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11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

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SIARQ/UNICAMPInstruções de Protocolo e

Arquivo

SIARQ/UNICAMPInstruções de Protocolo e

Arquivo

Maria Aparecida FortiAssistente Técnico de Direção

Arquivo Central/SIARQ/SIARQ


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Atualização das Instruções

Histórico Em 1993:

Portaria nº 105/93 – normas criadas por ocasião da implementação do sistema

Manual do Usuário – orientação para utilização do sistema automatizado

Durante o desenvolvimento do processo Instruções normativas – criadas para complementar a

Portaria FAQs- Perguntas mais freqüentes sobre os procedimentos

colaboraram na elaboração das instruções


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Divulgação das Instruções

Como foram divulgadas?

On-line via página da DGA Impressas individualmente Orientações por telefone


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Atualização das Instruções

Em 2005/2006 – Projeto de Transição da coordenação do Serviço de Protocolo e Arquivo ao SIARQ

Projeto de capacitação para descentralização de arquivos e protocolos

Projeto de atualização das instruções


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Projeto de Atualização de Instruções Formação de grupo de trabalho

Estudos De terminologia (glossário) Do manual do usuário Do conjunto de instruções e FAQs Das orientações diárias


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Projeto de Atualização de Instruções Elaboração de versão atualizada unificando:

Glossário de termos Conjunto de instruções Referências Bibliográficas Atos Legais

Federal Estadual Unicamp

FAQs


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Projeto de Atualização de Instruções Validação da versão atualizada:

Colegas de Protocolo (DGA e GR) Sugestão: Unificação numa mesma publicação,

com instruções individualizadas Tabela de equivalência

Validação do sistema todo Colegas que atuam e arquivam processos e

expedientes


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Projeto de Atualização de Instruções 2008 - Publicação da primeira versão para uso,

validação e consolidação

Site do SIARQ – em PDF http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/minuta_final.pdf

Coleta de sugestões – por meio de lista eletrônica

Proposta de Elaboração e Atualização de Resoluções do Reitor


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Sumário da versão atualizada

APRESENTAÇÃO

OBJETIVO

GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVÍSTICOS

CONSIDERAÇÕES GERAIS

INSTRUÇÕES


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Apresentação

Responsabilidade atribuída ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ:

Serviço encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e as Comissões Setoriais de Arquivos

Custódia de documentos intermediários Demais atribuições específicas da gestão de

documentos


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Apresentação

Sistema de Protocolo:

Gerencia parte do patrimônio arquivístico da Universidade (Processos e Expedientes)

Armazena e fornece informações que identificam a existência e a localização de Processos e Expedientes


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Apresentação

Sistema de Protocolo:

Registra atos e fatos de natureza administrativa/jurídica de interesse da Universidade

Reúne informações sobre processos autuados na Universidade desde 1963 até a presente data


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Sumário da versão atualizada ABERTURA/AUTUAÇÃO

01. Abertura e Autuação A SAPE deverá ser sempre o documento de nº 2 Deverá ser utilizada em qualquer circunstância Ter certeza que não existe E/P com o mesmo assunto Preencher corretamente todos os campos do Sistema de Protocolo


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Sumário da versão atualizada ABERTURA/AUTUAÇÃO

02. Abertura de volumes E/P com 300 folhas Trâmite com o conjunto de todos os seus volumes Processos devem ser autuados/acompanhados por exercício


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ABERTURA/AUTUAÇÃO

03. Identificação e controle de processos e expedientes

Documentos que envolvam providências ou soluções restritas à atuação do órgão que os detém, serão tratados como Expedientes

Documentos que envolvem trâmite generalizado e fora da unidade de origem, deverão ser tratados como Processo.


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TRÂMITE

04. Trâmite Responsabilidade em explicitar através de despacho,

data e assinatura do órgão remetente na última folha, o órgão a que se destina e a providência solicitada.

Registrar no Sistema os dados do envio e do recebimento, respectivamente.

Minimizar o tempo de retenção do documento. Requisitar obedecendo as normas vigentes.


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REGULARIZAÇÃO

05. Regularização de Identificação Explica as normas para alterar nome de interessado, de

assunto e de correção do nome do órgão de Procedência


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REGULARIZAÇÃO

06. Registro de Informações, Manifestações e Decisões

Informações e despachos com linguagem clara e precisa, fundamentados e conclusivos.

Assinatura com identificação da autoridade responsável, seguida da designação do cargo ou função.

As capas dos Processos não poderão ser carimbadas ou receber notas ou escritos não previstos em normas.


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REGULARIZAÇÃO

07. Juntada de documentos em Processos Avaliar sua real relevância de forma a evitar a inclusão

de informações desnecessárias e, em outro extremo, esquecer-se de incluir documentos ou informações importantes

Os documentos de tamanho pequeno deverão ser colados, com espaço suficiente para permitir a identificação do documento e do termo de juntada


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Sumário da versão atualizada REGULARIZAÇÃO

08. Juntada de documentos em Expedientes Protocolados

Deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação dos documentos.

As folhas serão numeradas no anverso, em seu canto superior direito, mencionando-se o número do Expediente


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Sumário da versão atualizada REGULARIZAÇÃO

09. Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente

Incorporação definitiva de um a outro, permanecendo em trâmite apenas aquele que recebeu a juntada.

Recomendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que mereçam ser conduzidos em conjunto, transformando-se num único E/P.


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REGULARIZAÇÃO

10. Desentranhamento de um Documento de um Processo/Expediente

Utilizar o original de um documento junto a terceiros No E/P se juntará a cópia

Desdobrar um E/P em dois, para condução diferenciada das questões envolvidas.

Eliminar folhas ou cópias de documentos, juntadas em duplicidade ou indevidamente

Efetuar despacho documentando o desentranhamento


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REGULARIZAÇÃO

11. Apensamento e Desapensamento de Expediente/Processo

União formal, porém temporária, que força os processos a tramitarem juntos durante certo período


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ARQUIVO

12. Encerramento Ato formal, expresso através de termo, que deve ocorrer quando

tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes a Ação/Assunto de um E/P - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível.

A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para a eliminação ou para arquivamento histórico e permanente.


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ARQUIVO

13. Reativação Ato formal, expresso através de despacho, que pode ocorrer

quando um E/P encerrado tiver seu Assunto de capa retomado para novas decisões e providência.

A contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será anulada, reiniciando de zero quando ocorrer novo Encerramento.

Para o controle automático do tempo de arquivamento, ou sua interrupção, os E/P encerrados, ou reativados, deverão ser devidamente registrados no Sistema.


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ARQUIVO

14. Arquivamento Organização em Séries documentais específicas já associadas na

abertura/autuação. Ao ser encerrado, iniciar-se-á para o E/P a contagem do tempo de

guarda definido na Série documental em que foi classificado. O Sistema permite identificar os E/P que estiverem completando o

prazo de arquivamento e providenciar a destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

Responsabilidade nas consultas, no retorno do documento ao arquivo de origem e na conservação dos documentos arquivados.


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Sumário da versão atualizada ARQUIVO

15. Eliminação ou Guarda Permanente Os E/Ps deverão estar encerrados e com a temporalidade concluída

de acordo com normas e instruções pertinentes. Tabelas de Temporalidade de Processos Tabela de Encerramento do TCE Quadro de Período Histórico das Unidades Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração

Pública do Estado de São Paulo


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ARQUIVO

16. Coleta de Amostragem e Recolhimento

Estabelece critérios para retirada de amostras e recolhimento para guarda permanente de E/Ps produzidos e acumulados pelos órgãos/unidades.


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ARQUIVO

17. Transferência Procedimentos para a guarda temporária no Arquivo

Intermediário, assegurado o direito de acesso e consulta. Ocorre entre o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo/Encerrado da

unidade/órgão e o Arquivo Semi-Ativo da unidade órgão e o Arquivo Central/SIARQ.


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ARQUIVO

18. Recebimento e Arquivamento Organizados, avaliados, higienizados e acondicionados Não deverão estar apensados e nem terem documentos à

contra-capa. Devidamente classificados e nos prazos previstos nas

respectivas Tabelas


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ARQUIVO

19. Acesso e Reprodução Os E/Ps recolhidos ao Arquivo permanente, não tramitam no

Sistema de Protocolo e não são mais emprestados. Seu acervo é aberto ao Público em Geral e suas consultas são somente in loco.

