ARQUIVOS PBLICOS DO BRASIL: DA REALIDADE VIRTUALIDADEMaria Lourdes Blatt OhiraProfessora do Curso de Biblioteconomia da UDESC. Mestrado em Administrao de Sistemas de Informao pela PUCCAMP. Curso de Especializao Gesto de Arquivos Pblicos e Empresariais UFSC. e-mail: f2mlbh@udesc.br Resumo Destaca a importncia das Instituies Arquivisticas como fonte de pesquisa e de preservao do patrimnio documental seja na esfera da administrao pblica estadual e ou da administrao pblica municipal. Atravs do levantamento de pesquisas realizadas a partir de 1990 no Brasil, so identificados e discutidos os principais problemas enfrentados pelos arquivos pblicos agrupados em: natureza jurdica e institucional; infraestrutura e instalaes; acervo arquivstico-documental; acesso, recuperao e pesquisa; usurios; recursos humanos; e recursos tecnolgicos, levando conhecer a realidade dos Arquivos Pblicos Brasileiros. Os resultados revelados pela anlise da produo arquivistica apontam os problemas que estas instituies ainda esto enfrentando. Pela identificao e anlise dos recursos da Internet foi possvel conhecer os desafios dos arquivos pblicos rumo virtualidade. Palavras-chave: Arquivos Pblicos; Arquivos Municipais; Arquivos Estaduais: Produo Cientfica:

Abstract It calls attention for the importance of the Archival Institutions as a source of research and preservation of the documentary patrimony, as much in the scope of state public administration, as in the municipal public administration. Via a survey of researches carried out after 1990 in Brazil, the main problems faced by public archives are identified and discussed, grouping the public archives into: legal and institutional matters; infrastructure and installations; documentary-archival stack; access, recovery and research; users; human resources; and technological resources, leading to know the reality of the Brazilian Public Archives. The results revealed by the analysis of the archival production indicate the problems that these institutions are still facing. By means of identification and analysis of the Internet resources, it was possible to know the challenges faced by the public archives towards the virtuality. Keywords: Public Archives; Municipal Archives; State Archives; Scientific Production

INTRODUOOs Arquivos surgiram nos sculos V e IV a C., como guardis dos registros do estado e para apoiar administrativamente o governo. Diante da necessidade de se recorrer a documentos, a civilizao grega demonstrou a preocupao em guardar, junto Corte de Justia na Praa Pblica de Atenas, leis, tratados, minutas de assemblia, documentos oficiais (CRTES, 1996).

A Revoluo Francesa em 1789 e a subseqente criao dos Arquivos Nacionais da Frana representam um marco histrico para os arquivos pblicos quando se reconhece a sua responsabilidade no s com o patrimnio documental do passado, mas tambm com os novos documentos produzidos. Os documentos dos Arquivos Nacionais (arquivos governamentais, administrativos, judiciais e eclesisticos) passam a ser considerados propriedade pblica, com livre acesso e disposio de qualquer cidado que os solicite. Segundo o Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos e citado por Jardim e Fonseca (1998, p. 369), arquivo : o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdicas, de direito pblico ou privado, no desempenho de suas atividades. No Brasil, a definio de arquivo encontra a sua melhor expresso no texto da Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, considera em seu Art. 2o, como:Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

A concepo de instituio arquivstica, ressalvadas as necessrias especificidades de cada pas, foi amplamente reproduzida na Europa e nas Amricas, estabelecendo um modelo institucional que permaneceu o mesmo at meados do sculo XX, qual seja, segundo Fonseca (1996, p. 45) rgo responsvel pelo recolhimento, preservao e acesso dos documentos gerados pela administrao pblica, nos seus diferentes nveis de organizao. Foi durante o sculo XIX que o Arquivo, como instituio, ganhou espao por constituir a base da pesquisa histrica, levando os Estados a mant-los acessveis aos cidados. No perodo posterior II Guerra Mundial se verifica uma transformao radical no prprio conceito de acesso aos arquivos. A incluso do direito informao na Declarao dos Direitos Humanos de 1948, transforma o acesso aos arquivos em direito democrtico de todos os cidados e no mais uma reivindicao da pesquisa cientfica ou histrica. Logo aps a Segunda Guerra Mundial, com a produo e acmulo de documentos, que levou a histrica exploso documental, adiantam-se novas mudanas na Arquivstica. A

produo de documentos cresce de forma vertiginosa, exigindo que se estabeleam parmetros para a sua administrao e organizao. Torna-se difcil lidar com a massa documental produzida ou acumulada pela administrao pblica, exigindo a racionalizao e o tratamento adequado dos documentos (LOPES, 1996). No que se refere ao tratamento dos documentos de arquivo no Brasil, encontramos segundo Crtes (1996, p. 43), momentos distintos nas diversas constituies brasileiras, que comeam com a criao do Arquivo Imperial em 1824, passando pelo descaso com relao aos arquivos ou pelas restries em perodos de ditadura e pelas questes tcnicas e metodolgicas na dcada de 70, at chegar s discusses sobre o acesso a documentos produzidos e acumulados pela administrao pblica na nova Constituio Federal de 1988, que oferece dispositivo instalao de um novo patamar jurdico para o acesso informao governamental. Para Jardim (1999 p. 2), os direitos do cidado tm como contrapartida os deveres da administrao pblica no sentido de viabilizar o acesso informao, tal como previsto no Art. 216, pargrafo 2o: cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam. Portanto, estes dispositivos viabilizaram pela primeira vez no Brasil o estabelecimento dos princpios para uma poltica de arquivos que resultou na Lei n. 8.519 de 08 de janeiro de 1991, que estabelece a Poltica Nacional de Arquivos, assegurando s instituies arquivsticas, uma subordinao a um instrumento legal. A referida Lei em seu Artigo 1o, captulo 1 declara que dever do poder pblico no s a proteo dos documentos de arquivo, como a gesto documental e transfere para as mesmas a competncia para administrar a documentao pblica ou de carter pblico, resultante da administrao pblica destacando: dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao (BRASIL, 1991). A partir do conceito de gesto de documentos que estabelece medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso e avaliao de documentos de arquivo, modificam-se a tradio dos arquivos voltados exclusivamente para servir pesquisa histrica, iniciando o processo de aproximao com a administrao. Os Arquivos Pblicos no mais se limitam a recolher, preservar e dar acesso aos documentos produzidos e

acumulados pelo Estado, mas inserem-se profundamente, na execuo de polticas pblicas relacionadas com a gesto de documentos. Este trabalho tem como objetivo, identificar atravs das pesquisas publicadas na literatura no Brasil, a partir de 1990, que apresentam diagnsticos dos Arquivos Pblicos Estaduais e Municipais, e que apontam os problemas e os avanos que as instituies arquivsticas tm enfrentado no que tange a gesto de documentos e o acesso informao, complementado com o levantamento na Internet, para identificao dos arquivos pblicos estaduais com sites especficos e as categorias de informaes disponibilizadas pelos mesmos.

2 SITUAO dos ARQUIVOS PBLICOS do BRASIL

A situao dos arquivos brasileiros especialmente dos arquivos pblicos tem sido objeto de diversos diagnsticos nas ltimas duas dcadas. Estes diagnsticos, em sua maioria, produzidos pelos arquivos pblicos vm denunciando a situao arquivstica, desde os acervos acumulados aos documentos em fase de produo, passando pela precariedade organizacional, tecnolgica e humana. Para Jardim (1999, p. 4), saiu-se de uma fase impressionista, na qual as mazelas que atingem os arquivos eram enunciadas a partir de casos especficos para uma etapa em que a complexidade do problema foi identificada com maior preciso, quantitativa e qualitativa. Alguns destes diagnsticos apontam de forma mais ou menos evidente a impossibilidade do exerccio do direito informao pelo cidado, destacando-se como principais a grande parcela de documentos sem identificao e descrio e a falta de recursos humanos, financeiros e materiais para a eficiente gesto da massa documental (OHIRA e MARTINEZ, 2001). Para Fonseca (1998?) a dcada de 70 foi de fundamental importncia para estabelecer alguns parmetros que, ainda hoje, definem as questes arquivisticas no Brasil. A autora destaca a criao da Associao dos Arquivistas Brasileiros em 1971, a promoo dos Congressos Brasileiros de Arquivologia, a publicao do primeiro peridico especializado intitulado Arquivos & Administrao, a criao de cursos de Arquivologia em nvel superior e a criao do Sistema Nacional de Arquivos.

Ainda neste particular, Jardim (1999, p. 5), considera que a partir dos anos 90, a situao dos arquivos pblicos e o tema da acessibilidade contam com novas abordagens. A produo do conhecimento arquivstico, at ento praticamente restrita aos arquivos pblicos, encontra lugar nos programas de ps-graduao, ampliando-se a literatura ainda que dispersa, sobre o tema no Brasil. O levantamento permitiu a identificao de pesquisas realizadas nos arquivos pblicos estaduais e municipais, destacando-se a de Crtes (1996), Fonseca (1996), Bojanoski (1999), a Mesa Redonda sobre Arquivos realizada pelo Conselho Nacional de Arquivos, no Arquivo Nacional em 1999 na cidade do Rio de Janeiro, o Relatrio da Fundacin Histrica Tavera (1999-2000) e a pesquisa de Ohira e Martinez (2000), descritas a seguir. A pesquisa de Crtes (1996) levantou as condies de acesso informao nos arquivos pblicos estaduais brasileiros, atravs de um questionrio enviado para 25 Arquivos Pblicos Estaduais. Foram obtidas 15 respostas, ou seja, 60% dos arquivos pblicos estaduais participaram da pesquisa. Destacam-se como principais problemas encontrados nos Arquivos: a falta de programas de gesto documental e de polticas de recolhimento de documentos; documentos acumulados e sem identificao, controle e arranjo dentro dos rgos de origem; precrias condies de infraestrutura e escassos recursos financeiros destinados aos Arquivos; falta de espao fsico e precrias condies de preservao e conservao dos acervos; carncia de recursos humanos e de pessoal especializado e; pouca utilizao dos recursos de Informtica. Portanto, o acesso aos conjuntos de documentos, encontra-se bastante limitado apesar de garantido por lei, como tambm so inmeras as dificuldades encontradas pelas instituies arquivsticas para manter seus acervos disponveis para consulta e para atender ao cidado que procura os arquivos, seja com o objetivo de realizar pesquisa cientfica ou de buscar a comprovao de direitos. Fonseca (1996) pesquisou a situao dos arquivos pblicos municipais brasileiros, e com o objetivo de delimitar o universo da pesquisa, a escolha recaiu nas Prefeituras das capitais dos estados brasileiros. Foram enviados 27 questionrios, indicando que apenas onze capitais possuem arquivos pblicos municipais (40,7%), dos quais, apenas oito prefeituras (57%), devolveram o questionrio preenchido. Segundo a pesquisadora (p. 105) na verdade,O baixo ndice de respostas denota, no mnimo, a falta de ateno dada pelas prefeituras questo do tratamento adequado de seus arquivos. [...] descomprometi mento dos responsveis pelo aprofundamento dos estudos sobre arquivos pblicos no

Brasil, ou ainda, uma total falta de controle tcnico administrativo, impossibilitando o fornecimento dos dados solicitados.

Esta pesquisa revelou que: nenhum destes rgos tem oramento prprio, dependendo absolutamente das decises superiores para obteno de recursos; os acervos no esto totalmente arranjados e descritos, o que equivale a dizer, fora de acesso pblico; insuficincia de pessoal com qualificao e, entende-se que, sem melhorar a qualificao e a quantidade dos recursos humanos, estes no podero cumprir nem as suas funes mais tradicionais. Concluise que o nvel de exerccio do direito informao, pelas condies de acesso aos arquivos pblicos municipais, bastante baixo no que se refere s informaes arquivsticas da esfera pblica. O estudo realizado por Bojanoski (1999), como parte do Programa de Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, verificou as condies de preservao dos acervos documentais brasileiros, identificando que o mais grave a falta de conhecimento dos profissionais habilitados para atuar na rea de preservao do acervo, seja em biblioteca, arquivo ou museu. Outra constatao a precariedade das instituies, observando-se ainda, situaes diferenciadas nas distintas regies do Brasil. Em relao aos aspectos tcnicos, destaca-se a preocupao em relao climatizao, visando preservao dos acervos documentais. Diante da reconhecida falta de verbas das instituies e dos altos custos dos sistemas de controle ambiental, concluiu-se que este um problema de difcil soluo. Outro grande problema a microfilmagem que se apresenta no Brasil como uma soluo de preservao para os acervos documentais, e que, aparentemente, tem sido abandonada face ao nmero nfimo de instituies que utiliza esse procedimento. As respostas obtidas demonstram no s a carncia de recursos financeiros humanos, como tambm, de informaes. Percebe-se que vrias aes de preservao consideradas bsicas, que no implicam necessariamente em altos custos, no so realizadas por total desconhecimento do assunto. Em 1999 foi realizado no Rio de Janeiro a Mesa Redonda Nacional de Arquivos, que contou com representantes de instituies envolvidas com os Arquivos Pblicos Brasileiros. Representou, com certeza, um marco para a identificao de caminhos que levam consolidao de uma poltica de arquivos pblicos e privados para o pas. Na ocasio, foram levantados os principais problemas que afetam as instituies arquivsticas brasileiras, destacando-se como principais: a perda de parcelas do patrimnio documental pblico; a inexistncia de instituies arquivsticas pblicas municipais; o baixo ndice de integrao

informacional das instituies detentoras de acervo; a inexistncia de uma norma nacional de descrio arquivstica; deficincia na formao do arquivista e a necessidade de investimento na capacitao dos profissionais que atuam nos servios arquivsticos governamentais e finalmente, a falta de visibilidade da importncia dos arquivos, pelo cidado, pelos governantes e pela sociedade (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 1999). O documento elaborado pela Fundao Histrica Tavera (1999-2000), levantou a situao dos arquivos da Amrica Latina e vem somar-se a uma experincia j amadurecida pelos profissionais do campo arquivstico no Brasil, corroborando concluses apresentadas pelos diagnsticos e pesquisas realizadas at ento. Em relao ao universo quantitativo inicialmente buscado, o Relatrio reconheceu 240 arquivos, dos quais apenas 31% responderam os questionrios permitindo o conhecimento da situao do patrimnio documental. O Relatrio levantou dados sobre a natureza jurdica e institucional dos arquivos, oramento, infraestrutura, instalaes fsicas, programas de conservao, sistema de reproduo dos documentos, recursos humanos, dados sobre o acervo arquivstico, recursos tecnolgicos e acesso dos arquivos a Internet, complementada com programa de difuso e atividades desenvolvidas pelos arquivos. As condies de acesso informao nos arquivos pblicos municipais de Santa Catarina foram levantadas por Ohira e Martinez (2001). Constatou-se que, dos 293 municpios catarinenses, apenas 25 municpios (8%) possuem Arquivos Pblicos Municipais institucionalizados. Participaram da pesquisa, 17 Arquivos Pblicos Municipais, o que representa 68% de retorno dos questionrios. O projeto teve como objetivo, conhecer a infraestrutura dos arquivos, as formas de organizao, descrio e conservao dos acervos, a existncia de polticas de gesto de documentos, a quantidade e formao dos profissionais como tambm, os recursos de informtica utilizados pelos arquivos. Dentre as dificuldades apresentadas pelos arquivos municipais destaca-se: inexistncia de programas de gesto de documentos; falta de pessoal com conhecimentos para a funo: local inadequado para guarda do acervo, estado precrio de conservao dos documentos, falta de laboratrio de restaurao e conservao de documentos e ausncia dos recursos de informtica no tratamento e recuperao da informao arquivstica. Diante dos problemas apresentados pelos Arquivos possvel afirmar que, certo grau de generalizao, permite constatar a impossibilidade do exerccio do direito informao em alguns arquivos pblicos municipais catarinenses.

3 ANLISE da LITERATURA: PROBLEMAS e AVANOSDe acordo com o Relatrio da Fundao Histrica Tavera, o Brasil destaca-se como um dos pases pioneiros da Amrica Latina que promulgou a lei de Arquivos e estabeleceu o seu Sistema Nacional de Arquivos. Do ponto de vista geogrfico, o Relatrio define a realidade dos arquivos brasileiros do seguinte modo (FUNDACIN HISTRICA TAVERA, 1999-2000, p. 4). Regio Nordeste: Com um nmero considerado de instituies com graves deficincias tcnicas. Torna-se necessrio divulgar informao relacionada com a preservao; Regio Norte: Com grande nmero de instituies e documentos em cada arquivo. Regio Centro-Oeste: Forte demanda de professores de So Paulo e Rio de Janeiro, que se deslocam para a regio, para iniciar a organizao de arquivos nas universidades; Regio Sudeste e Sul: as mais desenvolvidas arquivisticamente.

3.1 Natureza jurdica e institucional dos Arquivos Pblicos

No que diz respeito insero dos arquivos na estrutura do governo seja estadual ou municipal constata-se que, a maioria dos arquivos est inserida nas secretarias de cultura e educao, revelando assim, que essas instituies ainda no so vistas como rgos bsicos da administrao. (CRTES, 1996 ; FONSECA, 1996 ; OHIRA e MARTINEZ, 2001). Verificam-se pelas pesquisas, que alguns Arquivos Pblicos apresentam inmeras mudanas de subordinao administrativa, desde a sua criao e nesse sentido, Crtes (1996, p. 81) se posiciona:[...] o posicionamento dos arquivos pblicos brasileiros dentro da administrao pblica, indica a forma pela qual o poder pblico vem tratando a informao por ele produzida e acumulada no decorrer de suas atividades: com descaso e negligncia. Alm disso, demonstra, dentro da organizao do Estado, uma falta de conhecimento e definio de como e onde o cidado tem acesso s informaes produzidas pelo prprio Estado [...] Os arquivos so vistos muito mais com a funo de apoio cultural do que como rgo bsico da administrao.

Entende-se que a existncia de Regimento e de Regulamento do Arquivo, considerados instrumentos administrativos que normalizam o acesso do pblico aos documentos de valor permanente sob a guarda das instituies arquivstica, deva ser encontrada nos Arquivos

Pblicos. Para a Fundacin Histrica Tavera (1999-2000, p. 1) a existncia de regimento interno pode determinar el desarrollo de las entidades archivisticas como instituiciones organizadas e institucionalizadas. Os resultados da pesquisa da FHT revelam que, 77% dos arquivos estaduais e 50% dos arquivos municipais pesquisados possuem o regulamento interno de funcionamento. Na pesquisa de Crtes (1996), constata-se que das instituies analisadas, 67% no possuem instrumento administrativo que normalize o acesso do pblico. Na pesquisa de Ohira e Martinez (2001), dos 17 arquivos que participaram da pesquisa, apenas sete (41%) dos arquivos informaram possuir os referidos instrumentos.

3.2 Infra-estrutura e instalaes

Um aspecto fundamental para a conservao dos documentos corresponde aos edifcios e locais onde os mesmos so localizados, principalmente se possuem sede prpria e espao fsico destinado para o depsito do acervo documental. O Relatrio da FHT (1999-2000) revela que aproximadamente 33% dos arquivos funcionam em edifcios construdos antes de 1900 sendo em sua maioria, Arquivos Estaduais, 28% dos edifcios foram construdos entre os anos de 1900 e 1960, e 39% dos arquivos foram construdos a partir de 1960. Quanto ao espao fsico destinado para o depsito do acervo documental, o mesmo relatrio revelou que apenas 20% das entidades que responderam o questionrio utilizam mais de 75% de seu espao fsico como depsito do acervo documental. Em geral, os documentos so armazenados em depsitos inadequados e em condies pouco favorveis para a sua conservao. No que tange as medidas de segurana das instalaes, verifica-se que somente medidas bsicas contra incndio e roubo so encontradas nos arquivos. Ao analisar a existncia de controles de temperatura e umidade, antiincndios e antipragas e antifungos, a preocupao maior dos arquivos pblicos estaduais que apresentou ndices mais elevados, enquanto que nos arquivos pblicos municipais o descaso parece ser maior. O estudo realizado por Bojanoski (1999), como parte do Programa de Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, verificou as condies de preservao dos acervos documentais brasileiros, identificando que o mais grave a falta de conhecimento dos profissionais habilitados para atuar na rea de preservao do acervo, seja em biblioteca,

arquivo ou museu. Outra constatao a precariedade das instituies, observando-se ainda, situaes diferenciadas nas distintas regies do Brasil. Em relao aos aspectos tcnicos, destaca-se a preocupao em relao climatizao, visando preservao dos acervos documentais. Percebe-se que vrias aes de preservao consideradas bsicas, que no implicam necessariamente em altos custos, no so realizadas por total desconhecimento do assunto. A pesquisa de Ohira e Martinez (2001) revelou que dos 17 arquivos municipais catarinenses que participaram da pesquisa, nove (53%) informaram que esto instalados em prdio prprio e oito arquivos (46,67%) esto instalados em prdios alugados e/ou cedidos pela Administrao. Dos 17 arquivos municipais que participaram da pesquisa, oito (47%) sofreram degradao do acervo pelos seguintes fatores: trs arquivos, por enchentes, um arquivo foi atingido por enchente e fogo e quatro arquivos por agentes biolgicos como fungos, traas, mofo, cupins e outros, alm dos danos causados pelas condies climticas. Os resultados apontam ainda que 58,83% dos arquivos municipais catarinenses no possuem programa de conservao documental. J na pesquisa de Fonseca (1996), o estado de conservao do acervo considerado regular em 71,42% dos arquivos pesquisados e so apontadas como causa a insuficincia de espao fsico para armazenagem dos documentos e a ausncia de condies adequadas para conservar os documentos. Quanto ao estudo de Crtes (1996), este aponta que 73% das instituies consideram o espao fsico inadequado, alm de 50% dos arquivos no possuir programa de restaurao.

3.3 Acervo Arquivstico-Documental

De acordo com o Relatrio da FHT (1999-2000) os arquivos do Brasil possuem um rico patrimnio documental que se destaca, so s pela qualidade e antiguidade da documentao, como tambm pelo volume de seus fundos, destacando ainda que parte do patrimnio tambm se encontra em bibliotecas. Observa-se que 35% das instituies pesquisadas apresentam um volume de documentao superior a 1000 metros lineares, correspondendo a maior parte das respostas, dos arquivos pblicos estaduais. A porcentagem de documentao catalogada e inventariada apresenta resultados parecidos com o volume de documentao, onde menos da metade dos arquivos pesquisados apresentam

aproximadamente 50% de seus fundos catalogados, sendo especialmente precria a situao nos arquivos municipais. No que se refere aos critrios de catalogao e de descrio utilizados por arquivos que participaram da pesquisa da Fundao Histrica Tavera, verifica-se que 70% das entidades afirmaram utilizar normas de catalogao prprias e somente 30% aplicam de forma total ou parcialmente normas internacionais como ISAD(G), que uma norma geral internacional de descrio arquivstica publicada em 1999 pela Associao Internacional de Arquivos. A pesquisa de Ohira e Martinez (2001), realizada nos arquivos pblicos municipais catarinenses revelou que h restries de acesso aos documentos, sendo apontadas como principais razes para impedimento de consulta, o estado precrio de conservao dos documentos com e o fato do acervo estar em fase de organizao, ambos com 58,82%, seguido da falta de identificao dos documentos com 35,29%, contribuindo ainda para este resultado as condies de temperatura e umidade, a ausncia de equipamentos adequados para climatizao. A existncia de programas de gesto de documentos e dos respectivos instrumentos como Plano de Classificao de Fundos, Tabela de Temporalidade, Formulrios especficos dentre outros so pouco utilizados. Na pesquisa de Cortez (1996) apenas seis arquivos pblicos estaduais indicam a existncia da Tabela de Temporalidade. A pesquisa de Ohira e Martinez (2001) constatou que dos arquivos pesquisados apenas dois possuem a respectiva Tabela.

3.4 Acesso, Recuperao e Pesquisa.

Para a recuperao das informaes arquivsticas os arquivos dispem de Instrumentos de pesquisa, definido pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996, p. 45) como: obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e acesso ao acervo. No que diz respeito elaborao de instrumentos de pesquisa, para acesso parte arranjada dos acervos constata-se que na pesquisa de Crtes (1996) o inventrio aparece como o instrumento de pesquisa que existe em 73% dos arquivos pblicos estaduais e na pesquisa de Fonseca (1996), realizada nos arquivos pblicos municipais o inventrio destaca-se com 66,6% da preferncia dos arquivos.

Na pesquisa de Ohira e Martinez (2001), os ndices representam 53% da preferncia dos arquivos, seguidos dos catlogos. O Relatrio da FHT (1999) alerta que, em alguns arquivos que possuem instrumentos descritivos de seus fundos, estes no retratam a totalidade da documentao e na maioria se encontram manuscritos, impedindo ao pesquisador o rpido acesso ao material desejado, dificultando assim a divulgao dos fundos. Por outro lado, os sistemas de reproduo de documentos presentes nos arquivos pblicos brasileiros muitas vezes so inadequados, em grande parcela dos arquivos pblicos pesquisados, como revelam as pesquisas de Crtes (1996) e de Ohira e Martinez (2002).

3.5 Usurios

Para Santos (1996), existem dois tipos predominantes de usurios de instituies arquivsticas: os que realizam consultas de natureza probatrio-trabalhista e os que realizam consultas de natureza cientfico-cultural. O perfil de um e de outro tambm absolutamente distinto. Em relao s categorias de usurios, verifica-se pelas pesquisas de Fonseca (1996), Crtes (1996) e Ohira e Martinez (2001), que os usurios mais freqentes so os cidados em busca de documentos probatrios, os estudantes universitrios e pesquisadores acadmicos, como tambm os estudantes do ensino fundamental e mdio. Por outro lado, as autoridades municipais, os funcionrios da administrao pblica e a imprensa local apresentam ndices inferiores de freqncia. bastante alarmante o fato de que, grande parcela dos arquivos pblicos brasileiros apresenta uma mdia muito pequena de usurios/dia.

3.6 Recursos Humanos

A quantidade, a formao e a capacitao dos recursos humanos que atuam nas instituies arquivsticas brasileiras foram temas de investigao em todas as pesquisas analisadas neste estudo. De acordo com o Relatrio da FHT (1999-2000, p. 16),el anlisis de los recursos humanos es uno de los aspectos fundamentales em relacin a la preservacin y acesso de los archivos de um pas, ya que em ultimo trmino, son las personas las que disean y desarrollan aciones concretas en este tipo de instituciones. Este hecho es especialmente importante en el mundo de los archivos, puesto que en muchas ocasiones las labores que se desarrollan en estas instituciones son posibles gracias a las iniciativas personales de los responsables.

As pesquisas apontaram as principais dificuldades relacionadas formao dos arquivistas: as dificuldades por parte das instituies pblicas, em contratar pessoal, devido fundamentalmente ausncia de concursos pblicos para seleo e ingresso de recursos humanos; ausncia de uma poltica salarial que permita atrair profissionais experientes e qualificados no mercado de trabalho; e a ausncia de um programa permanente de capacitao, aperfeioamento de recursos humanos. Fonseca (1998?) e Souza (2002), descrevem o cenrio da formao dos arquivistas brasileiros, que encontrou sua gnese nos programas de aperfeioamento do Arquivo Nacional com inicio em 1911. A partir da dcada de 70 so implantados os primeiros cursos de graduao em Arquivologia e atualmente o pas conta com oito cursos superiores, sendo 75% deles concentrados na regio sul e sudeste. Os programas de ps-graduao (especializao) caracterizam-se pela descontinuidade e os Cursos de mestrado e doutorado no oferecem programas especificamente voltado para os temas arquivsticos, se limitando a linhas de pesquisa que tm permitido a discusso de temas da rea.

3.7 Recursos Tecnolgicos

Para o Relatrio da Fundacin Histrica Tavera, se considera que uno de los aspectos fundamentales a la hora de analizar el desarrollo archivstico de un pas, es determinar la cuanta y calidad del material tecnolgico disponible en los archivos. Esse mesmo relatrio observa que a situao no Brasil muito desigual. Uma pequena porcentagem (8%) no dispe de nenhum tipo de computador e aproximadamente 50% dos arquivos no dispem de equipamentos modernos, encontrando dificuldades para adaptar-se aos novos softwares do mercado, e acima de tudo, a disponibilidade de equipamentos informticos que permitem o acesso a Internet. A pesquisa realizada por Crtes (1996), revela que, apenas 40% dos arquivos pblicos estaduais iniciaram a informatizao dos Arquivos. A pesquisa de Ohira e Martinez (2001) verifica que, os recursos das tecnologias de informao e comunicao so utilizados apenas em dois arquivos pblicos municipais do estado de Santa Catarina. A pesquisa realizada pela FHT (1999-2000), levantou o acesso a Internet e encontrou que existe uma grande desigualdade, considerando baixo o percentual de instituies com acesso a rede. Jardim (1999) avaliou os sites dos arquivos pblicos brasileiros na Internet e

constatou que, alem da importncia de se ampliar disponibilidade de informaes arquivsticas na Internet, necessrio a otimizao do recurso j utilizado, mas considera significativo que 38% das instituies disponibilizem instrumentos de pesquisa disponveis on-line. Apenas 15% dos arquivos pblicos pesquisados permitem buscas com maiores teores de interatividade (por assunto, local, data etc). Para o autor (1999, p. 10),Fica evidente a importncia dos arquivos pblicos fornecerem mais informaes sobre seus instrumentos de pesquisa e a importncia de se utilizar o correio eletrnico como um efetivo mecanismo de transferncia de informao e prestao de servios ao usurio. [...] A Internet um recurso de enorme potencial para a ampliao de servios aos usurios de arquivos. [...] O pas tem a infra-estrutura bsica para tal e, sob parmetros arquivsticos, torna-se premente explorar todas as possibilidades disponveis. Caber s instituies arquivsticas e seus profissionais adquirirem e ampliarem sua competncia para a explorao de recursos na Internet, de maneira a utilizar adequadamente os seus servios bsicos e ferramentas.

Complementa-se a anlise com nosso levantamento que objetivou a identificao dos arquivos pblicos estaduais com sites na Internet e categorias de informaes por eles disponibilizadas. Do total de 27 arquivos estaduais brasileiros, 14 arquivos (52%) podem ser acessados pela Internet, de acordo com o Quadro a seguir:Quadro 1 Situao dos Arquivos Pblicos Estaduais com site na InternetARQUIVOS Arquivo Geral do Estado do Acre Arquivo Pblico de Alagoas Fundao Cultural do Estado de Amap Arquivo Pblico Estadual de Amazonas Arquivo Pblico do Estado da Bahia Arquivo Pblico do Estado do Cear Arquivo Pblico do Distrito Federal Arquivo Pblico Estadual do Esprito Santo Arquivo Histrico do Estado de Gois Arquivo Pblico do Estado do Maranho Arquivo Pblico de Mato Grosso Arquivo Pblico do Estado de Mato Grosso do Sul Arquivo Pblico Mineiro Arquivo Pblico do Estado do Par Arquivo Administrativo da Paraba Arquivo Pblico do Estado do Paran Arquivo Pblico Estadual de Pernambuco Arquivo Pblico e Museu Histrico do Piau Arquivo Pblico Estadual do Rio Grande do Norte Arquivo Pblico do Estado do Rio Grande do Sul Arquivo Pblico do Rio de Janeiro Arquivo Geral do Estado de Rondnia Arquivo Pblico do Estado de Roraima Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina Arquivo Pblico do Estado de So Paulo Arquivo Pblico Estadual de Sergipe Arquivo Pblico Estadual de Tocantins URL

http://www.apeb.ba.gov.br/ http://www.secult.ce.gov.br/APEC/Apec.asp/ http://www.arpdf.df.gov.br/ http://www.ape.es.gov.br/

http://www.apmt.mt.gov.br/ http://www.cultura.mg.gov.br/arquivo.html http://www.arqpep.pa.gov.br/ http://www.pr.gov.br/arquivopublico/ http://www.arpdf.df.gov.br/ http://www.ape.rn.gov.br/ http://www.sarh.rs.gov.br/ http://www.rio.rj.gov.br/arquivo/

http://www.geocities.com/arquivoscatarinenses/apesc.htm http://www.arquivoestado.sp.gov.br/

A anlise dos sites dos Arquivos Pblicos permitiu conhecer que informaes sobre os mesmos esto disponibilizadas na Internet. Para a classificao de funes/categorias adotouse a proposta de Amaral e Guimares (2002) utilizada para a avaliao dos sites de Bibliotecas Universitrias e adaptadas para este estudo em: Informacional: prover informaes sobre a instituio; Promocional: utilizar o potencial da Internet para promover a Instituio; Instrucional: Fornecer instrues de uso; Referencial: Ampliar o acesso alm do acervo da instituio; De pesquisa: tornar disponvel todos os servios e produtos; De comunicao: Usar a interatividade para estabelecer relacionamento. Dos 14 arquivos que podem ser acessados pela Internet, somente trs arquivos: o Arquivo Pblico do Estado do Paran, o Arquivo Pblico do Distrito Federal e Arquivo Pblico do Estado Rio de Janeiro, cobrem algumas das funes acima descritas. O Arquivo Pblico do Rio de Janeiro apresenta a descrio dos Fundos de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD (G), que podem ser recuperados atravs da pesquisa on-line. Apresenta seu programa de gesto de documentos envolvendo como preservar, recolher e eliminar os documentos do arquivo. O Arquivo Pblico do Paran apresenta instrumentos de pesquisa informatizados em rede, intra e internet pesquisa on line. Disponibiliza, dentre as publicaes eletrnicas, o manual de gesto de documentos que traz em anexo o Plano de Classificao, a Tabela de Temporalidade e os Formulrios utilizados pelo Arquivo, como tambm, o Boletim da Associao dos Amigos do Arquivo Pblico. O Arquivo Pblico do Distrito Federal traz informaes, publicaes e exposies com imagens. Em acesso a home-page em 2 de dezembro de 2002 observa-se que esto oferecendo aos usurios remotos a exposio virtual 100 anos de Juscelino Kubitschek. Atualmente o site encontra-se em atualizao. Os demais arquivos podem ser enquadrados na Categoria Informacional, uma vez que se limita a fornecer informaes sobre: o histrico do Arquivo, endereo do arquivo, nome da instituio mantenedora, equipe do arquivo, horrio de funcionamento, servios e produtos oferecidos aos usurios e a comunidade, a descrio do acervo e os respectivos fundos. A utilizao da interatividade visando proporcionar a comunicao com os arquivos pouco utilizada. Em sntese, pode-se afirmar que, os Arquivos esto transformando seus Folders

em Folder eletrnicos, uma vez que se limitam a prestar as mesmas informaes. Porm destacam-se algumas especificidades, encontradas nos seguintes Arquivos Pblicos: Arquivo Pblico do Esprito Santo: apresenta o projeto Catlogo de documentos manuscritos avulsos da capitania do Esprito Santo (1585-1822); Arquivo Pblico do Rio Grande do Norte: com o projeto Exposies Virtuais - projeto que divulga a histria do Estado e traz imagens de pessoas, locais e acontecimentos do perodo compreendido entre as dcadas de 50 e 80; Arquivo Pblico Mineiro: possvel conhecer o Arquivo Pblico atravs da galeria virtual; Arquivo Pblico de Mato Grosso: oferece servio de pesquisa on-line e a galeria de fotos, que resgatam aspectos histricos da cidade e do estado; Arquivo Pblico do Par: exibe no site algumas reprodues de documentos histricos; Arquivo Pblico de So Paulo: disponibiliza a Revista Histrica Virtual; Arquivo Pblico de Pernambuco: disponibiliza a Revista do Arquivo Pblico.

