arquivo e protocolo - … · de arquivamento mas essa não é desculpa para acumular tudo numa...
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ARQUIVO E PROTOCOLO
Cada coisa em seu lugar!
ATIVIDADE
• 1-Como você costuma organizar seuspertences pessoais?
• 2-Para você o que significa uma “pessoaorganizada.” Descreva.
• 3-Como são organizadas as contas da suacasa?
• 4-Qual o procedimento que você usa paraguardar as contas pagas?
• 5-É importante guardar contas pagas, porquê?
BOLSA/CARTEIRA/GUARDA ROUPA
O que éimportante;
O que não éimportante;
O que énecessário;
O que não énecessário.
• Em Arquivologia, arquivo é um conjuntode documentos criados ou recebidos por umaorganização, firma ou indivíduo, que osmantém ordenadamente como fontede informação para a execução de suasatividades. Os documentos preservados peloarquivo podem ser de vários tipos e em váriossuportes. As entidades mantenedoras dearquivos podem ser públicas (Federal,Estadual Distrital, Municipal), institucionais,comerciais e pessoais.
• No Brasil, a política de arquivos públicos eprivados é gerenciada pelo Conselho Nacionalde Arquivos (Conarq), órgão ligado ao ArquivoNacional.
Finalidade do “ARQUIVO”
• Servir a ADMINISTRAÇÃO: Forneceminformações e documentos necessários aodesenvolvimento das atividades, facilitam oacesso aos documentos, preservam adocumentação da empresa, possibilitam ocontrole da produção de documentos ecolocam à disposição dos usuáriosdocumentos que fornecem informações decaráter probatório ou simplesmenteinformativo.
• Servir à História: Fornecem informações e/oudocumentos para reconstituir ou escrever ahistória política, social ou econômica deuma nação. Também servem de memória deuma empresa e constituem uma importantefonte de pesquisa.
FUNÇÕES DO ARQUIVO:
• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
• Arquivar os documentos, visando a recuperaçãoda informação;
• Conservar e assegurar a integridade dosdocumentos, evitando danos que possamocasionar a sua perda;
• Executar as funções específicas conforme aorganização e administração da instituição.
ARQUIVAR
Guardar em lugarseguro;
Conservar na memória;
Valor histórico;
Valor afetivo pessoal;
Os arquivos sãonecessários à vida detoda organização,independente do seutamanho.
ARQUIVISTA
O que Faz?
• O arquivista arruma de forma lógica.
• Por assunto, ordem alfabética ou cronológica(de tempo) – todo tipo de documentos dentrode arquivos.
• Ex: Se um zoológico recebe um novo animal, oarquivista é quem vai guardar (ou deixarpronta) a pasta certa para colocar osdocumentos do novato.
• Se alguém descobre cartas antigas trocadasentre pessoas importantes, é o arquivista quevai identificar a época delas e arrumá-las de umjeito que fique fácil achá-las depois.
• Seu trabalho é fundamental para conservar amemória de uma instituição.
• O nosso país tem um Arquivo Nacional, ondeencontra-se gravações de discursos dospresidentes, mapas das cidades de diferentesépocas, vídeos de grandes eventos e papéisimportantes como a Lei Áurea, documento que aPrincesa Isabel assinou oficializando o fim daescravidão no Brasil.
• Arquivos são os documentos produzidos poruma instituição pública ou privada nocumprimento de suas funções.
• E participam de 3 fases: a corrente,intermediária e permanente.
• Servem como memória, testemunho, prova,podem ter valor histórico , probatório. Eparticipam de forma ativa da administração deorganizações.
• Os arquivos fazem parte da instituição e temque ser tratado como tal. Além de ter umgrande valor estratégico e diferencial em umainstituição, principalmente na hora de tomardecisão.
• Nem todas as pessoaspossuem um volumeconsiderável de papéise documentos quejustifique um sistemade arquivamento masessa não é desculpapara acumular tudonuma gaveta embagunça.
• Se seus papéis sãobasicamente documentospessoais, contrato dealuguel, apólices deseguro, contrato deescolas e faculdade, vocêpode separar porassunto e mantertudo em caixas dearquivomorto, em pastassuspensas numa caixa ouem envelopes numagaveta.