O acesso às consultas dos E/P na fase intermediaria só é permitido aos usuários internos e credenciados no Sistema de Protocolo.

As reproduções são feitas desde que não acarretem prejuízo à sua preservação nem aos direitos nem aos direitos autorais ou das imagens


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ARQUIVO

20. Conservação Conservação do patrimônio público, histórico, comprobatório e

cultural da Unicamp. Substituição de capas quando danificadas; Não juntar documentos grampeados nos E/Ps, pois eles estão

formalmente inseridos e numerados Escrever nos documentos somente com caneta azul ou preta Evitar materiais que derretam tais como elásticos de látex.

Usar cadarços sarjados.


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ARQUIVO

21. Avaliação Permite a identificação dos valores dos documentos, para fins

de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Pré-tabela de temporalidade Tabela de temporalidade Plano de Classificação


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Sumário da versão atualizada Extravio

22. Extravio Estabelece procedimentos a serem adotados quando do

extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional

Registro de extravio Apuração de responsabilidade Abertura e registro de via adicional


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Referências Bibliográficas

Atos Legais: Federal Estadual Institucional


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FAQs

Conjunto de perguntas comuns sobre procedimentos de protocolo e arquivo, acompanhadas das respectivas respostas ou indicações de onde procurá-las.


37

Atos legais utilizados

Deliberação CONSU A-8/95 de 26 de julho de 1995 que reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP

Portaria GR nº 46/96 - Dispõe sobre a requisição, vista de processo e a expedição de cópias e certidões administrativas

Portaria GR nº 07/98 – Aprova a Tabela de Temporalidade de Processos


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Resolução GR nº 57/2004 – Regulamenta a tramitação de processos de convênios e contratos

Portaria PRDU nº 01/2001 – Fixa normas a serem adotadas quando do extravio de Expedientes ou Processos cadastrados no sistema de protocolo.


39


Lei nº 8159/91 – Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados

Lei n.º 9.605/98 – Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.


40


Resolução CONARQ n º 5/96 que dispõe sobre publicação de editais para eliminação de documentos no Diário Oficial

Resolução CONARQ n º 7/97que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos


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Tabela de Equivalência

Diretoria Geral da Administração Arquivo Central/SIARQ

Número Assunto Número Assunto

06/01 Abertura de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo

001/07 Abertura de Expediente e autuação de Processo

07/01 Extravio de E/Ps (Processo ou Expediente protocolado) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional.

020/07 Extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional.

08/01 Trâmite de Processos e Expedientes protocolados junto ao Sistema de Protocolo.

005/07 Trâmite de Expediente e Processo


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012/01 Desentranhamento de documentos de um Processo ou de um Expediente protocolado

011/07 Desentranhamento de documentos de um Processo ou de um Expediente protocolado

013/01 Abertura de Volumes de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo.

002/07 Abertura de Volumes de Expediente e Processo

014/01 Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente junto ao Sistema de Protocolo.

010/07 Juntada de um Expediente ou Processo


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015/01(Atualizada

em 07/04)

Regularização de identificação de Expediente ou Processo junto ao Sistema de Protocolo

006/07 Regularização de identificação de Expediente e Processo (E/P) junto ao Sistema de Protocolo

016/01Atualizada

em 07/04

Juntada de documentos em Processos. 008/07 Juntada de documentos em Processos

25/01(Atualizada

em 07/04)

Apensamento e desapensamento de Processos ou Expedientes junto ao Sistema de Protocolo.

012/07 Apensamento e desapensamento de Expediente ou Processo


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028/02Jan /02

Juntada de documentos em Expedientes protocolados

009/07 Juntada de documentos em Expedientes Protocolados


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Recomendações para segunda versão Folha de rosto


Reforçar uso de caneta correta nas juntadas de documentos


46

Recomendações para segunda versão

SAPE - Qualquer circunstância e com possibilidade de preenchimento

Não grampear documentos juntados

Não arquivar com documentos à contra-capa.


47

Obrigada!!!

Contato:

[email protected]

(19) 3521-6440

11/12/2007 encontro técnico de protocolos e arquivos do siarq 1 siarq/unicamp instruções de...

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