4 CONSIDERAES FINAISFrente aos dados analisados, verifica-se que a participao das instituies arquivisticas na poltica de gesto de documentos da administrao estadual e municipal, se restringe em nvel de assessoria, consultoria, assistncia tcnica e/ou cooperao. Ao considerar sua posio na estrutura administrativa e a existncia de mecanismos legais, constata-se que os mesmos ainda no so vistos como rgos bsicos da administrao, resultando em impedimentos definitivos implantao de uma poltica eficiente de arquivos. A existncia de espao fsico adequado para a preservao fsica dos arquivos, contribui para que os acervos custodiados pelos arquivos estaduais e municipais, correm riscos de destruio em virtude das precrias condies das instalaes destes rgos. Considerando-se as funes mais tradicionais de instituies arquivsticas o recolhimento, a organizao, a preservao e o acesso aos documentos de valor permanente, estes rgos no esto conseguindo desempenhar o seu papel, diante dos inmeros problemas levantados uma vez que, parte dos documentos nos arquivos pblicos est totalmente fora do acesso ao usurio de arquivo, uma vez que, um conjunto documental em fase de organizao e no identificado inviabiliza a consulta. Estes dados revelam que as instituies arquivsticas

no tm hoje, infraestrutura suficiente para cuidar de seus acervos e torn-los acessveis aos cidados e usurios. Apesar dos arquivos pblicos estaduais e municipais utilizarem os instrumentos de pesquisa, estes no retratam a totalidade da documentao e na maioria se encontram manuscritos, impedindo ao pesquisador o rpido acesso ao material desejado, dificultando assim a divulgao dos fundos. Um dos fatores que incidem diretamente na preservao dos fundos documentais a forma como os documentos originais so manipulados pelos pesquisadores, influindo por sua vez, o nmero de usurios que visitam o arquivo. A carncia de recursos humanos notria nas pesquisas analisadas, justificadas pela dificuldade de formao e de capacitao dos arquivistas, ausncia de concursos pblicos na esfera estadual e municipal e ausncia de programas de treinamento nas instituies arquivisticas. Apesar de grande nmero de pessoal com nvel superior, principalmente com formao em Arquivologia, Biblioteconomia e Histria, deve-se considerar o nmero reduzido (oito) cursos de graduao em Arquivologia no Brasil, em sua maioria, localizados na regio sul e sudeste. Sem melhorar a qualificao e a quantidade dos recursos humanos disponveis para os arquivos, estes no podero cumprir nem suas funes mais tradicionais. Os recursos tecnolgicos so pouco utilizados pelos arquivos pblicos. Uma forma de prevenir a degradao dos documentos restringir o acesso aos pesquisadores, atravs da reproduo dos fundos de arquivos em diferentes suportes como microfilmagem, CD-ROM, DVD e outros, muito pouco utilizados nos arquivos brasileiros. Em pesquisa realizada na Internet, encontrou-se 14 arquivos pblicos estaduais com home-page, e em sua maioria, com informaes de carter institucional e promocional dos recursos e servios oferecidos pelos mesmos. Por outro lado, percebe-se o crescimento do nmero de arquivos nesses ltimos anos, resultado do empenho do Arquivo Nacional, dos Arquivos Pblicos Estaduais que cumprem seu papel atravs dos Encontros Cientficos da rea e das publicaes especializadas editadas por esses rgos, pelos cursos de treinamento oferecidos visando capacitao de recursos humanos e pelo apoio prestado em questes relacionadas com a gesto dos documentos, visando conscientizao dos administradores estaduais e municipais para a criao e implantao de novos arquivos.

5 REFERNCIASAMARAL, Sueli Anglica, GUIMARES, Tatiana Paranhos. Funes desempenhadas pelos sites das bibliotecas universitrias do Distrito Federal. CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO, 20, Fortaleza, 2002. Anais... [CD-ROM] BRASIL. Lei. no. 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, 29, n. 6, p. 455, jan. 1991. Seo I. BOJANOSKI, Silvana. Estudo sobre as condies de preservao dos acervos documentais brasileiros. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v. 2, n. , p. 35-78, jan./dez. 1999. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Mesa Redonda Nacional de Arquivos: Documento Final. Rio de Janeiro, 1999. In: MESA REDONDA NACIONAL DE ARQUIVOS. Rio de Janeiro, 1999. Disponvel em: Acesso em 31, out. 2002. CRTES, Maria Regina Persechini Armond. Arquivo pblico e informao: acesso informao nos arquivos pblicos estaduais do Brasil. Belo Horizonte, 1996. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Escola de Biblioteconomia da Universidade Federal de Minas Gerais. DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. Coordenao de Ana Maria Camargo e Helosa Liberalli Bellotto. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros: Porto Calendrio, 1996. FONSECA, Maria Odlia Kahl. Direito informao: acesso aos arquivos pblicos municipais. Rio de Janeiro, 1996. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Universidade Federal do Rio de Janeiro - Escola de Comunicao. _______. Formao e capacitao profissional e a produo do conhecimento arquivstico. Niteri: Curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense. Obtido por e-mail: jmjardim@cruiser.com.br FUNDACIN Histrica Tavera. Los archivos de Amrica Latina. 1999. Disponvel em: Acesso em 1 de nov. 2002. JARDIM, Jos Maria. O acesso informao arquivstica no Brasil: problemas de acessibilidade e disseminao. In: MESA REDONDA NACIONAL DE ARQUIVOS. Rio de Janeiro, 1999. Disponvel em: Acesso em 31, out. 2002. ________, FONSECA, Maria Odlia. Arquivo. In: Formas e expresses do conhecimento: introduo s fontes de informao. Organizado por Bernadete Santos Campello et al. Belo Horizonte: UFMG, 1998. 414 p. 369-389.

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