• Determine uma corpara cada pasta esempre que precisartrabalhar o conteúdo,mesmo que ela tenhaetiquetaidentificadora,a localização será maisrápida.
• Separe seusdocumentos e arquiveem envelopes coloridos.Facilitam a organizaçãoe cabem numa gaveta.
• Contas a pagar: o idealé mantê-las numa pastaem ordem cronológica.Se o volume forpequeno, uma pastasanfonada 1/4 será oideal.
• Para não esquecer dessescompromissos, deixe a pasta na gaveta de suamesa de trabalho ou à vista no ambiente dacasa em que você mais ficar.
• As contaspagas devem serarquivadas portipo/fornecedor/concessionária (luz,gás, telefone) emantidas peloperíodo legal.
Pastas e arquivos são tudo na vida da pessoa quecoleciona agendas, diários, aulas.Não esqueça de etiquetá-los!
• Essa é a dica do dia!
• O dicionário diz que “Arquivar” significaguardar em arquivo, conservar, reter namemória, pôr em lugar conveniente.
• No universo da administração, “arquivo” é umconjunto de documentos produzidos e recebidospor uma organização ao longo de sua existênciae que são organizados e conservados paraconsultas e comprovações.
ARQUIVAR
• É um ato realizado nopresente tendo emvista o futuro, pois asinformações retidas,colocadas “em lugarconveniente”, vãoservir para ajudar adiminuir ou esclarecerquestões que ainda vãoocorrer.
“ARQUIVO” também designa diferentesrealidades:
Ele pode ser o conjunto de documentos ecorrespondências que devem permanecerguardados;
Móvel que guarda esses documentos;
Sala ou lugar onde estão os papéis arquivados.
• O arquivo preserva a situação administrativa efiscal, a memória e a história da empresa eorganização que o criou e o mantém.
EXEMPLO:
• Se um funcionário pretende se aposentar, porexemplo, e não tem papéis que comprovemseu tempo de serviço, os documentosarquivados vão ser muito úteis nesse sentido.
• Se houver alguma pendência com relação aopagamento (ou não) de uma conta telefônicaantiga, o arquivo pode localizar essa conta eresolver a dúvida.
Principal função do “ARQUIVO”
• É servir à administração de uma instituição,qualquer que seja a sua natureza.
• Quando a atividade administrativa se extingue(por fechamento da empresa ou qualqueroutro motivo), os arquivos passam adesempenhar um novo papel: tornam-se úteispara a cultura e para a história.
• Até hoje os historiadores lamentam, porexemplo, que os arquivos referentes àescravidão no Brasil tenham sido destruídos.
• Se isso não tivesse acontecido, poderíamosconhecer melhor esse fato tão importante naformação da nossa nacionalidade.
• Muitas empresas einstituições costumamter vários arquivos:
O setor de almoxarifado;
O departamento financeiro;
Setor de pessoal;
etc.
• Os métodos deorganização de umarquivo podem servariados:
Setor pessoal –método alfabético;
Setor de compras –critérios numéricosou geográficos.
• Qualquer que seja a configuração, a forma deorganização e o tamanho de um arquivo, as suasfunções básicas são sempre guardar e conservardocumentos que possam ser usados paraatender a interesses pessoais, empresariais ouoficiais
Tipos de “ARQUIVO”
• Alguns são dedicados a pessoas, outros àsinstituições, empresas, cidades ou mesmopaíses.
• Assim são muito amplas e variadas asmaneiras de classificar os tipos de arquivos.
• Os arquivos podem ser:
ARQUIVOS PÚBLICOS:
• Formados em instituições do governo federal, estadual ou municipal.
O Arquivo Nacional - guarda material referente ao país.
O Arquivo Estadual do Rio de Janeiro –preserva aspectos da vida administrativa, política e cultural desse estado.
ARQUIVOS INSTITUCIONAIS:
Pertencem a escolas,igrejas, associações,clubes, organizaçõesnão governamentais(ONGS) e organizaçõessem fins lucrativos.
EX: o Arquivo do clubede futebol e Regatas doFlamengo.
ARQUIVO EMPRESARIAL
Arquivo de firmas,corporações ecompanhias.
EX: o Arquivo do Banco do Bradesco.
ARQUIVOS FAMILIARES OU PESSOAIS
Preservam correspondência, fotos, cartas, certidões de nascimento, diários, livros e muitos outros documentos afins.
Os arquivos pessoais dealguns políticos,músicos, escritores,jornalistas epesquisadores são tãosignificativos quecostumam ser doados auma instituição oumesmo vendidos parabibliotecas.
ARQUIVO CORRENTE
Guarda a documentaçãomais atual, consultadacom mais frequência, epor isso também éconhecido como arquivode movimento. Deve sermantido em local defácil acesso, justamentepara facilitar a consulta.
Exemplo de “Arquivo Corrente”
• O arquivo de uma empresa de exportação deveabrigar todas as guias e os processoselaborados para viabilizar a venda, no exterior,dos diferentes tipos de produtos com que aempresa lida. Abriga documentosrecentes,usado com frequência.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Preserva documentos que vieram do arquivocorrente e, com o tempo, foram deixando deser usados com frequência. Sua permanênciano intermediário é temporária, pois estãoaguardando para serem jogados fora oumandados para o arquivo morto.
EX: Documentos reunidos ao longo dos últimosdez anos pelo arquivo do departamentofinanceiro de uma empresa.
ARQUIVO ATIVO
• Um arquivo ativo agiliza a gestão diária dapapelada. Na hora de lidar com o serviço deadministração da semana, você encontrarátudo o que precisa no Arquivo Ativo.
ARQUIVO MORTO
• Abriga documentos que perderam o valoradministrativo e cujo uso passou a ser apenasesporádico.
• São conservados por causa de seu valorhistórico e também para fins de pesquisa.
• EX: Arquivo da Secretaria de obras que abrigaplanos para a urbanização do Rio de Janeiroocorrida no século XIX.
De acordo com as características e a natureza daquilo que abrigam, os
arquivos também podem ser:
ESPECIAIS
ESPECIALIZADOS
ARQUIVOS ESPECIAIS
• Além de documentos depapel, guardam tambémdiscos, fitas, disquetes,fotografias, fichasmicrofilmadas, slides,filmes.
• Devem merecertratamento especialquanto aoarmazenamento, registro,acondicionamento,controle e conservação.
EXEMPLO DE ARQUIVO ESPECIAL
• O arquivo do museu da imagem e do som doRio de Janeiro contém tesouros preciosos,entre eles músicas gravadas em fitas de áudio,que já deram origem a muitas pesquisas,livros e discos.
ARQUIVOS ESPECIALIZADOS
• Preservam documentos e também objetosreferentes a um assunto especifico, comoMedicina,Botânica, Engenharia, Saúde, etc.
• EX: O arquivo do parque nacional de Itatiaia,no Sul fluminense, tem sob sua guardaexpressivas espécies vegetais, além de animaisembalsamado da região.
DOCUMENTOS ARQUIVÁVEIS
• Documento é todo material recebido ouproduzido por um governo, organização ouempresa no decorrer de suas atividades e quese constitui em elemento de prova ou deinformação, sendo, portanto, conservado poressas instituições e seus sucessores paraefeitos futuros.
• EX: Peças escritas, fotos, desenhos ou mapasproduzidos ou recebidos por pessoas físicas.
• Os documentos internos gerados por umaempresa podem servir para comunicardecisões,realizar mudanças, participarinformações úteis ou novidades sobre otrabalho, comprovar transações envolvendodinheiro.
• EX: CNPJ (Cadastro Nacional de PessoaJurídica)
RECIBO
• É o comprovante que alguém deve assinarquando recebe alguma encomenda, umdocumento importante, um sedex ou algumpagamento.
NOTA FISCAL
• Deve acompanhar as remessas demercadorias expedidas pelo fornecedor. Nelaprecisam ser relacionados os produtos, asquantidades, os preços e a data da operação.
• Precisam ser discriminados os impostos, osdescontos e até o valor do frete.
• A nota fiscal permite, entre outras coisas, quese troque um produto que foi entregue comdefeito.
NOTA FISCAL
GUIAS DE RECOLHIMENTO
• Tipo de boleto usado para pagar os impostos.Para cada imposto há um tipo de guiadiferente.
REQUISIÇÕES DE MATERIAIS OU PEDIDOS DE COMPRA:
Formulários usados internamente parasolicitar materiais de consumo ouprodutos ao almoxarifado, ou ainda parapedir a compra de materiais que nãoestão no estoque.
A maneira deguardardocumentos émuito importantepara a suasegurança econservação.
DOCUMENTO ESCRITO
Contratos,
Certidões,
Tabelas,
Questionários,
Recibos.
Devem ser arquivados em pastas e guardados em arquivos de aço.
DOCUMENTO ICONOGRÁFICO
• Iconografia é a arte e a ciência de representar alguma coisa por meio de imagens.Documentos iconográficos são:
Fotos,
Quadros,
Desenhos,
Gravuras, etc.
Precisam ser guardados em móveis maiores, de gavetas largas e rasas. Esses móveis são chamados de mapotecas.
DOCUMENTO CARTOGRÁFICO
• A cartografia é a arte ou a ciência de compormapas. Os documentos cartográficos são osmapas, também guardados em mapotecas.
Os documentos classificam-se quanto a sua natureza:
OSTENSIVOS:
Aqueles que devem ficar à vista do público,como, por exemplo, um edital de convocaçãode reservistas para as forças armadas, umcomunicado avisando vai faltar água emdeterminado período em um edifício etc.
RESERVADOS:
Têm circulação restrita; devem ser enviadosapenas às pessoas interessadas no assunto.
Ordens específicas para a execução de umprojeto de saneamento básico (precisam serconhecidos apenas pelos técnicos e engenheirosenvolvidos).
CONFIDENCIAIS
Seu tema, ainda que não envolva grande riscode segurança, só deve ser do conhecimentode pessoas autorizadas.
EX: Propostas feitas por uma firma depublicidade para uma concorrência ligada auma companhia política.
SECRETOS
Não devem serconhecidos por todosou divulgados.
EX: Planos oudetalhes sobreoperações militaresou fotos aéreas queindicam a localizaçãoe a planta dequartéis.
O QUE SE ESPERA DE UM BOM “ARQUIVISTA”
• Um arquivista não lida apenas com papéis ecomputadores, mas também com pessoas, jáque precisa atender os funcionários da empresae, em muitos casos, também o público externo,por isso precisa ter:
• Gentileza e boa vontade;
• Ter paciência, para recuperar informações elocalizar documentos;
• Concentração e atenção;
• Ser discreto.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• O profissional dessa área deve refletir sobre asatividades cotidianas da empresa ou daorganização para a qual trabalha e tambémsobre os documentos que ele gera,observando principalmente quais são asprincipais solicitações feitas aos arquivos.
• Para quem usa um arquivo, o importante éque possa encontrar aquilo que estáprocurando.
Método Alfabético:
Significa arrumar as palavras ou o nome daspessoas a que se referem os documentoslevando em consideração a ordem doalfabeto, ou seja, a 1ª, a 2ª e a 3ª letras doalfabeto.
• Se na mesma empresa trabalham Magda eMarta, qual das fichas deverá vir primeiro?Como a 1ª e a 2ª letras são iguais a referênciaserá a 3ª letra.
• Quando se trata de arquivos grandes, contendomuitos nomes próprios, a postura adotada éarquivar pelo sobrenome, pois fica mais fácillocalizar, já que, necessariamente, vão existirmuitas Maria e poucos Nascimento, porexemplo.
• Almeida, Leandro
• Barbosa, João
• Cerqueira, Antonio
• Machado, Claudio
• Nascimento, Ana
O Método alfabéticoé o mais simples detodos segue a ordemcom que as palavrassão colocadas nodicionário.
MÉTODO GEOGRÁFICO
• Quando a procedência do documento ou olocal onde se desenvolve a transação nelemencionada é o elemento principal, o maisindicado é usar o método geográfico.
Belo Horizonte – Minas Gerais – Um prédio dedois andares no centro da cidade.
PROTOCOLO
• Quando precisamosdar entrada comum documento emuma empresa eprecisamosacompanhar o seufluxo, o processo éiniciar o protocolo.
PROTOCOLO
Diariamente, empresas e organizaçõesrecebem correspondências e documentos porcorreio, malote, fax, internet. São convites,contratos sociais, comunicados, licitações,informações sobre eventos, propaganda,contas a pagar, correspondência particular defuncionários etc.
SETOR DE PROTOCOLO
• Registra todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes