Arquivos Permanentes

Aula 7a

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Plano de Classificação• A classificação é o procedimento de organização

que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si, em decorrência das funções e atividades que os geraram.

• A classificação supõe a compreensão do contexto de produção dos documentos.

• O contexto de produção não pode ser percebido apenas através da análise minuciosa do documento em si: é preciso estar atento ao inter-relacionamento dos documentos que formam o conjunto arquivístico.

Gestão Eletrônica de Documentos 3

Plano de Classificação• No caso dos documentos de arquivo,

compreender o seu contexto de produção exige conhecer a história do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividades por ele desenvolvidas.

• O conjunto de funções detectadas envolverá, necessariamente, atividades que devem cumpri-las de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhes servem como suporte (atividades-meio).

Gestão Eletrônica de Documentos 4

Ordenação

• A ordenação é a disposição física dos documentos de um mesmo tipo documental em uma determinada seqüência.

• Essa seqüência será sempre definida a partir de elementos informativos que constem dos documentos (data, emissor, local de emissão, número do documento etc.).

Classificação, Ordenação, Avaliação,Descrição,

(de documentos de arquivo).

CLASSIFICAÇÃO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

(FUNCIONAL)

• Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documental.

1º NívelFunções, Sub-funções

2º NívelAtividades

3º NívelDocumento (simples, compostos)

•1º Nível: a mais vasta unidade arquivística•2º Nível: unidade arquivística constituída do- cumentos da mesma tipologia•3º Nível: a menor unidade arquivística.

Exemplo:• A classificação é geralmente traduzida em um

plano que representa a seções e as subseções de maneira codificadas.

Seção– Departamento Financeiro

• Subsecção:– Contabilidade– Tesouraria

– Subseção: Contabilidade• Série Tipológica

– Notas de empenho– Comprovantes de pagamentos– Registro diário de caixa etc.

• Atividade de campo:– Levantamento das atribuições legais e atividades

executadas (formulário 1)– Identificação dos documentos de arquivo (formulário

2)• Compreender o contexto de produção de um

documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na pers-pectiva funcional (funções atividades) ou na perspectiva estrutural do organismo produtor.

• Formulário I (Exemplo)– Organização:– Setor:– Competências:– Amparo Legal das Competências:– Atividades:

• Produz: (documentos)• Recebe: (documentos)

– Entrevistado:– Entrevistador:– Data da Entrevista:

• Formulário II (Exemplo)– Setor:– Competências:– Atividades:– Documentos Produzidos / Recebidos

• Prazos de Guarda no setor:• Vias:• Trâmite:• Formas de pesquisa:• Indicação para eliminação ou guarda permanente:

• Abordagem Estrutural:– Tradicionalmente mais

aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra);

– Apresentação de todas as partes da Empresa

• Abordagem Funcional:– garante ao Plano a

capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas.

– Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.

Notação

• Para facilitar a aplicação do plano de classificação, costuma-se atribuir, às suas várias classes, uma notação ou código (traduzidas em seqüências de números, de letras ou de uma combinação de ambos).

• “Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos.”

BELLOTTO, Heloísa L., CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.) Dicionário de Terminologia Arquivística. 1996.

Sistema numérico simples

1 - Educação2 - Comunicações3 - Contabilidade

4 - Pessoal5 - Material

6 - Organização7 - Finanças

8 - Publicações9 - Relatórios

10 – Legislação

Sistema de quatro algarismos

2 - Serviço e operação postal 22 - Regulamentos postais internos

220 - Acordos com administrações postais estrangeiras

2201 - [Primeira pasta, geralmente identificada por um tópico]• 2202 - [Segunda pasta]• 2203 - [Terceira pasta] ....

Sistema de múltipla numeração

232 Serviço de Encomendas [assunto principal]

232/2 Aden [assunto secundário do Serviço de Encomendas]• 232/2/1 [Primeira pasta]• 232/2/2 [Segunda pasta]• 232/4 Canadá [outro assunto secundário do Serviço de Encomendas] 300 Finanças [assunto principal]

300/20 Bancos [assunto secundário de Finanças]300/20/1 [Primeira pasta]300/20/2 [Segunda pasta]

Sistema mnemônico

A ADMINISTRAÇÃOAe Administração de Edifícios e JardinsAg Administração GeralAgl Administração Geral, LegislaçãoAp Administração de Pessoal

CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

Identificação de 7 grandes FUNÇÕES:

01 Organização Administrativa02 Comunicação Institucional03 Gestão de Recursos Humanos04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais05 Gestão Orçamentária e Financeira06 Gestão de Documentos e Informações07 Gestão de Atividades Complementares

01 Organização Administrativa (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

01.01 Ordenamento jurídico01.02 Planejamento das ações de

governo e controle dos serviços01.03 Apoio à administração

pública

02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

02.01 Assessoria de Imprensa02.02 Cerimonial02.03 Promoção de eventos ou

cerimônias oficiais02.04 Propaganda e marketing02.05 Produção editorial

03 Gestão de Recursos Humanos (Função)

SUBFUNÇÕES03.01 Planejamento e formulação de políticas de

recursos humanos

03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos03.03 Expediente de pessoal03.04 Controle da freqüência03.05 Pagamento de pessoal03.06 Segurança e medicina do trabalho03.07 Promoção do desenvolvimento social de

funcionários e servidores

03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil

04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

04.01 Controle de compras e serviços04.02 Controle de bens patrimoniais04.03 Controle de almoxarifado04.04 Controle do patrimônio imobiliário04.05 Controle de transportes interno

05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

05.01 Planejamento orçamentário05.02 Execução orçamentária e financeira

06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

06.01 Comunicação administrativa06.02 Gestão de tecnologia da informação

07 Gestão de Atividades Complementares

(FUNÇÃO) Não há SUBFUNÇÃO ATIVIDADES07.00.01 Recepção e controle de portaria07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e

equipamentos07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das

instalações e dos equipamentos07.00.04 Execução de serviços de copa07.00.05 Execução de serviços de reprografia07.00.06 Execução de serviços de gráfica07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações

PLANO DE CLASSIFICAÇÃOFunção: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAISSubfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e

obrasAtividade: 04.01.01 Licitação e administração de

contratos Documentos:

04.01.01.01 Contratos04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos04.01.01.04  Processo relativo aos trabalhos de Comissão

Permanente ou Especial de Licitação04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade