio de JaneiroRio de JaneiroSo PauloSo PauloManaus (capital)ItacoatiaraParintinsRio de Janeiro (capital)CamposMaca So Paulo (capital)LorenaSobreira, LusaSantos, Antnio J.Silva, Joo CarlosRodrigues, IsaAlmeida, Jos deRosas, PauloCorra, GilsonSilva, Alberto NOME DO ESTADO, CIDADE E NOME DO CORRESPONDENTEPas Cidade Correspondente FranaFranaFranaPortugalPortugalPortugalParis (capital)AvignonLorenaLisboa (capital)CoimbraPortoSilva, AurlioVadim, RogerPirroni, DidierPereira, JosAlbuquerque, MariaFerreira, AntnioNOME DO PAS, CAPITAL E NOME DO CORRESPONDENTEMTODO GEOGRFICOMtodo Alfabtico - Regras de alfabetao

Pela 1 letra do ltimo sobrenome:

Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos

Para sobrenomes iguais:

Marlia Teixeira Vitor Teixeira Paulo Teixeira Anbal Teixeira

Para nomes compostos, ligados por hfen ou nomes de santos:

Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa-Lobos. Maria da Paz Santa Cruz Vera Maria So Gonalo

Para sobrenomes abreviados:

J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira

Barbosa, JooCabral, Pedro lvaresSantos, PauloTeixeira, AnbalTeixeira, MarliaTeixeira, PauloTeixeira, VitorCastelo Branco, CamiloMonte Verde, PauloSanta Cruz, Maria da Paz So Gonalo, Vera MariaVilla-Lobos, Heitor

Vieira, J.Vieira, JonasVieira, JosPara nomes com artigos e preposies: de, d', da, do, e, no so consideradas

Pedro de Almeida, Ricardo d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.

Para sobrenomes com grau de parentesco: Filho, Sobrinho, Neto e Jnior

Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.

Para pessoas da mesma famlia:

Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.

Para nomes estrangeiros:

Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt.

Para nomes Orientais, Japoneses e rabes:

Ly Youtohn Al Ben Hur Adib HassibAlmeida Filho, AntonioRibeiro Jnior, PauloVasconcelos Sobrinho, JoaquimAlmeida, Pedro deAndrade, Ricardo dCmara, Lcia daCouto, Arnaldo doAbreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge deAubert, GeorgesChurchill, WinstonMueller, PaulSchmidt, JorgeAdib Hassib (permanece)Al Ben Hur (permanece) Ly Youtohn (permanece)Para nomes estrangeiros (espanhol) 1 o nome do pai:

Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Federico Garca Lorca.

Para nomes estrangeiros com preposio: De, Di, La, Von, Du, Mac, M, D (No se separam)

Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam

Para Pessoas Jurdicas:

EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas:

Para ttulos:

Maj. Int. Srgio F. Brito Ministro Moreira Lima Pe. Antnio Vieira

Para nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso : 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; Terceiro Simpsio de Apicultura Garca Lorca, FedericoOviedo Y Bnos, Jos dePina de Mello, Francisco deDe Penedo, EstebanDi Capri, GiulioDu Pont, CharlesMac Adam, Johnlvaro Ramos & CiaColegial (A)EmbratelFundao Getlio VargasLibrary of Congress (The)Congresso de Secretariado (4)Encontro Regional de Arquivologia (I)Simpsio de Apicultura (Terceiro)Brito, Srgio F. (Maj. Int.)Lima, Moreira (Ministro)Vieira, Antnio (Pe.)Mtodo Ideogrfico / Numrico / Unitermo ou Indexao Coordenada

Usado para ARQUIVOS ESPECIAIS OU ESPECIALIZADOS

ATRIBUI A CADA DOCUMENTO OU GRUPO, na ORDEM DE SUAS ENTRADAS, um NMERO CRESCENTE chamado NMERO DE REGISTRO

Nmero de Registro:

Deve ficar em lugar visvel e predeterminado no documento

controlado por livro prprio

Serve para identificar e localizar o documento

Os ELEMENTOS INDICADORES so transferidos para uma FICHA NDICE sob formas de palavras-chave e descritores

Ficha ndice:

* Funciona como instrumento de controle dos nmeros de registro do Acervo

* Fornece descrio pormenorizada dos documentos

Mtodo Alfanumrico: Alfabtico + Numrico

Trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.

Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas.

Ex.: Tabela

Assim, as pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente sua diviso alfabtica.

1 Acrisio, Paulo (Aa Af = 1) 1 Afonsin, Joo (Aa Af = 1) 2 Almeida, Mrio (Ag Al = 2) 2 Alonso, Ernesto (Ag Al = 2) 3 Amaral, Roberto (Am As = 3) 4 Atilia, Jorge (At Az = 4) Aa Af = 1 Ag Al = 2 Am As = 3 At Az = 4Ba Bl = 5 Bm Bz = 6Ca Ch = 7Ci Cl = 8Tipos de Arquivamento (armazenamento)

Oarmazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser guardado.

Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e armrios.

Neles os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes, em ambientes ventilados e arejados.

Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes, tubos de papel carto ou escaninhos.Ex: Arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos.

Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Ex: Arquivo corrente.