arquivo e protocolo

Arquivo e Arquivo e ProtocoloProtocolo

Giseli Trento Andrade e SilvaGiseli Trento Andrade e Silva

Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva2

O que significa a palavra arquivo para você?


ArquivoArquivo

É o conjunto de documentos oficialmente É o conjunto de documentos oficialmente

produzidos e recebidos por um governo, produzidos e recebidos por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas organização ou firma, no decorrer de suas

atividades, arquivados e conservados por si e atividades, arquivados e conservados por si e

seus sucessores, para efeitos futuros.seus sucessores, para efeitos futuros.


Arquivologia

É a ciência que estuda teorias e métodos de

organização e tratamento de documentos, e

sua conversão em potencial de informação.

Objetivo se tornar evidência, fator de

prova de que algum evento ocorreu.


LegislaçãoLegislação

Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:Dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ:visa à gestão documental e à proteção

especial aos documentos de arquivo.


Finalidade do arquivoFinalidade do arquivo

Guardar e conservar os documentos, de modo Guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. pessoais ou oficiais. Depois que a atividade administrativa Depois que a atividade administrativa

acaba, os arquivos começam a funcionar acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. para a história e para a cultura. • Fonte de pesquisaFonte de pesquisa


DocumentoDocumento

É todo material recebido ou produzido por um É todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação.de prova ou de informação.

Também pode ser aquele produzido ou Também pode ser aquele produzido ou recebido por pessoa física, no decurso de sua recebido por pessoa física, no decurso de sua existência.existência.


Gestão de documentosGestão de documentos

É um procedimento fundamental na vida de É um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. uma empresa pública ou privada.

Para tomar decisões, recuperar a informação Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos garanta a organização e preservação dos arquivos.arquivos.


Documento após o usoDocumento após o uso

EliminadoEliminado Transferidos Transferidos para o arquivopara o arquivo

Temporalidade de guardaTemporalidade de guarda

EliminaçãoEliminação Guarda permanenteGuarda permanente


Tipos de ArquivoTipos de Arquivo

PÚBLICOEx: arquivo da Secretaria Estadual de Saúde

INSTITUCIONALEx: arquivo de um sindicato, igreja, escolas

COMERCIALEx: arquivo de uma loja, de um banco

FAMILIAR OU PESSOALEx: arquivo contendo certidões de nascimento


Classificação:Classificação:

NomeNome - do remetente, destinatário ou da pessoa - do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referema quem os documentos se referem

LocalLocal - de expedição ou recebimento dos - de expedição ou recebimento dos documentosdocumentos

DataData - de elaboração, validade ou referência - de elaboração, validade ou referência dos documentosdos documentos

Assunto(s)Assunto(s) - conteúdo ou argumento dos - conteúdo ou argumento dos documentosdocumentos

Número Número - de ordem, código, etc- de ordem, código, etc


Escolha de um ou mais Escolha de um ou mais elementoselementos

Estrutura de organização de um Estrutura de organização de um arquivoarquivo

grau de grau de importânciaimportância

frequência com frequência com que são que são

solicitadossolicitados


Classificação:Classificação:

No trabalho secretarial, os métodos de uso No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:mais comum são:AlfabéticoAlfabéticoGeográficoGeográficoNumérico (simples, cronológico, decimal)Numérico (simples, cronológico, decimal)Por assuntosPor assuntos


Protocolo

É a denominação atribuída aos setores encarregados do Recebimento, Registro, Distribuição e movimentação, Expedição de documentos.

É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.


“Fulana” é encarregada de analisar a documentação que a empresa recebe e dar-lhe o devido encaminhamento. Hoje chegaram às suas mãos:

Uma carta para um empregado da diretoria financeira, com a etiqueta de Pessoal

Vários exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionários

Dois envelopes endereçados à assessoria jurídica e entregues por um mensageiro de outra empresa.

E agora???


Serviços vinculados:Serviços vinculados:

Recebimento Registro Controle de tramitação (distribuição e

movimentação) Expedição da correspondência Serviços de arquivamento Empréstimo ou consulta de documentos

PROTOCOLO

SERVIÇOS DE ARQUIVO


Arquivo e ProtocoloArquivo e Protocolo

As rotinas e procedimentos para sua

execução devem ser criados pela própria

instituição, obedecendo a um critério

adequado às suas características e

necessidades.


Importância do ArquivoImportância do Arquivo

Um serviço de arquivo bem organizado Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável:possui valor inestimável:É a memória viva da instituiçãoÉ a memória viva da instituiçãoFonte e base de informaçõesFonte e base de informaçõesAproveita experiências anteriores, o que Aproveita experiências anteriores, o que

evita a repetiçãoevita a repetiçãoSimplifica e racionaliza o trabalhoSimplifica e racionaliza o trabalho

Acesse:Acesse:http://tiagi.webnode.com.brhttp://tiagi.webnode.com.br

[email protected]@hotmail.com

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